System informacyjny

Działalność hotelarska to taka, która musi zapewnić swoim gościom niezliczoną gamę usług, takich jak wyżywienie, zakwaterowanie, transport, usługi rekreacyjne i tak dalej. Ponieważ biuro obsługi klienta ma duży udział w koordynowaniu usług żądanych przez gości, potrzebuje systemu, który może pomóc personelowi recepcji w sprzedaży usług i śledzeniu ich płynnie i jednocześnie.

System informacyjny front office obejmuje głównie system zarządzania nieruchomościami. Zobaczmy, czym jest PMS i jak przydatny jest do sprawnej obsługi funkcji zarządzania hotelem.

Co to jest system zarządzania nieruchomością?

Property Management System (PMS) to oprogramowanie służące do obsługi podstawowych zadań wszystkich działów w branży hotelarskiej i koordynowania między nimi funkcji w celu uzyskania optymalnych wyników biznesowych.

Dlaczego wymagany jest PMS?

PMS jest wymagany od personelu hotelu z następujących powodów:

• Integruje wszystkie krytyczne operacje hotelu na jednej platformie.

• Dostarcza w czasie rzeczywistym informacji o zakwaterowaniu, rezerwacjach, restauracjach, spa, barach oraz o wszystkich czynnych ramionach hotelu.

• Dostarcza bardzo dokładnych informacji, które są pomocne dla kierownictwa w planowaniu nowych celów i lepszej obsłudze inwestycji.

• Zwiększa wydajność personelu recepcji, a tym samym maksymalizuje wydajność biznesu hotelowego.

• Upraszcza czasochłonne lub złożone operacje wykonywane w inny sposób ręcznie.

• Działa to z myślą o wygodzie personelu hotelu, organu zarządzającego, a także gości.

Rodzaje PMS

Istnieją dwa podstawowe typy PMS -

• Local PMS - Mają duże wymagania techniczne, takie jak stacja robocza, komputer / stacja robocza, serwer danych, serwery terminali, system operacyjny, karty sieciowe i wymienne systemy kopii zapasowych.

• Cloud-based PMS - Potrzebują głównie komputerów / stacji roboczej i połączenia z Internetem.

Różnica między lokalnym i opartym na chmurze PMS

	Lokalny PMS	PMS oparty na chmurze
Korzystając z PMS	Właściciel musi zakupić sprzęt i oprogramowanie PMS.	Właściciel musi pobrać subskrypcję od dostawcy PMS.
Wymóg połączenia internetowego	Nie	Tak, niezawodne, szybkie połączenie jest obowiązkowe.
System i dostęp	Oprogramowanie i dane PMS znajdują się na serwerze, do którego podłączonych jest wiele terminali. Dostęp do PMS uzyskuje się z programu zainstalowanego na każdym terminalu.	Oprogramowanie i dane PMS znajdują się na współdzielonym serwerze w centrum danych dostawcy PMS. Użytkownicy uzyskują dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Wymóg lokalnej wiedzy informatycznej	tak	Nie
Zalety	Nie polega na połączeniu internetowym. Zmniejsza obawy o bezpieczeństwo danych online. Solidna funkcjonalność dla dużej ilości danych.	Mniejsze koszty sprzętu lub IT. Właściciel nie ponosi odpowiedzialności za techniczne i bezpieczeństwo danych. Przystępna cena subskrypcji. Prosta i szybka konfiguracja. Łatwy dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze. Automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych. Zintegrowane rezerwacje internetowe. Darmowe aktualizacje systemu. Skalowalne i elastyczne.
Niedogodności	Wymaga złożonego i drogiego sprzętu. Nieosiągalny z odległych obszarów. Kosztowne i skomplikowane w utrzymaniu i modernizacji. Czasochłonna instalacja oprogramowania i szkolenie. Dodatkowe koszty i sprzęt potrzebny do włączenia funkcji internetowych Odpowiedzialność za bezpieczeństwo systemu i danych przyprawia o ból głowy właściciela. Wymagana jest wiedza informatyczna na miejscu.	Nie nadaje się do nieruchomości bez niezawodnego połączenia z Internetem. Duże obawy dotyczące bezpieczeństwa w Internecie.
Zaznacz na osi czasu	To tradycyjne rozwiązanie.	To nowoczesne rozwiązanie.
cennik	Zarówno wydatki kapitałowe, jak i operacyjne; za sprzęt, oprogramowanie i jego aktualizacje oraz opłaty ekspertów IT.	Koszty operacyjne odnowienia subskrypcji.

Popularne systemy zarządzania nieruchomościami

Niektóre popularne PMS: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, to tylko kilka z nich.

Typowe opcje oprogramowania w PMS

PMS dba o każdy dział w hotelu. Oto powszechnie dostępne funkcje wśród PMS -

Funkcje PMS dla recepcji

• Reservation
• Registration
• Status zakwaterowania
• Konta gościa i nie-gościa
• Obsługa gotówki
• Audyt nocny
• Reports

PMS do sprzedaży i marketingu

• Baza gości do segmentacji rynku
• Historia gości
• Zarządzanie wydajnością
• Informacje dla biur podróży jako klientów
• Raporty dla celów
• Ocena wydajności poprzez analizę porównawczą

PMS dla sprzątania

• Zagubione i znalezione
• Status zakwaterowania
• Opłaty za pranie

PMS dla żywności i napojów

• Sprzedaż w punktach sprzedaży
• Zapasy materiałowe
• Okresowe raporty sprzedaży
• Przepisy standardowe

PMS dla działu HRM

Indywidualne zapisy pracowników dotyczące zmian, frekwencji i ocen.

PMS dla kont

• Zobowiązania i należności na koncie
• Payroll
• Bilans
• Raporty zysków / strat

PMS do komunikacji

Rejestr połączeń wychodzących i przychodzących z datą, godziną, miejscem, czasem trwania i opłatami.

Obawy przy wyborze odpowiedniego PMS

Przy wyborze odpowiedniego PMS brane są pod uwagę następujące kwestie -

Obawy dotyczące własności i domeny biznesowej

• Wielkość nieruchomości: liczba kwater
• Liczba lokalizacji
• Liczba pracowników
• Zasady obsługi nieruchomości
• Budżet na zasoby techniczne i szkolenia
• Najbliższy przyszły wzrost

Obawy związane z domeną PMS

• Przyjazny dla użytkownika projekt, który sprzyja intuicyjnej nawigacji poprzez logiczną kolejność zadań.
• Ekspertyza szkoleniowa i czas potrzebny na przeszkolenie personelu.
• Obecność hotelu w Internecie.
• Funkcjonalność zorientowana na gości.
• Scalability.