Guide rapide des compétences en rédaction commerciale

Business Writing répond à la nécessité de transmettre une communication claire et concise dans la vie professionnelle - tout en traitant avec des collègues, des seniors et des représentants d'autres organisations. La rédaction commerciale joue un rôle essentiel dans les grandes organisations où une communication claire et transparente est absolument essentielle à leur fonctionnement. Les messages envoyés doivent donc être clairs, précis, fondés sur des faits et sans ambiguïté.

Une rédaction professionnelle claire et concise est vitale dans de nombreux domaines, tels que le droit, l'ingénierie, les manuels techniques et les étiquettes de produits, où un malentendu pourrait avoir de graves conséquences.

Pourquoi une écriture efficace?

De nos jours, de nombreux professionnels, en particulier au début de leur carrière, recherchent des conseils sur les compétences nécessaires à la rédaction commerciale formelle, car ils ont des difficultés avec la grammaire, l'orthographe et la ponctuation de base. Il s'agit d'une limitation sérieuse qui réduit leur confiance et les empêche de documenter et de présenter des informations.

Avec des compétences rédactionnelles efficaces, ils peuvent améliorer leur communication écrite et réussir à présenter des points et des idées qu'ils avaient toujours mais qu'ils n'ont jamais réussi à présenter. Cela augmentera également leur confiance et leurs perspectives d'avenir dans l'entreprise.

Comment vos messages vous présentent

Les lecteurs génèrent toujours une impression de vous et de votre entreprise en fonction de la façon dont ils interprètent vos e-mails. Le but de Business Writing est de fournir une communication concise en gardant à l'esprit le (s) lecteur (s), l'image de votre entreprise et votre image. Les mots que nous utilisons et les phrases que nous écrivons sont tous cruciaux pour construire notre perception dans l'esprit du lecteur.

Erreurs courantes dans la rédaction commerciale

En matière de rédaction commerciale, le mandat est le suivant: «moins c'est assez». Beaucoup de gens utilisent trop de contenu dans leur écriture ou fournissent des informations trop limitées et incomplètes. C'est tout un défi de trouver un équilibre entre les deux. Discutons des erreurs les plus courantes commises par les écrivains -

Beaucoup utilisent des mots gros et difficiles comme "loggerheads, cumbersome"Pour décrire des choses qui peuvent être facilement expliquées en utilisant des mots beaucoup plus simples comme"quarrel, clumsy». Non seulement ces mots confondent, mais ils sont aussi vagues, en ce sens qu'ils n'expliquent rien clairement.
Style excessivement formel - Des phrases comme «Nous souhaiterions, au mieux de mes intentions, que vous fassiez sentir votre présence» sont allées et venues avec les dirigeants coloniaux. "We will be pleased if you come. » fait le même travail avec la moitié des mots et aucune confusion.
Passons maintenant au principal coupable: les fautes de frappe et d'orthographe, comme "sprite, meat, usher" au lieu de "spirit, meet, user»Non seulement modifie tout le sens de la phrase, mais provoque également de l'embarras. Imaginez quelqu'un écrivant - «Je vous verrai bientôt»?
Certains professionnels vont à l'autre extrême et écrivent des phrases très courtes, et parfois des phrases qui n'expliquent pas le sens complet ni ne donnent des instructions claires. Des exemples de tels écrits sont: "See u today@5, Meeting tomorrow at 10. »

La formule AIDA de l'écriture persuasive

Si jamais vous observez les publicités assez attentivement, vous remarquerez un schéma intéressant - quelque chose de très accrocheur ou d'intéressant se produit qui attire immédiatement votre attention. La description d'arrière-plan ajoute aux fonctionnalités et aux avantages du produit qui commencent à susciter votre intérêt. Avant que vous ne vous en rendiez compte, la présentation attrayante et le style persuasif auraient créé en vous le désir de donner au moins un essai au produit, ce qui vous conduit ensuite vers l'action d'obtenir le produit.

Si vous avez vécu une expérience similaire, ou connaissez quelqu'un qui l'a fait, vous vous rendrez compte de la puissance de l'AIDA. Dans ce cas, il ne sera pas surprenant qu'il ait été inventé par l'industrie du marketing pour attirer les clients.

Aujourd'hui, les techniques AIDA sont utilisées dans la rédaction commerciale dans le même but: attirer et impressionner le lecteur par votre présentation et votre persuasion. Les quatre étapes de l'AIDA sont -

Attention - Accrochez le lecteur avec une phrase qui attire l'attention.
Interest - Suscitez l'intérêt en mentionnant les avantages de ce que le lecteur aime.
Desire - Utilisez les paragraphes du milieu pour inciter le lecteur à agir.
Action - Actions que le lecteur doit entreprendre pour obtenir ce qu'il désire.

Rédaction ciblée

Beaucoup de gens frémissent à la mention de la rédaction d'un manuscrit ou d'un document qui peut être diffusé au bureau. Les raisons sont évidentes. Il y a tout simplement trop de paramètres auxquels penser lors de l'écriture de quoi que ce soit à des fins professionnelles. Le choix correct des mots, la structure des phrases, la précision grammaticale, l'orthographe et l'utilisation correctes, et bien sûr, l'image que le lecteur se formera de vous sont tous des points très importants à retenir lors de l'écriture pour vos collègues.

Maintenant, comment gérer cette tâche? Il y a un vieux dicton qui dit "Well begun is half done. » Nous devons également mettre en œuvre cette philosophie dans nos écrits. Nous devons découvrir le but de notre écriture, ce qui éclaircira nos pensées sur les questions suivantes -

Who are your readers?
Cela vous aidera à comprendre le vocabulaire et la formation des phrases qui conviendront selon le lectorat.
What is the purpose of your document?
Vous devez comprendre la raison pour laquelle vous écrivez quelque chose.
Why should the readers read your document?
En d'autres termes, vous devez penser au message destiné aux lecteurs de votre document.
What outcomes you expect?
Chaque action a une réaction égale et opposée, donc pour chaque mot que vous écrivez, il doit y avoir une réaction égale créée (même si ce n'est pas nécessairement opposé). Cela signifie que si vous voulez obtenir la réaction ou le résultat que vous désirez, vos mots doivent être tels qu'ils puissent décrire clairement ce que vous voulez exprimer.

Commencer

Les experts affirment que le véritable objectif de la correspondance commerciale est d'évoquer une action immédiate ou tardive de votre (vos) lecteur (s). Vous vous souvenez de la technique AIDA? Cela s'est terminé par Action, et c'est la réalisation que chaque texte doit viser.

