การจัดการโครงการความร่วมมือ

Coordination และ collaborationเป็นองค์ประกอบสำคัญสองประการในการจัดการโครงการ การประสานงานอยู่ภายในสถานที่สำหรับโครงการแบบดั้งเดิมและในสถานที่ต่างๆสำหรับโครงการแบบกระจาย มีความจำเป็นสำหรับสถาปัตยกรรมการจัดการโครงการแบบร่วมมือ (CPMAs) เพื่อสร้างระบบที่สามารถเอาชนะความท้าทายที่ต้องเผชิญกับการจัดการโครงการแบบเดิม

สถานการณ์การจัดการโครงการแบบดั้งเดิม

เมื่อสมาชิกในทีมหรือ บริษัท ดำเนินการจัดการโครงการ (PM) มีข้อผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นมากมายซึ่งพวกเขาสามารถตกเป็นเหยื่อได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะเน้นพวกเขาทั้งหมดให้มุ่งเน้นไปที่ธีมที่ครอบคลุมทั่วไปบางส่วนที่ระบุไว้ในวรรณกรรม การรวมธีมเหล่านี้เข้าด้วยกันเป็นเหตุให้โครงการใหญ่ ๆ หลายโครงการล้มเหลวหรือมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลน้อยกว่าที่ควรจะเป็น

การเน้น PM มากเกินไปในฐานะกลไกการรายงานโครงการ

การจัดการโครงการแบบเดิมมักใช้กลไกการรายงานแบบพาสซีฟง่ายๆแทนที่จะใช้วิธีการประสานงานการทำงานเป็นทีมแบบไดนามิก ในหลาย ๆ บริษัท วิธีการจัดการโครงการถือว่าเป็นเครื่องมือการรายงานขององค์กรมากกว่าระบบที่มีประสิทธิภาพซึ่งส่วนต่างๆของ บริษัท สามารถใช้เพื่อช่วยเหลือตัวเองได้ ในสถานการณ์ประเภทนี้การไหลของข้อมูลจะน้อยลงในหมู่ผู้ร่วมให้ข้อมูลโครงการ

การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่มีประสิทธิภาพ

ใน PM แบบดั้งเดิมการสื่อสารอาจไม่ได้ผลเนื่องจากสาเหตุหลายประการ -

• ความเข้าใจผิดเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ดี
• สมาชิกมีความเข้าใจไม่ดีเกี่ยวกับปัญหา
• การตีความที่แตกต่างกันโดยสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน

การสื่อสารยังไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ถึงจุดนั้นเนื่องจากสาเหตุหลายประการเช่น -

• การสื่อสารที่ไม่ตรงเวลา
• ความล้มเหลวในการอัปเดตการแจ้งเตือนล่าสุดให้กับสมาชิกในทีมทุกคนที่จำเป็นต้องทราบ
• ทักษะและความสามารถในการสื่อสารที่ไม่ดีส่วนใหญ่อ้างว่าเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล้มเหลว

การจัดการอินพุตและเอาต์พุตโครงการ แต่ไม่ใช่กระบวนการ

ปัญหาร้ายแรงอีกประการหนึ่งในการจัดการโครงการแบบเดิมคือพนักงานจัดการสิ่งที่ส่งมอบและทรัพยากร แต่พวกเขาไม่ได้จัดการกระบวนการ

• หัวหน้าทีมสร้าง PERT และวางแผนโครงการภายในระยะเวลาจัดการเวลางบประมาณอุปกรณ์ทรัพยากรบุคคลและผลิตภัณฑ์ แต่ไม่สามารถจัดการกระบวนการทำงานได้

• สาเหตุหนึ่งที่ทำให้โครงการซอฟต์แวร์ล้มเหลวคือการขาดระบบการวัดผลการปรับปรุงแบบเรียลไทม์เพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในระยะเริ่มต้นก่อนที่จะกลายเป็นภัยคุกคามร้ายแรงต่อความคืบหน้าของผลิตภัณฑ์

• หากพนักงานจัดการเฉพาะอินพุตและเอาต์พุตของโปรเจ็กต์กระบวนการจะยังคงเป็นกล่องดำและสมาชิกในโครงการจะไม่รู้ว่ามีบางอย่างผิดพลาดจนกว่าจะสายเกินไปที่จะแก้ไขปัญหาโดยไม่ทำให้เกิดการทำงานซ้ำจำนวนมากและเพิ่มความซับซ้อน

ส่งผลให้ PM เป็นกระบวนการที่มีปฏิกิริยาแทนที่จะเป็นกระบวนการเชิงรุก

การจัดการปฏิกิริยา

การจัดการเชิงปฏิกิริยากำหนดกลยุทธ์ PM แบบพาสซีฟซึ่งผู้จัดการโครงการดำเนินการวางแผนที่ไม่สมบูรณ์ด้วยความหวังว่าทุกอย่างจะดีในที่สุด

