การบริหารการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการความเชี่ยวชาญพิเศษขององค์กรและองค์ความรู้ แนวคิดเรื่องการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการหรืองานสามารถอธิบายได้ว่าเป็นดาบสองคม

  • ขอบแรกถูกนำไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงภายในตามลำดับภายใน บริษัท ที่กำลังดำเนินอยู่ จุดมุ่งหมายคือการนำวิธีการใหม่ ๆ และระบบควบคุมไปใช้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นใน บริษัท

  • ขอบที่สองของดาบการจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถใช้ได้กับการเปลี่ยนแปลงที่ บริษัท ใช้การควบคุมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย (เช่นการออกกฎหมายการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและการเมือง ฯลฯ )

เปลี่ยนเป็นระบบ

แนวทางของระบบเกี่ยวข้องกับรากฐานที่สำคัญสองประการ -

  • ประการแรกมันกำหนดว่าไม่มีอะไรสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของระบบที่เป็นอยู่

  • ประการที่สองการเปลี่ยนแปลงในส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบมีผลต่อส่วนอื่น ๆ ของระบบ

ระบบสามารถแบ่งได้เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง open หรือ closed ระบบ.

ระบบเปิดตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอกได้ดี ในทางตรงกันข้ามระบบปิดจะตอบสนองต่อผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมได้ไม่ดี ไม่มีระบบใดสามารถปิดได้อย่างสมบูรณ์ - ระดับที่ระบบเปิดหรือปิดจะถูกกำหนดโดยขอบเขตที่สามารถควบคุมการเปลี่ยนแปลงได้

ปัญหาการเปลี่ยนแปลง

ปัญหาการเปลี่ยนแปลงรวมถึงหน่วยงานหรือกลุ่มอย่างน้อยหนึ่งหน่วยงานทั้งองค์กรหรือด้านสภาพแวดล้อมของ บริษัท อย่างน้อยหนึ่งด้าน

  • รากฐานของระบบต้องการคำตอบสำหรับ“ W” ทั้งห้านี้เป็นอย่างน้อยและหนึ่ง“ H” (ใครอะไรทำไมที่ไหนและเมื่อใด…แล้วอย่างไร)

  • ตัวอย่างต่อไปนี้สามารถใช้เพื่อกำหนดคำถามเฉพาะ -

    • ใครจาก บริษัท ที่ต้องมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงนี้?
    • ต้องเปลี่ยนแบบฝึกหัดอะไรบ้าง?
    • เหตุใดเราจึงต้องเปลี่ยนแปลงแนวทางปฏิบัติที่กำลังดำเนินอยู่
    • การเปลี่ยนแปลงที่ต้องการมากที่สุดคืออะไร?
    • บริษัท จะพิจารณาดำเนินการเมื่อใด
    • จะเปลี่ยนวิธีปฏิบัติแบบเดิม ๆ ให้ดีขึ้นได้อย่างไร?

เปลี่ยนเฟสโปรแกรม

แบบจำลองกระบวนการมีโครงสร้างเป็นสามขั้นตอน -

  • Phase 1 − Creating the change foundation - มุ่งเน้นไปที่การจัดองค์ประกอบทางธุรกิจและความเป็นผู้นำผ่านการกำหนดเป้าหมายใหม่ที่มุ่งเน้นลูกค้าการสร้างการสนับสนุนและการรักษาความมุ่งมั่นและความสามารถ

  • Phase 2 − Designing the change plan - มุ่งเน้นไปที่การปรับพันธกิจขององค์กรให้สอดคล้องกับแผนการเปลี่ยนแปลงและกำหนดความท้าทาย

  • Phase 3 − Implementing the change plan - มุ่งเน้นไปที่การปรับใช้การเปลี่ยนแปลงด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการจัดการลูกค้า

กระบวนการและกลยุทธ์การสื่อสาร

การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในระดับกลยุทธ์ยุทธวิธีและส่วนบุคคลในการสร้างการเปลี่ยนแปลง การสื่อสารมีความสำคัญต่อ -

  • ปรับประสิทธิภาพของพนักงานและองค์กรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

  • ช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและยอมรับการเปลี่ยนแปลงผ่านการศึกษาและการโน้มน้าวใจ

  • ส่งบันทึกเฉพาะเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (ห้า W และหนึ่ง H)

  • สนับสนุนข้อเสนอแนะบทวิจารณ์และการโต้ตอบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นเจ้าของและประสบความสำเร็จ

  • กระตุ้นให้ลงมือทำ

  • มีส่วนร่วมผ่านแนวทาง“ มีอะไรเพื่อฉัน” ที่แข็งแกร่ง

  • เพื่อให้เกิดประสิทธิผลและประสิทธิผลทีมบริหารการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารอย่างน้อยหนึ่งคนซึ่งจากนั้นทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารจะได้รับการสนับสนุน

หน้าที่ของทีมสื่อสารการเปลี่ยนแปลง ได้แก่ -

  • การระบุปัญหาที่ส่งผลต่อแต่ละส่วนที่มีผลกระทบเนื่องจากการเปลี่ยนแปลง
  • การกำหนดเครื่องมือสื่อสารรวมที่จำเป็น
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อเสนอแนะและกลไกการตรวจสอบที่เหมาะสม
  • การสร้างมาตรการที่มีประสิทธิผลเพื่อประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการสื่อสาร

คำแนะนำขั้นสุดท้าย

คำแนะนำเหล่านี้เป็นไปตามรายการกลยุทธ์ "สิ่งที่ต้องทำ" ที่สามารถปรับใช้ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

  • Be open to change - การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ - เป็นวิธีที่ผู้คนจัดการและควบคุมสิ่งนั้นซึ่งให้ผลบวกมากกว่าผลลัพธ์เชิงลบสำหรับองค์กรหรือบุคคล

  • Remember - หน้าที่ของการจัดการการเปลี่ยนแปลงคือการนำความสงบเรียบร้อยมาสู่สถานการณ์ที่วุ่นวายและยุ่งเหยิงไม่ใช่เพื่อแสร้งทำเป็นว่ามีการจัดระเบียบโครงสร้างและระเบียบวินัยที่ดี