Rejestracja gościa

Rejestracja gościa to nic innego jak zapisywanie informacji o gościu do celów oficjalnych. W momencie rezerwacji personel recepcji prosi gości o podanie swoich danych osobowych na GRC.

Rejestracja jest obowiązkowa dla obu; gościa z zarezerwowanym zakwaterowaniem, jak również dla gościa wchodzącego. Podczas rejestracji gość jest zobowiązany do podania ważnych informacji o GRC, takich jak imię i nazwisko gościa, numer kontaktowy, cel pobytu w hotelu oraz dane paszportowe i wizowe w przypadku gościa zagranicznego. Obowiązkiem personelu recepcji jest nieujawnianie informacji o gościu osobom nieupoważnionym.

Dowiedzmy się więcej o rejestracji.

Procedura rejestracji wstępnej

Procedura ta polega na tym, że potencjalni goście pytają o dostępność żądanego rodzaju zakwaterowania. Rejestracja może być również przeprowadzona z wyprzedzeniem przed przyjazdem. Można to zrobić poprzez rozmowę telefoniczną w przypadku częstych gości, VIP-ów lub gości grupowych.

W przypadku nowego gościa wstępnej rejestracji nie ma, ponieważ nie ma wcześniejszej interakcji między gościem a hotelem. Rejestracja wstępna przyspiesza faktyczny proces rejestracji, w którym żądane zakwaterowanie jest oznaczone jako zarezerwowane.

Weryfikacja tożsamości gościa

Od ataków terrorystycznych z 11 września hotele obowiązkowo weryfikują tożsamość gości. Personel najpierw weryfikuje tożsamość gościa, uprzejmie prosząc o jego imię. Pracownik prosi następnie o okazanie dokumentu tożsamości ze zdjęciem, takiego jak prawo jazdy lub ważny dowód tożsamości od znanej organizacji, w której gość pracuje. Jeśli goście są z obcego kraju, personel prosi ich o okazanie paszportu. Pracownik jest upoważniony do grzecznego zadawania pytań weryfikujących.

Kopie paszportu lub dowodu osobistego są sporządzane w celu weryfikacji tożsamości gościa i sporządzenia bazy danych gości.

Typowy format karty rejestracyjnej

Poniżej przedstawiono typowy format karty rejestracyjnej -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
Data wydania:		Data wydania:
Data ważności:		Data ważności:
Miejsce wydania:		Miejsce wydania:
		Typ wizy:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: Numer karty: Data ważności:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

Tworzenie rekordu rejestracji

Kiedy goście przyjeżdżają do hotelu, personel recepcji przekazuje gościowi GRC w celu uzupełnienia informacji. W przypadku VIP-ów obsługa wpisuje informacje na karcie i otrzymuje podpis gościa.

Następnie personel tworzy zapis rejestracji gościa, kontrasygnaty, załącza prawdziwe kopie paszportu lub innych dowodów osobistych i zapisuje ten zestaw w pliku historii gościa. Rekord rezerwacji gościa jest tworzony jako rekord rejestracji w systemie oprogramowania.

Ustanowienie metody płatności

Goście mogą zapłacić z góry lub przy wymeldowaniu. Ci, którzy zapłacili z góry, są umieszczani na liście opłaconych z góry (PIA). Istnieją różne sposoby płatności, z których preferowany przez gościa tryb jest rejestrowany w momencie rejestracji. Dostępne są następujące metody płatności -

Płatność gotówką (która obejmuje również przekaz pieniężny, czek podróżny).
Płatności kartą kredytową / debetową (które są akceptowane tylko wtedy, gdy karty nie straciły ważności).
Płatność czekiem (w przypadku gdy czeki z datą nie są akceptowane).
Fakturowanie bezpośrednie.
Płatność specjalna, taka jak karta podarunkowa i kupon.
Przy rejestracji goście muszą wybrać jedną z opcji płatności.

Przydzielanie zakwaterowania

Personel recepcji przydziela gościowi zakwaterowanie dopiero po zakończeniu rejestracji. Pracownik zapisuje numer zakwaterowania w PMS i krótko opisuje jego pozytywne cechy.

Personel rezerwacji informuje również boya hotelowego, aby zabrał bagaż gościa.

Wydawanie kluczy do pokoju lub kodu dostępu

Po przydzieleniu zakwaterowania personel recepcji wydaje klucze lub skomputeryzowany tajny kod dostępu do mieszkania.

Generalną praktyką jest nie mówienie głośno o numerze pokoju lub skomputeryzowanym kluczu podczas wręczania go gościowi. Steward pomaga następnie gościowi przy przenoszeniu bagażu do miejsca zakwaterowania i objaśnianiu funkcji zakwaterowania. Obsługujący następnie przekazuje klucze gościowi, wita z myślą o jak najlepszym pobycie i opuszcza apartament zamykając drzwi.

Obsługa specjalnych życzeń

Jeśli gość nie jest zadowolony z zakwaterowania z jakichkolwiek niezadowalających lub nieprzyjemnych powodów, dzwonnik może powiadomić o tym personel recepcji. Ponadto, jeśli gość ma specjalne wymagania, takie jak kołyska dla dziecka, worek na gorącą wodę lub zestaw do golenia i tym podobne, obsługa recepcji jest zobowiązana do terminowego spełnienia żądania.