Analyse des données Excel - Guide rapide

L'analyse des données est un processus d'inspection, de nettoyage, de transformation et de modélisation des données dans le but de découvrir des informations utiles, de suggérer des conclusions et de soutenir la prise de décision

Types d'analyse de données

Il existe plusieurs techniques d'analyse de données englobant divers domaines tels que les affaires, la science, les sciences sociales, etc. avec une variété de noms. Les principales approches d'analyse des données sont -

• Exploration de données
• L'intelligence d'entreprise
• Analyses statistiques
• Analyses prédictives
• Analyse de texte

Exploration de données

L'exploration de données est l'analyse de grandes quantités de données pour extraire des modèles de données auparavant inconnus et intéressants, des données inhabituelles et les dépendances. Notez que l'objectif est l'extraction de modèles et de connaissances à partir de grandes quantités de données et non l'extraction des données elles-mêmes.

L'analyse d'exploration de données implique des méthodes informatiques à l'intersection de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique, des statistiques et des systèmes de bases de données.

Les modèles obtenus à partir de l'exploration de données peuvent être considérés comme un résumé des données d'entrée qui peuvent être utilisées dans une analyse plus approfondie ou pour obtenir des résultats de prédiction plus précis par un système d'aide à la décision.

L'intelligence d'entreprise

Les techniques et outils de Business Intelligence sont destinés à l'acquisition et à la transformation de grandes quantités de données commerciales non structurées pour aider à identifier, développer et créer de nouvelles opportunités commerciales stratégiques.

L'objectif de la Business Intelligence est de permettre une interprétation facile de gros volumes de données pour identifier de nouvelles opportunités. Il aide à mettre en œuvre une stratégie efficace basée sur des informations qui peuvent fournir aux entreprises un avantage concurrentiel sur le marché et une stabilité à long terme.

Analyses statistiques

Les statistiques sont l'étude de la collecte, de l'analyse, de l'interprétation, de la présentation et de l'organisation des données.

Dans l'analyse des données, deux principales méthodologies statistiques sont utilisées -

• Descriptive statistics - Dans les statistiques descriptives, les données de l'ensemble de la population ou d'un échantillon sont résumées avec des descripteurs numériques tels que -

  • Moyenne, écart-type pour les données continues

  • Fréquence, pourcentage pour les données catégorielles

• Inferential statistics- Il utilise des modèles dans les données de l'échantillon pour tirer des inférences sur la population représentée ou pour tenir compte du caractère aléatoire. Ces inférences peuvent être -

  • répondre aux questions oui / non sur les données (test d'hypothèse)

  • estimation des caractéristiques numériques des données (estimation)

  • décrire les associations au sein des données (corrélation)

  • modélisation des relations dans les données (par exemple, analyse de régression)

Analyses prédictives

Predictive Analytics utilise des modèles statistiques pour analyser les données actuelles et historiques pour la prévision (prédictions) d'événements futurs ou inconnus. En entreprise, l'analyse prédictive est utilisée pour identifier les risques et les opportunités qui aident à la prise de décision.

Analyse de texte

L'analyse de texte, également appelée Text Mining ou Text Data Mining, est le processus de dérivation d'informations de haute qualité à partir de texte. L'exploration de texte implique généralement le processus de structuration du texte d'entrée, de dérivation de modèles dans les données structurées à l'aide de moyens tels que l'apprentissage de modèles statistiques, et enfin l'évaluation et l'interprétation de la sortie.

Processus d'analyse des données

L'analyse des données est définie par le statisticien John Tukey en 1961 comme «Procédures d'analyse des données, techniques d'interprétation des résultats de telles procédures, moyens de planifier la collecte de données pour rendre son analyse plus facile, plus précise ou plus précise, et toutes les machines et les résultats des statistiques (mathématiques) qui s'appliquent à l'analyse des données. »

Ainsi, l'analyse des données est un processus permettant d'obtenir de grandes données non structurées à partir de diverses sources et de les convertir en informations utiles pour -

• Répondre à des questions
• Hypothèses de test
• Decision-making
• Réfuter les théories

Analyse des données avec Excel

Microsoft Excel propose plusieurs moyens et méthodes pour analyser et interpréter les données. Les données peuvent provenir de diverses sources. Les données peuvent être converties et formatées de plusieurs manières. Il peut être analysé avec les commandes, fonctions et outils Excel appropriés - comprenant le formatage conditionnel, les plages, les tableaux, les fonctions de texte, les fonctions de date, les fonctions de temps, les fonctions financières, les sous-totaux, l'analyse rapide, l'audit de formule, l'outil de demande, l'analyse hypothétique, Solveurs, modèle de données, PowerPivot, PowerView, PowerMap, etc.

Vous apprendrez ces techniques d'analyse de données avec Excel dans le cadre de deux parties -

• Analyse des données avec Excel et
• Analyse avancée des données avec Excel

L'analyse des données est un processus de collecte, de transformation, de nettoyage et de modélisation des données dans le but de découvrir les informations requises. Les résultats ainsi obtenus sont communiqués, suggèrent des conclusions et soutiennent la prise de décision. La visualisation des données est parfois utilisée pour représenter les données afin de faciliter la découverte des modèles utiles dans les données. Les termes modélisation des données et analyse des données ont la même signification.

Le processus d'analyse des données comprend les phases suivantes qui sont de nature itérative -

• Spécification des exigences en matière de données
• Collecte de données
• Traitement de l'information
• Nettoyage des données
• L'analyse des données
• Communication

Spécification des exigences en matière de données

Les données nécessaires à l'analyse sont basées sur une question ou une expérience. Sur la base des exigences de ceux qui dirigent l'analyse, les données nécessaires comme intrants à l'analyse sont identifiées (par exemple, population de personnes). Des variables spécifiques concernant une population (par exemple, l'âge et le revenu) peuvent être précisées et obtenues. Les données peuvent être numériques ou catégoriques.

Collecte de données

La collecte de données est le processus de collecte d'informations sur des variables ciblées identifiées comme des besoins en données. L'accent est mis sur la garantie d'une collecte précise et honnête des données. La collecte de données garantit que les données recueillies sont exactes de sorte que les décisions connexes sont valides. La collecte de données fournit à la fois une base de référence à mesurer et une cible à améliorer.

Les données sont collectées à partir de diverses sources allant des bases de données organisationnelles aux informations contenues dans les pages Web. Les données ainsi obtenues peuvent ne pas être structurées et contenir des informations non pertinentes. Par conséquent, les données collectées doivent être soumises au traitement et au nettoyage des données.

Traitement de l'information

Les données collectées doivent être traitées ou organisées pour analyse. Cela comprend la structuration des données comme requis pour les outils d'analyse pertinents. Par exemple, les données peuvent devoir être placées dans des lignes et des colonnes dans un tableau dans une feuille de calcul ou une application statistique. Un modèle de données devra peut-être être créé.

Nettoyage des données

Les données traitées et organisées peuvent être incomplètes, contenir des doublons ou contenir des erreurs. Le nettoyage des données est le processus de prévention et de correction de ces erreurs. Il existe plusieurs types de nettoyage des données qui dépendent du type de données. Par exemple, lors du nettoyage des données financières, certains totaux peuvent être comparés à des chiffres publiés fiables ou à des seuils définis. De même, des méthodes de données quantitatives peuvent être utilisées pour la détection des valeurs aberrantes qui seraient ensuite exclues de l'analyse.

L'analyse des données

Les données traitées, organisées et nettoyées seraient prêtes pour l'analyse. Diverses techniques d'analyse des données sont disponibles pour comprendre, interpréter et tirer des conclusions basées sur les exigences. La visualisation des données peut également être utilisée pour examiner les données sous forme graphique, afin d'obtenir des informations supplémentaires concernant les messages contenus dans les données.

Les modèles de données statistiques tels que la corrélation, l'analyse de régression peuvent être utilisés pour identifier les relations entre les variables de données. Ces modèles qui décrivent les données sont utiles pour simplifier l'analyse et communiquer les résultats.

Le processus peut nécessiter un nettoyage de données supplémentaire ou une collecte de données supplémentaire, et par conséquent, ces activités sont de nature itérative.

la communication

Les résultats de l'analyse des données doivent être rapportés dans un format tel que requis par les utilisateurs pour étayer leurs décisions et les actions futures. Les commentaires des utilisateurs peuvent entraîner une analyse supplémentaire.

Les analystes de données peuvent choisir des techniques de visualisation des données, telles que des tableaux et des graphiques, qui aident à communiquer le message clairement et efficacement aux utilisateurs. Les outils d'analyse permettent de mettre en évidence les informations requises avec des codes de couleur et une mise en forme dans des tableaux et des graphiques.

Excel fournit des commandes, des fonctions et des outils qui facilitent vos tâches d'analyse de données. Vous pouvez éviter de nombreux calculs longs et / ou complexes à l'aide d'Excel. Dans ce didacticiel, vous aurez une longueur d'avance sur la façon dont vous pouvez effectuer une analyse de données avec Excel. Vous comprendrez avec des exemples pertinents, l'utilisation étape par étape des commandes Excel et des captures d'écran à chaque étape.

Plages et tableaux

Les données dont vous disposez peuvent se trouver dans une plage ou dans une table. Certaines opérations sur les données peuvent être effectuées que les données soient dans une plage ou dans une table.

Cependant, certaines opérations sont plus efficaces lorsque les données sont dans des tables plutôt que dans des plages. Il existe également des opérations exclusivement destinées aux tables.

Vous comprendrez également les méthodes d'analyse des données dans les plages et les tableaux. Vous comprendrez comment nommer des plages, utiliser les noms et gérer les noms. La même chose s'appliquerait aux noms dans les tableaux.

Nettoyage des données - Fonctions de texte, dates et heures

Vous devez nettoyer les données obtenues à partir de diverses sources et les structurer avant de procéder à l'analyse des données. Vous apprendrez comment nettoyer les données.

• Avec les fonctions de texte
• Contenant des valeurs de date
• Contenant des valeurs de temps

Mise en forme conditionnelle

Excel vous fournit des commandes de mise en forme conditionnelle qui vous permettent de colorer les cellules ou la police, d'avoir des symboles à côté des valeurs dans les cellules en fonction de critères prédéfinis. Cela aide à visualiser les valeurs importantes. Vous comprendrez les différentes commandes de mise en forme conditionnelle des cellules.

Tri et filtrage

Lors de la préparation de l'analyse des données et / ou pour afficher certaines données importantes, vous devrez peut-être trier et / ou filtrer vos données. Vous pouvez faire de même avec les options de tri et de filtrage faciles à utiliser que vous avez dans Excel.

Sous-totaux avec plages

Comme vous le savez, le tableau croisé dynamique est normalement utilisé pour résumer les données. Cependant, Sous-totaux avec plages est une autre fonctionnalité fournie par Excel qui vous permettra de regrouper / dissocier des données et de résumer les données présentes dans des plages avec des étapes faciles.

Analyse rapide

Avec l'outil d'analyse rapide dans Excel, vous pouvez effectuer rapidement diverses tâches d'analyse de données et effectuer des visualisations rapides des résultats.

Comprendre les fonctions de recherche

Les fonctions de recherche Excel vous permettent de trouver les valeurs de données qui correspondent à un critère défini à partir d'une énorme quantité de données.

Tableaux croisés dynamiques

Avec les tableaux croisés dynamiques, vous pouvez résumer les données, préparer des rapports de manière dynamique en modifiant le contenu du tableau croisé dynamique.

Visualisation de données

Vous apprendrez plusieurs techniques de visualisation de données à l'aide de graphiques Excel. Vous apprendrez également à créer un graphique en bande, un graphique thermomètre, un graphique de Gantt, un graphique en cascade, des graphiques sparkline et des graphiques croisés dynamiques.

La validation des données

Il peut être nécessaire que seules des valeurs valides soient entrées dans certaines cellules. Sinon, ils peuvent conduire à des calculs incorrects. Avec les commandes de validation de données, vous pouvez facilement configurer des valeurs de validation de données pour une cellule, un message d'entrée invitant l'utilisateur sur ce qui doit être saisi dans la cellule, valider les valeurs saisies avec les critères définis et afficher un message d'erreur en cas de entrées incorrectes.

Analyse financière

Excel vous offre plusieurs fonctions financières. Cependant, pour les problèmes courants qui nécessitent une analyse financière, vous pouvez apprendre à utiliser une combinaison de ces fonctions.

Travailler avec plusieurs feuilles de calcul

Vous devrez peut-être effectuer plusieurs calculs identiques dans plusieurs feuilles de calcul. Au lieu de répéter ces calculs dans chaque feuille de calcul, vous pouvez faire une feuille de calcul et la faire apparaître également dans les autres feuilles de calcul sélectionnées. Vous pouvez également résumer les données des différentes feuilles de calcul dans une feuille de calcul de rapport.

Audit de formule

Lorsque vous utilisez des formules, vous souhaiterez peut-être vérifier si les formules fonctionnent comme prévu. Dans Excel, les commandes d'audit de formule vous aident à tracer les valeurs précédentes et dépendantes et à vérifier les erreurs.

Renseigner

Excel fournit également un complément Inquire qui vous permet de comparer deux classeurs pour identifier les modifications, créer des rapports interactifs et afficher les relations entre les classeurs, les feuilles de calcul et les cellules. Vous pouvez également nettoyer le formatage excessif dans une feuille de calcul qui ralentit Excel ou rend la taille du fichier énorme.

Lors de l'analyse des données, faire référence à diverses données sera plus significatif et plus facile si la référence est par noms plutôt que par références de cellules - soit une seule cellule ou une plage de cellules. Par exemple, si vous calculez la valeur actuelle nette en fonction d'un taux d'actualisation et d'une série de flux de trésorerie, la formule

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

est plus significatif que

C10 = VAN (C2, C6: C8)

Avec Excel, vous pouvez créer et utiliser des noms significatifs pour diverses parties de vos données. Les avantages de l'utilisation des noms de plage incluent:

• Un nom de plage significatif (tel que Cash_Flows) est beaucoup plus facile à retenir qu'une adresse de plage (telle que C6: C8).

• La saisie d'un nom est moins sujette aux erreurs que la saisie d'une adresse de cellule ou de plage.

• Si vous tapez un nom de manière incorrecte dans une formule, Excel affichera un #NAME? Erreur.

• Vous pouvez rapidement accéder aux zones de votre feuille de calcul en utilisant les noms définis.

• Avec les noms, vos formules seront plus compréhensibles et plus faciles à utiliser. Par exemple, une formule Net_Income = Gross_Income - Deductions est plus intuitive que C40 = C20 - B18.

• La création de formules avec des noms de plage est plus facile qu'avec des adresses de cellule ou de plage. Vous pouvez copier un nom de cellule ou de plage dans une formule à l'aide de la saisie semi-automatique de formule.

Dans ce chapitre, vous apprendrez -

• Règles de syntaxe pour les noms.
• Création de noms pour les références de cellules.
• Création de noms pour les constantes.
• Gérer les noms.
• Portée de vos noms définis.
• Modification des noms.
• Filtrage des noms.
• Suppression de noms.
• Appliquer des noms.
• Utiliser des noms dans une formule.
• Affichage des noms dans un classeur.
• Utilisation de coller les noms et coller la liste.
• Utilisation de noms pour les intersections de plage.
• Copie de formules avec des noms.

Copie du nom à l'aide de la saisie semi-automatique de formule

Tapez la première lettre du nom dans la formule. Une liste déroulante apparaît avec les noms de fonction et les noms de plage. Sélectionnez le nom requis. Il est copié dans votre formule.

Règles de syntaxe des noms de plage

Excel a les règles de syntaxe suivantes pour les noms -

• Vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison de lettres, de chiffres et de symboles - traits de soulignement, barres obliques inverses et points. Les autres symboles ne sont pas autorisés.

• Un nom peut commencer par un caractère, un trait de soulignement ou une barre oblique inverse.

• Un nom ne peut pas commencer par un nombre (exemple - 1er trimestre) ou ressembler à une adresse de cellule (exemple - QTR1).

• Si vous préférez utiliser de tels noms, faites précéder le nom d'un trait de soulignement ou d'une barre oblique inverse (exemple - \ 1stQuarter, _QTR1).

• Les noms ne peuvent pas contenir d'espaces. Si vous souhaitez distinguer deux mots dans un nom, vous pouvez utiliser un trait de soulignement (exemple: Cash_Flows au lieu de Cash Flows)

• Vos noms définis ne doivent pas entrer en conflit avec les noms définis en interne d'Excel, tels que Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. Si vous définissez les mêmes noms, ils remplaceront les noms internes d'Excel et vous n'obtiendrez aucun message d'erreur. Cependant, il est déconseillé de le faire.

• Gardez les noms courts mais compréhensibles, même si vous pouvez utiliser jusqu'à 255 caractères

Création de noms de plage

Vous pouvez créer des noms de plage de deux manières -

• En utilisant le Name box.

• En utilisant le New Name boite de dialogue.

• En utilisant le Selection boite de dialogue.

Créez un nom de plage à l'aide de la zone Nom

Pour créer un nom de plage, à l'aide du Namela case située à gauche de la barre de formule est le moyen le plus rapide. Suivez les étapes ci-dessous -

Step 1 - Sélectionnez la plage pour laquelle vous souhaitez définir un nom.

Step 2 - Cliquez sur la case Nom.

Step 3 - Tapez le nom et appuyez sur Entrée pour créer le nom.

Créer un nom de plage à l'aide de la boîte de dialogue Nouveau nom

Vous pouvez également créer des noms de plage à l'aide de la boîte de dialogue Nouveau nom de l'onglet Formules.

Step 1 - Sélectionnez la plage pour laquelle vous souhaitez définir un nom.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet Formules.

Step 3- Cliquez sur Définir le nom dans le groupe Noms définis. leNew Name la boîte de dialogue apparaît.

Step 4 - Tapez le nom dans la case à côté de Nom

Step 5- Vérifiez que la plage sélectionnée et affichée dans la case Refers est correcte. Cliquez sur OK.

Créer un nom de plage à l'aide de la boîte de dialogue Créer des noms à partir de la sélection

Vous pouvez également créer des noms de plage à l'aide du Create Names dans la boîte de dialogue Sélection de l'onglet Formules, lorsque vous avez des valeurs de texte adjacentes à votre plage.

Step 1 - Sélectionnez la plage pour laquelle vous souhaitez définir un nom avec la ligne / colonne qui contient le nom.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet Formules.

Step 3 - Cliquez Create from Selectiondans le groupe Noms définis. leCreate Names from Selection la boîte de dialogue apparaît.

Step 4 - Sélectionnez la rangée supérieure car le texte apparaît dans la rangée supérieure de la sélection.

Step 5- Vérifiez que la plage sélectionnée et affichée dans la case à côté de Réfère est correcte. Cliquez sur OK.

Maintenant, vous pouvez trouver la plus grande valeur de la plage avec =Sum(Nom de l'étudiant), comme indiqué ci-dessous -

Vous pouvez également créer des noms avec une sélection multiple. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez nommer la ligne de notes de chaque élève avec le nom de l'élève.

Maintenant, vous pouvez trouver le total des notes pour chaque élève avec =Sum (nom de l'élève), comme indiqué ci-dessous.

Création de noms pour les constantes

Supposons que vous ayez une constante qui sera utilisée dans tout votre classeur. Vous pouvez lui attribuer un nom directement, sans le placer dans une cellule.

Dans l'exemple ci-dessous, le taux d'intérêt de la caisse d'épargne est fixé à 5%.

• Cliquez sur Définir le nom.
• Dans la boîte de dialogue Nouveau nom, tapez Savings_Bank_Interest_Rate dans la zone Nom.
• Dans Portée, sélectionnez Classeur.
• Dans la zone Fait référence à, effacez le contenu et saisissez 5%.
• Cliquez sur OK.

Le nom Savings_Bank_Interest_Rateest réglé sur une constante de 5%. Vous pouvez le vérifier dans le Gestionnaire de noms. Vous pouvez voir que la valeur est définie sur 0,05 et dans leRefers to = 0,05 est placé.

Gérer les noms

Un classeur Excel peut avoir n'importe quel nombre de cellules et plages nommées. Vous pouvez gérer ces noms avec le gestionnaire de noms.

• Cliquez sur l'onglet Formules.

• Cliquez sur Name Manager dans le Defined Namesgroupe. leName Managerla boîte de dialogue apparaît. Tous les noms définis dans le classeur actuel sont affichés.

La liste de Names sont affichés avec le défini Values, Cell Reference (y compris le nom de la feuille), Scope et Comment.

Le gestionnaire de noms a les options pour -

• Définir un New Nom avec le New Bouton.

• Edit un nom défini.

• Delete un nom défini.

• Filter les noms définis par catégorie.

• Modifiez la plage d'un nom défini qu'il Refers to.

Portée d'un nom

le Scoped'un nom par défaut est le classeur. Vous pouvez trouver leScope d'un nom défini dans la liste des noms sous le Scope colonne dans le Name Manager.

Vous pouvez définir le Scope d'un New Name lorsque vous définissez le nom en utilisant New Nameboite de dialogue. Par exemple, vous définissez le nom Interest_Rate. Ensuite, vous pouvez voir que leScope du New Name Interest_Rate est le Workbook.

Supposons que vous vouliez le Scope de ce taux d'intérêt limité à ce Worksheet seulement.

Step 1- Cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone Portée. Les options d'étendue disponibles apparaissent dans la liste déroulante.

Les options de portée comprennent Workbooket les noms de feuille dans le classeur.

Step 2- Cliquez sur le nom de la feuille de calcul actuelle, dans ce cas NPV et cliquez sur OK. Vous pouvez définir / trouver le nom de la feuille dans l'onglet de la feuille de calcul.

Step 3 - Pour vérifier que la portée est une feuille de calcul, cliquez sur Name Manager. Dans la colonne Scope, vous trouverez NPV pour Interest_Rate. Cela signifie que vous pouvez utiliser le Name Interest_Rate uniquement dans la NPV de la feuille de calcul, mais pas dans les autres feuilles de calcul.

Note - Une fois que vous avez défini la portée d'un nom, il ne peut pas être modifié ultérieurement.

Suppression de noms avec des valeurs d'erreur

Parfois, il peut arriver que la définition du nom comporte des erreurs pour diverses raisons. Vous pouvez supprimer ces noms comme suit -

Step 1 - Cliquez Filter dans le Name Manager boite de dialogue.

Les options de filtrage suivantes apparaissent -

• Effacer le filtre
• Noms inclus dans la feuille de calcul
• Noms adaptés au classeur
• Noms avec des erreurs
• Noms sans erreurs
• Noms définis
• Noms de table

Vous pouvez postuler Filter à la defined Names en sélectionnant une ou plusieurs de ces options.

Step 2 - Sélectionnez Names with Errors. Les noms contenant des valeurs d'erreur seront affichés.

Step 3 - À partir de la liste obtenue de Names, sélectionnez ceux que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Delete.

Vous recevrez un message confirmant la suppression. Cliquez sur OK.

Modifier les noms

Vous pouvez utiliser le Edit option dans le Name Manager boîte de dialogue pour -

• Changer la Name.

• Modifier le Refers to intervalle

• Modifier le Comment dans un Name.

Changer le nom

Step 1 - Cliquez sur la cellule contenant la fonction Large.

Vous pouvez voir que deux valeurs supplémentaires sont ajoutées dans le tableau, mais ne sont pas incluses dans la fonction car elles ne font pas partie de Array1.

Step 2 - Cliquez sur le Name vous souhaitez modifier dans le Name Managerboite de dialogue. Dans ce cas,Array1.

Step 3 - Cliquez Edit. leEdit Name la boîte de dialogue apparaît.

Step 4 - Changer le Name en tapant le nouveau nom souhaité dans le Name Box.

Step 5 - Cliquez sur le Range bouton à droite de Refers to Box et incluez les nouvelles références de cellule.

Step 6 - Ajouter un Comment (Optionnel)

Remarquerez que Scope est désactivé et ne peut donc pas être modifié.

Cliquez sur OK. Vous observerez les modifications apportées.

Appliquer des noms

Prenons l'exemple suivant -

Comme vous le constatez, les noms ne sont pas définis et utilisés dans la fonction PMT. Si vous placez cette fonction ailleurs dans la feuille de calcul, vous devez également vous rappeler où se trouvent exactement les valeurs des paramètres. Vous savez que l'utilisation de noms est une meilleure option.

Dans ce cas, la fonction est déjà définie avec des références de cellule qui n'ont pas de nom. Vous pouvez toujours définir des noms et les appliquer.

Step 1 - Utilisation Create from Selection, définissez les noms.

Step 2- Sélectionnez la cellule contenant la formule. Cliquez à

côté deDefine Name dans le Defined Names groupe sur le Formulaslanguette. Dans la liste déroulante, cliquez surApply Names.

Step 3 - Le Apply Namesla boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez leNames que tu veux Apply et cliquez sur OK.

Les noms sélectionnés seront appliqués aux cellules sélectionnées.

Vous pouvez aussi Apply Names à une feuille de calcul entière, en sélectionnant la feuille de calcul et en répétant les étapes ci-dessus.

Utilisation de noms dans une formule

Vous pouvez utiliser un Name dans un Formula de la manière suivante -

• Taper le Name si vous vous en souvenez, ou

• Taper une ou deux premières lettres et utiliser le Excel Formula Autocomplete fonctionnalité.

• Cliquez sur Utiliser dans la formule dans le groupe Noms définis sous l'onglet Formules.

  • Sélectionnez le nom requis dans la liste déroulante des noms définis.

  • Double-cliquez sur ce nom.

• En utilisant le Paste Name boite de dialogue.

  • Sélectionnez l'option Coller les noms dans la liste déroulante des noms définis. La boîte de dialogue Coller le nom apparaît.

  • Sélectionnez le Name dans le Paste Names boîte de dialogue et double-cliquez dessus.

Affichage des noms dans un classeur

Vous pouvez obtenir tous les Names dans votre classeur avec leur References et Save eux ou Print leur.

• Cliquez sur une cellule vide dans laquelle vous souhaitez copier le Names dans votre classeur.

• Cliquez sur Use in Formula dans le Defined Names groupe.

• Cliquez sur Paste Names dans la liste déroulante.

• Cliquez sur Paste List dans le Paste Name boîte de dialogue qui apparaît.

La liste des noms et leurs références correspondantes sont copiées à l'emplacement spécifié sur votre feuille de calcul comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous -

Utilisation de noms pour les intersections de plage

Range Intersections sont ces cellules individuelles qui ont deux plages en commun.

Par exemple, dans les données ci-dessous, la plage B6: F6 et la plage C3: C8 ont en commun la cellule C6, qui représente en fait les notes obtenues par l'étudiant Kodeda, Adam à l'examen 1.

Vous pouvez rendre cela plus significatif avec le Range Names.

• Créer Names avec Create from Selection pour les étudiants et les examens.

• Votre Names ressemblera à ceci -

• Type =Kodeda_Adam Exam_1 en B11.

Ici, vous utilisez l'opération Intersection de plage, espace entre les deux plages.

Cela affichera les marques de Kodeda, Adam dans l'examen 1, qui sont données dans la cellule C6.

Copie de formules avec des noms

Vous pouvez copier une formule avec des noms par Copyet Paste dans la même feuille de calcul.

Vous pouvez également copier une formule avec des noms dans une autre feuille de calcul en copy et paste, à condition que tous les names dans le formula avoir workbook comme Scope. Sinon, vous obtiendrez un#VALUE Erreur.

UNE Tableest une plage rectangulaire de données structurées. Les principales caractéristiques sont -

• Chaque ligne du tableau correspond à un seul enregistrement des données. Exemple - Informations sur les employés.

• Chaque colonne contient une information spécifique. Exmaple - Les colonnes peuvent contenir des données telles que le nom, le numéro d'employé, la date d'embauche, le salaire, le service, etc.

• La ligne du haut décrit les informations contenues dans chaque colonne et est appelée ligne d'en-tête.

• Chaque entrée de la ligne supérieure est appelée en-tête de colonne.

Vous pouvez créer et utiliser un tableau Excel pour gérer et analyser facilement les données. De plus, avec les tableaux Excel, vous obtenez un filtrage, un tri et un ombrage de ligne intégrés qui facilitent vos activités de création de rapports.

De plus, Excel répond intelligemment aux actions effectuées sur une table. Par exemple, vous avez une formule dans une colonne ou vous avez créé un graphique basé sur les données du tableau. Lorsque vous ajoutez plus de données au tableau (c'est-à-dire plus de lignes), Excel étend la formule aux nouvelles données et le graphique se développe automatiquement.

Différence entre les tables et les plages

Voici les différences entre une table et une plage -

• Un tableau est une manière plus structurée de travailler avec des données qu'une plage.
• Vous pouvez convertir une plage en tableau et Excel fournit automatiquement -
  • un nom de table
  • Noms des en-têtes de colonne
  • Formatage des données (couleur de cellule et couleur de police) pour une meilleure visualisation

Les tableaux fournissent des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles pour les plages. Ce sont -

• Excel fournit des outils de tableau dans le ruban allant des propriétés aux styles.

• Excel fournit automatiquement un bouton Filtrer dans chaque en-tête de colonne pour trier les données ou filtrer le tableau de sorte que seules les lignes qui répondent à vos critères définis soient affichées.

• Si vous avez plusieurs lignes dans un tableau et que vous faites défiler la feuille vers le bas pour que la ligne d'en-tête disparaisse, les lettres de colonne de la feuille de calcul sont remplacées par les en-têtes de tableau.

• Lorsque vous placez une formule dans n'importe quelle cellule d'une colonne du tableau, elle est propagée à toutes les cellules de cette colonne.

• Vous pouvez utiliser le nom de table et les noms d'en-tête de colonne dans les formules, sans avoir à utiliser des références de cellule ou à créer des noms de plage.

• Vous pouvez étendre la taille du tableau en ajoutant plus de lignes ou plus de colonnes en cliquant et en faisant glisser le petit contrôle triangulaire dans le coin inférieur droit de la cellule inférieure droite.

• Vous pouvez créer et utiliser des segments pour une table pour filtrer les données.

Vous découvrirez toutes ces fonctionnalités dans ce chapitre.

Créer une table

Pour créer un tableau à partir des données que vous avez sur la feuille de calcul, suivez les étapes indiquées -

Step 1- Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau. Les cellules peuvent contenir des données ou être vides. La plage suivante contient 290 lignes de données sur les employés. La ligne supérieure des données a des en-têtes.

Step 2 - Sous le Insertonglet, dans le groupe Tables, cliquez sur Tables. leCreate Tablela boîte de dialogue apparaît. Vérifiez que la plage de données sélectionnée dans leWhere is the data for your table? La boîte est correcte.

Step 3 - Vérifiez le My table has headers si la ligne supérieure de la plage sélectionnée contient des données que vous souhaitez utiliser comme en-têtes de tableau.

Note - Si vous ne cochez pas cette case, votre tableau aura en-têtes - Colonne1, Colonne2,…

Step 4 - Cliquez sur OK.

La plage est convertie en tableau avec le style par défaut.

Step 5- Vous pouvez également convertir une plage en table en cliquant n'importe où sur la plage et en appuyant sur Ctrl + T. UNECreate Table La boîte de dialogue apparaît et vous pouvez répéter les étapes ci-dessus.

Nom de la table

Excel attribue un nom à chaque table créée.

Step 1 - Pour regarder le nom de la table que vous venez de créer, cliquez sur table, cliquez sur table tools – design onglet sur le ruban.

Step 2 - Dans le Properties groupe, dans le Table Name , votre nom de table sera affiché.

Step 3 - Vous pouvez modifier ce nom de table pour le rendre plus significatif pour vos données.

Step 4- Cliquez sur la case Nom de la table. Effacez le nom et saisissez Emp_Data.

Note - Les règles de syntaxe des noms de plage s'appliquent aux noms de table.

Gestion des noms dans une table

Vous pouvez gérer les noms de table de la même manière que vous gérez les noms de plage avec Name Manager.

• Cliquez sur le tableau.

• Cliquez sur Name Manager dans le Defined Names groupe sur Formulas languette.

le Name Manager boîte de dialogue apparaît et vous pouvez trouver le Table Names dans votre classeur.

Vous pouvez Edit une Table Name ou ajoutez un commentaire avec New option dans le Name Managerboite de dialogue. Cependant, vous ne pouvez pas modifier la plage dansRefers to.

Vous pouvez Create Names avec des en-têtes de colonne pour les utiliser dans des formules, des graphiques, etc.

• Cliquez sur l'en-tête de colonne EmployeeID dans la table.

• Cliquez sur Gestionnaire de noms.

• Cliquez sur New dans la boîte de dialogue Gestionnaire de noms.

le New Name la boîte de dialogue apparaît.

Dans la zone Nom, vous pouvez trouver l'en-tête de colonne et dans le Refers to boîte, vous trouverez Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

Comme vous le constatez, c'est un moyen rapide de définir des noms dans une table.

En-têtes de tableau remplaçant les lettres de colonne

Lorsque vous travaillez avec un plus grand nombre de lignes de données dans une table, vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour consulter les données de ces lignes.

Cependant, ce faisant, vous avez également besoin des en-têtes de tableau pour identifier quelle valeur appartient à quelle colonne. Excel fournit automatiquement un moyen simple de le faire. Lorsque vous faites défiler vos données, les lettres des colonnes de la feuille de calcul elles-mêmes sont converties en en-têtes de tableau.

Dans la feuille de calcul ci-dessous, les lettres des colonnes apparaissent telles quelles et les en-têtes de tableau sont dans la ligne 2. 21 lignes de 290 lignes de données sont visibles.

Faites défiler vers le bas pour voir les lignes du tableau 25 à 35. Les en-têtes de tableau remplaceront les lettres des colonnes du tableau. Les autres lettres de colonne restent telles quelles.

Propagation d'une formule dans un tableau

Dans le tableau ci-dessous, supposons que vous souhaitiez inclure l'âge de chaque employé.

Step 1- Insérez une colonne à droite de la colonne Date de naissance. Tapez Age dans l'en-tête de colonne.

Step 2 - Dans l'une des cellules de cette colonne vide, tapez la formule, =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) et appuyez sur Entrée.

La formule se propage automatiquement aux autres cellules de cette colonne du tableau.

Redimensionner le tableau

Vous pouvez redimensionner un tableau pour ajouter ou supprimer des lignes / colonnes.

Considérez le tableau suivant Student_Marks qui contient le total des notes pour les lots 1 à 15.

Supposons que vous souhaitiez ajouter trois autres lots 16 à 18 et une colonne contenant le pourcentage de réussite.

• Cliquez sur le tableau.

• Faites glisser le contrôle de couleur bleue en bas à droite vers le bas pour inclure trois autres lignes dans le tableau.

• Faites à nouveau glisser le contrôle de couleur bleue en bas à droite, sur le côté pour inclure une colonne supplémentaire dans le tableau.

Votre tableau se présente comme suit. Vous pouvez également vérifier la plage incluse dans le tableau dans la boîte de dialogue Gestionnaire de noms -

Supprimer les doublons

Lorsque vous collectez des données à partir de différentes sources, vous pouvez probablement avoir des valeurs en double. Vous devez supprimer les valeurs en double avant de poursuivre l'analyse.

Regardez les données suivantes où vous avez des informations sur divers produits de différentes marques. Supposons que vous souhaitiez supprimer les doublons de ces données.

• Cliquez sur le tableau.

• Sur le DESIGN onglet, cliquez sur Remove Duplicatesdans le groupe Outils sur le ruban. leRemove Duplicates la boîte de dialogue apparaît.

Les en-têtes de colonne apparaissent sous les colonnes dans la boîte de dialogue Supprimer les doublons.

• Vérifiez les en-têtes de colonne en fonction de la colonne dans laquelle vous souhaitez supprimer les doublons et cliquez sur OK.

Vous recevrez un message indiquant combien de lignes avec des valeurs en double sont supprimées et combien de valeurs uniques restent. Les données nettoyées seront affichées dans le tableau.

Vous pouvez également supprimer les doublons avec Remove Duplicates dans le Data Tools groupe sous l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Convertir en plage

Vous pouvez convertir une table en Range.

• Cliquez sur le tableau.

• Cliquez sur Convert to Range dans le Tools groupe, sous l'onglet Conception sur le ruban.

Vous recevrez un message vous demandant si vous souhaitez convertir la table en Range. Après avoir confirmé avecYes, la table sera convertie en Range.

Options de style de tableau

Vous avez plusieurs options de Table Styleschoisir. Ces options peuvent être utilisées si vous avez besoin de mettre en évidence une ligne / colonne.

Vous pouvez cocher / décocher ces cases pour voir à quoi ressemble votre tableau. Enfin, vous pouvez décider des options adaptées à vos données.

Il est conseillé que le Table Style Options être utilisé uniquement pour projeter des informations importantes dans vos données plutôt que de les rendre colorées, ce qui n'est pas nécessaire dans l'analyse des données.

Styles de tableau

Vous avez le choix entre plusieurs styles de tableaux. Ces styles peuvent être utilisés en fonction de la couleur et du motif que vous souhaitez afficher vos données dans le tableau.

Déplacez votre souris sur ces styles pour avoir un aperçu de votre tableau avec les styles. Enfin, vous pouvez décider du style qui convient à vos données.

Il est conseillé que le Table Styles être utilisé uniquement pour projeter des informations importantes dans vos données de manière présentable plutôt que de les rendre colorées, ce qui n'est pas nécessaire dans l'analyse des données.

Trancheurs pour tables

Si vous utilisez Excel 2013 ou Excel 2016, vous pouvez utiliser Slicers pour filtrer les données de votre table.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des segments pour les tables, reportez-vous au chapitre Filtrage de ce didacticiel.

Les données que vous obtenez de différentes sources ne sont souvent pas sous une forme prête pour l'analyse. Dans ce chapitre, vous comprendrez comment préparer vos données sous forme de texte pour analyse.

Au départ, vous devez nettoyer les données. Le nettoyage des données comprend la suppression des caractères indésirables du texte. Ensuite, vous devez structurer les données sous la forme dont vous avez besoin pour une analyse plus approfondie. Vous pouvez faire de même en -

• Recherche des modèles de texte requis avec les fonctions de texte.
• Extraction de valeurs de données à partir de texte.
• Formatage des données avec des fonctions de texte.
• Exécuter des opérations de données avec les fonctions de texte.

Suppression des caractères indésirables du texte

Lorsque vous importez des données depuis une autre application, elles peuvent contenir des caractères non imprimables et / ou des espaces en excès. Les espaces excédentaires peuvent être -

• espaces de premier plan, et / ou
• des espaces supplémentaires entre les mots.

Si vous triez ou analysez ces données, vous obtiendrez des résultats erronés.

Prenons l'exemple suivant -

Il s'agit des données brutes que vous avez obtenues sur les informations sur le produit contenant l'identifiant du produit, la description du produit et le prix. Le caractère «|» sépare le champ de chaque ligne.

Lorsque vous importez ces données dans une feuille de calcul Excel, il se présente comme suit -

Comme vous le voyez, toutes les données se trouvent dans une seule colonne. Vous devez structurer ces données pour effectuer l'analyse des données. Cependant, vous devez d'abord nettoyer les données.

Vous devez supprimer tous les caractères non imprimables et les espaces en excès qui pourraient être présents dans les données. Vous pouvez utiliser la fonction CLEAN et la fonction TRIM à cet effet.

S.No.	Description de la fonction
1.	CLEAN Supprime tous les caractères non imprimables du texte
2.	TRIM Supprime les espaces du texte

• Sélectionnez les cellules C3 - C11.
• Tapez = TRIM (CLEAN (B3)), puis appuyez sur CTRL + Entrée.

La formule est remplie dans les cellules C3 - C11.

Le résultat sera comme indiqué ci-dessous -

Recherche des modèles de texte requis avec les fonctions de texte

Pour structurer vos données, vous devrez peut-être effectuer certaines correspondances de modèles de texte sur la base desquelles vous pouvez extraire les valeurs de données. Certaines des fonctions de texte utiles à cette fin sont:

S.No.	Description de la fonction
1.	EXACT Vérifie si deux valeurs de texte sont identiques
2.	FIND Recherche une valeur de texte dans une autre (sensible à la casse)
3.	SEARCH Recherche une valeur de texte dans une autre (non sensible à la casse)

Extraction de valeurs de données à partir de texte

Vous devez extraire les données requises du texte afin de le structurer. Dans l'exemple ci-dessus, par exemple, vous devez placer les données dans trois colonnes: ProductID, Product_Description et Price.

Vous pouvez extraire des données de l'une des manières suivantes:

• Extraction de valeurs de données avec l'assistant de conversion de texte en colonnes
• Extraction de valeurs de données avec des fonctions de texte
• Extraction de valeurs de données avec remplissage Flash

Extraction de valeurs de données avec l'assistant de conversion de texte en colonnes

Vous pouvez utiliser le Convert Text to Columns Wizard pour extraire des valeurs de données dans des colonnes Excel si vos champs sont -

• Délimité par un caractère, ou
• Aligné en colonnes avec des espaces entre chaque champ.

Dans l'exemple ci-dessus, les champs sont délimités par le caractère «|». Par conséquent, vous pouvez utiliser leConvert Text to Columns sorcier.

• Sélectionnez les données.

• Copiez et collez les valeurs au même endroit. Autrement,Convert Text to Columns prend les fonctions plutôt que les données elles-mêmes comme entrée.

• Sélectionnez les données.

• Cliquer sur Text to Columns dans le Data Tools groupe sous Data Tab sur le ruban.

Step 1 - Assistant de conversion de texte en colonnes - L'étape 1 sur 3 apparaît.

• Sélectionnez Délimité.
• Cliquez sur Suivant.

Step 2 - Assistant de conversion de texte en colonnes - L'étape 2 sur 3 apparaît.

• En dessous de Delimiters, sélectionnez Other.

• Dans la case à côté de Other, saisissez le caractère |

• Cliquez sur Next.

