एमएस एक्सेस - त्वरित गाइड
Microsoft Access Microsoft से एक डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) है जो संबंधपरक Microsoft जेट डेटाबेस इंजन को एक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस और सॉफ्टवेअरडेलपमेंट टूल के साथ जोड़ता है। यह व्यावसायिक और उच्च संस्करणों में शामिल अनुप्रयोगों के Microsoft Office सुइट का सदस्य है।
Microsoft Access, Microsoft के समग्र डेटा प्रबंधन उत्पाद रणनीति का सिर्फ एक हिस्सा है।
यह एक्सेस जेट डेटाबेस इंजन के आधार पर अपने स्वयं के प्रारूप में डेटा संग्रहीत करता है।
रिलेशनल डेटाबेस की तरह, Microsoft Access भी आपको संबंधित जानकारी को आसानी से लिंक करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक और ऑर्डर डेटा। हालाँकि, एक्सेस 2013 अन्य डेटाबेस उत्पादों को भी पूरक करता है क्योंकि इसमें कई शक्तिशाली कनेक्टिविटी फीचर हैं।
यह अन्य एप्लिकेशन और डेटाबेस में संग्रहीत डेटा से सीधे आयात या लिंक भी कर सकता है।
जैसा कि इसके नाम का तात्पर्य है, एक्सेस सीधे अन्य स्रोतों से डेटा के साथ काम कर सकता है, जिसमें कई लोकप्रिय पीसी डेटाबेस प्रोग्राम शामिल हैं, डेस्कटॉप पर कई एसक्यूएल (स्ट्रक्चर्ड क्वेरी लैंग्वेज) डेटाबेस के साथ, सर्वर पर, मिनिकॉमपॉइंट पर, या मेनफ्रेम पर, और संग्रहीत डेटा के साथ। इंटरनेट या इंट्रानेट वेब सर्वर।
एक्सेस कई अन्य डेटाबेस फ़ाइल संरचनाओं सहित अन्य डेटा प्रारूपों की एक विस्तृत विविधता को समझ और उपयोग कर सकता है।
आप सीधे वर्ड प्रोसेसिंग फाइलों, स्प्रेडशीट, या डेटाबेस फाइलों से डेटा को आयात और आयात कर सकते हैं।
एक्सेस सबसे लोकप्रिय डेटाबेस के साथ काम कर सकता है जो SQL Server, Oracle, और DB2 सहित ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) मानक का समर्थन करता है।
सॉफ्टवेयर डेवलपर्स एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर विकसित करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कर सकते हैं।
Microsoft Access एक डेटाबेस कहा जाता है जो जानकारी संग्रहीत करता है। एमएस एक्सेस का उपयोग करने के लिए, आपको इन चार चरणों का पालन करना होगा -
Database Creation - अपना Microsoft Access डेटाबेस बनाएं और निर्दिष्ट करें कि आप किस प्रकार का डेटा संग्रहित करेंगे।
Data Input - आपका डेटाबेस बनने के बाद, हर व्यावसायिक दिन का डेटा एक्सेस डेटाबेस में डाला जा सकता है।
Query - यह मूल रूप से डेटाबेस से जानकारी प्राप्त करने की प्रक्रिया का वर्णन करने के लिए एक फैंसी शब्द है।
Report (वैकल्पिक) - डेटाबेस से सूचना एक अच्छी प्रस्तुति में आयोजित की जाती है जिसे एक्सेस रिपोर्ट में मुद्रित किया जा सकता है।
आर्किटेक्चर
एक्सेस कुछ भी कॉल करता है जिसका नाम ऑब्जेक्ट हो सकता है। एक एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस के भीतर, मुख्य ऑब्जेक्ट टेबल, क्वेरीज़, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़, डेटा मैक्रोज़ और मॉड्यूल हैं।
यदि आपने डेस्कटॉप कंप्यूटर पर अन्य डेटाबेस सिस्टम के साथ काम किया है, तो आपने डेटाबेस शब्द का इस्तेमाल केवल उन फाइलों को संदर्भित करने के लिए देखा होगा, जिसमें आप डेटा स्टोर करते हैं।
लेकिन, एक्सेस में, एक डेस्कटॉप डेटाबेस (.accdb) में संग्रहीत डेटा से संबंधित सभी प्रमुख ऑब्जेक्ट भी शामिल हैं, जिसमें आप अपने डेटा के उपयोग को स्वचालित करने के लिए परिभाषित वस्तुओं सहित शामिल हैं।
Microsoft Access में अन्य Microsoft Office उत्पादों का रूप और अनुभव है जहाँ तक इसका लेआउट और नेविगेशनल पहलुओं का संबंध है, लेकिन MS Access एक डेटाबेस है और, विशेष रूप से, एक रिलेशनल डेटाबेस।
MS Access 2007 से पहले, फ़ाइल एक्सटेंशन था *.mdb, लेकिन एमएस एक्सेस 2007 में विस्तार को बदल दिया गया है *.accdb विस्तार।
Access के प्रारंभिक संस्करण accdb एक्सटेंशन नहीं पढ़ सकते हैं, लेकिन MS Access 2007 और बाद के संस्करण Access के पुराने संस्करणों को पढ़ और बदल सकते हैं।
एक एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस (.accdb या .mdb) एक पूरी तरह कार्यात्मक RDBMS है।
यह सभी डेटा परिभाषा, डेटा हेरफेर, और डेटा नियंत्रण सुविधाएँ प्रदान करता है जो आपको डेटा के बड़े संस्करणों को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।
आप एक एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस (.accdb या .mdb) का उपयोग एकल वर्कस्टेशन पर या एक साझा क्लाइंट / सर्वर मोड में एक नेटवर्क पर एक स्टैंडअलोन RDBMS के रूप में कर सकते हैं।
एक डेस्कटॉप डेटाबेस आपकी कंपनी इंट्रानेट पर वेबपेजों पर प्रदर्शित डेटा के डेटा स्रोत के रूप में भी कार्य कर सकता है।
जब आप किसी एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस के साथ कोई एप्लिकेशन बनाते हैं, तो एक्सेस RDBMS होता है।
डेटा परिभाषा
आइए अब समझते हैं कि डेटा परिभाषा क्या है -
दस्तावेज़ या एक स्प्रेडशीट में, आपको आम तौर पर स्प्रेडशीट में दस्तावेज़ या प्रत्येक सेल की सामग्री को परिभाषित करने की पूर्ण स्वतंत्रता होती है।
किसी दस्तावेज़ में, आप टेक्स्ट के पैराग्राफ, एक टेबल, एक चार्ट, या कई फोंट के साथ प्रदर्शित डेटा के कई कॉलम शामिल कर सकते हैं।
स्प्रेडशीट में, मुद्रण या प्रदर्शन के लिए एक स्तंभ शीर्ष लेख को परिभाषित करने के लिए आपके पास शीर्ष पर पाठ डेटा हो सकता है, और पंक्ति के कार्य के आधार पर आपके पास एक ही कॉलम में विभिन्न संख्यात्मक प्रारूप हो सकते हैं।
एक RDBMS आपको यह बताता है कि आपके पास किस प्रकार का डेटा है और डेटा कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए।
आप आमतौर पर उन नियमों को भी परिभाषित कर सकते हैं जो RDBMS आपके डेटा की अखंडता को सुनिश्चित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, एक मान्यता नियम यह सुनिश्चित कर सकता है कि उपयोगकर्ता गलती से वर्णमाला के अक्षरों को उस क्षेत्र में संग्रहीत नहीं कर सकता है जिसमें एक संख्या होनी चाहिए।
डेटा मेनिपुलेशन
RDBMS में डेटा के साथ काम करना वर्ड प्रोसेसिंग या स्प्रेडशीट प्रोग्राम में डेटा के साथ काम करने से बहुत अलग है।
एक वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज में, आप सारणीबद्ध डेटा को शामिल कर सकते हैं और दस्तावेज़ में डेटा पर सीमित कार्य कर सकते हैं।
आप मूल दस्तावेज़ में टेक्स्ट स्ट्रिंग्स की खोज कर सकते हैं और, ActiveX नियंत्रणों के साथ, अन्य अनुप्रयोगों के टेबल, चार्ट या चित्र शामिल कर सकते हैं।
एक स्प्रेडशीट में, कुछ कोशिकाओं में फ़ंक्शंस होते हैं जो आपके इच्छित परिणाम को निर्धारित करते हैं, और अन्य कोशिकाओं में, आप डेटा दर्ज करते हैं जो फ़ंक्शन के लिए स्रोत जानकारी प्रदान करता है।
आप जानकारी के लिए एक एकल तालिका खोज सकते हैं या कई संबंधित तालिकाओं में एक जटिल खोज का अनुरोध कर सकते हैं।
आप एक एकल फ़ील्ड या एक कमांड के साथ कई रिकॉर्ड अपडेट कर सकते हैं।
आप उन प्रोग्रामों को लिख सकते हैं जो डेटा लाने के लिए RDBMS कमांड का उपयोग करते हैं जिन्हें आप प्रदर्शित करना चाहते हैं और उपयोगकर्ता को डेटा अपडेट करने की अनुमति देते हैं।
RDBMS आपको अपने डेटा के साथ काम करने के कई तरीके प्रदान करता है। उदाहरण के लिए,
आपकी तालिकाओं में डेटा को संसाधित करने के लिए एक्सेस शक्तिशाली SQL डेटाबेस भाषा का उपयोग करता है। SQL का उपयोग करके, आप उन सूचनाओं के समूह को परिभाषित कर सकते हैं, जिन्हें आपको किसी विशेष समस्या को हल करने की आवश्यकता है, जिसमें संभवतः कई तालिकाओं का डेटा भी शामिल है।
डेटा नियंत्रण
स्प्रेडशीट और वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज एकल-उपयोगकर्ता समस्याओं को हल करने के लिए महान हैं, लेकिन जब एक से अधिक लोगों को डेटा साझा करने की आवश्यकता होती है, तो उनका उपयोग करना मुश्किल होता है।
जब आपको अपनी जानकारी दूसरों के साथ साझा करने की आवश्यकता होती है, तो आरडीबीएमएस आपको कई उपयोगकर्ताओं को अपना डेटा पढ़ने या अपडेट करने की अनुमति देने की सुविधा देता है।
एक RDBMS जो डेटा साझा करने की अनुमति देने के लिए डिज़ाइन किया गया है, यह सुनिश्चित करने के लिए सुविधाएँ प्रदान करता है कि कोई भी दो व्यक्ति एक ही समय में एक ही डेटा को बदल नहीं सकते।
सर्वोत्तम प्रणालियाँ आपको समूह परिवर्तनों (जिसे लेन-देन के रूप में भी जाना जाता है) को अनुमति देता है ताकि आपके डेटा में या तो सभी परिवर्तन या कोई भी परिवर्तन दिखाई न दे।
आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि जब तक आप यह सब दर्ज नहीं कर लेते, तब तक कोई भी व्यक्ति आदेश का कोई हिस्सा नहीं देख सकता है।
क्योंकि आप अपने एक्सेस डेटा को अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं, इसलिए आपको विभिन्न उपयोगकर्ताओं को देखने या अपडेट करने की अनुमति देने पर कुछ प्रतिबंध लगाने की आवश्यकता हो सकती है।
एमएस एक्सेस उपयोगकर्ता सूची और सूचना को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए "ऑब्जेक्ट्स" का उपयोग करता है, साथ ही विशेष रूप से डिज़ाइन की गई रिपोर्ट तैयार करता है। जब आप एक डेटाबेस बनाते हैं, तो एक्सेस आपको टेबल्स, प्रश्न, फ़ॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़ और मॉड्यूल प्रदान करता है। एक्सेस में डेटाबेस की रचना की जाती है। कई वस्तुओं की लेकिन निम्नलिखित प्रमुख वस्तुएँ हैं -
- Tables
- Queries
- Forms
- Reports
साथ में, ये ऑब्जेक्ट आपको अपना डेटा दर्ज करने, संग्रहीत करने, विश्लेषण करने और संकलित करने की अनुमति देते हैं। यहां एक एक्सेस डेटाबेस में प्रमुख वस्तुओं का सारांश है;
टेबल
तालिका एक ऐसी वस्तु है जिसका उपयोग डेटा को परिभाषित और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। जब आप एक नई तालिका बनाते हैं, तो एक्सेस आपको उन क्षेत्रों को परिभाषित करने के लिए कहता है, जिन्हें स्तंभ शीर्षक के रूप में भी जाना जाता है।
प्रत्येक फ़ील्ड में एक विशिष्ट नाम और डेटा प्रकार होना चाहिए।
टेबल्स में फ़ील्ड या कॉलम होते हैं जो विभिन्न प्रकार के डेटा को संग्रहीत करते हैं, जैसे कि नाम या पता, और रिकॉर्ड या पंक्तियाँ जो विषय के किसी विशेष उदाहरण के बारे में सभी जानकारी एकत्र करते हैं, जैसे कि ग्राहक या कर्मचारी के बारे में सभी जानकारी आदि।
आप एक प्राथमिक कुंजी, एक या एक से अधिक फ़ील्ड्स को परिभाषित कर सकते हैं, जिनमें प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय मान होता है, और आपके डेटा को अधिक तेज़ी से पुनर्प्राप्त करने में मदद करने के लिए प्रत्येक टेबल पर एक या एक से अधिक अनुक्रमित होते हैं।
सवाल
एक ऑब्जेक्ट जो एक या अधिक तालिकाओं से डेटा का एक कस्टम दृश्य प्रदान करता है। क्वेरी एक या अधिक तालिकाओं से डेटा की खोज और संकलन का एक तरीका है।
क्वेरी चलाना आपके डेटाबेस का विस्तृत प्रश्न पूछने जैसा है।
जब आप Access में कोई क्वेरी बनाते हैं, तो आप जो डेटा चाहते हैं, उसे खोजने के लिए विशिष्ट खोज स्थितियों को परिभाषित कर रहे हैं।
एक्सेस में, आप उदाहरण सुविधा द्वारा चित्रमय क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं या अपने प्रश्नों को बनाने के लिए संरचित क्वेरी भाषा (SQL) स्टेटमेंट लिख सकते हैं।
आप डेटा को सेलेक्ट, अपडेट, इंसर्ट या डिलीट करने के लिए क्वेरीज़ को परिभाषित कर सकते हैं।
आप उन प्रश्नों को भी परिभाषित कर सकते हैं जो एक या अधिक मौजूदा तालिकाओं में डेटा से नई तालिकाएँ बनाते हैं।
प्रपत्र
प्रपत्र एक डेस्कटॉप डेटाबेस में एक वस्तु है जिसे मुख्य रूप से डेटा इनपुट या डिस्प्ले या एप्लिकेशन निष्पादन के नियंत्रण के लिए डिज़ाइन किया गया है। आप डेटा की प्रस्तुति को अनुकूलित करने के लिए प्रपत्रों का उपयोग करते हैं जो आपके एप्लिकेशन को क्वेरी या तालिकाओं से निकालता है।
अभिलेख दर्ज करने, संशोधित करने और देखने के लिए प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।
कारण रूपों का उपयोग इतनी बार किया जाता है कि वे लोगों को सही ढंग से डेटा दर्ज करने की दिशा में मार्गदर्शन करने का एक आसान तरीका है।
जब आप Access में किसी प्रपत्र में जानकारी दर्ज करते हैं, तो डेटा ठीक उसी स्थान पर जाता है जहां डेटाबेस डिज़ाइनर चाहता है कि वह एक या अधिक संबंधित तालिकाओं में जाए।
रिपोर्ट good
रिपोर्ट डेस्कटॉप डेटाबेस में एक ऑब्जेक्ट है जो चयनित डेटा को स्वरूपण, गणना, मुद्रण और सारांशित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
प्रिंट करने से पहले आप अपनी स्क्रीन पर एक रिपोर्ट देख सकते हैं।
यदि प्रपत्र इनपुट उद्देश्यों के लिए हैं, तो रिपोर्ट आउटपुट के लिए हैं।
आप जो भी प्रिंट करने की योजना बनाते हैं, वह रिपोर्ट के योग्य है, चाहे वह नामों और पतों की सूची हो, किसी अवधि का वित्तीय सारांश या मेलिंग लेबल का एक सेट।
रिपोर्ट उपयोगी हैं क्योंकि वे आपको अपने डेटाबेस के घटकों को आसानी से पढ़े जाने वाले प्रारूप में प्रस्तुत करने की अनुमति देते हैं।
आप इसे नेत्रहीन रूप से आकर्षक बनाने के लिए एक रिपोर्ट के स्वरूप को भी अनुकूलित कर सकते हैं।
एक्सेस आपको किसी भी तालिका या क्वेरी से रिपोर्ट बनाने की क्षमता प्रदान करता है।
अन्य एमएस एक्सेस ऑब्जेक्ट
आइए अब अन्य MS Access ऑब्जेक्ट्स पर एक नज़र डालें।
मैक्रो
यह ऑब्जेक्ट एक या एक से अधिक क्रियाओं की एक संरचित परिभाषा है जिसे आप परिभाषित घटना के जवाब में एक्सेस करना चाहते हैं। एक एक्सेस मैक्रो कुछ काम करने के लिए एक स्क्रिप्ट है। उदाहरण के लिए, एक बटन बनाने के लिए जो एक रिपोर्ट खोलता है, आप एक मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं जो ओपनरपोर्ट कार्रवाई को आग देगा।
मैक्रो में आप सरल परिस्थितियों को शामिल कर सकते हैं, यह निर्दिष्ट करने के लिए कि मैक्रो में एक या अधिक क्रियाओं को निष्पादित या छोड़ दिया जाना चाहिए।
आप क्वेरी को खोलने और निष्पादित करने, या रिपोर्ट को प्रिंट करने या देखने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं।
आप मैक्रो के भीतर से अन्य मैक्रोज़ या विज़ुअल बेसिक प्रक्रियाएँ भी चला सकते हैं।
डेटा मैक्रोज़ को सीधे टेबल इवेंट्स से जोड़ा जा सकता है जैसे कि नए रिकॉर्ड्स डालना, मौजूदा रिकॉर्ड्स को एडिट करना या रिकॉर्ड्स को डिलीट करना।
वेब ऐप्स में डेटा मैक्रोज़ स्टैंड-अलोन ऑब्जेक्ट्स भी हो सकते हैं जिन्हें अन्य डेटा मैक्रोज़ या मैक्रो ऑब्जेक्ट्स से कॉल किया जा सकता है।
मापांक
मॉड्यूल डेस्कटॉप डेटाबेस में एक ऑब्जेक्ट है जिसमें कस्टम प्रक्रियाएं हैं जो आप विज़ुअल बेसिक का उपयोग करके कोड करते हैं। मॉड्यूल क्रियाओं का अधिक असतत प्रवाह प्रदान करते हैं और आपको त्रुटियों को फंसाने की अनुमति देते हैं।
जो कुछ मैक्रो में किया जा सकता है वह सब कुछ एक मॉड्यूल में भी किया जा सकता है, लेकिन आपको मैक्रो इंटरफ़ेस नहीं मिलता है जो आपको संकेत देता है कि प्रत्येक कार्य के लिए क्या आवश्यक है।
यदि आप एक बहु-उपयोगकर्ता वातावरण के लिए कोड लिखने की योजना बनाते हैं, तो मॉड्यूल अधिक शक्तिशाली हैं, और आवश्यक हैं, क्योंकि मैक्रोज़ में त्रुटि हैंडलिंग शामिल नहीं हो सकती है।
मॉड्यूल ऐसे स्टैंडअलोन ऑब्जेक्ट हो सकते हैं जिनमें फ़ंक्शंस होते हैं जिन्हें आपके एप्लिकेशन में कहीं से भी कॉल किया जा सकता है, या उन्हें सीधे संबंधित फ़ॉर्म या रिपोर्ट पर घटनाओं का जवाब देने के लिए फ़ॉर्म या रिपोर्ट के साथ जोड़ा जा सकता है।
इस अध्याय में, हम एक्सेस शुरू करने और डेटाबेस बनाने की बुनियादी प्रक्रिया को कवर करेंगे। यह अध्याय यह भी बताएगा कि टेम्प्लेट का उपयोग करके डेस्कटॉप डेटाबेस कैसे बनाया जाए और स्क्रैच से डेटाबेस कैसे बनाया जाए।
टेम्प्लेट से डेटाबेस बनाने के लिए, हमें सबसे पहले MS Access को खोलना होगा और आपको निम्न स्क्रीन दिखाई देगी जिसमें विभिन्न Access डेटाबेस टेम्प्लेट प्रदर्शित हैं।
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सभी संभावित डेटाबेस को देखने के लिए, आप नीचे स्क्रॉल कर सकते हैं या आप खोज बॉक्स का उपयोग भी कर सकते हैं।
हमें खोज बॉक्स में प्रोजेक्ट दर्ज करें और Enter दबाएं। आप प्रोजेक्ट प्रबंधन से संबंधित डेटाबेस टेम्प्लेट देखेंगे।

