Analyse des données Excel - Demander

Vous pouvez utiliser Inquire pour -

Comparez deux classeurs.
Analysez un classeur à la recherche de problèmes ou d'incohérences.
Affichez les liens entre les classeurs.
Affichez les liens entre les feuilles de calcul.
Affichez les relations entre les cellules.
Nettoyez la mise en forme excessive des cellules.
Gérez les mots de passe.

L'onglet INQUIRE sera sur le ruban. Si vous trouvez l'onglet DEMANDER sur le ruban, vous pouvez passer à la section suivante.

Si vous ne trouvez pas l'onglet INQUIRE sur le ruban, activez le complément Inquire.

Cliquez sur File > Options.
Dans la fenêtre Options Excel, cliquez sur Compléments.
Dans la zone Gérer, cliquez sur Compléments COM.
Cliquez sur Go.

La boîte de dialogue Compléments COM s'affiche.

Cochez la case Inquire.
Cliquez sur OK. Maintenant, Inquire Add-In est actif. Vous trouverez l'onglet DEMANDER sur le ruban.

Commandes INQUIRE

Découvrons les commandes INQUIRE.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER. Vous trouverez les commandes suivantes -

Analyse du classeur
Relation avec le classeur
Relation de feuille de travail
Relation cellulaire
Comparer des fichiers
Nettoyer le formatage des cellules excédentaires
Mots de passe du classeur

Comparaison de deux classeurs

Vous pouvez comparer deux classeurs cellule par cellule et rechercher les différences, le cas échéant, en termes de modifications dans le deuxième classeur par rapport au premier.

Suivez les étapes ci-dessous -

Ouvrez deux classeurs que vous souhaitez comparer.
Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
Cliquez sur Comparer les fichiers dans le groupe Comparer.

le Select Files To Compare la boîte de dialogue apparaît.
Vérifiez les noms de fichiers affichés dans les cases à côté de Compare et To.

Si un nom de fichier affiché n'est pas celui que vous vouliez, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de ce nom de fichier.
Seuls les classeurs ouverts seront affichés.

Sélectionnez le fichier.
Vérifiez si l'ordre des fichiers dans Compare et To est correct.

Si la commande n'est pas OK, cliquez sur Swap Files. L'ordre des fichiers dans Compare et To est modifié.
Cliquez sur Comparer.

Les résultats de la comparaison apparaissent dans une grille à deux volets -

Le classeur de gauche correspond au fichier "Comparer" que vous avez choisi.
Le classeur de droite correspond au fichier «À» que vous avez choisi.

Les détails des modifications apportées au classeur à par rapport à la comparaison de classeurs apparaissent dans un volet sous ces deux grilles. Les changements sont mis en évidence par couleur, selon le type de changement. La légende des couleurs de surbrillance apparaît dans le volet inférieur gauche.

Cliquez sur Resize Cells to Fitsur le ruban pour afficher le contenu des cellules dans les classeurs Comparer et À. Les cellules des deux classeurs sont redimensionnées afin que le contenu soit visible.

Cliquez sur Exporter les résultats dans le groupe Exporter sur le ruban.

La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Vous pouvez enregistrer les résultats dans un classeur Excel. Notez que seul le type de fichier .xlsx est disponible.

Si vous avez besoin des résultats dans une autre application, vous pouvez le faire en les copiant dans le Presse-papiers.

Cliquez sur Copier les résultats dans le Presse-papiers dans le groupe Exporter sur le ruban.

Collez dans une application de votre choix.

Créer un rapport interactif

Vous pouvez utiliser le Workbook Analysis pour créer un rapport interactif qui peut afficher des informations détaillées sur le classeur et sa structure, ses formules, ses cellules, ses plages et ses avertissements.

Cliquez sur l'onglet Inquire sur le ruban.
Cliquez sur Analyse du classeur dans le groupe Rapport.

Le rapport s'affiche une fois l'analyse du classeur terminée.

Le rapport comprend les six catégories suivantes -

Summary - Informations générales sur la structure et le contenu du classeur.
Workbook (with subcategories) - Statistiques générales du classeur.
Formulas (with subcategories) - Informations spécifiques sur les formules dans le classeur.
Cells (with subcategories) - Informations spécifiques sur les cellules du classeur.
Ranges (with subcategories) - Informations spécifiques sur les plages dans le classeur.
Warnings - Plusieurs types d'avertissements sur la structure et le contenu du classeur.

La sélection d'une catégorie vous donne plus d'informations sur cette catégorie.

Cochez l'option Formules. Les sous-catégories de formules seront affichées.

