Rédaction efficace des e-mails

Le courrier électronique est largement utilisé comme une forme d'outil de communication commerciale peu coûteux mais très efficace. Les e-mails sont rarement imprimés et utilisés comme copies électroniques car il est facile d'archiver et de récupérer les e-mails. La raison de sa popularité est sa facilité d'accès, que tout le monde dans une organisation, du PDG au concierge, peut utiliser.

Les e-mails sont un moyen efficace de communiquer des informations d'une manière bien présentée, facile à lire et professionnellement appropriée. De nombreuses personnes citent le manque de temps comme une raison de transmettre des e-mails de qualité inférieure qui vont d'incompréhensibles à incomplets.

Beaucoup de gens confondent les e-mails avec la messagerie texte, ou du moins leur approche de la rédaction d'e-mails le suggère. Prenant cela pour être le cas, discutons de la différence entre une conversation textuelle et la rédaction d'un e-mail.

Text Message Conversation - Dans une conversation par SMS, deux personnes peuvent échanger des informations, partager des détails, apporter des corrections et demander des éclaircissements par un va-et-vient rapide de la communication.
Email- Par rapport à cela, les e-mails sont lus par des professionnels qui, en fonction de leur travail, peuvent recevoir entre 20 et 200 e-mails par jour. Ils ne veulent ni s'engager dans une conversation aller-retour, ni avoir le temps de demander des détails plusieurs fois. Ils veulent simplement comprendre le contenu de l'e-mail, lire les instructions, traiter les informations, terminer la tâche et vider la section "non lu" de la boîte de réception.

En gardant cela à l'esprit, discutons de quelques tricks to write effective emails -

Planifiez votre message.
Utilisez la ligne d'objet pour attirer l'attention du lecteur.
Gardez votre message court et clair.
Ne tapez pas l'intégralité de votre message en minuscules.
Relisez votre message avant de l'envoyer et assumez la responsabilité.
Si vous êtes en colère, prenez quelques minutes pour vous calmer avant d'envoyer un e-mail.
Ne tapez pas votre message en majuscules. Les majuscules sont considérées comme CRIER.

Dans certains cas, emails may not be suitable. Je préfère appeler quelqu'un quand -

Vous devez discuter d'informations personnelles, sensibles ou confidentielles.
Vous allez donner de mauvaises nouvelles.
Votre message est complexe et le sens peut être perdu dans les libellés.
Vous avez besoin d'une réponse immédiate.

Risques juridiques des e-mails

Les e-mails sont le mode de communication privilégié pour de nombreux lieux de travail, ce qui signifie qu'ils contiennent de nombreuses informations qui pourraient être confidentielles. La sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les e-mails relèvent de la responsabilité conjointe de l'expéditeur et des destinataires. Les entreprises ont des directives strictes pour protéger leurs documents et leur contenu. Discutons de certaines des directives les plus couramment suivies pour empêcher l'utilisation abusive des e-mails.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Vous envoyez ou transférez des e-mails avec un contenu offensant.
Vous envoyez une pièce jointe contenant un virus.
Vous transférez l'e-mail de l'expéditeur à une autre personne sans autorisation.
Vous essayez de falsifier les e-mails des autres ou d'envoyer des e-mails à partir des comptes des autres.
Vous essayez de cacher votre identité aux destinataires lors de l'envoi d'e-mails.
Vous copiez un message appartenant à une autre personne sans autorisation.

Format d'un e-mail de format

Alors que la plupart d'entre nous envoient des courriels informels à des amis qui peuvent contenir des erreurs grammaticales, il n'en va pas de même lorsque nous écrivons à des collègues, en particulier lorsque nous voulons faire bonne impression, car nous devons être plus prudents et diplomatiques cette fois. Voici quelques conseils généraux sur le bon format d'un e-mail -

Contexte

Le fond blanc par défaut doit être utilisé pour tous les e-mails. Les arrière-plans colorés ou les motifs de défilement sont considérés comme non professionnels et distrayants.

Police de caractère

Les polices préférées sont Times New Roman ou Arial, taille de police-12.

Couleur de la police

La police doit être bleu marine ou noire uniquement.

Détails du contact

Les coordonnées officielles telles que le nom, la désignation, l'identifiant de courrier électronique, le numéro de contact, le logo de l'entreprise et l'adresse de correspondance doivent être mentionnés dans la zone de signature. Il vaut mieux éviter les déclarations personnelles.

Prénom et nom

Ils doivent être mentionnés dans la même police que celle utilisée dans le corps de l'e-mail, seulement deux tailles de police plus grandes. Les polices cursives ne sont pas recommandées.

Signature

Les informations suivantes doivent être fournies dans la même police et la même taille que le corps de l'e-mail.

Designation
Department
Nom et adresse de l'entreprise
Repère et code postal.
Numéro de contact
Adresse e-mail
Numéro de téléphone de l'entreprise
Numéro de fax de l'entreprise
URL de l'entreprise
URL de l'entreprise

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Clause de non-responsabilité (avec exemple)

Utilisez une clause de non-responsabilité à la fin de votre signature d'e-mail en police standard, taille 8 -

VOUS DEVEZ LIRE CET AVIS

Les informations contenues dans cet e-mail et les pièces jointes sont confidentielles et peuvent être soumises au droit d'auteur ou à une autre protection de la propriété intellectuelle. Vous n'êtes pas autorisé à utiliser ou à divulguer ces informations autrement qu'avec le consentement exprès de l'expéditeur

Exemple de courrier électronique

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Réponse sur la décoration intérieure \| Date et heure de finalisation de la réunion

Cher Monsieur

J'ai reçu votre e-mail avec des instructions pour contacter une entreprise de décoration intérieure. En conséquence, j'avais contacté Hasta La 'Vista, l'une des organisations les plus réputées en matière de formation comportementale, d'évaluation de mode, d'analyse psychométrique, entre autres.

Ils ont répondu à mon e-mail et sont ravis de la perspective de notre collaboration. Ils m'ont demandé de planifier une réunion pour leurs représentants afin qu'ils puissent nous rendre visite et expliquer le reste des détails en personne. Je vous ai envoyé leurs conditions générales sous forme de pièce jointe PDF nomméeTermsà cet e-mail. Veuillez le parcourir et répondre.

Au plaisir de vous entendre bientôt. Je vous remercie. Bonne journée.

Cordialement