Un email envoyé par le Manager est lu par les membres de son équipe, et en fonction de la clarté des instructions combinée à l'interprétation individuelle de chaque lecteur, soit l'action souhaitée est terminée, soit il reste quelques zones. Alors, concentrons-nous maintenant sur les choses les plus importantes que l'on doit garder à l'esprit lors de la conception d'un texte. Lors de la rédaction d'un document commercial, vous devez -

Sachez ce que vous voulez écrire.
Écrivez ce que vous voulez réaliser.

Connaître ces deux choses vous aidera grandement à vous donner la bonne direction pour aborder n'importe quel contenu, et l'un des moyens les plus efficaces de trouver la bonne approche est - brainstorming.

Réflexion

Le brainstorming est la technique qui consiste à écrire toutes les idées qui vous viennent à l'esprit sans trop vous soucier de l'ordre logique, de la séquence, de la ponctuation et de l'orthographe. Pendant le brainstorming, on n'a pas besoin de se soucier de l'ordre des pensées et de l'utilisation correcte des mots. Au lieu de cela, il faut se concentrer sur la collecte du plus grand nombre d'idées et de données disponibles sur ce sujet particulier.

Prenez votre temps pour réfléchir à un sujet. Recueillez vos pensées et commencez à les écrire au hasard. Laissez une idée vous conduire librement à une autre idée connexe et ainsi de suite. Cette collecte d'informations vous donnera lentement une approche du contenu. Après un certain temps, quelques approches alternatives seront formées. Plus vous continuez à regarder les courants de pensées que vous avez mis sur papier, plus d'idées se formeront.

Essayez maintenant d'organiser ces idées dans un flux logique. Ne commencez pas encore à vérifier la grammaire. Essayez simplement d'obtenir un flux uniforme. Désormais, toutes vos idées seront rationalisées. Ensuite, effectuez les modifications nécessaires, comme le remplacement de certains mots par des mots plus appropriés, la vérification de la grammaire, l'utilisation des mots, l'orthographe et la ponctuation.

Avec la façon dont le monde a évolué autour de nous, chaque personne doit écrire de nos jours, quels que soient son âge, son travail et sa désignation. Que ce soit pour les devoirs scolaires, le dépôt de rapports ou la signature de factures - tout le monde écrit.

Alors que beaucoup de ceux qui «ont» à écrire aiment réellement écrire, il y en a beaucoup pour qui écrire n'est rien de plus qu'une corvée. Le problème avec ces gens est qu'ils ne se donnent pas le temps de réfléchir à l'écriture. En conséquence, leur style d'écriture est long, imprécis et insatisfaisant.

Tout comme il existe des étapes pour résoudre une question sur l'algèbre, plusieurs étapes peuvent être suivies pour une meilleure sortie écrite. Ici, dans ce chapitre, nous allons discuter de la manière dont vous devez réellement lancer le processus de rédaction d'un document commercial efficace.

Comment commencer

De toutes les étapes, la plus délicate (et la plus frustrante) est de comprendre le début. Voici quelques conseils pour démarrer rapidement votre travail -

Recherche pour trouver des faits.
Faites un remue-méninges pour noter toutes les idées aléatoires.
Discutez du brouillon avec un collègue.
Gardez un ton d'écriture aimable et détendu.
Faites preuve d'empathie avec le lecteur.
Vérifiez-le et dormez dessus.

Planification et structure

Les entreprises produisent régulièrement des documents, comme des rapports annuels pour les actionnaires, des bulletins mensuels pour les clients et des éditoriaux pour ses employés. En fonction de la quantité de contenu que vous concevez, vous devrez peut-être organiser vos données en trois structures:

Time-based Structure
Cette structure est utilisée lorsque vous rédigez des ordres du jour et des procès-verbaux, ou des rapports où les tâches sont attribuées et les résultats sont présentés dans une séquence chronologique.
Alphabetical Structure
Cette structure est utilisée lorsque le document comporte un grand nombre de sujets distincts, qui doivent être classés dans un ordre alphabétique spécifique (A - Z). Des exemples de ceci seraient un glossaire de mots, ou un livre sur les fruits et les calories, où les noms des fruits sont classés par ordre alphabétique.
Topic Structure
La structure la plus couramment utilisée est celle où la structure est divisée en fonction des thèmes. Par exemple, un site Web conçoit à froid sa page FAQ de telle sorte qu'il dispose de trois sujets au choix: "état de livraison", "plaintes" et "paiement et remboursement", chaque sujet comportant plusieurs questions sur ce sujet.

Étapes efficaces pour organiser le contenu

Il existe quelques étapes efficaces qui vous aideront à organiser le contenu dans une structure appropriée et à remplir les détails dans un flux logique afin que l'ensemble du document semble synchronisé et complet. Ce sont -

Le document doit avoir un début, un milieu et une fin logiques.
Organisez le corps de votre message en petits paragraphes concis et courts (4 à 5 maximum).
Modifiez le contenu en fonction de vos lecteurs.
Ne perdez jamais la concentration et le résultat souhaité de la lettre lors de l'écriture.
Ne vous corrigez pas en écrivant, ne modifiez qu'après un brainstorming.
Prenez un peu de temps avant de commencer le montage.

Surtout, il faut toujours suivre une séquence logique lors de la rédaction d'un document commercial afin de s'assurer que le document transmet le bon message.

Les documents commerciaux ont un public et un but précis. Par conséquent, il est essentiel d'avoir à l'esprit les exigences des lecteurs avant de rédiger un document commercial. C'est la raison pour laquelle presque toutes les lettres commencent par s'adresser au destinataire du document.

Avant de commencer à écrire, sachez la raison pour laquelle vous écrivez et quelles mesures vous voulez prendre ou accomplir par la lecture de cette lettre.

Ce que veulent les lecteurs

L'idée est d'écrire en gardant à l'esprit le lecteur auquel vous l'envoyez. Pour qu'un document écrit soit complet, il y a quelques questions que vous devriez vous poser tout au long -

Qui est votre lecteur?
Que veut-il savoir?
Que doit-il savoir?
Que sait-il déjà du sujet?
Quel est le temps prévu pour envoyer le document?

Informez les lecteurs dès le début des avantages qu'ils tireront de la lecture de votre document, mentionnez les actions / réalisations attendues d'eux et quelles autres informations ils tireront de la lecture de votre document.

L'écriture est similaire au démarrage d'un devoir. Vous devez être bien planifié, préparé, concentré, engagé et, surtout, passionné par ce que vous faites. Si vous mettez en œuvre tous les points mentionnés, les chances d'écrire un texte apprécié seront en votre faveur.