Vous observerez ce qui suit dans le classeur que vous analysez -

Toutes les formules sont au nombre de 224.
Avec des valeurs numériques, ils sont au nombre de 224.
Cliquez sur Sous-catégorie avec des valeurs numériques.

Dans le volet Résultats, pour chacune des cellules avec une formule avec des valeurs numériques, le nom de la feuille de calcul, l'adresse de la cellule et la formule sont affichés.

Cliquez sur le bouton Exporter Excel. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

Enregistrez le rapport sous forme de fichier Excel.
Le bouton Charger le fichier d'exportation apparaît à côté du bouton Exporter Excel.
Cliquez sur le bouton Charger le fichier d'exportation.

Le classeur Excel de rapport enregistré s'ouvre et vous pouvez afficher clairement les résultats de l'analyse du classeur.

Affichage avec des diagrammes

Vous pouvez afficher les relations de classeur, les relations de feuille de calcul et les relations de cellule avec des diagrammes interactifs créés par des liens. Les liens montrent les dépendances entre les nœuds dans le diagramme. Vous pouvez faire glisser les liens ou les nœuds pour les organiser et les aligner pour afficher tout ce que vous recherchez.

Affichage des relations de classeur

Vous pouvez avoir une carte graphique interactive des dépendances de classeur créées par des connexions (liens) entre des fichiers à l'aide du diagramme de relations de classeur.

Les types de liens dans le diagramme peuvent inclure d'autres classeurs, des bases de données Access, des fichiers texte, des pages HTML, des bases de données SQL Server et d'autres sources de données.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
Cliquez sur Relation de classeur dans le groupe Diagramme.

Le diagramme des relations du classeur apparaît, affichant les liens du classeur avec différentes sources de données.

Affichage des relations de feuille de calcul

Vous pouvez utiliser le diagramme de relations de feuille de calcul pour créer une carte graphique interactive des connexions (liens) entre les feuilles de calcul dans le même classeur et / ou les feuilles de calcul dans d'autres classeurs.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
Cliquez sur Relation de feuille de calcul dans le groupe Diagramme.

Le diagramme de relations de feuille de calcul apparaît, affichant des liens entre les feuilles de calcul dans le même classeur et dans d'autres classeurs.

La différence entre ces deux peut être identifiée par la direction des flèches.

Affichage des relations entre les cellules

Vous pouvez utiliser le diagramme de relations de cellule pour obtenir une carte détaillée et interactive de tous les liens d'une cellule sélectionnée vers des cellules d'autres feuilles de calcul ou même d'autres classeurs.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
Cliquez sur Relation de cellule dans le groupe Diagramme.

La boîte de dialogue Options du diagramme de relations de cellules s'affiche.

Vérifiez les feuilles Span et les classeurs Span.
Sélectionnez Tracer à la fois sous Tracer les précédents de cellule et Tracer les dépendants de la cellule.
Sous Nombre initial de niveaux d'expansion, sélectionnez limited et tapez 5 dans la case à côté.
Cliquez sur OK.

Le diagramme des relations entre les cellules apparaît, affichant les liens entre la cellule sélectionnée et les cellules de la même feuille de calcul, du même classeur et d'autres classeurs, en fonction des options que vous avez choisies.

Cliquez sur Zoom. Vous pouvez afficher clairement les nœuds.

Nettoyage du formatage de cellules en excès

Lorsque vous constatez qu'un classeur se charge lentement ou est devenu énorme en taille, il peut avoir une mise en forme appliquée aux lignes et / ou aux colonnes qui n'est pas nécessaire (par exemple, la mise en forme conditionnelle d'une colonne entière qui a moins de 15 valeurs).

Vous pouvez utiliser la commande Nettoyer le formatage des cellules excédentaires pour supprimer le formatage excessif et réduire considérablement la taille du fichier. Cela se traduit également par une amélioration de la vitesse d'Excel.

Avant de nettoyer le formatage de cellule en excès, créez une copie de sauvegarde de votre fichier Excel car dans certains cas, ce processus peut augmenter la taille de votre fichier et il n'y a aucun moyen d'annuler la modification.

Cliquez sur l'onglet DEMANDER sur le ruban.
Cliquez sur Nettoyer la mise en forme des cellules excédentaires dans le groupe Divers.

La boîte de dialogue Nettoyer le formatage des cellules excédentaires s'affiche. Choisissez toutes les feuilles dans leApply to boîte

Vous recevrez un message concernant l'enregistrement des modifications. Cliquez sur OK.

Gérer les mots de passe des fichiers

Si vous utilisez les commandes Analyse des classeurs ou Comparer les fichiers pour les classeurs protégés par mot de passe, vous pouvez éviter d'avoir à taper le mot de passe à chaque ouverture de ces fichiers. Ceci est possible en utilisant Password Manager.