Step 3 - Assistant de conversion de texte en colonnes - L'étape 3 sur 3 apparaît.

Dans cet écran, vous pouvez sélectionner chaque colonne de vos données dans l'assistant et définir le format de cette colonne.

• Pour Destination, sélectionnez la cellule D3.

• Vous pouvez cliquer Advanced, Et mettre Decimal Separator et Thousands Separator dans le Advanced Text Import Settings boîte de dialogue qui apparaît.

• Cliquez sur Finish.

Vos données, qui sont converties en colonnes, apparaissent dans les trois colonnes - D, E et F.

• Nommez les en-têtes de colonne ProductID, Product_Description et Price.

Extraction de valeurs de données avec des fonctions de texte

Supposons que les champs de vos données ne soient ni délimités par un caractère ni alignés dans des colonnes avec des espaces entre chaque champ, vous pouvez utiliser des fonctions de texte pour extraire des valeurs de données. Même dans le cas où les champs sont délimités, vous pouvez toujours utiliser des fonctions de texte pour extraire des données.

Certaines des fonctions de texte utiles à cet effet sont:

S.No.	Description de la fonction
1.	LEFT Renvoie les caractères les plus à gauche d'une valeur de texte
2.	RIGHT Renvoie les caractères les plus à droite d'une valeur de texte
3.	MID Renvoie un nombre spécifique de caractères d'une chaîne de texte commençant à la position que vous spécifiez
4.	LEN Renvoie le nombre de caractères dans une chaîne de texte

Vous pouvez également combiner deux ou plusieurs de ces fonctions de texte selon les données dont vous disposez, pour extraire les valeurs de données requises. Par exemple, en utilisant une combinaison de fonctions LEFT, RIGHT et VALUE ou en utilisant une combinaison de fonctions FIND, LEFT, LEN et MID.

Dans l'exemple ci-dessus,

• Tous les caractères laissés au premier | donnez le nom ProductID.

• Tous les personnages jusqu'au second | donnez le nom Prix.

• Tous les personnages qui se trouvent entre le premier | et deuxième | donnez le nom Product_Description.

• Chacun | a un espace avant et après.

En observant ces informations, vous pouvez extraire les valeurs de données avec les étapes suivantes -

• Trouvez la position du premier | -First | Position

  • Vous pouvez utiliser la fonction FIND

• Trouvez la position du second | -Second | Position

  • Vous pouvez à nouveau utiliser la fonction FIND

  • Commençant à (First | Position - 2) Les caractères du texte donnent le ProductID

    • Vous pouvez utiliser la fonction GAUCHE

    • (First | Position + 2) à (Second | Position - 2) Les caractères du texte donnent la description du produit

      • Vous pouvez utiliser la fonction MID

      • (Second | Position + 2) pour terminer les caractères du texte donner un prix

        • You can use RIGHT Function

        

        The result will be as shown below −

        

        You can observe that the values in the price column are text values. To perform calculations on these values, you have to format the corresponding cells. You can look at the section given below to understand formatting text.

        Extracting Data Values with Flash Fill

        Using Excel Flash Fill is another way to extract data values from text. However, this works only when Excel is able to find a pattern in the data.

        Step 1 − Create three columns for ProductID, Product_Description and Price next to the data.

        

        Step 2 − Copy and paste the values for C3, D3 and E3 from B3.

        

        Step 3 − Select cell C3 and click Flash Fill in the Data Tools group on the Data tab. All the values for ProductID get filled.

        

        Step 4 − Repeat the above given steps for Product_Description and Price. The data is filled.

        

        Formatting Data with Text Functions

        Excel has several built-in text functions that you can use for formatting data containing text. These include −

        Functions that format the Text as per your need −

        S.No.	Function & Description
        1.	LOWER Converts text to lowercase

        S.No.	Function & Description
        1.	UPPER Converts text to uppercase
        2.	PROPER Capitalizes the first letter in each word of a text value

Functions that convert and/or format the Numbers as Text -

S.No.	Description de la fonction
1.	DOLLAR Convertit un nombre en texte, en utilisant le format monétaire $ (dollar)
2.	FIXED Formate un nombre sous forme de texte avec un nombre fixe de décimales
3.	TEXT Formate un nombre et le convertit en texte

Functions that convert the Text to Numbers -

S.No.	Description de la fonction
1.	VALUE Convertit un argument de texte en nombre

Executing Data Operations with the Text Functions

Vous devrez peut-être effectuer certaines opérations de texte sur vos données. Par exemple, si les identifiants de connexion des employés sont modifiés en un nouveau format dans une organisation, en fonction du changement de format, des remplacements de texte peuvent être nécessaires.

Les fonctions de texte suivantes vous aident à effectuer des opérations de texte sur vos données contenant du texte -

S.No.	Description de la fonction
1.	REPLACE Remplace les caractères dans le texte
2.	SUBSTITUTE Remplace le nouveau texte par l'ancien texte dans une chaîne de texte
3.	CONCATENATE Joint plusieurs éléments de texte en un seul élément de texte
4.	CONCAT Combine le texte de plusieurs plages et / ou chaînes, mais il ne fournit pas le délimiteur ou les arguments IgnoreEmpty.
5.	TEXTJOIN Combine le texte de plusieurs plages et / ou chaînes, et inclut un délimiteur que vous spécifiez entre chaque valeur de texte qui sera combinée. Si le délimiteur est une chaîne de texte vide, cette fonction concaténera efficacement les plages.
6.	REPT Répète le texte un certain nombre de fois

Les données que vous obtenez de différentes sources peuvent contenir des valeurs de date. Dans ce chapitre, vous comprendrez comment préparer vos données contenant des valeurs de données pour l'analyse.

Vous en apprendrez plus sur -

• Formats de date
  • Date au format série
  • Date dans différents formats mois-jour-année
• Conversion de dates au format série au format mois-jour-année
• Conversion de dates au format mois-jour-année en format série
• Obtention de la date du jour
• Recherche d'un jour ouvrable après des jours spécifiés
• Personnaliser la définition d'un week-end
• Nombre de jours ouvrés entre deux dates données
• Extraction de l'année, du mois, du jour à partir de la date
• Extraction du jour de la semaine à partir de la date
• Obtention de la date à partir de l'année, du mois et du jour
• Calcul du nombre d'années, de mois et de jours entre deux dates

Formats de date

Excel prend en charge Date valeurs de deux manières -

• Format série
• Dans différents formats année-mois-jour

Vous pouvez convertir -

• UNE Date au format série vers un Date au format année-mois-jour

• UNE Date au format année-mois-jour en Date au format série

Date au format série

UNE Date au format série est un entier positif qui représente le nombre de jours entre la date donnée et le 1er janvier 1900. Les deux Dateet le 1er janvier 1900 sont inclus dans le décompte. Par exemple, 42354 est unDate cela représente le 16/12/2015.

Date au format mois-jour-année

Excel prend en charge différents Date Formats basés sur Locale(Emplacement) que vous choisissez. Par conséquent, vous devez d'abord déterminer la compatibilité de votreDateformats et l'analyse des données à portée de main. Notez que certainsDate les formats sont préfixés par * (astérisque) -

• Date les formats commençant par * (astérisque) répondent aux modifications des paramètres régionaux de date et d'heure spécifiés pour le système d'exploitation

• Date les formats sans * (astérisque) ne sont pas affectés par les paramètres du système d'exploitation

Pour des raisons de compréhension, vous pouvez supposer que les États-Unis sont les paramètres régionaux. Vous trouvez ce qui suitDate formats à choisir pour Date- 8 ^e Juin 2016 -

• * 6/8/2016 (affecté par les paramètres du système d'exploitation)
• * Mercredi 8 juin 2016 (affecté par les paramètres du système d'exploitation)
• 6/8
• 6/8/16
• 06/08/16
• 8-Jun
• 8-Jun-16
• 08-Jun-16
• Jun-16
• June-16
• J
• J-16
• 6/8/2016
• 8-Jun-2016

Si vous entrez seulement deux chiffres pour représenter une année et si -

• Les chiffres sont 30 ou plus, Excel suppose que les chiffres représentent des années au vingtième siècle.

• Les chiffres sont inférieurs à 30, Excel suppose que les chiffres représentent des années au XXIe siècle.

Par exemple, 1/1/29 est traité comme le 1er janvier 2029 et 1/1/30 est traité comme le 1er janvier 1930.

Conversion de dates au format série au format mois-jour-année

Pour convertir les dates du format série au format mois-jour-année, suivez les étapes ci-dessous -

• Clique le Number onglet dans le Format Cells boite de dialogue.

• Cliquez sur Date en dessous de Category.

• Sélectionner Locale. Le disponibleDate les formats seront affichés sous forme de liste sous Type.

• Cliquez sur un Format en dessous de Type pour regarder l'aperçu dans la zone adjacente à Sample.

Après avoir choisi le format, cliquez sur OK.

Conversion de dates au format mois-jour-année en format série

Vous pouvez convertir les dates au format mois-jour-année au format série de deux manières:

• En utilisant Format Cells boite de dialogue

• Utilisation d'Excel DATEVALUE fonction

Utilisation de la boîte de dialogue Format de cellule

• Clique le Number onglet dans le Format Cells boite de dialogue.

• Cliquez sur General en dessous de Category.

Utilisation de la fonction DATEVALUE d'Excel

Vous pouvez utiliser Excel DATEVALUE fonction pour convertir un Date à Serial Numberformat. Vous devez joindre leDateargument dans «». Par exemple,

= DATEVALUE ("6/8/2016") donne 42529

Obtention de la date du jour

Si vous devez effectuer des calculs basés sur la date du jour, utilisez simplement la fonction Excel AUJOURD'HUI (). Le résultat reflète la date à laquelle il est utilisé.

La capture d' écran suivante de l' utilisation de la fonction TODAY () a été prise le 16 ^e mai 2016 -

Recherche d'un jour ouvrable après des jours spécifiés

Vous devrez peut-être effectuer certains calculs en fonction de vos jours de travail.

Les jours ouvrables excluent les jours de week-end et les jours fériés. Cela signifie que si vous pouvez définir votre week-end et vos vacances, les calculs que vous effectuez seront basés sur les jours ouvrables. Par exemple, vous pouvez calculer les dates d'échéance des factures, les délais de livraison prévus, la date de la prochaine réunion, etc.

Vous pouvez utiliser Excel WORKDAY et WORKDAY.INTL fonctions pour de telles opérations.

S.No.	Description de la fonction
1.	WORKDAY Renvoie le numéro de série de la date avant ou après un nombre spécifié de jours ouvrés
2.	WORKDAY.INTL Renvoie le numéro de série de la date avant ou après un nombre spécifié de jours ouvrés à l'aide de paramètres pour indiquer quels jours et combien de jours sont des jours de week-end

Par exemple, vous pouvez spécifier le 15 ^e jour de travail à partir d' aujourd'hui (la capture d' écran ci - dessous est prise le 16 ^e mai 2016) en utilisant les fonctions aujourd'hui et WORKDAY.

Supposons que 25 ^e mai 2016 et 1 ^er Juin 2016 sont des jours fériés. Ensuite, votre calcul sera le suivant -

Personnaliser la définition d'un week-end

Par défaut, le week-end est le samedi et le dimanche, soit deux jours. Vous pouvez également éventuellement définir votre week-end avec leWORKDAY.INTLfonction. Vous pouvez spécifier votre propre week-end par un numéro de week-end qui correspond aux jours de week-end comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Vous n'avez pas besoin de vous souvenir de ces chiffres, car lorsque vous commencez à saisir la fonction, vous obtenez une liste de chiffres et les jours de week-end dans la liste déroulante.

Jours de fin de semaine	Numéro du week-end
Samedi Dimanche	1 ou omis
Dimanche Lundi	2
Lundi Mardi	3
Mardi Mercredi	4
Mercredi Jeudi	5
Jeudi vendredi	6
Vendredi Samedi	sept
Dimanche seulement	11
Lundi seulement	12
Mardi seulement	13
Mercredi seulement	14
Jeudi seulement	15
Vendredi seulement	16
Samedi seulement	17

Supposons que si le week-end est uniquement le vendredi, vous devez utiliser le nombre 16 dans la fonction WORKDAY.INTL.

Nombre de jours ouvrés entre deux dates données

Il peut être nécessaire de calculer le nombre de jours de travail entre deux dates, par exemple, dans le cas du calcul du paiement à un employé contractuel qui est payé à la journée.

Vous pouvez trouver le nombre de jours ouvrés entre deux dates avec les fonctions Excel NETWORKDAYS et NETWORKDAYS.INTL. Tout comme dans le cas de WORKDAYS et WORKDAYS.INTL, NETWORKDAYS et NETWORKDAYS.INTL vous permettent de spécifier des jours fériés et avec NETWORKDAYS.INTL, vous pouvez en plus spécifier le week-end.

S.No.	Description de la fonction
1.	NETWORKDAYS Renvoie le nombre de jours ouvrables entiers entre deux dates
2.	NETWORKDAYS.INTL Renvoie le nombre de jours ouvrables entiers entre deux dates en utilisant des paramètres pour indiquer quels jours et combien de jours sont des jours de week-end

Vous pouvez calculer le nombre de jours ouvrés entre aujourd'hui et une autre date avec les fonctions AUJOURD'HUI et JOURS RÉSEAU. Dans la capture d'écran ci - dessous, est aujourd'hui 16 ^e mai 2016 et la date de fin est le 16 ^e Juin 2016. 25 ^e mai 2016 et 1 ^er Juin 2016 sont des jours fériés.

Encore une fois, le week-end est supposé être samedi et dimanche. Vous pouvez avoir votre propre définition pour le week-end et calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates avec la fonction NETWORKDAYS.INTL. Dans la capture d'écran ci-dessous, seul le vendredi est défini comme un week-end.

Extraction de l'année, du mois, du jour à partir de la date

Vous pouvez extraire de chaque date dans une liste de dates, le jour, le mois et l'année correspondants en utilisant les fonctions Excel JOUR, MOIS et ANNÉE.

Par exemple, considérez les dates suivantes -

À partir de chacune de ces dates, vous pouvez extraire le jour, le mois et l'année comme suit -

Extraction du jour de la semaine à partir de la date

Vous pouvez extraire de chaque date dans une liste de dates, le jour correspondant de la semaine avec la fonction Excel WEEKDAY.

Prenons le même exemple donné ci-dessus.

Obtention de la date à partir de l'année, du mois et du jour

Vos données peuvent contenir séparément les informations sur l'année, le mois et le jour. Vous devez obtenir la date combinant ces trois valeurs pour effectuer un calcul. Vous pouvez utiliser la fonction DATE pour obtenir les valeurs de date.

Considérez les données suivantes -

Utilisez la fonction DATE pour obtenir les valeurs DATE.

Calcul des années, des mois et des jours entre deux dates

Vous devrez peut-être calculer le temps écoulé à partir d'une date donnée. Vous pourriez avoir besoin de ces informations sous forme d'années, de mois et de jours. Un exemple simple serait de calculer l'âge actuel d'une personne. C'est effectivement la différence entre la date de naissance et aujourd'hui. Vous pouvez utiliser les fonctions Excel DATEDIF, TODAY et CONCATENATE à cet effet.

La sortie est la suivante -

Les données que vous obtenez de différentes sources peuvent contenir des valeurs de temps. Dans ce chapitre, vous comprendrez comment préparer vos données contenant des valeurs de temps pour l'analyse.

Vous en apprendrez plus sur -

• Formats d'heure
  • Heure au format série
  • Heure au format heure-minute-seconde
• Conversion des heures au format série au format heure-minute-seconde
• Conversion des heures au format heure-minute-seconde en format série
• Obtention de l'heure actuelle
• Obtention du temps en heure, minute et seconde
• Extraction de l'heure, des minutes et des secondes de l'heure
• Nombre d'heures entre l'heure de début et l'heure de fin

Formats d'heure

Excel prend en charge Time Valeurs de deux manières -

• Format série
• In various Hour-Minute-Second Formats

You can convert −

• Time in Serial Format to Time in Hour-Minute-Second Format

• Time in Hour-Minute-Second Format to Time in Serial Format

Time in Serial Format

Time in serial format is a positive number that represents the Time as a fraction of a 24-hour day, the starting point being midnight. For example, 0.29 represents 7 AM and 0.5 represents 12 PM.

You can also combine Date and Time in the same cell. The serial number is the number of days after January 1, 1900, and the time fraction associated with the given time. For example, if you type May 17, 2016 6 AM, it gets converted to 42507.25 when you format the cell as General.

Time in Hour-Minute-Second Format

Excel allows you to specify time in Hour-Minute-Second Format with a colon (:) after the hour and another colon before the seconds. Example, 8:50 AM, 8:50 PM or just 8:50 using the 12-Hour Format or as 8:50, 20:50 in 24-Hour format. The time 8:50:55 AM represents 8 hours, 50 minutes and 55 seconds.

You can also specify date and time together. For example, if you type May 17, 2016 7:25 in a cell, it will be displayed as 5/17/2016 7:25 and it represents 5/17/2016 7:25:00 AM.

Excel supports different Time formats based on the Locale (Location) you choose. Hence, you need to first determine the compatibility of your Time formats and data analysis at hand.

For understanding purpose, you can assume United States as the Locale. You find the following Time formats to choose for Date and Time – 17^th May, 2016 4 PM −

• 4:00:00 PM
• 16:00
• 4:00 PM
• 16:00:00
• 5/17/16 4:00 PM
• 5/17/16 16:00

Converting Times in Serial Format to Hour-Minute-Second Format

To convert serial time format to hour-min-sec format follow the steps given below −

• Click the Number tab in the Format Cells dialog box

• Click Time under Category.

• Select the Locale. Available Time formats will be displayed as a list under Type.

• Click on a Format under Type to look at the Preview in the box adjacent to Sample.

After choosing the Format, click OK

Converting Times in Hour-Minute-Second Format to Serial Format

You can convert Time in Hour-Minute-Second format to serial format in two ways −

• Using Format Cells dialog box

• Using Excel TIMEVALUE function

Using Format Cells dialog box

• Click the Number tab in the Format Cells dialog box.

• Click General under Category.

Using Excel TIMEVALUE Function

You can use Excel TIMEVALUE function to convert Time to Serial Number format. You need to enclose the Time argument in “”. For example,

TIMEVALUE ("16:55:15") results in 0.70503472

Obtaining the Current Time

If you need to perform calculations based on current time, simply use the Excel function NOW (). The result reflects the date and time when it is used.

The following screen shot of Now () function usage has been taken on 17^th May, 2016 at 12:22 PM.

Obtaining Time from Hour, Minute and Second

Your data might have the information about hours, minutes and seconds separately. Suppose, you need to get the Time combining these 3 values to perform any calculation. You can use Excel Function Time for getting the Time values.

Extracting Hour, Minute and Second from Time

You can extract hour, minute and second from a given time using the Excel functions HOUR, MINUTE and SECOND.

Number of hours between Start Time and End Time

When you perform computations on Time values, the result displayed depends on the format used in the cell. For example, you can compute the number of hours between 9:30 AM and 6 PM as follows −

• C4 is formatted as Time
• C5 and C6 are formatted as Number.

You get the time difference as days. To convert to hours you need to multiply by 24.

In Microsoft Excel, you can use Conditional Formatting for data visualization. You have to specify formatting for a cell range based on the contents of the cell range. The cells that meet the specified conditions would be formatted as you have defined.

Example

In a range containing the sales figures of the past quarter for a set of salespersons, you can highlight those cells representing who have met the defined target, say, $2500.

You can set the condition as total sales of the person >= $2500 and specify a color code green. Excel checks each cell in the range to determine whether the condition you specified, i.e., total sales of the person >= $2500 is satisfied.

Excel applies the format you chose, i.e. the green color to all the cells that satisfy the condition. If the content of a cell does not satisfy the condition, the formatting of the cell remains unchanged. The result is as expected, only for the salespersons who have met the target, the cells are highlighted in green – a quick visualization of the analysis results.

You can specify any number of conditions for formatting by specifying Rules. You can pick up the rules that match your conditions from

• Highlight cells rules
• Top / Bottom rules

You can also define your own rules. You can −

• Add a rule
• Clear an existing rule
• Manage the defined rules

Further, you have several formatting options in Excel to choose the ones that are appropriate for your Data Visualization −

• Data Bars
• Color Scales
• Icon Sets

Conditional formatting has been promoted over the versions Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. The examples you find in this chapter are from Excel 2013.

In the following sections, you will understand the conditional formatting rules, formatting options and how to work with rules.

Highlight Cells Rules

You can use Highlight Cells rule to assign a format to cells whose contents meet any of the following criteria −

• Numbers within a given numerical range −
  • Greater Than
  • Less Than
  • Between
  • Equal To
• Text that contains a given text string.
• Date occurring within a given range of dates relative to the current date −
  • Yesterday
  • Today
  • Tomorrow
  • In the last 7 days
  • Last week
  • This week
  • Next week
  • Last month
  • This Month
  • Next month
• Values that are duplicate or unique.

Follow the steps to conditionally format cells −

• Select the range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Highlight Cells Rules from the drop-down menu.

• Click Greater Than and specify >750. Choose green color.

• Click Less Than and specify < 500. Choose red color.

• Click Between and specify 500 and 750. Choose yellow color.

The data will be highlighted based on the given conditions and the corresponding formatting.

Top / Bottom Rules

You can use Top / Bottom Rules to assign a format to cells whose contents meet any of the following criteria −

• Top 10 items − Cells that rank in the top N, where 1 <= N <= 1000.

• Top 10% − Cells that rank in the top n%, where 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 items − Cells that rank in the bottom N, where 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% − Cells that rank in the bottom n%, where 1 <= n <= 100.

• Above average − Cells that are above average for the selected range.

• Below average − Cells that are below average for the selected range.

Follow the steps given below to assign the Top/Bottom rules.

• Select the range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Top/Bottom Rules from the drop-down menu. Top/Bottom rules options appear.

• Click Top Ten Items and specify 5. Choose green color.

• Click Bottom Ten Items and specify 5. Choose red color.

The data will be highlighted based on the given conditions and the corresponding formatting.

• Repeat the first three steps given above.

• Click Top Ten% and specify 5. Choose green color.

• Click Bottom Ten% and specify 5. Choose red color.

The data will be highlighted based on the given conditions and the corresponding formatting.

• Repeat the first three steps given above.

• Click Above Average. Choose green color.

• Click Below Average. Choose red color.

The data will be highlighted based on the given conditions and the corresponding formatting.

Data Bars

You can use colored Data Bars to see the value in a cell relative to the values in the other cells. The length of the data bar represents the value in the cell. A longer bar represents a higher value, and a shorter bar represents a lower value. You have six solid colors to choose from for the data bars – blue, green, red, yellow, light blue and purple.

Data bars are helpful in visualizing the higher, lower and intermediate values when you have large amounts of data. Example - Day temperatures across regions in a particular month. You can use gradient fill color bars to visualize the value in a cell relative to the values in other cells. You have six Gradient Colors to choose from for the Data Bars – Blue, Green, Red, Yellow, Light Blue and Purple.

• Select the range to be formatted conditionally.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Data Bars from the drop-down menu. The Gradient Fill options and Fill options appear.

Click the blue data bar in the Gradient Fill options.

• Repeat the first three steps.

• Click the blue data bar in the Solid Fill options.

You can also format data bars such that the data bar starts in the middle of the cell, and stretches to the left for negative values and stretches to the right for positive values.

Color Scales

You can use Color Scales to see the value in a cell relative to the values in the other cells in a given range. As in the case of Highlight Cells Rules, a Color Scale uses cell shading to display the differences in cell values. A color gradient will be applied to a range of cells. The color indicates where each cell value falls within that range.

You can choose from −

• Three - Color Scale −
  • Green – Yellow – Red Color Scale
  • Red – Yellow – Green Color Scale
  • Green – White – Red Color Scale
  • Red – White – Green Color Scale
  • Blue – White – Red Color Scale
  • Red – White – Blue Color Scale
• Two-Color Scale −
  • White – Red Color Scale
  • Red – White Color Scale
  • Green – White Color Scale
  • White – Green Color Scale
  • Green – Yellow Color Scale
  • Yellow – Green Color Scale

Follow the steps given below −

• Select the Range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Color Scales from the drop-down menu. The Color Scale options appear.

• Click the Green – Yellow – Red Color Scale.

The Data will be highlighted based on the Green – Yellow – Red color scale in the selected range.

• Repeat the first three steps.
• Click the Green – White color scale.

The data will be highlighted based on the Green – White color scale in the selected range.

Icon Sets

You can use the icon sets to visualize numerical differences. The following icon sets are available −

As you observe, an icon set consists of three to five symbols. You can define criteria to associate an icon with each value in a cell range. For example, a red down arrow for small numbers, a green up arrow for large numbers, and a yellow horizontal arrow for intermediate values.

• Select the range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Icon Sets from the drop-down menu. The Icon Sets options appear.

• Click the colored three arrows.

Colored Arrows appear next to the Data based on the Values in the selected range.

• Repeat the first three steps. The Icon Sets options appear.

• Select 5 Ratings. The Rating Icons appear next to the data based on the values in the selected range.

New Rule

You can use New Rule to create your own formula as a condition to format a cell as you define.

There are two ways to use New Rule −

• With New Rule option from the drop-down menu

• With New Rule button in Manage Rules dialog box

With New Rule option from the Drop-Down Menu

• Select the Range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click New Rule from the drop-down menu.

The New Formatting Rule dialog box appears.

• From the Select a Rule Type Box, select Use a formula to determine which cells to format. Edit the Rule Description box appears.

• In the format values where this formula is true: type the formula.

• Click the format button and click OK.

Cells that contain values with the formula TRUE, are formatted as defined.

With New Rule Button in Manage Rules dialog box

• Select the range to be conditionally formatted.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Manage Rules from the drop-down menu.

The Conditional Formatting Rules Manager dialog box appears.

Click the New Rule button.

The New Formatting Rule dialog box appears.

Repeat the Steps given above to define your formula and format.

The Conditional Formatting Rules Manager dialog box appears with defined New Rule highlighted. Click the Apply button.

Cells that contain values with the formula TRUE, are formatted as defined.

Clear Rules

You can Clear Rules to delete all conditional formats you have created for

• Selected cells
• Current Worksheet
• Selected Table
• Selected PivotTable

Follow the given steps −

• Select the Range / Click on a Worksheet / Click the table > PivotTable where conditional formatting rules need to be removed.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Clear Rules from the drop-down menu. The Clear rules options appear.

Select the appropriate option. The conditional formatting is cleared from the Range / Worksheet / Table / PivotTable.

Manage Rules

You can Manage Rulesfrom the Conditional Formatting Rules Manager window. You can see formatting rules for the current selection, for the entire current worksheet, for the other worksheets in the workbook or the tables or PivotTables in the workbook.

• Click Conditional Formatting in the Styles group under Home tab.

• Click Manage Rules from the drop-down menu.

The Conditional Formatting Rules Manager dialog box appears.

Click the arrow in the List Box next to Show formatting rules for Current Selection, This Worksheet and other Sheets, Tables, PivotTable if exist with Conditional Formatting Rules, appear.

Select This Worksheet from the drop-down list. Formatting Rules on the current Worksheet appear in the order that they will be applied. You can change this order by using the up and down arrows.

You can add a New Rule, Edit a Rule and Delete a Rule.

• You have already seen New Rule in the earlier section. You can delete a rule by selecting the Rule and clicking Delete Rule. The highlighted Rule is deleted.

• To edit a Rule, select the RULE and click on Edit Rule. Edit Formatting Rule dialog box appears.

• You can

  • Select a Rule Type

  • Edit the Rule Description

  • Edit Formatting

• Once you are done with the changes, click OK.

• The changes for the Rule will be reflected in the Conditional Formatting Rules Manager dialog box. Click Apply.

• The data will be highlighted based on the modified Conditional Formatting Rules.

Sorting data is an integral part of Data Analysis. You can arrange a list of names in alphabetical order, compile a list of sales figures from highest to lowest, or order rows by colors or icons. Sorting data helps you quickly visualize and understand your data better, organize and find the data that you want, and ultimately make more effective decisions.

You can sort by columns or by rows. Most of the sorts that you use will be column sorts.

You can sort data in one or more columns by

• text (A to Z or Z to A)
• numbers (smallest to largest or largest to smallest)
• dates and times (oldest to newest and newest to oldest)
• a custom list (E.g. Large, Medium, and Small)
• format, including cell color, font color, or icon set

Sort criteria for a table are saved with the workbook such that you can reapply the sort to that table every time you open the workbook. Sort criteria are not saved for a range of cells. For multicolumn sorts or for sorts that take a long time to create, you can convert the range to a table. Then, you can reapply the sort when you open a workbook.

In all the examples in the following sections, you will find tables only, since it is more meaningful to sort a table.

Sort by Text

You can sort a table using a column containing text.

The following table has information about employees in an organization (You are able to see only the first few rows in the data).

• To sort the table by the column title that contains text, click the header of the column – Title.

• Click the Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort A to Z

The table will be sorted by the column – Title in the ascending alphanumeric order.

Note − You can sort in the descending alphanumeric order, by clicking Sort Z to A. You can also sort with case-sensitive option. Go through the Sort by a Custom List section given below.

Sort by Numbers

To sort the table by the column ManagerID that contains numbers, follow the steps given below −

• Click the header of the column – ManagerID.

• Click the Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort A to Z

The column, ManagerID will be sorted in the ascending numeric order. You can sort in the descending numeric order, by clicking Sort Z to A.

Sort by Dates or Times

To sort the Table by the column HireDate that contains Dates, follow the steps given below −

• Click the Header of the column – HireDate.

• Click Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort A to Z as shown in the screen shot given below −

The column – HireDate will be sorted with the dates sorted from oldest to newest. You can sort the dates from newest to oldest, by clicking Sort Z to A.

Sort by Cell Color

To sort the table by the column total marks that contains cells with colors (Conditionally Formatted) −

• Click the Header of the column – Total Marks.

• Click Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort. The Sort dialog box appears.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort on as Cell Color and specify the color green in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort on as Cell Color and specify the color Yellow in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort on as Cell Color and specify the color Red in Order.

The column – Total Marks will be sorted by the cell color as specified in the Order.

Sort by Font Color

To sort the column Total Marks in the table, that contains cells with font colors (conditionally formatted) −

• Click the header of the column – Total Marks.

• Click Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort. The Sort dialog box appears.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Font Color and specify the color green in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Font Color and specify the color yellow in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Font Color and specify the color red in Order.

The column – Total Marks is sorted by the font color as specified in the Order.

Sort by Cell Icon

To sort the table by the column Total Marks that contains cells with Cell Icons (Conditionally Formatted), follow the steps given below −

• Click the Header of the column – Total Marks.

• Click Data tab.

• In the Sort & Filter group, click Sort. The Sort dialog box appears.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify in

  
  Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify

  
  in Order. Click Add Level.

• Choose Sort By as Total Marks, Sort On as Cell Icon and specify

  
  in Order.

The column – Total Marks will be sorted by Cell Icon as specified in the Order.

Sort by a Custom List

You can create a custom list and sort the table by the custom list.

In the table given below, you find an indicator column with title – Position. It has the values high, medium and low based on the position of total marks with respect to the entire range.

Now, suppose you want to sort the column - Position, with all High values on top, all low values at bottom, and all medium values in between. That means the order you want is low, medium and high. With Sort A to Z, you get the order high, low and medium. On the other hand, with Sort Z to A, you get the order medium, low and high.

You can resolve this is to create a custom list.

• Define the order for the custom list as high, medium and low in a range of cells as shown below.

• Select that Range.

• Click the File tab.

• Click Options. In the Excel Options dialog box, Click Advanced.

• Scroll to the General.

• Click Edit Custom Lists.

The Edit Custom Lists dialog box appears. The select range in worksheet appears in the Import list from cells Box. Click Import.

Your custom list is added to the Custom Lists. Click OK.

The next step is to sort the table with this Custom List.

• Click the Column – Position. Click on Sort. In the Sort dialog box, ensure Sort By is Position, Sort On is Values.

• Click on Order. Select Custom List. Custom Lists dialog box appears.

• Click on the High, Medium, Low Custom List. Click on OK.

In the Sort dialog box, in the Order Box, High, Medium, Low appears. Click on OK.

The table will be sorted in the defined order – high, medium, low.

You can create Custom Lists based on the following values −

• Text
• Number
• Date
• Time

You cannot create custom lists based on format, i.e. by cell / font color, or cell icon.

Sort by Rows

You can sort a table by rows also. Follow the steps given below −

• Click the row you want to sort the data.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, Click Options. The Sort Options dialog box opens.

• Under Orientation, click Sort from left to right. Click OK.

• Click Sort by row. Select the row.

• Choose values for Sort On and Largest to Smallest for Order.

The data will be sorted by the selected row in a descending order.

Sort by more than one Column or Row

You can sort a table by more than one column or row.

• Click the Table.

• Click Sort.

• In the Sort dialog box, specify the column by which you want to sort first.

In the screen shot given below, Sort By Title, Sort On Values, Order A – Z are chosen.

• Click Add Level in the Sort dialog box. The Then By dialog appears.

• Specify the column by which you want to sort next.

• In the screen shot given below, Then By HireDate, Sort On Values, Order Oldest to Newest are chosen.

• Click OK.

The data will be sorted for Title in the ascending alphanumeric order and then by HireDate. You will see the employee data sorted by title, and in each title category, in the seniority order.

Filtering allows you to extract data that meets the defined criteria from a given Range or table. This is a quick way to display only the information that is needed by you.

You can Filter data in a Range, table or PivotTable.

You can filter data by −

• Selected values
• Text filters if the column you selected contains text
• Date filters if the column you selected contains dates
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Number filters if the column you selected contains numbers
• Font color if the column you selected contains font with color
• Cell icon if the column you selected contains cell icons
• Advanced filter
• Using slicers

In a table, the column headers are automatically tagged to filters, known as AutoFilters. AutoFilter is represented by the arrow

next to column header. Each AutoFilter has filter options based on the type of data you have in that column. For example, if the column contains numbers, when you click on the arrow next to the column header, Number Filter Options appear.

When you click a Filter option or when you click on Custom Filter that appears at the end of the Filter options, Custom AutoFilter dialog box appears, wherein you can customize your filtering options.

In case of a Range, you can provide the column headers in the first row of the range and click on filter in the Editing group on Home tab. This will make the AutoFilter on for the Range. You can remove the filters that you have in your data. You can also reapply the filters when data changes occur.

Filter by Selected Values

You can choose what data is to be displayed by clicking the arrow next to a column header and selecting the Values in the column. Only those rows containing the selected values in the chosen column will be displayed.

Consider the following data −

If you want to display the data only for Position = High, click the arrow next to Position. A drop-down box appears with all the values in the position column. By default, all the values will be selected.

• Click Select All. All the boxes are cleared.
• Select High as shown in the following screen shot.

Click OK. Only those Rows, which have the value High as Position, will be displayed.

Filter by Text

Consider the following data −

You can filter this data such that only those Rows wherein the Title is “Manager” will be displayed.

Click the arrow next to the column header Title. From the drop-down list, click Text Filters. Text filter options appear.

Select Contains from the available options. The Custom AutoFilter dialog box opens. Type Manager in the Box next to Contains.

Click OK. Only the Rows where Title contains Manager will be displayed.

Filter by Date

You can filter this data further such that only those Rows wherein the Title is “Manager” and HireDate is prior to 2011 can be displayed. That means you will display the Employee information for all the managers who have been with the organization from before 2011.

Click the arrow next to the column header HireDate. From the drop-down list, click Date Filters. The Date filter options appear. Select Before from the drop-down list.

Custom AutoFilter dialog box opens. Type 1/1/2011 in the box next to is before. You can also select the date from the date picker next to the box.

Click OK. Only the rows where Title contains Manager and HireDate is prior to 1/1/2011 will be displayed.

Filter by Numbers

Consider the following data −

You can filter this data such that only those rows where Total Marks > 850 can be displayed.

Click the arrow next to the column header Total Marks. From the drop-down list, click Number Filters. The Number Filter options appear.

Click Greater Than. Custom AutoFilter dialog box opens. Type 850 in the box next to Greater Than.

Click OK. Only the rows wherein the total marks are greater than 850 will be displayed.

Filter by Cell Color

If the data has different cell colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with different cell colors.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, click Filter by Color. The Filter by Cell Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the total marks column has green color cells will be displayed.

Filter by Font Color

If the data has different font colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column - Total Marks has conditional formatting with font color applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon

and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the

icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

• A filter from a specific column, or
• All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select

Clear in the

• Editing group on the Home tab, or

• Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All

if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

• Next, click Advanced in the Sort & Filter group on the Data tab. The Advanced Filter dialog box appears.

• Specify the List Range and the Criteria Range.

• You can either filter the list, in place or copy to another location.

• In the filtering given below, filter the data in place is chosen.

The employee information where ManagerID = 2 OR Title = “*Specialist” is displayed.

Suppose you want to display information about specialists and vice presidents. You can define the criteria and filter as follows −

The criteria you applied is Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”. The employee information of specialists and vice presidents will be displayed.

You can copy the filtered data to another location. You can also select only few columns to include in the copy operation.

• Copy EmployeedID, Title and SalariedFlag to the Cells Q2, R2, S2. This will be the first Row of your filtered data.

• Click on Advanced and in the Advanced Filter dialog box, click on Copy to another location. In the Copy to box, specify reference to the Headers you copied in another location, i.e. Q2:S2.

Click OK after specifying the List Range and Criteria Range. The selected columns in the filtered data will be copied to the location you specified.

Filtrer à l'aide de segments

Slicers pour filtrer les données dans les tableaux croisés dynamiques ont été introduits dans Excel 2010. Dans Excel 2013, vous pouvez utiliser Slicers pour filtrer les données dans les tableaux également.

Considérez les données du tableau suivant.

• Cliquez sur le tableau.
• Cliquez sur Table Toolsqui apparaissent sur le ruban.
• le Design Le ruban apparaît.
• Cliquez sur Insert Slicer.

• Insert Slicers La boîte de dialogue apparaît comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.

• dans le Insert Slicers boîte de dialogue, vous trouverez tous les en-têtes de colonne, y compris les colonnes masquées.

• Cochez les cases Titre et Date d'embauche. Click OK.

UNE Slicer apparaît pour chacun des en-têtes de tableau que vous avez cochés dans le Insert Slicersboite de dialogue. Dans chaqueSlicer, toutes les valeurs de cette colonne seront mises en évidence.

Dans le titre Slicer, cliquez sur la première valeur. Seule cette valeur sera mise en surbrillance et le reste des valeurs sera désélectionné. De plus, vous trouverez les valeurs dans HireDateSlicer qui correspondent à la valeur du titre Slicer être également mis en évidence.

Dans le tableau, seules les valeurs sélectionnées sont affichées.

Vous pouvez sélectionner / désélectionner les valeurs dans les segments et vous constatez que les données sont automatiquement mises à jour dans le tableau. Pour choisir plusieurs valeurs, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les valeurs que vous souhaitez afficher.

Sélectionnez les valeurs de titre qui appartiennent au service Comptes et les valeurs HireDate de l'année 2015 à partir des deux segments.

Vous pouvez effacer les sélections dans n'importe quel segment en cliquant sur Effacer le filtre

dans le coin droit de l'en-tête de segment.

Si vous avez une liste de données que vous souhaitez regrouper et résumer, vous pouvez utiliser Excel Subtotal et Outlinepour afficher des lignes ou des colonnes récapitulatives. Vous pouvez utiliserPivotTable également à cette fin, mais en utilisant Subtotal et Outlineest le moyen le plus rapide d'analyser une gamme de données. Notez queSubtotal et Outline ne peut être utilisé que sur une plage et non sur une table.

Vous pouvez créer un Outlinejusqu'à huit niveaux, un pour chaque groupe. Les niveaux externes sont représentés par des nombres inférieurs et les niveaux intérieurs par des nombres plus élevés. Chaque niveau interne affiche des données détaillées pour le niveau externe précédent.

Pour comprendre comment utiliser Subtotal et Outline, considérons l'exemple suivant dans lequel les données de vente de divers articles sont données par vendeur et par emplacement. Au total, il y a 1891 lignes de données.

Sous-totaux

Vous pouvez obtenir la somme des ventes par emplacement en utilisant Subtotal.

Tout d'abord, triez l'emplacement des données.

• Cliquez n'importe où sur la plage de données.

• Clique le DATA languette.

• Cliquez sur Sort.

Les données sont sélectionnées. leSort la boîte de dialogue apparaît.

dans le Sort boite de dialogue,

• Sélectionnez l'emplacement pour Sort by

• Sélectionnez des valeurs pour Sort On

• Sélectionnez A à Z pour Order

Cliquez sur OK. Les données sont triées par emplacement.

• Cliquez n'importe où sur la plage de données.

• Cliquez sur DATA languette.

• Cliquez sur Subtotal dans le Outlinegroupe. Les données sont sélectionnées et leSubtotal la boîte de dialogue apparaît.

dans le Subtotal dialog boîte,

• Sélectionnez un emplacement sous At each change in:

• Sélectionnez Somme sous Use function:

• Sélectionnez Unité et montant sous Add subtotal to:

• Sélectionner Replace current subtotals

• Sélectionner Summary below data

Cliquez sur OK. Les données sont regroupées avec trois niveaux et les sous-totaux sont calculés par emplacement.

Note - Les données affichées sont de niveau 3 - c'est-à-dire des données entières.

Cliquez sur le niveau hiérarchique 2. Le Totals sera affiché par emplacement pour les unités et le montant.

Cliquez sur Niveau hiérarchique 1. Le Grand Totals sera affiché pour les unités et le montant.

Vous pouvez effectuer un zoom avant ou arrière sur les données en cliquant sur le Outline Levels ou en cliquant sur les symboles + à gauche des données.

Sous-totaux imbriqués

Vous pouvez obtenir la somme des ventes de chaque vendeur, selon l'emplacement en utilisant Nested Subtotals.