Points clés de la rédaction d'un document

Tout d'abord, acceptons le fait que très peu de personnes, presque aucune, peuvent écrire un document comme elles le voulaient le mettre sur papier, dès le premier essai. Les idées et les souvenirs viennent souvent quand on s'y attend le moins, et ces nouvelles idées changent constamment votre document à chaque entrée ultérieure.

Une fois que vous avez mis vos idées sur papier, la prochaine étape serait de les présenter d'une manière simple, logique, connectée et claire. Cela nécessite une planification et une préparation, pour lesquelles vous pouvez suivre des étapes précises -

Langue appropriée
Anglais simple (sans jargon)
Phrases simples
Contenu pertinent
Utilisation de puces
Conciseness
Amélioration constante

Recherche

La recherche sur n'importe quel sujet est une étape très critique avant d'écrire. Vos sources doivent être fiables et largement acceptées. Avant d'identifier et de développer votre sujet, vous devez trouver le contexte et les informations générales sur votre sujet. Cela peut être fait en se référant à des livres, des articles, des revues, des sources d'information et des magazines. De nos jours, les gens utilisent également des enregistrements vidéo et sonores. Les étapes suivantes vous aideront à -

Notez les détails importants et pertinents.
Évaluez chaque point par rapport au sujet et à l'objectif de votre document.
Enregistrez les détails de vos ressources et références (c.-à-d. Auteur, titre et publication)
Organisez le contenu dans un ordre logique sous les titres et sous-titres appropriés.

Objectif

Connaître votre public vous aidera beaucoup à décider du contenu et de la façon dont vous devez l'aborder. Dans le cas où vous ne connaissez pas votre public, écrivez en gardant à l'esprit le groupe démographique, c'est-à-dire le groupe cible de votre rédaction, comme le font les rédacteurs d'articles en ligne ou les blogueurs.

Avant de commencer à écrire, essayez de toujours comprendre quelle est votre raison d'écrire. Cela pourrait être n'importe lequel des ci-dessous -

Fournir des informations
Appliquer la persuasion
Présenter votre opinion
Proposer des idées
Envoi de rapports
Recommendations
Une action souhaitée
Atteindre un accomplissement

Par exemple, si votre intention est de vendre un produit ou d'amener quelqu'un à s'abonner à un service que vous fournissez, ou si vous faites la promotion d'une cause, posez-vous des questions telles que -

Qui sont mes lecteurs potentiels?
Quel est le contexte de mon lectorat cible potentiel?
Où vivent-ils et quel âge ont-ils?
Quels sont leurs intérêts et priorités?

Ces questions définiront le but de votre écriture.

Rédaction des documents

Une fois que vous avez identifié votre public, essayez d'anticiper les informations que votre lecteur pourrait juger nécessaires et incluez-les dans votre document au fur et à mesure que vous rédigez. Cela peut être fait en vous posant les «questions WH».

Answer the WH questions- Répondre «Qui? Quoi? Pourquoi? Où? Quand? Qui? Comment?" vous donnera une longueur d'avance sur le contenu de l'écriture.
Determine the Start and Finish- Après avoir rassemblé toutes les idées possibles que vous avez sur le sujet, vous pouvez les parcourir et en rejeter quelques-unes qui n'auront pas de sens dans votre rédaction. Après cela, découvrez l'idée qui laissera le maximum d'impact sur la lecture et mettez-la au début de l'article. La fin devrait avoir l'idée qui résume toutes les idées d'une manière claire et nette.
Get a second-person opinion- Faites toujours vérifier votre texte écrit par quelqu'un avant de le soumettre. Cela donne une perspective objective à la deuxième personne à l'examen et empêche vos émotions et votre indulgence de vous gêner. Ne faites pas cela si le contenu est confidentiel et ne doit pas être partagé.
Discuss suggestions and include improvements - Une fois que vos amis ont suggéré des changements, mettez en œuvre ceux que vous jugez pertinents.

Rédaction du premier brouillon

Réfléchissez à vos idées à voix haute avant de les écrire afin que les pensées soient exprimées clairement. Une fois que vous avez le brouillon initial, remplissez les détails manquants pertinents conformément à la structure standard du document. Écrivez selon votre plan de contenu en utilisant des puces et des indentations pour les en-têtes, sous-titres et titres mineurs.

Re-rédaction

Après avoir terminé le premier brouillon, attendez quelques jours avant de le modifier. Améliorez le brouillon en évaluant chaque mot, chaque phrase et chaque paragraphe dans le but de concevoir un contenu concis et correct.

Incluez tous les détails nécessaires omis.
Rendez les phrases plus précises et plus claires.
Vérifiez que le temps est cohérent.
Corrigez l'orthographe, la grammaire et la ponctuation.
Utilisez la voix active et la première personne le cas échéant.
Réorganisez la séquence des phrases ou des paragraphes et vérifiez le flux.

Rédaction du projet final

Rédigez plusieurs brouillons, avec chacun une amélioration par rapport au dernier. Continuez à réviser le projet final jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat final. Montrez-le à vos collègues et obtenez leurs commentaires. Discutez des suggestions et mettez en œuvre les corrections ou changements nécessaires.

Rédaction de la copie finale

Tapez la copie finale du document.
Relisez mot par mot et figure par figure.
Signez et / ou tapez votre nom ou vos initiales à la fin du document.
Envoyez le document au lecteur.

Tout en adaptant le contenu aux besoins des clients et des lecteurs, vous devez essayer d'éviter autant que possible les jargons techniques, les acronymes et les abréviations. Celles-ci ne déroutent pas seulement les lecteurs en leur demandant de deviner le sens, ce qui conduit à des interprétations ambiguës de ce qui est mentionné. Quelques autres de ces points sont discutés ci-dessous.

Pour adapter le contenu, le ton et la langue de vos documents selon les exigences des lecteurs, vous devez suivre ces étapes simples -

Utilisez «vous» plus que vous n'utilisez «je» ou «nous».
Écrivez du point de vue des lecteurs.
Concentrez-vous sur leurs avantages.
Votre langue ne doit pas être spécifique à un sexe, une race, un âge ou un handicap.
Utilisez un ton professionnel mais amical pour donner une impression formelle mais aimable.
Utilisez des mots positifs qui sont polis, simples et précis

Utiliser des pronoms à la deuxième personne dans la mesure du possible, au lieu de «je, nous», donne un ton positif et fait penser au lecteur que vous faites preuve d'empathie avec lui. Cela lui permet d'être aux commandes car il comprend cela comme une conversation exclusive, plutôt que comme un texte destiné à la foule en général.

Maintenant que vous avez appris à structurer vos pensées et à mettre vos idées en séquence, apprenons à rendre votre écriture plus professionnelle et plus nette.