पहले टेम्पलेट का चयन करें। आप इस टेम्पलेट से संबंधित अधिक जानकारी देखेंगे।

अपनी आवश्यकताओं से संबंधित टेम्पलेट का चयन करने के बाद, एक नाम दर्ज करें File name फ़ील्ड और आप चाहें तो अपनी फ़ाइल के लिए कोई अन्य स्थान भी निर्दिष्ट कर सकते हैं।

अब, Create विकल्प को दबाएँ। एक्सेस उस डेटाबेस टेम्पलेट को डाउनलोड करेगा और एक नया रिक्त डेटाबेस खोलेगा जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

अब, बाईं ओर नेविगेशन फलक पर क्लिक करें और आप इस डेटाबेस के साथ आने वाली अन्य सभी वस्तुओं को देखेंगे।

प्रोजेक्ट्स नेविगेशन पर क्लिक करें और मेनू में ऑब्जेक्ट प्रकार चुनें।

अब आपको सभी ऑब्जेक्ट्स दिखाई देंगे - टेबल, क्वेरीज़ इत्यादि।

रिक्त डेटाबेस बनाएँ
कभी-कभी डेटाबेस की आवश्यकताएं इतनी विशिष्ट हो सकती हैं कि मौजूदा टेम्प्लेट का उपयोग और संशोधन करने के लिए स्क्रैच से डेटाबेस बनाने की तुलना में अधिक काम करना पड़ता है। ऐसे मामले में, हम रिक्त डेटाबेस का उपयोग करते हैं।
Step 1 - अब MS Access को ओपन करके शुरू करते हैं।

Step 2- ब्लैंक डेस्कटॉप डेटाबेस का चयन करें। नाम दर्ज करें और क्रिएट बटन पर क्लिक करें।

Step 3 - एक्सेस एक नया रिक्त डेटाबेस बनाएगा और तालिका को खोलेगा जो पूरी तरह से रिक्त है।

एक तालिका के प्रत्येक क्षेत्र में गुण होते हैं और ये गुण क्षेत्र की विशेषताओं और व्यवहार को परिभाषित करते हैं। किसी क्षेत्र के लिए सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति उसका डेटा प्रकार है। किसी फ़ील्ड का डेटा प्रकार यह निर्धारित करता है कि वह किस प्रकार का डेटा संग्रहीत कर सकता है। एमएस एक्सेस विभिन्न प्रकार के डेटा का समर्थन करता है, प्रत्येक एक विशिष्ट उद्देश्य के साथ।
- डेटा प्रकार उस मान को निर्धारित करता है जिसे उपयोगकर्ता किसी भी दिए गए फ़ील्ड में संग्रहीत कर सकते हैं।
- प्रत्येक फ़ील्ड केवल एक डेटा प्रकार से मिलकर डेटा संग्रहीत कर सकती है।
यहां कुछ सबसे सामान्य डेटा प्रकार हैं जो आपको एक सामान्य Microsoft Access डेटाबेस में उपयोग किए जाएंगे।
डेटा का प्रकार | विवरण | आकार |
---|---|---|
छोटा लेख | पाठ और संख्याओं का पाठ या संयोजन, उन संख्याओं सहित जिन्हें गणना करने की आवश्यकता नहीं है (उदाहरण के लिए फ़ोन नंबर)। | 255 वर्ण तक। |
लंबा पाठ | पाठ और संख्याओं का लंबा पाठ या संयोजन। | 63 तक, 999 वर्ण। |
संख्या | गणितीय गणना में उपयोग किया जाने वाला संख्यात्मक डेटा। | 1, 2, 4, या 8 बाइट्स (16 बाइट्स यदि प्रतिकृति आईडी पर सेट है)। |
दिनांक और समय | 9999 के माध्यम से 100 वर्षों के लिए दिनांक और समय मान। | 8 बाइट्स |
मुद्रा | मुद्रा गणना और संख्यात्मक डेटा का उपयोग गणितीय गणना में किया जाता है जिसमें एक से चार दशमलव स्थानों के साथ डेटा शामिल होता है। | 8 बाइट्स |
वाहन नंबर | जब भी कोई नया रिकॉर्ड किसी तालिका में जोड़ा जाता है, तो एक अद्वितीय अनुक्रमिक (1 से बढ़ा हुआ) या माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस द्वारा निर्दिष्ट यादृच्छिक संख्या। | 4 बाइट्स (16 बाइट्स यदि प्रतिकृति आईडी पर सेट है)। |
हाँ नही | हाँ और कोई मान और फ़ील्ड जिसमें केवल दो मान शामिल हैं (Yes / No, True / False, या On / Off)। | 1 बिट। |
यदि आप एक्सेस के पिछले संस्करणों का उपयोग करते हैं, तो आप उन दो डेटा प्रकारों के लिए अंतर देखेंगे।
एक्सेस 2013 में, अब हमारे पास दो डेटा प्रकार हैं - लघु पाठ और लंबे पाठ। एक्सेस के पिछले संस्करणों में इन डेटा प्रकारों को टेक्स्ट और मेमो कहा जाता था।
पाठ क्षेत्र को संक्षिप्त पाठ कहा जाता है और आपके ज्ञापन क्षेत्र को अब लंबे पाठ कहा जाता है।
यहां कुछ अन्य विशिष्ट डेटा प्रकार दिए गए हैं, आप एक्सेस में से चुन सकते हैं।
जानकारी का प्रकार | विवरण | आकार |
---|---|---|
आसक्ति |
फाइलें, जैसे कि डिजिटल फोटो। एकाधिक रिकॉर्ड प्रति रिकॉर्ड संलग्न किया जा सकता है। यह डेटा प्रकार एक्सेस के पुराने संस्करणों में उपलब्ध नहीं है। |
लगभग 2 जीबी तक। |
OLE ऑब्जेक्ट |
OLE ऑब्जेक्ट चित्र, ऑडियो, वीडियो या अन्य BLOBs (बाइनरी लार्ज ऑब्जेक्ट्स) को स्टोर कर सकते हैं |
लगभग 2 जीबी तक। |
हाइपरलिंक |
पाठ और संख्याओं का संयोजन और पाठ के रूप में संग्रहीत और हाइपरलिंक पते के रूप में उपयोग किया जाता है। |
8,192 तक (हाइपरलिंक डेटा प्रकार के प्रत्येक भाग में 2048 अक्षर तक हो सकते हैं)। |
लुकअप विजार्ड |
डिज़ाइन दृश्य में डेटा प्रकार कॉलम में लुकअप विज़ार्ड प्रविष्टि वास्तव में डेटा प्रकार नहीं है। जब आप इस प्रविष्टि को चुनते हैं, तो एक विज़ार्ड आपको सरल या जटिल लुकअप फ़ील्ड को परिभाषित करने में मदद करने के लिए शुरू होता है। एक साधारण लुकअप फ़ील्ड प्रति पंक्ति एकल मान की सामग्री को मान्य करने के लिए किसी अन्य तालिका या मान सूची की सामग्री का उपयोग करती है। एक जटिल लुकअप फ़ील्ड आपको प्रत्येक पंक्ति में एक ही डेटा प्रकार के कई मान संग्रहीत करने की अनुमति देता है। |
लुकअप फ़ील्ड के डेटा प्रकार पर निर्भर करता है। |
परिकलित |
आप एक ऐसी अभिव्यक्ति बना सकते हैं जो एक या अधिक क्षेत्रों के डेटा का उपयोग करती है। आप अभिव्यक्ति से विभिन्न परिणाम डेटा प्रकारों को नामित कर सकते हैं। |
आप एक ऐसी अभिव्यक्ति बना सकते हैं जो एक या अधिक क्षेत्रों के डेटा का उपयोग करती है। आप अभिव्यक्ति से विभिन्न परिणाम डेटा प्रकारों को नामित कर सकते हैं। |
ये सभी अलग-अलग डेटा प्रकार हैं जिन्हें आप Microsoft Access तालिका में फ़ील्ड बनाते समय चुन सकते हैं।
जब आप एक डेटाबेस बनाते हैं, तो आप अपने डेटा को तालिकाओं में संग्रहीत करते हैं। क्योंकि अन्य डेटाबेस ऑब्जेक्ट टेबल पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं, इसलिए आपको हमेशा अपने सभी टेबल बनाकर और फिर किसी अन्य ऑब्जेक्ट का निर्माण करके अपने डेटाबेस का डिज़ाइन शुरू करना चाहिए। इससे पहले कि आप तालिकाओं का निर्माण करें, अपनी आवश्यकताओं पर ध्यान से विचार करें और उन सभी तालिकाओं का निर्धारण करें जिनकी आपको आवश्यकता है।
आइए हम पहली तालिका बनाने की कोशिश करें जो कर्मचारियों से संबंधित बुनियादी संपर्क जानकारी को निम्न तालिका में दिखाए अनुसार संग्रहित करेगी -
कार्यक्षेत्र नाम | डाटा प्रकार |
---|---|
EmployeelD | वाहन नंबर |
पहला नाम | छोटा लेख |
उपनाम | छोटा लेख |
पता 1 | छोटा लेख |
पता द्वितीय | छोटा लेख |
Faridabad | छोटा लेख |
राज्य | छोटा लेख |
ज़िप | छोटा लेख |
फ़ोन | छोटा लेख |
फोन का प्रकार | छोटा लेख |
आइए अब इन सभी क्षेत्रों के लिए डेटा प्रकार के रूप में लघु पाठ करें और Access में एक रिक्त डेटाबेस खोलें।