Sort l'emplacement des données, puis le vendeur.

• Cliquez n'importe où sur la plage de données.

• Clique le DATA languette.

• Cliquez sur Sort. Les données sont sélectionnées et leSort la boîte de dialogue apparaît.

dans le Sort boite de dialogue,

• Sélectionnez l'emplacement pour Sort by

• Sélectionnez des valeurs pour Sort On

• Sélectionnez A à Z pour Order

• Cliquer sur Add Level

Then by la ligne apparaît

• Sélectionnez Nom pour Then by

• Sélectionnez des valeurs pour Sort On

• Sélectionnez A à Z pour Order

Cliquez sur OK. Les données sont triées par emplacement, puis par nom.

• Cliquez n'importe où sur la plage de données

• Cliquer sur DATA languette

• Cliquer sur Subtotal dans le Outline groupe

Les données sont sélectionnées. Subtotal la boîte de dialogue apparaît.

dans le Subtotal boite de dialogue,

• Sélectionnez un emplacement sous At each change in:

• Sélectionnez Somme sous Use function:

• Sélectionnez Unité et montant sous Add subtotal to:

• Sélectionner Replace current subtotals

• Sélectionner Summary below data

Cliquez sur OK. Les données sont regroupées avec trois niveaux et les sous-totaux sont calculés par emplacement comme décrit précédemment.

• Cliquez sur Subtotal.

dans le Subtotal boite de dialogue,

• Sélectionnez Nom sous At each change in:

• Sélectionnez Somme sous Use function:

• Sélectionnez Unité et montant sous Add subtotal to:

• Unselect Replace current subtotals

• Sélectionner Summary below data

Cliquez sur OK. Les données sont regroupées avec quatre niveaux et les sous-totaux sont calculés par emplacement et par nom.

Cliquez sur Outline Level 3. leTotals sera affiché par nom et par emplacement pour les unités et le montant.

Cliquer sur Outline Level 2. leTotals sera affiché par emplacement pour les unités et le montant.

Cliquez sur Outline Level 1. leGrand Totals sera affiché pour les unités et le montant.

Vous pouvez effectuer un zoom avant ou arrière sur les données en cliquant sur le Outline Levels ou en cliquant sur le symbole + à gauche des données.

Dans Microsoft Excel 2013, le Quick Analysis L'outil permet d'analyser vos données rapidement et facilement à l'aide de différents outils Excel.

Vous pouvez utiliser Quick Analysisavec une plage ou un tableau de données. AccéderQuick Accessoutil, sélectionnez les cellules contenant les données à analyser. leQuick AnalysisLe bouton outil

apparaît en bas à droite de vos données sélectionnées.

Clique le Quick Analysis

bouton. La barre d'outils Analyse rapide apparaît avec les optionsFORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES.

Quick Analysis L'outil est pratique et rapide à utiliser car vous pouvez également avoir un aperçu de l'application des différentes options, avant de sélectionner celle que vous souhaitez.

Mise en page

Conditional Formatting vous permet de mettre en évidence des parties de vos données en ajoutant des barres de données, des couleurs, etc. Cela vous permet de visualiser rapidement les valeurs de vos données.

Vous avez découvert les règles de mise en forme dans le chapitre Mise en forme conditionnelle de ce didacticiel. La différence est que vous pouvez avoir un aperçu rapide et sélectionner l'option souhaitée. Cependant, si vous souhaitez utiliser toutes les fonctionnalités deConditional Formatting, vous préférez passer par le menu principal du ruban. La même chose vaut pour toutes les options duQuick Analysis outil.

Cliquez sur Formatting sur le Quick Analysisbarre d'outils. leConditional Formattingles options apparaissent dans la barre d'outils. Déplacez votre souris sur les options. Vous verrez les aperçus. Vous pouvez ensuite sélectionner l'option souhaitée en cliquant dessus.

Graphiques

Chartssont utilisés pour représenter les données sous forme d'image. Il existe plusieurs types deCharts pour s'adapter à différents types de données.

Si vous cliquez sur CHARTS sur le Quick Analysisbarre d'outils, les graphiques recommandés pour les données que vous avez sélectionnées seront affichés. Vous pouvez toujours choisirMore Charts option si vous souhaitez accéder à la principale Charts sur le ruban.

Passez votre souris sur les options. Vous verrez les aperçus. Vous pouvez ensuite sélectionner l'option souhaitée en cliquant dessus.

Totaux

Totalspeut être utilisé pour calculer les nombres dans les colonnes et les lignes. Vous aurez des fonctions telles que Somme, Moyenne, Nombre, etc.

Nous entrerons dans les détails sur la façon d'utiliser Quick Analysis outil avec TOTALSplus loin dans ce chapitre. Vous pouvez utiliser les autres options deQuick Analysis avec la même facilité, comme vous l'observez.

les tables

Tables vous aider à filtrer, trier et résumer vos données, comme vous l'avez déjà appris dans le Tableschapitre. dans leQuick Analysis outil, à la fois le Table et PivotTable les options sont disponibles sous TABLES. Cependant, vous pouvez avoir un aperçu de la table, mais dans le cas dePivotTable aucun aperçu n'est disponible car en cliquant vous obtiendrez un vide PivotTable que vous devez remplir avec les données.

Sparklines

Sparklinessont de minuscules graphiques que vous pouvez afficher à côté de vos données dans des cellules individuelles. Ils fournissent un moyen rapide de voir les tendances.

Analyse rapide avec TOTALS

Cliquer sur TOTALS dans le Quick Analysis Barre d'outils.

Dans Quick Analysis avec TOTALS, vous pouvez analyser

Par rangée

Par colonne

Pour les calculs par ligne, assurez-vous que vous avez une ligne vide sous les données sélectionnées.

Example

Nous analyserons les données des votes recueillis lors d'une élection pour cinq candidats. Le comptage se fait en quatre tours. Voici les données.

Somme

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis barre d'outils sous TOTALS.

Assurez-vous que la ligne sous les données est vide. Sinon, vous recevrez un message indiquant qu'il y a déjà des données présentes et que vous n'aurez que deux options, soit remplacer les données existantes, soit annuler l'opération.

Dans la ligne sous les données sélectionnées, la somme de chaque colonne des données est affichée. La légendeSumest également fourni automatiquement. Cela signifie que le décompte total des votes à chaque tour pour tous les candidats est affiché.

Moyenne

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis Barre d'outils sous TOTALS.

La moyenne de chaque colonne de données apparaît dans la ligne sous les données. La légendeAverageest également fourni automatiquement. Le nombre moyen de votes interrogés à chaque tour est affiché.

Compter

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis Barre d'outils sous TOTALS.

Le nombre de chaque colonne des données apparaît dans la ligne sous les données. La légendeCountest également fourni automatiquement. Cela signifie que le nombre de candidats à chaque tour est affiché.

%Total

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis Barre d'outils sous TOTALS.

le %Totalde chaque colonne des données apparaît dans la ligne sous les données. La légende%Totalest également fourni automatiquement. Cela signifie que le%Total des votes à chaque tour est affiché.

Total courant

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis Barre d'outils sous TOTALS.

Le total cumulé de chaque colonne de données apparaît dans la ligne sous les données. La légendeRunning Totalest également fourni automatiquement. Cela signifie que le total des votes à travers les tours est affiché.

Somme des colonnes

Sélectionnez les données et cliquez

sur leQuick Analysis barre d'outils sous TOTALS.

Assurez-vous que la colonne à côté des données est vide. Sinon, vous recevrez un message indiquant qu'il y a déjà des données présentes et que vous n'aurez que deux options, soit remplacer les données existantes, soit annuler l'opération.

Dans la colonne à côté des données sélectionnées, la somme de chaque ligne de données est affichée. L'en-tête de colonneSumest également fourni automatiquement. Cela signifie que le nombre total de votes interrogés pour chaque candidat à tous les tours est affiché.

Vous pouvez utiliser les fonctions Excel pour -

• Rechercher des valeurs dans une plage de données - RECHERCHEV et RECHERCHEH
• Obtenir une valeur ou la référence à une valeur à partir d'une table ou d'une plage - INDEX
• Obtenir la position relative d'un élément spécifié dans une plage de cellules - MATCH

Vous pouvez également combiner ces fonctions pour obtenir les résultats requis en fonction des entrées dont vous disposez.

Utilisation de la fonction RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Où

• lookup_value- est la valeur que vous souhaitez rechercher. Lookup_value peut être une valeur ou une référence à une cellule. Lookup_value doit être dans la première colonne de la plage de cellules que vous spécifiez dans table_array

• table_array- est la plage de cellules dans laquelle VLOOKUP recherchera la valeur de recherche et la valeur de retour. table_array doit contenir

  • la valeur_recherche dans la première colonne, et

  • la valeur de retour que vous souhaitez trouver

    Note- La première colonne contenant la valeur lookup_value peut être triée par ordre croissant ou non. Cependant, le résultat sera basé sur l'ordre de cette colonne.

• col_index_num- est le numéro de colonne du tableau_table qui contient la valeur de retour. Les nombres commencent par 1 pour la colonne la plus à gauche de table-array

• range_lookup- est une valeur logique facultative qui spécifie si vous souhaitez que VLOOKUP trouve une correspondance exacte ou une correspondance approximative. range_lookup peut être

  • omis, auquel cas il est supposé être VRAI et RECHERCHEV essaie de trouver une correspondance approximative

  • TRUE, auquel cas VLOOKUP essaie de trouver une correspondance approximative. En d'autres termes, si aucune correspondance exacte n'est trouvée, la valeur la plus grande suivante inférieure à lookup_value est renvoyée

  • FALSE, auquel cas RECHERCHEV essaie de trouver une correspondance exacte

  • 1, auquel cas il est supposé être TRUE et RECHERCHEV essaie de trouver une correspondance approximative

  • 0, auquel cas il est supposé être FALSE et VLOOKUP tente de trouver une correspondance exacte

Note- Si range_lookup est omis ou TRUE ou 1, VLOOKUP ne fonctionne correctement que lorsque la première colonne de table_array est triée par ordre croissant. Sinon, cela peut entraîner des valeurs incorrectes. Dans un tel cas, utilisez FALSE pour range_lookup.

Utilisation de la fonction VLOOKUP avec range_lookup TRUE

Considérez une liste des notes des élèves. Vous pouvez obtenir les notes correspondantes avec RECHERCHEV à partir d'un tableau contenant les intervalles de notes et la catégorie de réussite.

tableau_table -

Notez que les notes de la première colonne en fonction desquelles les notes sont obtenues sont triées par ordre croissant. Par conséquent, en utilisant TRUE pour l'argument range_lookup, vous pouvez obtenir une correspondance approximative qui est requise.

Nommez ce tableau comme Grades.

Il est recommandé de nommer les tableaux de cette manière afin que vous n'ayez pas à vous souvenir des plages de cellules. Maintenant, vous êtes prêt à rechercher la note de la liste des notes que vous avez comme suit -

Comme vous pouvez le constater,

• col_index_num - indique que la colonne de la valeur de retour dans table_array est 2

• la range_lookup est vrai

  • La première colonne contenant la valeur de recherche dans les notes table_array est dans l'ordre croissant. Par conséquent, les résultats seront corrects.

  • Vous pouvez également obtenir la valeur de retour pour les correspondances approximatives. ie RECHERCHEV se calcule comme suit -

Des marques	Catégorie de passe
<35	Échouer
> = 35 et <50	Troisième classe
> = 50 et <60	Seconde classe
> = 60 et <75	Première classe
> = 75	Première classe avec distinction

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Utilisation de la fonction VLOOKUP avec range_lookup FALSE

Considérez une liste de produits contenant l'ID de produit et le prix de chacun des produits. L'ID de produit et le prix seront ajoutés à la fin de la liste chaque fois qu'un nouveau produit est lancé. Cela signifierait que les ID de produit n'ont pas besoin d'être dans l'ordre croissant. La liste des produits peut être comme indiqué ci-dessous -

tableau_table -

Nommez ce tableau comme ProductInfo.

Vous pouvez obtenir le prix d'un produit à partir de l'ID de produit avec la fonction RECHERCHEV car l'ID de produit se trouve dans la première colonne. Le prix est dans la colonne 3 et donc col_index_ num devrait être 3.

• Utiliser la fonction VLOOKUP avec range_lookup comme TRUE
• Utiliser la fonction VLOOKUP avec range_lookup comme FALSE

La réponse correcte provient du tableau ProductInfo est 171,65. Vous pouvez vérifier les résultats.

Vous observez que vous avez -

• Le résultat correct lorsque range_lookup est FALSE, et
• Un résultat erroné lorsque range_lookup est TRUE.

En effet, la première colonne du tableau ProductInfo n'est pas triée par ordre croissant. Par conséquent, n'oubliez pas d'utiliser FALSE chaque fois que les données ne sont pas triées.

Utilisation de la fonction HLOOKUP

Vous pouvez utiliser HLOOKUP fonction si les données sont en lignes plutôt qu'en colonnes.

Exemple

Prenons l'exemple de l'information produit. Supposons que le tableau ressemble à ceci -

• Nommez cette Array ProductRange. Vous pouvez trouver le prix d'un produit avec l'ID de produit avec la fonction RECHERCHEH.

La syntaxe de la fonction HLOOKUP est

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Où

• lookup_value - est la valeur à trouver dans la première ligne du tableau

• table_array - est un tableau d'informations dans lequel les données sont recherchées

• row_index_num - est le numéro de ligne dans table_array à partir de laquelle la valeur correspondante sera renvoyée

• range_lookup - est une valeur logique qui spécifie si vous souhaitez que HLOOKUP trouve une correspondance exacte ou une correspondance approximative

• range_lookup peut être

  • omis, auquel cas il est supposé être TRUE et HLOOKUP essaie de trouver une correspondance approximative

  • TRUE, auquel cas HLOOKUP essaie de trouver une correspondance approximative. En d'autres termes, si aucune correspondance exacte n'est trouvée, la valeur la plus grande suivante inférieure à lookup_value est renvoyée

  • FALSE, auquel cas HLOOKUP essaie de trouver une correspondance exacte

  • 1, auquel cas il est supposé être TRUE et HLOOKUP essaie de trouver une correspondance approximative

  • 0, auquel cas il est supposé être FALSE et HLOOKUP essaie de trouver une correspondance exacte

Note- Si range_lookup est Omitted ou TRUE ou 1, HLOOKUP ne fonctionne correctement que lorsque la première colonne de table_array est triée par ordre croissant. Sinon, cela peut entraîner des valeurs incorrectes. Dans un tel cas, utilisez FALSE pour range_lookup.

Utilisation de la fonction HLOOKUP avec range_lookup FALSE

Vous pouvez obtenir le prix d'un produit à partir de l'ID de produit avec la fonction RECHERCHEH car l'ID de produit se trouve dans la première ligne. Le prix est à la ligne 3 et donc row_index_ num doit être 3.

• Utilisez la fonction HLOOKUP avec range_lookup comme TRUE.
• Utilisez la fonction HLOOKUP avec range_lookup comme FALSE.

La réponse correcte du tableau ProductRange est 171,65. Vous pouvez vérifier les résultats.

Vous observez que, comme dans le cas de RECHERCHEV, vous avez

• Le résultat correct lorsque range_lookup est FALSE, et

• Un résultat erroné lorsque range_lookup est TRUE.

Cela est dû au fait que la première ligne du tableau ProductRange n'est pas triée par ordre croissant. Par conséquent, n'oubliez pas d'utiliser FALSE chaque fois que les données ne sont pas triées.

Utilisation de la fonction HLOOKUP avec range_lookup TRUE

Prenons l'exemple des notes des élèves utilisées dans RECHERCHEV. Supposons que vous ayez les données en lignes au lieu de colonnes comme indiqué dans le tableau ci-dessous -

tableau_table -

Nommez ce tableau comme GradesRange.

Notez que les marques de la première ligne sur la base desquelles les notes sont obtenues sont triées par ordre croissant. Par conséquent, en utilisant HLOOKUP avec TRUE pour l'argument range_lookup, vous pouvez obtenir les notes avec une correspondance approximative et c'est ce qui est requis.

Comme vous pouvez le constater,

• row_index_num - indique que la colonne de la valeur de retour dans table_array est 2

• la range_lookup est vrai

  • La première colonne contenant la valeur de recherche dans le tableau Table_array Grades est dans l'ordre croissant. Par conséquent, les résultats seront corrects.

  • Vous pouvez également obtenir la valeur de retour pour les correspondances approximatives. ie HLOOKUP calcule comme suit -

Des marques	<35	> = 35 et <50	> = 50 et <60	> = 60 et <75	> = 75
Catégorie de passe	Échouer	Troisième classe	Seconde classe	Première classe	Première classe avec distinction

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Utilisation de la fonction INDEX

Lorsque vous disposez d'un tableau de données, vous pouvez récupérer une valeur dans le tableau en spécifiant le numéro de ligne et le numéro de colonne de cette valeur dans le tableau.

Considérez les données de ventes suivantes, dans lesquelles vous trouvez les ventes dans chacune des régions du Nord, du Sud, de l'Est et de l'Ouest par les vendeurs répertoriés.

• Nommez le tableau SalesData.

En utilisant la fonction INDEX, vous pouvez trouver -

• Les ventes de l'un des vendeurs dans une certaine région.
• Ventes totales dans une région par tous les vendeurs.
• Ventes totales par un vendeur dans toutes les régions.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Supposons que vous ne connaissiez pas les numéros de ligne des vendeurs et les numéros de colonne des régions. Ensuite, vous devez d'abord rechercher le numéro de ligne et le numéro de colonne avant de récupérer la valeur avec la fonction d'index.

Vous pouvez le faire avec la fonction MATCH comme expliqué dans la section suivante.

Utilisation de la fonction MATCH

Si vous avez besoin de la position d'un élément dans une plage, vous pouvez utiliser la fonction MATCH. Vous pouvez combiner les fonctions MATCH et INDEX comme suit -

Vous obtiendrez les résultats suivants -

L'analyse des données sur un grand ensemble de données est souvent nécessaire et importante. Il s'agit de résumer les données, d'obtenir les valeurs nécessaires et de présenter les résultats.

Excel fournit un tableau croisé dynamique pour vous permettre de résumer des milliers de valeurs de données facilement et rapidement afin d'obtenir les résultats requis.

Considérez le tableau suivant de données sur les ventes. À partir de ces données, vous devrez peut-être résumer le total des ventes par région, par mois ou par vendeur. La manière simple de gérer ces tâches consiste à créer un tableau croisé dynamique que vous pouvez modifier dynamiquement pour résumer les résultats comme vous le souhaitez.

Créer un tableau croisé dynamique

Pour créer des tableaux croisés dynamiques, assurez-vous que la première ligne comporte des en-têtes.

• Cliquez sur le tableau.
• Cliquez sur l'onglet INSÉRER sur le ruban.
• Cliquez sur Tableau croisé dynamique dans le groupe Tables. La boîte de dialogue Tableau croisé dynamique s'affiche.

Comme vous pouvez le voir dans la boîte de dialogue, vous pouvez utiliser une table ou une plage du classeur actuel ou utiliser une source de données externe.

• Dans la zone Table / Plage, saisissez le nom de la table.
• Cliquez sur Nouvelle feuille de calcul pour indiquer à Excel où conserver le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur OK.

Un tableau croisé dynamique vide et une liste de champs de tableau croisé dynamique apparaissent.

Tableaux croisés dynamiques recommandés

Si vous êtes nouveau dans les tableaux croisés dynamiques ou que vous ne savez pas quels champs sélectionner dans les données, vous pouvez utiliser le Recommended PivotTables fourni par Excel.

• Cliquez sur le tableau de données.

• Cliquez sur l'onglet INSÉRER.

• Cliquez sur Tableaux croisés dynamiques recommandés dans le groupe Tables. La boîte de dialogue Tableaux croisés dynamiques recommandés s'affiche.

Dans la boîte de dialogue Tableau croisé dynamique recommandé, les tableaux croisés dynamiques personnalisés possibles qui correspondent à vos données sont affichés.

• Cliquez sur chacune des options de tableau croisé dynamique pour voir l'aperçu sur le côté droit.
• Cliquez sur le tableau croisé dynamique Somme du montant de la commande par vendeur et par mois.

Cliquez sur OK. Le tableau croisé dynamique sélectionné apparaît dans une nouvelle feuille de calcul. Vous pouvez observer les champs de tableau croisé dynamique qui ont été sélectionnés dans la liste des champs de tableau croisé dynamique.

Champs de tableau croisé dynamique

Les en-têtes de votre table de données apparaîtront sous forme de champs dans le tableau croisé dynamique.

Vous pouvez les sélectionner / les désélectionner pour modifier instantanément votre tableau croisé dynamique pour afficher uniquement les informations souhaitées et de la manière que vous souhaitez. Par exemple, si vous souhaitez afficher les informations du compte au lieu des informations sur le montant de la commande, désélectionnez Montant de la commande et sélectionnez Compte.

Zones de tableau croisé dynamique

Vous pouvez même modifier instantanément la disposition de votre tableau croisé dynamique. Vous pouvez utiliser les zones de tableau croisé dynamique pour ce faire.

Dans les zones de tableau croisé dynamique, vous pouvez choisir -

• Quels champs afficher sous forme de lignes
• Quels champs afficher sous forme de colonnes
• Comment résumer vos données
• Filtres pour l'un des champs
• Quand mettre à jour votre disposition de tableau croisé dynamique
  • Vous pouvez le mettre à jour instantanément en faisant glisser les champs dans les zones, ou
  • Vous pouvez différer la mise à jour et la mettre à jour uniquement lorsque vous cliquez sur MISE À JOUR

Une mise à jour instantanée vous aide à jouer avec les différentes mises en page et à choisir celle qui convient à vos besoins en matière de rapport.

Vous pouvez simplement faire glisser les champs sur ces zones et observer la disposition du tableau croisé dynamique pendant que vous le faites.

Imbrication dans le tableau croisé dynamique

Si vous avez plus d'un champ dans l'une des zones, l'imbrication se produit dans l'ordre dans lequel vous placez les champs dans cette zone. Vous pouvez modifier l'ordre en faisant glisser les champs et observer comment l'imbrication change. Dans les options de mise en page ci-dessus, vous pouvez observer que

• Les mois sont en colonnes.
• Région et vendeur en lignes dans cet ordre. c'est-à-dire que les valeurs de vendeur sont imbriquées sous les valeurs de région.
• Le résumé se fait par somme du montant de la commande.
• Aucun filtre n'est choisi.

Le tableau croisé dynamique résultant est le suivant -

Dans les zones de tableau croisé dynamique, dans les lignes, cliquez sur la région et faites-la glisser sous le vendeur de telle sorte qu'elle ressemble à ceci:

L'ordre d'imbrication change et le tableau croisé dynamique résultant est le suivant:

Note- Vous pouvez clairement observer que la mise en page avec l'ordre d'imbrication - Région puis vendeur donne un rapport meilleur et plus compact que celui avec l'ordre d'imbrication - Vendeur puis Région. Dans le cas où le vendeur représente plus d'un domaine et que vous devez résumer les ventes par vendeur, la deuxième mise en page aurait été une meilleure option.

Filtres

Vous pouvez affecter un filtre à l'un des champs afin de pouvoir modifier dynamiquement le tableau croisé dynamique en fonction des valeurs de ce champ.

Faites glisser la région des lignes vers les filtres dans les zones de tableau croisé dynamique.

Le filtre avec l'étiquette en tant que région apparaît au-dessus du tableau croisé dynamique (au cas où vous n'avez pas de lignes vides au-dessus de votre tableau croisé dynamique, le tableau croisé dynamique est poussé vers le bas pour faire de la place pour le filtre.

Vous pouvez voir que -

• Les valeurs du vendeur apparaissent dans les lignes.
• Les valeurs du mois apparaissent dans les colonnes.
• Le filtre de région apparaît en haut avec la sélection par défaut comme TOUT.
• La valeur récapitulative est la somme du montant de la commande
  • Somme du montant de la commande par vendeur apparaît dans la colonne Total général
  • La somme du montant de la commande par mois apparaît dans la ligne Total général

Cliquez sur la flèche dans la zone à droite de la zone de filtre. Une liste déroulante avec les valeurs de la zone de champ apparaît.

• Cochez l'option Select Multiple Items. Des cases à cocher apparaissent pour toutes les valeurs.
• Sélectionnez Sud et Ouest, désélectionnez les autres valeurs et cliquez sur OK.

Les données relatives aux régions du sud et de l'ouest uniquement seront résumées comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous -

Vous pouvez voir qu'à côté de la région de filtrage, Multiple Itemss'affiche, indiquant que vous avez sélectionné plusieurs éléments. Cependant, le nombre d'éléments et / ou les éléments sélectionnés ne sont pas connus à partir du rapport affiché. Dans un tel cas, l'utilisation de Slicers est une meilleure option pour le filtrage.

Trancheurs

Vous pouvez utiliser des segments pour avoir une meilleure clarté sur les éléments sur lesquels les données ont été filtrées.

• Cliquez sur ANALYSER sous OUTILS PIVOTABLES sur le ruban.

• Cliquez sur Insérer un segment dans le groupe Filtre. La boîte de dialogue Insérer des segments apparaît. Il contient tous les champs de vos données.

• Sélectionnez les champs Région et mois. Cliquez sur OK.

Les segments pour chacun des champs sélectionnés apparaissent avec toutes les valeurs sélectionnées par défaut. Les outils de segment apparaissent sur le ruban pour travailler sur les paramètres, l'apparence et la convivialité du segment.

• Sélectionnez Sud et Ouest dans le segment de la région.
• Sélectionnez Février et Mars dans le Slicer pour le mois.
• Maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant plusieurs valeurs dans un segment.

Les éléments sélectionnés dans les segments sont mis en surbrillance. Un tableau croisé dynamique avec des valeurs résumées pour les éléments sélectionnés sera affiché.

Récapitulation des valeurs par d'autres calculs

Dans les exemples jusqu'à présent, vous avez vu la synthèse des valeurs par Sum. Cependant, vous pouvez également utiliser d'autres calculs si nécessaire.

Dans la liste des champs de tableau croisé dynamique

• Sélectionnez le compte de terrain.
• Désélectionnez le montant de la commande de champ.

• Faites glisser le champ Compte vers la zone Synthèse des valeurs. Par défaut, Sum of Account sera affiché.
• Cliquez sur la flèche sur le côté droit de la boîte.
• Dans la liste déroulante qui apparaît, cliquez sur Paramètres du champ de valeur.

La boîte de dialogue Paramètres du champ de valeur s'affiche. Plusieurs types de calculs apparaissent sous forme de liste sous le champ Récapituler la valeur par -

• Sélectionnez Count dans la liste.
• Le nom personnalisé devient automatiquement Nombre de comptes. Cliquez sur OK.

Le tableau croisé dynamique récapitule les valeurs de compte par nombre.

Outils de tableau croisé dynamique

Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à utiliser les outils de tableau croisé dynamique.

• Sélectionnez le tableau croisé dynamique.

Les outils de tableau croisé dynamique suivants apparaissent sur le ruban -

• ANALYZE
• DESIGN

ANALYSER

Certains ANALYZE Les commandes du ruban sont -

• Définir les options du tableau croisé dynamique
• Paramètres du champ de valeur pour le champ sélectionné
• Développer le champ
• Réduire le champ
• Insérer un segment
• Insérer une chronologie
• Actualiser les données
• Changer la source de données
• Déplacer le tableau croisé dynamique
• Ordre de résolution (s'il y a plus de calculs)
• PivotChart

CONCEPTION

Certains DESIGN Les commandes du ruban sont -

• Disposition du tableau croisé dynamique
  • Options pour les sous-totaux
  • Options pour les totaux généraux
  • Formulaires de mise en page de rapport
  • Options pour les lignes vides
• Options de style de tableau croisé dynamique
• Styles de tableau croisé dynamique

Champ d'extension et de réduction

Vous pouvez développer ou réduire tous les éléments d'un champ sélectionné de deux manières:

• En sélectionnant le symbole
  
  ou
  
  à gauche du champ sélectionné.
• En cliquant sur le champ Développer ou Réduire le champ sur le ruban ANALYSER.

En sélectionnant le symbole Développer

ou Réduire le symbole

à gauche du champ sélectionné

• Sélectionnez la cellule contenant l'Est dans le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur le symbole Réduire
  
  à gauche de l'Est.

Tous les éléments sous Est seront réduits. Le symbole Réduire

à gauche de l'Est se transforme en symbole Développer .

Vous pouvez observer que seuls les éléments en dessous de l'Est sont réduits. Les autres éléments du tableau croisé dynamique sont tels quels.

Cliquez sur le symbole Développer

à gauche de l'Est. Tous les éléments ci-dessous Est seront affichés.

Utilisation d'ANALYSE sur le ruban

Vous pouvez réduire ou développer tous les éléments du tableau croisé dynamique à la fois avec les commandes Développer le champ et Réduire le champ sur le ruban.

• Cliquez sur la cellule contenant l'Est dans le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur l'onglet ANALYSER sur le ruban.
• Cliquez sur Réduire le champ dans le groupe Champ actif.

Tous les éléments du champ Est dans le tableau croisé dynamique seront réduits.

Cliquez sur Développer le champ dans le groupe Champ actif.

Tous les éléments seront affichés.

Styles de présentation des rapports

Vous pouvez choisir le style de présentation de votre tableau croisé dynamique comme vous le feriez en tant que rapport. Sélectionnez un style qui convient au reste de votre présentation ou de votre rapport. Cependant, ne vous ennuyez pas trop avec les styles car un rapport qui donne un impact en montrant les résultats est toujours meilleur qu'un rapport coloré, qui ne met pas en évidence les points de données importants.

• Cliquez sur Est dans le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur ANALYSER.
• Cliquez sur Paramètres de champ dans le groupe Champ actif. La boîte de dialogue Paramètres du champ s'affiche.
• Cliquez sur l'onglet Mise en page et impression.
• Cochez Insérer une ligne vierge après chaque étiquette d'élément.

Des lignes vides seront affichées après chaque valeur du champ Région.

Vous pouvez insérer des lignes vides à partir du DESIGN onglet également.

• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION.
• Cliquez sur Mise en page du rapport dans le groupe Mise en page.
• Sélectionnez Afficher sous forme de plan dans la liste déroulante.

• Passez la souris sur les styles de tableau croisé dynamique. Un aperçu du style sur lequel la souris est placée apparaîtra.
• Sélectionnez le style qui convient à votre rapport.

Le tableau croisé dynamique sous forme de contour avec le style sélectionné s'affiche.

Chronologie dans les tableaux croisés dynamiques

Pour comprendre comment utiliser la chronologie, considérez l'exemple suivant dans lequel les données de vente de divers articles sont données par vendeur et par emplacement. Il y a au total 1891 lignes de données.

Créez un tableau croisé dynamique à partir de cette plage avec -

• Emplacement et vendeur dans les lignes dans cet ordre
• Produit en colonnes
• Somme des montants dans les valeurs de synthèse

• Cliquez sur le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur l'onglet INSÉRER.
• Cliquez sur Chronologie dans le groupe Filtres. Les chronologies d'insertion apparaissent.

Cliquez sur Date et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Chronologie apparaît et les outils de chronologie apparaissent sur le ruban.

• Dans la boîte de dialogue Chronologie, sélectionnez MOIS.
• Dans la liste déroulante, sélectionnez QUARTIERS.
• Cliquez sur Q2 2014.
• Maintenez la touche Maj enfoncée et faites glisser vers 2014 Q4.

La chronologie est sélectionnée pour Q2 - Q4 2014.

Le tableau croisé dynamique est filtré sur ce scénario.

Vous pouvez afficher vos rapports d'analyse de données de différentes manières dans Excel. Cependant, si les résultats de votre analyse de données peuvent être visualisés sous forme de graphiques mettant en évidence les points notables des données, votre public peut rapidement saisir ce que vous souhaitez projeter dans les données. Cela laisse également un bon impact sur votre style de présentation.

Dans ce chapitre, vous apprendrez à utiliser les graphiques Excel et les fonctionnalités de mise en forme Excel sur les graphiques qui vous permettent de présenter vos résultats d'analyse de données avec emphase.

Visualisation des données avec des graphiques

Dans Excel, les graphiques sont utilisés pour créer une représentation graphique de tout ensemble de données. Un graphique est une représentation visuelle des données, dans laquelle les données sont représentées par des symboles tels que des barres dans un graphique à barres ou des lignes dans un graphique en courbes. Excel vous fournit de nombreux types de graphiques et vous pouvez en choisir un qui convient à vos données ou vous pouvez utiliser l'option Graphiques recommandés par Excel pour afficher des graphiques personnalisés en fonction de vos données et en sélectionner un.

Reportez-vous aux graphiques Excel du didacticiel pour plus d'informations sur les types de graphiques.

Dans ce chapitre, vous comprendrez les différentes techniques que vous pouvez utiliser avec les graphiques Excel pour mettre en évidence vos résultats d'analyse de données plus efficacement.

Création de graphiques combinés

Supposons que vous ayez l'objectif et les bénéfices réels pour l'exercice 2015-2016 que vous avez obtenus de différentes régions.

Nous allons créer un histogramme groupé pour ces résultats.

Comme vous le constatez, il est difficile de visualiser rapidement la comparaison entre les cibles et le réel dans ce graphique. Cela ne donne pas un véritable impact sur vos résultats.

Une meilleure façon de distinguer deux types de données pour comparer les valeurs consiste à utiliser des graphiques combinés. Dans Excel 2013 et les versions ci-dessus, vous pouvez utiliser des graphiques combinés dans le même but.

Utilisez des colonnes verticales pour les valeurs cibles et une ligne avec des marqueurs pour les valeurs réelles.

• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION sous l'onglet OUTILS DE CARTE sur le ruban.
• Cliquez sur Modifier le type de graphique dans le groupe Type. La boîte de dialogue Modifier le type de graphique s'affiche.

• Cliquez sur Combo.

• Modifiez le type de graphique de la série Réel en Ligne avec marqueurs. L'aperçu apparaît sous Combinaison personnalisée.

• Cliquez sur OK.

Votre tableau de combinaison personnalisé sera affiché.

Comme vous l'observez dans le graphique, les valeurs cibles sont en colonnes et les valeurs réelles sont marquées le long de la ligne. La visualisation des données s'est améliorée car elle vous montre également la tendance de vos résultats.

Cependant, ce type de représentation ne fonctionne pas correctement lorsque les plages de données de vos deux valeurs de données varient considérablement.

Création d'un graphique combiné avec un axe secondaire

Supposons que vous ayez les données sur le nombre d'unités de votre produit qui ont été expédiées et les bénéfices réels pour l'exercice 2015-2016 que vous avez obtenus dans différentes régions.

Si vous utilisez le même tableau de combinaison qu'avant, vous obtiendrez ce qui suit -

Dans le graphique, les données de No. of Units n'est pas visible car les plages de données varient considérablement.

Dans ce cas, vous pouvez créer un graphique combiné avec un axe secondaire, de sorte que l'axe principal affiche une plage et l'axe secondaire affiche l'autre.

• Cliquez sur l'onglet INSÉRER.
• Cliquez sur Combo dans le groupe Graphiques.
• Cliquez sur Créer un graphique combiné personnalisé dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Insérer un graphique apparaît avec Combo en surbrillance.

Pour Type de graphique, choisissez -

• Ligne avec des marqueurs pour le nombre d'unités de série

• Colonne groupée pour les bénéfices réels de la série

• Cochez la case Axe secondaire à droite du numéro de série d'unités et cliquez sur OK.

Un aperçu de votre graphique apparaît sous Combinaison personnalisée.

Votre graphique combiné apparaît avec l'axe secondaire.

Vous pouvez observer les valeurs des bénéfices réels sur l'axe principal et les valeurs du nombre d'unités sur l'axe secondaire.

Une observation importante dans le graphique ci-dessus concerne le troisième trimestre où le nombre d'unités vendues est supérieur, mais les bénéfices réels réalisés sont inférieurs. Cela pourrait probablement être attribué aux frais de promotion engagés pour augmenter les ventes. La situation s'est améliorée au quatrième trimestre, avec une légère baisse des ventes et une augmentation significative des bénéfices réels réalisés.

Axe des séries et des catégories discriminants

Supposons que vous souhaitiez projeter les bénéfices réels réalisés au cours des années 2013-2016.

Créez une colonne en cluster pour ces données.

Comme vous le constatez, la visualisation des données n'est pas efficace car les années ne sont pas affichées. Vous pouvez surmonter cela en changeant d'année en catégorie.

Supprimez l'année d'en-tête dans la plage de données.

Désormais, l'année est considérée comme une catégorie et non comme une série. Votre graphique se présente comme suit -

Éléments de graphique et styles de graphique

Les éléments de graphique donnent plus de descriptions à vos graphiques, aidant ainsi à visualiser vos données de manière plus significative.

• Cliquez sur le graphique

Trois boutons apparaissent à côté du coin supérieur droit du graphique -

• 
  Éléments du graphique
• 
  Styles de graphique
• 
  Filtres de graphique

Pour une explication détaillée de ceux-ci, reportez-vous au didacticiel sur les graphiques Excel.

• Cliquez sur Éléments du graphique.
• Cliquez sur Étiquettes de données.

• Cliquez sur Styles de graphique
• Sélectionnez un style et une couleur qui correspondent à vos données.

Vous pouvez utiliser Trendline pour afficher graphiquement les tendances dans les données. Vous pouvez étendre une courbe de tendance dans un graphique au-delà des données réelles pour prédire les valeurs futures.

Étiquettes de données

Excel 2013 et les versions ultérieures vous offrent diverses options pour afficher les étiquettes de données. Vous pouvez choisir une étiquette de données, la mettre en forme comme vous le souhaitez, puis utiliser Cloner l'étiquette actuelle pour copier la mise en forme dans le reste des étiquettes de données du graphique.

Les étiquettes de données d'un graphique peuvent avoir des effets, différentes formes et tailles.

Il est également possible d'afficher le contenu d'une cellule dans le cadre de l'étiquette de données avec le champ Insérer une étiquette de données.

Disposition rapide

Vous pouvez utiliser la mise en page rapide pour modifier rapidement la mise en page générale du graphique en choisissant l'une des options de mise en page prédéfinies.

• Cliquez sur le graphique.
• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION sous OUTILS DE CARTE.
• Cliquez sur Disposition rapide.

Différentes dispositions possibles seront affichées. Au fur et à mesure que vous vous déplacez sur les options de mise en page, la mise en page du graphique change pour cette option particulière.

Sélectionnez la mise en page que vous aimez. Le graphique sera affiché avec la mise en page choisie.

Utilisation d'images dans les graphiques à colonnes

Vous pouvez mettre davantage l'accent sur votre présentation de données en utilisant une image au lieu de colonnes.

• Cliquez sur une colonne dans le graphique à colonnes.

• Dans la série de données de format, cliquez sur Remplir.

• Sélectionnez Image.

• Sous Insérer une image à partir de, indiquez le nom du fichier ou éventuellement le presse-papiers si vous avez copié une image précédemment.

L'image que vous avez choisie apparaîtra à la place des colonnes dans le graphique.

Graphique de bande

Vous devrez peut-être présenter les résultats d'une enquête client sur un produit provenant de différentes régions. Le diagramme de bande convient à cet effet. Un graphique à bandes est un graphique linéaire avec une zone ombrée supplémentaire pour afficher les limites supérieure et inférieure des groupes de données.

Supposons que les résultats de votre enquête auprès des clients des régions Est et Ouest, par mois sont -

Ici, dans les données, <50% est faible, 50% - 80% est moyen et> 80% est élevé.

Avec Band Chart, vous pouvez afficher les résultats de votre enquête comme suit -

Créez un graphique linéaire à partir de vos données.

Changez le type de graphique en -

• Série Est et Ouest pour s'aligner avec les marqueurs.
• Série basse, moyenne et haute à colonne empilée.

Votre graphique se présente comme suit.

• Cliquez sur l'une des colonnes.
• Modifiez la largeur de l'espace à 0% dans Format de la série de données.

Vous obtiendrez des bandes au lieu de colonnes.

Pour rendre le graphique plus présentable -

• Ajouter le titre du graphique.
• Ajustez la plage de l'axe vertical.
• Changez les couleurs des bandes en vert-jaune-rouge.
• Ajoutez des étiquettes aux bandes.

Le résultat final est le diagramme à bandes avec les limites définies et les résultats de l'enquête représentés à travers les bandes. On peut rapidement et clairement distinguer sur le graphique que si les résultats de l'enquête pour la région Ouest sont satisfaisants, ceux de la région Est ont diminué au dernier trimestre et nécessitent une attention particulière.

Graphique du thermomètre

Lorsque vous devez représenter une valeur cible et une valeur réelle, vous pouvez facilement créer un graphique de thermomètre dans Excel qui montre clairement ces valeurs.

Avec le graphique du thermomètre, vous pouvez afficher vos données comme suit -

Organisez vos données comme indiqué ci-dessous -

• Sélectionnez les données.
• Créez un histogramme en cluster.

Comme vous le voyez, la colonne de droite est Target.

• Cliquez sur une colonne dans le graphique.
• Cliquez sur Changer de ligne / colonne sur le ruban.

• Faites un clic droit sur la colonne cible.
• Cliquez sur Formater la série de données.
• Cliquez sur Axe secondaire.

Comme vous le voyez, l'axe principal et l'axe secondaire ont des plages différentes.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'axe principal.
• Dans les options Format Axe, sous Limites, tapez 0 pour Minimum et 1 pour Maximum.
• Répétez la même chose pour l'axe secondaire.

L'axe principal et l'axe secondaire seront réglés sur 0% - 100%. La colonne cible masque la colonne réelle.