Beaucoup de gens ont des idées très intéressantes et parviennent même à les mettre sur papier. Cependant, leur lectorat ne dépasse pas un niveau particulier, même si leur écriture est bonne et que les pensées ont été correctement mentionnées. C'est parce que leur écriture ne dispose pas d'une sélection appropriée de mots, ou peut-être qu'un proverbe comme «mordiller dans l'œuf» a été utilisé, que les lecteurs peuvent ne pas comprendre.

Discutons de 15 choses que vous devez garder à l'esprit lors de la relecture et de la révision de votre écriture -

Clarity

Votre écriture doit être comprise en première lecture. Évitez le jargon technique, les mots inconnus ou le langage formel.

Formal vs. Modern

Le paiement a été dûment noté vs. nous avons reçu votre chèque.
Hétéro attaché vs. veuillez trouver ci-joint

Avoid ambiguity

Il faut éviter les mots à double sens ou les phrases qui déroutent les lecteurs -
Après avoir mangé le poisson, Kiran a parlé à Karan. (Qui avait le poisson?)

Avoid colloquialisms

En un mot vs. en bref
En ce jour et âge vs. aujourd'hui, actuellement

Avoid using many words

Avant l'événement vs. avant
En ce moment vs. maintenant

Avoid unnecessary repetition

Absolument essentiel
Combinez ensemble

Include only relevant information

Omettez les informations de fond inutiles.
Gardez les phrases courtes et simples - 17 mots ou moins.

Completeness

Vérifiez que toutes les informations dont le lecteur aura besoin sont incluses -
Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment?

Correctness

Vérifier l'exactitude de la grammaire et l'orthographe des noms de personnes et de lieux).
Il l'a fait contre il l'a fait.
Sa couleur s'est estompée par rapport à sa couleur s'est estompée.

Don’t Rely on Spell Check

Taper «no / on», «then / than», «pretty / quiet», «lost / loose» ne montrera pas d'erreurs.

Concreteness

Donnez des détails spécifiques.
Votre plan d'investissement rapportera un intérêt élevé.
Votre plan d'investissement rapportera 8% d'intérêt.

Convincing

Utilisez un langage crédible. Évitez les exagérations et les superlatifs.
Toujours vs habituellement
Jamais vs rarement

Courtesy

Affichez de bonnes manières dans votre écriture. La voix passive doit être utilisée lors de la communication de mauvaises nouvelles pour éviter les connotations négatives.
Nous ne pouvons pas accepter les termes et conditions décrits dans le contrat.
Une certaine discussion concernant les termes et conditions devra être faite.

Write with the reader in mind.

Sexiste - Président, homme d'affaires
Condescendance - `` bien sûr '', `` évidemment ''

Using Bullet Points

Communique votre message de manière simple et claire
Met en évidence les informations les plus importantes.

Le courrier électronique est largement utilisé comme une forme d'outil de communication commerciale peu coûteux mais très efficace. Les e-mails sont rarement imprimés et utilisés comme copies électroniques car il est facile d'archiver et de récupérer les e-mails. La raison de sa popularité est sa facilité d'accès, que tout le monde dans une organisation, du PDG au concierge, peut utiliser.

Les e-mails sont un moyen efficace de communiquer des informations d'une manière bien présentée, facile à lire et professionnellement appropriée. De nombreuses personnes citent le manque de temps comme une raison de transmettre des e-mails de qualité inférieure, allant de incomplets à incompréhensibles.

De nombreuses personnes confondent les e-mails avec la messagerie texte, ou du moins leur approche de la rédaction d'e-mails le suggère. Prenant cela pour être le cas, discutons de la différence entre une conversation textuelle et la rédaction d'un e-mail.

Text Message Conversation - Dans une conversation par SMS, deux personnes peuvent échanger des informations, partager des détails, apporter des corrections et demander des éclaircissements dans un va-et-vient rapide de la communication.
Email- Par rapport à cela, les e-mails sont lus par des professionnels qui, en fonction de leur travail, peuvent recevoir entre 20 et 200 e-mails par jour. Ils ne veulent ni s'engager dans une conversation aller-retour, ni avoir le temps de demander des détails plusieurs fois. Ils veulent juste comprendre le contenu de l'e-mail, lire les instructions, traiter les informations, terminer la tâche et vider la section "non lu" de la boîte de réception.

En gardant cela à l'esprit, discutons de quelques tricks to write effective emails -

Planifiez votre message.
Utilisez la ligne d'objet pour attirer l'attention du lecteur.
Gardez votre message court et clair.
Ne tapez pas l'intégralité de votre message en minuscules.
Relisez votre message avant de l'envoyer et assumez la responsabilité.
Si vous êtes en colère, prenez quelques minutes pour vous calmer avant d'envoyer un e-mail.
Ne tapez pas votre message en majuscules. Les majuscules sont considérées comme CRIER.

Dans certains cas, emails may not be suitable. Je préfère appeler quelqu'un quand -

Vous devez discuter d'informations personnelles, sensibles ou confidentielles.
Vous allez donner de mauvaises nouvelles.
Votre message est complexe et le sens peut être perdu dans les libellés.
Vous avez besoin d'une réponse immédiate.

Risques juridiques des e-mails

Les e-mails sont le mode de communication privilégié pour de nombreux lieux de travail, ce qui signifie qu'ils contiennent beaucoup d'informations qui pourraient être confidentielles. La sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les e-mails relèvent de la responsabilité conjointe de l'expéditeur et des destinataires. Les entreprises ont des directives strictes pour protéger leurs documents et leur contenu. Discutons de certaines des directives les plus couramment suivies pour éviter l'utilisation abusive des e-mails.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

Vous envoyez ou transférez des e-mails avec un contenu offensant.
Vous envoyez une pièce jointe contenant un virus.
Vous transférez l'e-mail de l'expéditeur à une autre personne sans autorisation.
Vous essayez de falsifier les e-mails des autres ou d'envoyer des e-mails à partir des comptes des autres.
Vous essayez de cacher votre identité aux destinataires lors de l'envoi d'e-mails.
Vous copiez un message appartenant à une autre personne sans autorisation.

Format d'un e-mail de format

Alors que la plupart d'entre nous envoient des courriels informels à des amis qui peuvent contenir des erreurs grammaticales, il n'en va pas de même lorsque nous écrivons à des collègues, surtout lorsque nous voulons faire bonne impression, car nous devons être plus prudents et diplomatiques cette fois. Voici quelques conseils généraux sur le bon format d'un e-mail -

Contexte

Le fond blanc par défaut doit être utilisé pour tous les e-mails. Les arrière-plans colorés ou les motifs de défilement sont considérés comme non professionnels et distrayants.

