สถาปัตยกรรมการบริหารโครงการ

สถาปัตยกรรมการจัดการโครงการทำหน้าที่เป็นภาพรวมของการทำงานร่วมกันของ PM -

• อินพุตและเอาต์พุตของระบบ
• ปัจจัยที่ต้องพิจารณาโดยระบบ
• บริการที่จัดทำโดยระบบ
• บริการประสานงานและรวมเข้าด้วยกันอย่างไร

ลองมาดูสถาปัตยกรรมก่อนหน้านี้สองแบบที่มีอิทธิพลต่อการคิดก่อนที่จะย้ายไปสู่ ​​Collaborative Project Management Architecture (CPMA)

แบบจำลองบูรณาการของ Dixon สำหรับ PM

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงรูปแบบการจัดการร่วมกันของ Dixon -

ระบบรองรับการจัดการที่สำคัญสามด้านอย่างกว้างขวาง -

• Project Management เกี่ยวข้องกับการวางแผนการประมาณกำหนดตารางการควบคุมและการประเมินกิจกรรมภายในข้อ จำกัด ด้านทรัพยากรเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์ประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์

• Resource management เกี่ยวข้องกับการระบุและการจัดสรรทรัพยากรที่แม่นยำ

• Cost management เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และวัดข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรตามแผนและตามความเป็นจริงภายในโครงการและเกี่ยวข้องกับการติดตามประเมินผลและควบคุมโครงการ

ปัจจัยการผลิตของระบบเป็นสิ่งที่ต้องดูแล

• โมดูลการวางแผนและการจัดกำหนดการโดยละเอียดจะจัดการและควบคุมทั้งการจัดการโครงการและทรัพยากร

• โมดูลการพัฒนาทางเทคนิคและการจัดการการกำหนดค่าเรียกใช้ฟังก์ชัน PM

• โมดูลควบคุมและตรวจสอบคุณภาพอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและบริการควบคุม

• ผลลัพธ์ของระบบเกี่ยวข้องกับรายงานและสิ่งที่ส่งมอบ

โมเดลของ Dixon ไม่มีที่เก็บโปรเจ็กต์และไม่มีลักษณะการทำงานร่วมกัน กระบวนการจัดการเป็นไปตามลำดับและอิทธิพลของโมดูลหนึ่งในโมดูลถัดไปเป็นแบบทางเดียว โมเดลนี้ใช้ได้กับสภาพแวดล้อมที่กำหนดไว้อย่างดีและทำซ้ำเท่านั้น

สถาปัตยกรรมการประสานงานโครงการของเมาเออร์

ปัจจัยการผลิตของระบบ ได้แก่ งบประมาณทรัพยากรและวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ของระบบประกอบด้วยผลิตภัณฑ์โซลูชันกระบวนการและเมตริก เมตริกใช้ในการวิเคราะห์และตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการ

โมดูลการจัดการการประสานงานโครงการจะจัดการด้านที่นุ่มนวลกว่าของ PM ซึ่งเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบส่วนบุคคล องค์ประกอบสำคัญ 4 ประการในระบบประสานงานโครงการ ได้แก่ -

• The project repository- ทำหน้าที่เป็นหน่วยความจำของโครงการ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการจะถูกเก็บไว้ที่นี่

• The project planning component - ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถวัดระดับของการพึ่งพาระหว่างรายการข้อมูลและวางแผนโครงการในแง่ของเวลาและทรัพยากร

• The project execution component- สนับสนุนและส่งเสริมการจัดการเวิร์กโฟลว์ด้วยความช่วยเหลือของแผนโครงการ ช่วยให้สามารถวางแผนใหม่และกำหนดเวลาใหม่ได้

• The project control component - สนับสนุนการตรวจสอบโครงการช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถประเมินสถานะปัจจุบันและรวบรวมเมตริก

โมเดลนี้กล่าวพาดพิงถึงการทำงานร่วมกันและเน้นเฉพาะในระดับการประสานงานและไม่ได้ระบุอินพุตและเอาต์พุตของระบบอย่างชัดเจน ข้อมูลจำเพาะของอินพุตและเอาต์พุตกระตุ้นให้สมาชิกในทีมพิจารณาอินพุตเพิ่มเติมในระบบ PM และเอาต์พุตที่ผลิตโดยระบบ

โมเดลของ Maurer มีความครอบคลุมสูงซึ่งรวมถึงฟังก์ชันของระบบและบริบทการจัดการที่สนับสนุนซึ่งฟังก์ชันทำงานได้ อธิบายถึงฟังก์ชันและบริการของระบบเป็นโมดูล แต่ไม่ได้ระบุว่าโมดูลเหล่านี้มีความสัมพันธ์กันอย่างไร

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงถึงรูปแบบการจัดการความร่วมมือของเมาเออร์ -

สถาปัตยกรรมการจัดการโครงการร่วมกัน

Collaborative PM Architecture ประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ส่วน -

• การแสดงตนของโครงการ
• ระดับการสนับสนุนความร่วมมือ
• การจัดการความรู้โครงการ.
• วงจรโครงการ