यहीं हमने चीजों को छोड़ दिया। हमने डेटाबेस बनाया और फिर एक्सेस ने स्वचालित रूप से एक टेबल के लिए इस टेबल-एक-डेटाशीट दृश्य को खोला।

अब हम फील्ड टैब पर जाते हैं और आप देखेंगे कि यह भी अपने आप बन जाता है। ID जो एक AutoNumber फ़ील्ड है, हमारी विशिष्ट पहचानकर्ता के रूप में कार्य करता है और इस तालिका के लिए प्राथमिक कुंजी है।
आईडी फ़ील्ड पहले ही बनाई जा चुकी है और अब हम इसका नाम बदलकर अपनी शर्तों के अनुरूप रखना चाहते हैं। यह एक कर्मचारी तालिका है और यह हमारे कर्मचारियों के लिए विशिष्ट पहचानकर्ता होगा।

पर क्लिक करें Name & Caption रिबन में विकल्प और आप निम्नलिखित संवाद बॉक्स देखेंगे।

इस फ़ील्ड का नाम परिवर्तित करें EmployeeIDइस तालिका में इसे और अधिक विशिष्ट बनाने के लिए। यदि आप चाहते हैं तो अन्य वैकल्पिक जानकारी दर्ज करें और ठीक क्लिक करें।

अब हमारे पास कैप्शन कर्मचारी आईडी के साथ हमारा कर्मचारी आईडी फ़ील्ड है। यह स्वतः ही ऑटो नंबर पर सेट हो जाता है इसलिए हमें वास्तव में डेटा प्रकार बदलने की आवश्यकता नहीं है।
अब क्लिक करके कुछ और फील्ड जोड़ते हैं click to add।

चुनें Short Textक्षेत्र के रूप में। जब आप लघु पाठ चुनते हैं, तो Access उस फ़ील्ड नाम को स्वचालित रूप से हाइलाइट करेगा और आपको केवल फ़ील्ड नाम लिखना है।

प्रकार FirstNameक्षेत्र के नाम के रूप में। इसी तरह, सभी आवश्यक फ़ील्ड जोड़ें जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

सभी फ़ील्ड जोड़ दिए जाने के बाद, सहेजें आइकन पर क्लिक करें।
अब आप देखेंगे Save As संवाद बॉक्स, जहाँ आप तालिका के लिए एक तालिका नाम दर्ज कर सकते हैं।

तालिका नाम फ़ील्ड में अपनी तालिका का नाम दर्ज करें। यहां हीtblउपसर्ग तालिका के लिए खड़ा है। हमें Ok पर क्लिक करें और आप नेविगेशन फलक में अपनी तालिका देखेंगे।

टेबल डिजाइन देखें
जैसा कि हमने पहले ही एक तालिका का उपयोग करके बनाया है Datasheet View। अब हम एक और तालिका बनाएंगेTable Design View। हम इस तालिका में निम्नलिखित क्षेत्र बनाएंगे। ये टेबल विभिन्न पुस्तक परियोजनाओं के लिए कुछ जानकारी संग्रहीत करेंगे।
कार्यक्षेत्र नाम | डाटा प्रकार |
---|---|
प्रोजेक्ट आईडी | वाहन नंबर |
परियोजना का नाम | छोटा लेख |
प्रबंध संपादक | छोटा लेख |
लेखक | छोटा लेख |
PStatus | छोटा लेख |
ठेके | आसक्ति |
ProjectStart | दिनांक और समय |
ProjectEnd | दिनांक और समय |
बजट | मुद्रा |
ProjectNotes | लंबा पाठ |
अब हम Create टैब पर जाते हैं।

तालिका समूह में, तालिका पर क्लिक करें और आप देख सकते हैं कि यह डेटाशीट दृश्य से पूरी तरह से अलग है। इस दृश्य में, आप देख सकते हैंfield name तथा data type साथ साथ।

हमें अब बनाने की जरूरत है ProjectID इस तालिका के लिए एक प्राथमिक कुंजी, तो हमें चुनें ProjectID और पर क्लिक करें Primary Key रिबन में विकल्प।


अब आप एक छोटा कुंजी आइकन देख सकते हैं, जो उस फ़ील्ड के बगल में दिखाई देगा। इससे पता चलता है कि फ़ील्ड तालिका की प्राथमिक कुंजी का हिस्सा है।
आइए हम इस तालिका को सहेजते हैं और इस तालिका को एक नाम देते हैं।

Ok पर क्लिक करें और अब आप देख सकते हैं कि यह तालिका डेटाशीट व्यू में कैसी दिखती है।

आइए हम रिबन के ऊपरी बाएँ कोने पर डेटाशीट दृश्य बटन पर क्लिक करें।

यदि आप कभी भी इस तालिका या किसी विशिष्ट क्षेत्र में परिवर्तन करना चाहते हैं, तो आपको इसे बदलने के लिए हमेशा डिज़ाइन दृश्य पर वापस जाने की आवश्यकता नहीं है। आप इसे डेटशीट व्यू से भी बदल सकते हैं। निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाए गए अनुसार PStatus फ़ील्ड को अपडेट करें।

Ok पर क्लिक करें और आपको परिवर्तन दिखाई देंगे।

Microsoft Office Word दस्तावेज़ या Microsoft Office PowerPoint एक ही अर्थ में एक एक्सेस डेटाबेस नहीं है। इसके बजाय, एक एक्सेस डेटाबेस टेबल, फॉर्म, रिपोर्ट, क्वेरी आदि जैसी वस्तुओं का एक संग्रह है जो डेटाबेस को ठीक से काम करने के लिए एक साथ काम करना चाहिए। अब हमने अपने डेटाबेस में आवश्यक सभी फ़ील्ड और फ़ील्ड गुणों के साथ दो तालिकाओं का निर्माण किया है। एक्सेस के भीतर तालिका में डेटा को देखने, बदलने, सम्मिलित करने या हटाने के लिए, आप तालिका की डेटाशीट दृश्य का उपयोग कर सकते हैं।
एक डेटा पत्रक बिना किसी विशेष स्वरूपण के अपने डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में देखने का एक सरल तरीका है।
जब भी आप एक नई वेब तालिका बनाते हैं, तो एक्सेस स्वचालित रूप से दो विचार बनाता है जिसे आप डेटा प्रविष्टि के लिए तुरंत उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।
डेटाशीट व्यू में खुली हुई एक तालिका एक एक्सेल वर्कशीट से मिलती-जुलती है, और आप डेटा को एक या अधिक फ़ील्ड में टाइप या पेस्ट कर सकते हैं।
आपको अपने डेटा को स्पष्ट रूप से सहेजने की आवश्यकता नहीं है। जब आप कर्सर को उसी पंक्ति में एक नए क्षेत्र में ले जाते हैं, या जब आप कर्सर को दूसरी पंक्ति में ले जाते हैं, तो तालिका में आपके परिवर्तन पहुंच जाते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक एक्सेस डेटाबेस में फ़ील्ड एक विशेष प्रकार के डेटा को स्वीकार करने के लिए सेट होती है, जैसे कि टेक्स्ट या नंबर। आपको वह डेटा दर्ज करना होगा जिसे स्वीकार करने के लिए फ़ील्ड सेट है। यदि आप नहीं करते हैं, तो प्रवेश एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करता है -
हमारे द्वारा बनाए गए एक्सेस डेटाबेस को खोलकर हमें अपनी तालिका में कुछ डेटा जोड़ें।

को चुनिए Views → Datasheet रिबन में विकल्प देखें और निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार कुछ डेटा जोड़ें।

इसी तरह, दूसरी तालिका में कुछ डेटा जोड़ें और साथ ही निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

अब आप देख सकते हैं कि एक नया डेटा सम्मिलित करना और मौजूदा डेटा को अपडेट करना डेटशीट व्यू में स्प्रेडशीट में काम करना बहुत सरल है। लेकिन अगर आप किसी भी डेटा को हटाना चाहते हैं तो आपको नीचे दी गई स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार पहले पूरी पंक्ति का चयन करना होगा।

अब डिलीट बटन दबाएं। यह पुष्टिकरण संदेश प्रदर्शित करेगा।

क्लिक Yes और आप देखेंगे कि चयनित रिकॉर्ड अब हटा दिया गया है।

क्वेरी डेटा परिणामों के लिए और डेटा पर कार्रवाई के लिए एक अनुरोध है। आप एक सरल प्रश्न का उत्तर देने के लिए, गणना करने के लिए, विभिन्न तालिकाओं से डेटा को संयोजित करने के लिए, या यहां तक कि तालिका डेटा को जोड़ने, बदलने या हटाने के लिए एक क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं।
जैसे-जैसे टेबल आकार में बढ़ते जाते हैं, उनमें सैकड़ों-हजारों रिकॉर्ड हो सकते हैं, जिससे उपयोगकर्ता के लिए उस तालिका से विशिष्ट रिकॉर्ड निकालना असंभव हो जाता है।
क्वेरी के साथ आप तालिका के डेटा के लिए एक फ़िल्टर लागू कर सकते हैं, ताकि आपको केवल वह जानकारी प्राप्त हो जो आप चाहते हैं।
क्वेरी जो आप तालिका से डेटा पुनर्प्राप्त करने या गणना करने के लिए उपयोग करते हैं, उन्हें चुनिंदा क्वेरीज़ कहा जाता है।
डेटा जोड़ने, बदलने या हटाने वाली क्वेरी को एक्शन क्वेरियाँ कहा जाता है।
आप प्रपत्र या रिपोर्ट के लिए डेटा की आपूर्ति करने के लिए एक क्वेरी का उपयोग भी कर सकते हैं।
एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए डेटाबेस में, प्रपत्र या रिपोर्ट का उपयोग करके जो डेटा आप प्रस्तुत करना चाहते हैं, वह अक्सर कई अलग-अलग तालिकाओं में स्थित होता है।
प्रश्नों का मुश्किल हिस्सा यह है कि आपको यह समझना चाहिए कि वास्तव में उनका उपयोग करने से पहले आपको कैसे निर्माण करना है।
क्वेरी का चयन करें
यदि आप किसी तालिका में केवल कुछ फ़ील्ड्स से डेटा की समीक्षा करना चाहते हैं, या एक साथ कई तालिकाओं से डेटा की समीक्षा करना चाहते हैं या शायद कुछ मानदंडों पर डेटाबेस देखना चाहते हैं, तो आप उपयोग कर सकते हैं Selectक्वेरी। आइए अब हम एक सरल उदाहरण देखते हैं जिसमें हम एक सरल क्वेरी बनाएंगे जिससे जानकारी पुनः प्राप्त होगीtblEmployeesतालिका। डेटाबेस खोलें और पर क्लिक करेंCreate टैब।
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क्लिक Query Design।
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में Tables टैब, पर Show Table संवाद, डबल-क्लिक करें tblEmployees टेबल और फिर Close संवाद बॉक्स।

TblEmployees तालिका में, उन सभी फ़ील्ड्स पर डबल-क्लिक करें, जिन्हें आप क्वेरी के परिणाम के रूप में देखना चाहते हैं। इन फ़ील्ड्स को क्वेरी डिज़ाइन ग्रिड में जोड़ें जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

अब क्लिक करें Run पर Design टैब, फिर क्लिक करें Run।

क्वेरी चलता है, और केवल उन फ़ील्ड में डेटा प्रदर्शित करता है जो क्वेरी में निर्दिष्ट है।
क्वेरी मापदंड आपको एक्सेस डेटाबेस से विशिष्ट आइटम प्राप्त करने में मदद करता है। यदि कोई आइटम आपके द्वारा दर्ज किए गए सभी मानदंडों से मेल खाता है, तो यह क्वेरी परिणामों में दिखाई देता है। जब आप किसी फ़ील्ड में मानों के आधार पर किसी क्वेरी के परिणामों को सीमित करना चाहते हैं, तो आप क्वेरी मानदंडों का उपयोग करते हैं।
एक क्वेरी मानदंड एक अभिव्यक्ति है जो एक्सेस क्वेरी फ़ील्ड मान की तुलना यह निर्धारित करने के लिए करता है कि क्या प्रत्येक मूल्य में रिकॉर्ड को शामिल करना है या नहीं।
कुछ मानदंड सरल हैं, और बुनियादी ऑपरेटरों और स्थिरांक का उपयोग करते हैं। अन्य जटिल हैं, और फ़ंक्शन, विशेष ऑपरेटर का उपयोग करते हैं, और फ़ील्ड संदर्भ शामिल हैं।
क्वेरी में कुछ मापदंड जोड़ने के लिए, आपको डिज़ाइन दृश्य में क्वेरी को खोलना होगा।
फिर आप उन क्षेत्रों की पहचान करते हैं जिनके लिए आप मानदंड निर्दिष्ट करना चाहते हैं।
उदाहरण
आइए एक सरल उदाहरण देखें जिसमें हम एक क्वेरी में मानदंड का उपयोग करेंगे। सबसे पहले अपना Access डेटाबेस खोलें और फिर Create टैब पर जाएं और Query Design पर क्लिक करें।

दिखाएँ तालिका संवाद पर तालिका टैब में, पर डबल-क्लिक करें tblEmployees तालिका और फिर संवाद बॉक्स बंद करें।

आइए अब क्वेरी ग्रिड में कुछ फ़ील्ड जोड़ते हैं जैसे कि EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle और Email जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

चलिए अब हम आपकी क्वेरी चलाते हैं और आप इन क्षेत्रों को केवल क्वेरी परिणाम के रूप में देखेंगे।

यदि आप केवल उन्हीं को देखना चाहते हैं जिनके जॉबटाइटिल कोऑर्डिनेटर हैं तो आपको उसके लिए मापदंड जोड़ने होंगे। आइए फिर से क्वेरी डिज़ाइन पर जाएं और JobTitle की मानदंड पंक्ति में मार्केटिंग समन्वयक दर्ज करें।

आइए अब हम अपनी क्वेरी फिर से चलाते हैं और आप देखेंगे कि मार्केटिंग कोऑर्डिनेटरों के केवल जॉब शीर्षक को पुनः प्राप्त किया जाता है।

यदि आप कई क्षेत्रों के लिए मापदंड जोड़ना चाहते हैं, तो बस कई क्षेत्रों में मापदंड जोड़ें। हम कहते हैं कि हम केवल "मार्केटिंग समन्वयक" और "लेखा सहायक" के लिए डेटा प्राप्त करना चाहते हैं; हम निम्न पंक्ति को निर्दिष्ट कर सकते हैं जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है -

अब हम फिर से आपकी क्वेरी चलाते हैं और आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।

यदि आप की कार्यक्षमता का उपयोग करने की आवश्यकता है ANDऑपरेटर, फिर आपको मानदंड पंक्ति में अन्य शर्त निर्दिष्ट करनी होगी। हम कहते हैं कि हम सभी लेखा सहायकों को पुनः प्राप्त करना चाहते हैं, लेकिन केवल अंतिम नाम के रूप में "पोलार्ड" के साथ उन विपणन समन्वयक खिताब।

अब हम फिर से आपकी क्वेरी चलाते हैं और आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।