Police de caractère

Les polices préférées sont Times New Roman ou Arial, taille de police-12.

Couleur de la police

La police doit être uniquement bleu marine ou noire.

Détails du contact

Les coordonnées officielles telles que le nom, la désignation, l'identifiant de courrier électronique, le numéro de contact, le logo de l'entreprise et l'adresse de correspondance doivent être mentionnées dans la zone de signature. Il vaut mieux éviter les déclarations personnelles.

Prénom et nom

Ils doivent être mentionnés dans la même police que celle utilisée dans le corps de l'e-mail, seulement deux tailles de police plus grandes. Les polices cursives ne sont pas recommandées.

Signature

Les informations suivantes doivent être fournies dans la même police et la même taille que le corps de l'e-mail.

Designation
Department
Nom et adresse de l'entreprise
Repère et code postal.
Numéro de contact
Adresse e-mail
Numéro de téléphone de l'entreprise
Numéro de fax de l'entreprise
URL de l'entreprise
URL de l'entreprise

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Clause de non-responsabilité (avec exemple)

Utilisez une clause de non-responsabilité à la fin de votre signature électronique dans la police standard, taille 8 -

VOUS DEVEZ LIRE CET AVIS

Les informations contenues dans cet e-mail et les pièces jointes sont confidentielles et peuvent être soumises au droit d'auteur ou à une autre protection de la propriété intellectuelle. Vous n'êtes pas autorisé à utiliser ou à divulguer ces informations autrement qu'avec le consentement exprès de l'expéditeur

Exemple de courrier électronique

To<[email protected]>

Cc<[email protected]>

Subject: Réponse sur la décoration intérieure \| Date et heure de finalisation de la réunion

Cher Monsieur

J'ai reçu votre e-mail avec des instructions pour contacter une entreprise de décoration intérieure. En conséquence, j'avais contacté Hasta La 'Vista, l'une des organisations les plus réputées en matière de formation comportementale, d'évaluation de mode, d'analyse psychométrique, entre autres.

Ils ont répondu à mon e-mail et sont ravis de la perspective de notre collaboration. Ils m'ont demandé de planifier une réunion pour leurs représentants afin qu'ils puissent nous rendre visite et expliquer le reste des détails en personne. Je vous ai envoyé leurs conditions générales sous forme de pièce jointe PDF nomméeTermsà cet e-mail. Veuillez le parcourir et répondre.

Au plaisir de vous entendre bientôt. Je vous remercie. Bonne journée.

Cordialement

Les lettres commerciales sont écrites pour exprimer de bonnes nouvelles, de mauvaises nouvelles, des remerciements, des accusés de réception, des invitations, des demandes, des problèmes, des refus ou des plaintes. Il est généralement envoyé par e-mail et porte l'en-tête de l'entreprise.

Une lettre commerciale est divisée en trois parties -

Introduction - Ouvre avec des salutations et / ou des références aux e-mails précédents.
Middle - Contient des détails et des informations supplémentaires.
Conclusion - Suggère ou mentionne l'action à entreprendre et la fin.

Format d'une lettre commerciale

Une lettre commerciale contient normalement les éléments suivants -

Letterhead
Organization name
Address
Telephone number
Date
Reader’s name (Position preferred)
Address
Dear Mr. /Ms. [reader’s name]
Your ref. id (if in use) and Subject
Introduction
Body
Conclusion
With Regards
Writer’s signature
Name
Position

Exemple - Lettre commerciale

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Adresse- 388-A, route no 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tél: 91 40 23542835

Date- 23/04/2015

The Manager

Hasta La Vista Café Pvt. LTD

Adresse- 318-W, route no 12

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tél: 91 40 23542836

Dear Sri

Ref ID:<IBDFC172187323: Appel de confirmation>

Subject:<Prendre rendez-vous pour discuter de la décoration intérieure>

Salutations de Tutorialspoint

Nous sommes une organisation éducative basée à Hyderabad et l'une des entreprises à la croissance la plus rapide dans le monde de la formation en ligne. Votre cabinet nous a été référé par l'un de nos cabinets associés et a complimenté votre travail louable.

Nous souhaitons faire appel à vos services pour la décoration intérieure de nos bureaux. Nous aimerions rencontrer vos représentants, par conséquent, veuillez nous indiquer la date et l'heure de la réunion afin que nous puissions discuter des détails.

Au plaisir de vous entendre bientôt. Bonne journée.

Cordialement

(Insert signature)

Vineet Nanda

Responsable, apprentissage et développement

Soft Skills, Tutorialspoint Pvt. LTD.

Le but premier de la rédaction d'un mémo est de soutenir la prise de décision en documentant une référence pour une utilisation future. Il aide également à transmettre des informations, à présenter un rapport informel et à proposer une solution à un problème.

Un mémo commercial est approprié à utiliser lors des annonces de l'entreprise telles que les nominations d'employés, les promotions et les changements dans les politiques de l'entreprise.

Format d'un mémo

Un mémo comprend normalement les éléments suivants -

Organization name - dans le papier à en-tête.
Memo Title - en haut de la page.
Attachments - documents joints à la note pour référence.
Summary- placé au début du mémo, doit condenser le sujet en cinq ou dix lignes. Il ne doit pas contenir de jargon ou de langage hautement technique.
To - Nom complet du lecteur (incluez les titres honorifiques, mais gardez les titres génériques comme «M.», «Mme». La ligne «À» annule les usages de salutation comme «Cher».

Si le nombre de lecteurs dépasse cinq, mentionnez-les à la fin du mémo sous «Liste de distribution» et faites-y référence sur la ligne «À». Par exemple -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Le nom et la désignation de l'expéditeur sont mentionnés ici. Il annule les clôtures complémentaires comme «With Regards».
Date - Mentionner la date permet de suivre le mémo.
Subject - Mentionnez le sujet en quelques mots (5-6) mais il doit clairement indiquer le but.
Message - Cette section contient une introduction, une discussion (contient 2-3 paragraphes du milieu mentionnant les détails) et une conclusion.

Introduction- Énonce le but et la portée de la note. En cas de bonne nouvelle, de mauvaise nouvelle, de refus, de rejet ou d'approbation, un court message est mentionné ici avant de fournir les détails dans la section discussion.
Discussion - Les détails du problème, l'approche pour le résoudre, l'analyse, l'évaluation et les recommandations sont mentionnés ici.
Conclusion - Arrondit les points principaux et fournit les actions et les directions nécessaires aux lecteurs.

Distribution list- Les noms figurant sur la liste de distribution sont généralement saisis par ordre alphabétique. Cependant, si l'un des individus surclasse clairement les autres, placez ce nom en premier.
Writer’s initials - Un mémo est complété par les initiales de l'écrivain, et non par sa signature, immédiatement après la dernière phrase.

