Indicateurs de performance clés
Les indicateurs de performance clés (KPI) sont un ensemble de mesures quantifiables qu'une organisation utilise pour mesurer ses performances au fil du temps. Les indicateurs de performance clés sont normalement utilisés pour évaluer le succès d'une organisation dans son ensemble ou au niveau du département (par exemple, ventes, finances, etc.). Vous devez définir les KPI en fonction des objectifs de l'organisation et les surveiller de temps en temps pour suivre les progrès.
Il existe un certain nombre de types de KPI parmi lesquels choisir en fonction de vos besoins. Les exemples incluent -
- Recettes et dépenses
- Taux de retour
- Valeur d'achat moyenne
- Valeur à vie du client
- Fonds de roulement
Notez que les KPI sont une forme de communication impliquant les activités suivantes -
Identifier les KPI en fonction des objectifs de l'organisation.
Suivi et reporting des KPI.
Modifier les indicateurs de performance clés au fur et à mesure que l'organisation progresse et / ou que les objectifs de l'organisation changent.
Identifier les KPI
La première étape et la plus cruciale de l'analyse des KPI est d'identifier les KPI qui surveillent efficacement les tendances requises dans l'organisation. Cela nécessite une compréhension complète des objectifs et nécessite des canaux de communication appropriés entre les analystes et ceux qui sont responsables de la réalisation des objectifs.
Il existe un certain nombre d'indicateurs clés de performance parmi lesquels choisir, mais le succès du suivi repose sur le bon choix de ceux qui sont pertinents pour les objectifs. Les KPI diffèrent d'une organisation à l'autre et d'un département à l'autre et ne seront efficaces que s'ils conduisent à une amélioration de la performance.
Vous pouvez évaluer la pertinence d'un KPI en utilisant les critères SMART - c'est-à-dire que le KPI doit être Sspécifique, Mfacile, Atainable, Relevant et Time-lié. En d'autres termes, le KPI choisi doit répondre aux critères suivants -
Le KPI reflète votre Sobjectif spécifique.
Le KPI vous permet de Mfaciliter les progrès vers cet objectif.
L'objectif pour lequel le KPI est défini est de manière réaliste Attainable.
L'objectif visé par le KPI est Rélevé à l'organisation.
Vous pouvez définir un délai pour atteindre l'objectif afin que le KPI révèle à quel point l'objectif est proche par rapport au temps qu'il reste.
Les KPI définis doivent être évalués de temps en temps pour trouver leur pertinence au fil du temps. Si nécessaire, différents KPI doivent être définis et surveillés. Ce n'est qu'alors que votre suivi de KPI sera lié aux besoins actuels de l'organisation.
En fonction des besoins d'analyse, vous devez choisir les KPI pertinents, et les exemples incluent les suivants -
Le service commercial peut utiliser un indicateur de performance clé pour mesurer la marge brute mensuelle par rapport à la marge brute projetée.
Le service de comptabilité peut mesurer les dépenses mensuelles par rapport aux revenus pour évaluer les coûts.
Le service des ressources humaines peut mesurer le roulement du personnel trimestriel.
Les professionnels utilisent fréquemment des indicateurs de performance clés regroupés dans un tableau de bord pour obtenir un résumé historique rapide et précis de la réussite de l'entreprise ou pour identifier les tendances ou pour identifier les opportunités d'amélioration des performances.
Les exemples utilisés dans ce chapitre sont donnés à titre indicatif afin de vous aider à comprendre comment vous pouvez définir et surveiller les indicateurs de performance clés dans Excel. La seule discrétion de l'identification des KPI vous appartient en fonction des objectifs afin de refléter le scénario actuel par rapport aux cibles.
KPI dans Excel
Vous pouvez analyser les performances par rapport à la cible définie avec PowerPivot. Par exemple, un KPI PowerPivot pourrait être utilisé pour déterminer pour chaque année et pour chaque vendeur comment ses ventes réelles par rapport à son objectif de ventes.
Vous pouvez explorer et visualiser le même KPI avec Power View.
Vous pouvez également définir de nouveaux indicateurs de performance clés et / ou les modifier dans Power View.
Vous pouvez produire des rapports esthétiques avec des KPI dans Power View.
Définition d'un KPI dans Excel
La première étape de l'analyse des KPI consiste à définir le KPI identifié. Cela nécessite de définir les trois paramètres du KPI comme suit -
Valeur de base
Une valeur de base est définie par un champ calculé qui se résout en une valeur. Le champ calculé représente la valeur actuelle de l'élément dans cette ligne du tableau. Par exemple, agrégat des ventes, bénéfice pour une période donnée, etc.
Valeur cible / objectif
Une valeur cible (ou objectif) est définie par un champ calculé qui se résout en une valeur ou par une valeur absolue. C'est la valeur par rapport à laquelle la valeur actuelle est évaluée. Il peut s'agir d'un nombre fixe, par exemple, le nombre moyen de jours de congé de maladie qui s'applique à tous les employés, ou d'un champ calculé, qui aboutit à un objectif différent pour chaque ligne, par exemple, le budget de chaque service de l'organisation .
Statut
Le statut est l'indicateur de la valeur. Ce serait frappant si vous le définissez comme indicateur visuel. Dans Power View dans Excel, vous pouvez modifier le KPI, en choisissant les indicateurs à utiliser et les valeurs pour déclencher chaque indicateur.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez surveiller les objectifs de vente des vendeurs d'une organisation qui vendent un produit. L'objectif de l'analyse est d'identifier les plus performants qui atteignent le montant des ventes cible. Vous pouvez procéder à la définition du KPI comme suit -
Base Value - Valeur actuelle du montant des ventes pour chaque vendeur.
