Compétences en rédaction commerciale - Introduction

Business Writing répond à la nécessité de transmettre une communication claire et concise dans la vie professionnelle - tout en traitant avec des collègues, des seniors et des représentants d'autres organisations. La rédaction commerciale joue un rôle essentiel dans les grandes organisations où une communication claire et transparente est absolument essentielle à leur fonctionnement. Les messages envoyés doivent donc être clairs, précis, fondés sur des faits et sans ambiguïté.

Une rédaction professionnelle claire et concise est vitale dans de nombreux domaines, tels que le droit, l'ingénierie, les manuels techniques et les étiquettes de produits, où un malentendu pourrait avoir de graves conséquences.

Pourquoi une écriture efficace?

De nos jours, de nombreux professionnels, en particulier au début de leur carrière, recherchent des conseils sur les compétences nécessaires à la rédaction commerciale formelle, car ils ont des difficultés avec la grammaire, l'orthographe et la ponctuation de base. Il s'agit d'une limitation sérieuse qui réduit leur confiance et les empêche de documenter et de présenter des informations.

Avec des compétences rédactionnelles efficaces, ils peuvent améliorer leur communication écrite et réussir à présenter des points et des idées qu'ils avaient toujours mais qu'ils n'ont jamais réussi à présenter. Cela augmentera également leur confiance et leurs perspectives d'avenir dans l'entreprise.

Comment vos messages vous présentent

Les lecteurs génèrent toujours une impression de vous et de votre entreprise en fonction de la façon dont ils interprètent vos e-mails. Le but de Business Writing est de fournir une communication concise en gardant à l'esprit le (s) lecteur (s), l'image de votre entreprise et votre image. Les mots que nous utilisons et les phrases que nous écrivons sont tous essentiels pour construire notre perception dans l'esprit du lecteur.

Erreurs courantes dans la rédaction commerciale

Quand il s'agit de rédaction commerciale, le mandat est - «moins c'est assez». Beaucoup de gens utilisent trop de contenu dans leur écriture ou fournissent des informations trop rares et incomplètes. C'est tout un défi de trouver un équilibre entre les deux. Discutons des erreurs les plus courantes commises par les écrivains -

Beaucoup utilisent des mots gros et difficiles comme "loggerheads, cumbersome"Pour décrire des choses qui peuvent être facilement expliquées en utilisant des mots beaucoup plus simples comme"quarrel, clumsy». Non seulement ces mots confondent, mais ils sont aussi vagues, en ce sens qu'ils n'expliquent rien clairement.
Style excessivement formel - Des phrases comme «Nous souhaiterions, au mieux de mes intentions, que vous fassiez sentir votre présence» sont allées et venues avec les dirigeants coloniaux. "We will be pleased if you come. » fait le même travail avec la moitié des mots et aucune confusion.
Venons-en maintenant au principal coupable: les fautes de frappe et d'orthographe, comme "sprite, meat, usher" au lieu de "spirit, meet, user»Non seulement change tout le sens de la phrase, mais cause également de l'embarras. Imaginez quelqu'un écrivant - «Je vous verrai bientôt»?
Certains professionnels vont à l'autre extrême et écrivent des phrases très courtes, et parfois des phrases qui n'expliquent pas le sens complet ni ne donnent des instructions claires. Des exemples de tels écrits sont: "See u today@5, Meeting tomorrow at 10. »

La formule AIDA de l'écriture persuasive

Si jamais vous observez les publicités de près, vous remarquerez un schéma intéressant - quelque chose de très accrocheur ou d'intéressant se produit qui attire immédiatement votre attention. La description d'arrière-plan ajoute aux fonctionnalités et aux avantages du produit qui commencent à susciter votre intérêt. Avant que vous ne le sachiez, la présentation attrayante et le style persuasif auraient créé en vous le désir de donner au moins un essai au produit, ce qui vous conduit ensuite vers l'action d'obtenir le produit.

Si vous avez vécu une expérience similaire ou connaissez quelqu'un qui l'a fait, vous vous rendrez compte de la puissance de l'AIDA. Dans ce cas, il ne sera pas surprenant qu'il ait été inventé par l'industrie du marketing pour attirer les clients.