MS Access और अन्य DBMS सिस्टम में, क्वेरीज़ केवल डेटा प्रदर्शित करने की तुलना में बहुत कुछ कर सकती हैं, लेकिन वे वास्तव में आपके डेटाबेस में डेटा पर विभिन्न क्रियाएं कर सकते हैं।
एक्शन क्वेश्चन एक समय में कई रिकॉर्ड जोड़ने, बदलने या हटाने वाले प्रश्न हैं।
अतिरिक्त लाभ यह है कि आप इसे चलाने से पहले पहुँच में क्वेरी परिणामों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।
Microsoft Access 4 अलग-अलग प्रकार की एक्शन क्वेरी प्रदान करता है -
Append
Update
Delete
Make-table
एक क्रिया क्वेरी पूर्ववत नहीं की जा सकती। आपको किसी भी तालिका का बैकअप बनाने पर विचार करना चाहिए जिसे आप अपडेट क्वेरी का उपयोग करके अपडेट करेंगे।
एक परिशिष्ट क्वेरी बनाएँ
आप एक या अधिक तालिकाओं से डेटा पुनर्प्राप्त करने और उस डेटा को किसी अन्य तालिका में जोड़ने के लिए एक परिशिष्ट क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। हम एक नई तालिका बनाते हैं जिसमें हम डेटा जोड़ेंगेtblEmployeesतालिका। यह डेमो उद्देश्य के लिए अस्थायी तालिका होगी।
इसे हम कहते हैं TempEmployees और इसमें निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाए गए फ़ील्ड शामिल हैं।


में Tables टैब, शो तालिका संवाद बॉक्स पर, पर डबल-क्लिक करें tblEmployeesतालिका और फिर संवाद बॉक्स बंद करें। उस फ़ील्ड पर डबल-क्लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं।

पहले डेटा प्रदर्शित करने के लिए हमें अपनी क्वेरी चलाने दें।

अब हमें Query डिज़ाइन पर वापस जाते हैं और सेलेक्ट करते हैं Append बटन।

क्वेरी प्रकार में, परिशिष्ट विकल्प बटन का चयन करें। यह निम्नलिखित संवाद बॉक्स प्रदर्शित करेगा।

ड्रॉप-डाउन सूची से तालिका का नाम चुनें और ठीक क्लिक करें।

क्वेरी ग्रिड में, आप देख सकते हैं कि में Append To पंक्ति को छोड़कर सभी फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट रूप से चुने गए हैं Address1। इसका कारण यह है कि पता 1 फ़ील्ड में उपलब्ध नहीं हैTempEmployeeतालिका। इसलिए, हमें ड्रॉप-डाउन सूची से फ़ील्ड का चयन करना होगा।

हमें पता फ़ील्ड में देखें।

अब हम अपनी क्वेरी चलाते हैं और आपको निम्न पुष्टिकरण संदेश दिखाई देगा।

क्लिक Yes अपनी कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए।

जब आप खोलते हैं TempEmployee तालिका, आप देखेंगे कि सभी डेटा tblEmployees से TempEmployee तालिका में जोड़े गए हैं।
आइए समझते हैं कि इस अध्याय में प्रश्नों को कैसे बनाया जाए।
एक अद्यतन क्वेरी बनाएँ
आप अपनी तालिकाओं में डेटा को बदलने के लिए एक अपडेट क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं, और यह निर्दिष्ट करने के लिए कि कौन सी पंक्तियों को अपडेट किया जाना चाहिए, मानदंड दर्ज करने के लिए आप एक अपडेट क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। अपडेट क्वेरी आपको अपडेट करने से पहले अपडेट किए गए डेटा की समीक्षा करने का अवसर प्रदान करती है। चलिए फिर से Create टैब पर जाते हैं और Query Design पर क्लिक करते हैं।

तालिका टैब पर, तालिका दिखाएँ संवाद बॉक्स पर, डबल-क्लिक करें tblEmployees तालिका और फिर संवाद बॉक्स बंद करें।

पर Designटैब, क्वेरी प्रकार समूह में, अद्यतन पर क्लिक करें और उस फ़ील्ड पर डबल-क्लिक करें जिसमें आप मूल्य को अपडेट करना चाहते हैं। हम कहते हैं कि हम "रेक्स" के FirstName को "Max" में अपडेट करना चाहते हैं।

में Update की पंक्ति Designग्रिड, अपडेट किया गया मान दर्ज करें और मानदंड पंक्ति में वह मूल मूल्य जोड़ें जिसे आप अपडेट करना चाहते हैं और क्वेरी चलाएं। यह पुष्टिकरण संदेश प्रदर्शित करेगा।

क्लिक Yes और डेटशीट व्यू पर जाएं और आपको पहला रिकॉर्ड दिखाई देगा - FirstName अब "मैक्स" में अपडेट हो गया है।

एक डिलीट क्वेरी बनाएँ
आप अपनी तालिकाओं से डेटा को हटाने के लिए एक डिलीट क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं, और जो पंक्तियों को हटा दिया जाना चाहिए यह निर्दिष्ट करने के लिए आप मानदंड दर्ज करने के लिए एक डिलीट क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। एक डिलीट क्वेरी आपको डिलीट करने से पहले डिलीट की गई पंक्तियों की समीक्षा करने का अवसर प्रदान करती है। हमें जाने दोCreate फिर से टैब करें और क्लिक करें Query Design।

दिखाएँ तालिका संवाद बॉक्स पर टेबल्स टैब में, डबल-क्लिक करें tblEmployees तालिका और फिर संवाद बॉक्स बंद करें।

पर Design टैब, में Query Type समूह, क्लिक करें Delete और पर डबल क्लिक करें EmployeeID।

डिज़ाइन ग्रिड की मानदंड पंक्ति में, 11 टाइप करें। यहाँ हम एक कर्मचारी को हटाना चाहते हैं जिसका कर्मचारी 11 है।

अब हम क्वेरी चलाते हैं। यह प्रश्न पुष्टिकरण संदेश प्रदर्शित करेगा।

क्लिक Yes और अपने डेटा पत्रक दृश्य पर जाएं और आप देखेंगे कि निर्दिष्ट कर्मचारी रिकॉर्ड अब हटा दिया गया है।

एक तालिका बनाएं क्वेरी बनाएँ
अन्य तालिका में संग्रहीत डेटा से एक नई तालिका बनाने के लिए आप मेक-टेबल क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं। हमें जाने दोCreate tab फिर से और क्लिक करें Query Design।

तालिका टैब पर, तालिका दिखाएँ संवाद बॉक्स पर, डबल-क्लिक करें tblEmployees तालिका और फिर संवाद बॉक्स बंद करें।

उन सभी क्षेत्रों का चयन करें जिन्हें आप किसी अन्य तालिका में कॉपी करना चाहते हैं।

क्वेरी प्रकार में, का चयन करें Make Table विकल्प बटन।

आपको निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। उस नई तालिका का नाम दर्ज करें जिसे आप बनाना चाहते हैं और ठीक पर क्लिक करें।

अब अपनी क्वेरी चलाओ।

अब आपको निम्न संदेश दिखाई देगा।

क्लिक Yes और आपको नेविगेशन फलक में बनाई गई एक नई तालिका दिखाई देगी।

प्रश्नों के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आप एक ही क्वेरी को बार-बार सहेज और चला सकते हैं, लेकिन जब आप एक ही क्वेरी को बार-बार केवल मापदंड बदलकर चलाते हैं तो आप क्वेरी को पैरामीटर मानने पर विचार कर सकते हैं।
यदि आप अक्सर किसी विशेष क्वेरी की विविधताएँ चलाना चाहते हैं, तो पैरामीटर क्वेरी का उपयोग करने पर विचार करें
पैरामीटर क्वेरी क्वेरी चलाने से पहले मापदंड की आपूर्ति करने के लिए अंतिम उपयोगकर्ता को संकेत देने के लिए एक इंटरैक्टिव तरीके से जानकारी प्राप्त करता है।
आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि पैरामीटर को किस प्रकार का डेटा स्वीकार करना चाहिए।
आप किसी भी पैरामीटर के लिए डेटा प्रकार सेट कर सकते हैं, लेकिन संख्यात्मक, मुद्रा या दिनांक / समय डेटा के लिए डेटा प्रकार सेट करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
जब आप उस डेटा प्रकार को निर्दिष्ट करते हैं जिसे एक पैरामीटर को स्वीकार करना चाहिए, तो उपयोगकर्ताओं को अधिक उपयोगी त्रुटि संदेश दिखाई देता है यदि वे गलत प्रकार के डेटा दर्ज करते हैं, जैसे कि पाठ दर्ज करना जब मुद्रा की अपेक्षा की जाती है।
यदि कोई पैरामीटर टेक्स्ट डेटा को स्वीकार करने के लिए सेट है, तो किसी भी इनपुट को टेक्स्ट के रूप में व्याख्या किया जाता है, और कोई त्रुटि संदेश प्रदर्शित नहीं होता है।
उदाहरण
आइए अब हम पैरामीटर क्वेरी बनाकर एक सरल उदाहरण पर एक नज़र डालते हैं। आइए हम अपना डेटाबेस खोलें और क्रिएट टेबल टैब में क्वेरी डिज़ाइन चुनें।
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पर डबल क्लिक करें tblProjects और बंद करें Show संवाद बॉक्स।

उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप एक क्वेरी परिणाम के रूप में देखना चाहते हैं जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

ProjectStart कॉलम के मानदंड पंक्ति में क्वेरी डिज़ाइन ग्रिड में, टाइप करें [Enter a project start data]। डोर[Enter a project start data]आपका पैरामीटर प्रॉम्प्ट है। वर्ग कोष्ठक इंगित करते हैं कि आप इनपुट के लिए पूछना चाहते हैं, और पाठ हैEnter a project start data पैरामीटर प्रॉम्प्ट प्रदर्शित करता है।

अब हम अपनी क्वेरी चलाते हैं और आपको निम्नलिखित संकेत दिखाई देंगे।

अब हम निम्नलिखित तारीख दर्ज करते हैं।

पुष्टि करने के लिए ठीक क्लिक करें।

परिणामस्वरूप, आप 2/1/2007 को शुरू हुई परियोजना का विवरण देखेंगे। आइए हम डिज़ाइन दृश्य पर जाएं और क्वेरी को फिर से चलाएँ।

उपरोक्त स्क्रीनशॉट में दिनांक दर्ज करें और ठीक क्लिक करें। अब आप उस परियोजना का विवरण देखेंगे जो 5/1/2008 को शुरू हुई थी।
कई फायदे के साथ क्वेरीज़ आती हैं। आप एक ही क्वेरी को बार-बार सहेज और चला सकते हैं, और बहुत बार आप वैकल्पिक मापदंड जोड़ना चाहते हैं।
आप निम्नलिखित दो तरीकों से वैकल्पिक मानदंड जोड़ सकते हैं -
- आप मानदंड के दो सेटों को संयोजित करने के लिए OR ऑपरेटर का उपयोग कर सकते हैं।
- आप क्वेरी डिज़ाइन ग्रिड का भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक ही पंक्ति पर मानदंड निर्दिष्ट करने के बजाय, आपको इसे कई पंक्ति में अलग करना होगा।
उदाहरण
आइए हम वैकल्पिक मानदंडों के एक सरल उदाहरण को देखें। डेटाबेस खोलें और टैब चुनें चुनेंQuery Design।
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डबल-क्लिक करें tblEmployee और Show Table डायलॉग बॉक्स को बंद करें।

क्वेरी परिणाम के रूप में आपके द्वारा देखे जाने वाले सभी फ़ील्ड पर डबल-क्लिक करें।

अब आप देख सकते हैं कि वैकल्पिक मापदंड अलग-अलग पंक्तियों में निर्दिष्ट है LastNameमैदान। जब आप इस क्वेरी को चलाते हैं, तो आप उन कर्मचारियों को देखेंगे जिनका अंतिम नाम या तो हैPollard या Manning। आइए अब इस क्वेरी को चलाते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं कि वैकल्पिक मानदंडों के कारण केवल दो कर्मचारियों को वापस लिया गया है।
यदि आप कई क्षेत्रों में वैकल्पिक मापदंड जोड़ना चाहते हैं तो आपको सभी क्षेत्रों के लिए अलग-अलग पंक्तियों का उपयोग करना होगा। आइए अब हम एक और वैकल्पिक मानदंड जोड़ते हैं, जहां हम उन कर्मचारियों के लिए जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जिनका अंतिम नाम या तो हैPollard या Manning या नौकरी का शीर्षक है Accounting Assistant।
आइए अब इस क्वेरी को चलाते हैं।

अब आप निम्नलिखित परिणाम देखेंगे।

इस अध्याय में, हम संबंधित डेटा की मूल बातें समझेंगे। विभिन्न डेटा के बीच संबंधों के बारे में बात करने और बनाने से पहले, हमें समीक्षा करनी चाहिए कि हमें इसकी आवश्यकता क्यों है। यह सब सामान्य हो जाता है।
मानकीकरण
डेटाबेस सामान्यीकरण, या बस सामान्यीकरण, डेटा अतिरेक को कम करने के लिए एक संबंधपरक डेटाबेस के कॉलम (विशेषताएँ) और तालिकाओं (संबंधों) के आयोजन की प्रक्रिया है। यह समग्र प्रदर्शन, अखंडता और दीर्घायु में सुधार के लिए कई तालिकाओं में डेटा को विभाजित करने की प्रक्रिया है।
सामान्यीकरण एक डेटाबेस में डेटा को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया है।
इसमें डेटा की सुरक्षा और डेटाबेस को अतिरेक और असंगत निर्भरता को समाप्त करके डेटाबेस को अधिक लचीला बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए नियमों के अनुसार टेबल बनाना और उन तालिकाओं के बीच संबंध स्थापित करना शामिल है।
आइए अब हम निम्नलिखित तालिका पर ध्यान देते हैं जिसमें डेटा शामिल है, लेकिन समस्या यह है कि यह डेटा काफी बेमानी है जो डेटा प्रविष्टि के दौरान टाइपो और असंगत चेतावन की संभावना को बढ़ाता है।
ग्राहकआईडी | नाम | पता | कुकी | मात्रा | कीमत | संपूर्ण |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | एथेल स्मिथ | 12 मेन सेंट, आर्लिंगटन, वीए 22201 एस | चॉकलेट चिप | 5 | $ 2.00 | $ 10.00 |
2 | टॉम विलबर | 1234 ओक डॉ, पेकिन, आईएल 61555 | चोक चिप | 3 | $ 2.00 | $ 6.00 |
3 | नैतिक स्मिथ | 12 मुख्य सेंट, आर्लिंगटन, वीए 22201 | चॉकलेट चिप | 5 | $ 2.00 | $ 10.00 |
इस समस्या को हल करने के लिए, हमें अपने डेटा को रिस्ट्रक्चर करने की जरूरत है और कुछ अतिरेक को खत्म करने के लिए इसे कई तालिकाओं में तोड़ना चाहिए जैसा कि निम्नलिखित तीन तालिकाओं में दिखाया गया है।