• Faites un clic droit sur la colonne visible (cible)
• Dans la série de données de format, sélectionnez
  • Pas de remplissage pour FILL
  • Ligne continue pour BORDER
  • Bleu pour la couleur

• Dans les éléments du graphique, désélectionnez
  • Axe → Horizontal primaire
  • Axe → Vertical secondaire
  • Gridlines
  • Titre du graphique
• Dans le graphique, faites un clic droit sur Axe vertical principal
• Dans les options Format Axis, cliquez sur TICK MARKS
• Pour le type majeur, sélectionnez à l'intérieur

• Cliquez avec le bouton droit sur la zone de graphique.
• Dans les options Format de la zone de graphique, sélectionnez
  • Pas de remplissage pour FILL
  • Pas de ligne pour BORDER

Redimensionnez la zone du graphique pour obtenir la forme d'un thermomètre.

Vous avez votre graphique de thermomètre, avec la valeur réelle par rapport à la valeur cible affichée. Vous pouvez rendre ce graphique de thermomètre plus impressionnant avec un certain formatage.

• Insérez une forme de rectangle superposant la partie rectangulaire bleue dans le graphique.
• Dans les options Format de la forme, sélectionnez -
  • Remplissage dégradé pour FILL
  • Linéaire pour le type
  • 180 ⁰ pour l'angle
• Réglez les arrêts de gradient à 0%, 50% et 100%.
• Pour le dégradé s'arrête à 0% et 100%, choisissez la couleur noire.
• Pour le Gradient stop à 50%, choisissez la couleur blanche.

• Insérez une forme ovale en bas.
• Formatez la forme avec les mêmes options.

Le résultat est le graphique du thermomètre avec lequel nous avons commencé.

Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est un diagramme dans lequel une série de lignes horizontales montre la quantité de travail effectué dans certaines périodes de temps par rapport à la quantité de travail prévue pour ces périodes.

Dans Excel, vous pouvez créer un diagramme de Gantt en personnalisant un type de graphique à barres empilées afin qu'il représente les tâches, la durée des tâches et la hiérarchie. Un diagramme de Gantt Excel utilise généralement les jours comme unité de temps le long de l'axe horizontal.

Considérez les données suivantes où la colonne -

• La tâche représente les tâches du projet
• Le début représente le nombre de jours à compter de la date de début du projet
• La durée représente la durée de la tâche

Notez que le début de toute tâche correspond au début de la tâche précédente + durée. C'est le cas lorsque les tâches sont hiérarchisées.

• Sélectionnez les données.
• Créer un graphique à barres empilées.

• Cliquez avec le bouton droit sur Start Series.
• Dans les options Formater la série de données, sélectionnez Aucun remplissage.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'axe des catégories.
• Dans les options de mise en forme de l'axe, sélectionnez Catégories dans l'ordre inverse.

• Dans les éléments du graphique, désélectionnez
  • Legend
  • Gridlines
• Mettre en forme l'axe horizontal pour
  • Ajuster la plage
  • Marques de tiques majeures à intervalles de 5 jours
  • Marques de graduation mineures à intervalles d'un jour
• Formatez la série de données pour la rendre impressionnante
• Donnez un titre au graphique

Graphique en cascade

Waterfall Chart est l'un des outils de visualisation les plus populaires utilisés dans les petites et grandes entreprises. Les graphiques en cascade sont idéaux pour montrer comment vous êtes arrivé à une valeur nette telle que le revenu net, en décomposant l'effet cumulatif des contributions positives et négatives.

Excel 2016 fournit le type de graphique en cascade. Si vous utilisez des versions antérieures d'Excel, vous pouvez toujours créer un graphique en cascade à l'aide d'un histogramme empilé.

Les colonnes sont codées par couleur afin que vous puissiez rapidement distinguer les nombres positifs des nombres négatifs. Les colonnes de valeur initiale et finale commencent sur l'axe horizontal, tandis que les valeurs intermédiaires sont des colonnes flottantes. En raison de cet aspect, les graphiques en cascade sont également appelés graphiques en pont.

Considérez les données suivantes.

• Préparer les données pour le graphique en cascade

• Assurez-vous que la colonne Flux de trésorerie net se trouve à gauche de la colonne des mois (car vous n'incluerez pas cette colonne lors de la création du graphique)

• Ajouter 2 colonnes - Augmentation et Diminution pour les flux de trésorerie positifs et négatifs respectivement

• Ajouter une colonne Début - la première colonne du graphique avec la valeur de départ dans le flux de trésorerie net

• Ajouter une colonne Fin - la dernière colonne du graphique avec la valeur finale dans le flux de trésorerie net

• Ajouter une colonne Float - qui prend en charge les colonnes intermédiaires

• Calculez les valeurs de ces colonnes comme suit

• Dans la colonne Float, insérez une ligne au début et à la fin. Placez n valeur arbitraire 50000. Ceci juste pour avoir un peu d'espace à gauche et à droite du graphique

Les données seront les suivantes.

• Sélectionnez les cellules C2: H18 (colonne Exclure les flux de trésorerie nets)
• Créer un histogramme empilé

• Faites un clic droit sur la série Float.
• Cliquez sur Formater la série de données.
• Dans les options Formater la série de données, sélectionnez Aucun remplissage.

• Faites un clic droit sur Série négative.
• Sélectionnez Couleur de remplissage comme rouge.

• Faites un clic droit sur Série positive.
• Sélectionnez Couleur de remplissage comme vert.

• Cliquez avec le bouton droit sur Start Series.
• Sélectionnez Couleur de remplissage comme gris.
• Cliquez avec le bouton droit sur End Series.
• Sélectionnez Couleur de remplissage comme gris.
• Supprimez la légende.

• Faites un clic droit sur n'importe quelle série
• Dans les options de format de série de données, sélectionnez la largeur de l'espace à 10% sous Options de série

Donnez le titre du graphique. Le graphique en cascade sera affiché.

Sparklines

Les graphiques sparkline sont de minuscules graphiques placés dans des cellules uniques, chacun représentant une ligne de données dans votre sélection. Ils fournissent un moyen rapide de voir les tendances.

Vous pouvez ajouter des Sparklines avec l'outil d'analyse rapide.

• Sélectionnez les données pour lesquelles vous souhaitez ajouter des Sparklines.
• Gardez une colonne vide sur le côté droit des données pour les Sparklines.

Le bouton Analyse rapide

apparaît en bas à droite de vos données sélectionnées.

• Cliquez sur le

  
  bouton Analyse rapide . La barre d'outils d'analyse rapide apparaît avec diverses options.

Cliquez sur SPARKLINES. Les options de graphique affichées sont basées sur les données et peuvent varier.

Cliquez sur Line. Un graphique en courbes pour chaque ligne s'affiche dans la colonne à droite des données.

Graphiques croisés dynamiques

Les graphiques croisés dynamiques sont utilisés pour résumer graphiquement les données et explorer des données complexes.

Un graphique croisé dynamique affiche les séries de données, les catégories et les axes de graphique de la même manière qu'un graphique standard. En outre, il vous offre également des contrôles de filtrage interactifs directement sur le graphique afin que vous puissiez analyser rapidement un sous-ensemble de vos données.

Les graphiques croisés dynamiques sont utiles lorsque vous avez des données dans un grand tableau croisé dynamique ou de nombreuses données de feuille de calcul complexes comprenant du texte et des nombres. Un graphique croisé dynamique peut vous aider à comprendre ces données.

Vous pouvez créer un graphique croisé dynamique à partir de

• Un tableau croisé dynamique.
• Un tableau de données autonome sans tableau croisé dynamique.

Graphique croisé dynamique du tableau croisé dynamique

Pour créer un graphique croisé dynamique, suivez les étapes ci-dessous:

• Cliquez sur le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur ANALYSER sous OUTILS PIVOTABLES sur le ruban.
• Cliquez sur Graphique croisé dynamique. La boîte de dialogue Insérer un graphique s'affiche.

Sélectionnez Colonne en cluster dans l'option Colonne.

Cliquez sur OK. Le graphique croisé dynamique s'affiche.

Le graphique croisé dynamique comporte trois filtres: région, vendeur et mois.

• Cliquez sur l'option Contrôle de filtre de région. La zone de recherche apparaît avec la liste de toutes les régions. Des cases à cocher apparaissent en regard de Régions.

• Sélectionnez les options Est et Sud.

Les données filtrées apparaissent à la fois sur le graphique croisé dynamique et le tableau croisé dynamique.

Graphique croisé dynamique sans tableau croisé dynamique

Vous pouvez créer un graphique croisé dynamique autonome sans créer de tableau croisé dynamique.

• Cliquez sur la table de données.
• Cliquez sur l'onglet Insertion.
• Cliquez sur Graphique croisé dynamique dans le groupe Graphiques. La fenêtre Créer un graphique croisé dynamique s'affiche.
• Sélectionnez la table / plage.
• Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez placer le graphique croisé dynamique.

Vous pouvez choisir une cellule dans la feuille de calcul existante elle-même ou dans une nouvelle feuille de calcul. Cliquez sur OK.

Un graphique croisé dynamique vide et un tableau croisé dynamique vide s'affichent avec la liste des champs de graphique croisé dynamique pour créer le graphique croisé dynamique.

• Choisissez les champs à ajouter au graphique croisé dynamique

• Organisez les champs en les faisant glisser dans FILTRES, LÉGENDE (SÉRIE), AXE (CATÉGORIES) et VALEURS

• Utilisez les contrôles de filtrage sur le graphique croisé dynamique pour sélectionner les données à placer sur le graphique croisé dynamique

Excel créera automatiquement un tableau croisé dynamique couplé.

La validation des données est un outil très utile et facile à utiliser dans Excel avec lequel vous pouvez définir des validations de données sur les données saisies dans votre feuille de travail.

Pour n'importe quelle cellule de la feuille de calcul, vous pouvez

• Afficher un message d'entrée sur ce qui doit y être entré.
• Limitez les valeurs saisies.
• Fournissez une liste de valeurs parmi lesquelles choisir.
• Afficher un message d'erreur et rejeter une entrée de données non valide.

Considérez le Risk Tracker suivant qui peut être utilisé pour saisir et suivre les informations sur les risques identifiés.

Dans ce tracker, les données saisies dans les colonnes suivantes sont validées avec des contraintes de données prédéfinies et les données saisies ne sont acceptées que lorsqu'elles répondent aux critères de validation. Sinon, vous obtiendrez un message d'erreur.

• Probability
• Impact
• Catégorie de risque
• Source de risque
• Status

La colonne Exposition au risque aura des valeurs calculées et vous ne pouvez pas saisir de données. Même la colonneS. No. est défini pour avoir des valeurs calculées qui sont ajustées même si vous supprimez une ligne.

Vous allez maintenant apprendre à configurer une telle feuille de calcul.

Préparer la structure pour la feuille de travail

Pour préparer la structure de la feuille de calcul -

• Commencez avec une feuille de calcul vierge.
• Mettez l'en-tête dans la rangée 2.
• Mettez les en-têtes de colonne dans la ligne 3.
• Pour les en-têtes de colonne Probabilité, impact et exposition au risque -
  • Faites un clic droit sur la cellule.
  • Cliquez sur Formater les cellules dans la liste déroulante.
  • Dans la boîte de dialogue Format des cellules, cliquez sur l'onglet Alignement.
  • Tapez 90 sous Orientation.
• Fusionner et centrer les cellules des lignes 3, 4 et 5 pour chacun des en-têtes de colonne.
• Mettre en forme les bordures pour les cellules des lignes 2 à 5.
• Ajustez la largeur des lignes et des colonnes.

Votre feuille de calcul ressemblera à ceci -

Définir des valeurs valides pour la catégorie de risque

Dans les cellules M5 - M13, entrez les valeurs suivantes (M5 est le cap et M6 - M13 sont les valeurs)

Valeurs de catégorie

Les utilisateurs finaux

Client

La gestion

Programme

Programme

Environnement

Produit

Projet

• Cliquez sur la première cellule sous la colonne Catégorie de risque (H6).
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
• Cliquez sur Validation des données dans le groupe Outils de données.
• Sélectionnez Validation des données… dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Validation des données s'affiche.

• Cliquez sur l'onglet Paramètres.
• Sous Critères de validation, dans le Allow: liste déroulante, sélectionnez l'option List.

• Sélectionnez la plage M6: M13 dans la zone Source: qui apparaît.
• Cochez les cases Ignorer les espaces vides et la liste déroulante Dans la cellule qui apparaissent.

Définir le message d'entrée pour la catégorie de risque

• Cliquez sur l'onglet Message d'entrée dans la boîte de dialogue Validation des données.
• Cochez la case Show input message lorsque la cellule est sélectionnée.
• Dans la case sous Titre:, saisissez Catégorie de risque:
• Dans la zone sous Message d'entrée: choisissez la catégorie du risque dans la liste.

Définir une alerte d'erreur pour la catégorie de risque

Pour définir une alerte d'erreur -

• Cliquez sur l'onglet Alerte d'erreur dans la boîte de dialogue Validation des données.
• Cochez la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides.
• Sélectionnez Arrêter sous Style: liste déroulante
• Dans la zone sous Titre:, saisissez Entrée non valide:
• Dans la zone sous Message d'erreur: tapez Choisissez une valeur dans la liste déroulante.
• Cliquez sur OK.

Vérifier la validation des données pour la catégorie de risque

Pour la première cellule sélectionnée sous Catégorie de risque,

• Les critères de validation des données sont définis
• Le message d'entrée est défini
• L'alerte d'erreur est définie

Maintenant, vous pouvez vérifier vos paramètres.

Cliquez dans la cellule pour laquelle vous avez défini les critères de validation des données. Le message d'entrée apparaît. Le bouton déroulant apparaît sur le côté droit de la cellule.

Le message d'entrée s'affiche correctement.

• Cliquez sur le bouton déroulant sur le côté droit de la cellule. La liste déroulante apparaît avec les valeurs qui peuvent être sélectionnées.

• Vérifiez les valeurs de la liste déroulante avec celles qui sont utilisées pour créer la liste déroulante.

Les deux ensembles de valeurs correspondent. Notez que si le nombre de valeurs est supérieur, vous obtiendrez une barre de défilement sur le côté droit de la liste déroulante.

Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Il apparaît dans la cellule.

Vous pouvez voir que la sélection de valeurs valides fonctionne correctement.

Enfin, essayez de saisir une entrée non valide et vérifiez l'alerte d'erreur.

Tapez Personnes dans la cellule et appuyez sur Entrée. Le message d'erreur que vous avez défini pour la cellule s'affiche.

• Vérifiez le message d'erreur.
• Vous avez la possibilité de réessayer ou d'annuler. Vérifiez les deux options.

Vous avez correctement défini la validation des données pour la cellule.

Note - Il est très important de vérifier l'orthographe et la grammaire de vos messages.

Définir des critères valides pour la colonne de catégorie de risque

Vous êtes maintenant prêt à appliquer les critères de validation des données à toutes les cellules de la colonne Catégorie de risque.

À ce stade, vous devez vous rappeler deux choses -

• Vous devez définir les critères du nombre maximal de cellules pouvant être utilisées. Dans notre exemple, il peut varier de 10 à 100 en fonction de l'endroit où la feuille de calcul sera utilisée.

• Vous ne devez pas définir les critères pour la plage de cellules indésirable ou pour la colonne entière. Cela augmentera inutilement la taille du fichier. C'est ce qu'on appelle un formatage excessif. Si vous obtenez une feuille de calcul d'une source externe, vous devez supprimer le formatage excessif, que vous apprendrez dans le chapitre sur Inquire de ce tutoriel.

Suivez les étapes ci-dessous -

• Définissez les critères de validation pour 10 cellules sous Catégorie de risque.
• Vous pouvez facilement le faire en cliquant sur le coin inférieur droit de la première cellule.
• Maintenez le symbole + qui apparaît et tirez-le vers le bas.

La validation des données est définie pour toutes les cellules sélectionnées.

Cliquez sur la dernière colonne sélectionnée et vérifiez.

La validation des données pour la colonne Catégorie de risque est terminée.

Définir les valeurs de validation pour la source de risque

Dans ce cas, nous n'avons que deux valeurs - interne et externe.

• Cliquez dans la première cellule sous la colonne Source de risque (I6)
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban
• Cliquez sur Validation des données dans le groupe Outils de données
• Sélectionnez Validation des données… dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue de validation des données s'affiche.

• Cliquez sur l'onglet Paramètres.
• Sous Critères de validation, dans la liste déroulante Autoriser:, sélectionnez l'option Liste.
• Tapez Internal, External dans la zone Source: qui apparaît.
• Cochez les cases Ignorer les espaces vides et la liste déroulante Dans la cellule qui apparaissent.

Définir le message d'entrée pour la source de risque.

Définir l'alerte d'erreur pour la source de risque.

Pour la première cellule sélectionnée sous Source de risque -

• Les critères de validation des données sont définis
• Le message d'entrée est défini
• L'alerte d'erreur est définie

Maintenant, vous pouvez vérifier vos paramètres.

Cliquez dans la cellule pour laquelle vous avez défini les critères de validation des données. Un message d'entrée apparaît. Le bouton déroulant apparaît sur le côté droit de la cellule.

Le message d'entrée s'affiche correctement.

• Cliquez sur le bouton fléché de la liste déroulante sur le côté droit de la cellule. Une liste déroulante apparaît avec les valeurs qui peuvent être sélectionnées.

• Vérifiez si les valeurs sont les mêmes que celles que vous avez saisies - Interne et Externe.

Les deux ensembles de valeurs correspondent. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Il apparaît dans la cellule.

Vous pouvez voir que la sélection de valeurs valides fonctionne correctement. Enfin, essayez de saisir une entrée non valide et vérifiez l'alerte d'erreur.

Tapez Financial dans la cellule et appuyez sur Entrée. Le message d'erreur que vous avez défini pour la cellule s'affiche.

• Vérifiez le message d'erreur. Vous avez correctement défini la validation des données pour la cellule.

• Définir des critères valides pour la colonne Source de risque

• Appliquez les critères de validation des données aux cellules I6 - I15 de la colonne Source de risque (c'est-à-dire même plage que celle de la colonne Catégorie de risque).

La validation des données est définie pour toutes les cellules sélectionnées. La validation des données pour la colonne Source de risque est terminée.

Définir les valeurs de validation pour le statut

• Répétez les mêmes étapes que vous avez utilisées pour définir les valeurs de validation pour la source de risque.

• Définissez les valeurs de la liste sur Ouvert, Fermé.

• Appliquez les critères de validation des données aux cellules K6 - K15 de la colonne Statut (c'est-à-dire la même plage que celle de la colonne Catégorie de risque).

La validation des données est définie pour toutes les cellules sélectionnées. La validation des données pour l'état de la colonne est terminée.

Définir les valeurs de validation pour la probabilité

Les valeurs du score de probabilité de risque sont comprises entre 1 et 5, 1 étant faible et 5 étant élevé. La valeur peut être n'importe quel entier compris entre 1 et 5, tous deux inclus.

• Cliquez dans la première cellule sous la colonne Source de risque (I6).
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
• Cliquez sur Validation des données dans le groupe Outils de données.
• Sélectionnez Validation des données… dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Validation des données s'affiche.

• Cliquez sur l'onglet Paramètres.
• Sous Critères de validation, dans la liste déroulante Autoriser:, sélectionnez Nombre entier.

• Sélectionnez entre sous Données:
• Tapez 1 dans la case sous Minimum:
• Tapez 5 dans la case sous Maximum:

Définir le message d'entrée pour la probabilité

Définissez l'alerte d'erreur pour la probabilité et cliquez sur OK.

Pour la première cellule sélectionnée sous Probabilité,

• Les critères de validation des données sont définis.
• Le message d'entrée est défini.
• L'alerte d'erreur est définie.

Maintenant, vous pouvez vérifier vos paramètres.

Cliquez sur la cellule pour laquelle vous avez défini les critères de validation des données. Un message d'entrée apparaît. Dans ce cas, il n'y aura pas de bouton déroulant car les valeurs d'entrée sont définies pour être dans une plage et non dans une liste.

Le message d'entrée s'affiche correctement.

Entrez un entier compris entre 1 et 5 dans la cellule. Il apparaît dans la cellule.

La sélection de valeurs valides fonctionne correctement. Enfin, essayez de saisir une entrée non valide et vérifiez l'alerte d'erreur.

Tapez 6 dans la cellule et appuyez sur Entrée. Le message d'erreur que vous avez défini pour la cellule s'affiche.

Vous avez correctement défini la validation des données pour la cellule.

• Définissez des critères valides pour la colonne Probabilité.

• Appliquez les critères de validation des données aux cellules E6 - E15 de la colonne Probabilité (c'est-à-dire la même plage que celle de la colonne Catégorie de risque).

La validation des données est définie pour toutes les cellules sélectionnées. La validation des données pour la colonne Probabilité est terminée.

Définir les valeurs de validation pour l'impact

Pour définir les valeurs de validation pour Impact, répétez les mêmes étapes que celles utilisées pour définir les valeurs de validation pour la probabilité.

Appliquez les critères de validation des données aux cellules F6 - F15 de la colonne Impact (c'est-à-dire même plage que celle de la colonne Catégorie de risque).

La validation des données est définie pour toutes les cellules sélectionnées. La validation des données pour la colonne Impact est terminée.

Définir l'exposition au risque de colonne avec des valeurs calculées

L'exposition au risque est calculée comme un produit de la probabilité et de l'impact du risque.

Exposition au risque = Probabilité * Impact

Tapez = E6 * F6 dans la cellule G6 et appuyez sur Entrée.

0 sera affiché dans la cellule G6 car E6 et F6 sont vides.

Copiez la formule dans les cellules G6 - G15. 0 sera affiché dans les cellules G6 - G15.

La colonne Exposition au risque étant destinée aux valeurs calculées, vous ne devez pas autoriser la saisie de données dans cette colonne.

• Sélectionnez les cellules G6-G15

• Cliquez avec le bouton droit de la souris et dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez Formater les cellules. La boîte de dialogue Format des cellules s'affiche.

• Cliquez sur l'onglet Protection.

• Cochez l'option Locked.

Cela permet de garantir que la saisie de données n'est pas autorisée dans ces cellules. Cependant, cela n'entrera en vigueur que lorsque la feuille de calcul est protégée, ce que vous ferez comme dernière étape une fois que la feuille de calcul est prête.

• Cliquez sur OK.
• Ombrez les cellules G6-G15 pour indiquer qu'il s'agit de valeurs calculées.

Formater les valeurs de numéro de série

Vous pouvez laisser à l'utilisateur le soin de remplir la colonne S. No.. Cependant, si vous formatez les valeurs S. No., la feuille de calcul semble plus présentable. En outre, il indique le nombre de lignes de la feuille de calcul.

Tapez = row () - 5 dans la cellule B6 et appuyez sur Entrée.

1 apparaîtra dans la cellule B6. Copiez la formule dans les cellules B6-B15. Les valeurs 1 à 10 s'affichent.

Ombrez les cellules B6-B15.

Emballer

Vous avez presque terminé votre projet.

• Masquez la colonne M qui contient les valeurs de catégorie de données.
• Bordures de format pour les cellules B6-K16.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille de calcul.
• Sélectionnez Protéger la feuille dans le menu.

La boîte de dialogue Protéger la feuille s'affiche.

• Cochez l'option Protéger la feuille de calcul et le contenu des cellules verrouillées.
• Tapez un mot de passe sous Mot de passe pour déprotéger la feuille -
  • Mot de passe est sensible à la casse
  • La feuille protégée ne peut pas être récupérée si le mot de passe est oublié
  • Il est recommandé de conserver une liste des noms de feuilles de calcul et des mots de passe quelque part
• Sous Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille de calcul à: cochez la case Sélectionner les cellules déverrouillées.

Vous avez protégé les cellules verrouillées dans la colonne Exposition au risque de la saisie de données et avez conservé le reste des cellules déverrouillées modifiables. Cliquez sur OK.

le Confirm Password la boîte de dialogue apparaît.

• Entrez à nouveau le mot de passe.
• Cliquez sur OK.

Votre feuille de calcul avec l'ensemble de validation des données pour les cellules sélectionnées est prête à être utilisée.

Vous pouvez effectuer une analyse financière avec Excel de manière simple. Excel vous fournit plusieurs fonctions financières telles que PMT, PV, NPV, XNPV, IRR, MIRR, XIRR, etc. qui vous permettent d'arriver rapidement aux résultats de l'analyse financière.

Dans ce chapitre, vous apprendrez où et comment vous pouvez utiliser ces fonctions pour votre analyse.

Qu'est-ce que la rente?

Une rente est une série de paiements en espèces constants effectués sur une période continue. Par exemple, l'épargne pour la retraite, les paiements d'assurance, le prêt immobilier, l'hypothèque, etc. Dans les fonctions de rente -

• Un nombre positif représente les espèces reçues.
• Un nombre négatif représente l'argent payé.

Valeur actuelle d'une série de paiements futurs

La valeur actuelle est le montant total qu'une série de paiements futurs vaut actuellement. Vous pouvez calculer la valeur actuelle à l'aide des fonctions Excel -

• PV- Calcule la valeur actuelle d'un investissement en utilisant un taux d'intérêt et une série de paiements futurs (valeurs négatives) et de revenus (valeurs positives). Au moins un des flux de trésorerie doit être positif et au moins un doit être négatif.

• NPV - Calcule la valeur actuelle nette d'un investissement en utilisant un taux d'actualisation et une série de paiements futurs périodiques (valeurs négatives) et de revenus (valeurs positives).

• XNPV - Calcule la valeur actuelle nette pour un calendrier des flux de trésorerie qui n'est pas nécessairement périodique.

Note that -

• Les flux de trésorerie PV doivent être constants alors que les flux de trésorerie VAN peuvent être variables.

• Les flux de trésorerie PV peuvent être au début ou à la fin de la période, tandis que les flux de trésorerie VAN doivent être à la fin de la période.

• Les flux de trésorerie VAN doivent être périodiques alors que les flux de trésorerie XNPV n'ont pas besoin d'être périodiques.

Dans cette section, vous comprendrez comment travailler avec PV. Vous en apprendrez davantage sur la VAN dans une section ultérieure.

Exemple

Supposons que vous achetiez un réfrigérateur. Le vendeur vous dit que le prix du réfrigérateur est de 32000, mais vous avez la possibilité de payer le montant en 8 ans avec un taux d'intérêt de 13% par an et des versements annuels de 6000. Vous avez également la possibilité d'effectuer les paiements soit au début ou à la fin de chaque année.

Vous voulez savoir laquelle de ces options vous est avantageuse.

Vous pouvez utiliser la fonction Excel PV -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

Pour calculer la valeur actuelle avec les paiements à la fin de chaque année, omettez le type ou spécifiez 0 pour le type.

Pour calculer la valeur actuelle avec les paiements à la fin de chaque année, spécifiez 1 comme type.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Par conséquent,

• Si vous effectuez le paiement maintenant, vous devez payer 32 000 de la valeur actuelle.
• Si vous optez pour des paiements annuels avec paiement à la fin de l'année, vous devez payer 28 793 de la valeur actuelle.
• Si vous optez pour des paiements annuels avec paiement à la fin de l'année, vous devez payer 32 536 de la valeur actuelle.

Vous pouvez clairement voir que l'option 2 est bénéfique pour vous.

Qu'est-ce que l'EMI?

Un versement mensuel égal (EMI) est défini par Investopedia comme "un montant de paiement fixe effectué par un emprunteur à un prêteur à une date spécifiée chaque mois calendaire. un certain nombre d'années, le prêt est remboursé intégralement. "

EMI sur un prêt

Dans Excel, vous pouvez calculer l'EMI d'un prêt avec la fonction PMT.

Supposons que vous souhaitiez contracter un prêt immobilier de 5000000 avec un taux d'intérêt annuel de 11,5% et la durée du prêt de 25 ans. Vous pouvez trouver votre EMI comme suit -

• Calculer le taux d'intérêt par mois (Taux d'intérêt par an / 12)
• Calculer le nombre de mensualités (nombre d'années * 12)
• Utilisez la fonction PMT pour calculer EMI

Comme vous l'observez,

• La valeur actuelle (PV) est le montant du prêt.
• La valeur future (FV) est de 0 car à la fin du terme, le montant du prêt devrait être de 0.
• Le type est 1 car les EMI sont payés au début de chaque mois.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Paiement mensuel du capital et des intérêts sur un prêt

L'EMI comprend à la fois les intérêts et un paiement partiel du principal. Au fur et à mesure que le temps augmente, ces deux composants de l'EMI varieront, réduisant ainsi l'équilibre.

Obtenir

• La partie intérêt de vos mensualités, vous pouvez utiliser la fonction Excel IPMT.

• Le paiement de la partie principale de vos mensualités, vous pouvez utiliser la fonction Excel PPMT.

Par exemple, si vous avez contracté un prêt de 1 000 000 pour une durée de 8 mois au taux de 16% par an. Vous pouvez obtenir des valeurs pour l'IME, les montants d'intérêts décroissants, le paiement croissant des montants en principal et le solde du prêt décroissant sur les 8 mois. Au bout de 8 mois, le solde du prêt sera de 0.

Suivez la procédure ci-dessous.

Step 1 - Calculez l'EMI comme suit.

Cela se traduit par une EMI de Rs. 13261.59.

Step 2 - Calculez ensuite les intérêts et les principales parties de l'IME pour les 8 mois comme indiqué ci-dessous.

Vous obtiendrez les résultats suivants.

Intérêts et principal payés entre deux périodes

Vous pouvez calculer les intérêts et le principal payés entre deux périodes incluses.

• Calculer les intérêts cumulés payés entre 2 ^e et 3 ^ème mois en utilisant la fonction CUMUL.INTER.

• Vérifiez le résultat en additionnant les valeurs d'intérêt pour les 2 ^ème et 3 ^ème mois.

• Calculer le principal cumulé payé entre 2 ^e et 3 ^ème mois en utilisant la fonction CUMUL.PRINCPER.

• Vérifier le résultat en additionnant les valeurs principales pour les 2 ^ème et 3 ^ème mois.

Vous obtiendrez les résultats suivants.

Vous pouvez voir que vos calculs correspondent à vos résultats de vérification.

Calcul du taux d'intérêt

Supposons que vous contractiez un prêt de 100 000 et que vous vouliez rembourser en 15 mois avec un paiement mensuel maximal de 12 000. Vous voudrez peut-être connaître le taux d'intérêt auquel vous devez payer.

Trouvez le taux d'intérêt avec la fonction Excel TAUX -

Vous obtiendrez le résultat à 8%.

Calcul de la durée du prêt

Supposons que vous contractiez un prêt de 100 000 au taux d'intérêt de 10%. Vous souhaitez un paiement mensuel maximal de 15 000. Vous voudrez peut-être savoir combien de temps il vous faudra pour effacer le prêt.

Trouvez le nombre de paiements avec la fonction Excel NPER

Vous obtiendrez le résultat en 12 mois.

Décisions sur les investissements

Lorsque vous souhaitez faire un investissement, vous comparez les différentes options et choisissez celle qui donne les meilleurs rendements. La valeur actuelle nette est utile pour comparer les flux de trésorerie sur une période de temps et décider lequel est le meilleur. Les flux de trésorerie peuvent se produire à intervalles réguliers, périodiques ou à intervalles irréguliers.

Tout d'abord, nous considérons le cas de regular, periodical cash flows.

La valeur actuelle nette d'une séquence de flux de trésorerie reçus à différents moments dans n ans à partir de maintenant (n peut être une fraction) est 1/(1 + r)ⁿ, où r est le taux d'intérêt annuel.

Considérez les deux investissements suivants sur une période de 3 ans.

À première vue, l'investissement 1 est meilleur que l'investissement 2. Cependant, vous ne pouvez décider quel investissement est le meilleur uniquement lorsque vous connaissez la valeur réelle de l'investissement à ce jour. Vous pouvez utiliser la fonction NPV pour calculer les rendements.

Les flux de trésorerie peuvent se produire

• À la fin de chaque année.
• Au début de chaque année.
• Au milieu de chaque année.

La fonction VAN suppose que les flux de trésorerie sont à la fin de l'année. Si les flux de trésorerie se produisent à des moments différents, vous devez prendre en compte ce facteur particulier avec le calcul avec la VAN.

Supposons que les flux de trésorerie se produisent à la fin de l'année. Ensuite, vous pouvez immédiatement utiliser la fonction NPV.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Comme vous le constatez, la VAN de l'investissement 2 est plus élevée que celle de l'investissement 1. Par conséquent, l'investissement 2 est un meilleur choix. Vous avez obtenu ce résultat car les flux de trésorerie de l'investissement 2 se situent à des périodes ultérieures par rapport à celui de l'investissement 1.

Flux de trésorerie au début de l'année

Supposons que les flux de trésorerie se produisent au début de chaque année. Dans un tel cas, vous ne devez pas inclure le premier flux de trésorerie dans le calcul de la VAN car il représente déjà la valeur actuelle. Vous devez ajouter le premier flux de trésorerie à la VAN obtenue à partir du reste des flux de trésorerie pour obtenir la valeur actuelle nette.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Flux de trésorerie au milieu de l'année

Supposons que les flux de trésorerie se produisent au milieu de chaque année. Dans un tel cas, vous devez multiplier la VAN obtenue à partir des flux de trésorerie par $ \ sqrt {1 + r} $ pour obtenir la valeur actuelle nette.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Flux de trésorerie à intervalles irréguliers

Si vous souhaitez calculer la valeur actuelle nette avec des flux de trésorerie irréguliers, c'est-à-dire des flux de trésorerie survenant à des moments aléatoires, le calcul est un peu complexe.

Cependant, dans Excel, vous pouvez facilement faire un tel calcul avec la fonction XNPV.

• Organisez vos données avec les dates et les flux de trésorerie.

Note- La première date dans vos données doit être la plus ancienne de toutes les dates. Les autres dates peuvent survenir dans n'importe quel ordre.

• Utilisez la fonction XNPV pour calculer la valeur actuelle nette.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

La date d' aujourd'hui est de 15 On suppose ^e Mars 2015. Comme vous le constatez, toutes les dates des flux de trésorerie sont des dates ultérieures. Si vous voulez trouver la valeur actuelle nette à partir d'aujourd'hui, incluez-la dans les données en haut et spécifiez 0 pour le flux de trésorerie.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Taux de rentabilité interne (TRI)

Le taux de rendement interne (TRI) d'un investissement est le taux d'intérêt auquel la VAN est de 0. C'est la valeur de taux pour laquelle les valeurs actuelles des flux de trésorerie positifs compensent exactement les négatives. Lorsque le taux d'actualisation est le TRI, l'investissement est parfaitement indifférent, c'est-à-dire que l'investisseur ne gagne ni ne perd de l'argent.

Tenez compte des flux de trésorerie suivants, des différents taux d'intérêt et des valeurs VAN correspondantes.

Comme vous pouvez l'observer entre les valeurs du taux d'intérêt 10% et 11%, le signe de la VAN change. Lorsque vous ajustez le taux d'intérêt à 10,53%, la VAN est proche de 0. Par conséquent, le TRI est de 10,53%.

Détermination du TRI des flux de trésorerie pour un projet

Vous pouvez calculer le TRI des flux de trésorerie avec la fonction Excel IRR.

Le TRI est de 10,53% comme vous l'aviez vu dans la section précédente.

Pour les flux de trésorerie donnés, le TRI peut -

• existe et unique
• existent et multiples
• n'existe pas

IRR unique

Si le TRI existe et est unique, il peut être utilisé pour choisir le meilleur investissement parmi plusieurs possibilités.

• Si le premier flux de trésorerie est négatif, cela signifie que l'investisseur a l'argent et veut investir. Ensuite, plus le TRI est élevé, mieux c'est, car il représente le taux d'intérêt que reçoit l'investisseur.

• Si le premier flux de trésorerie est positif, cela signifie que l'investisseur a besoin d'argent et recherche un prêt, plus le TRI est bas, mieux c'est puisqu'il représente le taux d'intérêt que l'investisseur paie.

Pour savoir si un IRR est unique ou non, faites varier la valeur approximative et calculez l'IRR. Si IRR reste constant, alors il est unique.

Comme vous le voyez, l'IRR a une valeur unique pour les différentes valeurs de supposition.

IRR multiples

Dans certains cas, vous pouvez avoir plusieurs IRR. Considérez les flux de trésorerie suivants. Calculez l'IRR avec différentes valeurs de supposition.

Vous obtiendrez les résultats suivants -

Vous pouvez observer qu'il existe deux TRI - -9,59% et 216,09%. Vous pouvez vérifier ces deux IRR en calculant la VAN.

Pour les deux -9,59% et 216,09%, la VAN est de 0.

Aucun IRR

Dans certains cas, vous pouvez ne pas avoir d'IRR. Considérez les flux de trésorerie suivants. Calculez l'IRR avec différentes valeurs de supposition.

Vous obtiendrez le résultat comme #NUM pour toutes les valeurs de supposition.

Le résultat #NOMBRE signifie qu'il n'y a pas de TRI pour les flux de trésorerie considérés.

Modèles de flux de trésorerie et TRI

S'il n'y a qu'un seul changement de signe dans les flux de trésorerie, par exemple de négatif à positif ou positif à négatif, alors un TRI unique est garanti. Par exemple, dans les investissements en capital, le premier flux de trésorerie sera négatif, tandis que le reste des flux de trésorerie sera positif. Dans de tels cas, un IRR unique existe.

S'il y a plus d'un changement de signe dans les flux de trésorerie, le TRI peut ne pas exister. Même s'il existe, il n'est peut-être pas unique.

Décisions basées sur les TRI

De nombreux analystes préfèrent utiliser le TRI et il s'agit d'une mesure de rentabilité populaire car, en pourcentage, il est facile à comprendre et à comparer au rendement requis. Cependant, il y a certains problèmes lors de la prise de décisions avec IRR. Si vous vous classez avec les IRR et prenez des décisions en fonction de ces rangs, vous risquez de vous retrouver avec de mauvaises décisions.

Vous avez déjà vu que la VAN vous permettra de prendre des décisions financières. Cependant, le TRI et la VAN ne mèneront pas toujours à la même décision lorsque les projets s'excluent mutuellement.

Mutually exclusive projectssont ceux pour lesquels la sélection d'un projet exclut l'acceptation d'un autre. Lorsque les projets comparés s'excluent mutuellement, un conflit de classement peut survenir entre la VAN et le TRI. Si vous devez choisir entre le projet A et le projet B, NPV peut suggérer l'acceptation du projet A tandis que l'IRR peut suggérer le projet B.

Ce type de conflit entre la VAN et le TRI peut survenir pour l'une des raisons suivantes:

• Les projets sont de tailles très différentes, ou
• Le moment des flux de trésorerie est différent.

Projets de différence de taille significative

Si vous souhaitez prendre une décision par IRR, le projet A rapporte un retour de 100 et le projet B un retour de 50. Par conséquent, l'investissement sur le projet A semble rentable. Cependant, il s'agit d'une mauvaise décision en raison de la différence d'échelle des projets.

Considérez -

• Vous en avez 1000 à investir.

• Si vous investissez la totalité de 1000 sur le projet A, vous obtenez un retour de 100.

• Si vous investissez 100 sur le projet B, vous en aurez encore 900 en main que vous pourrez investir sur un autre projet, disons projet C. Supposons que vous obteniez un retour de 20% sur le projet C, puis le retour total sur le projet B et le projet C est de 230, ce qui est en avance sur la rentabilité.

Ainsi, la VAN est un meilleur moyen de prendre des décisions dans de tels cas.

Projets avec des horaires de flux de trésorerie différents

Encore une fois, si vous considérez IRR pour décider, le projet B serait le choix. Cependant, le projet A a une VAN plus élevée et constitue un choix idéal.

TRI des flux de trésorerie irrégulièrement espacés (XIRR)

Vos flux de trésorerie peuvent parfois être irrégulièrement espacés. Dans un tel cas, vous ne pouvez pas utiliser IRR car IRR nécessite des intervalles de temps également espacés. Vous pouvez utiliser XIRR à la place, qui prend en compte les dates des flux de trésorerie ainsi que les flux de trésorerie.

Le taux de rendement interne qui en résulte est de 26,42%.

IRR modifié (MIRR)

Prenons un cas où votre taux de financement est différent de votre taux de réinvestissement. Si vous calculez le taux de rendement interne avec le TRI, il suppose le même taux pour le financement et le réinvestissement. De plus, vous pouvez également obtenir plusieurs IRR.

Par exemple, considérons les flux de trésorerie indiqués ci-dessous -

Comme vous le voyez, la VAN est égale à 0 plusieurs fois, ce qui entraîne plusieurs IRR. De plus, le taux de réinvestissement n'est pas pris en compte. Dans de tels cas, vous pouvez utiliser IRR modifié (MIRR).

Vous obtiendrez un résultat de 7% comme indiqué ci-dessous -

Note - Contrairement à IRR, MIRR sera toujours unique.

Dans certaines situations, vous devrez peut-être

• Configurez des classeurs dans lesquels plusieurs feuilles de calcul ont un format ou une structure similaire.
• Obtenez des informations sur ces feuilles de calcul à partir d'une autre feuille de calcul.
• Résumez les résultats de ces feuilles de calcul dans une feuille de calcul récapitulative.

Par exemple, vous devrez peut-être suivre les informations sur les ventes par région et par mois dans des feuilles de calcul distinctes. Le prix de chaque produit est extrait du catalogue de produits qui est configuré dans toute l'entreprise dans une feuille de calcul distincte. Enfin, vous devez résumer les résultats de toutes les régions dans une feuille de synthèse.

Dans ce chapitre, vous apprendrez comment vous pouvez accomplir cela en quelques étapes simples. Vous allez résumer les résultats d'avril 2015 à mars 2016, soit l'exercice 2015-16.

Le premier pas

La première étape consiste à créer un catalogue de produits. Suivez les étapes ci-dessous -

• Commencez avec un classeur vierge.
• Configurez la feuille de calcul du catalogue de produits avec les produits et les prix.
• Nommez la feuille de calcul Product Catalog.
• Supposons que le catalogue soit révisé le premier de chaque mois.
• Fournissez un espace réservé pour la dernière mise à jour le.