Exemple de mémo

Memo Title: <Rencontre avec Hasta La Vista pour la décoration intérieure>

Attachments: <Brochure d'entreprise et liste de devis>

Summary - Rencontre des représentants de Hasta La Vista à des fins de décoration intérieure de nos locaux de bureaux.

To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>

From: <Vineet Nanda>

Date: 23/04/2015

Subject: Rencontre avec Hasta La Vista aujourd'hui à 18 h 00 dans la salle de réunion 1

Selon notre discussion précédente du 12/01/2015, nous prévoyions de rénover l'intérieur de notre bureau. La décision prise à l'issue de cette réunion était de contacter une entreprise de décoration intérieure.

Hasta La Vista est une organisation de décoration intérieure basée à Hyderabad et l'une des entreprises à la croissance la plus rapide du secteur.

Nous prévoyons de louer leurs services à des fins de décoration intérieure de nos bureaux. Nous rencontrerons leurs représentants aujourd'hui à 18 heures dans la salle de réunion 1.

Dans l'attente de votre participation active. Je vous remercie.

V.N.

Aussi connu sous le nom protocol ou note, les procès-verbaux sont le compte rendu écrit en direct d'une réunion. Ils comprennent la liste des participants, les problèmes soulevés, les réponses connexes et les décisions finales prises pour résoudre les problèmes. Leur objectif est d'enregistrer quelles actions ont été assignées à qui, ainsi que les réalisations et les délais.

Format du procès-verbal de la réunion

Un procès-verbal de réunion comprend normalement les éléments suivants -

Name of the company - en haut à gauche de la page.
Date - en haut à droite de la page.
Topic- après deux clés de retour; Centré.
Attendees - Nom et désignation (2 colonnes d'un tableau).
Absentees- nom, rôles, raisons de l'absentéisme. (3 colonnes)
Agenda at hand - sujet à discuter.
Issues raised - avec les noms des orateurs.
Suggestions - fait avec les noms des orateurs.
Decision - le résultat de la réunion.
Task List - tâche attribuée et attributaire respectif.
Future Meetings - la date et le thème de la prochaine réunion.

Exemple - Procès-verbal de réunion

Date - 23/04/2015

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Adresse- 388-A, route no 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tél: 91 40 23542835

Topic- Rencontre avec les représentants de Hasta La Vista à 18h00

Attendees:

Nom	La désignation
Mohtahsim M.	Directeur général
Kiran Kumar Panigrahi	Rédacteur technique principal
Gopal K Verma	Directeur technique
Manisha Shejwal	Rédacteur technique

Absentees:

Nom	La désignation	Raison
Anaadi Sharma	Formateur senior	Organisation d'une formation .NET en ligne

Agenda at hand - Rencontre avec des représentants de Hasta La Vista

Issues raised - Devis élevé, longue durée, mode de paiement horaire.

Suggestions:

Nom	Suggestions
Mohtahsim M.	Entreprise alternative
Kiran Kumar Panigrahi	Négociation du mode de paiement
Gopal K Verma	Négocier les heures de travail
Manisha Shejwal	Report du plan

Decision - Les représentants ont été invités à consulter leur direction et à faire rapport.

Task List:

Gopal K Verma	Prendre des mises à jour de Hasta La Vista
Manisha Shejwal	À la recherche d'une entreprise alternative

Future Meetings- 30 ^e Avril 2015 à 16h30 en Salle de réunion 1

Un agenda, également appelé docket ou un schedule, est une liste des activités dans l'ordre où elles doivent être entreprises, du début jusqu'à l'ajournement. Un ordre du jour aide à préparer une réunion en fournissant une liste d'éléments et un ensemble clair de sujets, d'objectifs et de délais sur lesquels il faut discuter.

Format d'un ordre du jour

Un agenda comprend normalement les éléments suivants -

Meeting Agenda Title- en haut; de préférence aligné au centre
Meeting Information - Description de l'objectif
Objective - description de l'agenda
Date - pour conserver les enregistrements de correspondance
Location - le lieu de rencontre
Time - l'heure réelle du début de la réunion
Meeting Type - brainstorming ou discussion ou évaluation
Time of Arrival - l'heure de commencer la réunion
Time of Adjournment - heure de fin de la réunion
Attendees - Nombre de personnes présentes, avec leurs noms
Preparation for Meeting -

Please Read - instructions à suivre
Please bring - choses censées être transportées ce jour-là
Action Items -

Dernière action	Autorité responsable	Date d'échéance
Nouvelle action	Autorité responsable	Date d'échéance

Other notes - d'autres instructions ou informations à retirer.

Exemple - Rédaction d'agenda

Update after meeting with Hasta La Vista representatives

Meeting Information - Mise à jour après avoir rencontré des représentants de Hasta La Vista.

Objective - à des fins de décoration intérieure de nos locaux de bureaux.

Date- 23 ^ème Avril 2015

Location- Salle de réunion-1

Time- 16H30

Meeting Type- Discussion

Time of Arrival- 18h00

Time of Adjournment- 20H30

Attendees- Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal

Preparation for Meeting:

Please Read - Brochure de la société Hasta La Vista, document de devis

Please bring - Devis de l'entreprise concurrente, analyse des tarifs horaires

Action Items:

Due Action:

Mises à jour de Hasta la Vista	Gopal K Verma	30 ^e Avril 2015
Trouvez le concurrent de Hasta la Vista	Manisha Shejwal	30 ^e Avril 2015

New Action:

Envoyer un e-mail à leur responsable marketing	Manisha Shejwal	5 ^e mai 2015

Other notes - Produits à acheter pour la décoration intérieure.

L'objectif d'une analyse de rentabilisation ou d'une proposition est d'identifier les besoins d'une organisation et de proposer des stratégies pour y répondre. Il est également utilisé pour évaluer les résultats pour obtenir un succès optimal. Une analyse de rentabilisation est un document rédigé pour convaincre un décideur d'approuver l'action suggérée dans l'affaire.

Format de l'analyse de rentabilisation

Une analyse de rentabilisation comprend normalement les éléments suivants:

Business Case Title - le sujet de proposition
Executive Summary - description de la proposition
Current Process - les procédures actuellement en vigueur
Reason to Change - les bénéfices qui seront apportés par les changements
Risks - facteurs que l'entreprise doit surveiller

Options - toute procédure alternative pouvant être mise en œuvre
Option Comparison - Analyse des risques et des bénéfices de toutes les options
Recommendation - la dernière option à mettre en œuvre, après modifications
Action - les étapes nécessaires pour mettre en œuvre les changements
Approval Requested - quelles actions nécessitent l'approbation de qui

Exemple - Rédaction de cas d'affaires

Feedback on Interior Décor by Hasta La Vista

Executive Summary:

Nous avons confié la tâche de rénover l'intérieur de notre bureau à Hasta La Vista, une organisation de décoration intérieure réputée basée à Hyderabad.