यहां, हमारे पास ग्राहकों के लिए एक तालिका है, 2 nd एक आदेश के लिए है और 3 rd एक कुकीज़ के लिए है।
यहां समस्या यह है कि सिर्फ डेटा को कई तालिकाओं में विभाजित करने से यह बताने में मदद नहीं मिलेगी कि एक तालिका से डेटा किसी अन्य तालिका में डेटा से कैसे संबंधित है। कई तालिकाओं में डेटा कनेक्ट करने के लिए, हमें विदेशी कुंजियों को जोड़ना होगाOrders तालिका।
रिश्तों को परिभाषित करना
कुंजी स्तंभों में डेटा के मेल से एक संबंध काम करता है, आमतौर पर दोनों तालिकाओं में एक ही नाम के साथ कॉलम। ज्यादातर मामलों में, संबंध एक तालिका से प्राथमिक कुंजी से मेल खाता है, जो प्रत्येक पंक्ति के लिए एक अद्वितीय पहचानकर्ता प्रदान करता है, दूसरी तालिका में विदेशी कुंजी में प्रवेश के साथ। तालिकाओं के बीच तीन प्रकार के संबंध हैं। संबंध बनाने का प्रकार इस बात पर निर्भर करता है कि संबंधित कॉलम कैसे परिभाषित किए जाते हैं।
आइए अब तीन तरह के रिश्तों पर नजर डालते हैं -
एक से कई रिश्ते
एक से कई संबंध सबसे आम प्रकार का रिश्ता है। इस प्रकार के संबंध में, तालिका A की एक पंक्ति में तालिका B में कई मिलान पंक्तियाँ हो सकती हैं, लेकिन तालिका B में एक पंक्ति में तालिका A में केवल एक मिलान पंक्ति हो सकती है।
उदाहरण के लिए, ग्राहक और आदेश तालिका में एक-से-कई संबंध हैं: प्रत्येक ग्राहक कई आदेश दे सकता है, लेकिन प्रत्येक आदेश केवल एक ग्राहक से आता है।
कई-कई रिश्ते
कई-से-कई संबंधों में, तालिका ए में एक पंक्ति में तालिका बी में कई मिलान पंक्तियाँ हो सकती हैं, और इसके विपरीत।
आप तीसरी तालिका को परिभाषित करके ऐसा संबंध बनाते हैं, जिसे कहा जाता है junction table, जिनकी प्राथमिक कुंजी में तालिका A और तालिका B दोनों से विदेशी कुंजियाँ हैं।
उदाहरण के लिए, ग्राहक तालिका और कुकीज़ तालिका में कई-से-कई संबंध होते हैं, जो इन तालिकाओं में से प्रत्येक से आदेश तालिका में एक-से-कई संबंधों द्वारा परिभाषित होता है।
वन-टू-वन रिलेशनशिप
एक-से-एक रिश्ते में, तालिका ए में एक पंक्ति में तालिका बी में एक से अधिक मिलान पंक्ति नहीं हो सकती है, और इसके विपरीत। एक-से-एक संबंध बनाया जाता है यदि दोनों संबंधित स्तंभ प्राथमिक कुंजी हैं या अद्वितीय अवरोध हैं।
इस प्रकार का संबंध सामान्य नहीं है क्योंकि इस तरह से संबंधित अधिकांश जानकारी एक ही तालिका में होगी। आप एक-से-एक संबंध का उपयोग कर सकते हैं -
- एक तालिका को कई स्तंभों में विभाजित करें।
- सुरक्षा कारणों से एक तालिका का अलग भाग।
- स्टोर डेटा जो अल्पकालिक है और आसानी से तालिका को हटाकर आसानी से हटाया जा सकता है।
- ऐसी जानकारी संग्रहीत करें जो केवल मुख्य तालिका के सबसेट पर लागू होती है।
इस अध्याय में, हम संबंधित तालिकाओं के बीच संबंध बनाने की आवश्यकता को समझेंगे। अच्छा डेटाबेस डिज़ाइन के लक्ष्यों में से एक डेटा अतिरेक को दूर करना है।
उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, आप अपने डेटा को कई विषय-आधारित तालिकाओं में विभाजित करते हैं ताकि प्रत्येक तथ्य को केवल एक बार दर्शाया जाए।
ऐसा करने के लिए, सभी सामान्य क्षेत्र जो एक दूसरे से संबंधित हैं, उन्हें एक तालिका में रखा गया है।
इस चरण को सही तरीके से करने के लिए, आपको पहले अपनी तालिकाओं के बीच संबंध को समझना होगा, और फिर अपने Access डेटाबेस में इन संबंधों को निर्दिष्ट करना होगा।
टेबल रिलेशनशिप क्यों बनाएं?
जब आप डेटाबेस ऑब्जेक्ट में उनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है, तो एमएस एक्सेस टेबल रिलेशनशिप का उपयोग करता है। अन्य डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स, जैसे कि प्रपत्र, क्वेरी, मैक्रोज़ और रिपोर्ट बनाने से पहले आपको टेबल संबंध क्यों बनाना चाहिए, इसके कई कारण हैं।
एक से अधिक टेबल से रिकॉर्ड के साथ काम करने के लिए, आपको अक्सर एक क्वेरी बनानी चाहिए जो टेबल से जुड़ती है।
क्वेरी पहली तालिका के प्राथमिक कुंजी क्षेत्र में मानों के मिलान के साथ काम करती है, दूसरी तालिका में एक विदेशी कुंजी फ़ील्ड के साथ।
जब आप कोई प्रपत्र या रिपोर्ट डिज़ाइन करते हैं, तो MS Access आपके द्वारा पहले से परिभाषित सूचनाओं के साथ प्रस्तुत तालिका संबंधों से प्राप्त जानकारी का उपयोग करता है और उचित डिफ़ॉल्ट मानों के साथ संपत्ति सेटिंग्स को पूर्वनिर्मित करता है।
जब आप एक डेटाबेस डिज़ाइन करते हैं, तो आप अपनी जानकारी को तालिकाओं में विभाजित करते हैं, जिनमें से प्रत्येक में एक प्राथमिक कुंजी होती है और फिर संबंधित तालिकाओं में विदेशी कुंजी जोड़ते हैं जो उन प्राथमिक कुंजियों को संदर्भित करते हैं।
ये विदेशी key-primary key pairings तालिका संबंधों और बहु-तालिका प्रश्नों के लिए आधार बनाएं।
आइए अब अपने डेटाबेस में एक और टेबल जोड़ें और इसे नाम दें tblHRData निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार टेबल डिज़ाइन का उपयोग करना।

पर क्लिक करें Save ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में आइकन।

दर्ज tblHRData तालिका के नाम के रूप में और क्लिक करें Ok।

tblHRData अब इसमें डेटा के साथ बनाया गया है।
आइए अब MS Access में वन-टू-वन रिलेशनशिप को समझते हैं। इस संबंध का उपयोग एक तालिका से एक रिकॉर्ड और दूसरी तालिका में केवल एक रिकॉर्ड से संबंधित करने के लिए किया जाता है।
अब हम चलते हैं Database Tools टैब।

पर क्लिक करें Relationships विकल्प।

चुनते हैं tblEmployees तथा tblHRData और फिर उन्हें हमारे दृश्य में जोड़ने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें और फिर बंद करें Show Table संवाद बॉक्स।

इन दो तालिकाओं के बीच संबंध बनाने के लिए, माउस का उपयोग करें, और क्लिक करें और दबाए रखें EmployeeID मैदान से tblEmployees और उस फ़ील्ड को ड्रैग और ड्रॉप करें जिस फील्ड पर हम माउस को हॉवर करके रिलेट करना चाहते हैं EmployeeID से tblHRData। जब आप अपना माउस बटन छोड़ते हैं, तो Access निम्न विंडो खोलेगी -

उपरोक्त विंडो tblEmployees के EmployeeID को tblHRData के कर्मचारी से संबंधित करती है। अब हम पर क्लिक करते हैंCreate बटन और अब ये दो टेबल संबंधित हैं।

यह रिश्ता अब स्वतः सहेज लिया गया है और सहेजें बटन पर क्लिक करने की कोई वास्तविक आवश्यकता नहीं है। अब जब हमारे पास रिश्तों का सबसे बुनियादी आधार है, तो आइए अब टेबल साइड पर जाएं कि इस रिश्ते के साथ क्या हुआ है।
हमें खुलने दो tblEmployees तालिका।

यहां, प्रत्येक रिकॉर्ड के बाईं ओर, आपको डिफ़ॉल्ट रूप से थोड़ा प्लस चिह्न दिखाई देगा। जब आप एक संबंध बनाते हैं, तो एक्सेस स्वचालित रूप से उस तालिका में एक उप-डेटाशीट जोड़ देगा।

आइए हम प्लस चिह्न पर क्लिक करें और आप देखेंगे कि इस रिकॉर्ड से संबंधित जानकारी किस पर है tblHRData तालिका।

पर क्लिक करें Save आइकन और खोलें tblHRData और आप देखेंगे कि हमारे द्वारा दर्ज किया गया डेटा पहले से ही यहाँ है।

आपके रिश्तों का विशाल बहुमत संभावना से अधिक कई रिश्तों के लिए एक होगा जहां एक मेज से एक रिकॉर्ड में एक और तालिका में कई रिकॉर्ड से संबंधित होने की क्षमता है।
एक-से-एक संबंध बनाने की प्रक्रिया ठीक वैसी ही है जैसे कि एक-से-एक संबंध बनाने के लिए।

आइए सबसे पहले लेआउट पर क्लिक करें Clear Layout पर विकल्प Design tab।

हम पहले एक और तालिका जोड़ेंगे tblTasks जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

पर क्लिक करें Save आइकन और दर्ज करें tblTasks तालिका के नाम के रूप में और पर जाएं Relationship राय।

पर क्लिक करें Show Table विकल्प।

जोड़ना tblProjects तथा tblTasks और बंद करें Show Table संवाद बॉक्स।

हम इन तालिकाओं से संबंधित करने के लिए एक बार फिर उसी प्रक्रिया से दौड़ सकते हैं। TblProjects से ProjectID पर क्लिक करें और रखें और tblTasks से ProjectID पर सभी तरह से खींचें। इसके अलावा, जब आप माउस छोड़ते हैं तो एक रिलेशनशिप विंडो पॉप अप हो जाती है।

Create बटन पर क्लिक करें। अब हमारे बीच बहुत ही सरल रिश्ता बना है।

इस अध्याय में, हम कई-से-कई संबंध समझते हैं। कई-टॉमनी संबंधों का प्रतिनिधित्व करने के लिए, आपको एक तीसरी तालिका बनाना होगा, जिसे अक्सर जंक्शन टेबल कहा जाता है, जो कई-से-कई संबंधों को दो-से-कई संबंधों में तोड़ देता है। ऐसा करने के लिए, हमें एक जंक्शन तालिका भी जोड़ने की आवश्यकता है। पहले एक और टेबल जोड़ते हैंtblAuthers।

अब हम एक बनाते हैं many-to-many relationship। हमारे पास एक से अधिक प्रोजेक्ट पर काम करने वाले एक से अधिक लेखक हैं और इसके विपरीत। जैसा कि आप जानते हैं, हमारे पास tblProjects में एक लेखक फ़ील्ड है, इसलिए हमने इसके लिए एक तालिका बनाई है। हमें इस क्षेत्र की कोई आवश्यकता नहीं है।

लेखक फ़ील्ड का चयन करें और हटाएं बटन दबाएं और आपको निम्न संदेश दिखाई देगा।

क्लिक Yes। अब हमें जंक्शन टेबल बनाना होगा। इस जंक्शन तालिका में दो विदेशी कुंजियाँ हैं जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

ये विदेशी कुंजी फ़ील्ड उन दो तालिकाओं की प्राथमिक कुंजी होंगी जिन्हें एक साथ जोड़ा गया था - tblAuthers तथा tblProjects।
Access में कंपोज़िट कुंजी बनाने के लिए, इन दोनों फ़ील्ड्स और से चुनें table tools design टैब, आप उस प्राथमिक कुंजी पर सीधे क्लिक कर सकते हैं और यह एक नहीं बल्कि इन दोनों क्षेत्रों को चिह्नित करेगा।

इन दो क्षेत्रों का संयोजन है tables’ unique identifier। आइए अब हम इस तालिका को इस रूप में सहेजते हैंtblAuthorJunction।
कई-कई रिश्तों को एक साथ लाने का अंतिम चरण उस पर वापस जाना है relationships view और उन रिश्तों पर क्लिक करके बनाएं Show Table।
उपरोक्त तीन हाइलाइट की गई तालिकाओं का चयन करें और ऐड बटन पर क्लिक करें और फिर इस डायलॉग बॉक्स को बंद करें।

क्लिक करें और खींचें AuthorID मैदान से tblAuthors और इसे शीर्ष पर रखें tblAuthorJunction टेबल AuthorID।

आपके द्वारा बनाया जा रहा संबंध वह है जिसे एक्सेस एक-से-कई संबंधों के रूप में मानेगा। हम संदर्भात्मक अखंडता को भी लागू करेंगे। अब हम चालू करते हैंCascade Update और पर क्लिक करें Create बटन के रूप में ऊपर स्क्रीनशॉट में।

चलिए अब हम पकड़ लेते हैं ProjectID, खींचें और इसे दाईं ओर से ऊपर ड्रॉप करें ProjectID से tblAuthorJunction।

हम करेंगे Enforce Referential Integrity तथा Cascade Update Related Fields।

निम्नलिखित कई-से-कई रिश्ते हैं।

वाइल्डकार्ड विशेष वर्ण होते हैं जो अज्ञात पात्रों के लिए एक पाठ मूल्य में खड़े हो सकते हैं और समान के साथ कई वस्तुओं का पता लगाने के लिए आसान होते हैं, लेकिन समान डेटा नहीं। वाइल्डकार्ड भी एक निर्दिष्ट पैटर्न मैच पर डेटाबेड होने में मदद कर सकते हैं।
एक्सेस वाइल्डकार्ड वर्णों के दो सेटों का समर्थन करता है क्योंकि यह संरचित क्वेरी भाषा के लिए दो मानकों का समर्थन करता है।
- ANSI-89
- ANSI-92
एक नियम के रूप में, जब आप चलाते हैं तो आप ANSI-89 वाइल्डकार्ड का उपयोग करते हैं queries तथा find-and-replace एक्सेस डेटाबेस जैसे संचालन *.mdb तथा *.accdb फ़ाइलें।
जब आप Access प्रोजेक्ट के विरुद्ध क्वेरीज़ चलाते हैं, तो आप ANSI-92 वाइल्डकार्ड का उपयोग करते हैं - Microsoft SQL सर्वर डेटाबेस से जुड़ी फ़ाइलों तक पहुँच। एक्सेस प्रोजेक्ट ANSI-92 मानक का उपयोग करते हैं क्योंकि SQL सर्वर उस मानक का उपयोग करता है।
ANSI-89 वाइल्डकार्ड वर्ण
निम्नलिखित तालिका एएनएसआई -89 द्वारा समर्थित पात्रों को सूचीबद्ध करती है -
चरित्र | विवरण | उदाहरण |
---|---|---|
* | किसी भी वर्ण से मेल खाता है। आप किसी वर्ण स्ट्रिंग में कहीं भी (*) तारांकन का उपयोग कर सकते हैं। | wh* क्या, सफेद, और क्यों पाता है, लेकिन थोड़ी देर या नहीं देखना चाहिए। |
? | किसी एक वर्णमाला से मेल खाता है। | B?ll गेंद, घंटी और बिल पाता है। |
[] | कोष्ठक के भीतर किसी एक वर्ण से मेल खाता है। | B[ae]ll गेंद और घंटी पाता है, लेकिन बिल नहीं। |
! | किसी भी वर्ण को कोष्ठक में नहीं मिलाता है। | b[!ae]ll बिल और बैल पाता है, लेकिन गेंद या घंटी नहीं। |
- | किसी भी एक वर्ण से मेल खाता है। आपको आरोही क्रम (A से Z, Z से A तक) में सीमा निर्दिष्ट करनी होगी। | b[a-c]d बुरा, बीबीडी और बीसीडी पाता है। |
# | किसी भी एकल वर्ण से मेल खाता है। | 1#3S 103, 113 और 123 पाता है। |
ANSI-92 वाइल्डकार्ड वर्ण
निम्नलिखित तालिका ANSI-92 द्वारा समर्थित वर्णों को सूचीबद्ध करती है -
चरित्र | विवरण | उदाहरण |
---|---|---|
% | किसी भी वर्ण से मेल खाता है। यह चरित्र स्ट्रिंग में पहले या अंतिम चरित्र के रूप में उपयोग किया जा सकता है। | wh% क्या, सफेद, और क्यों पाता है, लेकिन थोड़ी देर या नहीं देखना चाहिए। |
_ | किसी एक वर्णमाला से मेल खाता है। | B_ll गेंद, घंटी और बिल पाता है। |
[] | कोष्ठक के भीतर किसी एक वर्ण से मेल खाता है। | B[ae]ll गेंद और घंटी पाता है, लेकिन बिल नहीं। |
^ | किसी भी वर्ण को कोष्ठक में नहीं मिलाता है। | b[^ae]ll बिल और बैल पाता है, लेकिन गेंद या घंटी नहीं। |
- | किसी भी एक वर्ण से मेल खाता है। आपको आरोही क्रम (A से Z, Z से A तक) में सीमा निर्दिष्ट करनी होगी। | b[a-c]d बुरा, बीबीडी और बीसीडी पाता है। |
उदाहरण
आइए अब हम क्वेरी डिज़ाइन को खोलकर इन वाइल्डकार्ड वर्णों का उपयोग करने का एक सरल उदाहरण देखें।
हाइलाइट की गई तालिकाओं को जोड़ें और बंद करें Show Table संवाद बॉक्स।

