Rédaction efficace - Allez-y

Avec la façon dont le monde a évolué autour de nous, chaque personne doit écrire de nos jours, quels que soient son âge, son travail et sa désignation. Que ce soit pour les devoirs scolaires, le dépôt de rapports ou la signature de factures - tout le monde écrit.

Alors que beaucoup de ceux qui «doivent» écrire aiment réellement écrire, il y en a beaucoup pour qui écrire n'est rien de plus qu'une corvée. Le problème avec ces personnes est qu'elles ne se donnent pas le temps de réfléchir à l'écriture. En conséquence, leur style d'écriture est long, imprécis et insatisfaisant.

Tout comme il existe des étapes pour résoudre une question sur l'algèbre, plusieurs étapes peuvent être suivies pour une meilleure sortie écrite. Ici, dans ce chapitre, nous allons discuter de la manière dont vous devez réellement lancer le processus de rédaction d'un document commercial efficace.

Comment commencer

De toutes les étapes, la plus délicate (et la plus frustrante) est de comprendre le début. Voici quelques conseils pour démarrer rapidement votre travail -

Recherche pour trouver des faits.
Faites un remue-méninges pour noter toutes les idées aléatoires.
Discutez du brouillon avec un collègue.
Gardez un ton d'écriture aimable et détendu.
Faites preuve d'empathie avec le lecteur.
Vérifiez-le et dormez dessus.

Planification et structure

Les entreprises produisent régulièrement des documents, comme des rapports annuels pour les actionnaires, des bulletins mensuels pour les clients et des éditoriaux pour ses employés. En fonction de la quantité de contenu que vous concevez, vous devrez peut-être organiser vos données en trois structures:

Time-based Structure
Cette structure est utilisée lorsque vous rédigez des ordres du jour et des procès-verbaux, ou des rapports où les tâches sont attribuées et les résultats sont représentés dans une séquence chronologique.
Alphabetical Structure
Cette structure est utilisée lorsque le document comporte un grand nombre de sujets distincts, qui doivent être classés dans un ordre alphabétique spécifique (A - Z). Des exemples de ceci seraient un glossaire de mots, ou un livre sur les fruits et les calories, où les noms des fruits sont classés par ordre alphabétique.
Topic Structure
La structure la plus couramment utilisée est celle où la structure est divisée en fonction des thèmes. Par exemple, un site Web conçoit à froid sa page FAQ de telle sorte qu'il dispose de trois sujets au choix: "état de livraison", "réclamations" et "paiement et remboursement", chaque sujet comportant plusieurs questions sur ce sujet.

Étapes efficaces pour organiser le contenu

Il existe des étapes efficaces qui vous aideront à organiser le contenu dans une structure appropriée et à remplir les détails dans un flux logique afin que l'ensemble du document semble synchronisé et complet. Ce sont -

Le document doit avoir un début, un milieu et une fin logiques.
Organisez le corps de votre message en petits paragraphes concis et courts (4 à 5 maximum).
Modifiez le contenu en fonction de vos lecteurs.
Ne perdez jamais la concentration et le résultat souhaité de la lettre pendant l'écriture.
Ne vous corrigez pas en écrivant, ne modifiez qu'après un brainstorming.
Prenez un peu de temps avant de commencer le montage.

Surtout, il faut toujours suivre une séquence logique lors de la rédaction d'un document commercial afin de s'assurer que le document transmet le bon message.