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงการจัดการโครงการความร่วมมือ -

การแสดงตนของโครงการ

การแสดงตนสามารถอธิบายได้ว่าเป็นความรู้สึกของการอยู่ในสภาพแวดล้อมและหมายถึงการมีอยู่ในโลกแห่งความเป็นจริง องค์ประกอบสามส่วนต่อไปนี้สนับสนุนสมาชิกโครงการแบบกระจายเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันที่ดีขึ้นเกี่ยวกับบริบทของโครงการ

• Project dictionary - ที่นี่มีการกำหนดคำหลักแนวคิดกระบวนการและวิธีการอย่างสั้น ๆ และชี้แจงอย่างแม่นยำ

• Business Rules and Policies- สมาชิกในทีมระบุกฎและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างชัดเจนสำหรับทุกไซต์ กฎและนโยบายเหล่านี้อนุญาตให้สมาชิกในทีมปฏิบัติตามและรักษามาตรฐานบางประการสำหรับกิจกรรมของโครงการและบันทึกกิจกรรมเหล่านี้เพื่อการเรียกค้นในภายหลัง

• Project Context Information- สมาชิกในทีมควรทำความคุ้นเคยกับบริบทของโครงการเพื่อให้มีประสิทธิผลในระยะยาว ประวัติความเป็นมาขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการจำเป็นต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องและแบ่งปันกับสมาชิกโครงการทั้งหมด

ระดับการสนับสนุนความร่วมมือ

ในขณะที่ผู้คนทำงานร่วมกันมีสามโหมดที่ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันได้ -

• รวบรวมงาน
• งานประสานงาน
• ทำงานร่วมกัน

งานที่รวบรวม

ในระดับนี้สมาชิกแต่ละคนในทีมจะพยายามเป็นรายบุคคล

• การประสานงานระหว่างสมาชิกไม่จำเป็นสำหรับสมาชิกแต่ละคนเพื่อให้เกิดประสิทธิผล

• ประสิทธิผลของทีมโดยพื้นฐานแล้วคือผลรวมของความพยายามของแต่ละคน

• โหมดการทำงานที่นี่คล้ายกับทีมนักวิ่งซึ่งแต่ละคนพยายามอย่างเต็มที่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• โครงสร้างกระบวนการและโครงสร้างงานมีน้อยหรือไม่มีเลย ความจำเป็นในการชี้นำการสื่อสารแบบโต้ตอบยังค่อนข้างต่ำ แอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ทั่วไปที่สนับสนุนงานที่รวบรวม ได้แก่ การประมวลผลคำสเปรดชีตและแอปพลิเคชันกราฟิก

ระดับความร่วมมือที่ประสานงาน

ในระดับนี้ความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับความสามารถในการประสานความพยายามและร่วมมือกัน

• การทำงานร่วมกันในระดับนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการการพึ่งพาระหว่างกันระหว่างกิจกรรมต่างๆ

• กระบวนการทำงานร่วมกันที่มีการประสานงานมักจะได้รับคำสั่งมีโครงสร้างและมีลักษณะเฉพาะด้วยการลงมือปฏิบัติและการบูรณาการแบบก้าวหน้า

• แอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ทั่วไปเพื่อสนับสนุนการทำงานที่ประสานกัน ได้แก่ อีเมลการทำปฏิทินของทีมระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์และอื่น ๆ อีกมากมาย

• ระดับนี้แตกต่างจากระดับรวมเนื่องจากมีโครงสร้างมากกว่าในแง่ของกระบวนการเหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจงและการส่งมอบ

ระดับความร่วมมือร่วมกัน

ในระดับนี้สมาชิกในทีมทุกคนมีส่วนร่วมในความพยายามของกลุ่มและการแสดงของแต่ละคนมีอิทธิพลต่อความสามารถของสมาชิกคนอื่น ๆ ทั้งหมดในการแสดง

• โครงสร้างของงานและกระบวนการนั้นสูงกว่าสำหรับการทำงานร่วมกันมากกว่างานที่ประสานงานกันเนื่องจากพฤติกรรมใด ๆ ของสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งพร้อม ๆ กันส่งผลกระทบต่อผลผลิตของผู้อื่นและความจำเป็นในการสื่อสารแบบโต้ตอบจะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

• PM ในระดับร่วมกันต้องมีการประสานงานและความร่วมมืออย่างแน่นแฟ้นระหว่างสมาชิกในโครงการ

• เครื่องมือ PM รองรับฟังก์ชันทั้งหมดที่กล่าวถึงในระดับรวบรวมและประสานงาน

• ในระดับนี้พนักงานสามารถค้นหาดึงข้อมูลอัปเดตและอัปโหลดเอกสารตามบทบาทของผู้ใช้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

วงจรโครงการ

Project Cycle เน้นเนื้อหาที่ต้องการการสนับสนุนการทำงานร่วมกัน มีสี่ขั้นตอนหลัก ๆ เราระบุกิจกรรมทั่วไปบางอย่างที่ต้องทำให้สำเร็จในแต่ละขั้นตอน - โครงการที่แตกต่างกันอาจมีรูปแบบสำหรับขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอนที่ 1 - มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการ

• งานการตัดสินใจและการตัดสินใจเช่นการระบุขอบเขตโครงการวัตถุประสงค์ผู้สนับสนุนหลักและช่องว่างระหว่างสถานการณ์ปัจจุบันและสถานการณ์ในอุดมคติ (ช่องว่างระหว่าง“ As Is” และ“ To Be”)

• การประมาณความต้องการทรัพยากรสำหรับโครงการ (เช่นงบประมาณเวลาและบุคลากร)

• การวิเคราะห์และประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหาและการวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นหน้าที่ทั่วไปของขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ 2 - จัดทำแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ

• ฟังก์ชันทั่วไป ได้แก่ การวิเคราะห์และกิจกรรมการตัดสินใจเช่นการกระจายโครงการไปยังงานที่จัดการได้และงานย่อย

• การวิเคราะห์การพึ่งพาซึ่งกันและกันของงานระหว่างกัน

• จัดตั้งทีมโครงการมอบหมายและจัดสรรทรัพยากรและงานให้กับสมาชิกในทีม

• จัดทำกำหนดการโครงการกำหนดการวัดความคืบหน้าการวางแผนการบริหารความเสี่ยงและการจัดการการเปลี่ยนแปลงการจัดทำแผนการสื่อสารและการตั้งค่าสมุดบันทึกโครงการซึ่งรวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 3 - ดำเนินการตามแผนโครงการ

• รวบรวมข้อมูลความคืบหน้าของโครงการ

• ดำเนินการจัดการความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงอัปเดตและบำรุงรักษา Project Notebook

• ขั้นตอนนี้เป็นส่วนที่มีพลวัตและสำคัญที่สุดใน PM เครื่องมือ PM ที่ทำงานร่วมกันช่วยเพิ่มความสามารถในการติดตามโครงการ

ขั้นตอนที่ 4 - ระบุเกณฑ์การลงชื่อออก

• สะท้อนให้เห็นถึงกระบวนการของโครงการรวมถึงสิ่งที่ผิดพลาดและสิ่งที่ผิดพลาดและเปรียบเทียบการวางแผนโครงการเริ่มต้นกับกระบวนการโครงการปัจจุบัน

• ระบุการปรับปรุงที่เป็นไปได้หากโครงการที่เหมือนกันจะดำเนินการในอนาคต

การจัดการความรู้ร่วมกัน

การจัดการความรู้มุ่งเน้นไปที่การจัดการข้อมูลข้อมูลและความรู้ในระดับองค์กร ความรู้สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท -

• Tacit knowledge - รู้วิธีการและอะไร

• Explicit knowledge - รู้เกี่ยวกับข้อเท็จจริงตัวเลขและทฤษฎี

การจัดการความรู้เป็นกระบวนการของการดูดซับสร้างแบ่งปันและใช้ความรู้ ความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการและการจัดการความรู้มีการเน้นไว้ในตารางต่อไปนี้ -

การบริหารโครงการ (PM)	การจัดการความรู้ (KM)
PM ต้องใช้ความพยายามอย่าง จำกัด ในช่วงเวลาที่กำหนด	KM เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่มีการรักษาความรู้ไว้ตราบเท่าที่จำเป็น
PM เป็นไปตามวัตถุประสงค์	KM ไม่จำเป็นต้องเน้นในเชิงวัตถุ มันเป็นชนิดของตัวเอง

ความรู้ถูกสร้างและแก้ไขตามความต้องการของกิจกรรมโครงการที่กำลังดำเนินอยู่และบริบทของการสร้างและการประยุกต์ใช้ความรู้มีความสำคัญ

• โครงการทำให้ KM มีความสำคัญตลอดเวลาและบริบท

• เครื่องมือ KM ช่วยในกิจกรรมการสร้างความรู้เช่นการแบ่งปันความรู้และการแลกเปลี่ยนการแลกเปลี่ยนความรู้โดยปริยายการทำให้ภายนอกผ่านการสื่อสาร

• KM ระบุกฎระเบียบนโยบาย ฯลฯ และจัดเตรียมฟังก์ชันสำหรับการรวบรวมข้อมูลการเข้าถึงการอัปเดตการเรียกค้นองค์กรและการเก็บถาวร

• อำนวยความสะดวกในการทำงานสำหรับการรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ข้อมูลจริงและข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารที่แตกต่างกัน

Collaborative Knowledge Management อนุญาตให้ถ่ายโอนข้อมูลจากแหล่งหนึ่งไปยังอีกแหล่งหนึ่งตัวอย่างเช่นการนำเข้าหรือเก็บถาวรการแลกเปลี่ยนอีเมลที่สำคัญเป็นไฟล์ข้อความ ด้วยการรวบรวมข้อมูลและสารสนเทศจากหลายโครงการ KM ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเปรียบเทียบและเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างโครงการเพื่อหารูปแบบและสร้างความรู้ได้