Current Process

Nous payons actuellement à Hasta La Vista une rémunération horaire de 22 000 INR pour leur entreprise de décoration intérieure de 350 heures. Cela comprend cinq heures de décoration et de réaménagement des locaux de bureau. Les jours d'ouverture sont sept jours sur sept et les heures d'ouverture sont de cinq heures entre 11 h 00 et 16 h 00.

Reason to Change:

Sortie non conforme aux exigences du client. Utilisation excessive de matériaux de décoration et gaspillage.

Risks - le nouveau décorateur pourrait réinstaller l'état précédent et annuler toutes les rénovations.

Options - Demander à la nouvelle entreprise de décoration de continuer à concevoir à partir du même modèle et de ne pas appliquer un nouveau design.

Option Comparison - La perte d'enthousiasme pour une nouvelle entreprise pourrait entraîner une baisse de la productivité, mais une rémunération mensuelle fixe et un plus grand nombre d'heures quotidiennes équilibreraient la productivité.

Recommendation- Résilier le contrat avec Hasta La Vista. Contactez Rye's Décor.

Action - Appelez les représentants et techniciens de Rye 'Décor et laissez-les inspecter les locaux et soumettre un rapport final avec évaluation.

Approval Requested:

Appeler Rye's Décor - approbation requise des RH et de l'administration
Rencontre avec les représentants de Rye's Décor - approbation requise du MD
Finalisation du devis pour la rénovation - approbation nécessaire de la part des RH, des comptes.

Un communiqué de presse, également appelé press release, news release, ou press statement, est une communication écrite ou enregistrée adressée aux membres des médias d'information dans le but d'annoncer quelque chose de digne d'intérêt pour le public.

Format d'un communiqué de presse

Un communiqué de presse contient normalement les éléments suivants -

Company Logo and Address - mentionné dans l'en-tête
Date - la date du communiqué de presse
Timing - l'heure de l'événement
Release Date - la date de l'événement mentionné
Title - une brève description en une ligne de l'événement
Location - le lieu de l'événement
Introduction - Une description de l'événement et les raisons.
What - de quoi s'agit-il?
Why - pourquoi l'événement a-t-il été organisé?
When - quand est organisé l'événement?
Who - qui sont les personnes qui visitent l'événement?
About - brève description de l'entreprise
Contact Details - où contacter pour plus de détails

Exemple - Communiqué de presse

Date of event- 23 ^ème Avril 2015

Timing of event- 16H00

Media Release Date- 30 ^e Avril 2015

Grand Opening of Tutorialspoint Pvt. LTD.

Venue:

Tutorialspoint Pvt. LTD.

Adresse- 388-A, route no 22

Jubilee Hills, Hyderabad, AP

500033, Tél: 91 40 23542835

Introduction- Tutorialspoint Pvt. LTD ouvrira ses portes après les rénovations et nous vous invitons tous à assister au nouveau look de notre lieu de travail.

What- Décoration intérieure de Tutorialspoint Pvt. LTD.
Why - pour accueillir des personnes pour assister à nos nouveaux locaux améliorés.
When - le 30 avril 2015 à partir de 16h00 dans les locaux de l'entreprise.
Who - employés avec leur famille, médias, invités, Prince Dance Group

About- Le tutorialspoint.com est un site Web dédié à fournir une formation en ligne de qualité dans les domaines des universitaires en génie informatique, des technologies de l'information, des langages informatiques et de la gestion. Ce site Web est lancé par un ancien de l'AMU, M. Mohtashim, en lançant un seul tutoriel sur HTML en 2006. Actuellement, ce site est développé et maintenu par Tutorials Point (I) Pvt. Ltd., qui a été créée le 12 juin 2014.

Contact Details:

Address: 388-A, route no 22, Jubilee Hills, Hyderabad Telangana, INDE-500033

Un curriculum vitae est un document utilisé pour présenter les antécédents et les compétences d'un candidat lors de sa candidature à un nouvel emploi. C'est un résumé de l'expérience professionnelle et de l'éducation d'un candidat.

Format d'un curriculum vitae

Bien que les modèles de curriculum vitae varient d'une profession à l'autre, nous discuterons ici du format le plus largement accepté, qui consiste en -

Name - Nom complet du demandeur sans salutations générales comme M., Mme.
Address - l'adresse permanente
Objective - le but de votre vie professionnelle
Education - votre diplôme universitaire
Skills - domaines d'expertise dans votre métier
Programming Languages - le cas échéant
Software Tools - Les outils logiciels que vous utilisez dans votre profession (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - système d'exploitation que vous utilisez (Windows, Mac)
Database Management System - le cas échéant
Personal Skills - compétences générales
Experience Breakdown - une explication détaillée de votre expérience
Achievements & Interests- Passe-temps. Réalisations dans la vie professionnelle
Declaration - déclarant que toutes les informations fournies sur le candidat sont vraies

NOTE - Champs marqués (e, f, i) changera selon le domaine d'expertise du candidat. Points (g, h) sont désormais considérés comme faisant partie d'un modèle général, car presque toutes les entreprises s'attendent désormais à ce que le candidat possède des compétences informatiques de base sur un outil logiciel spécifique (MS Word, MS Excel, etc.).

Un exemple de CV

Un Curriculum Vitaé (CV) est un aperçu écrit de l'expérience de la personne et d'autres qualifications qu'un employeur potentiel recherche à propos d'un demandeur d'emploi et est censé être porté par des candidats titulaires à la recherche d'un changement d'emploi.

CV et curriculum vitae - Quelle est la différence?

A CV can be easily mistaken for a résumécependant, il existe une différence notable. Un curriculum vitae est censé être porté par des candidats sans expérience de carrière pertinente ou sans aucune expérience. D'autre part, les CV doivent être portés par des candidats ayant une expérience pertinente.