• ผู้จัดการโครงการมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อสิ่งที่เกิดขึ้นและพวกเขาแทบจะไม่ได้วางแผนสำหรับอนาคต พวกเขาไม่ทบทวนประสบการณ์ก่อนหน้านี้ของตนเองหรือของผู้อื่นเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากบทเรียนที่ได้รับเมื่อเวลาผ่านไป

• ในการจัดการเชิงปฏิกิริยาพนักงานใช้เวลาในโครงการเป็นจำนวนมากในการทำงานส่งมอบซ้ำและแก้ไขข้อผิดพลาด

• ปัญหาทั่วไปอีกประการหนึ่งในสถานการณ์ที่เกิดปฏิกิริยาคือการทำงานซ้ำเกือบทั้งหมดต้องทำด้วยตนเองรวมถึงการค้นหางานที่ได้รับอิทธิพลจากการเปลี่ยนแปลงในส่วนอื่น ๆ ของโครงการ

การจัดการโครงการแบบตอบสนองมักจะมาพร้อมกับการขาดขั้นตอนที่เป็นระบบในการจัดเก็บข้อมูลโครงการซึ่งนำไปสู่การผสมผสานปัญหาของการวางแผนที่ไม่ดีและความจำเป็นในการทำงานซ้ำ

ขาดที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์

การขาดที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นทั่วทั้ง บริษัท เช่นเดียวกับปัญหาเฉพาะโครงการ พื้นที่เก็บข้อมูลแบบกระดาษมีข้อ จำกัด หลายประการเช่น -

• ความล่าช้าในการดึงข้อมูล
• เอกสารสูญหาย
• ไฟล์ไม่สมบูรณ์และปัญหาการจัดเก็บ
• ความชัดเจนของข้อผิดพลาดเนื่องจากการแยกข้อมูลการตีความและการบรรจุใหม่
• ความยากในการประสานงานและความล้มเหลวภายใต้ข้อ จำกัด ด้านเวลาที่กำหนด

การขาดที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เอกสารโครงการไม่เพียงพอ

• โดยปกติแล้วสมาชิกของโครงการจะกังวลกับความสำเร็จของโครงการในปัจจุบันมากกว่าการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่จะเป็นประโยชน์ในภายหลัง

• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการส่วนใหญ่จะไม่ได้รับการจัดเก็บเลยเช่นกระบวนการโครงการบริบทเหตุผลหรือสิ่งประดิษฐ์ แม้ว่าจะถูกจัดเก็บไว้ แต่ก็อาจไม่มีโครงสร้างจัดระเบียบและจัดทำดัชนีในลักษณะที่ช่วยให้สมาชิกโครงการสามารถเข้าถึงค้นหาและดึงข้อมูลได้ง่าย

การจัดการโครงการร่วมกันเป็นโซลูชัน

เราถือว่าความท้าทายต่างๆที่ต้องเผชิญใน PM แบบดั้งเดิมสามารถแก้ไขได้โดยใช้เครื่องมือและกระบวนการ PM ที่ทำงานร่วมกัน เครื่องมือ PM สำหรับการทำงานร่วมกันเกี่ยวข้องกับการนำเสนอข้อมูลโครงการอย่างชัดเจนและการแบ่งปันข้อมูลที่เพียงพอในเวลาที่เหมาะสม

มาดูกันว่าสภาพแวดล้อม PM ที่ทำงานร่วมกันสามารถเอาชนะข้อ จำกัด ที่ก่อให้เกิดภัยพิบัติ PM แบบดั้งเดิมได้อย่างไร

พิจารณา PM เป็นกลไกการวิเคราะห์โครงการ

เมื่อสมาชิกในทีมพิจารณา PM เป็นเครื่องมือในการรายงานโครงการพวกเขาสนใจเกี่ยวกับผลลัพธ์ของ PM มากกว่ากระบวนการวิเคราะห์ที่ให้ผลลัพธ์เหล่านั้น

• เมื่อผู้คนมองว่า PM เป็นเครื่องมือในการรายงานโครงการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการที่มักจะไม่ได้รับการบันทึกอย่างเป็นทางการจะหายไปอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อหน่วยความจำจางหายไป

• ในทางกลับกันเมื่อพนักงานถือว่า PM เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์โครงการแทนที่จะมองว่าเป็นเพียงเครื่องมือการรายงานผลิตภัณฑ์จะเป็นข้อมูลงานเหตุผลในการตัดสินใจและสิ่งประดิษฐ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การนำเสนอข้อมูลโครงการอย่างชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผลโดยเฉพาะในสถานการณ์แบบกระจาย