क्वेरी ग्रिड में वे फ़ील्ड जोड़ें, जिन्हें आप क्वेरी परिणाम के रूप में देखना चाहते हैं।

अपनी क्वेरी चलाएं।

हमें फिर से जाने दो query design और परियोजना के नाम के लिए संकेत जोड़ें।

अब अपनी क्वेरी को चलाएं और हमें मान लें कि आपको सटीक प्रोजेक्ट नाम नहीं पता है, लेकिन आप जानते हैं कि प्रोजेक्ट नाम में "पॉशन" शब्द शामिल हैं। क्लिकOk।

उपरोक्त चरण कोई परिणाम उत्पन्न नहीं करता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रवेश एक सटीक मैच की तलाश में हैproject name field। यह उस परियोजना की तलाश कर रहा है जिसमें शब्द हैpotion इसके नाम में।
यदि आप ऐसा चाहते हैं ताकि उपयोगकर्ता अनजान पात्रों को बदलने के लिए वाइल्डकार्ड में प्रवेश कर सकें, तो आपको मानदंडों को समायोजित करने और ऑपरेटर को शामिल करने की आवश्यकता है like।

जब आप क्वेरी चलाते हैं, तो उपयोगकर्ता किसी भी वर्ण को बदलने के लिए वाइल्डकार्ड का उपयोग कर सकते हैं।

आइए हम मान लें कि आप जानते हैं कि शब्द potion शीर्षक में कहीं दिखाई देता है, लेकिन आपको यकीन नहीं है कि कहाँ है।
आप पोशन शब्द से पहले किसी भी वर्ण को बदलने के लिए एक * जोड़ सकते हैं और फिर के बाद एक और * जोड़ सकते हैं। क्लिकOk।


उपयोगकर्ताओं के लिए यह हमेशा अच्छा होता है कि वे उन वाइल्डकार्ड्स को जान सकें जो वे दर्ज कर सकते हैं। लेकिन ऐसे उपयोगकर्ता हैं जो वाइल्डकार्ड को नहीं जानते हैं जो वे प्रवेश कर सकते हैं और नहीं कर सकते हैं। उस स्थिति में, आप स्वयं वाइल्डकार्ड में प्रवेश कर सकते हैं।
इस स्थिति में, के बीच में Likeऑपरेटर और हमारे पैरामीटर प्रॉम्प्ट, हम उन वाइल्डकार्ड को जोड़ सकते हैं और अब एक बहुत विशिष्ट तरीका है जो हमें यह लिखना होगा। शब्द के बादlikeउद्धरण चिह्नों में, वाइल्डकार्ड दर्ज करें जिसका हम उपयोग कर रहे हैं। इस स्थिति में, हमने किसी भी वर्ण को बदलने के लिए "*" का उपयोग किया है। अब हम इसे पैरामीटर में जोड़ देंगे। ऐसा करने के लिए, हमें एम्परसेंड की आवश्यकता है(&)प्रतीक और एक स्थान। अब हम इस चरण को दोहराएंगे और एक और एम्परसेंड (&) जोड़ेंगे क्योंकि हम उस वाइल्डकार्ड में शामिल हो रहे हैं जो कि उपयोगकर्ता द्वारा उस प्रोजेक्ट के नाम और फिर "*" उद्धरण में जो भी मापदंड दर्ज किए गए हैं।

अब हम फिर से अपनी क्वेरी चलाते हैं। शब्द दर्ज करेंpotion बिना किसी वाइल्डकार्ड के प्रॉम्प्ट में।

क्वेरी अब उन वाइल्डकार्ड को ट्रैक करेगी जो यहां दर्ज किए गए हैं। हमें केवल पोशन टाइप करना होगा और एंटर दबाना होगा।

अब हमें वे परिणाम मिलते हैं जिनकी हम तलाश कर रहे थे और परिणाम वही होंगे जो उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए गए हैं।
हम कहते हैं कि हम शीर्षक में "" शब्द के साथ हर परियोजना को खोजना चाहते हैं। फिर, आपको केवल शब्द टाइप करने की आवश्यकता है औरEnter या क्लिक करें Ok।


इस क्वेरी के साथ, उनके नाम में "द" शब्द के साथ प्रोजेक्ट खोजना आसान हो जाता है। परिणामों के 2 एन डी स्तर में "माँ" शब्द के साथ परियोजना के नाम भी शामिल हो सकते हैं जहाँ "" शब्द का हिस्सा है।
MS Access में, एक्सेल में एक सूत्र की तरह एक अभिव्यक्ति है। इसमें कई तत्व शामिल होते हैं जिनका उपयोग अकेले या एक संयोजन में किया जा सकता है। अभिव्यक्तियों में ऑपरेटर्स, स्थिरांक, फ़ंक्शन और पहचानकर्ता शामिल हो सकते हैं।
अभिव्यक्तियों को कई प्रकार के कार्यों को करने के लिए एक नियंत्रण के मूल्य को प्राप्त करने या एक क्वेरी को आपूर्ति करने के मानदंड की आपूर्ति करने से लेकर गणना नियंत्रण और फ़ील्ड बनाने या रिपोर्ट के लिए समूह स्तर को परिभाषित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।
इस अध्याय में, हम एक बहुत विशिष्ट प्रकार की अभिव्यक्ति बनाने पर ध्यान केंद्रित करेंगे जिसे एक परिकलित अभिव्यक्ति कहा जाता है। हम कई गणना किए गए फ़ील्ड बनाएंगे जो डेटा की गणना करेंगे और प्रदर्शित करेंगे जो कि डेटाबेस के भीतर कहीं भी संग्रहीत नहीं है लेकिन संग्रहीत किए गए अलग-अलग फ़ील्ड से गणना की जाती है।
अब हमारे पास एक नया एक्सेस डेटाबेस है जिसमें गणना करने के लिए अधिक डेटा है।
उदाहरण
इसे समझने के लिए एक उदाहरण का प्रयास करते हैं। हम विभिन्न तालिकाओं से कुछ जानकारी प्राप्त करेंगे -tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails तथा tblBooks और विभिन्न क्षेत्रों की समीक्षा करना।

अब हम क्वेरी चलाते हैं और आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।

हम एक सबटोटल के लिए एक बहुत ही सरल गणना चाहते हैं जो कि ऑर्डर की गई किताबों की मात्रा और पुस्तक के खुदरा मूल्य से गुणा करेगा। उस फील्ड को कॉल करने के लिए हर एक्सप्रेशन या किसी भी एक्सप्रेशन को एक नाम से शुरू करना एक अच्छा विचार है। इसे हम कहते हैंsubtotal।

पूर्ण अभिव्यक्ति (Subtotal: [tblOrdersDetails]![QTY]*[tblBooks]![RetailPrice])तालिका का नाम शामिल है, वर्ग ब्रैकेट के अंदर पहले tblOrdersDetails क्योंकि यही वह जगह है जहां हमारा मात्रा क्षेत्र रहता है। अब एक विस्मयादिबोधक एक तालिका क्यूटीवाई के लिए उस तालिका के अंदर देखने के लिए कह रहा है और tblBooks में खुदरा मूल्य क्षेत्र द्वारा गुणा करें।
आइए हम आपकी क्वेरी को चलाने का प्रयास करते हैं और आप सबटोटल फ़ील्ड के अंत में देखेंगे।

हम कहते हैं कि हम अपने बिक्री कर की गणना करना चाहते हैं। क्वेरी ग्रिड में हम ठीक उसी तरह से करेंगे जैसे हमने पहले किया था और इस बार हम फील्ड को केवल टैक्स कहेंगे और हमें सबटोटल को नौ प्रतिशत कर की दर से गुणा करेंगे।

हमें अपनी क्वेरी फिर से चलाने दें और आप नया देखेंगे Tax field अंततः।

एक सूचकांक एक डेटा संरचना है, एक विशेष डेटा संरचना जिसे डेटा पुनर्प्राप्ति की गति में सुधार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यदि आप अक्सर किसी तालिका को खोजते हैं या किसी विशेष फ़ील्ड द्वारा उसके रिकॉर्ड को सॉर्ट करते हैं, तो आप फ़ील्ड के लिए एक इंडेक्स बनाकर इन कार्यों को गति दे सकते हैं। Microsoft Access किसी तालिका में अनुक्रमणिका का उपयोग करता है जैसा कि आप डेटा खोजने के लिए किसी पुस्तक में अनुक्रमणिका का उपयोग करते हैं।
- कुछ उदाहरणों में, जैसे कि प्राथमिक कुंजी के लिए, एक्सेस स्वचालित रूप से आपके लिए एक इंडेक्स बनाता है।
- अन्य समय में, आप स्वयं एक इंडेक्स बनाना चाह सकते हैं।
- एक इंडेक्स उस फ़ील्ड या फ़ील्ड के आधार पर रिकॉर्ड का स्थान संग्रहीत करता है जिसे आप इंडेक्स के लिए चुनते हैं।
- अनुक्रमणिका से स्थान को प्राप्त करने के बाद, यह सीधे सही स्थान पर जाकर डेटा को पुनः प्राप्त कर सकता है।
- इस तरह, डेटा को खोजने के लिए सभी रिकॉर्ड्स के माध्यम से स्कैनिंग की तुलना में एक इंडेक्स का उपयोग करना काफी तेज हो सकता है।
- इंडेक्स प्रश्नों में खोजों को गति प्रदान कर सकते हैं, लेकिन रिकॉर्ड जोड़ते या अपडेट करते समय वे प्रदर्शन को धीमा भी कर सकते हैं।
आइए अब देखते हैं कि Microsoft Access डिफ़ॉल्ट रूप से क्या इंडेक्स बनाता है और उन्हें खुद कैसे बनाते हैं और किसी भी अनावश्यक इंडेक्स को हटाना सीखते हैं। को खोलोtblEmployees Access डेटाबेस में तालिका जो हमने बनाई है।
- हम वास्तव में इस डेटाबेस में अनुक्रमित के साथ नहीं खेले हैं लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हमारे पास कोई भी नहीं है।
- वास्तव में, एक्सेस में एक प्राथमिक कुंजी के रूप में सेट किया गया कोई भी फ़ील्ड स्वचालित रूप से अनुक्रमित होता है।
- पहुंच आपके क्षेत्रों के नामों के आधार पर अतिरिक्त माध्यमिक सूचकांक बनाती है।
आइए अब फाइल मेनू पर जाएं और विकल्प चुनें।

आपको Access विकल्प विंडो दिखाई देगी।

के पास जाओ Object Designersऔर आपको इंपोर्ट / क्रिएट पर AutoIndex लेबल वाला एक सेक्शन दिखाई देगा और टेक्स्टबॉक्स में आपको ID; की; कोड; संख्या; नंबर दिखाई देगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेस स्वचालित रूप से उन नामों के साथ शुरू या समाप्त होने वाले फ़ील्ड में एक द्वितीयक सूचकांक जोड़ता है और जो आपके द्वारा आयात किए गए फ़ील्ड के लिए जाता है और साथ ही साथ आपने स्वयं बनाया है।
यदि आप किसी भी क्षेत्र को अनुक्रमित करना चाहते हैं तो आप इसमें जा सकते हैं Field टैब।

किसी भी फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप अनुक्रमित करना चाहते हैं और फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में अनुक्रमित चेकबॉक्स की जांच करें। इंडेक्स बनाने या निकालने के लिए आपके पास वैकल्पिक विकल्प भी हैं। आप वापस जा सकते हैंDesign View।

आप किसी भी क्षेत्र का चयन करके अनुक्रमित समायोजित कर सकते हैं। आप यह भी देख सकते हैं कि उन्हें नीचे दिए गए फ़ील्ड गुण क्षेत्र में कैसे अनुक्रमित किया जाता है। किसी भी क्षेत्र में हैNoअनुक्रमित के बगल में चयनित, इसका मतलब है कि उस दिए गए क्षेत्र के लिए कोई सूचकांक नहीं है। आप ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके और अन्य दो विकल्प चुनकर उसे बदल सकते हैं -Yes (Duplicate OK) तथा Yes (No duplicates)।

आखिरी विकल्प Yes (No Duplicates)इसका मतलब है कि प्रवेश स्वचालित रूप से उस क्षेत्र में डुप्लिकेट मानों को प्रतिबंधित करेगा। आइए अब अपने अंतिम नाम फ़ील्ड के लिए एक इंडेक्स बनाएं।

हमें चयन करें LastName सूचकांक और कहने के लिए Yes (Duplicates OK)। जैसे ही हम सेव करते हैं, Access उस इंडेक्स को बनाएगा। एक अन्य क्षेत्र जहां आप तालिका के लिए अपनी अनुक्रमणिका देख सकते हैं और समायोजित कर सकते हैं वह है टेबल डिज़ाइन क्षेत्रShow/Hide समूह।

यदि आप इस इंडेक्स बटन पर क्लिक करते हैं, जो इस तालिका के लिए बनाए गए सभी इंडेक्स को प्रदर्शित करने वाला एक विशेष दृश्य लाएगा।

