एमएस एक्सेस - डेटा आयात
इस अध्याय में, हम एक्सेस में डेटा आयात करने के बारे में बात कर रहे हैं और एक्सेस का उपयोग करके आप किस प्रकार का डेटा आयात कर सकते हैं। आम तौर पर डेटा को विभिन्न स्वरूपों, फ़ाइलों और स्थानों में संग्रहीत किया जाता है, जिससे इसे प्राप्त करना और इसका उपयोग करना कठिन हो जाता है। यदि आपके पास स्प्रैडशीट, SharePoint सूची, या किसी अन्य प्रारूप में डेटा है, तो आप इसे एक्सेस डेटाबेस में केवल कुछ चरणों के साथ आयात कर सकते हैं, जिससे यह एक्सेस में बहुत अधिक आसानी से उपलब्ध हो जाता है।
सेव अस कमांड आमतौर पर किसी अन्य फॉर्मेट में डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए उपयोग किया जाता है, ताकि आप इसे दूसरे प्रोग्राम में खोल सकें।
Access में आप इस प्रकार से Save As कमांड का उपयोग नहीं कर सकते, आप Access ऑब्जेक्ट्स को अन्य एक्सेस ऑब्जेक्ट्स के रूप में सहेज सकते हैं, लेकिन आप Access डेटाबेस को स्प्रेडशीट फ़ाइल के रूप में नहीं सहेज सकते।
एक्सेस को स्प्रेडशीट फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए, आपको बाहरी डेटा टैब पर आयात सुविधा का उपयोग करना होगा।
विभिन्न प्रकार के डेटा एक्सेस आयात कर सकते हैं
एक्सेस डेटा में आप किस प्रकार का डेटा आयात कर सकते हैं, यह समझने के लिए, हम अपना डेटाबेस खोलें और बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
आयात और लिंक समूह में, आप Access में डेटा आयात के लिए उपलब्ध विभिन्न प्रकार के विकल्प देख सकते हैं। निम्नलिखित सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले डेटा आयात प्रारूप हैं।
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस
- ODBC डेटाबेस (उदाहरण के लिए, SQL सर्वर)
- पाठ फ़ाइलें (सीमांकित या निश्चित-चौड़ाई)
- XML फ़ाइलें
उदाहरण
आइए हम एक्सेल फ़ाइल से आयात होने वाले डेटा का एक सरल उदाहरण देखें। यहां एक्सेस फ़ाइल में डेटा है।
Access में डेटा आयात करने के लिए, हमें पहले Access डेटाबेस को खोलने की आवश्यकता है और फिर निम्न स्क्रीनशॉट में बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
आयात और लिंक समूह में, आपको एक विकल्प एक्सेल दिखाई देगा। उस विकल्प पर क्लिक करते हैं।
Excel फ़ाइल को ब्राउज़ करें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं और फिर हमारे पास डेटा स्टोर करने के लिए अलग-अलग विकल्प हैं। हमें पहला विकल्प चुनें और Ok पर क्लिक करें।
यहां आपको अपने डेटा का पूर्वावलोकन दिखाई देगा। अब, Next पर क्लिक करें।
पूर्वावलोकन में, अब आप देख सकते हैं कि पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्ष शामिल हैं। अब चेक बॉक्स चेक करते हैं और नेक्स्ट पर क्लिक करते हैं।
अब आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहाँ आप प्रत्येक कॉलम / फील्ड के लिए डेटा टाइप सेट कर सकते हैं। यदि आप किसी भी फ़ील्ड को आयात नहीं करना चाहते हैं, तो बस चेक बॉक्स को चेक करें जो कहता है कि फ़ील्ड आयात न करें। जब आप FirstName फ़ील्ड के साथ काम कर लेते हैं, तो MiddleInitial फ़ील्ड पर क्लिक करें।
आइए अब हम सभी क्षेत्रों से गुजरते हैं और फिर, अगला क्लिक करें।
यहां प्राथमिक कुंजी के विभिन्न विकल्प दिए गए हैं। हमें पहला विकल्प चुनें और Next पर क्लिक करें।
अंतिम संवाद बॉक्स में, आप अपनी पसंद का तालिका नाम दर्ज कर सकते हैं और समाप्त पर क्लिक कर सकते हैं।
यदि आप इन सभी चरणों को सहेजना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स को चेक करें और डायलॉग बॉक्स को बंद करें।
अब नेविगेशन नेविगेशन पर चलते हैं। आप देखेंगे कि एक नई तालिका यहां जोड़ी गई है और जब आप नई जोड़ी गई तालिका खोलते हैं, तो आप एक्सेस में अपने सभी डेटा देखेंगे।
उदाहरण
अब हम Access डेटाबेस से डेटा आयात करने के एक और उदाहरण को देखते हैं। अब हम बाहरी टैब पर जाते हैं।
आयात और लिंक समूह में, पहुँच विकल्प पर क्लिक करें।
उस एक्सेस डेटाबेस को ब्राउज़ करें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं और फिर पहला विकल्प चुनें, जो आयात तालिका, क्वेरीज़, फॉर्म आदि कहता है। अब Ok पर क्लिक करें।
उपरोक्त संवाद बॉक्स में, आप टेबल्स, प्रश्न, प्रपत्र आदि के लिए अलग-अलग टैब देख सकते हैं, जहाँ से आप यह चुन सकते हैं कि आप किस तरह का डेटा आयात करना चाहते हैं।
हमें जाने दो Reportsटैब और किसी भी रिपोर्ट का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं; आप पर क्लिक करके भी सभी डेटा का चयन कर सकते हैंSelect Allबटन। हमें चयन करेंProjects और क्लिक करें Ok।
अब, संवाद बॉक्स बंद करें। नेविगेशन फलक में, आप देखेंगे कि एक नई रिपोर्ट जोड़ी गई है। हम इस रिपोर्ट को खोलेंगे और आपको उस रिपोर्ट का सारा डेटा दिखाई देगा।