Target Value / Goal- Ceci est fixé pour tous les vendeurs afin de permettre la comparaison entre les vendeurs. Supposons que le montant cible des ventes est de 3 500. Notez que pour une analyse différente, vous pouvez faire varier les valeurs cibles pour les vendeurs.
Status - L'état doit être affiché avec un graphique pour déterminer facilement l'état de la valeur de base par rapport à la valeur cible.
KPI dans PowerPivot
Vous pouvez définir les KPI dans PowerPivot comme suit -
- Commencez avec deux tables SalesPerson et Sales.
- La table SalesPerson contient l'ID SalesPerson et le nom SalesPerson.
- Le tableau des ventes contient les informations sur les ventes par vendeur et par mois.
- Ajoutez les deux tables au modèle de données.
- Créez une relation entre les deux tables à l'aide du champ SalesPerson ID.
Pour définir la valeur de base, vous avez besoin d'un champ calculé pour le montant des ventes.
Ajoutez le champ calculé dans la table des ventes pour la colonne Montant des ventes dans le modèle de données comme suit -
Total Sales:= sum([Sales Amount])
- Cliquez sur Tableau croisé dynamique sur le ruban dans la fenêtre PowerPivot.
- Sélectionnez Nouvelle feuille de calcul dans la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique.
- Ajoutez le champ Vendeur à la zone ROWS dans le tableau croisé dynamique.
- Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
- Cliquez sur KPI dans le groupe Calculs.
- Cliquez sur Nouveau KPI dans la liste déroulante.
La boîte de dialogue Indicateur de performance clé (KPI) s'affiche.
Sélectionnez Total Sales dans la zone de champ de base (valeur) du KPI.
Sous État du KPI, disposez des options suivantes -
Sous Définir la valeur cible, sélectionnez Valeur absolue et saisissez 3500 dans la zone.
Sous Définir les seuils d'état, ajustez les barres verticales représentant les pourcentages sur 40 et 80.
Sous Sélectionner le style d'icône, sélectionnez la première option.
Cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez observer ce qui suit dans le tableau des ventes dans la liste des champs de tableau croisé dynamique -
Le champ Ventes totales est un indicateur de performance clé et est représenté par l'icône
.
Les trois paramètres KPI - Valeur, Objectif et Statut apparaissent sous forme de champs sous Total Sales KPI.
Sélectionnez les trois paramètres KPI - Valeur, Objectif et Statut sous Total des ventes.
Les trois colonnes apparaissent dans le PowerPivot, la colonne État affichant les icônes selon la valeur correspondante.
Vous pouvez également définir les seuils de KPI par des valeurs au lieu de pourcentages. Pour modifier un KPI défini, procédez comme suit -
- Cliquez sur KPI dans le groupe Calculs du ruban.
- Cliquez sur Gérer les KPI dans la liste déroulante.
La boîte de dialogue Gérer les KPI s'affiche.
- Cliquez sur le KPI - Ventes totales.
- Cliquez sur le bouton Modifier.
La boîte de dialogue Indicateur de performance clé (KPI) s'affiche.
- Sous Définir les seuils d'état, ajustez les barres verticales sur 1500 et 3000.
- Conservez le reste des options précédentes.
- Cliquez sur OK.
Comme vous pouvez le constater, les icônes d'état reflètent les seuils modifiés.
KPI dans Power View
Vous pouvez créer des rapports esthétiques avec des KPI dans Power View. Vous pouvez utiliser les indicateurs de performance clés définis précédemment dans le modèle de données ou ajouter des indicateurs de performance clés dans Power View.
Pour ajouter ou modifier un KPI dans Power View, procédez comme suit -
- Dans la feuille Power View, cliquez sur l'onglet PowerPivot.
Le ruban PowerPivot apparaît, que vous aviez utilisé dans la section précédente.
- Cliquez sur KPI dans le groupe Calcul.
- Cliquez sur Nouveau KPI pour ajouter un KPI.
- Cliquez sur Gérer les KPI pour modifier un KPI.
Les étapes sont les mêmes que dans la section précédente.
Vous pouvez créer un rapport esthétique des performances de vente avec des indicateurs de performance clés dans Power View comme suit:
- Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
- Cliquez sur Power View dans le groupe Rapports.
La feuille Power View apparaît.
Ajoutez une table avec les champs - Vendeur, Ventes totales et Statut total des ventes.
Ajoutez une deuxième table avec les champs - Vendeur, Ventes totales et Objectif de ventes totales.
Convertissez la deuxième table en barre empilée à 100%.
Ajoutez une troisième table avec les champs - Vendeur, Région, Ventes totales et Statut total des ventes.
Convertissez la troisième table en carte. Faites glisser le champ Region to Tile By.
Ajoutez le titre - Performance des ventes.
Changez la police.
Augmentez la taille du texte.
Redimensionner le tableau, la barre 100% empilée et la carte de manière appropriée.
Votre rapport sur les performances des ventes est prêt -
Comme vous pouvez le constater, dans Power View, vous pouvez présenter les résultats comme suit -
Le tableau avec des icônes pour l'état des KPI est similaire au rapport PowerPivot.
La barre 100% empilée représente le pourcentage atteint par rapport à l'objectif. Vous pouvez également remarquer qu'il donne une comparaison claire des performances de tous.
La carte représente le statut de KPI des vendeurs ainsi que la région à laquelle ils appartiennent. Vous pouvez faire défiler de manière interactive les vignettes pour afficher les résultats pour différentes régions, ce qui permettrait également d'évaluer les performances par région.