Obsługa recepcji - księgowość

Dział księgowości dowolnej firmy lub organizacji śledzi i rejestruje transakcje finansowe firmy z klientami i zarządza nimi. Dział księgowości zajmuje się kondycją finansową i bezpośrednio śledzi wyniki każdej firmy. Podjęcie odpowiednich decyzji przez kierownictwo jest pomocne.

Jeśli chodzi o hotelarstwo, księgowość to zarządzanie wydatkami i przychodami. Zapewnia jasną informację dla gości, unikając w ten sposób nieprzyjemnych niespodzianek dla gości. Daj nam więcej informacji na temat działu księgowości w recepcji.

Co to jest księgowość w biurze?

Jest to systematyczny proces, w którym księgowi front office identyfikują, rejestrują, mierzą, klasyfikują, weryfikują, podsumowują, interpretują, organizują i przekazują informacje finansowe dotyczące działalności hotelarskiej.

W najprostszej formie konto front office przypomina alfabet angielski „Block-T”.

Nazwa konta
Opłaty	Płatności

W dziedzinie księgowości front office opłaty wpisuje się po lewej stronie litery „T”. Zwiększają stan konta. Płatności wprowadza się po prawej stronie litery „T”. Zmniejszają stan konta.

Podstawowa formuła księgowa w recepcji

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Gdzie debit zwiększa saldo należności i credit zmniejsza to.

Większość współczesnych firm hotelarskich korzysta z automatycznego systemu księgowego.

Cele systemu księgowego Front Office

Cele systemu księgowego to -

Aby dokładnie obsługiwać transakcje między gośćmi a hotelem.
Śledzenie transakcji w czasie pobytu gościa.
Aby monitorować limit kredytowy gościa.
Aby uniknąć możliwości oszustwa.
Organizowanie i raportowanie informacji transakcyjnych.

Rodzaje kont

Istnieją następujące typowe konta w branży hotelarskiej obsługujące klientów:

Konto gościa
Konto niebędące gościem lub miasto
Konto zarządzania

Różnica między kontem gościa a kontem miasta

Oto kilka znaczących różnic między kontem gościa a kontem miejskim -

Konto gościa	Konto miejskie
Jest to zapis transakcji finansowych pomiędzy gośćmi a hotelem.	Jest to zapis transakcji finansowych pomiędzy nie-gośćmi a hotelem.
Jest tworzony w momencie rezerwacji lub rejestracji.	Powstaje, gdy gość nie ureguluje całości rachunku w momencie wymeldowania.
Całość utrzymywana jest przez front office.	Jest prowadzony przez sekcję Rachunki na zapleczu.
Rejestruje wszystkie transakcje finansowe gościa od zameldowania do wymeldowania.	Rejestruje należności finansowe niezapłacone lub częściowo zapłacone przez gości w momencie wymeldowania z recepcji do zaplecza.
Konto gościa jest tworzone codziennie.	Konto miejskie jest zestawiane co miesiąc.

Konto zarządzania

Niektóre hotele pozwalają menadżerom na rozpatrywanie zapytań lub skarg gości, lub jakiejkolwiek możliwości zawarcia umowy biznesowej poprzez krótką interakcję z gośćmi. Na przykład, jeśli gość ma jakiś problem z polityką hotelu, menedżer dzwoni do gościa w celu interakcji przy kawie lub drinku i próbuje rozwiązać ten sam problem. Wydatki związane z tą interakcją są następnie rejestrowane na koncie zarządczym.

Folio i typy

Folio to zestawienie wszystkich transakcji, które miały miejsce na jednym koncie.

Personel recepcji rejestruje wszystkie transakcje między gościem a hotelem na folio. Folio jest otwierane z zerowym saldem początkowym. Saldo w folio zwiększa się lub zmniejsza w zależności od transakcji. W momencie wymeldowania saldo folio musi powrócić do zera po rozliczeniu płatności.

Rodzaje folio

Istnieją następujące główne typy folio -

Guest - Przydzielony do opłat dla gości indywidualnych.
Master - Opłata przypisana dla grupy / organizacji.
Non-guest - Przypisany dla gościa niebędącego rezydentem.
Employee - Przypisany pracownikowi hotelu do obciążania przywilejów kawiarni.

Ogłoszenia i typy

Nazywa się proces rejestrowania wpisów w folio ‘Posting’transakcji. Istnieją dwa podstawowe typy ogłoszeń -

Credit- Zmniejszają zadłużenie gościa. Te wpisy obejmują całkowitą lub częściową płatność lub korekty dotyczące tokenów.
Debit- Zwiększają saldo należności na koncie gościa. Wpisy debetowe obejmują opłaty za restaurację, obsługę pokojową, centrum zdrowia / spa, pralnię, telefon i transport.