Le prix d'un produit au moment de la vente est déterminé par le coût actuel du produit.

Plusieurs feuilles de calcul avec la même structure

Ensuite, vous devez configurer des feuilles de calcul pour les régions - Est, Nord, Sud et Ouest, dans cet ordre avec la même structure.

• Ajoutez 4 feuilles de calcul vierges.
• Nommez les feuilles de calcul Est, Nord, Sud et Ouest.

Ces quatre feuilles de calcul doivent avoir la même structure.

• Cliquez sur l'onglet Est. La feuille de calcul Est s'ouvre.
• Appuyez sur la touche Maj et cliquez sur l'onglet Ouest. Tous les 4 onglets seront sélectionnés.

Désormais, toute modification que vous effectuez dans la feuille de calcul Est sera automatiquement reflétée dans les trois autres feuilles de calcul sélectionnées.

Dans la feuille de calcul Est,

• Ajoutez les en-têtes de colonne - S. No., Mois, Produit, Prix, Nombre d'unités, Montant total.
• Ajoutez le S. No., le mois d'avril et les 4 noms de produit.
• Formatez le tableau.

La même structure apparaît dans les autres feuilles de calcul Nord, Sud et Ouest.

Création d'une formule sur plusieurs feuilles de calcul

Pour créer une formule sur plusieurs feuilles de calcul -

• Définissez les noms des valeurs de prix des produits dans la feuille de calcul du catalogue de produits.
• Définissez l'étendue comme classeur pour tous les noms.

• Sélectionnez à nouveau les quatre feuilles de calcul - Est, Nord, Sud et Ouest.
• Dans la feuille de calcul Est, pour chaque produit, dans la colonne de prix, indiquez la formule comme nom de valeur de prix.

Comme nous l'avons défini précédemment, le prix d'un produit est celui du catalogue de produits mis à jour le premier de chaque mois.

• Répétez les mêmes étapes pour chaque mois

Par conséquent, pour les feuilles de calcul des régions Est, Nord, Sud et Ouest, vous avez correctement défini la même structure et placé les informations de prix pour chaque produit en fonction du mois de la feuille de calcul du catalogue de produits.

Le catalogue de produits peut également se trouver dans un autre classeur.

Calculs dans les feuilles de calcul

L'étape suivante consiste à renseigner les informations sur le nombre d'unités vendues pour chaque produit chaque mois et dans chaque région. Par conséquent, vous devez travailler séparément sur ces feuilles de calcul.

Pour chaque région, pour chaque produit -

• Remplissez le nombre d'unités vendues.
• Calculez le montant total correspondant comme Prix * Non. d'unités.

Dans chaque feuille de calcul (Est, Nord, Sud et Ouest), calculez les sous-totaux par mois -

Note- Vous pouvez utiliser le sous-total sur une seule feuille de calcul mais pas sur plusieurs feuilles de calcul. Par conséquent, vous devez répéter cette étape pour les feuilles de calcul Nord, Sud et Ouest.

Cliquez sur le niveau hiérarchique 2. Vous obtiendrez tous les totaux mensuels.

Vous êtes maintenant prêt à résumer les résultats des quatre feuilles de travail - Est, Nord, Sud et Ouest.

Synthèse des données dans plusieurs feuilles de calcul

Les étapes suivantes vous montreront comment résumer les données de plusieurs feuilles de calcul.

• Ajoutez une feuille de calcul et nommez-la Résumé.
• Créez la structure de la feuille de calcul Résumé.

Dans la colonne- Total Sales, dans la cellule C3, tapez =sum(

• Sélectionnez la feuille de calcul East.
• Sélectionnez la cellule G7.
• Avec l'onglet Est enfoncé, cliquez sur l'onglet West.
• Les onglets Est-Ouest sont sélectionnés.
• La formule dans la barre de formule apparaît comme

=sum(‘East:West’!G7)

Notez que vous êtes toujours dans le Eastfeuille de travail. Appuyez sur Entrée.

Vous serez dans la feuille de calcul Résumé. Dans la barre de formule, vous verrez la formule comme

=SUM(East:West!G7)

La valeur calculée apparaît dans la cellule C3.

• Copiez la formule dans les cellules C4 à C14.
• Cliquez sur Afficher les formules dans le groupe Audit de formules sous l'onglet FORMULES.

Toutes les formules de la colonne Total Sales apparaissent.

C'est exactement ainsi que vous vouliez résumer les résultats de chaque région.

• Cliquez dans la cellule C15.
• Type =sum(C3:C14)

Vos résultats résumés sont prêts dans la feuille de calcul Résumé.

Vous voudrez peut-être vérifier l'exactitude des formules ou trouver la source d'une erreur. Les commandes d'audit de formule Excel vous permettent de trouver facilement

• Quelles cellules contribuent au calcul d'une formule dans la cellule active.
• Quelles formules font référence à la cellule active.

Ces résultats sont représentés graphiquement par des lignes de flèches qui facilitent la visualisation. Vous pouvez afficher toutes les formules de la feuille de calcul active avec une seule commande. Si vos formules font référence à des cellules d'un autre classeur, ouvrez également ce classeur. Excel ne peut pas accéder à une cellule d'un classeur qui n'est pas ouvert.

Définition des options d'affichage

Vous devez vérifier si les options d'affichage des classeurs que vous utilisez sont correctement définies.

• Cliquez sur FILE > Options.
• Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Avancé.
• Dans les options d'affichage du classeur -
  • Sélectionnez le classeur.
  • Vérifiez que sous Pour les objets, afficher, Tout est sélectionné.
• Répétez cette étape pour tous les classeurs que vous auditez.

Tracer les précédents

Les cellules précédentes sont les cellules désignées par une formule dans la cellule active.

Dans l'exemple suivant, la cellule active est C2. En C2, vous avez la formule=B2*C4.

B2 et C4 sont des cellules précédentes pour C2.

Pour retracer les précédents de la cellule C2,

• Cliquez dans la cellule C2.
• Cliquez sur l'onglet Formules.
• Cliquez sur Tracer les précédents dans le groupe Audit de formule.

Deux flèches, une de B2 à C2 et une autre de C4 à C2 seront affichées, retraçant les précédents.

Notez que pour tracer les précédents d'une cellule, la cellule doit avoir une formule avec des références valides. Sinon, vous obtiendrez un message d'erreur.

• Cliquez dans une cellule qui ne contient pas de formule ou cliquez dans une cellule vide.
• Cliquez sur Tracer les précédents dans le groupe Audit de formule.

Vous recevrez un message.

Suppression des flèches

Cliquez sur Supprimer les flèches dans le groupe Audit de formule.

Toutes les flèches de la feuille de calcul disparaîtront.

Suivi des personnes à charge

Les cellules dépendantes contiennent des formules qui font référence à d'autres cellules. Cela signifie que si la cellule active contribue à une formule dans une autre cellule, l'autre cellule est une cellule dépendante de la cellule active.

Dans l'exemple ci-dessous, C2 a la formule =B2*C4. Par conséquent, C2 est une cellule dépendante des cellules B2 et C4

Pour tracer les dépendants de la cellule B2,

• Cliquez dans la cellule B2.
• Cliquez sur l'onglet Formules.
• Cliquez sur Tracer les dépendants dans le groupe Audit de formule.

Une flèche apparaît de B2 à C2, indiquant que C2 dépend de B2.

Pour retracer les dépendants de la cellule C4 -

• Cliquez dans la cellule C4.
• Cliquez sur l'onglet Formule> Tracer les dépendants dans le groupe Audit de formule.

Une autre flèche apparaît de C4 à C2, montrant que C2 dépend également de C4.

Cliquez sur Remove Arrowsdans le groupe Audit de formules. Toutes les flèches de la feuille de calcul disparaîtront.

Note- Pour le suivi des dépendants d'une cellule, la cellule doit être référencée par une formule dans une autre cellule. Sinon, vous obtiendrez un message d'erreur.

• Cliquer dans la cellule B6 n'est référencé par aucune formule ou cliquer dans une cellule vide.
• Cliquez sur Tracer les dépendants dans le groupe Audit de formule. Vous recevrez un message.

Travailler avec des formules

Vous avez compris le concept de précédents et de personnes à charge. Maintenant, considérez une feuille de calcul avec plusieurs formules.

• Cliquez dans une cellule sous Catégorie de réussite dans le tableau Résultats de l'examen.
• Cliquez sur Tracer les précédents. La cellule à sa gauche (marques) et la plage E4: F8 seront mappées comme les précédents.
• Répétez pour toutes les cellules sous Catégorie de réussite dans le tableau Résultats de l'examen.

• Cliquez dans une cellule sous Catégorie de réussite dans le tableau Notes des étudiants.

• Cliquez sur Tracer les personnes à charge. Toutes les cellules sous Catégorie de réussite dans le tableau Résultats de l'examen seront mappées en tant que dépendants.

Affichage des formules

La feuille de calcul ci-dessous contient le récapitulatif des ventes des vendeurs dans les régions Est, Nord, Sud et Ouest.

• Cliquez sur l'onglet FORMULES sur le ruban.

• Cliquez sur Afficher les formules dans le groupe Audit des formules. Les formules dans la feuille de calcul apparaîtront, afin que vous sachiez quelles cellules contiennent des formules et quelles sont les formules.

• Cliquez dans une cellule sous TotalSales.

• Cliquez sur Tracer les précédents. Une icône de feuille de calcul apparaît à la fin de la flèche. L'icône de feuille de calcul indique que les précédents se trouvent dans une feuille de calcul différente.

Double-cliquez sur la flèche. UNEGo TO La boîte de dialogue apparaît, affichant les précédents.

Comme vous le constatez, il y a quatre précédents, sur quatre feuilles de calcul différentes.

• Cliquez sur une référence de l'un des précédents.
• La référence apparaît dans la zone Référence.
• Cliquez sur OK. La feuille de calcul contenant ce précédent apparaît.

Évaluer une formule

Pour savoir comment une formule complexe dans une cellule fonctionne étape par étape, vous pouvez utiliser la commande Evaluer la formule.

Considérez la formule NPV (année intermédiaire) dans la cellule C14. La formule est

=SQRT (1 + C2)*C10

• Cliquez dans la cellule C14.
• Cliquez sur l'onglet FORMULES sur le ruban.
• Cliquez sur Evaluer la formule dans le groupe Audit de formule. La boîte de dialogue Evaluer la formule s'affiche.

dans le Evaluate Formulaboîte de dialogue, la formule s'affiche dans la zone sous Évaluation. En cliquant sur leEvaluatebouton plusieurs fois, la formule est évaluée par étapes. L'expression soulignée sera toujours exécutée ensuite.

Ici, C2 est souligné dans la formule. Donc, il est évalué à l'étape suivante. Cliquez surEvaluate.

La cellule C2 a la valeur 0,2. Par conséquent, C2 sera évalué à 0,2.1+0.2est souligné en le montrant comme étape suivante. Cliquez surEvaluate.

1 + 0,2 sera évalué comme 1,2. SQRT(1.2)est souligné en le montrant comme étape suivante. Cliquez surEvaluate.

SQRT (1,2) sera évalué comme 1,09544511501033. C10est souligné en le montrant comme étape suivante. Cliquez surEvaluate.

C10 sera évalué comme 4976.8518518515.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 est souligné en le montrant comme étape suivante. Cliquez surEvaluate.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 sera évalué comme 5.451.87.

Il n'y a plus d'expressions à évaluer et c'est la réponse. leEvaluate le bouton sera remplacé par Restart bouton, indiquant la fin de l'évaluation.

Vérification des erreurs

Il est recommandé d'effectuer une vérification des erreurs une fois que votre feuille de calcul et / ou votre classeur est prêt avec les calculs.

Considérez les calculs simples suivants.

Le calcul dans la cellule a abouti à l'erreur # DIV / 0 !.

• Cliquez dans la cellule C5.

• Cliquez sur l'onglet FORMULES sur le ruban.

• Cliquez sur la flèche en regard de Vérification des erreurs dans le groupe Audit de formule. Dans la liste déroulante, vous trouverez queCircular References est désactivé, indiquant que votre feuille de calcul n'a pas de références circulaires.

• Sélectionner Trace Error dans la liste déroulante.

Les cellules nécessaires pour calculer la cellule active sont indiquées par des flèches bleues.

• Cliquez sur Supprimer les flèches.
• Cliquez sur la flèche en regard de Vérification des erreurs.
• Sélectionnez Vérification des erreurs dans la liste déroulante.

le Error Checking la boîte de dialogue apparaît.

Observez ce qui suit -

• Si vous cliquez sur Help on this error, L'aide d'Excel sur l'erreur sera affichée.

• Si vous cliquez sur Show Calculation Steps, La boîte de dialogue Evaluer la formule s'affiche.

• Si vous cliquez sur Ignore Error, la boîte de dialogue Vérification des erreurs se ferme et si vous cliquez sur Error Checking à nouveau, il ignore cette erreur.

• Si vous cliquez sur Edit in Formula Bar, vous serez redirigé vers la formule dans la barre de formule, afin que vous puissiez modifier la formule dans la cellule.

Vous pouvez utiliser Inquire pour -

• Comparez deux classeurs.
• Analysez un classeur pour les problèmes ou les incohérences.
• Affichez les liens entre les classeurs.
• Affichez les liens entre les feuilles de calcul.
• Affichez les relations entre les cellules.
• Nettoyez le formatage de cellule en excès.
• Gérez les mots de passe.

L'onglet INQUIRE sera sur le ruban. Si vous trouvez l'onglet DEMANDER sur le ruban, vous pouvez passer à la section suivante.

Si vous ne trouvez pas l'onglet INQUIRE sur le ruban, activez le complément Inquire.

• Cliquez sur File > Options.
• Dans la fenêtre Options Excel, cliquez sur Compléments.
• Dans la zone Gérer, cliquez sur Compléments COM.
• Cliquez sur Go.

La boîte de dialogue Compléments COM s'affiche.

• Cochez la case Inquire.
• Cliquez sur OK. Maintenant, Inquire Add-In est actif. Vous trouverez l'onglet DEMANDER sur le ruban.

Commandes INQUIRE

Découvrons les commandes INQUIRE.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER. Vous trouverez les commandes suivantes -

• Analyse du classeur
• Relation avec le classeur
• Relation de feuille de travail
• Relation cellulaire
• Comparer des fichiers
• Nettoyer le formatage des cellules en excès
• Mots de passe du classeur

Comparaison de deux classeurs

Vous pouvez comparer deux classeurs cellule par cellule et trouver les différences, le cas échéant, en termes de modifications dans le deuxième classeur par rapport au premier.

Suivez les étapes ci-dessous -

• Ouvrez deux classeurs que vous souhaitez comparer.
• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Comparer les fichiers dans le groupe Comparer.

• le Select Files To Compare la boîte de dialogue apparaît.
• Vérifiez les noms de fichiers affichés dans les cases à côté de Compare et To.

• Si un nom de fichier affiché n'est pas celui que vous vouliez, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de ce nom de fichier.

• Seuls les classeurs ouverts seront affichés.

• Sélectionnez le fichier.
• Vérifiez si l'ordre des fichiers dans Compare et To est correct.

• Si la commande n'est pas OK, cliquez sur Swap Files. L'ordre des fichiers dans Compare et To est modifié.

• Cliquez sur Comparer.

Les résultats de la comparaison apparaissent dans une grille à deux volets -

• Le classeur de gauche correspond au fichier "Comparer" que vous avez choisi.
• Le classeur de droite correspond au fichier «À» que vous avez choisi.

Les détails des modifications apportées au classeur à par rapport à la comparaison de classeurs apparaissent dans un volet sous ces deux grilles. Les modifications sont mises en évidence par couleur, en fonction du type de modification. La légende des couleurs de surbrillance apparaît dans le volet inférieur gauche.

Cliquez sur Resize Cells to Fitsur le ruban pour afficher le contenu des cellules dans les classeurs Comparer et À. Les cellules des deux classeurs sont redimensionnées afin que le contenu soit visible.

Cliquez sur Exporter les résultats dans le groupe Exporter sur le ruban.

La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Vous pouvez enregistrer les résultats dans un classeur Excel. Notez que seul le type de fichier .xlsx est disponible.

Si vous avez besoin des résultats dans une autre application, vous pouvez le faire en les copiant dans le Presse-papiers.

Cliquez sur Copier les résultats dans le Presse-papiers dans le groupe Exporter sur le ruban.

Collez dans une application de votre choix.

Créer un rapport interactif

Vous pouvez utiliser le Workbook Analysis pour créer un rapport interactif qui peut afficher des informations détaillées sur le classeur et sa structure, ses formules, ses cellules, ses plages et ses avertissements.

• Cliquez sur l'onglet Inquire sur le ruban.
• Cliquez sur Analyse du classeur dans le groupe Rapport.

Le rapport s'affichera une fois l'analyse du classeur terminée.

Le rapport comprend les six catégories suivantes -

• Summary - Informations générales sur la structure et le contenu du classeur.

• Workbook (with subcategories) - Statistiques générales du classeur.

• Formulas (with subcategories) - Informations spécifiques sur les formules dans le classeur.

• Cells (with subcategories) - Informations spécifiques sur les cellules du classeur.

• Ranges (with subcategories) - Informations spécifiques sur les plages dans le classeur.

• Warnings - Plusieurs types d'avertissements sur la structure et le contenu du classeur.

La sélection d'une catégorie vous donne plus d'informations sur cette catégorie.

Cochez l'option Formules. Les sous-catégories de formules seront affichées.

Vous observerez ce qui suit dans le classeur que vous analysez -

• Toutes les formules sont au nombre de 224.
• Avec des valeurs numériques, ils sont au nombre de 224.
• Cliquez sur Sous-catégorie avec des valeurs numériques.

Dans le volet Résultats, pour chacune des cellules avec une formule avec des valeurs numériques, le nom de la feuille de calcul, l'adresse de la cellule et la formule sont affichés.

Cliquez sur le bouton Exporter Excel. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

• Enregistrez le rapport sous forme de fichier Excel.
• Le bouton Charger le fichier d'exportation apparaît à côté du bouton Exporter Excel.
• Cliquez sur le bouton Charger le fichier d'exportation.

Le classeur Excel de rapport enregistré s'ouvre et vous pouvez afficher clairement les résultats de l'analyse du classeur.

Affichage avec des diagrammes

Vous pouvez afficher les relations de classeur, les relations de feuille de calcul et les relations de cellule avec des diagrammes interactifs créés par des liens. Les liens montrent les dépendances entre les nœuds dans le diagramme. Vous pouvez faire glisser les liens ou les nœuds pour les organiser et les aligner pour afficher tout ce que vous recherchez.

Affichage des relations de classeur

Vous pouvez avoir une carte graphique interactive des dépendances de classeur créées par des connexions (liens) entre des fichiers à l'aide du diagramme de relations de classeur.

Les types de liens dans le diagramme peuvent inclure d'autres classeurs, des bases de données Access, des fichiers texte, des pages HTML, des bases de données SQL Server et d'autres sources de données.

• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Relation de classeur dans le groupe Diagramme.

Le diagramme des relations du classeur apparaît, affichant les liens du classeur avec différentes sources de données.

Affichage des relations de feuille de calcul

Vous pouvez utiliser le diagramme de relations de feuille de calcul pour créer une carte graphique interactive des connexions (liens) entre les feuilles de calcul dans le même classeur et / ou les feuilles de calcul dans d'autres classeurs.

• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Relation de feuille de calcul dans le groupe Diagramme.

Le diagramme de relations de feuille de calcul apparaît, affichant des liens entre les feuilles de calcul dans le même classeur et dans d'autres classeurs.

La différence entre ces deux peut être identifiée par la direction des flèches.

Affichage des relations entre les cellules

Vous pouvez utiliser le diagramme des relations entre les cellules pour obtenir une carte détaillée et interactive de tous les liens d'une cellule sélectionnée vers des cellules d'autres feuilles de calcul ou même d'autres classeurs.

• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Relation de cellule dans le groupe Diagramme.

La boîte de dialogue Options du diagramme de relations de cellules s'affiche.

• Vérifiez les feuilles Span et les classeurs Span.

• Sélectionnez Tracer à la fois sous Tracer les précédents de cellule et Tracer les dépendants de la cellule.

• Sous Nombre initial de niveaux d'expansion, sélectionnez limited et tapez 5 dans la case à côté.

• Cliquez sur OK.

Le diagramme des relations entre les cellules apparaît, affichant les liens entre la cellule sélectionnée et les cellules de la même feuille de calcul, du même classeur et d'autres classeurs, en fonction des options que vous avez choisies.

Cliquez sur Zoom. Vous pouvez afficher clairement les nœuds.

Nettoyage du formatage de cellules en excès

Lorsque vous constatez qu'un classeur se charge lentement ou est devenu énorme en taille, il peut avoir une mise en forme appliquée aux lignes et / ou aux colonnes qui n'est pas nécessaire (par exemple, la mise en forme conditionnelle d'une colonne entière contenant moins de 15 valeurs).

Vous pouvez utiliser la commande Nettoyer le formatage excessif des cellules pour supprimer le formatage excessif et réduire considérablement la taille du fichier. Cela se traduit également par une amélioration de la vitesse d'Excel.

Avant de nettoyer le formatage de cellule en excès, créez une copie de sauvegarde de votre fichier Excel car dans certains cas, ce processus peut augmenter la taille de votre fichier et il n'y a aucun moyen d'annuler la modification.

• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Nettoyer le formatage des cellules excédentaires dans le groupe Divers.

La boîte de dialogue Nettoyer le formatage des cellules excédentaires s'affiche. Choisissez toutes les feuilles dans leApply to boîte

Vous recevrez un message concernant l'enregistrement des modifications. Cliquez sur OK.

Gérer les mots de passe des fichiers

Si vous utilisez les commandes Analyse du classeur ou Comparer les fichiers pour les classeurs protégés par mot de passe, vous pouvez éviter d'avoir à taper le mot de passe chaque fois que ces fichiers sont ouverts. Ceci est possible en utilisant Password Manager.

• Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
• Cliquez sur Mots de passe du classeur dans le groupe Divers.

La boîte de dialogue Password Manager apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter des mots de passe à vos classeurs.

Ajoutez également des descriptions de mot de passe pour les mots de passe que vous avez ajoutés.

La prochaine fois que vous aurez besoin d'utiliser l'un de ces fichiers pour comparer ou analyser, vous n'aurez pas à saisir les mots de passe.

Excel fournit plusieurs commandes, fonctions et outils qui facilitent vos tâches complexes d'analyse de données. Excel vous permet d'effectuer facilement divers calculs complexes. Dans ce didacticiel, vous comprendrez les outils d'analyse de données polyvalents d'Excel. Vous comprendrez l'analyse des données avec des exemples pertinents, des instructions étape par étape et des captures d'écran à chaque étape.

Consolidation des données

Vous devrez peut-être consolider les données de diverses sources et présenter un rapport. Les données peuvent se trouver dans les feuilles de calcul du même classeur ou dans différents classeurs. Avec l'outil de données Excel Consolidate, vous pouvez effectuer cela en quelques étapes faciles.

Analyse des hypothèses

What-If Analysis vous fournit des outils pour gérer les situations d'analyse de données suivantes -

• Recherchez les valeurs d'entrée qui aboutissent à une valeur spécifiée. Le résultat peut être configuré comme une formule avec les valeurs d'entrée comme variables. En faisant varier les valeurs des variables d'entrée, Excel fournit la solution avec l'outil de recherche d'objectifs.

• Trouvez les valeurs de sortie possibles en faisant varier les valeurs d'une ou deux variables. Le résultat peut être configuré comme une formule avec une ou deux valeurs d'entrée comme variables. En faisant varier les valeurs des variables d'entrée, Excel fournit la solution avec l'outil de tableau de données.

• Recherchez les valeurs de sortie possibles résultant de la variation des valeurs de plus de deux variables. Le résultat peut être configuré comme une formule avec les valeurs d'entrée comme variables. En faisant varier les valeurs des variables d'entrée, Excel fournit la solution avec l'outil Gestionnaire de scénarios.

Optimisation avec le complément Excel Solver

Le solveur est utilisé pour gérer des situations complexes de recherche d'objectifs. Dans de tels cas, en plus des entrées et des sorties, il y aura des contraintes définies ou des limites imposées aux valeurs d'entrée possibles. De plus, Solver est utilisé pour aboutir à une solution optimale.

Excel dispose d'un complément Solveur qui vous aide à résoudre des problèmes aussi complexes.

Importation de données dans Excel

Votre analyse de données peut dépendre de diverses sources de données externes. Dans Excel, vous pouvez importer des données à partir de différentes sources de données, telles que la base de données Microsoft Access, les pages Web, les fichiers texte, la table SQL Server, le cube d'analyse SQL Server, le fichier XML, etc.

Vous pouvez importer un nombre illimité de tables de données simultanément à partir d'une base de données. Lorsque vous importez plusieurs tables à partir d'une base de données relationnelle telle qu'Access, les relations existantes entre les tables seront également conservées dans Excel. Lors de l'importation des données, vous pouvez également créer un rapport de tableau croisé dynamique ou graphique croisé dynamique ou Power View basé sur ces données.

Vous pouvez simplement créer une connexion de données avec une source de données ou importer les données dans Excel. Si vous importez les données dans Excel, les tables de données sont ajoutées au modèle de données dans Excel.

Modèle de données

Le modèle de données dans Excel est utilisé pour intégrer les données de plusieurs tables dans le classeur actuel et / ou des données importées et / ou des sources de données connectées au classeur via des connexions de données. Le modèle de données est utilisé de manière transparente dans les rapports de tableau croisé dynamique, graphique croisé dynamique, PowerPivot et Power View.

• Vous pouvez créer un modèle de données lors de l'importation de données ou à partir des tableaux Excel du classeur.

• Les tables de données du modèle de données peuvent être affichées dans la vue des données ou la vue diagramme.

• Avec un modèle de données, vous pouvez créer des relations entre les tables de données.

• Vous pouvez soit utiliser la commande Créer une relation, soit simplement cliquer et faire glisser et connecter les champs des deux tables qui définissent la relation dans la vue de diagramme du modèle de données.

Explorer les données avec le tableau croisé dynamique

Comme vous pouvez intégrer le modèle de données à un tableau croisé dynamique, vous pouvez effectuer une analyse approfondie des données en rassemblant, connectant, résumant et rapportant des données provenant de plusieurs sources différentes. Comme vous pouvez importer des tables à partir de sources de données externes et créer un tableau croisé dynamique, il est possible d'avoir des mises à jour automatiques des valeurs dans le tableau croisé dynamique chaque fois que les données des sources de données connectées sont mises à jour.

Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique avec les champs de plusieurs tables, à condition que les tables aient des relations définies. Si une relation n'existe pas, Excel vous invite à en créer une et vous pouvez le faire à partir du tableau croisé dynamique lui-même. La relation que vous définissez ainsi est reflétée dans le modèle de données.

Exploration des données avec PowerPivot

Vous pouvez utiliser PowerPivot pour accéder, analyser et rapporter des données à partir de diverses sources de données. PowerPivot peut vous aider à gérer facilement des données volumineuses et à produire des rapports d'analyse fascinants.

PowerPivot vous fournit des commandes pour gérer le modèle de données, ajouter des tableaux Excel au modèle de données, ajouter des champs calculés dans les tableaux de données, définir des KPI, etc.

Exploration des données avec Power View

Power View offre une exploration, une visualisation et une analyse interactives de données volumineuses. Grâce à ses options de visualisation polyvalentes, vous pouvez certainement trouver celle qui donne à vos données la plate-forme parfaite sur laquelle vous pouvez explorer les données, les résumer et les signaler.

Des tableaux aux cartes, il ne s'agit que d'un jeu pour visualiser vos données, les filtrer, les analyser et les rapporter de manière interactive. De plus, vous pouvez avoir plusieurs visualisations sur la même feuille Power View qui reflètent et mettent en évidence les valeurs, lorsque vous cliquez sur un point de données dans l'un d'entre eux.

Vous pouvez explorer les données dans Power View avec un tableau, une matrice, une carte, différents types de graphiques, des multiples, des cartes et des tuiles. Vous serez fasciné par la polyvalence de ces différentes vues une fois que vous aurez acquis une expérience pratique. En effet, il est facile de produire des rapports interactifs mettant en évidence des valeurs significatives et basculant dynamiquement entre les vues.

Exploration des données avec des hiérarchies

Si vos données ont des hiérarchies, elles peuvent être définies dans le modèle de données qui est reflété dans Power View ou créer les hiérarchies dans Power View lui-même.

Une fois la hiérarchie définie, vous pouvez explorer en avant et en arrière la hiérarchie, en affichant les données requises.

Rapports Power View esthétiques

Vous pouvez arriver à une présentation de rapport en fonction de ce que vous souhaitez présenter dans Power View. Vous pouvez ajouter une image d'arrière-plan qui reflète le logo de votre entreprise ou votre vue d'entreprise. Vous pouvez éventuellement mettre en forme l'arrière-plan du rapport pour lui donner un aspect élégant.

Vous pouvez sélectionner un thème pour votre rapport qui représente le mieux vos données. Vous pouvez modifier la police et la taille du texte afin que votre rapport devienne facilement lisible.

Indicateurs clés de performance (KPI)

Les indicateurs de performance clés sont couramment utilisés pour évaluer les performances. Dans Excel, vous définissez et représentez les indicateurs de performance clés dans PowerPivot ou Power View. La présentation graphique des KPI rehaussera vos rapports.

Vous avez peut-être rencontré différentes situations dans lesquelles vous devez présenter des données consolidées. La source des données peut provenir d'un seul endroit ou de plusieurs endroits. Un autre défi pourrait être que les données pourraient être mises à jour par d'autres personnes de temps à autre.

Vous devez savoir comment configurer une feuille de calcul récapitulative qui consolide les données des sources que vous avez configurées, quand vous le souhaitez. Dans Excel, vous pouvez facilement effectuer cette tâche en quelques étapes avec leData Tool – Consolidate.

Préparation des données pour la consolidation

Avant de commencer à consolider les données, assurez-vous qu'il existe une cohérence entre les sources de données. Cela signifie que les données sont organisées comme suit -

• Chaque plage de données se trouve sur une feuille de calcul distincte.

• Chaque plage de données est au format liste, avec des étiquettes dans la première ligne.

• En outre, vous pouvez avoir des étiquettes pour les catégories, le cas échéant, dans la première colonne.

• Toutes les plages de données ont la même disposition.

• Toutes les plages de données contiennent des faits similaires.

• Il n'y a pas de lignes ou de colonnes vides dans chaque plage.

Dans le cas où les sources de données sont externes, assurez-vous d'utiliser une mise en page prédéfinie sous la forme d'un modèle Excel.

Supposons que vous ayez les données de vente de divers produits de chacune des régions - Est, Nord, Sud et Ouest. Vous devrez peut-être consolider ces données et présenter de temps à autre un résumé des ventes par produit. La préparation comprend les éléments suivants -

• Une feuille de travail par région - c'est-à-dire quatre feuilles de travail avec les noms Est, Nord, Sud et Ouest. Ceux-ci peuvent être dans le même classeur ou différents classeurs.

• Chaque feuille de calcul a la même mise en page, représentant les détails du produit, le nombre d'unités et le montant.

• Vous devez consolider les données sur le produit. Par conséquent, assurez-vous que la colonne avec l'étiquette Product est la première colonne et qu'elle contient les étiquettes de produit.

Consolidation des données dans le même classeur

Si vous disposez de toutes les données que vous devez consolider, dans le même classeur, procédez comme suit -

Step 1 - Assurez-vous que les données de chaque région figurent sur une feuille de calcul distincte.

Step 2 - Ajoutez une nouvelle feuille de calcul et nommez-la Résumé.

Step 3 - Cliquez sur la feuille de calcul Résumé.

Step 4 - Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez placer le résumé des résultats.

Step 5 - Cliquez sur le DATA onglet sur le ruban.

Step 6 - Cliquez sur le Consolidate bouton dans le Data Tools groupe.

le Consolidate la boîte de dialogue apparaît.

Step 7 - Sélectionnez Sum dans la liste déroulante sous Function.

Step 8 - Sélectionnez les données de chaque feuille de calcul comme suit.

• Cliquez sur l'icône dans la zone sous Référence.
• Sélectionnez la feuille de calcul - Est.
• Sélectionnez la plage de données.
• Encore une fois, cliquez sur l'icône dans la zone sous Référence.

La plage sélectionnée apparaît dans la zone Référence -

Step 9 - Cliquez sur le Addbouton à droite de la boîte. La plage de données sélectionnée apparaît dans la zone sousAll References.

Step 10- Répétez les étapes 1 à 5 pour le reste des feuilles de calcul de données - Nord, Sud et Ouest. La boîte de dialogue Consolider se présente comme suit.

Vous pouvez voir que les plages de données apparaissent dans la feuille de calcul par ordre alphabétique, dans la zone sous All references.

Step 11 - Cochez les cases Top row et Left column en dessous de Use labels in. Cliquez sur OK.

Vos données sont résumées par produit pour les régions - Est, Nord, Sud et Ouest.

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour actualiser manuellement vos résultats récapitulatifs, chaque fois que vous en avez besoin.

Consolidation automatique des données

Supposons que vous souhaitiez que votre feuille récapitulative soit mise à jour automatiquement, chaque fois que les données sont modifiées. Pour ce faire, vous devez disposer de liens vers les données source.

Step 1 - Cochez la case - Create links to source data dans la boîte de dialogue Consolider et cliquez sur OK.

Vos résultats récapitulatifs apparaissent avec un aperçu comme suit -

Vous observerez qu'une nouvelle colonne est insérée à droite de la colonne nommée Product.

Step 2- Cliquez sur le signe + sur le contour dans la ligne contenant la valeur Product nommée Soap. Vous pouvez voir que la nouvelle colonne contient la valeur consolidée pour chaque ensemble de valeurs de produit, par région.

Consolidation des données de différents classeurs

Dans l'exemple précédent, toutes les données que vous devez résumer se trouvent dans le même classeur. Cependant, il est probable que les données soient conservées séparément pour chaque région et mises à jour par région. Dans un tel cas, vous pouvez consolider les données comme suit -

Step 1 - Ouvrez les classeurs contenant les données, disons, les classeurs - East-Sales, North-Sales, South-Sales et West-Sales.

Step 2 - Ouvrez un nouveau classeur.

Step 3 - Dans une nouvelle feuille de calcul, cliquez sur une cellule dans laquelle vous souhaitez que le résumé apparaisse.

Step 4 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 5 - Cliquez sur Consolider dans la zone Outils de données.

UNE Consolidatela boîte de dialogue apparaît. Dans la boîte de dialogue Consolider -

• Sélectionnez Somme dans la liste déroulante de la zone sous Fonction.
• Cliquez sur l'icône dans la case sous Reference.
• Sélectionnez le classeur - East-Sales.xlsx.
• Sélectionnez la plage de données.
• Encore une fois, cliquez sur l'icône dans la zone sous Référence.
• Clique le Add bouton vers la droite.

La boîte de dialogue Consolider se présente comme suit:

• Cliquez sur l'icône à droite de la zone sous Références.
• Sélectionnez le classeur - North-Sales.xlsx.
• Sélectionnez la plage de données.
• Encore une fois, cliquez sur l'icône à droite de la zone sous Références.
• Cliquez sur Ajouter.

Step 6 - Répétez les étapes 1 à 6 pour ajouter les plages de données des classeurs - South-Sales.xlsx et West-Sales.xlsx.

Step 7 - Sous Use labels in, cochez les cases suivantes.

• Rangée supérieure.
• Colonne de gauche.

Step 8 - Cochez la case Create links to source data.

Votre boîte de dialogue Consolider se présente comme suit -

Vos données sont résumées dans votre classeur.

What-if analysisest le processus de modification des valeurs dans les cellules pour voir comment ces modifications affecteront le résultat des formules sur la feuille de calcul. Vous pouvez utiliser plusieurs ensembles de valeurs différents dans une ou plusieurs formules pour explorer tous les différents résultats.

L'analyse hypothétique est utile dans de nombreuses situations lors de l'analyse des données. Par exemple -

• Vous pouvez proposer différents budgets en fonction des revenus.

• Vous pouvez prédire les valeurs futures en fonction des valeurs historiques données.

• Si vous attendez une certaine valeur comme résultat d'une formule, vous pouvez trouver différents ensembles de valeurs d'entrée qui produisent le résultat souhaité.

Excel vous fournit les outils d'analyse hypothétique suivants qui peuvent être utilisés en fonction de vos besoins d'analyse de données -

• Tableaux de données
• Gestionnaire de scénario
• Recherche d'objectifs

Les tableaux de données et les scénarios prennent des ensembles de valeurs d'entrée et projettent en avant pour déterminer les résultats possibles. La recherche d'objectifs diffère des tableaux de données et des scénarios en ce qu'elle prend un résultat et projette en arrière pour déterminer les valeurs d'entrée possibles qui produisent ce résultat.

Dans ce chapitre, vous comprendrez les situations possibles dans lesquelles vous pouvez utiliser les outils d'analyse Whatif. Pour plus de détails sur l'utilisation de ces outils, reportez-vous aux chapitres suivants de ce didacticiel.

Tableaux de données

UNE Data Tableest une plage de cellules dans laquelle vous pouvez modifier les valeurs de certaines cellules et trouver des réponses différentes à un problème. Par exemple, vous voudrez peut-être savoir combien de prêt vous pouvez vous permettre pour une maison en analysant différents montants de prêt et taux d'intérêt. Vous pouvez mettre ces différentes valeurs avec lePMT fonction dans une table de données et obtenez le résultat souhaité.

Une table de données fonctionne uniquement avec one or two variables, mais il peut accepter de nombreuses valeurs différentes pour ces variables.

Pour plus de détails sur les tables de données, reportez-vous au chapitre Analyse des hypothèses avec les tables de données de ce didacticiel.

Gestionnaire de scénario

Un scénario est un ensemble de valeurs que Excel enregistre et peut se substituer automatiquement dans les cellules d'une feuille de calcul.

Les principales caractéristiques sont -

• Vous pouvez créer et enregistrer différents groupes de valeurs sur une feuille de calcul, puis basculer vers l'un de ces nouveaux scénarios pour afficher différents résultats.

• Un scénario peut avoir plusieurs variables, mais il ne peut accepter que jusqu'à 32 valeurs.

• Vous pouvez également créer un rapport de synthèse de scénario, qui regroupe tous les scénarios sur une seule feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs scénarios budgétaires différents qui comparent différents niveaux de revenus et dépenses possibles, puis créer un rapport qui vous permet de comparer les scénarios côte à côte.

• Le Gestionnaire de scénarios est une boîte de dialogue qui vous permet d'enregistrer les valeurs en tant que scénario et de nommer le scénario.

Pour plus de détails sur les scénarios, reportez-vous au chapitre Analyse des hypothèses avec Scenario Manager de ce didacticiel.

Recherche d'objectifs

La recherche d'objectif est utile si vous connaissez le résultat que vous attendez d'une formule, mais que vous ne savez pas de quelle valeur d'entrée la formule a besoin pour obtenir ce résultat. Par exemple, si vous souhaitez emprunter un prêt et que vous connaissez le montant du prêt, la durée du prêt et l'IME que vous pouvez payer, vous pouvez utiliser la recherche d'objectifs pour trouver le taux d'intérêt auquel vous pouvez bénéficier du prêt.

La recherche d'objectif ne peut être utilisée qu'avec une seule valeur d'entrée variable. Si vous avez plus d'une variable pour les valeurs d'entrée, vous pouvez utiliser le complément Solver.

Pour plus de détails sur l'utilisation de la recherche d'objectifs, reportez-vous au chapitre Analyse des hypothèses avec la recherche d'objectifs de ce didacticiel.

Solveur

Le solveur est fourni avec Excel en tant que complément. Vous pouvez utiliser Solver pour trouver une valeur optimale pour une formule dans une cellule appelée cellule cible sur une feuille de calcul.

Le solveur fonctionne avec un groupe de cellules liées à la formule de la cellule cible. Le solveur ajuste les valeurs dans les cellules ajustables que vous spécifiez, pour produire le résultat que vous spécifiez, à partir de la formule de la cellule cible.

Pour plus de détails sur l'utilisation du complément Excel Solver, reportez-vous au chapitre - Optimisation avec Excel Solver de ce didacticiel.

Avec un tableau de données dans Excel, vous pouvez facilement faire varier une ou deux entrées et effectuer une analyse hypothétique. Un tableau de données est une plage de cellules dans laquelle vous pouvez modifier les valeurs de certaines cellules et proposer différentes réponses à un problème.

Il existe deux types de tableaux de données -

• Tableaux de données à une variable
• Tableaux de données à deux variables

Si vous avez plus de deux variables dans votre problème d'analyse, vous devez utiliser l'outil Gestionnaire de scénarios d'Excel. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre - Analyse des hypothèses avec Scenario Manager de ce didacticiel.

Tableaux de données à une variable

Une table de données à une variable peut être utilisée si vous voulez voir comment différentes valeurs d'une variable dans une ou plusieurs formules modifieront les résultats de ces formules. En d'autres termes, avec une table de données à une variable, vous pouvez déterminer comment la modification d'une entrée modifie un nombre quelconque de sorties. Vous comprendrez cela à l'aide d'un exemple.

Example

Il y a un prêt de 5 000 000 pour une durée de 30 ans. Vous souhaitez connaître les mensualités (EMI) pour des taux d'intérêt variés. Vous voudrez peut-être aussi connaître le montant des intérêts et le principal payés la deuxième année.

Analyse avec tableau de données à une variable

L'analyse avec un tableau de données à une variable doit être effectuée en trois étapes -

Step 1 - Définissez l'arrière-plan requis.

Step 2 - Créez la table de données.

Step 3 - Effectuer l'analyse.

