Rédaction de mémos
Le but principal de la rédaction d'un mémo est de soutenir la prise de décision en documentant une référence pour une utilisation future. Il aide également à transmettre des informations, à présenter un rapport informel et à proposer une solution à un problème.
Un mémo commercial est approprié à utiliser lors d'annonces d'entreprise telles que les nominations d'employés, les promotions et les changements dans les politiques de l'entreprise.
Format d'un mémo
Un mémo comprend normalement les éléments suivants -
Organization name - dans l'en-tête.
Memo Title - en haut de la page.
Attachments - les documents joints à la note pour référence.
Summary- placé au début du mémo, doit condenser le sujet en cinq ou dix lignes. Il ne doit pas contenir de jargon ou de langage hautement technique.
To - Nom complet du lecteur (incluez les titres honorifiques, mais gardez les titres génériques comme «M.», «Mme». La ligne «À» annule les usages de salutation comme «Cher».
Si le nombre de lecteurs dépasse cinq, mentionnez-les à la fin du mémo sous «Liste de distribution» et faites-y référence sur la ligne «À». Par exemple -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Le nom et la désignation de l'expéditeur sont mentionnés ici. Il annule les clôtures complémentaires comme «With Regards».
Date - Mentionner la date permet de suivre le mémo.
Subject - Mentionnez le sujet en quelques mots (5-6) mais il doit clairement indiquer le but.
Message - Cette section contient une introduction, une discussion (contient 2-3 paragraphes du milieu mentionnant les détails) et une conclusion.
Introduction- Énonce le but et la portée de la note. En cas de bonne nouvelle, de mauvaise nouvelle, de refus, de rejet ou d'approbation, un court message est mentionné ici avant de fournir les détails dans la section discussion.
Discussion - Les détails du problème, l'approche pour le résoudre, l'analyse, l'évaluation et les recommandations sont mentionnés ici.
Conclusion - Arrondit les points principaux et fournit les actions et les instructions nécessaires pour les lecteurs.
Distribution list- Les noms figurant sur la liste de distribution sont généralement saisis par ordre alphabétique. Cependant, si l'un des individus surclasse clairement les autres, placez ce nom en premier.
Writer’s initials - Un mémo est complété par les initiales de l'écrivain, et non par sa signature, immédiatement après la dernière phrase.
Exemple de mémo
Memo Title: <Rencontre avec Hasta La Vista pour la décoration intérieure>
Attachments: <Brochure d'entreprise et liste de devis>
Summary - Rencontre des représentants de Hasta La Vista à des fins de décoration intérieure de nos locaux de bureaux.
To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>
From: <Vineet Nanda>
Date: 23/04/2015
Subject: Rencontre avec Hasta La Vista aujourd'hui à 18 h 00 dans la salle de réunion 1
Selon notre discussion précédente du 12/01/2015, nous prévoyions de rénover l'intérieur de notre bureau. La décision prise à l'issue de cette réunion était de contacter une entreprise de décoration intérieure.
Hasta La Vista est une organisation de décoration intérieure basée à Hyderabad et l'une des entreprises à la croissance la plus rapide du secteur.
Nous prévoyons de louer leurs services à des fins de décoration intérieure de nos bureaux. Nous rencontrerons leurs représentants aujourd'hui à 18 heures dans la salle de réunion 1.
Dans l'attente de votre participation active. Je vous remercie.
V.N.