एमएस एक्सेस - रिपोर्ट मूल बातें
इस अध्याय में, हम रिपोर्ट की मूल बातें और रिपोर्ट बनाने के तरीके को कवर करेंगे। रिपोर्टें आपके Microsoft Access डेटाबेस में जानकारी को देखने, प्रारूपित करने और सारांशित करने का एक तरीका प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने सभी संपर्कों के लिए फोन नंबरों की एक साधारण रिपोर्ट बना सकते हैं।
एक रिपोर्ट में ऐसी सूचनाएँ होती हैं जो तालिकाओं या प्रश्नों से खींची जाती हैं, साथ ही सूचनाएँ जो रिपोर्ट डिज़ाइन, जैसे लेबल, हेडिंग और ग्राफिक्स के साथ संग्रहित होती हैं।
अंतर्निहित डेटा प्रदान करने वाले तालिकाओं या प्रश्नों को रिपोर्ट के रिकॉर्ड स्रोत के रूप में भी जाना जाता है।
यदि आप जिस फ़ील्ड को सभी को एक ही तालिका में शामिल करना चाहते हैं, तो उस तालिका को रिकॉर्ड स्रोत के रूप में उपयोग करें।
यदि फ़ील्ड एक से अधिक तालिका में समाहित हैं, तो आपको रिकॉर्ड स्रोत के रूप में एक या अधिक क्वेरीज़ का उपयोग करने की आवश्यकता है।
उदाहरण
अब हम एक बहुत सरल रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को समझने के लिए एक सरल उदाहरण लेंगे। इसके लिए, हमें Create टैब पर जाने की आवश्यकता है।
मूल रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट बटन पर क्लिक करने से पहले, सुनिश्चित करें कि उचित क्वेरी का चयन किया गया है। इस मामले में,qryCurrentProjectsआपके नेविगेशन फलक में चयनित है। अब रिपोर्ट बटन पर क्लिक करें, जो उस क्वेरी के आधार पर एक रिपोर्ट उत्पन्न करेगा।
आप देखेंगे कि रिपोर्ट लेआउट दृश्य में खुली है। यह आपके किसी भी फ़ील्ड के आकार या चौड़ाई को समायोजित करने का एक त्वरित तरीका प्रदान करता है जिसे आप रिपोर्ट पर देखते हैं। आइए अब सब कुछ बेहतर तरीके से फिट करने के लिए कॉलम की चौड़ाई समायोजित करें।
नीचे स्क्रॉल करें और नीचे पृष्ठ नियंत्रण को समायोजित करें।
यह एक बहुत ही सरल रिपोर्ट बनाने का एक त्वरित तरीका था। आप रिपोर्ट डिज़ाइन दृश्य से छोटे बदलाव और समायोजन भी कर सकते हैं।
- रूपों की तरह ही, एक रिपोर्ट विभिन्न वर्गों से बनी होती है।
- आपके पास डिटेल सेक्शन है, जो आपके सभी डेटा को सबसे अधिक भाग के लिए रहता है।
- आपको एक पृष्ठ शीर्ष लेख और एक पृष्ठ पाद लेख अनुभाग भी दिखाई देगा; ये आपकी रिपोर्ट में प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर और नीचे दिखाई देते हैं।
अब हम रिपोर्ट का शीर्षक बदलते हैं और इसे दूसरा नाम देते हैं।
अपनी रिपोर्ट को सहेजने के लिए सेव आइकन पर क्लिक करें।
आपको उपरोक्त डायलॉग बॉक्स मिलेगा।
अपनी रिपोर्ट के लिए एक नाम दर्ज करें और ओके पर क्लिक करें। यदि आप यह देखना चाहते हैं कि यह रिपोर्ट वास्तव में कैसी दिखेगी, तो प्रिंट पूर्वावलोकन में, आप व्यू बटन पर वापस जा सकते हैं और प्रिंट पूर्वावलोकन पर क्लिक करके देख सकते हैं कि यह रिपोर्ट तब दिखाई देगी जब कागज पर या एक पीडीएफ के रूप में मुद्रित होगी।