Comprenons ces étapes en détail -

Étape 1: définir l'arrière-plan requis

• Supposons que le taux d'intérêt soit de 12%.

• Répertoriez toutes les valeurs requises.

• Nommez les cellules contenant les valeurs afin que les formules aient des noms au lieu de références de cellules.

• Définissez les calculs pour EMI, les intérêts cumulés et le principal cumulé avec les fonctions Excel - PMT, CUMIPMT et CUMPRINC respectivement.

Votre feuille de calcul doit ressembler à ceci -

Vous pouvez voir que les cellules de la colonne C sont nommées comme indiqué dans les cellules correspondantes de la colonne D.

Étape 2: créer la table de données

• Tapez la liste des valeurs, c'est-à-dire les taux d'intérêt que vous souhaitez remplacer dans la cellule d'entrée en bas de la colonne E comme suit -

Comme vous le voyez, il y a une ligne vide au-dessus des valeurs de taux d'intérêt. Cette ligne concerne les formules que vous souhaitez utiliser.

• Tapez la première fonction (PMT) dans la cellule une ligne au-dessus et une cellule à droite de la colonne de valeurs. Tapez les autres fonctions (CUMIPMT and CUMPRINC) dans les cellules à droite de la première fonction.

  Maintenant, les deux lignes au-dessus des valeurs de taux d'intérêt se présentent comme suit:

Le tableau de données ressemble à celui ci-dessous -

Étape 3: Faites l'analyse avec l'outil de tableau de données d'analyse hypothétique

• Sélectionnez la plage de cellules contenant les formules et les valeurs que vous souhaitez remplacer, c'est-à-dire sélectionnez la plage - E2: H13.

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

• Cliquez sur What-if Analysis dans le groupe Data Tools.

• Sélectionnez Table de données dans la liste déroulante.

Data Table la boîte de dialogue apparaît.

• Cliquez sur l'icône dans la zone de cellule d'entrée de colonne.
• Cliquez sur la cellule Interest_Rate, qui est C2.

Vous pouvez voir que la cellule d'entrée Colonne est considérée comme $ C $ 2. Cliquez sur OK.

Le tableau de données est rempli avec les résultats calculés pour chacune des valeurs d'entrée comme indiqué ci-dessous -

Si vous pouvez payer un EMI de 54 000, vous pouvez constater que le taux d'intérêt de 12,6% vous convient.

Tableaux de données à deux variables

Un tableau de données à deux variables peut être utilisé si vous souhaitez voir comment différentes valeurs de deux variables dans une formule modifieront les résultats de cette formule. En d'autres termes, avec une table de données à deux variables, vous pouvez déterminer comment la modification de deux entrées modifie une sortie unique. Vous comprendrez cela à l'aide d'un exemple.

Example

Il y a un prêt de 50 000 000. Vous voulez savoir comment différentes combinaisons de taux d'intérêt et de durée de prêt affecteront le paiement mensuel (EMI).

Analyse avec tableau de données à deux variables

L'analyse avec un tableau de données à deux variables doit être effectuée en trois étapes -

Step 1 - Définissez l'arrière-plan requis.

Step 2 - Créez la table de données.

Step 3 - Effectuer l'analyse.

Étape 1: définir l'arrière-plan requis

• Supposons que le taux d'intérêt soit de 12%.

• Répertoriez toutes les valeurs requises.

• Nommez les cellules contenant les valeurs, de sorte que la formule ait des noms au lieu de références de cellules.

• Définissez le calcul pour EMI avec la fonction Excel - PMT.

Votre feuille de calcul doit ressembler à ceci -

Vous pouvez voir que les cellules de la colonne C sont nommées comme indiqué dans les cellules correspondantes de la colonne D.

Étape 2: créer la table de données

• Type =EMI dans la cellule F2.

• Tapez la première liste de valeurs d'entrée, c'est-à-dire les taux d'intérêt dans la colonne F, en commençant par la cellule sous la formule, c'est-à-dire F3.

• Tapez la deuxième liste de valeurs d'entrée, c'est-à-dire le nombre de paiements sur la ligne 2, en commençant par la cellule à droite de la formule, c'est-à-dire G2.

  Le tableau de données se présente comme suit -

Effectuer l'analyse avec le tableau de données de l'outil d'analyse hypothétique

• Sélectionnez la plage de cellules contenant la formule et les deux ensembles de valeurs que vous souhaitez remplacer, c'est-à-dire sélectionnez la plage - F2: L13.

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

• Cliquez sur What-if Analysis dans le groupe Data Tools.

• Sélectionnez Table de données dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Table de données s'affiche.

• Cliquez sur l'icône dans la zone Cellule d'entrée de ligne.
• Cliquez sur la cellule NPER, qui est C3.
• Encore une fois, cliquez sur l'icône dans la zone Cellule d'entrée de ligne.
• Ensuite, cliquez sur l'icône dans la zone de cellule d'entrée de colonne.
• Cliquez sur la cellule Interest_Rate, qui est C2.
• Encore une fois, cliquez sur l'icône dans la zone de cellule d'entrée de colonne.

Vous verrez que la cellule d'entrée de ligne est prise comme $ C $ 3 et la cellule d'entrée de colonne est prise comme $ C $ 2. Cliquez sur OK.

La table de données est remplie avec les résultats calculés pour chaque combinaison des deux valeurs d'entrée -

Si vous pouvez payer un EMI de 54 000, le taux d'intérêt de 12,2% et 288 EMI vous conviennent. Cela signifie que la durée du prêt serait de 24 ans.

Calculs de table de données

Les tables de données sont recalculées chaque fois que la feuille de calcul les contenant est recalculée, même si elles n'ont pas changé. Pour accélérer les calculs dans une feuille de calcul contenant une table de données, vous devez modifier les options de calcul enAutomatically Recalculate la feuille de calcul mais pas les tableaux de données, comme indiqué dans la section suivante.

Accélérer les calculs dans une feuille de calcul

Vous pouvez accélérer les calculs dans une feuille de calcul contenant des tableaux de données de deux manières:

• À partir des options Excel.
• Du ruban.

À partir des options Excel

• Cliquez sur l'onglet FICHIER sur le ruban.
• Sélectionnez Options dans la liste du volet gauche.

La boîte de dialogue Options Excel s'affiche.

• Dans le volet gauche, sélectionnez Formulas.

• Sélectionnez l'option Automatic except for data tables en dessous de Workbook Calculationdans la section Options de calcul. Cliquez sur OK.

Du ruban

• Cliquez sur l'onglet FORMULES sur le ruban.

• Clique le Calculation Options dans le groupe Calculs.

• Sélectionner Automatic Except for Data Tables dans la liste déroulante.

Le gestionnaire de scénarios est utile dans les cas où vous avez plus de deux variables dans l'analyse de sensibilité. Le gestionnaire de scénarios crée des scénarios pour chaque ensemble de valeurs d'entrée pour les variables considérées. Les scénarios vous aident à explorer un ensemble de résultats possibles, soutenant les éléments suivants:

• Varie jusqu'à 32 jeux d'entrées.
• Fusion des scénarios de plusieurs feuilles de calcul ou classeurs différents.

Si vous souhaitez analyser plus de 32 jeux d'entrées et que les valeurs ne représentent qu'une ou deux variables, vous pouvez utiliser des tables de données. Bien qu'elle soit limitée à une ou deux variables seulement, une table de données peut inclure autant de valeurs d'entrée différentes que vous le souhaitez. Reportez -vous à l'analyse hypothétique avec des tables de données dans ce didacticiel.

Scénarios

Un scénario est un ensemble de valeurs que Excel enregistre et peut substituer automatiquement sur votre feuille de calcul. Vous pouvez créer et enregistrer différents groupes de valeurs en tant que scénarios dans une feuille de calcul, puis basculer entre ces scénarios pour afficher les différents résultats.

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs scénarios budgétaires différents qui comparent différents niveaux de revenus et dépenses possibles. Vous pouvez également avoir différents scénarios de prêt provenant de différentes sources qui comparent divers taux d'intérêt et durées de prêt possibles.

Si les informations que vous souhaitez utiliser dans les scénarios proviennent de sources différentes, vous pouvez collecter les informations dans des classeurs distincts, puis fusionner les scénarios des différents classeurs en un seul.

Une fois que vous avez tous les scénarios dont vous avez besoin, vous pouvez créer un rapport de synthèse de scénario -

• Cela intègre les informations de tous les scénarios.
• Cela vous permet de comparer les scénarios côte à côte.

Gestionnaire de scénario

Le gestionnaire de scénarios est l'un des outils d'analyse hypothétique d'Excel.

Pour créer un rapport d'analyse avec Scenario Manager, vous devez suivre ces étapes -

Step 1 - Définissez l'ensemble des valeurs initiales et identifiez les cellules d'entrée que vous souhaitez modifier, appelées cellules changeantes.

Step 2 - Créez chaque scénario, nommez le scénario et entrez la valeur de chaque cellule d'entrée changeante pour ce scénario.

Step 3- Sélectionnez les cellules de sortie, appelées cellules de résultat que vous souhaitez suivre. Ces cellules contiennent des formules dans l'ensemble initial de valeurs. Les formules utilisent les cellules d'entrée changeantes.

Le gestionnaire de scénarios crée un rapport contenant les valeurs d'entrée et de sortie pour chaque scénario.

Valeurs initiales des scénarios

Avant de créer plusieurs scénarios différents, vous devez définir un ensemble de valeurs initiales sur lesquelles les scénarios seront basés.

Les étapes de configuration des valeurs initiales des scénarios sont:

• Définissez les cellules contenant les valeurs d'entrée.
• Nommez les cellules d'entrée de manière appropriée.
• Identifiez les cellules d'entrée avec des valeurs constantes.
• Spécifiez les valeurs des entrées constantes.
• Identifiez les cellules d'entrée avec des valeurs changeantes.
• Spécifiez les valeurs initiales des entrées changeantes.
• Définissez les cellules contenant les résultats. Les cellules de résultat contiennent des formules.
• Nommez les cellules de résultat de manière appropriée.
• Placez les formules dans les cellules de résultat.

Prenons l'exemple précédent de prêt. Maintenant, procédez comme suit -

• Définissez une cellule pour le montant du prêt.

  • Cette valeur d'entrée est constante pour tous les scénarios.

  • Nommez la cellule Loan_Amount.

  • Spécifiez la valeur comme 5 000 000.

• Définissez les cellules pour Taux d'intérêt, Nombre de paiements et Type (Paiement au début ou à la fin du mois).

  • Ces valeurs d'entrée changeront dans les scénarios.

  • Nommez les cellules Interest_Rate, NPER et Type.

  • Spécifiez les valeurs initiales pour l'analyse dans ces cellules comme 12%, 360 et 0 respectivement.

• Définissez la cellule pour l'EMI.

  • C'est la valeur du résultat.

  • Nommez la cellule EMI.

  • Placez la formule dans cette cellule comme -

    =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

Votre feuille de calcul ressemble à l'illustration ci-dessous -

Comme vous pouvez le voir, les cellules d'entrée et les cellules de résultat sont dans la colonne C avec les noms donnés dans la colonne D.

Créer des scénarios

Après avoir configuré les valeurs initiales pour les scénarios, vous pouvez créer les scénarios à l'aide du gestionnaire de scénarios comme suit -

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
• Cliquez sur What-if Analysis dans le groupe Data Tools.
• Sélectionnez Scenario Manager dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios s'affiche. Vous pouvez observer qu'il contient un message -

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

Vous devez créer des scénarios pour chaque ensemble de valeurs changeantes dans le gestionnaire de scénarios. Il est bon que le premier scénario soit défini avec des valeurs initiales, car cela vous permet de revenir aux valeurs initiales quand vous le souhaitez tout en affichant différents scénarios.

Créez le premier scénario avec les valeurs initiales comme suit -

• Clique le Add dans la boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios.

le Add Scenario la boîte de dialogue apparaît.

• Sous Nom du scénario, tapez Scénario 1.
• Sous Changer les cellules, entrez les références des cellules, c'est-à-dire C3, C4 et C5 en appuyant sur la touche Ctrl.

Le nom de la boîte de dialogue devient Modifier le scénario.

• Modifiez le texte dans le Comment as – Initial Values boîte.

• Sélectionnez l'option Empêcher les modifications sous Protection, puis cliquez sur OK.

le Scenario Valuesla boîte de dialogue apparaît. Les valeurs initiales que vous avez définies apparaissent dans chacune des cases de cellules changeantes.

Scenario 1 avec les valeurs initiales est créé.

Créez trois autres scénarios avec des valeurs variables dans les cellules changeantes comme suit -

• Clique le Add dans la boîte de dialogue Valeurs du scénario.

La boîte de dialogue Ajouter un scénario s'affiche. Notez que C3, C4, C5 apparaissent dans la zone Changer les cellules.

• Dans la zone Nom du scénario, tapez Scénario 2.

• Modifiez le texte dans le Comment as - Taux d'intérêt différent.

• Sélectionnez Empêcher les modifications sous Protection et cliquez sur OK.

le Scenario Valuesla boîte de dialogue apparaît. Les valeurs initiales apparaissent dans les cellules changeantes. Changer la valeur deInterest_Rate à 0.13 et cliquez Add.

le Add Scenariola boîte de dialogue apparaît. Notez que C3, C4, C5 apparaissent dans la case sous les cellules changeantes.

• Dans la zone Nom du scénario, tapez Scénario 3.

• Modifiez le texte dans le Commentboîte comme - Différent pas. des paiements.

• Sélectionnez Empêcher les modifications sous Protection et cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Valeurs du scénario s'affiche. Les valeurs initiales apparaissent dans les cellules changeantes. Modifiez la valeur de NPER à 300 et cliquez surAdd.

le Add Scenariola boîte de dialogue apparaît. Notez que C3, C4, C5 apparaissent dans la zone Changer les cellules.

• Dans la zone Nom du scénario, tapez Scénario 4.

• Modifiez le texte dans le Comment box as - Différents types de paiement.

• Sélectionnez Empêcher les modifications sous Protection et cliquez sur OK.

le Scenario Valuesla boîte de dialogue apparaît. Les valeurs initiales apparaissent dans les cellules changeantes. Modifiez la valeur de Type sur 1. Cliquez sur OK car vous avez ajouté tous les scénarios que vous vouliez ajouter.

le Scenario Managerla boîte de dialogue apparaît. Dans la zone sous Scénarios, vous trouverez les noms de tous les scénarios que vous avez créés.

• Cliquez sur Scénario 1. Comme vous le savez, le scénario 1 contient les valeurs initiales.


Maintenant, cliquez Summary. La boîte de dialogue Résumé du scénario s'affiche.

Rapports récapitulatifs de scénario

Excel propose deux types de rapports de synthèse de scénario -

• Résumé du scénario.
• Rapport de tableau croisé dynamique de scénario.

Dans la boîte de dialogue Résumé du scénario, vous pouvez trouver ces deux types de rapport.

Sélectionnez Résumé du scénario sous Type de rapport.

Résumé du scénario

dans le Result cells boîte, sélectionnez la cellule C6 (Ici, nous avions mis le PMTfonction). Cliquez sur OK.

Le rapport Résumé du scénario apparaît dans une nouvelle feuille de calcul. La feuille de calcul est nommée Résumé du scénario.

Vous pouvez observer ce qui suit dans le rapport Résumé du scénario -

• Changing Cells- Inscrit toutes les cellules utilisées comme cellules changeantes. Comme vous avez nommé les cellules Interest_Rate, NPER et Type, celles-ci semblent donner un sens au rapport. Sinon, seules les références de cellule seront répertoriées.

• Result Cells - Affiche la cellule de résultat spécifiée, c'est-à-dire EMI.

• Current Values - Il s'agit de la première colonne et répertorie les valeurs de ce scénario qui est sélectionné dans la boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios avant de créer le rapport de synthèse.

• Pour tous les scénarios que vous avez créés, les cellules changeantes seront surlignées en gris.

• Dans la ligne EMI, les valeurs de résultat pour chaque scénario seront affichées.

Vous pouvez rendre le rapport plus significatif en affichant les commentaires que vous avez ajoutés lors de la création des scénarios.

• Cliquez sur le bouton + à gauche de la ligne contenant les noms de scénario. Les commentaires des scénarios apparaissent dans la ligne sous les noms des scénarios.

Scénarios de différentes sources

Supposons que vous obteniez les scénarios de trois sources différentes et que vous deviez préparer le rapport de synthèse de scénario dans un classeur principal. Vous pouvez le faire en fusionnant les scénarios de différents classeurs dans le classeur principal. Suivez les étapes ci-dessous -

• Supposons que les scénarios se trouvent dans les classeurs, Bank1_Scenarios, Bank2_Scenarios et Bank3_Scenarios. Ouvrez les trois classeurs.

• Ouvrez le classeur principal, dans lequel vous avez les valeurs initiales.

• Cliquez sur DATA> What-if Analysis> Scenario Manager dans le classeur principal.

le Scenario Manager La boîte de dialogue apparaît.

Comme vous pouvez le constater, il n'y a pas de scénario car vous n'en avez pas encore ajouté. Cliquez surMerge.

La boîte de dialogue Scénarios de fusion s'affiche.

Comme vous pouvez le voir, sous Fusionner les scénarios à partir de, vous avez deux cases -

• Book
• Sheet

Vous pouvez sélectionner une feuille de calcul spécifique à partir d'un classeur spécifique contenant les scénarios que vous souhaitez ajouter à vos résultats. Cliquez sur la flèche déroulante deBook pour voir les classeurs.

Note - Les classeurs correspondants doivent être ouverts pour apparaître dans cette liste.

Sélectionnez le livre - Bank1_Scenarios.

La feuille Bank1 s'affiche. Au bas de la boîte de dialogue, le nombre de scénarios trouvés sur la feuille source est affiché. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios s'affiche. Les deux scénarios qui ont été fusionnés dans le classeur principal seront répertoriés sous Scénarios.

Clique le Mergebouton. leMerge Scenariosla boîte de dialogue apparaît. Maintenant, sélectionnezBank2_Scenarios dans la liste déroulante de la zone Livre.

La feuille Bank2 est affichée. Au bas de la boîte de dialogue, le nombre de scénarios trouvés sur la feuille source est affiché. Cliquez sur OK.

le Scenario ManagerLa boîte de dialogue apparaît. Les quatre scénarios qui ont été fusionnés dans le classeur principal sont répertoriés sous Scénarios.

Clique le Mergebouton. leMerge Scenariosla boîte de dialogue apparaît. Maintenant, sélectionnezBank3_Scenarios dans la liste déroulante de la zone Livre.

La feuille Bank3 s'affiche. Au bas de la boîte de dialogue, le nombre de scénarios trouvés sur la feuille source sera affiché. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios s'affiche. Les cinq scénarios qui ont été fusionnés dans le classeur principal seront répertoriés sous Scénarios.

Désormais, vous disposez de tous les scénarios requis pour produire le rapport de synthèse du scénario.

Cliquez sur le bouton Résumé. leScenario Summary la boîte de dialogue apparaît.

• Sélectionnez Résumé du scénario.
• Dans la zone Cellules de résultat, tapez C6 et cliquez sur OK.

Le rapport de synthèse du scénario apparaît sur une nouvelle feuille de calcul dans le classeur maître.

Affichage des scénarios

Supposons que vous présentiez vos scénarios et que vous souhaitiez passer dynamiquement d'un scénario à un autre et afficher l'ensemble des valeurs d'entrée et des valeurs de résultat du scénario correspondant.

• Cliquez sur DONNÉES> Analyse de simulation> Gestionnaire de scénarios dans le groupe Outils de données. La boîte de dialogue Gestionnaire de scénarios s'affiche. La liste des scénarios apparaît.

• Sélectionnez le scénario que vous souhaitez afficher. Cliquez surShow.

Les valeurs de la feuille de calcul sont mises à jour à celles du scénario sélectionné. Les valeurs de résultat sont recalculées.

Rapport de tableau croisé dynamique de scénario

Vous pouvez également voir le rapport de scénario sous la forme d'un tableau croisé dynamique.

• Cliquez sur le bouton Résumé dans le Scenario ManagerBoite de dialogue. La boîte de dialogue Résumé du scénario s'affiche.

• Sélectionnez le Scenario PivotTable report sous Type de rapport.

• Tapez C6 dans le Result cells boîte.

Le rapport de tableau croisé dynamique de scénario apparaît dans une nouvelle feuille de calcul.

La recherche d'objectifs est un outil d'analyse des hypothèses qui vous aide à trouver la valeur d'entrée qui aboutit à une valeur cible souhaitée. Goal Seeknécessite une formule qui utilise la valeur d'entrée pour donner le résultat dans la valeur cible. Ensuite, en faisant varier la valeur d'entrée dans la formule, Goal Seek essaie d'arriver à une solution pour la valeur d'entrée.

La recherche d'objectif fonctionne uniquement avec une valeur d'entrée variable. Si vous avez plus d'une valeur d'entrée à déterminer, vous devez utiliser le complément Solver. Reportez-vous au chapitre - Optimisation avec Excel Solver dans ce tutoriel.

Analyse avec recherche d'objectifs

Supposons que vous vouliez contracter un prêt de 5 000 000 et que vous vouliez rembourser dans 25 ans. Vous pouvez payer un EMI de 50000. Vous voulez savoir à quel taux d'intérêt vous pouvez emprunter le prêt.

Vous pouvez utiliser Goal Seek pour trouver le taux d'intérêt auquel vous pouvez emprunter le prêt comme suit -

Step 1 - Configurez les cellules Excel pour la recherche d'objectifs comme indiqué ci-dessous.

Step 2- Entrez les valeurs dans la colonne C correspondant à la colonne D. La cellule Interest_Rate reste vide, car vous devez récupérer cette valeur. De plus, bien que vous connaissiez l'EMI que vous pouvez payer (50000), cette valeur n'est pas incluse car vous devez utiliser la fonction Excel PMT pour y arriver. La recherche d'objectifs nécessite une formule pour trouver le résultat. La fonction PMT est placée dans la cellule EMI afin qu'elle puisse être utilisée par Goal Seek.

Excel calcule l'EMI avec la fonction PMT. Le tableau ressemble maintenant à -

Comme le Interest_Ratela cellule est vide, Excel prend cette valeur comme 0 et calcule l'EMI. Vous pouvez ignorer le résultat-13,888.89.

Effectuez l'analyse avec la recherche d'objectifs comme suit -

Step 1 - Aller à DATA > What If Analysis > Goal Seek sur le ruban.

La boîte de dialogue Recherche d'objectifs s'affiche.

Step 2 - Tapez EMI dans le Set cellboîte. Cette zone est la référence de la cellule qui contient la formule que vous souhaitez résoudre, dans ce cas la fonction PMT. C'est la cellule C6, que vous avez nommée EMI.

Step 3 - Tapez -50000 dans le To valueboîte. Ici, vous obtenez le résultat de la formule, dans ce cas, l'EMI que vous souhaitez payer. Le nombre est négatif car il représente un paiement.

Step 4 - Tapez Interest_Rate dans le By changing cellboîte. Cette case a la référence de la cellule qui contient la valeur que vous souhaitez ajuster, dans ce cas le taux d'intérêt. C'est la cellule C2, que vous avez nommée Interest_Rate.

Step 5- Cette cellule modifiée par Goal Seek doit être référencée par la formule de la cellule que vous avez spécifiée dans la zone Définir la cellule. Cliquez sur OK.

La recherche d'objectifs produit un résultat, comme indiqué ci-dessous -

Comme vous pouvez le constater, Goal Seek a trouvé la solution en utilisant la cellule C6 (contenant la formule) à 12% qui est affichée dans la cellule C2, qui est le taux d'intérêt. Cliquez sur OK.

Résolution des problèmes d'histoire

Vous pouvez facilement résoudre les problèmes d'histoire avec Goal Seek. Comprenons cela à l'aide d'un exemple.

Exemple

Supposons qu'il existe une librairie contenant 100 livres. Le prix original du livre est de 250 et un certain nombre de livres a été vendu à ce prix. Plus tard, la librairie a annoncé une réduction de 10% sur ce livre et a liquidé le stock. Vous voudrez peut-être savoir combien de livres sont vendus au prix d'origine pour obtenir un revenu total de 24 500.

Vous pouvez utiliser Goal Seek pour trouver la solution. Suivez les étapes ci-dessous -

Step 1 - Définissez la feuille de calcul comme indiqué ci-dessous.

Step 2 - Aller à DATA > What If Analysis > Goal Seek sur le ruban.

La boîte de dialogue Recherche d'objectifs s'affiche.

Step 3 - Type Revenue, 24500 and Books_OriginalPricedans la zone Définir la cellule, la zone À la valeur et la zone En changeant la cellule respectivement. Cliquez sur OK.

Goal Seek affiche l'état et la solution.

Si 80 livres étaient vendus au prix d'origine, les revenus seraient de 24500.

Effectuer une analyse de rentabilité

En économie, le seuil de rentabilité est le point où il n'y a ni profit ni perte. Cela signifierait -

Revenu = Dépenses, ou

Revenus - Dépenses = 0

Tu peux faire break-even analysis with Goal Seek dans Excel.

Exemple

Supposons qu'il existe un magasin qui vend des jouets. Vous voudrez peut-être faire une analyse du seuil de rentabilité du magasin. Collectez les informations suivantes dans le magasin -

• Coût fixe du magasin.
• Coût unitaire du jouet.
• Nombre de jouets à vendre.

Vous devez trouver à quel prix ils doivent vendre les jouets pour atteindre le seuil de rentabilité.

Step 1 - Définissez la feuille de calcul comme indiqué ci-dessous.

Step 2 - Aller à DATA > What If Analysis > Goal Seeksur le ruban. La boîte de dialogue Recherche d'objectifs s'affiche.

Step 3 - Type Break_even_Point, 0, and Unit_Pricedans la zone Définir la cellule, la zone de valeur À et la zone de cellule En changeant respectivement. Cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le constater, la recherche d'objectifs a donné le résultat que si le prix unitaire est de 35, le magasin atteindra le seuil de rentabilité.

Solver est un programme complémentaire Microsoft Excel que vous pouvez utiliser pour l'optimisation dans l'analyse hypothétique.

Selon O'Brien et Marakas, optimization analysisest une extension plus complexe de l'analyse de la recherche d'objectifs. Au lieu de définir une valeur cible spécifique pour une variable, le but est de trouver la valeur optimale pour une ou plusieurs variables cibles, sous certaines contraintes. Ensuite, une ou plusieurs autres variables sont modifiées à plusieurs reprises, sous réserve des contraintes spécifiées, jusqu'à ce que vous découvriez les meilleures valeurs pour les variables cibles.

Dans Excel, vous pouvez utiliser Solver pour trouver un optimal value (maximum ou minimum, ou une certaine valeur) pour une formule dans une cellule appelée cellule objectif, sous réserve de certaines contraintes ou limites, sur les valeurs d'autres cellules de formule sur la feuille de calcul.

Cela signifie que le solveur fonctionne avec un groupe de cellules appelées variables de décision qui sont utilisées pour calculer les formules dans les cellules d'objectif et de contrainte. Le solveur ajuste les valeurs dans les cellules de variable de décision pour satisfaire les limites des cellules de contrainte et produire le résultat souhaité pour la cellule objectif.

Vous pouvez utiliser Solver pour trouver des solutions optimales à divers problèmes tels que -

• Déterminer le mix de produits mensuel pour une unité de fabrication de médicaments qui maximise la rentabilité.

• Planification du personnel dans une organisation.

• Résoudre les problèmes de transport.

• Planification financière et budgétisation.

Activation du complément Solver

Avant de rechercher une solution à un problème avec Solver, assurez-vous que le Solver Add-in est activé dans Excel comme suit -

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban. leSolver La commande doit apparaître dans le groupe Analyse comme indiqué ci-dessous.

Si vous ne trouvez pas la commande Solver, activez-la comme suit -

• Cliquez sur l'onglet FICHIER.
• Cliquez sur Options dans le volet gauche. La boîte de dialogue Options Excel s'affiche.
• Cliquez sur Compléments dans le volet gauche.
• Sélectionnez Compléments Excel dans la zone Gérer et cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Compléments s'affiche. VérifierSolver Add-inet cliquez sur Ok. Vous devriez maintenant pouvoir trouver la commande Solveur sur le ruban sous l'onglet DONNÉES.

Méthodes de résolution utilisées par le solveur

Vous pouvez choisir l'une des trois méthodes de résolution suivantes prises en charge par Excel Solver, en fonction du type de problème -

LP Simplex

Utilisé pour les problèmes linéaires. UNESolver le modèle est linéaire dans les conditions suivantes -

• La cellule cible est calculée en additionnant les termes de la forme (cellule changeante) * (constante).

• Chaque contrainte satisfait l'exigence du modèle linéaire. Cela signifie que chaque contrainte est évaluée en additionnant les termes de la forme (cellule changeante) * (constante) et en comparant les sommes à une constante.

Gradient réduit généralisé (GRG) Non linéaire

Utilisé pour les problèmes non linéaires lisses. Si votre cellule cible, l'une de vos contraintes ou les deux contiennent des références à des cellules changeantes qui ne sont pas de la forme (cellule changeante) * (constante), vous avez un modèle non linéaire.

Évolutionniste

Utilisé pour les problèmes non linéaires lisses. Si votre cellule cible, l'une de vos contraintes ou les deux contiennent des références à des cellules changeantes qui ne sont pas de la forme (cellule changeante) * (constante), vous avez un modèle non linéaire.

Comprendre l'évaluation du solveur

Le solveur requiert les paramètres suivants -

• Cellules de variable de décision
• Cellules de contrainte
• Cellules d'objectifs
• Méthode de résolution

L'évaluation du solveur est basée sur les éléments suivants:

• Les valeurs des cellules de variable de décision sont limitées par les valeurs des cellules de contrainte.

• Le calcul de la valeur dans la cellule objectif inclut les valeurs dans les cellules de variable de décision.

• Le solveur utilise la méthode de résolution choisie pour obtenir la valeur optimale dans la cellule objectif.

Définition d'un problème

Supposons que vous analysiez les bénéfices réalisés par une entreprise qui fabrique et vend un certain produit. On vous demande de trouver le montant qui peut être dépensé en publicité au cours des deux prochains trimestres sous réserve d'un maximum de 20 000. Le niveau de publicité de chaque trimestre affecte les éléments suivants:

• Le nombre d'unités vendues, déterminant indirectement le montant du chiffre d'affaires.
• Les dépenses associées, et
• Le profit.

Vous pouvez continuer à définir le problème comme -

• Trouvez le coût unitaire.
• Trouvez le coût publicitaire par unité.
• Trouvez le prix unitaire.

Ensuite, définissez les cellules pour les calculs requis comme indiqué ci-dessous.

Comme vous pouvez le constater, les calculs sont effectués pour le trimestre 1 et le trimestre 2 qui sont pris en compte:

• Le nombre d'unités disponibles à la vente au trimestre1 est de 400 et au trimestre2 est de 600 (cellules - C7 et D7).

• Les valeurs initiales du budget publicitaire sont définies sur 10 000 par trimestre (cellules - C8 et D8).

• Le nombre d'unités vendues dépend du coût publicitaire par unité et donc du budget pour le trimestre / Adv. Coût par unité. Notez que nous avons utilisé la fonction Min pour veiller à ce que le no. d'unités vendues en <= no. d'unités disponibles. (Cellules - C9 et D9).

• Les revenus sont calculés en tant que prix unitaire * nombre d'unités vendues (cellules - C10 et D10).

• Les dépenses sont calculées en tant que coût unitaire * Nombre d'unités disponibles + Adv. Coût pour ce trimestre (Cellules - C11 et D12).

• Le profit est un revenu - Dépenses (cellules C12 et D12).

• Le bénéfice total correspond au profit du premier trimestre + le bénéfice du deuxième trimestre (cellule - D3).

Ensuite, vous pouvez définir les paramètres pour Solver comme indiqué ci-dessous -

Comme vous pouvez le constater, les paramètres de Solver sont -

• La cellule d'objectif est D3 qui contient le profit total, que vous souhaitez maximiser.

• Les cellules des variables de décision sont C8 et D8 qui contiennent les budgets des deux trimestres - Trimestre1 et Trimestre2.

• Il existe trois cellules de contrainte - C14, C15 et C16.

  • La cellule C14 qui contient le budget total doit définir la contrainte de 20000 (cellule D14).

  • Cellule C15 qui contient le no. d'unités vendues au trimestre1 est de définir la contrainte de <= no. d'unités disponibles dans Quarter1 (cellule D15).

  • Cellule C16 qui contient le no. d'unités vendues au trimestre2 est de définir la contrainte de <= no. d'unités disponibles dans Quarter2 (cellule D16).

Résoudre le problème

L'étape suivante consiste à utiliser Solver pour trouver la solution comme suit -

Step 1- Allez dans DONNÉES> Analyse> Solveur sur le ruban. La boîte de dialogue Paramètres du solveur s'affiche.

Step 2 - Dans la zone Définir l'objectif, sélectionnez la cellule D3.

Step 3 - Sélectionnez Max.

Step 4 - Sélectionnez la plage C8: D8 dans le By Changing Variable Cells boîte.

Step 5 - Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter les trois contraintes que vous avez identifiées.

Step 6- La boîte de dialogue Ajouter une contrainte apparaît. Définissez la contrainte du budget total comme indiqué ci-dessous et cliquez sur Ajouter.

Step 7- Définissez la contrainte pour le nombre total. d'unités vendues au premier trimestre comme indiqué ci-dessous et cliquez sur Ajouter.

Step 8- Définissez la contrainte pour le nombre total. d'unités vendues au trimestre2 comme indiqué ci-dessous et cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Paramètres du solveur apparaît avec les trois contraintes ajoutées dans la zone - Soumis aux contraintes.

Step 9 - Dans le Select a Solving Method , sélectionnez Simplex LP.

Step 10- Cliquez sur le bouton Résoudre. La boîte de dialogue Résultats du solveur s'affiche. SélectionnerKeep Solver Solution et cliquez sur OK.

Les résultats apparaîtront dans votre feuille de calcul.

Comme vous pouvez le constater, la solution optimale qui produit un profit total maximal, sous réserve des contraintes données, se trouve être la suivante:

• Bénéfice total - 30000.
• Adv. Budget pour le premier trimestre - 8000.
• Adv. Budget pour le deuxième trimestre - 12000.

Parcours des solutions d'essai du solveur

Vous pouvez parcourir les solutions d'essai de Solver, en regardant les résultats de l'itération.

Step 1 - Cliquez sur le bouton Options dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur.

le Options la boîte de dialogue apparaît.

Step 2 - Cochez la case Afficher les résultats de l'itération et cliquez sur OK.

Step 3 - Le Solver Parametersla boîte de dialogue apparaît. Cliquez surSolve.

Step 4 - Le Show Trial Solution boîte de dialogue apparaît, affichant le message - Solver paused, current solution values displayed on worksheet.

Comme vous pouvez le constater, les valeurs d'itération actuelles sont affichées dans vos cellules de travail. Vous pouvez soit empêcher le solveur d'accepter les résultats actuels ou continuer avec le solveur de trouver une solution dans les étapes suivantes.

Step 5 - Cliquez sur Continuer.

le Show Trial SolutionLa boîte de dialogue apparaît à chaque étape et enfin, une fois la solution optimale trouvée, la boîte de dialogue Résultats du solveur apparaît. Votre feuille de calcul est mise à jour à chaque étape, affichant enfin les valeurs de résultat.

Enregistrement des sélections du solveur

Vous disposez des options d'enregistrement suivantes pour les problèmes que vous résolvez avec Solver -

• Vous pouvez enregistrer les dernières sélections dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur avec une feuille de calcul en enregistrant le classeur.

• Chaque feuille de calcul dans un classeur peut avoir ses propres sélections Solveur, et toutes seront enregistrées lorsque vous enregistrez le classeur.

• Vous pouvez également définir plusieurs problèmes dans une feuille de calcul, chacun avec ses propres sélections de solveur. Dans ce cas, vous pouvez charger et enregistrer les problèmes individuellement à l'aide de la commande Charger / Enregistrer dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur.

  • Clique le Load/Savebouton. La boîte de dialogue Charger / Enregistrer apparaît.

  • Pour enregistrer un modèle de problème, entrez la référence de la première cellule d'une plage verticale de cellules vides dans laquelle vous souhaitez placer le modèle de problème. Cliquez sur Enregistrer.

• Le modèle de problème (le jeu de paramètres du solveur) apparaît à partir de la cellule que vous avez indiquée comme référence.

• Pour charger un modèle de problème, entrez la référence pour toute la plage de cellules qui contient le modèle de problème. Ensuite, cliquez sur le bouton Charger.

Vous devrez peut-être utiliser des données provenant de diverses sources pour l'analyse. Dans Excel, vous pouvez importer des données à partir de différentes sources de données. Certaines des sources de données sont les suivantes -

• Base de données Microsoft Access
• Page Web
• Fichier texte
• Table SQL Server
• Cube d'analyse SQL Server
• Fichier XML

Vous pouvez importer un nombre illimité de tables simultanément à partir d'une base de données.

Importation de données à partir de la base de données Microsoft Access

Nous apprendrons comment importer des données depuis la base de données MS Access. Suivez les étapes ci-dessous -

Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 3 - Cliquez From Accessdans le groupe Obtenir des données externes. leSelect Data Source la boîte de dialogue apparaît.

Step 4- Sélectionnez le fichier de base de données Access que vous souhaitez importer. Les fichiers de base de données Access auront l'extension .accdb.

La boîte de dialogue Sélectionner une table s'affiche et affiche les tables présentes dans la base de données Access. Vous pouvez soit importer toutes les tables de la base de données à la fois, soit importer uniquement les tables sélectionnées en fonction de vos besoins d'analyse de données.

Step 5 - Cochez la case Activer la sélection de plusieurs tables et sélectionnez toutes les tables.

Step 6- Cliquez sur OK. leImport Data la boîte de dialogue apparaît.

Comme vous le constatez, vous disposez des options suivantes pour afficher les données que vous importez dans votre classeur -

• Table
• Rapport de tableau croisé dynamique
• PivotChart
• Rapport Power View

Vous avez également une option - only create connection. En outre, le rapport de tableau croisé dynamique est sélectionné par défaut.

Excel vous donne également les options pour mettre les données dans votre classeur -

• Feuille de calcul existante
• Nouvelle feuille de calcul

Vous trouverez une autre case à cocher sélectionnée et désactivée - Add this data to the Data Model. Chaque fois que vous importez des tables de données dans votre classeur, elles sont automatiquement ajoutées au modèle de données de votre classeur. Vous en apprendrez plus sur le modèle de données dans les chapitres suivants.

Vous pouvez essayer chacune des options pour afficher les données que vous importez et vérifier comment les données apparaissent dans votre classeur -

• Si vous sélectionnez Table, L'option de feuille de calcul existante est désactivée, New worksheetL'option est sélectionnée et Excel crée autant de feuilles de calcul que le nombre de tables que vous importez à partir de la base de données. Les tableaux Excel apparaissent dans ces feuilles de calcul.

• Si vous sélectionnez PivotTable Report, Excel importe les tables dans le classeur et crée un tableau croisé dynamique vide pour analyser les données dans les tables importées. Vous avez la possibilité de créer le tableau croisé dynamique dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.

  Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs de tableau croisé dynamique, ainsi que les champs de chaque table.

• Si vous sélectionnez PivotChart, Excel importe les tables dans le classeur et crée un graphique croisé dynamique vide pour afficher les données dans les tables importées. Vous avez la possibilité de créer le graphique croisé dynamique dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.

  Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs de graphique croisé dynamique, ainsi que les champs de chaque table.

• Si vous sélectionnez Power View Report, Excel importe les tables dans le classeur et crée un rapport Power View dans une nouvelle feuille de calcul. Vous apprendrez à utiliser Power View Reports pour analyser les données dans les chapitres suivants.

  Les tableaux Excel des tableaux de données importés n'apparaîtront pas dans le classeur. Cependant, vous trouverez toutes les tables de données dans la liste des champs du rapport Power View, ainsi que les champs de chaque table.

• Si vous sélectionnez l'option - Only Create Connection, une connexion de données sera établie entre la base de données et votre classeur. Aucune table ni aucun rapport n'apparaissent dans le classeur. Cependant, les tables importées sont ajoutées par défaut au modèle de données dans votre classeur.

  Vous devez choisir l'une de ces options, en fonction de votre intention d'importer des données pour l'analyse des données. Comme vous l'avez observé ci-dessus, quelle que soit l'option que vous avez choisie, les données sont importées et ajoutées au modèle de données dans votre classeur.

Importation de données à partir d'une page Web

Parfois, vous devrez peut-être utiliser les données actualisées sur un site Web. Vous pouvez importer des données d'une table sur un site Web dans Excel.

Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 3 - Cliquez From Web dans le Get External Datagroupe. leNew Web Query la boîte de dialogue apparaît.

Step 4 - Entrez l'URL du site Web à partir duquel vous souhaitez importer les données, dans la case à côté de Adresse et cliquez sur Aller.

Step 5- Les données sur le site Web apparaissent. Il y aura des icônes de flèche jaune à côté des données de table qui peuvent être importées.

Step 6- Cliquez sur les icônes jaunes pour sélectionner les données que vous souhaitez importer. Cela transforme les icônes jaunes en cases vertes avec une coche, comme illustré dans la capture d'écran suivante.

Step 7 - Cliquez sur le bouton Importer après avoir sélectionné ce que vous voulez.

le Import Data la boîte de dialogue apparaît.

Step 8 - Spécifiez où vous souhaitez placer les données et cliquez sur OK.

Step 9 - Organisez les données pour une analyse et / ou une présentation plus approfondie.

Copier-coller des données à partir du Web

Une autre façon d'obtenir des données à partir d'une page Web consiste à copier et coller les données requises.

Step 1 - Insérez une nouvelle feuille de calcul.