अब हमारे पास tblEmployees –one के लिए दो इंडेक्स हैं जो प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड के आधार पर स्वचालित रूप से बनाए गए थे और एक जिसे हमने अभी LastName फ़ील्ड के लिए बनाया था। Microsoft Access तालिकाओं में अनुक्रमित से निपटने के लिए ये विभिन्न तरीके हैं।
इस अध्याय में, हम एक्सेस में रिकॉर्ड के समूह पर गणना करने के तरीके को कवर करेंगे। हमने एक ऐसा क्षेत्र बनाया है जो पंक्ति द्वारा पंक्ति की गणना करता है या रिकॉर्ड द्वारा लाइन कुल या सबटोटल फ़ील्ड बनाने के लिए रिकॉर्ड करता है, लेकिन क्या होगा यदि हम किसी व्यक्ति द्वारा रिकॉर्ड के समूह द्वारा गणना करना चाहते हैं। हम ऐसा करके बना सकते हैं जिसे एक के रूप में जाना जाता हैAggregate Query।
अलग-अलग क्वेरी
कुल योग जिसे सारांश या सारांश क्वेरी के रूप में भी जाना जाता है, एक योग, समूह या समूह विशेष है। यह कुल या सकल राशि या रिकॉर्ड का एक समूह या सबसेट हो सकता है। अलग-अलग क्वेरी कई ऑपरेशन कर सकती हैं। रिकॉर्ड के समूह पर कुल तरीकों में से कुछ को सूचीबद्ध करने वाली एक सरल तालिका यहां दी गई है।
S.No | अलग कार्य और विवरण |
---|---|
1। | Sum फ़ील्ड मान जोड़ता है |
2। | Avg क्षेत्र मूल्यों का औसत |
3। | Min न्यूनतम (न्यूनतम) फ़ील्ड मान |
4। | Max उच्चतम (अधिकतम) फ़ील्ड मान |
5। | Count मूल्यों की गणना (रिकॉर्ड) |
6। | StDev दिनांक / समय फ़ील्ड सहित फ़ील्ड मानों का मानक विचलन |
7। | Var दिनांक / समय सहित क्षेत्र मानों की भिन्नता |
आइए हम अपना डेटाबेस खोलें और क्वेरी डिज़ाइन पर जाएँ और निम्न तालिकाओं को शामिल करें -

इस संवाद बॉक्स को बंद करें और निम्नलिखित दो फ़ील्ड प्रदर्शित किए जाएंगे जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में क्वेरी ग्रिड में दिखाया गया है।

यह एक सरल क्वेरी है और हम केवल दो फ़ील्ड प्रदर्शित कर रहे हैं - book title तथा quantity और जब हम इसे चलाते हैं तो हम अपने डेटाबेस में हर एक व्यक्ति के आदेश को देख रहे होते हैं।
आइए अब हम इस क्वेरी को चलाते हैं और आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।

यही कारण है कि पुस्तक के शीर्षक दोहरा रहे हैं। इनमें से प्रत्येक पुस्तक के लिए अलग-अलग आदेश दिए गए हैं और उन्हें अलग-अलग मात्रा में ऑर्डर किया गया है। आइए हम मान लें कि हम केवल उस पुस्तक शीर्षक का सारांश देखना चाहते हैं जिसे केवल एक बार सूचीबद्ध किया गया है। और फिर इसके पास सूचीबद्ध मात्रा का योग।
अब हम डिज़ाइन दृश्य पर जाएँ और डिज़ाइन टैब में, आपको सिग्मा प्रतीक दिखाई देगा। यह आपका योग बटन है।
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सिग्मा प्रतीक पर क्लिक करें जो आपके पंक्ति के नीचे तालिका पंक्ति में एक और पंक्ति खोलेगी और यहां से, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप इस क्वेरी को कैसे समूहित कर रहे हैं।
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अब हम पुस्तक शीर्षक से समूह बनाएंगे और अपने मात्रा क्षेत्र को भी जोड़ेंगे।
अगर हम पर क्लिक करें group by areaऔर आगे ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें, सभी विकल्प नीचे सूचीबद्ध होंगे। इस मामले में, हम विकल्प चुनेंगेSum और फिर अपनी क्वेरी चलाएं।
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अब आप प्रत्येक व्यक्तिगत पुस्तक को देख सकते हैं और पुस्तक के नाम के साथ प्रदर्शित सभी व्यक्तिगत आदेश भी।
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अभिगम में सामंजस्य
हमने अलग-अलग क्षेत्रों में जानकारी संग्रहीत करते हुए, सामान्यीकरण की प्रक्रिया सीखी। कभी-कभी आप डेटा को एक साथ देखना या देखना चाहते हैं जैसे पहले नाम और अंतिम नाम फ़ील्ड को एक ही फ़ील्ड के रूप में संयोजित करना। आप एक या अधिक स्ट्रिंग्स को समेटने वाले परिकलित फ़ील्ड बनाकर उस जानकारी को एक साथ प्रदर्शित कर सकते हैं। आप अन्य वर्ण जैसे अल्पविराम या अवधि भी जोड़ सकते हैं जो आप चाहते हैं।
एक्सेस में संक्षिप्त करने के लिए, दो अलग-अलग ऑपरेटर हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं ampersand (&) और यह plus (+) संकेत।
एम्परसेंड दो स्ट्रिंग्स को एक में मिलाएगा जबकि प्लस साइन दो स्ट्रिंग्स को मिलाएगा और NULL वैल्यू को प्रचारित करेगा, उदाहरण के लिए, यदि एक वैल्यू NULL है तो संपूर्ण एक्सप्रेशन null का मूल्यांकन करता है।
उदाहरण
आइए, क्वेरी डिज़ाइन का उपयोग करके एक नई क्वेरी बनाने की प्रक्रिया को समझने के लिए एक सरल उदाहरण लेते हैं। यह एक बहुत ही सरल क्वेरी होने जा रही है जो हमारे ग्राहकों की तालिका से जानकारी खींच रही है।
अब हम जोड़ते हैं tblCustomersतालिका बंद करें जो तालिका संवाद बॉक्स दिखाता है। हम कुछ सरल नाम वाले क्षेत्रों के साथ कुछ तालमेल की कोशिश करेंगे।
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आइए अब पहले नाम और अंतिम नाम फ़ील्ड जोड़ते हैं और क्वेरी चलाते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, पहले नाम और अंतिम नाम को दो अलग-अलग क्षेत्रों में विभाजित किया गया है।
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हमें इस जानकारी को एक साथ प्रदर्शित करने की आवश्यकता है।
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पर वापस जाओ Design View और तीसरे क्षेत्र में नामक एक नया क्षेत्र बनाते हैं full name। अब, पूरा नाम जोड़ें और उन अभिव्यक्ति को टाइप करें जो उन दो क्षेत्रों को एक साथ जोड़ते हैं।
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हमें क्वेरी चलाते हैं और आपको एक नया परिकलित फ़ील्ड दिखाई देगा।
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यह इन दो क्षेत्रों की सूचनाओं को एक साथ जोड़ सकता है, लेकिन यह बिल्कुल वैसा नहीं दिखाई देता जैसा हम चाहते हैं। यह उस सभी पाठ को एक साथ चलाता है क्योंकि यह उस तरह से प्रदर्शन कर रहा है जैसा हमने उससे पूछा है। अब हमें इन दोनों क्षेत्रों की जानकारी के बीच में स्थान जोड़ने के लिए एक्सेस पूछना होगा।
आइए अब हम डिज़ाइन व्यू पर वापस जाते हैं और इस एक्सप्रेशन में एक और सेक्शन जोड़ते हैं।
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उद्धरण और एक अन्य एम्परसेंड के अंदर एक स्थान जोड़ें। इससे Access उस पहले नाम फ़ील्ड से जानकारी लेता है; इसे एक स्थान के साथ जोड़ें और फिर अंतिम नाम फ़ील्ड से बहुत अंत में जानकारी जोड़ें। अब, क्वेरी को फिर से चलाएँ और आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।
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यदि आप केवल एक विशिष्ट संख्या की तलाश कर रहे हैं, तो एग्रीगेट प्रश्न बहुत अच्छे हैं, लेकिन यदि आप स्प्रेडशीट जैसी सारांश की जानकारी संक्षेप में देना चाहते हैं, तो आप क्रॉस्टैब क्वेरी की कोशिश करने पर विचार कर सकते हैं। जब आप सारांश डेटा को पढ़ना और समझना आसान बनाना चाहते हैं, तो उपयोग करने पर विचार करेंCrosstab Query।
एक क्रॉसस्टैब क्वेरी एक प्रकार का है Select Query। जब आप एक क्रॉसस्टैब क्वेरी चलाते हैं, तो परिणाम एक डेटशीट में प्रदर्शित होते हैं। इस डेटाशीट में अन्य प्रकार के डेटाशीट से अलग संरचना है।
क्रॉसस्टैब क्वेरी की संरचना को सरल चयन क्वेरी से पढ़ना आसान बना सकता है जो समान डेटा प्रदर्शित करता है, जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
अब तक, एक्सेस में क्रॉस्टैब क्वेरी बनाने का सबसे सरल तरीका यह है कि आप उस विज़ार्ड का उपयोग करें, जो एक्सेस के साथ आता है, जो आपकी क्रॉस्टैब क्वेरी बनाने के लिए आता है। चलिए अब क्वेरीज़ ग्रुप में क्रिएट टैब पर जाएँ और क्वेरी विजार्ड पर क्लिक करें।
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उपरोक्त संवाद बॉक्स में, आप सभी प्रकार के विशेष प्रश्नों को देख सकते हैं। आप एक सरल क्वेरी विज़ार्ड बना सकते हैं जैसे हम डिज़ाइन व्यू से अब तक कैसे कर रहे हैं। दूसरा वह है जो हम चाहते हैं - क्रॉसस्टैब क्वेरी जो प्रारूप जैसी कॉम्पैक्ट स्प्रेडशीट में डेटा प्रदर्शित करती है। अब, क्रॉस्टैब क्वेरी का चयन करें और ओके पर क्लिक करें।
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विज़ार्ड में पहली स्क्रीन संकेत देने के लिए जा रही है कि किस तालिका या क्वेरी में वे फ़ील्ड शामिल हैं जो आप अपने Crosstab क्वेरी परिणाम के लिए चाहते हैं। पर क्लिक करेंQueries रेडियो बटन और चयन करें qryOrdersInformation - यह वह है जिसे हमने पहले बनाया था जिसमें सबटोटल, सेल्स टैक्स आदि हैं। क्लिक करें Next।
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अब हम उस क्वेरी से उपलब्ध फ़ील्ड्स को देखेंगे। यह आपको पंक्ति मान के रूप में इच्छित फ़ील्ड मान दर्ज करने के लिए संकेत देगा। आइए हम कहते हैं कि हम अपने सभी अलग-अलग पुस्तक शीर्षकों की एक सरल सूची चाहते हैं। अब पुस्तक शीर्षक फ़ील्ड का चयन करें और अपने चयनित फ़ील्ड क्षेत्र पर भेजें और क्लिक करेंNext।
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उपरोक्त संवाद बॉक्स में, सवाल यह है कि आप कॉलम हेडिंग के रूप में क्या उपयोग करना चाहते हैं और यह वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप क्या मूल्यांकन करना चाहते हैं। चलिए हम मान लेते हैं कि आप हमारा देखना चाहते हैंsales by date, चुनें TransactionDate और क्लिक करें Next।
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उपरोक्त डायलॉग बॉक्स में प्रश्न उस क्षेत्र के आधार पर एक विशेष है जिसे हमने पहले चुना था क्योंकि हमने एक तिथि समय कॉलम चुना था। यह पूछ रहा है कि क्या हम एक विशिष्ट अंतराल द्वारा अपनी तिथि समय कॉलम की जानकारी को समूह में रखना चाहते हैं। वर्ष का विकल्प चुनें और क्लिक करेंNext।
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उपरोक्त डायलॉग स्क्रीन में अगला प्रश्न पूछता है कि आप पंक्ति चौराहे के प्रत्येक कॉलम के लिए किस संख्या की गणना करना चाहते हैं। इस मामले में, हम चयन करके बेची गई पुस्तकों की मात्रा से जा सकते हैंquantity (QTY) और कार्यों से योग और क्लिक करें Next।
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आपके विज़ार्ड की अंतिम स्क्रीन पूछने जा रही है what do you want to name your query और आगे, क्लिक करें Finish सेवा View that query।
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अब हमारे पास किताबों की जानकारी है और कुल बिक्री पर भी जानकारी है जैसे कि उन बिक्री में से प्रत्येक कब हुई।
एक डेटाबेस डेटा की तालिकाओं का एक संग्रह है जो एक दूसरे के लिए तार्किक संबंधों की अनुमति देता है। आप उन फ़ील्ड्स से तालिकाओं को जोड़ने के लिए रिश्तों का उपयोग करते हैं जो उनके पास सामान्य हैं। एक तालिका किसी भी संख्या में रिश्तों का हिस्सा हो सकती है, लेकिन प्रत्येक संबंध में हमेशा दो तालिकाएँ होती हैं। एक प्रश्न में, एक संबंध एक द्वारा दर्शाया गया हैJoin।
ज्वाइन क्या है
एक जुड़ाव निर्दिष्ट करता है कि डेटाबेस में दो या अधिक तालिकाओं से रिकॉर्ड कैसे संयोजित करें। वैचारिक रूप से, एक जुड़ाव तालिका संबंध के समान है। वास्तव में, जॉब्स तालिकाओं के लिए रिश्तों के संबंध में हैं।
निम्नलिखित दो मूल प्रकार के जोड़ हैं जिनकी चर्चा हम इस अध्याय में करेंगे -
- भीतर जुड़ता है
- बाहरी जुड़ते हैं
दोनों आसानी से एक से बनाया जा सकता है queries design view।
आंतरिक रूप से जुड़ा
अब हम समझते हैं Inner Join -
- सबसे आम प्रकार का जुड़ाव एक आंतरिक जुड़ाव है जो Microsoft Access में डिफ़ॉल्ट शामिल प्रकार भी है।
- इनर जॉइन केवल उन पंक्तियों या अभिलेखों को प्रदर्शित करेगा जहाँ दोनों तालिकाओं से सम्मिलित फ़ील्ड बराबर हैं।
- यह जुड़ने का प्रकार उन सामान्य क्षेत्रों और भीतर निहित डेटा को देखता है। यह केवल मैचों को प्रदर्शित करता है।
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बाहरी सम्मिलित हों
आइये अब समझते हैं कि Outer Join है -
- एक बाहरी जुड़ाव एक तालिका से सभी पंक्तियों को प्रदर्शित करता है और केवल उन पंक्तियों या रिकॉर्डों को दूसरी तालिका से जोड़ता है जहाँ सम्मिलित फ़ील्ड समान हैं।
- दूसरे शब्दों में, एक बाहरी जुड़ाव एक तालिका से सभी पंक्तियों को दिखाता है और केवल दूसरी तालिका से संबंधित पंक्तियों को दर्शाता है।
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अन्य सम्मिलित प्रकार भी हैं -
लेफ्ट आउटर जॉइन और राइट आउटर जॉइन
अब हम समझते हैं Left Outer Join तथा Right Outer Join -
- आप वह तालिका चुन सकते हैं जो सभी पंक्तियों को प्रदर्शित करेगी।
- आप एक लेफ्ट आउटर जॉइन बना सकते हैं जिसमें पहली टेबल से सभी पंक्तियाँ शामिल होंगी।
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- आप एक राइट आउटर जॉइन बना सकते हैं जिसमें दूसरी टेबल से सभी पंक्तियाँ शामिल होंगी।
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अब हम चलते हैं Create टैब और से एक क्वेरी बनाएँ Design View। चुनते हैंtblProjects तथा tblTasks और निम्न स्क्रीनशॉट में तालिका दिखाएँ संवाद बॉक्स को बंद करें।
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जोड़ें ProjectName मैदान से tblProjects, तथा TaskTitle, StartDate तथा DueDate से tblTasks तालिका।
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अब हम क्वेरी चलाते हैं।
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हम केवल कुछ परियोजनाओं से रिकॉर्ड प्रदर्शित कर रहे हैं। इन परियोजनाओं में से कुछ में उस परियोजना से जुड़े बहुत सारे कार्य हैं और यह जानकारी संबंधित हैProjectID मैदान।
जब हम Microsoft Access में यह क्वेरी बनाते हैं, तो Access इस रिश्ते को हमारे द्वारा बनाए गए रिश्तों से ले रहा है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, यह बना रहा है जिसे एक के रूप में जाना जाता है Inner Join between these two fields, इन दो तालिकाओं के बीच, और यह है कि इस तरह से यह जानकारी इन दो तालिकाओं से एक साथ संबंधित है।
यह हमें केवल मैच दिखा रहा है, इसलिए जब हम इस क्वेरी को चलाते हैं, तो कई अन्य प्रोजेक्ट सूचीबद्ध होते हैं tblProjects जो इस क्वेरी में सेट किए गए हमारे रिकॉर्ड के भाग के रूप में प्रकट नहीं होते हैं, और इसका कारण यह है कि इन दोनों तालिकाओं को एक साथ कैसे जोड़ा जाता है, इनर जॉइन के माध्यम से, जो फिर से है, वह डिफ़ॉल्ट किसी भी क्वेरी के लिए जुड़ें।
हालाँकि, यदि आप रिश्ते को बदलना चाहते हैं, तो हम कहें कि आप एक बाहरी जुड़ाव बनाना चाहते हैं, या दूसरे शब्दों में, सभी परियोजनाओं को दिखाते हैं tblProjects, हर एक रिकॉर्ड जो उस तालिका में है, के सभी कार्यों के साथ tblTasks- ओपन ज्वाइन प्रॉपर्टीज; हम इसे केवल रिलेशनशिप लाइन पर डबल-क्लिक करके कर सकते हैं।
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पहुंच गुण संवाद में बाईं तालिका नाम और दाईं तालिका नाम प्रदर्शित करेगी।
बाएँ स्तंभ नाम और दाएँ स्तंभ नाम और पहला रेडियो बटन केवल उन पंक्तियों को शामिल करने के लिए है जहाँ दोनों तालिकाओं से जुड़ने वाले फ़ील्ड समान हैं और वह आंतरिक जुड़ाव है और यही वह है जो संबंध बनाते समय डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित होता है, जब एक सम्मिलित बनाते हैं क्वेरी में, लेकिन, आप इसे बदल सकते हैं।
हमारे पास दो अन्य विकल्प भी हैं; हम सभी रिकॉर्ड शामिल कर सकते हैंtblProjects, और केवल उन रिकॉर्ड्स से tblTasks जहां शामिल फ़ील्ड समान हैं और यह एक लेफ्ट आउटर जॉइन है।
हमारे पास एक तीसरा विकल्प है, सभी रिकॉर्ड्स को tblTasks से शामिल करें और केवल उन रिकॉर्ड्स को tblProjects से जोड़ें जहाँ सम्मिलित फ़ील्ड समान हैं और यह एक राइट बाहरी जॉइन है।
वे विभिन्न प्रकार के जोड़ हैं जिन्हें आप डिज़ाइन व्यू से आसानी से बना सकते हैं। हमें दूसरा विकल्प चुनें, जो लेफ्ट आउटर जॉइन है, और क्लिक करेंOk।
आइए अब अन्य चरणों पर गौर करें -
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जब आप रिलेशनशिप लाइन को देखते हैं, तो आपको एक छोटा तीर दिखाई देगा ProjectID में tblTasks। जब आप इस क्वेरी को चलाते हैं, तो आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।
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जैसा कि आप देख सकते हैं कि यह हमें हर एक परियोजना का नाम दिखा रहा है, चाहे उसके पास संबंधित कार्य हो या न हो। आपको अशक्त खेतों का एक समूह भी दिखाई देगा। यह सब रिक्त होगा क्योंकि इसमें कोई संबंधित जानकारी नहीं हैtblTasks, जहां इन क्षेत्रों से आते हैं। अब हम चलते हैंDesign View फिर से और रिश्ते की रेखा पर डबल-क्लिक करें।
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प्रॉपर्टीज ज्वाइन डायलॉग बॉक्स में, तीसरा विकल्प चुनें जो राइट आउटर जॉइन के लिए है और क्लिक करें Ok।
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अब हमारी रिलेशनशिप लाइन को देखिए। आप देखेंगे कि थोड़ा तीर अब ओर इशारा कर रहा हैProjectID में tblProjects। जब आप इस क्वेरी को चलाते हैं तो आपको निम्नलिखित परिणाम दिखाई देंगे।
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स्व शामिल
सेल्फ-जॉइन एक अन्य प्रकार का जॉइन है। सेल्फ-ज्वाइन मिलान फ़ील्ड को उसी तालिका के भीतर से संबंधित करता है। उदाहरण के लिए, एक पर्यवेक्षक क्षेत्र के साथ कर्मचारी की तालिका देखें, जो उसी तालिका में किसी अन्य फ़ील्ड में संग्रहीत उसी प्रकार की संख्या को संदर्भित करता है - कर्मचारी आईडी।

