การบริหารการเปลี่ยนแปลง
การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการความเชี่ยวชาญพิเศษขององค์กรและองค์ความรู้ แนวคิดเรื่องการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการหรืองานสามารถอธิบายได้ว่าเป็นดาบสองคม
ขอบแรกถูกนำไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงภายในตามลำดับภายใน บริษัท ที่กำลังดำเนินอยู่ จุดมุ่งหมายคือการนำวิธีการใหม่ ๆ และระบบควบคุมไปใช้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นใน บริษัท
ขอบที่สองของดาบการจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถใช้ได้กับการเปลี่ยนแปลงที่ บริษัท ใช้การควบคุมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย (เช่นการออกกฎหมายการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและการเมือง ฯลฯ )
เปลี่ยนเป็นระบบ
แนวทางของระบบเกี่ยวข้องกับรากฐานที่สำคัญสองประการ -
ประการแรกมันกำหนดว่าไม่มีอะไรสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของระบบที่เป็นอยู่
ประการที่สองการเปลี่ยนแปลงในส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบมีผลต่อส่วนอื่น ๆ ของระบบ
ระบบสามารถแบ่งได้เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง open หรือ closed ระบบ.
ระบบเปิดตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมภายนอกได้ดี ในทางตรงกันข้ามระบบปิดจะตอบสนองต่อผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมได้ไม่ดี ไม่มีระบบใดสามารถปิดได้อย่างสมบูรณ์ - ระดับที่ระบบเปิดหรือปิดจะถูกกำหนดโดยขอบเขตที่สามารถควบคุมการเปลี่ยนแปลงได้
ปัญหาการเปลี่ยนแปลง
ปัญหาการเปลี่ยนแปลงรวมถึงหน่วยงานหรือกลุ่มอย่างน้อยหนึ่งหน่วยงานทั้งองค์กรหรือด้านสภาพแวดล้อมของ บริษัท อย่างน้อยหนึ่งด้าน
รากฐานของระบบต้องการคำตอบสำหรับ“ W” ทั้งห้านี้เป็นอย่างน้อยและหนึ่ง“ H” (ใครอะไรทำไมที่ไหนและเมื่อใด…แล้วอย่างไร)
ตัวอย่างต่อไปนี้สามารถใช้เพื่อกำหนดคำถามเฉพาะ -
- ใครจาก บริษัท ที่ต้องมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงนี้?
- ต้องเปลี่ยนแบบฝึกหัดอะไรบ้าง?
- เหตุใดเราจึงต้องเปลี่ยนแปลงแนวทางปฏิบัติที่กำลังดำเนินอยู่
- การเปลี่ยนแปลงที่ต้องการมากที่สุดคืออะไร?
- บริษัท จะพิจารณาดำเนินการเมื่อใด
- จะเปลี่ยนวิธีปฏิบัติแบบเดิม ๆ ให้ดีขึ้นได้อย่างไร?
เปลี่ยนเฟสโปรแกรม
แบบจำลองกระบวนการมีโครงสร้างเป็นสามขั้นตอน -
Phase 1 − Creating the change foundation - มุ่งเน้นไปที่การจัดองค์ประกอบทางธุรกิจและความเป็นผู้นำผ่านการกำหนดเป้าหมายใหม่ที่มุ่งเน้นลูกค้าการสร้างการสนับสนุนและการรักษาความมุ่งมั่นและความสามารถ
Phase 2 − Designing the change plan - มุ่งเน้นไปที่การปรับพันธกิจขององค์กรให้สอดคล้องกับแผนการเปลี่ยนแปลงและกำหนดความท้าทาย
Phase 3 − Implementing the change plan - มุ่งเน้นไปที่การปรับใช้การเปลี่ยนแปลงด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการจัดการลูกค้า
กระบวนการและกลยุทธ์การสื่อสาร
การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในระดับกลยุทธ์ยุทธวิธีและส่วนบุคคลในการสร้างการเปลี่ยนแปลง การสื่อสารมีความสำคัญต่อ -
ปรับประสิทธิภาพของพนักงานและองค์กรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
ช่วยให้ลูกค้าเข้าใจและยอมรับการเปลี่ยนแปลงผ่านการศึกษาและการโน้มน้าวใจ
ส่งบันทึกเฉพาะเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (ห้า W และหนึ่ง H)
สนับสนุนข้อเสนอแนะบทวิจารณ์และการโต้ตอบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นเจ้าของและประสบความสำเร็จ
กระตุ้นให้ลงมือทำ
มีส่วนร่วมผ่านแนวทาง“ มีอะไรเพื่อฉัน” ที่แข็งแกร่ง
เพื่อให้เกิดประสิทธิผลและประสิทธิผลทีมบริหารการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารอย่างน้อยหนึ่งคนซึ่งจากนั้นทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารจะได้รับการสนับสนุน
หน้าที่ของทีมสื่อสารการเปลี่ยนแปลง ได้แก่ -
- การระบุปัญหาที่ส่งผลต่อแต่ละส่วนที่มีผลกระทบเนื่องจากการเปลี่ยนแปลง
- การกำหนดเครื่องมือสื่อสารรวมที่จำเป็น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อเสนอแนะและกลไกการตรวจสอบที่เหมาะสม
- การสร้างมาตรการที่มีประสิทธิผลเพื่อประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการสื่อสาร
คำแนะนำขั้นสุดท้าย
คำแนะนำเหล่านี้เป็นไปตามรายการกลยุทธ์ "สิ่งที่ต้องทำ" ที่สามารถปรับใช้ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง
Be open to change - การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ - เป็นวิธีที่ผู้คนจัดการและควบคุมสิ่งนั้นซึ่งให้ผลบวกมากกว่าผลลัพธ์เชิงลบสำหรับองค์กรหรือบุคคล
Remember - หน้าที่ของการจัดการการเปลี่ยนแปลงคือการนำความสงบเรียบร้อยมาสู่สถานการณ์ที่วุ่นวายและยุ่งเหยิงไม่ใช่เพื่อแสร้งทำเป็นว่ามีการจัดระเบียบโครงสร้างและระเบียบวินัยที่ดี