Step 2 - Copiez les données de la page Web et collez-les sur la feuille de calcul.

Step 3 - Créez un tableau avec les données collées.

Importation de données à partir d'un fichier texte

Si vous avez des données dans .txt ou .csv ou .prnfichiers, vous pouvez importer des données à partir de ces fichiers en les traitant comme des fichiers texte. Suivez les étapes ci-dessous -

Step 1 - Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Excel.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 3 - Cliquez From Textdans le groupe Obtenir des données externes. leImport Text File la boîte de dialogue apparaît.

Tu peux voir ça .prn, .txt and .csv les fichiers texte d'extension sont acceptés.

Step 4- Sélectionnez le fichier. Le nom de fichier sélectionné apparaît dans la zone Nom de fichier. Le bouton Ouvrir se transforme en bouton Importer.

Step 5 - Cliquez sur le bouton Importer. Text Import Wizard – Step 1 of 3 la boîte de dialogue apparaît.

Step 6 - Cliquez sur l'option Delimited pour choisir le type de fichier et cliquez sur Suivant.

le Text Import Wizard – Step 2 of 3 la boîte de dialogue apparaît.

Step 7 - Sous Délimiteurs, sélectionnez Other.

Step 8- Dans la zone à côté de Autre, saisissez | (C'est le délimiteur dans le fichier texte que vous importez).

Step 9 - Cliquez sur Suivant.

le Text Import Wizard – Step 3 of 3 la boîte de dialogue apparaît.

Step 10 - Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez définir le format des données de colonne pour chacune des colonnes.

Step 11- Après avoir terminé le formatage des données des colonnes, cliquez sur Terminer. leImport Data la boîte de dialogue apparaît.

Vous observerez ce qui suit -

• Le tableau est sélectionné pour l'affichage et est grisé. La table est la seule option d'affichage dont vous disposez dans ce cas.

• Vous pouvez placer les données dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille de calcul.

• Vous pouvez sélectionner ou non la case à cocher Ajouter ces données au modèle de données.

• Cliquez sur OK après avoir fait les choix.

Les données apparaissent sur la feuille de calcul que vous avez spécifiée. Vous avez importé des données d'un fichier texte dans un classeur Excel.

Importation de données à partir d'un autre classeur

Vous devrez peut-être utiliser des données d'un autre classeur Excel pour votre analyse de données, mais quelqu'un d'autre peut gérer l'autre classeur.

Pour obtenir des données à jour à partir d'un autre classeur, établissez une connexion de données avec ce classeur.

Step 1 - Cliquez DATA > Connections dans le groupe Connexions sur le ruban.

le Workbook Connections la boîte de dialogue apparaît.

Step 2- Cliquez sur le bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Connexions du classeur. leExisting Connections la boîte de dialogue apparaît.

Step 3 - Cliquez Browse for More…bouton. leSelect Data Source la boîte de dialogue apparaît.

Step 4 - Cliquez sur le New Source button. leData Connection Wizard la boîte de dialogue apparaît.

Step 5 - Sélectionnez Other/Advanceddans la liste des sources de données et cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue Propriétés de liaison de données s'affiche.

Step 6 - Définissez les propriétés de la liaison de données comme suit -

• Clique le Connection languette.

• Cliquez sur Utiliser le nom de la source de données.

• Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Excel Files dans la liste déroulante.

• Cliquez sur OK.

le Select Workbook la boîte de dialogue apparaît.

Step 7- Accédez à l'emplacement où se trouve le classeur à importer. Cliquez sur OK.

le Data Connection Wizard La boîte de dialogue apparaît avec Sélectionner la base de données et la table.

Note- Dans ce cas, Excel traite chaque feuille de calcul importée comme un tableau. Le nom de la table sera le nom de la feuille de calcul. Donc, pour avoir des noms de table significatifs, nommez / renommez les feuilles de calcul comme il convient.

Step 8- Cliquez sur Suivant. leData Connection Wizard La boîte de dialogue apparaît avec Enregistrer le fichier de connexion de données et terminer.

Step 9- Cliquez sur le bouton Terminer. leSelect Table la boîte de dialogue apparaît.

Comme vous le constatez, Nom est le nom de la feuille de calcul importé sous le type TABLE. Cliquez sur OK.

La connexion de données avec le classeur que vous avez choisi sera établie.

Importation de données à partir d'autres sources

Excel vous offre des options pour choisir diverses autres sources de données. Vous pouvez importer des données à partir de ces derniers en quelques étapes.

Step 1 - Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 3 - Cliquez From Other Sources dans le groupe Obtenir des données externes.

Une liste déroulante avec diverses sources de données apparaît.

Vous pouvez importer des données de l'une de ces sources de données dans Excel.

Importation de données à l'aide d'une connexion existante

Dans une section précédente, vous avez établi une connexion de données avec un classeur.

Maintenant, vous pouvez importer des données en utilisant cette connexion existante.

Step 1 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 2 - Cliquez Existing Connectionsdans le groupe Obtenir des données externes. La boîte de dialogue Connexions existantes s'affiche.

Step 3 - Sélectionnez la connexion à partir de laquelle vous souhaitez importer les données et cliquez sur Ouvrir.

Renommer les connexions de données

Cela sera utile si les connexions de données que vous avez dans votre classeur ont des noms significatifs pour faciliter la compréhension et la localisation.

Step 1 - Aller à DATA > Connectionssur le ruban. leWorkbook Connections la boîte de dialogue apparaît.

Step 2 - Sélectionnez la connexion que vous souhaitez renommer et cliquez sur Propriétés.

le Connection Propertiesla boîte de dialogue apparaît. Le nom actuel apparaît dans la zone Nom de la connexion -

Step 3- Modifiez le nom de la connexion et cliquez sur OK. La connexion de données aura le nouveau nom que vous avez donné.

Actualisation d'une connexion de données externe

Lorsque vous connectez votre classeur Excel à une source de données externe, comme vous l'avez vu dans les sections ci-dessus, vous souhaitez conserver les données de votre classeur à jour en reflétant les modifications apportées à la source de données externe de temps en temps.

Vous pouvez le faire en actualisant les connexions de données que vous avez établies avec ces sources de données. Chaque fois que vous actualisez la connexion de données, vous voyez les modifications de données les plus récentes de cette source de données, y compris tout ce qui est nouveau, qui est modifié ou qui a été supprimé.

Vous pouvez actualiser uniquement les données sélectionnées ou toutes les connexions de données dans le classeur à la fois.

Step 1 - Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

Step 2 - Cliquez Refresh All dans le groupe Connexions.

Comme vous le voyez, il existe deux commandes dans la liste déroulante - Actualiser et Actualiser tout.

• Si vous cliquez sur Refresh, les données sélectionnées dans votre classeur sont mises à jour.

• Si vous cliquez sur Refresh All, toutes les connexions de données à votre classeur sont mises à jour.

Mise à jour de toutes les connexions de données dans le classeur

Vous pouvez avoir plusieurs connexions de données à votre classeur. Vous devez les mettre à jour de temps en temps pour que votre classeur ait accès aux données les plus récentes.

Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données sur le ruban.

Step 3 - Cliquez sur Tout rafraîchir dans le groupe Connexions.

Step 4- Sélectionnez Tout rafraîchir dans la liste déroulante. Toutes les connexions de données dans le classeur seront mises à jour.

Actualiser automatiquement les données lorsqu'un classeur est ouvert

Vous souhaiterez peut-être avoir accès aux données récentes des connexions de données à votre classeur chaque fois que votre classeur est ouvert.

Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données.

Step 3 - Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions.

La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.

Step 4- Cliquez sur le bouton Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés de connexion s'affiche.

Step 5 - Cliquez sur l'onglet Utilisation.

Step 6 - Cochez l'option - Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier.

Vous avez également une autre option - Remove data from the external data range before saving the workbook. Vous pouvez utiliser cette option pour enregistrer le classeur avec la définition de requête mais sans les données externes.

Step 7- Cliquez sur OK. Chaque fois que vous ouvrez votre classeur, les données à jour seront chargées dans votre classeur.

Actualiser automatiquement les données à intervalles réguliers

Vous utilisez peut-être votre classeur en le gardant ouvert plus longtemps. Dans un tel cas, vous souhaiterez peut-être que les données soient régulièrement actualisées sans aucune intervention de votre part.

Step 1 - Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.

Step 2 - Cliquez sur l'onglet Données sur le ruban.

Step 3 - Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions.

La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.

Step 4 - Cliquez sur le bouton Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés de connexion s'affiche. Définissez les propriétés comme suit -

• Clique le Usage languette.

• Cochez l'option Refresh every.

• Entrez 60 comme nombre de minutes entre chaque opération d'actualisation et cliquez sur OK.

Vos données seront automatiquement actualisées toutes les 60 min. (c'est-à-dire toutes les heures).

Activation de l'actualisation en arrière-plan

Pour les ensembles de données très volumineux, envisagez d'exécuter une actualisation en arrière-plan. Cela vous rend le contrôle d'Excel au lieu de vous faire attendre plusieurs minutes ou plus pour que l'actualisation se termine. Vous pouvez utiliser cette option lorsque vous exécutez une requête en arrière-plan. Cependant, pendant ce temps, vous ne pouvez pas exécuter de requête pour un type de connexion qui récupère des données pour le modèle de données.

• Cliquez dans n'importe quelle cellule du tableau contenant le lien vers le fichier de données importé.

• Cliquez sur l'onglet Données.

• Cliquez sur Connexions dans le groupe Connexions. La boîte de dialogue Connexions du classeur s'affiche.

Cliquez sur le bouton Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés de connexion s'affiche. Cliquez sur l'onglet Utilisation. Les options de contrôle de rafraîchissement apparaissent.

• Cliquez sur Activer l'actualisation de l'arrière-plan.
• Cliquez sur OK. L'actualisation en arrière-plan est activée pour votre classeur.

Le modèle de données est disponible dans Excel 2013 et les versions ultérieures. Dans Excel, vous pouvez utiliser le modèle de données pour intégrer des données de plusieurs tables dans le classeur actuel et / ou des données importées et / ou des sources de données connectées au classeur via des connexions de données.

Avec un modèle de données, vous pouvez créer des relations entre les tables. Le modèle de données est utilisé de manière transparente dans les rapports de tableau croisé dynamique, graphique croisé dynamique, PowerPivot et Power View.

Création d'un modèle de données lors de l'importation de données

Lorsque vous importez des données à partir de bases de données relationnelles telles que la base de données Microsoft Access qui contiennent plusieurs tables associées, le modèle de données est automatiquement créé si vous importez plusieurs tables à la fois.

Vous pouvez éventuellement ajouter des tables au modèle de données, lorsque vous importez des données à partir des sources de données suivantes:

• Bases de données relationnelles, une table à la fois
• Fichiers texte
• Classeurs Excel

Par exemple, lorsque vous importez des données à partir d'un classeur Excel, vous pouvez observer l'option Add this data to the Data Model, avec une case à cocher activée.

Si vous souhaitez ajouter les données que vous importez au modèle de données, cochez la case.

Création d'un modèle de données à partir de tableaux Excel

Vous pouvez créer le modèle de données à partir de tableaux Excel à l'aide des commandes PowerPivot. Vous apprendrez PowerPivot en détail dans les chapitres suivants.

Toutes les commandes du modèle de données sont disponibles sous l'onglet PowerPivot du ruban. Vous pouvez ajouter des tableaux Excel au modèle de données avec ces commandes.

Considérez le classeur de données de vente suivant, dans lequel vous disposez d'une feuille de calcul du catalogue de produits contenant le produit, l'ID de produit et le prix. Vous disposez de quatre feuilles de calcul pour les ventes dans 4 régions - Est, Nord, Sud et Ouest.

Chacune de ces quatre feuilles de travail contient le nombre d'unités vendues et le montant total pour chacun des produits chaque mois. Vous devez calculer le montant total pour chacun des produits dans chaque région et le montant total des ventes dans chaque région.

Les étapes suivantes vous permettent d'arriver aux résultats souhaités -

• Commencez par créer le modèle de données.
• Cliquez dans la feuille de travail Catalogue de produits.
• Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
• Cliquez sur Ajouter au modèle de données. La boîte de dialogue Créer une table s'affiche.
• Sélectionnez la plage de table.
• Cochez la case Mon tableau a des en-têtes. Cliquez sur OK.

Une nouvelle fenêtre - PowerPivot pour Excel - <votre nom de fichier Excel> apparaît.

Le message suivant apparaît au centre de la fenêtre vide -

La table Product Backlog que vous avez ajoutée au modèle de données apparaît sous forme de feuille dans la fenêtre PowerPivot. Chaque ligne du tableau est un enregistrement et vous pouvez effectuer des allers-retours entre les enregistrements à l'aide des boutons fléchés gauche et droit en bas de la fenêtre.

• Cliquez sur l'onglet Table liée dans la fenêtre PowerPivot.
• Cliquez sur Aller au tableau Excel.

La fenêtre de données Excel apparaît.

• Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul - Est.
• Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
• Cliquez sur Ajouter au modèle de données.

Une autre feuille apparaît dans la fenêtre PowerPivot affichant la table Est.

Répétez pour les feuilles de calcul - Nord, Sud et Ouest. En tout, vous avez ajouté cinq tables au modèle de données. Votre fenêtre PowerPivot ressemble à ceci:

Création de relations entre les tables

Si vous souhaitez effectuer des calculs sur les tables, vous devez d'abord définir les relations entre elles.

• Cliquez sur l'onglet Accueil du ruban dans la fenêtre PowerPivot. Comme vous pouvez le constater, les tableaux sont affichés dans la vue des données.

• Cliquez sur Vue Diagramme.

Les tableaux apparaissent dans la vue Diagramme. Comme vous le constatez, certaines des tables peuvent être hors de la zone d'affichage et tous les champs des tables peuvent ne pas être visibles.

• Redimensionnez chaque table pour afficher tous les champs de cette table.
• Faites glisser et organisez les tableaux de manière à ce qu'ils s'affichent tous.

• Dans le tableau Est, cliquez sur ID produit.
• Cliquez sur l'onglet Conception sur le ruban.
• Cliquez sur Créer une relation. La boîte de dialogue Créer une relation s'affiche.

Dans la zone sous Table, l'Est est affiché. Dans la zone sous Colonne, l'ID de produit s'affiche.

• Dans la zone sous Table de recherche associée, sélectionnez Catalogue de produits.
• L'ID de produit apparaît dans la zone sous Colonne de recherche associée.
• Cliquez sur le bouton Créer.

La ligne représentant la relation entre les tables East et Product Backlog apparaît.

• Répétez les mêmes étapes pour les tables - Nord, Sud et Ouest. Les lignes de relation apparaissent.

Synthèse des données dans les tableaux du modèle de données

Vous êtes maintenant prêt à résumer les données de vente pour chacun des produits de chaque région en quelques étapes seulement.

• Cliquez sur l'onglet Accueil.
• Cliquez sur Tableau croisé dynamique.
• Sélectionnez Tableau croisé dynamique dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique apparaît dans la fenêtre des tableaux Excel. Sélectionnez Nouvelle feuille de calcul.

Dans une nouvelle feuille de calcul, un tableau croisé dynamique vide apparaît. Comme vous pouvez le constater, la liste des champs contient toutes les tables du modèle de données avec tous les champs affichés.

• Sélectionnez l'ID de produit dans le tableau 1 (catalogue de produits).

• Sélectionnez Montant total dans les quatre autres tableaux.

• Pour chacun des champs dans ∑ Valeurs, modifiez le nom personnalisé dans les paramètres de champ de valeur pour afficher les noms de région sous forme d'étiquettes de colonne.

La somme du montant total sera remplacée par l'étiquette que vous donnez. Le tableau croisé dynamique avec les valeurs résumées de toutes les tables de données vous montre les résultats requis.

Ajout de données au modèle de données

Vous pouvez ajouter une nouvelle table de données au modèle de données ou de nouvelles lignes de données aux tables existantes dans le modèle de données.

Ajoutez une nouvelle table de données au modèle de données en procédant comme suit.

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.

• Cliquez sur Connexions existantes dans le groupe Obtenir des données externes. La boîte de dialogue Connexions existantes s'affiche.

• Cliquez sur l'onglet Tables. Les noms de toutes les tables du classeur seront affichés.

• Cliquez sur le nom de la table que vous souhaitez ajouter au modèle de données.

Cliquez sur le bouton Ouvrir. La boîte de dialogue Importer des données s'affiche.

Comme vous le savez, lors de l'importation de la table de données, elle est automatiquement ajoutée au modèle de données. La table nouvellement ajoutée apparaît dans la fenêtre PowerPivot.

Ajoutez de nouvelles lignes de données aux tables existantes dans le modèle de données.

Actualisez la connexion de données. Les nouvelles lignes de données de la source de données sont ajoutées au modèle de données.

Vous pouvez effectuer une analyse approfondie des données à l'aide de tableaux croisés dynamiques et produire les rapports souhaités. L'intégration du modèle de données avec le tableau croisé dynamique améliore la façon dont les données sont rassemblées, connectées, résumées et rapportées. Vous pouvez importer des tables à partir de sources de données externes et créer un tableau croisé dynamique avec les tables importées. Cela facilite les mises à jour automatiques des valeurs dans le tableau croisé dynamique chaque fois que les données des sources de données connectées sont mises à jour.

Création d'un tableau croisé dynamique pour analyser les données externes

Pour créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données externes -

• Ouvrez un nouveau classeur vierge dans Excel.
• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
• Cliquez sur Depuis l'accès dans le groupe Obtenir des données externes. La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s'affiche.
• Sélectionnez le fichier de base de données Access.

• Cliquez sur le bouton Ouvrir. La boîte de dialogue Sélectionner une table apparaît, affichant les tables de la base de données. La base de données Access est une base de données relationnelle et les tables seront similaires aux tables Excel, à l'exception du fait que des relations existent entre ces tables.

• Cochez la case Activer la sélection de plusieurs tables.

• Sélectionnez toutes les tables. Cliquez sur OK.

le Import Datala boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez Rapport de tableau croisé dynamique. Cette option importe les tables dans votre classeur Excel et crée un tableau croisé dynamique pour analyser les tables importées.

Comme vous le voyez, la case à cocher Ajouter ces données au modèle de données est sélectionnée et désactivée, ce qui indique que les tables seront ajoutées automatiquement au modèle de données.

Les données seront importées et un tableau croisé dynamique vide sera créé. Les tables importées apparaissent dans la liste Champs de tableau croisé dynamique.

Exploration des données dans plusieurs tables

Vous pouvez analyser les données des multiples tables importées avec le tableau croisé dynamique et arriver au rapport spécifique souhaité en quelques étapes seulement. Cela est possible en raison des relations préexistantes entre les tables de la base de données source. Lorsque vous avez importé toutes les tables de la base de données ensemble en même temps, Excel recrée les relations dans son modèle de données.

Dans la liste Champs de tableau croisé dynamique, vous trouverez toutes les tables que vous avez importées et les champs dans chacun d'eux. Si les champs ne sont visibles pour aucune table,

• Cliquez sur la flèche à côté de ce tableau dans la liste Champs de tableau croisé dynamique.
• Les champs de ce tableau seront affichés.

Exploration des données à l'aide du tableau croisé dynamique

Vous savez comment ajouter des champs au tableau croisé dynamique et faire glisser des champs dans les zones. Même si vous n'êtes pas sûr du rapport final souhaité, vous pouvez jouer avec les données et choisir le rapport approprié.

Supposons que vous souhaitiez avoir un rapport affichant les éléments suivants -

• Données pour cinq disciplines - tir à l'arc, plongeon, escrime, patinage artistique et patinage de vitesse.
• Régions qui ont remporté plus de 80 médailles dans ces 5 disciplines.
• Le nombre de médailles dans chacune des cinq disciplines dans chacune de ces régions.
• Nombre total de médailles pour les cinq disciplines dans chacune de ces régions.

Vous pouvez voir avec quelle facilité vous pouvez créer ce rapport en quelques étapes.

Pour commencer, créez un tableau croisé dynamique affichant le nombre de médailles dans toutes les régions pour les cinq disciplines sélectionnées comme suit:

• Faites glisser le champ NOC_CountryRegion de la table des médailles vers la zone COLONNES.

• Faites glisser Discipline du tableau Disciplines vers la zone ROWS.

• Filtrez Discipline pour afficher uniquement les cinq disciplines pour lesquelles vous vouliez le rapport. Cela peut être effectué dans la zone Champs de tableau croisé dynamique ou à partir du filtre Étiquettes de ligne dans le tableau croisé dynamique lui-même.

• Faites glisser Medal du tableau des médailles vers la zone VALEURS.

• Faites glisser Medal du tableau des médailles vers la zone FILTRES.

Vous obtiendrez le tableau croisé dynamique suivant -

Comme vous le constatez, le nombre de médailles s'affiche pour toutes les régions et pour les cinq disciplines que vous avez sélectionnées. Ensuite, vous devez affiner ce rapport afin que seules les régions avec un nombre total de médailles supérieur à 80 soient affichées.

• Cliquez sur le bouton fléché à droite des étiquettes de colonne.

• Cliquez sur Filtres de valeurs dans la liste déroulante qui apparaît.

• Sélectionner Greater Than… dans la liste déroulante qui apparaît.

La boîte de dialogue Filtres de valeurs s'affiche.

Comme vous le constatez, le nombre de médailles et est supérieur à celui affiché dans les cases ci-dessous Show items for which. Tapez 80 dans la zone en regard de la zone contenant est supérieur à et cliquez sur OK.

Désormais, le tableau croisé dynamique affiche uniquement les régions dont le nombre total de médailles dans les cinq disciplines sélectionnées est supérieur à 80.

Création d'une relation entre des tables avec des champs de tableau croisé dynamique

Si vous n'importez pas les tables en même temps, si les données proviennent de sources différentes ou si vous ajoutez de nouvelles tables à votre classeur, vous devez créer vous-même les relations entre les tables.

Ajoutez une nouvelle feuille de calcul avec une table qui contient des champs Sport et SportID à votre classeur.

• Nommez la table - Sports.
• Cliquez sur TOUS dans la liste Champs de tableau croisé dynamique dans la feuille de calcul de tableau croisé dynamique.

Vous pouvez voir que le tableau nouvellement ajouté - Sports est également visible dans la liste Champs de tableau croisé dynamique.

Ensuite, ajoutez le champ Sport également au tableau croisé dynamique comme suit -

• Faites glisser le champ Sport de la table Sports vers la zone ROWS. Les valeurs Sport s'affichent sous forme d'étiquettes de ligne dans le tableau croisé dynamique.

• Un message apparaîtra dans la liste Champs de tableau croisé dynamique que les relations entre les tables peuvent être nécessaires. Un bouton CRÉER apparaît à côté du message.

Cliquez sur le bouton CRÉER. La boîte de dialogue Créer une relation s'affiche.

• Sélectionnez Médailles sous Tableau.
• Sélectionnez Sport sous Colonne.
• Sélectionnez Sports sous Tableau associé. Le sport apparaît sous la colonne associée.
• Cliquez sur OK.

Faites glisser Discipline sous Sport dans ROWS. Il s'agit de définir la hiérarchie dans le tableau croisé dynamique. Le tableau croisé dynamique affiche le sport et le groupe de disciplines correspondant à ce sport.

PowerPivot est un outil d'analyse de données facile à utiliser qui peut être utilisé à partir d'Excel. Vous pouvez utiliser PowerPivot pour accéder et regrouper des données à partir de pratiquement n'importe quelle source de données. Vous pouvez créer vos propres rapports fascinants avec PowerPivot.

Vous pouvez accéder aux commandes PowerPivot à partir de l'onglet PowerPivot sur le ruban. Cliquez sur l'onglet PowerPivot sur le ruban. Les commandes PowerPivot seront affichées sur le ruban. Vous pouvez observer que les commandes liées au modèle de données apparaissent également ici.

Ajout de tables au modèle de données

Si vous avez importé des tables, elles sont ajoutées au modèle de données. Vous pouvez gérer le modèle de données à partir du ruban PowerPivot. Vous pouvez ajouter des tables au modèle de données avec PowerPivot comme suit -

• Insérez une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur.
• Copiez les données de la page Web et collez-les dans la feuille de calcul.
• Créez une table avec les données collées.
• Nommez la table en tant qu'hôtes.
• Renommez la feuille de calcul en tant qu'hôtes.

• Cliquez sur la table Hôtes.
• Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
• Cliquez sur Ajouter au modèle de données dans le groupe Tables.

La table est ajoutée au modèle de données. La fenêtre PowerPivot apparaît. Vous trouverez la table Hosts dans les tables Data Model.

Affichage des tableaux dans le modèle de données

• Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
• Cliquez sur Gérer dans le groupe Modèle de données.

La fenêtre PowerPivot apparaît, dans la vue des données.

PowerPivot a deux vues -

• Data View- Il affiche toutes les tables du modèle de données avec les champs affichés dans les colonnes et les données sous forme d'enregistrements dans les lignes, avec une zone de calcul sous chaque tableau. Les onglets de tableau ressemblent aux onglets de feuille de calcul Excel avec des noms. Vous pouvez vous déplacer de table en table en cliquant sur les onglets.

• Diagram View- Il affiche toutes les tables sous forme de cases avec le nom de table comme légende et les champs listés dans la case. Vous pouvez faire glisser les tableaux pour les aligner, les redimensionner pour rendre tous les champs visibles et créer des relations en cliquant simplement sur les champs et en les reliant avec des lignes.

Vous comprendrez la vue Diagramme et les relations en détail dans les sections suivantes.

Ici, observez que toutes les tables du modèle de données sont visibles dans la fenêtre PowerPivot, qu'elles soient présentes ou non en tant que feuilles de calcul dans le classeur.

Affichage des relations entre les tables

Vous ne pouvez utiliser les données de différentes tables pour l'analyse et la création de rapports que s'il existe des relations entre elles.

Vous pouvez afficher les relations entre les tables à partir de la vue de diagramme dans la fenêtre PowerPivot.

• Cliquez sur Diagram View dans le View groupe.

• Redimensionnez le diagramme à l'aide de la barre de défilement afin que vous puissiez voir toutes les tables du modèle de données dans le diagramme.

Toutes les tables du modèle de données apparaissent avec leurs listes de champs. Les relations entre les tables sont indiquées par les lignes qui les relient.

Création de relations entre les tables

Vous souhaiterez peut-être créer une relation entre les tables - Médailles et événements. Pour ce faire, il doit y avoir un champ qui est commun aux deux tables et contient des valeurs uniques dans l'une des tables. Tout d'abord, vous devez vérifier cela.

• Cliquez sur la vue des données dans le groupe Affichage.
• Cliquez sur l'onglet Evénements pour afficher le tableau Evénements.

Vous pouvez observer que le champ DisciplineEvent dans la table Evénements a des valeurs uniques (pas de valeurs en double).

Cliquez sur l'onglet Médailles pour afficher le tableau des médailles. Le champ DisciplineEvent est également disponible dans la table des médailles. Par conséquent, vous pouvez créer une relation en utilisant le champ DisciplineEvent comme suit -

• Cliquez sur Vue de diagramme dans le groupe Vue.

• Réorganisez les tables dans la vue en les faisant glisser afin que la table des événements et la table des médailles soient proches l'une de l'autre.

• Redimensionnez les tables pour que tous les champs soient visibles.

Cliquez sur le champ DisciplineEvent dans la table Evénements et faites glisser vers le champ DisciplineEvent dans la table Médailles.

Une ligne apparaît entre la table Evénements et la table Médailles, indiquant qu'une relation a été établie.

Affichage du champ définissant une relation

Vous pouvez afficher le champ utilisé pour créer la relation entre deux tables.

Cliquez sur la ligne de relation reliant les deux tables. La ligne de relation et le champ définissant la relation entre les deux tables sont mis en évidence.

Power View permet l'exploration, la visualisation et la présentation des données interactives qui encouragent la création de rapports ad hoc intuitifs. Les grands ensembles de données peuvent être analysés à la volée à l'aide des visualisations polyvalentes. Les visualisations de données peuvent également être rendues dynamiques, facilitant ainsi la présentation des données avec un seul rapport Power View.

Power View est introduit dans Microsoft Excel 2013. Avant de commencer votre analyse de données avec Power View, assurez-vous que le complément Power View est activé et disponible sur le ruban.

Cliquez sur l'onglet INSÉRER sur le ruban. Power View doit être visible dans le groupe Rapports.

Création d'un rapport Power View

Vous pouvez créer un rapport Power View à partir des tables du modèle de données.

• Cliquez sur l'onglet INSÉRER sur le ruban.
• Cliquez sur Power View dans le groupe Rapports.

Opening Power ViewLa boîte de message apparaît avec une barre d'état verte à défilement horizontal. Cela peut prendre un peu de temps.

La feuille Power View est créée en tant que feuille de calcul dans votre classeur Excel. Il contient un rapport Power View vide, un espace réservé aux filtres et la liste des champs Power View affichant les tables dans le modèle de données. Power View apparaît sous la forme d'un onglet sur le ruban dans la feuille Power View.

Power View avec champs calculés

Dans le modèle de données de votre classeur, vous disposez des tableaux de données suivants:

• Disciplines
• Events
• Medals

Supposons que vous souhaitiez afficher le nombre de médailles remportées par chaque pays.

• Sélectionnez les champs NOC_CountryRegion et Medal dans la table Médailles.

Ces deux champs apparaissent sous CHAMPS dans les zones. Power View sera affiché sous forme de tableau avec les deux champs sélectionnés sous forme de colonnes.

Le Power View affiche les médailles remportées par chaque pays. Pour afficher le nombre de médailles remportées par chaque pays, les médailles doivent être comptées. Pour obtenir le champ de décompte des médailles, vous devez effectuer un calcul dans le modèle de données.

• Cliquez sur l'onglet PowerPivot sur le ruban.

• Cliquez sur Gérer dans le groupe Modèle de données. Les tableaux du modèle de données seront affichés.

• Cliquez sur l'onglet Médailles.

• Dans le tableau Médailles, dans la zone de calcul, dans la cellule sous la colonne Médaille, tapez la formule DAX suivante

  Medal Count:=COUNTA([Medal])

Vous pouvez observer que la formule de décompte des médailles apparaît dans la barre de formule et à gauche de la barre de formule, le nom de colonne Médaille s'affiche.

Vous recevrez un message Power View indiquant que le modèle de données a été modifié et si vous cliquez sur OK, les modifications seront reflétées dans votre Power View. Cliquez sur OK.

Dans la feuille Power View, dans la liste Champs Power View, vous pouvez observer ce qui suit:

• Un nouveau champ Nombre de médailles est ajouté dans la table des médailles.

• Une icône de calculatrice apparaît à côté du champ Nombre de médailles, indiquant qu'il s'agit d'un champ calculé.

• Désélectionnez le champ Médaille et sélectionnez le champ Nombre de médailles.

Votre tableau Power View affiche le nombre de médailles par pays.

Filtrage Power View

Vous pouvez filtrer les valeurs affichées dans Power View en définissant les critères de filtre.

• Cliquez sur l'onglet TABLE dans les filtres.

• Cliquez sur Nombre de médailles.

• Cliquez sur l'icône Mode de fichier de plage qui se trouve à droite de Nombre de médailles.

• Sélectionnez est greater than ou equal to dans la liste déroulante de la zone ci-dessous Afficher les éléments pour lesquels la valeur.

• Tapez 1000 dans la case ci-dessous.

• Cliquez sur appliquer le filtre.

Sous le nom du champ - Nombre de médailles, est supérieur ou égal à 1000 apparaît. Power View n'affichera que les enregistrements avec un nombre de médailles> = 1000.

Visualisations Power View

Dans la feuille Power View, deux onglets - POWER VIEW et DESIGN apparaissent sur le ruban.

Clique le DESIGN Vous trouverez plusieurs commandes de visualisation dans le groupe Changer de visualisation sur le ruban.

Vous pouvez créer rapidement un certain nombre de visualisations de données différentes adaptées à vos données à l'aide de Power View. Les visualisations possibles sont des types de tableau, de matrice, de carte, de carte, de graphique tels que les graphiques à barres, à colonnes, à nuages ​​de points, à courbes, à secteurs et à bulles, et des ensembles de plusieurs graphiques (graphiques avec le même axe).

Pour explorer les données à l'aide de ces visualisations, vous pouvez commencer sur la feuille Power View en créant une table, qui est la visualisation par défaut, puis la convertir facilement en d'autres visualisations, pour trouver celle qui illustre le mieux vos données. Vous pouvez convertir une visualisation Power View en une autre en sélectionnant une visualisation dans le groupe Changer de visualisation sur le ruban.

Il est également possible d'avoir plusieurs visualisations sur la même feuille Power View, afin que vous puissiez mettre en évidence les champs significatifs.

Dans les sections ci-dessous, vous comprendrez comment vous pouvez explorer les données dans deux visualisations - Matrix et Card. Vous apprendrez à explorer les données avec d'autres visualisations Power View dans les chapitres suivants.

Exploration des données avec la visualisation matricielle

La visualisation matricielle est similaire à une visualisation de table en ce qu'elle contient également des lignes et des colonnes de données. Cependant, une matrice a des fonctionnalités supplémentaires -

• Il peut être réduit et développé par lignes et / ou colonnes.
• S'il contient une hiérarchie, vous pouvez explorer en avant / en arrière.
• Il peut afficher les totaux et sous-totaux par colonnes et / ou lignes.
• Il peut afficher les données sans répéter les valeurs.

Vous pouvez voir ces différences dans les vues en ayant une visualisation de table et une visualisation matricielle des mêmes données côte à côte dans Power View.

• Choisissez les domaines - Sport, Discipline et Événement. Un tableau représentant ces champs apparaît dans Power View.

Comme vous le constatez, il existe plusieurs disciplines pour chaque sport et plusieurs événements pour chaque discipline. Maintenant, créez une autre visualisation Power View sur le côté droit de cette visualisation Table comme suit -

• Cliquez sur la feuille Power View dans l'espace à droite du tableau.
• Choisissez les domaines - Sport, Discipline et Événement.

Une autre table représentant ces champs apparaît dans Power View, à droite de la table précédente.

• Cliquez sur le tableau de droite.
• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION sur le ruban.
• Cliquez sur Tableau dans le groupe Visualisation des commutateurs.
• Sélectionnez Matrix dans la liste déroulante.

La table de droite dans Power View est convertie en matrice.

Le tableau de gauche répertorie le sport et la discipline pour chaque épreuve, tandis que la matrice de droite répertorie chaque sport et discipline une seule fois. Ainsi, dans ce cas, la visualisation matricielle vous offre un format complet, compact et lisible pour vos données.

Vous pouvez désormais explorer les données pour trouver les pays qui ont remporté plus de 300 médailles. Vous pouvez également trouver les sports correspondants et avoir des sous-totaux.

• Sélectionnez les champs NOC_CountryRegion, Sport et Medal Count dans les visualisations Table et Matrix.

• Dans les filtres, sélectionnez le filtre pour la table et définissez les critères de filtrage comme étant supérieur ou égal à 300.

• Cliquez sur appliquer le filtre.

• Réglez également le même filtre sur Matrix. Cliquez sur appliquer le filtre.

Une fois de plus, vous pouvez observer que dans la vue Matrice, les résultats sont lisibles.

Exploration des données avec la visualisation de cartes

Dans une visualisation de carte, vous aurez une série d'instantanés qui affichent les données de chaque ligne du tableau, disposées comme une fiche.

• Cliquez sur la visualisation matricielle qui se trouve sur le côté droit dans la vue Power.
• Cliquez sur Tableau dans le groupe Visualisation des commutateurs.
• Sélectionnez Carte dans la liste déroulante.

La visualisation matricielle est convertie en visualisation de carte.

Vous pouvez utiliser la vue Carte pour présenter les données en surbrillance de manière complète.

Modèle de données et Power View

Un classeur peut contenir les combinaisons suivantes de modèle de données et Power View.

• Un modèle de données interne dans votre classeur que vous pouvez modifier dans Excel, dans PowerPivot et même dans une feuille Power View.

• Un seul modèle de données interne dans votre classeur, sur lequel vous pouvez baser une feuille Power View.

• Plusieurs feuilles Power View dans votre classeur, chaque feuille étant basée sur un modèle de données différent.

Si vous avez plusieurs feuilles Power View dans votre classeur, vous ne pouvez copier des visualisations de l'une à l'autre que si les deux feuilles sont basées sur le même modèle de données.

Création d'un modèle de données à partir de Power View Sheet

Vous pouvez créer et / ou modifier le modèle de données dans votre classeur à partir de la feuille Power View comme suit:

Commencez avec un nouveau classeur qui contient des données de vendeur et des données de vente dans deux feuilles de calcul.

• Créez une table à partir de la plage de données de la feuille de calcul Salesperson et nommez-la Salesperson.

• Créez une table à partir de la plage de données de la feuille de calcul Sales et nommez-la Sales.

Vous avez deux tables - Vendeur et Ventes dans votre classeur.

• Cliquez sur le tableau Ventes dans la feuille de calcul Ventes.
• Cliquez sur l'onglet INSÉRER sur le ruban.
• Cliquez sur Power View dans le groupe Rapports.

Power View Sheet sera créé dans votre classeur.

Vous pouvez observer que dans la liste Champs Power View, les deux tables qui se trouvent dans le classeur sont affichées. Toutefois, dans Power View, seuls les champs de la table active (Ventes) sont affichés car seuls les champs de la table de données actifs sont sélectionnés dans la liste Champs.

Vous pouvez observer que dans Power View, l'ID du vendeur est affiché. Supposons que vous souhaitiez afficher le nom du vendeur à la place.

Dans la liste Champs Power View, apportez les modifications suivantes.

• Désélectionnez le champ ID du vendeur dans le tableau du vendeur.
• Sélectionnez le champ Salesperson dans la table Salesperson.

Comme vous n'avez pas de modèle de données dans le classeur, aucune relation n'existe entre les deux tables. Aucune donnée n'est affichée dans Power View. Excel affiche des messages vous indiquant ce qu'il faut faire.

Un bouton CRÉER sera également affiché. Cliquez sur le bouton CRÉER.

le Create Relationship La boîte de dialogue s'ouvre dans la feuille Power View elle-même.

• Créez une relation entre les deux tables à l'aide du champ ID du vendeur.

Sans quitter la feuille Power View, vous avez créé avec succès les éléments suivants:

• Le modèle de données interne avec les deux tables, et
• La relation entre les deux tables.

The field Salesperson appears in Power View along with the Sales data.

• Retain the fields Region, Salesperson and ∑ Order Amount in that order in the area FIELDS.

• Convert the Power View to Matrix Visualization.

• Drag the field Month to the area TILE BY. Matrix Visualization appears as follows −

As you observe, for each of the regions, the Salespersons of that region and sum of Order Amount are displayed. Subtotals are displayed for each region. The display is month wise as selected in the tile above the view. As you select the month in the tile, the data of that month will be displayed.

In Power View, you have a number of Chart options: Pie, Column, Bar, Line, Scatter, and Bubble. The Charts in Power View are interactive. If you click on a value in one chart −

• That value in that chart is highlighted.
• That value in all the other charts in Power View is also highlighted.
• All the tables, matrices and tiles in Power View are filtered to that value.

Thus, Power View Charts serve as interactive, pictorial data analysis tools. Further, the charts are interactive in a presentation setting also, which would enable you to highlight the analysis results.

Exploring with Line Charts

You can use Line charts for comparing data points in one or more data series. Line charts distribute category data evenly along a horizontal (category) axis, and all numerical value data along a vertical (value) axis.

Suppose you want to display the Medal Count for each country.

• Create a Power View with the fields NOC_CountryRegion and Medal Count selected. By default, Table will be displayed.

• Click the Table.

• Click Other Chart in the Switch Visualization group.

• Select Line from the drop-down list. Line Chart will be displayed in the Power View.

• Click on the Line or the Category (x-axis) axis.

• Drag to left or right. The Categories to the left or right will be displayed and Line chart will be displayed accordingly.

• Place the cursor on any of the data points on the line.

The values corresponding to that data point will be displayed at that point.

Exploring with Bar Charts

You can use Bar charts for comparing data points in one or more data series. In a Bar chart, categories are organized along the vertical axis and values along the horizontal axis. In Power View, there are three Bar chart subtypes −

• Stacked Bar.
• 100% Stacked Bar.
• Clustered Bar.

You can convert a Table Visualization to Bar Chart Visualization as follows −

• Create two Table visualizations side-by-side.
• Click the right Table.
• Click Bar Chart in the Switch Visualization group.
• Click Stacked Bar.

The Table Visualization on the right gets converted to Bar Chart Visualization. As you observe, the y-axis values are sorted by the category values in ascending order.

• Take the cursor above the Bar chart. You will find – sort by NOC_CountryRegion asc.

• Click NOC_CountryRegion. It is changed to Medal Count.

• Click asc. It is changed to desc. You will find that the Bar Chart is sorted by descending Medal Count.

• Click the Bar with Category GER. Only that Bar will be highlighted.

• With Ctrl key pressed, click the Bars with Categories FRA and ITA. The Bars for GER, FRA and ITA will be highlighted.

• The Table on the left also shows values for these three Categories only.

In both the visualizations, click the Gender field also in the Power View Fields list.

Click the left portion of the Bar – GER. It is highlighted. In the Table, only the information for GER and Men will be displayed.

Note − You cannot make multiple selections in this case.

Exploring with Column Charts

You can use Column charts for showing data changes over a period of time or for illustrating comparison among items. In Column charts, categories are along the horizontal axis and values along the vertical axis.

In Power View, there are three Column chart subtypes −

• Stacked Column.
• 100% Stacked Column.
• Clustered Column.

You can convert a Table Visualization to Column Chart Visualization as follows −

• Create two Table visualizations side-by-side.
• Click the right Table.
• Click Column Chart in the Switch Visualization group.
• Click Stacked Column.

The Table Visualization on the right is converted to Bar Chart Visualization. As you observe, the x-axis values are sorted by the category values in ascending order.