Aujourd'hui, les techniques AIDA sont utilisées dans la rédaction commerciale dans le même but: attirer et impressionner le lecteur par votre présentation et votre persuasion. Les quatre étapes de l'AIDA sont -

Attention - Accrochez le lecteur avec une phrase qui attire l'attention.
Interest - Créez de l'intérêt en mentionnant les avantages de ce que le lecteur aime.
Desire - Utilisez les paragraphes du milieu pour inciter le lecteur à agir.
Action - Actions que le lecteur doit entreprendre pour obtenir ce qu'il désire.

Rédaction ciblée

Beaucoup de gens frémissent à la mention de la rédaction d'un manuscrit ou d'un document qui peut être diffusé au bureau. Les raisons sont évidentes. Il y a tout simplement trop de paramètres auxquels penser en écrivant quoi que ce soit à des fins professionnelles. Le choix correct des mots, la structure des phrases, la précision grammaticale, l'orthographe et l'utilisation correctes, et bien sûr, l'image que le lecteur se formera de vous sont tous des points très importants à retenir lors de l'écriture pour vos collègues.

Maintenant, comment gérer cette tâche? Il y a un vieux dicton qui dit "Well begun is half done. » Nous devons également mettre en œuvre cette philosophie dans nos écrits. Nous devons découvrir le but de notre écriture, ce qui éclaircira nos pensées sur les questions suivantes -

Who are your readers?
Cela vous aidera à comprendre le vocabulaire et la formation des phrases qui conviendront selon le lectorat.
What is the purpose of your document?
Vous devez comprendre la raison pour laquelle vous écrivez quelque chose.
Why should the readers read your document?
En d'autres termes, vous devez penser au message destiné aux lecteurs de votre document.
What outcomes you expect?
Chaque action a une réaction égale et opposée, donc pour chaque mot que vous écrivez, il doit y avoir une réaction égale créée (même si ce n'est pas nécessairement opposé). Cela signifie que si vous voulez obtenir la réaction ou le résultat que vous désirez, vos paroles doivent être telles qu'elles peuvent décrire clairement ce que vous voulez exprimer.

Commencer

Les experts affirment que le véritable objectif de la correspondance commerciale est d'évoquer une action immédiate ou tardive de votre (vos) lecteur (s). Vous vous souvenez de la technique AIDA? Cela s'est terminé par Action, et c'est la réalisation que chaque texte doit viser.

Un email envoyé par le Manager est lu par les membres de son équipe, et en fonction de la clarté des instructions combinée à l'interprétation individuelle de chaque lecteur, soit l'action souhaitée est terminée, soit il reste quelques zones. Alors, concentrons-nous maintenant sur les choses les plus importantes que l'on doit garder à l'esprit lors de la conception d'un texte. Lors de la rédaction d'un document commercial, vous devez -

Sachez ce que vous voulez écrire.
Écrivez ce que vous voulez réaliser.

Connaître ces deux choses vous aidera grandement à vous donner la bonne direction pour aborder n'importe quel contenu, et l'un des moyens les plus efficaces de trouver la bonne approche est - brainstorming.

Réflexion

Le brainstorming est la technique qui consiste à écrire toutes les idées qui vous viennent à l'esprit sans trop vous soucier de l'ordre logique, de la séquence, de la ponctuation et de l'orthographe. Pendant le brainstorming, on n'a pas besoin de se soucier de l'ordre des pensées et de l'utilisation correcte des mots. Au lieu de cela, il faut se concentrer sur la collecte du plus grand nombre d'idées et de données disponibles sur ce sujet particulier.

Prenez votre temps pour réfléchir à un sujet. Recueillez vos pensées et commencez à les noter au hasard. Laissez une idée vous conduire librement à une autre idée connexe et ainsi de suite. Cette collecte d'informations vous donnera lentement une approche du contenu. Après un certain temps, quelques approches alternatives seront formées. Plus vous continuez à regarder les courants de pensées que vous avez mis sur papier, plus d'idées se formeront.

Essayez maintenant d'organiser ces idées dans un flux logique. Ne commencez pas encore à vérifier la grammaire. Essayez simplement d'obtenir un flux uniforme. Désormais, toutes vos idées seront rationalisées. Ensuite, effectuez les modifications nécessaires, comme le remplacement de certains mots par des mots plus appropriés, la vérification de la grammaire, l'utilisation des mots, l'orthographe et la ponctuation.