Format d'un CV

Comme pour le curriculum vitae, nous discuterons d'un modèle largement accepté. Un CV comprend normalement les éléments suivants -

Name - Nom complet du demandeur sans salutations générales comme M., Mme.
Address - l'adresse permanente.
Summary - une brève description de ce que vous avez accompli dans votre profession.
Academic Qualification - votre diplôme universitaire
Additional Knowledge - Des compétences que vous avez acquises au-delà de votre profession.
Acquired Skills - Compétences générales
Programming Languages - le cas échéant
Software Tools - Les outils logiciels que vous utilisez dans votre profession (MS Word, Excel)
Operating System Platforms - système d'exploitation que vous utilisez (Windows, Mac)
Database Management System - le cas échéant
Personal Skills - compétences générales
Experience Breakdown - une explication détaillée de votre expérience
Achievements & Interests- Passe-temps. Réalisations dans la vie professionnelle
Declaration - déclarant que toutes les informations fournies sur le candidat sont vraies.

NOTE- Les champs marqués (e, g, j) changeront selon le domaine d'expertise du candidat. Les points (h, i) sont désormais considérés comme faisant partie d'un modèle général, car presque toutes les entreprises s'attendent désormais à ce que les candidats aient des compétences informatiques de base sur un outil logiciel spécifique (MS Word, MS Excel, etc.).

Un exemple de CV

Un rapport d'activité est principalement utilisé pour communiquer des informations détaillées sur un sujet spécifique, contrairement à une lettre qui transmet des messages sous une forme résumée.

Les rapports sont souvent rédigés de manière chronologique d'une période de rapport à une autre afin de pouvoir comparer les informations publiées dans les rapports successifs. Un rapport peut être publié ou envoyé à des personnes extérieures à l'entreprise.

Format d'un rapport d'activité

Un rapport d'activité formel contient normalement les éléments suivants -

Title Section- comprend la table des matières et les définitions des termes utilisés. Des détails facultatifs comme le nom de l'écrivain et la date préparée le peuvent être mentionnés.
Summary- un aperçu de toutes les informations pertinentes sur les principaux points, conclusions et recommandations. C'est une bonne pratique d'écrire ceci à la fin pour inclure toutes les modifications de dernière minute.
Introduction- précise la raison pour laquelle le rapport a été rédigé et le problème qu'il aborde; il s'agit généralement de la première page du rapport.

Body- la partie principale du rapport; il inclut le jargon de l'industrie. Les informations sont organisées en sections, par ordre décroissant d’importance.
Conclusion - ceci, avec le résumé, est la section la plus lue du rapport, donc le langage doit être simple et spécifique.
Recommendations - actions à suivre dans un ordre de priorité croissant.
Appendices - des détails techniques et des faits du secteur pour étayer vos conclusions.

Exemple de rédaction de rapport

Table des matières
introduction	1
Bref historique de notre modèle commercial	3
Réalisations de la dernière décennie	5
Réalisations de la mission de l'année dernière	9

Summary:

Introduction:

Tutorials Point est né de l'idée qu'il existe une classe de lecteurs qui répondent mieux au contenu en ligne.

Brief History of Our Business Model:

15 millions de lecteurs lisent 35 millions de pages chaque mois. Notre contenu et nos ressources sont disponibles gratuitement et nous préférons le garder ainsi.

Achievements in the Last Decade

Le voyage a commencé avec un seul tutoriel sur HTML en 2006 et ravis de la réponse qu'il a générée, nous avons travaillé à l'ajout de nouveaux tutoriels à notre référentiel.

Body:

Le contenu du site Web est créé par des professionnels hautement qualifiés. Un certain nombre de pigistes nous ont aidés dans la croissance du contenu.

Conclusion:

Notre mission est de fournir un apprentissage simple et facile avec un contenu clair, net et précis sur un large éventail de sujets techniques et non techniques.

Recommendations:

Concevoir un contenu amélioré.

Faites des efforts sur le réseautage.

Appendices:

Information Policies: A Compilation of Position Statements, Principles, Statutes, and Other Pertinent Statements ". Coalition for Networked Information. Récupéré le 24 juin 2013.

Data Visualizationest utilisé pour communiquer des informations clairement et efficacement aux utilisateurs en utilisant des graphiques d'information tels que des tableaux et des graphiques. Il aide les utilisateurs à analyser une grande quantité de données de manière plus simple. Il rend les données complexes plus accessibles, compréhensibles et utilisables.

Tables sont utilisés lorsque les utilisateurs ont besoin de voir le modèle d'un paramètre spécifique, tandis que les graphiques sont utilisés pour montrer des modèles ou des relations dans les données pour un ou plusieurs paramètres.

Tips to follow while representing data visually -

Numéroter tous les diagrammes
Étiqueter tous les diagrammes
Assurez-vous que les unités de mesure sur les axes sont clairement étiquetées
Placez toute information explicative dans les notes de bas de page sous le visuel
Vérifiez les mises en page pour assurer une clarté maximale

Avantages et inconvénients de la visualisation des données

Voici quelques avantages et inconvénients de la représentation visuelle des données -

Avantages

Il peut être consulté rapidement par un public plus large.
Il transmet beaucoup d'informations dans un petit espace.
Cela rend votre rapport plus attrayant visuellement.

Les inconvénients

Il peut déformer les informations - si une représentation visuelle incorrecte est faite.

Cela peut être gênant - si les données visuelles sont déformées ou excessivement utilisées.

Un document commercial, par définition, doit être clair et précis. Il doit être présenté dans une mise en page strictement professionnelle. Nous avons répertorié ici quelques erreurs de mise en page courantes à éviter lors de la préparation d'un document commercial.

Évitez les éléments inutiles

Ne remplissez pas tous les espaces vides avec des images et des citations à moins qu'ils ne soient absolument indispensables.

Méfiez-vous du contenu excessif

Utilisez des phrases courtes et claires. Évitez les couleurs et les images à moins qu'elles ne soient pertinentes pour le texte.

N'abusez pas de la symétrie

Les tables disposées symétriquement semblent ennuyeuses après un certain temps. Utilisez des images de formes différentes pour briser la symétrie. Le texte aligné à gauche est plus lisible que le texte central.

Faites attention à l'uniformité

Maintenez une police, une taille de police, une couleur de police et une mise en forme uniformes dans tout le document.

Ecrire avec hiérarchie

Commencez par les informations les plus importantes au début et continuez par ordre décroissant d'importance.

Évitez le multimédia excessif

Lorsqu'ils sont utilisés de manière inappropriée, les animations, les vidéos et le son peuvent tous distraire les lecteurs, au lieu de les attirer vers le texte. Rester simple.

Abréviation	Sens
intro	introduction
app.	appendice
Biblio.	bibliographie
c.	chapitre; vers, environ, environ
n.	Remarque
ed.	éditeur
par exemple	par exemple
esp.	surtout
et coll.	et alii, et autres
etc.	etc
non.	nombre
fn.	note de bas de page
figure.	figure
c'est à dire	C'est
infra	ci-dessous (dans le texte)
p	page
par.	paragraphe
s.	sect., section