• การสื่อสารที่มีประสิทธิผลยังอธิบายถึงข้อกำหนดที่ชัดเจนและข้อตกลงเป็นเอกฉันท์ของข้อมูลโครงการที่สำคัญเช่นแนวคิดหลักแนวคิดกระบวนการโครงการหน้าที่ของสมาชิกในทีมและความรับผิดชอบ

• ทั้งหมดนี้ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตโดยสมาชิกในทีม

• นอกเหนือจากการสนับสนุนสำหรับการนำเสนอข้อมูลโครงการอย่างชัดเจนแล้วเครื่องมือ PM สำหรับการทำงานร่วมกันจำเป็นต้องสนับสนุนจัดการและจัดการการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสถานะของงานและอนุญาตให้สมาชิกอภิปรายและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานของกันและกัน

อย่างไรก็ตามการนำเสนออย่างชัดเจนเป็นขั้นตอนสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิผล

การจัดการกระบวนการโครงการตลอดจนอินพุตและเอาต์พุต

การจัดการกระบวนการโครงการเป็นส่วนสำคัญที่สุดของ PM วิธีหนึ่งในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการนี้ก็คือวงจรชีวิตของโครงการ วงจรชีวิตของโครงการแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอนหลัก ๆ อย่างกว้าง ๆ -

• Step 1 - ทำความเข้าใจโครงการ (นิยามปัญหาและข้อกำหนด) - วางแผนโครงการ

• Step 2 - กำลังดำเนินการ

• Step 3 - ติดตามและควบคุมโครงการ

• Step 4 - ปิดโครงการ.

ที่นี่สมาชิกในทีมจะจัดการอินพุตและเอาต์พุต แต่ไม่ใช่กระบวนการพวกเขาเน้นขั้นตอนที่ 1, 2 และ 4 มากเกินไปโดยเสียค่าใช้จ่ายในขั้นตอนที่ 3

ลักษณะของกระบวนการโครงการเป็นแบบไดนามิกและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญจากแผนโครงการและความคาดหวังเดิมเมื่อโครงการปรับปรุงเพิ่มเติม กระบวนการต่อเนื่องนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงบางอย่างในอินพุตและเอาต์พุตของโครงการเสมอและการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมในกระบวนการของโครงการ

เครื่องมือ PM สำหรับการทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถอัปเดตและตรวจสอบความคืบหน้าในการทำงานของกันและกันรวบรวมมาตรการโครงการเช่นทรัพยากรที่ใช้ในงานและเข้าถึงงานปัจจุบันของผู้อื่นภายในเวลาที่กำหนด

การจัดการโครงการเชิงรุก

การจัดการโครงการเชิงรุกหมายถึงการวางแผนในอนาคตการบริหารความเสี่ยงและการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการที่ดำเนินอยู่ในปัจจุบัน การจัดการเชิงรุกต้องการให้สมาชิกในทีมโครงการดำเนินการวางแผนอย่างแม่นยำระบุชัดเจนและมีรายละเอียดในช่วงเริ่มต้นของวงจรโครงการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น

ผู้จัดการโครงการที่ดำเนินการจัดการเชิงรุกตรวจสอบการพึ่งพาระหว่างกันของงานและตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่ "ยาก" มากกว่าการคิดเชิงปรารถนา

• การจัดการเชิงรุกตามด้วยการเรียนรู้

• การจัดการเชิงรุกของกระบวนการ PM ต้องการหน่วยความจำโครงการขององค์กรซึ่งสมาชิกสามารถเรียนรู้ระหว่างโครงการที่กำลังดำเนินอยู่และอ้างอิงกลับสำหรับโครงการในอนาคต

วิธีหนึ่งในการใช้หน่วยความจำโครงการขององค์กรทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพคือการใช้ที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์

การใช้ที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศที่เพิ่มมากขึ้นไฟล์ในรูปแบบดิจิทัลจึงง่ายต่อการจัดเก็บเข้าถึงเรียกคืนแก้ไขและกำหนดเส้นทาง ที่เก็บแบบกระดาษถูกแทนที่ด้วยที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์ เป้าหมายของที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์คือการควบคุมจัดการและแบ่งปันข้อมูลโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

• การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการโดยรวมภายในงบประมาณลดการป้อนข้อมูลและค่าใช้จ่ายในการส่งซ้ำกำจัดการทำซ้ำการสูญเสียข้อมูลลดเวลาในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ส่งเสริมความก้าวหน้าในคุณภาพของกระบวนการสร้างมาตรฐานกระบวนการทำงานปรับปรุงความสามารถของผู้บริหารในการดึงข้อมูลที่ถูกต้องอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มขึ้น การควบคุมการจัดการ

• ที่เก็บโครงการอิเล็กทรอนิกส์สามารถเชื่อมต่อผ่านมิดเดิลแวร์กับระบบข้อมูลอื่น ๆ ในองค์กรและให้ข้อมูลไหลลื่น