निचले दाएं कोने पर स्थित टूल का उपयोग करके, आप ज़ूम इन या ज़ूम आउट कर सकते हैं। आपके पास प्रिंट पूर्वावलोकन टैब पर कुछ बटन भी हैं जो प्रिंट पूर्वावलोकन पर स्विच करते समय स्वचालित रूप से दिखाई देते हैं। ज़ूम अनुभाग में, आपको एक पृष्ठ, दो पृष्ठों के लिए एक दृश्य मिला है; या यदि आपके पास एक लंबी रिपोर्ट है, तो आप एक बार में चार पृष्ठ, आठ पृष्ठ या बारह पृष्ठ देख सकते हैं। आप साधारण चीजों को भी समायोजित कर सकते हैं जैसे कि पेपर का आकार, जिसे आप प्रिंट करने के लिए उपयोग कर रहे हैं, अपनी रिपोर्ट के लिए मार्जिन, ओरिएंटेशन, कॉलम की संख्या, पेज सेट अप, आदि और इसी तरह आप बहुत जल्दी बना सकते हैं। बनाएँ टैब पर रिपोर्ट बटन का उपयोग करके सरल रिपोर्ट।
रिपोर्ट डिज़ाइन का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाएं
पहुँच में त्वरित रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट डिज़ाइन एक अन्य विधि है। इसके लिए, हमें रिपोर्ट डिज़ाइन दृश्य बटन का उपयोग करना होगा, जो फ़ॉर्म डिज़ाइन बटन की तरह है। यह एक रिक्त रिपोर्ट बनाएगा और इसे सीधे डिज़ाइन दृश्य में खोल देगा, जिससे आप नियंत्रण स्रोत को बदल सकते हैं और रिपोर्ट के डिज़ाइन दृश्य में सीधे फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।
अब हम Create टैब पर जाते हैं और रिपोर्ट डिज़ाइन बटन पर क्लिक करते हैं।
यह एक रिक्त रिपोर्ट या एक अनबाउंड रिपोर्ट खोलेगा, जिसका अर्थ है कि यह रिपोर्ट हमारे डेटाबेस में किसी अन्य ऑब्जेक्ट से जुड़ी हुई है।
उपकरण समूह में डिज़ाइन टैब पर, संपत्ति शीट का चयन करें। इससे संपत्ति फलक खुल जाएगा।
डेटा टैब पर, इस रिपोर्ट के लिए एक रिकॉर्ड स्रोत असाइन करें, इसे डेटाबेस ऑब्जेक्ट से निम्न स्क्रीनशॉट में कनेक्ट करने के लिए।
चुनते हैं qryLateProjects ड्रॉप-डाउन और अब से, अगला चरण डिज़ाइन टैब पर मौजूद मौजूदा फ़ील्ड सूची बटन पर क्लिक करके इस रिपोर्ट में कुछ फ़ील्ड्स जोड़ने और जोड़ने के लिए है।
उपरोक्त स्क्रीनशॉट में फ़ील्ड्स का चयन करें।
उपरोक्त स्क्रीनशॉट के अनुसार रिपोर्ट करने के लिए फ़ील्ड को खींचें। व्यवस्था टैब पर जाएं, और तालिका समूह में, आपके पास चुनने के लिए कुछ विकल्प हैं।
एक स्टैक्ड लेआउट और एक सारणीबद्ध लेआउट है, जो एक लेआउट है जो एक स्प्रेडशीट के समान है। हमें सारणीबद्ध लेआउट का चयन करें।
आप देख सकते हैं कि यह पेज हेडर क्षेत्र तक सभी लेबलों को स्थानांतरित करता है। ये लेबल प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर केवल एक बार दिखाई देंगे और डेटा क्वेरी विवरण अनुभाग में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए दोहराएगी। अब, आप अपने प्रोजेक्टनेम को व्यापक बनाने के लिए कुछ समायोजन कर सकते हैं और कुछ समायोजन कर सकते हैं।
जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि डिटेल सेक्शन और पेज फुटर के बीच बहुत जगह है।
निम्न स्क्रीनशॉट के रूप में स्थान को कम करने के लिए पेज पाद को ऊपर खींचें। अब हम डिज़ाइन टैब पर जाएँ और व्यू बटन पर क्लिक करें और रिपोर्ट व्यू चुनें।
अब आप देख सकते हैं कि कुछ प्रोजेक्ट नाम पूर्ण नहीं हैं; आप इसे डिज़ाइन दृश्य के साथ समायोजित कर सकते हैं, या आप ऐसा करने के लिए लेआउट दृश्य का उपयोग कर सकते हैं।
इस तरह हम केवल डिज़ाइन दृश्य से एक साधारण रिपोर्ट बनाते हैं।