Kupony i typy

Vouchery to szczegółowe dokumenty potwierdzające transakcję. Przekazuje transakcję od źródła do front office. Vouchery służą do powiadamiania recepcji o zakupach gości lub korzystaniu z jakiejkolwiek usługi w hotelu.

W hotelu wykorzystywane są następujące typowe kupony:

Voucher do odbioru gotówki
Bon prowizyjny
Kupon doładowania
Voucher na drobną gotówkę
Bon zniżkowy
Różne zamówienia opłat (MCO)
Płatny kupon (VPO)
Kupon transferowy

Oto kilka typowych kuponów.

Voucher na drobną gotówkę

Bon płatniczy

Księga i typy

Księgi to grupa kont. W recepcji znajdują się dwie księgi rachunkowe -

Guest ledger - Zestaw wszystkich kont gości aktualnie przebywających w hotelu.
Non-guest ledger - Zestaw wszystkich nierozliczonych, opuszczonych kont gości.

W hotelu są używane dwa inne rodzaje ksiąg. Oba typy ksiąg są używane przez dział księgowości back office, jak podano -

Receivable ledger - Dział księgowości back office przesyła rachunki i wyciągi do gości po ich wyjeździe bez regulowania rachunków i zapewnia płatności za wykonane usługi.
Payable ledger - Personel obsługuje kwoty wpłacone z góry w imieniu gościa do hotelu w celu przyszłej konsumpcji towarów i usług.

Rozliczenia na koncie

Istnieje wiele problemów związanych z rozliczeniem konta -

Orientacja rozliczenia rachunku

By Guest - Gość samodzielnie reguluje konto gotówką / kartą kredytową / czekiem.

By Organization - Organizacja rozlicza konto gościa przelewem na konto hotelu.

Metody rozliczania rachunków

Istnieją następujące popularne metody rozliczania konta -

Account Settlement in Local Currency - Gość może zapłacić w lokalnej walucie, jeśli płatność nie podlega opłatom za przewalutowanie.

Account Settlement in Foreign Currency - Jeśli gość woli płacić w obcej walucie, usługa płatności przez bank podlega opłacie od około 3% do 6% całkowitej kwoty do zapłaty.

Account Settlement Using Traveler Check - Czeki podróżne, wstępnie wydrukowane czeki w nominałach głównych światowych walut, są dobrą opcją płatności gotówką.

Debit Card- Obecnie najczęściej używa się kart magnetycznych do płatności na konto. Płacenie kartą debetową jest równie dobre jak płatność gotówką, ponieważ kwota pieniędzy jest natychmiastowo przelewana z rachunku bankowego gościa na rachunek bankowy hotelu.

W przypadku płatności kartą kredytową księgowi przesyła podpisane przez gości vouchery obciążeniowe do firmy obsługującej karty kredytowe; najlepiej w określonym czasie. Firma obsługująca kartę kredytową rozlicza następnie konto gościa, przelewając na nie pieniądze.

Credit Settlement by Organization- Wiele organizacji krajowych, międzynarodowych, prywatnych lub publicznych wysyła swoich pracowników lub studentów na warsztaty, seminaria lub spotkania. Takie organizacje zobowiązują się do płacenia rachunków swoim pracownikom na kredyt. Organizacje rezerwują noclegi w zależności od liczby noclegów w pokojach (liczba pokoi × liczba nocy, które mają zajmować przedstawiciele). Jest to powszechnie znane jako rozliczenie konta przy użyciu płatności bezpośrednich.

W direct billing account settlement, personel recepcji weryfikuje folia gości i przenosi konto gościa na konto inne niż gość lub konto miejskie. Księgowość back-office hotelu weryfikuje folia gości i jest odpowiedzialna za pobranie kwoty faktury bezpośredniej od agencji rozliczającej się bezpośrednio, takiej jak ambasada, uniwersytet lub organizacje.

Dział księgowości informuje również gości, że jeśli agencja rozliczeniowa nie powiedzie się lub odmówi uiszczenia opłat, to goście muszą uregulować konto, płacąc im z własnej kieszeni.

Combined Account Settlement- Gość może rozliczyć konto, wpłacając część kwoty gotówką i pozostałą kwotę na koncie. Personel recepcji musi przygotować dokument potwierdzający dla tego rodzaju płatności i przekazać go na konta zaplecza.