• Take the cursor to above the Column chart. You will find – sort by NOC_CountryRegion asc.

• Click on NOC_CountryRegion. It gets changed to Medal Count.

• Click on asc. It gets changed to desc. You will find that the Column Chart is sorted by descending Medal Count.

Click on the lower portion of the Bar with Category GER. It gets highlighted.

In the Table, only the information for GER and Men will be displayed.

Exploring with Simple Pie Charts

Pie charts in Power View are simple or sophisticated. You will learn simple Pie charts in this section. You will learn sophisticated Pie charts in the next section.

Start with creating a Pie chart as follows −

• Resize the Stacked Column chart and move it upwards.
• Create another Table visualization below the Stacked Column chart.
• Click the new Table.
• Click Other Chart in the Switch Visualization group.
• Select Pie.

The Table Visualization below the Stacked Column chart is converted to Pie Chart Visualization. As you observe, there are too many slices in the Pie chart as there are many categories (countries). Note that Pie charts work well only when the number of categories is 8 or less.

You can reduce the number of categories by filtering the values as follows −

• Set the filtering as Medal Count is greater than or equal to 1300 in −
  • Table Visualization
  • Column Chart Visualization
  • Pie Chart Visualization

Note − You have to define and apply filtering to each of the visualizations separately.

Now, you have a Simple Pie Chart Visualization, wherein the count of Medals are shown by the Pie size, and countries by colors.

Click on a Pie slice. That slice is highlighted and others get grayed. The corresponding column in the Column chart also is highlighted. In the table, only the values corresponding to the highlighted Pie slice will be displayed.

Exploring with Sophisticated Pie Charts

You can make your Pie Chart Visualization sophisticated, by adding more features. You can make a pie char that −

• Drills down when you double-click a slice, or
• Shows sub-slices within the larger color slices.

A Pie chart that drills down when you double-click a slice

• In the Pie chart, in the Power View Fields list, drag the field Gender to COLOR area, to below the field NOC_CountryRegion. This means you have two categories.

• In the Table, include Gender also in the Fields list.

Your Power View looks as follows −

As you observe, there is a single slice with one color for each category - country.

On the Pie chart, double-click on the USA slice.

The Pie chart in your Power View will be changed to show values by Gender, which is the second category, for the selected category (USA). The colors of the pie chart now show the percentages of the second field, i.e., Gender, filtered for the pie color you doubleclicked. In other words, the Pie chart was drilled down. As you observe, a small arrow appears on the top right corner of the Pie chart. If you place the mouse over it, the arrow is highlighted and Drill up will be displayed.

Click the drill up arrow. The Pie Chart returns to its previous state.

A Pie chart that shows sub-slices within the larger color slices

In the Pie chart, in the Power View Fields list, drag the field Gender from COLOR area to SLICES area.

Your Power View looks as follows −

As you can see, in the Pie chart, there are two slices of same color for the category USA.

Click on one of these slices.

You will be able to see the following changes in Power View −

• The selected slice is highlighted and other slices are grayed or deactivated.
• The bar for the category USA displays the medal count for the selected slice.
• The Table shows the values for the selected slice.

• Click the other slice. You can observe the changes as given above for this selected slice.

Exploring with Scatter Charts

You can use Scatter charts to display many related data in one chart. In Scatter charts, the x-axis displays one numeric field and the y-axis displays another, making it easy to see the relationship between the two values for all the items in the chart.

To create a Scatter Chart Visualization, proceed as follows −

• Add the fields Sport, Medal Count and Event to Table.

• Click the arrow next to Event in the Power View Fields list. Click Count (Distinct). The field Event changes to the numeric field Count of Event. Therefore, you have one category field – Sport and two numeric fields – Medal Count and Count of Event.

• Click Other Chart in the Switch Visualization group.

• Click Scatter.

You will get the Scatter Chart Visualization, with the data points displayed as circles of same size, showing how the Count of Event and Medal Count values are related for each sport.

• Click the LAYOUT tab on the Ribbon.
• Click Data Labels in the Labels group.
• Select Right from the drop-down list. The Data labels appear for the data points.

The sport Wrestling has less number of medals in more number of events as compared to the sport Aquatics that has more number of medals in less number of events.

Exploring with Bubble Charts

You can use Bubble charts to display many related data in one chart. In Bubble Charts, the x-axis displays one numeric field and the y-axis displays another, making it easy to see the relationship between the two values for all the items in the chart. A third numeric field controls the size of the data points.

To create a Bubble Chart Visualization, proceed as follows −

• Drag Medal Count to Size.
• Drag NOC_CountryRegion to ∑ X-VALUE. The Scatter chart is converted to Bubble chart.

As you observe, the size of each bubble shows the medal count. The data labels show the Sport.

Exploring with Colors

You can also color the bubbles by a category as follows −

• Drag the field NOC_CountryRegion to COLOR area in the Power View Fields list.
• Drag the field DiscipleEvent to ∑ X-VALUES.

As you observe, Legend shows the values of the category that is in COLOR area and the respective colors. The data labels correspond to the category in DETAILS area. The size of the data points is by the area ∑ SIZE.

Next, you can see how selecting a category in Legend changes the visualization −

Click on a value in the Legend. Only the data points of that color (i.e., corresponding to that value) will be highlighted. All the other data points will be deactivated.

As you observe, all the sports corresponding to the selected country are displayed and the size of each bubble represents the medal count.

If you want to know the details of a single data point −

• Highlight the data point by just clicking on that bubble.
• Place the cursor on that data point.

Only that bubble is highlighted and the rest of the bubbles get grayed. All the information about that data point will be displayed in a box next to the data point.

Exploring with Play Axis

You can visualize the data changes over a period of time using Play Axis as follows −

• Drag the field Edition in the Power View Fields list to PLAY AXIS area.

A timeline with a Play button is inserted in your Bubble chart visualization. You can adjust the timeline by filtering the Edition field values in the Filters. This would be useful if you want to focus on a particular time range or if the timeline is too wide.

• Adjust the timeline by filtering Edition field in Filters and choosing a span of time values.

• Click the Play button. The bubbles travel, grows and shrink to show how the values change based on the play axis. A small vertical line appears on the timeline that moves across the timeline. The time at that point also is displayed.

You can pause at any point to study the data in more detail.

You can use maps to display your data in the context of geography. Maps in Power View use Bing map tiles, so you can zoom and pan as you would with any other Bing map. To make maps work, Power View has to send the data to Bing through a secured web connection for geocoding. So, it asks you to enable content. Adding locations and values places dots on the map. The larger the value, the bigger the dot. When you add a multivalue series, you get pie charts on the map, with the size of the pie chart showing the size of the total.

Exploring Data with Geographic Fields

You can create a Power View Map Visualization if your data has a geographic field such as Country/Region, State/Province, or City.

To create a map visualization for the medal count, country wise proceed as follows −

• Create a new Power View sheet from INSERT tab on the Ribbon.

• Drag the fields NOC_CountryRegion and Medal Count in the Power View Fields list to the Power View. A Table with these two fields are created.

So, you have a geographic field and a numeric field.

• Click the DESIGN tab on the Ribbon.
• Click Map in the Switch Visualization group.

The Table Visualization converts into Map Visualization.

As you observe, Power View creates a map with a dot representing each geographic location. The size of the dot is the value of the corresponding numeric field, which is the medal count in this case. Further, in the Power View Fields list, the Geographic field will be in the Locations area and the Numeric field will be in the ∑ SIZE area.

To display more information about a data point, you can do one of the following −

• If you place the cursor on a dot on the map, a box appears displaying the geographic location name and the corresponding numeric value.

• If you click on a dot on the map, that particular dot gets highlighted.

Pie Charts as Data Points

Suppose you want to add another field also to the map visualization. For example, you might want to display the details about the medals, viz. the medal types – Gold, Silver and Bronze. You can do it as follows −

• Drag the field Medal from the Power View Fields list to the COLOR area.

The dots are converted to Pie charts. A Legend for Medal appears displaying the types of medals and respective colors. i.e., each color in the Pie chart represents the type of the medal.

You can observe that the size of a Pie chart corresponds to the medal count and the size of each slice in the Pie chart corresponds to the count of that medal type.

Highlighting a Data Point

Now, you can filter your data and highlight a significant data point as follows −

• In the Filters area, set the Medal Count to display only the values greater than or equal to 300.

• Apply the filter. The map zooms and displays only the filtered values.

Place the cursor on the dot representing Great Britain. The dot gets highlighted and zoomed. The details of the Pie chart will be displayed.

As you can see, the medal count for gold for Great Britain is 514. You can find the medal counts for silver and bronze by placing the cursor on those slices.

Highlighting a Pie Slice in a Data Point

Next, you might want to highlight the gold medal count of Great Britain.

• Place the cursor on the slice with red color (as you can make out that red represents gold in the Legend). Click it.

That Pie Slice will be highlighted. The other slices in that Pie chart and all the other Pie charts will be deactivated.

Place the cursor on the dot again. The dot is zoomed. The slice representing gold will be highlighted. The details of the slice will be displayed.

Multiples, also called Trellis Charts are a series of charts with identical X and Y axes. You can arrange Multiples side by side, to compare many different values easily at the same time.

• You can have Line charts, Pie charts, Bar charts and Column charts as Multiples.
• You can arrange the Multiples horizontally or vertically.

Line Charts as Multiples

You might want to display the medal count by year for each Region. Firstly, you need to have the field Year. To get this field, you need to have a calculated column as follows −

• Click the Medals tab in the Data View of the Data Model (in the PowerPivot window).
• Click in the first cell in the right most column with the header Add Column.
• Type =YEAR ([Edition]) in the formula bar and press Enter.

A new column with header CalculatedColumn1 is created with values corresponding to the Year values in Edition column.

Click on the header and rename it as Year.

• Close the PowerPivot window. The Data Model gets updated. The new field - ∑ Year appears in the Power View Fields list.

• Create a Table in Power View with fields NOC_CountryRegion, Count of Year and Medal Count, by dragging the fields.

• Convert Table into a Line chart in Power View.
• Remove the field NOC_CountryRegion. A Line chart appears with Medal Count by Year.

As you can observe, Year is in AXIS area and Medal Count is in ∑ VALUES area in Power View Fields list. In the Line chart, Year values are on X-axis and Medal count on Y-axis.

Now, you can create Multiples visualization with Line charts, as follows −

• Drag the field NOC_CountryRegion to VERTICAL MULTIPLES area in the Power View Fields list.
• Click the tab LAYOUT on the Ribbon.
• Click Grid Height in the Multiples group.
• Click a value in the dropdown list.

• Click Grid Width in the Multiples group.
• Click on a value from the dropdown list.

You will get the Multiples Visualization with Line charts arranged as a grid, with each Line chart representing a country (NOC_CountryRegion).

Vertical Multiples

As you are aware, you have placed the NOC_CountryRegion field in the VERTICAL MULTIPLES area. Hence, the visualization that you have got is the Vertical Multiples visualization. You can observe the following in the chart given above.

• One Line chart per category that is placed in VERTICAL MULTIPLES area, in this case – the country.

• The grid height and grid width that you have chosen determine the number of rows and number of columns for the Multiples.

• A common x-axis for all the multiples.

• A similar y-axis for each row of the multiples.

• A vertical scroll bar on the right side that can be used to drag the rows of Line charts up and down, so as to make the other Line charts visible.

Horizontal Multiples

You can have the Multiples Visualization with Horizontal Multiples also as follows −

• Drag the field NOC_CountryRegion to VERTICAL MULTIPLES area.
• Click the Layout tab on the Ribbon.
• Select the values for Grid Height and Grid Width in the Multiples group.

You will get the Horizontal Multiples visualization as follows −

You can observe the following in the above chart −

• One Line chart per category that is placed in HORIZONTAL MULTIPLES area, in this case – the country.

• The grid height that you have chosen determines the height of the Line charts, unlike the number of rows of Line charts as is the case in the VERTICAL MULTIPLES. In other words, there is a single row of Line charts with the height determined by the Grid Height that is chosen.

• The grid width that you have chosen determines the number of columns of Line charts in the row.

• A common x-axis for all the multiples.

• A common y-axis for all the multiples.

• A horizontal scroll bar at the bottom, below the x-axis, that can be used to drag the row of Line charts to the left and the right, so as to make the other Line charts visible.

Pie Charts as Multiples

If you want to explore / visualize more than one category in Multiples, Pie charts is an option. Suppose you want to explore the medal count by medal type for each of the countries. Proceed as follows −

• Click the Design tab.
• Select Pie from the dropdown under Other Chart.
• Drag Medal to the area SLICES.

You will get the Horizontal Multiples visualization with Pie charts, as you have the field NOC_CountryRegion in the area HORIZONTAL MULTIPLES.

As you can observe the medal-count for each country is displayed as a Pie chart with the slices representing the medal types with the color as given in the Legend.

Suppose you want to highlight the count of gold medals for all the countries. You can do it in a single step as follows −

Click on the blue color slice one of the Pie charts (as blue is color for Gold as per the Legend). In all the Pie charts, only the blue slices are highlighted and other slices are grayed.

As you can observe, this gives a fast way of exploring and comparing the count of gold medals across the countries.

You might want to display more number of Pie charts in a visualization. You can do it by simply switching over to Vertical Multiples Visualization and choosing the right values for Grid Height and Grid Width for a proper display.

Click on the blue slice on one of the Pie charts. The blue slices in all the Pie charts are highlighted so that you can compare the gold medal counts across the countries.

Bar Charts as Multiples

You can choose Bar charts also for Multiples visualization.

• Switch over to Stacked Bar visualization.
• Adjust the Grid Height and Grid Width to get a proper display of the Bar charts.

With Grid Height of 6 and Grid Width of 2, you will get the following −

You can have Clustered Bar charts also for this visualization.

Column Charts as Multiples

You can choose Column charts also for Multiples visualization.

• Switch over to Stacked Column visualization.
• Adjust the Grid Height and Grid Width to get a proper display of the Column charts.

With Grid Height of 2 and Grid Width of 6, you will get the following −

You can have Clustered Column charts also for this visualization.

Wrap-up

The fields you choose depend on what you want to explore, analyze and present. For example, in all the visualizations above, we have chosen Medal for Slices that helped to analyze medal count by medal type. You might want to explore, analyze and present the data gender-wise. In such a case, choose the field Gender for Slices.

Once again, the visualization that is suitable also depends on the data you are displaying. If you are not sure about the suitability, you can just play around to choose the right one as switching across the visualizations is quick and simple in Power View. Moreover, you can also do it in the presentation view, in order to answer any queries that can arise during a presentation.

Suppose you have lot of data to display with significant data points at varied places. In such a case, you might have to scroll very often in your Power View visualizations to find the data you are looking for. This would be tedious and also might not be smooth when you are presenting the results.

You can overcome this drudgery, using the tile feature in Power View. With tiles, you can gain insights from your data much more quickly. Tiles act as navigation strips, with a single tile for each possible field value. When you click on a tile, only data related to that field value is displayed. As it is easy to scroll the values in the navigation strip that dynamically changes the corresponding values in the visualization, tiles become an easy to use tool for you.

You can have Tiles in a Table, Matrix, Card or Chart visualization. You can have a combination of these in Power View and get them filtered with Tiles. A Tile can be simple text or an image.

Table avec des carreaux

Commencez par une visualisation de table comme suit -

• Faites glisser les champs NOC_CountryRegion, Sport et Medal Count vers Power View. Comme vous le constatez, le nombre de lignes étant important, il est difficile de faire défiler vers le haut et vers le bas pour mettre en évidence les valeurs.

• Faites glisser le champ Sport de la zone FIELDS vers la zone TILE BY dans la liste Power View Fields.

La bande de navigation apparaît en haut du tableau.

Vous pouvez observer ce qui suit -

• Par défaut, la première tuile de la bande de navigation est sélectionnée.

• Dans le tableau, les valeurs sont filtrées sur celle de la mosaïque sélectionnée. Dans ce cas, le sport sélectionné.

• Des boutons fléchés se trouvent sur les bords gauche et droit de la bande de navigation pour activer le défilement.

Vous pouvez sélectionner une autre tuile comme suit -

• Faites défiler la bande de navigation pour afficher la tuile représentant le sport que vous recherchez, par exemple le badminton.

• Cliquez sur la tuile - Badminton. Les valeurs du tableau sont filtrées sur celles du badminton.

Vous pouvez observer le nombre de médailles Total est également affiché. Vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver les totaux à partir du ruban. Vous pouvez également rendre les tuiles plus attrayantes et plus significatives en ayant des images à la place du texte.

• Incluez une colonne contenant des hyperliens vers les fichiers image correspondant à chacun des sports.

• Incluez ce champ, par exemple Discimage dans TILE BY. Vous obtiendrez les tuiles sous forme d'images, représentant chaque sport.

Bande de navigation de tuiles - Bande d'onglets

Il existe deux types de bandes de navigation dans Excel: Tile Flow et Tab Strip.

Dans une bande d'onglets, vous pouvez observer ce qui suit -

• La bande d'onglets affiche la bande de navigation en haut de la visualisation.

• Par défaut, la première vignette de la bande de navigation la plus à gauche est sélectionnée.

• Il y a des boutons fléchés sur les bords gauche et droit de la bande de navigation pour permettre le défilement.

• Vous pouvez faire défiler vers la gauche ou la droite pour afficher les vignettes.

• La vignette en surbrillance se déplace vers la gauche ou la droite lorsque vous faites défiler la bande d'onglets. Il peut également disparaître pendant le défilement.

• Vous pouvez cliquer sur une tuile pour la sélectionner. La tuile est mise en évidence à la même position qu'auparavant.

• Dans le tableau, les valeurs sont filtrées sur celle de la mosaïque sélectionnée. Dans ce cas, le sport sélectionné.

Bande de navigation de tuiles - Tile Flow

Vous pouvez convertir la bande de navigation de la bande d'onglets au flux de tuiles comme suit:

• Cliquez sur une vignette dans la bande de navigation.
• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION sur le ruban.
• Cliquez sur Tile Type dans le groupe Tiles.
• Cliquez sur Tile Flow dans la liste déroulante.

La bande de navigation se déplace vers le bas du tableau.

Dans un Tile Flow, vous pouvez observer ce qui suit -

• Le flux de mosaïque affiche la bande de navigation en bas de la visualisation.

• Par défaut, la première vignette de la bande de navigation est sélectionnée. Il sera affiché au centre du flux de tuiles.

• Il n'y a pas de boutons fléchés pour le défilement.

• Vous pouvez faire défiler vers la gauche ou la droite en cliquant sur l'une des tuiles à gauche ou à droite de la tuile centrale.

• Les tuiles coulent vers la gauche ou la droite et la tuile centrale sera toujours mise en évidence.

• Vous pouvez cliquer sur une tuile pour la sélectionner. Le Tile est mis en surbrillance et se déplace vers le centre du flux Tile.

• Comme la tuile sélectionnée est toujours la tuile centrale, ce qui suit se produit -

  • La tuile sélectionnée ne disparaît pas.

  • Lorsque vous faites défiler vers la gauche ou la droite, la vignette qui vient à la position centrale est automatiquement sélectionnée et mise en surbrillance.

  • La sélection d'origine disparaît.

  • La visualisation, Table dans ce cas, est automatiquement mise à jour vers la Tile au centre du flux Tile.

• Dans le tableau, les valeurs sont filtrées sur celle de la mosaïque sélectionnée. Dans ce cas, le sport sélectionné.

Matrice avec des tuiles

Supposons que vous vouliez le nombre de médailles par type de médaille - Or, Argent et Bronze ainsi que le nombre total de médailles, par pays pour un sport sélectionné, vous pouvez afficher les résultats dans une visualisation Matrix Tile.

• Basculez la visualisation sur Matrix.
• Ajoutez le champ Medal à Matrix.

Vous obtiendrez les résultats souhaités comme suit -

Graphique à barres empilées avec des tuiles

Vous pouvez rendre vos résultats explorés plus visibles en basculant votre visualisation vers la visualisation de tuiles de graphique à barres empilées -

Cartes avec tuiles

Comme vos données contiennent des emplacements géographiques, vous pouvez également basculer vers la visualisation de tuiles de carte -

Si vos données comportent plus de niveaux, il vous serait facile de les explorer et de les présenter avec des hiérarchies. Pour toute valeur de données de votre hiérarchie, vous pouvez explorer vers le bas pour afficher plus de détails ou explorer vers le haut pour avoir une vue holistique.

Si votre modèle de données a une hiérarchie, vous pouvez l'utiliser dans Power View. Sinon, vous pouvez créer une hiérarchie dans Power View lui-même en quelques étapes simples.

Création d'une hiérarchie dans Power View

Dans Power View, une hiérarchie est mieux représentée dans la visualisation Matrix. Créez une hiérarchie dans la visualisation Matrix comme suit -

• Faites glisser les champs NOC_CountryRegion, Sport, Discipline, Year et Medal - dans cet ordre vers la zone ROWS.

• Faites glisser le champ Nombre de médailles vers ∑ VALEURS. L'ordre des champs dans la zone ROWS définit la hiérarchie dans Power View.

• Si vous n'êtes pas sûr de l'ordre des champs, commencez par n'importe quel ordre, puis réorganisez-les dans la zone ROWS en les faisant glisser de haut en bas, tout en regardant l'affichage dans Power View.

Vous obtiendrez la visualisation Matrice suivante montrant les cinq niveaux de hiérarchie -

Comme vous le constatez, les niveaux sont imbriqués.

Exploration et exploration de la hiérarchie

Vous pouvez explorer la hiérarchie vers le haut et vers le bas de manière à n'afficher qu'un seul niveau à la fois. Vous pouvez explorer vers le bas pour les détails et explorer vers le haut pour le résumé.

Pour activer l'exploration vers le haut et vers le bas, configurez d'abord l'option Afficher les niveaux comme suit:

• Cliquez sur l'onglet CONCEPTION sur le ruban.
• Cliquez sur Afficher les niveaux dans le groupe Options.
• Sélectionner des lignes - Activer l'exploration vers le bas un niveau à la fois dans la liste déroulante.

La matrice se réduit pour n'afficher que les données de niveau 1.

Comme vous le constatez, lorsque vous cliquez sur chacun des éléments de données, une flèche vers le bas apparaît sur le côté droit pour cet élément indiquant l'exploration vers le bas.

Maintenant, vous pouvez explorer les données un niveau à la fois comme suit -

• Cliquez sur l'élément de données de niveau 1 pour lequel vous souhaitez plus de détails. Par exemple, cliquez sur AUS. Comme vous le voyez, le nombre de médailles pour l'AUS est de 1079.

• Cliquez sur la flèche à droite de celui-ci. Vous pouvez également double-cliquer sur l'élément de données.

• Les données de niveau 2 relatives à AUS seront affichées.

Comme vous l'observez, une flèche vers le haut apparaît sur le côté gauche du premier élément, indiquant l'exploration vers le haut et lorsque vous cliquez sur chacun des éléments de données, une flèche vers le bas apparaît sur le côté droit pour cet élément indiquant l'exploration vers le bas.

Maintenant, vous pouvez explorer les données d'un niveau de plus comme suit -

• Cliquez sur l'élément de données de niveau 2 pour lequel vous souhaitez plus de détails. Par exemple, cliquez sur Aquatiques. Comme vous le voyez, le nombre de médailles pour les sports aquatiques est de 354.

• Cliquez sur la flèche à droite de celui-ci.

• Les données de niveau 3 relatives aux sports aquatiques seront affichées.

Comme vous l'observez, une flèche vers le haut apparaît sur le côté gauche du premier élément, indiquant l'exploration vers le haut et lorsque vous cliquez sur chacun des éléments de données, une flèche vers le bas apparaît sur le côté droit pour cet élément indiquant l'exploration vers le bas.

Maintenant, vous pouvez explorer les données d'un niveau de plus comme suit -

• Cliquez sur l'élément de données de niveau 3 pour lequel vous souhaitez plus de détails. Par exemple, cliquez sur Plongée. Comme vous le voyez, le nombre de médailles pour la plongée est de 17.

• Cliquez sur la flèche à droite de celui-ci.

• Les données de niveau 4 relatives à la plongée seront affichées.

Comme vous l'observez, une flèche vers le haut apparaît sur le côté gauche du premier élément, indiquant l'exploration vers le haut et lorsque vous cliquez sur chacun des éléments de données, une flèche vers le bas apparaît sur le côté droit pour cet élément indiquant l'exploration vers le bas.

Maintenant, vous pouvez explorer les données d'un niveau de plus comme suit -

• Cliquez sur la donnée de niveau 4 pour laquelle vous souhaitez plus de détails. Par exemple, cliquez sur 2008. Comme vous le voyez, le nombre de médailles pour 2008 est de 3.

• Cliquez sur la flèche à droite de celui-ci.

• Les données de niveau 5 relatives à 2008 seront affichées.

Comme vous le voyez, pour le premier élément de données de niveau 5, une flèche vers le haut apparaît sur le côté gauche indiquant une exploration vers le haut. Les flèches d'exploration vers le bas n'apparaissent pas sur le côté droit des éléments de données car il existe d'autres niveaux à explorer.

Maintenant, vous pouvez explorer les données un niveau à la fois en cliquant sur la flèche vers le haut à gauche du premier élément à chaque niveau.

Exploration d'une hiérarchie dans un graphique à barres empilées

Vous souhaiterez peut-être mettre en évidence certaines valeurs dans une hiérarchie de manière significative. Dans un tel cas, vous pouvez utiliser une visualisation de graphique, telle qu'un graphique à barres empilées comme suit -

• Cliquez sur la visualisation Matrice et basculez vers Graphique à barres empilées.
• Faites glisser le champ Médaille vers la zone LÉGENDE.

Vous obtiendrez la visualisation du graphique à barres empilées comme suit -

Dans ce cas, vous devez double-cliquer sur une barre pour explorer en avant.

Double-cliquez sur la barre représentant AUS. Le graphique est détaillé pour afficher le niveau de données suivant dans la hiérarchie.

Comme vous pouvez le constater, une flèche vers le haut indiquant l'exploration vers le haut apparaît dans le coin supérieur droit du graphique.

Explorez un niveau supplémentaire en double-cliquant sur la barre aquatique. Le graphique est détaillé pour afficher le niveau de données suivant dans la hiérarchie.

Vous pouvez explorer vers le bas en double-cliquant sur une barre ou explorer vers le haut en cliquant sur la flèche d'exploration vers le haut dans le coin supérieur droit du graphique.

Cela vous donne également une exploration interactive des données pendant la présentation.

Vous avez appris à explorer les données de manière interactive à l'aide de Power View dans les chapitres précédents de ce didacticiel. Chaque feuille Power View peut à son tour être utilisée comme rapport interactif. Pour rendre le rapport Power View plus attrayant, vous pouvez choisir l'un des thèmes, palettes de graphiques, polices et couleurs d'arrière-plan que Power View vous fournit.

Lorsque vous modifiez le thème, le nouveau thème s'applique à toutes les visualisations Power View du rapport. En outre, vous pouvez ajouter des images d'arrière-plan, choisir la mise en forme d'arrière-plan, formater les nombres et modifier la police ou la taille du texte.

Finalisation de la mise en page du rapport

Comme pour tout autre rapport, vous devez d'abord décider de ce que vous allez signaler et de la meilleure mise en page afin de pouvoir mettre en évidence les points de données importants.

Supposons que vous ayez besoin de rapporter les détails des médailles remportées par l'Australie en sports aquatiques. Comme vous le savez, les détails incluent les disciplines aquatiques, le décompte des médailles et les types de médailles (or, argent et bronze).

Vous pouvez avoir trois vues dans le rapport pour une meilleure représentation des points de données dans ce cas -

• Matrice contenant les données - pays, sport et nombre de médailles.
• Carte contenant les données - pays, sport, discipline et nombre de médailles.
• Diagramme à barres empilées contenant les données détaillées sur la discipline, les médailles et le nombre de médailles.

Comme vous pouvez le constater, les données de la matrice et de la carte défilent de sorte que -

• Matrix affiche les détails de l'Australie pour tous les sports et les sports aquatiques ont obtenu 354 médailles.

• La carte affiche l'Australie - sports aquatiques, disciplines plongée, natation et water-polo et nombre de médailles dans chacun d'eux.

• Le graphique à barres empilées affiche le nombre de médailles par type de médaille dans ces trois disciplines.

Maintenant que la mise en page du rapport est prête, vous pouvez commencer à la rendre attrayante. Cependant, vous devez garder deux points à l'esprit pendant cette tâche -

• L'apparence du rapport doit être basée sur le public (Managers / Top Management / Clients).

• Ne vous ennuyez pas avec les différentes options de formatage. Restez simple et mettez en évidence les points de données qui nécessitent une attention particulière.

Dans les sections suivantes, vous comprendrez comment arriver à un exemple de rapport avec les options suivantes -

• Sélection de l'arrière-plan.
• Sélection du thème.
• Changement de police.
• Modification de la taille du texte.

Sélection de l'arrière-plan

Vous pouvez avoir une couleur d'arrière-plan pour votre rapport Power View. Par défaut, il est blanc. Vous pouvez le modifier avec la commande Arrière-plan.

• Cliquez sur l'onglet POWER VIEW sur le ruban.
• Cliquez sur Arrière-plan dans le groupe Thèmes.
• Cliquez sur Dégradé central Light1. (Vous pouvez choisir celui qui convient le mieux à votre rapport).

La couleur d'arrière-plan change pour celle sélectionnée.

Vous pouvez même définir une image d'arrière-plan. Par exemple, vous pouvez mettre le logo de votre entreprise ou une vue de votre entreprise.

Sélection du thème

Power View prend en charge plusieurs thèmes. Choisissez celui qui convient à votre rapport comme suit -

• Cliquez sur l'onglet POWER VIEW sur le ruban.
• Cliquez sur Thèmes dans le groupe Thèmes.

Vous aurez le choix entre de nombreuses options. Si vous n'êtes pas sûr de celui qui convient, jouez simplement avec certains pour voir à quoi ressemble l'affichage.

• Cliquez sur le thème Aspect.

Votre rapport sera affiché dans le thème sélectionné.

Changer la police

Comme vous pouvez le constater, le texte du rapport n’est pas visible. Vous pouvez changer la police comme suit -

• Cliquez sur l'onglet POWER VIEW sur le ruban.

• Cliquez sur Police dans le groupe Thèmes.

• Cliquez sur Verdana dans la liste déroulante des polices. (Vous pouvez choisir celui qui convient le mieux à votre rapport).

Ensuite, vous devez agrandir un peu le texte.

Modification de la taille du texte

Modifiez la taille du texte comme suit -

• Cliquez sur l'onglet POWER VIEW sur le ruban.

• Cliquez sur Taille du texte dans le groupe Thèmes.

• Cliquez sur 150% dans la liste déroulante. (Vous pouvez choisir celui qui convient le mieux à votre rapport).

• Ajustez les largeurs des colonnes dans Matrix.

• Ajustez la taille de chaque vue dans le rapport.

Votre exemple de rapport est prêt.

Les indicateurs de performance clés (KPI) sont un ensemble de mesures quantifiables qu'une organisation utilise pour mesurer ses performances au fil du temps. Les indicateurs de performance clés sont normalement utilisés pour évaluer le succès d'une organisation dans son ensemble ou au niveau des services (par exemple, ventes, finances, etc.). Vous devez définir les KPI en fonction des objectifs de l'organisation et les surveiller de temps en temps pour suivre les progrès.

Il existe un certain nombre de types d'indicateurs de performance clés parmi lesquels choisir en fonction de vos besoins. Les exemples incluent -

• Recettes et dépenses
• Taux de retour
• Valeur d'achat moyenne
• Valeur à vie du client
• Fonds de roulement

Notez que les KPI sont une forme de communication impliquant les activités suivantes -

• Identifier les KPI en fonction des objectifs de l'organisation.

• Suivi et reporting des KPI.

• Modifier les KPI au fur et à mesure que l'organisation progresse et / ou que les objectifs de l'organisation changent.

Identifier les KPI

La première et la plus cruciale étape de l'analyse des KPI consiste à identifier les KPI qui surveillent efficacement les tendances requises dans l'organisation. Cela nécessite une compréhension complète des objectifs et nécessite des canaux de communication appropriés entre les analystes et ceux qui sont responsables de la réalisation des objectifs.

Il existe un certain nombre d'indicateurs clés de performance parmi lesquels choisir, mais le succès du suivi repose sur le bon choix de ceux qui sont pertinents pour les objectifs. Les KPI diffèrent d'une organisation à l'autre et d'un département à l'autre et ne seront efficaces que s'ils conduisent à une amélioration de la performance.

Vous pouvez évaluer la pertinence d'un KPI en utilisant les critères SMART - c'est-à-dire que le KPI doit être Sspécifique, Mfacile, Atainable, Relevant et Time-lié. En d'autres termes, le KPI choisi doit répondre aux critères suivants -

• Le KPI reflète votre Sobjectif spécifique.

• Le KPI vous permet de Mfaciliter les progrès vers cet objectif.

• L'objectif pour lequel le KPI est défini est de manière réaliste Attainable.

• L'objectif visé par le KPI est Rélevé à l'organisation.

• Vous pouvez définir un délai pour atteindre l'objectif afin que le KPI révèle à quel point l'objectif est proche par rapport au temps qu'il reste.

Les KPI définis doivent être évalués de temps en temps pour trouver leur pertinence au fil du temps. Si nécessaire, différents KPI doivent être définis et surveillés. Ce n'est qu'alors que votre suivi des KPI sera lié aux besoins actuels de l'organisation.

En fonction des besoins d'analyse, vous devez choisir les indicateurs de performance clés pertinents, et les exemples incluent les suivants -

• Le service commercial peut utiliser un indicateur de performance clé pour mesurer la marge brute mensuelle par rapport à la marge brute projetée.

• Le service de comptabilité peut mesurer les dépenses mensuelles par rapport aux revenus pour évaluer les coûts.

• Le service des ressources humaines peut mesurer le roulement du personnel trimestriel.

• Les professionnels utilisent fréquemment des indicateurs de performance clés regroupés dans un tableau de bord d'entreprise pour obtenir un résumé historique rapide et précis du succès de l'entreprise ou pour identifier les tendances ou pour identifier les opportunités d'amélioration des performances.

Les exemples utilisés dans ce chapitre sont donnés à titre indicatif afin de vous aider à comprendre comment vous pouvez définir et surveiller les indicateurs de performance clés dans Excel. La seule discrétion d'identifier les KPIs vous appartient en fonction des objectifs afin de refléter le scénario actuel par rapport aux cibles.

KPI dans Excel

• Vous pouvez analyser les performances par rapport à la cible définie avec PowerPivot. Par exemple, un KPI PowerPivot pourrait être utilisé pour déterminer pour chaque année et pour chaque vendeur comment ses ventes réelles par rapport à son objectif de ventes.

• Vous pouvez explorer et visualiser le même KPI avec Power View.

• Vous pouvez également définir de nouveaux KPI et / ou les modifier dans Power View.

• Vous pouvez produire des rapports esthétiques avec des KPI dans Power View.

Définition d'un KPI dans Excel

La première étape de l'analyse des KPI consiste à définir le KPI identifié. Cela nécessite de définir les trois paramètres du KPI comme suit -

Valeur de base

Une valeur de base est définie par un champ calculé qui se résout en une valeur. Le champ calculé représente la valeur actuelle de l'élément dans cette ligne du tableau. Par exemple, agrégat des ventes, bénéfice pour une période donnée, etc.

Valeur cible / objectif

Une valeur cible (ou objectif) est définie par un champ calculé qui se résout en une valeur ou par une valeur absolue. C'est la valeur par rapport à laquelle la valeur actuelle est évaluée. Cela peut être un nombre fixe, par exemple, le nombre moyen de jours de congé de maladie qui s'applique à tous les employés, ou un champ calculé, qui se traduit par un objectif différent pour chaque ligne, par exemple, le budget de chaque service de l'organisation. .

Statut

Le statut est l'indicateur de la valeur. Ce serait frappant si vous le définissez comme indicateur visuel. Dans Power View dans Excel, vous pouvez modifier le KPI, en choisissant les indicateurs à utiliser et les valeurs pour déclencher chaque indicateur.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez surveiller les objectifs de vente des vendeurs d'une organisation qui vendent un produit. L'objectif de l'analyse est d'identifier les plus performants qui atteignent le montant des ventes cible. Vous pouvez procéder à la définition du KPI comme suit -

• Base Value - Valeur actuelle du montant des ventes pour chaque vendeur.

• Target Value / Goal- Ceci est fixé pour tous les vendeurs afin de permettre la comparaison entre les vendeurs. Supposons que le montant cible des ventes est de 3 500. Notez que pour une analyse différente, vous pouvez faire varier les valeurs cibles pour les vendeurs.

• Status - L'état doit être affiché avec un graphique pour déterminer facilement l'état de la valeur de base par rapport à la valeur cible.

KPI dans PowerPivot

Vous pouvez définir les KPI dans PowerPivot comme suit -

• Commencez avec deux tables SalesPerson et Sales.
  • La table SalesPerson contient l'ID SalesPerson et le nom SalesPerson.
  • Le tableau des ventes contient les informations sur les ventes par vendeur et par mois.
• Ajoutez les deux tables au modèle de données.
• Créez une relation entre les deux tables à l'aide du champ ID SalesPerson.

Pour définir la valeur de base, vous avez besoin d'un champ calculé pour le montant des ventes.

• Ajoutez le champ calculé dans la table des ventes pour la colonne Montant des ventes dans le modèle de données comme suit -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Cliquez sur Tableau croisé dynamique sur le ruban dans la fenêtre PowerPivot.
• Sélectionnez Nouvelle feuille de calcul dans la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique.

• Ajoutez le champ Vendeur à la zone ROWS dans le tableau croisé dynamique.
• Cliquez sur l'onglet POWERPIVOT sur le ruban.
• Cliquez sur KPI dans le groupe Calculs.
• Cliquez sur Nouveau KPI dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Indicateur de performance clé (KPI) s'affiche.

• Sélectionnez Ventes totales dans la zone de champ de base (valeur) du KPI.

• Sous État du KPI, disposez des options suivantes -

  • Sous Définir la valeur cible, sélectionnez Valeur absolue et saisissez 3500 dans la zone.

  • Sous Définir les seuils d'état, ajustez les barres verticales représentant les pourcentages sur 40 et 80.

  • Sous Sélectionner le style d'icône, sélectionnez la première option.

Cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez observer ce qui suit dans le tableau des ventes dans la liste des champs de tableau croisé dynamique -

• Le champ Ventes totales est un indicateur de performance clé et est représenté par l'icône

  
  .

• Les trois paramètres KPI - Valeur, Objectif et Statut apparaissent sous forme de champs sous Total Sales KPI.

• Sélectionnez les trois paramètres KPI - Valeur, Objectif et Statut sous Total des ventes.

• Les trois colonnes apparaissent dans le PowerPivot, la colonne État affichant les icônes selon la valeur correspondante.

Vous pouvez également définir les seuils KPI par des valeurs au lieu de pourcentages. Pour modifier un KPI défini, procédez comme suit -

• Cliquez sur KPI dans le groupe Calculs du ruban.
• Cliquez sur Gérer les KPI dans la liste déroulante.

La boîte de dialogue Gérer les KPI s'affiche.

• Cliquez sur le KPI - Ventes totales.
• Cliquez sur le bouton Modifier.

La boîte de dialogue Indicateur de performance clé (KPI) s'affiche.

• Sous Définir les seuils d'état, réglez les barres verticales sur 1500 et 3000.
• Conservez le reste des options précédentes.
• Cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le constater, les icônes d'état reflètent les seuils modifiés.

KPI dans Power View

Vous pouvez créer des rapports esthétiques avec des KPI dans Power View. Vous pouvez utiliser les indicateurs de performance clés définis précédemment dans le modèle de données ou ajouter des indicateurs de performance clés dans Power View.

Pour ajouter ou modifier un KPI dans Power View, procédez comme suit -

• Dans la feuille Power View, cliquez sur l'onglet PowerPivot.

Le ruban PowerPivot apparaît, que vous aviez utilisé dans la section précédente.

• Cliquez sur KPI dans le groupe Calcul.
• Cliquez sur Nouveau KPI pour ajouter un KPI.
• Cliquez sur Gérer les KPI pour modifier un KPI.

Les étapes sont les mêmes que dans la section précédente.

Vous pouvez créer un rapport esthétique des performances de vente avec des indicateurs de performance clés dans Power View comme suit:

• Cliquez sur l'onglet DONNÉES sur le ruban.
• Cliquez sur Power View dans le groupe Rapports.

La feuille Power View apparaît.

• Ajoutez une table avec les champs - Vendeur, Ventes totales et Statut total des ventes.

• Ajoutez une deuxième table avec les champs - Vendeur, Ventes totales et Objectif de ventes totales.

• Convertissez la deuxième table en barre empilée à 100%.

• Ajoutez une troisième table avec les champs - Vendeur, Région, Ventes totales et Statut total des ventes.

• Convertissez la troisième table en carte. Faites glisser le champ Region to Tile By.

• Ajoutez le titre - Performance des ventes.

• Changez la police.

• Augmentez la taille du texte.

• Redimensionner le tableau, la barre 100% empilée et la carte de manière appropriée.

Votre rapport sur les performances des ventes est prêt -

Comme vous pouvez le constater, dans Power View, vous pouvez présenter les résultats comme suit -

• Le tableau avec des icônes pour l'état des KPI est similaire au rapport PowerPivot.

• La barre 100% empilée représente le pourcentage atteint par rapport à l'objectif. Vous pouvez également remarquer qu'il donne une comparaison claire des performances de tous.

• La carte décrit le statut de KPI des vendeurs ainsi que la région à laquelle ils appartiennent. Vous pouvez faire défiler les vignettes de manière interactive pour afficher les résultats pour différentes régions, ce qui permettrait également d'évaluer les performances par région.