Obsługa recepcji - audyt nocny

Auditing to nic innego jak dyrygowanie financial inspectionorganizacji. W przypadku działalności hotelarskiej zarządzanie finansami rozpoczyna się w recepcji. Dokładne księgowanie transakcji na folio gościa rozpoczyna się w recepcji, która jest następnie przenoszona do działu księgowości. Konta gości są sprawdzane codziennie podczas audytu.

Eksperci zalecają zespołowi zarządzającemu hotelem codzienne przeglądanie raportów z nocnych audytów, aby uzyskać wgląd w obłożenie hotelu i finanse.

Zobaczmy, czym jest audyt nocny i szczegóły na ten temat.

Co to jest audyt nocny?

Jest to proces audytu, w ramach którego nocny audytor dokonuje przeglądu wszystkich działań finansowych hotelu, które miały miejsce w ciągu jednego dnia.

Proces audytu w ciągu dnia jest zwykle przeprowadzany pod koniec dnia, w następną noc, stąd nazwa „Audyt nocny”. Można to zrobić tradycyjną metodą z wykorzystaniem dokumentów, paragonów, voucherów, kuponów i plików. Jednak przeprowadzenie audytu przy użyciu nowoczesnych systemów PMS jest łatwe, szybkie i wydajne.

Podstawowe czynności podczas audytu nocnego

Podczas audytu nocnego audytor wykonuje następujące czynności -

Księgowanie zakwaterowania i podatku
Narastające opłaty za obsługę gości i płatności
Rozliczanie działalności finansowej różnych działów
Rozliczenie należności na koncie
Uruchomienie bilansu próbnego na dany dzień
Przygotowanie raportu z audytu nocnego

Potrzeba nocnego audytu

Celem nocnego audytu jest ocena działalności finansowej hotelu. Audyt nocny nie tylko przegląda konta gości, sprawdzając kredyty i obciążenia, ale także śledzi limity kredytowe gości i podsumowuje prognozowaną i rzeczywistą sprzedaż z różnych działów. Audyt nocny sprawdza codzienne przepływy pieniężne wpływające i wychodzące z konta hotelu.

Audyt nocny ma duże znaczenie w działalności hotelarskiej. Organ zarządzający kieruje nocne sprawozdanie z audytu, aby zaplanować przyszłe cele i kontrolować wydatki. Menedżerowie mogą natychmiast reagować na zdobyte informacje.

Obowiązki nocnego audytora

Poza wymienionymi powyżej podstawowymi czynnościami audytowymi, biegły rewident wykonuje następujące obowiązki -

Przejęcie od ostatniej zmiany.
Zameldowanie lub wymeldowanie gości po godzinie 23:00 w nocy.
Rejestracja gości.
Przydzielanie zakwaterowania nowo zameldowanym gościom.
Rozliczanie transakcji na nowo utworzonych kontach gości.
Weryfikowanie folio gości.
Weryfikacja raportu o stanie pokoju.
Równoważenie całej papierkowej roboty z kontami w PMS.
Pozostając odpowiedzialnym za bezpieczeństwo lokalu.
Obsługa kluczy do zakwaterowania gości.
Wykonywanie kopii zapasowych raportów generowanych przez PMS.
Przygotowanie list spodziewanych przyjazdów gości na następny dzień.
Zamknięcie działalności finansowej na jeden dzień.
Rozpoczęcie działań finansowych na następny dzień.
Przyjmowanie i rejestrowanie depozytów bankowych.

Rodzaje raportów z audytów nocnych

Dziś PMS pomaga nocnym audytorom w dużym stopniu w przeprowadzaniu audytów i generowaniu dokładnych raportów. Oto kilka typowych raportów generowanych podczas audytu nocnego -

Night Audit Accommodation Report- Daje migawkę z dni, w których mieszkania są zajęte, dni, w których mieszkania są dostępne, zameldowania, wymeldowania, niepojawienia się i anulowania. Ten raport może zawierać dalsze szczegóły dotyczące każdego z wymienionych powyżej elementów.
Night Audit Counter Report - Zawiera szczegółowe informacje na temat wpływów i wypłat gotówki i kart kredytowych.
Night Audit Revenue Report- Dostarcza informacji o przychodach z zakwaterowania, anulowaniu rezerwacji i przychodach z pokazów, a także o innych przychodach z POS. Dochody generowane przez różne agencje i organy, takie jak biura podróży, organizacje korporacyjne, rezerwacje internetowe. itp. są również wymienione w tym raporcie.
Night Audit Tax Report - Zawiera wszystkie informacje podatkowe dotyczące przychodów z rezerwacji i innych przychodów POS, takich jak VAT, podatek od luksusów i podatek od usług.
Cashier’s report- Jest to szczegółowa lista aktywności kasjerów napływu i wypływu gotówki, kart kredytowych i sumy PMS. Raport kasjera jest bardzo ważną częścią systemu kontroli finansowej hotelu. Kierownik działu obsługi klienta dokonuje przeglądu nocnego audytu i szuka rozbieżności między faktyczną otrzymaną kwotą a sumą PMS.
Manager’s Report- Jest to statystyczna lista zajętości z poprzedniego dnia. Obejmuje szczegółowe informacje o dostępnych kwaterach, zajętych kwaterach, sprzedanych i opuszczonych kwaterach, stawce bagażowej, liczbie gości w hotelu, liczbie niestawień i tak dalej.
General Manager’s Report- Każdy dział w hotelu jest zobowiązany do wysyłania codziennych raportów sprzedaży do recepcji. Na podstawie ich informacji generowany jest całościowy raport działu do oceny dyrektora generalnego. Dyrektor generalny określa działy generujące zyski i ocenia sukces sprzedaży i marketingu.
High Balance Report - To szczegółowy raport dotyczący gości, którzy przekroczyli limit kredytowy ustalony przez kierownictwo hotelu.
Ledger Balance Summary Report - Wyświetla salda otwarcia i zamknięcia dla księgi wpłat zaliczkowych, księgi gości i księgi miejskiej.
Room Rate Audit Report - Zawiera listę wszystkich stawek, które są stosowane do każdego gościa, oraz różnicę w stosunku do stawki dla szafy z określonym kodem szafy.

Bilansowanie raportów nocnych

Oto kilka formuł używanych do równoważenia audytu nocnego -

Formuła Bilansowania Lokaty Bankowej

Wzór na bilansowanie lokaty bankowej to -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Wzór na bilansowanie księgi gości

Wzór na bilansowanie księgi gości to -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Wzór na bilansowanie księgi miejskiej

Wzór na zbilansowanie księgi miejskiej to -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R