अगर हम यह जानना चाहते थे कि कैथलिन रासमुसेन का पर्यवेक्षक कौन है, तो हमें उस पर्यवेक्षक क्षेत्र में संग्रहीत संख्या को लेना होगा और यह जानने के लिए कि कर्मचारी आईडी क्षेत्र में ठीक उसी तालिका के भीतर यह देखना होगा कि चैरिटी हेंड्रिक पर्यवेक्षक है।
यह तालिका किसी संबंधित डेटाबेस के लिए आदर्श संरचना नहीं है क्योंकि यह सामान्यीकृत नहीं है।
यदि हमारे पास एक ऐसी स्थिति है जहां हम एक ऐसी क्वेरी बनाना चाहते हैं जो कर्मचारी पर्यवेक्षकों के नामों के साथ-साथ कर्मचारी नामों को सूचीबद्ध करती है, तो कोई आसान तरीका नहीं है जिससे हम सवाल कर सकते हैं कि जब तक कि हम एक सेल्फ-ज्वाइन न कर लें।
सेल्फ-ज्वाइन करने के लिए, निम्नलिखित फ़ील्ड के साथ एक टेबल बनाएं और कुछ डेटा डालें।
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यहां हम कर्मचारी के पहले नाम और फिर पर्यवेक्षक के नाम के साथ फिर से एक सूची बनाना चाहते हैं। आइए हम एक क्वेरी बनाते हैंquery design view।
अब, जोड़ें tblEmployees टेबल।
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इस संवाद बॉक्स को बंद करें।
अब, हमारे कर्मचारियों के लिए पहला नाम और अंतिम नाम जोड़ें।

हमें अब इस तालिका और खुद के बीच एक संबंध बनाने का एक तरीका चाहिए। ऐसा करने के लिए, हमें खोलने की आवश्यकता हैthe show table dialog box और tblEmployees को एक बार और जोड़ें।
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हमने इस क्वेरी दृश्य में उसी तालिका की एक और प्रतिलिपि बनाई है। अब, हमें Self-join बनाने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, पर्यवेक्षक पर क्लिक करेंtblEmployees तालिका और माउस बटन को दबाए रखें और इसे ऊपर से दाईं ओर छोड़ें EmployeeID उस प्रतिलिपि तालिका में - tblEmployees_1। फिर, उस कॉपी की गई तालिका से पहला नाम और अंतिम नाम जोड़ें।

अब हम अपनी क्वेरी चलाते हैं और आप निम्नलिखित परिणाम देखेंगे।
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यह कर्मचारियों के नाम उनके पर्यवेक्षकों के नाम प्रदर्शित करता है। और, यह है कि आप Microsoft Access में सेल्फ-जॉइन कैसे बनाते हैं।
इस ट्यूटोरियल में, हमने विभिन्न प्रकार के चुनिंदा प्रश्नों को बनाया है, मुख्यतः डिज़ाइन व्यू से। लेकिन Access में, हम कुछ विशेष क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग करके कुछ विशिष्ट प्रश्नों का चयन कर सकते हैं। पहला है डुप्लीकेट क्वेरी विज़ार्ड खोजें। डुप्लिकेट खोजें क्वेरी विज़ार्ड एक ऐसी क्वेरी बनाएगा जो डुप्लिकेट फ़ील्ड मानों के साथ रिकॉर्ड्स को एक ही तालिका या क्वेरी में बनाती है।
जैसा कि हमने चर्चा की है कि डुप्लिकेट जानकारी संग्रहीत करने से बचने के लिए रिलेशनल डेटाबेस तैयार किए जाते हैं। लेकिन उस डिज़ाइन के बावजूद, कभी-कभी उपयोगकर्ता गलती से डुप्लिकेट जानकारी दर्ज करते हैं।
उदाहरण
एक ग्राहक की तालिका में, आप एक ही ग्राहक को गलती से दो बार जोड़ सकते हैं। ऐसे मामलों में, ग्राहक के पास एक ही पता होगा, लेकिन विभिन्न ग्राहक आईडी, जो रिपोर्टिंग के साथ समस्याएं पैदा कर सकते हैं। इस स्थिति में, आप का उपयोग कर सकते हैंduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries।
चलिए अब हमारे Access डेटाबेस को ओपन करते हैं जिसमें समाहित है tblAuthers टेबल और जाओ Create टैब और, क्वेरीज़ समूह में, का चयन करें query wizard।
यदि आप निम्नलिखित स्क्रीनशॉट देखते हैं, तो आपके पास चुनने के लिए चार अलग-अलग विज़ार्ड हैं। को चुनिएfind duplicates query wizard और क्लिक करें Ok।
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डुप्लिकेट क्वेरी विजार्ड डुप्लीकेट की पहली स्क्रीन पूछती है कि आप संभावित डुप्लिकेट के लिए किस तालिका या किस क्वेरी को खोजना चाहते हैं। हम कहते हैं कि हम यह सुनिश्चित करने के लिए हमारे लेखक की तालिका की जांच करना चाहते हैं कि एक ही लेखक गलती से दो बार दर्ज नहीं किया गया है। तो, tblAuthors चुनें और क्लिक करेंNext।
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विज़ार्ड की दूसरी स्क्रीन यह पूछेगी कि किन क्षेत्रों में डुप्लिकेट जानकारी हो सकती है।
आमतौर पर, आप अपने प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड का उपयोग नहीं करेंगे, क्योंकि, फिर से, जब आप Access में एक फ़ील्ड को प्राथमिक कुंजी के रूप में नामित करते हैं, तो प्रवेश डुप्लिकेट को प्रवेश करने की अनुमति नहीं देगा।
हम किसी अन्य फ़ील्ड या फ़ील्ड के संयोजन को देखेंगे।
हम अंतिम नाम या पहले नाम और अंतिम नाम से खोज सकते हैं, या आप उनके सड़क के पते से खोज सकते हैं, या उनके टेलीफोन नंबर या जन्मदिन के साथ अधिक विशिष्ट हो सकते हैं।
अब पहले नाम, अंतिम नाम और जन्मदिन और खोज पर क्लिक करें Next।

इस विज़ार्ड में निम्न स्क्रीन उन फ़ील्ड्स के लिए पूछेगा जिन्हें हम अपनी क्वेरी में प्रदर्शित करना चाहते हैं। इसके लिए, डबल एरो को हिट करें, सभी फ़ील्ड अतिरिक्त क्वेरी फ़ील्ड क्षेत्र पर चले जाएंगे, और हमारे क्वेरी परिणामों में जुड़ जाएंगे।

अब क्लिक करते हैं Next। यह हमें इस क्वेरी विज़ार्ड में अंतिम स्क्रीन पर ले जाएगा।

निम्न स्क्रीन में, दर्ज करें कि आप अपनी क्वेरी का नाम कैसे देना चाहते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, इसे नाम देना है find duplicates प्लस के लिए whatever the name of the object that you're querying। इस मामले में,tblAuthors, लेकिन आप इसे कोई अन्य नाम भी दे सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं finish।
यहां, एक्सेस ने एक संभावित डुप्लिकेट पाया है, और वह लेखक जोस कैलिन है जो एक ही जन्मदिन, एक ही पता, एक ही टेलीफोन नंबर लेकिन अलग-अलग ऑथराइज हैं।

यह निश्चित रूप से दुर्घटना से दो बार दर्ज किया गया है। हमने अब अपनी क्वेरी में सभी फ़ील्ड जोड़ दिए हैं, हम बस रिकॉर्ड को हटा सकते हैं। हमें यह भी सुनिश्चित करना होगा कि हमारे पास किसी अन्य तालिका में संबंधित रिकॉर्ड नहीं हैं।

किसी भी रिकॉर्ड का चयन करें और निम्न संवाद बॉक्स में हटाएं चुनें।

एक्सेस आपको एक संकेत देता है, "आप एक रिकॉर्ड को हटाने वाले हैं।" यदि आप जारी रखना चाहते हैं, तो हाँ पर क्लिक करें।
यदि आप यह देखना चाहते हैं कि उस विज़ार्ड ने यह क्वेरी कैसे बनाई है, तो डिज़ाइन दृश्य में जाएं और देखें कि इस क्वेरी में सभी को क्या जोड़ा गया है।

जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, हमारे पास पहले नाम फ़ील्ड के नीचे हमारे क्षेत्र और कुछ विशिष्ट मानदंड हैं।

यह है कि यह विज़ार्ड उस डुप्लिकेट जानकारी की तलाश में है। यह डुप्लिकेट खोजने के लिए अब तक की सबसे आसान विधि है।
एक्सेस में, एक और बहुत उपयोगी विज़ार्ड है और वह है Find Unmatched Query Wizard। बेमिसाल क्वेरी विज़ार्ड ढूंढें एक ऐसी क्वेरी बनाता है जो एक तालिका में रिकॉर्ड या पंक्तियाँ ढूंढती है, जिनका किसी अन्य तालिका में कोई संबंधित रिकॉर्ड नहीं है।
जैसा कि हमने पहले ही चर्चा की है कि प्रश्नों में डेटा एक साथ कैसे जुड़ता है, और दो या दो से अधिक तालिकाओं के बीच मिलान के लिए सबसे अधिक प्रश्न कैसे दिखते हैं।

यह एक्सेस में डिफॉल्ट जॉइन है, उदाहरण के लिए, यदि हम दो टेबल के साथ एक क्वेरी डिजाइन करते हैं, tblCustomers तथा tblOrders, और CustomerID द्वारा उन दो तालिकाओं में शामिल हों, यह क्वेरी केवल मिलान वाले परिणामों को लौटाएगी। दूसरे शब्दों में, जिन ग्राहकों ने ऑर्डर दिए हैं।
ऐसे समय में जब हम मैच नहीं देखना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, हम अपने डेटाबेस में कोई ग्राहक नहीं देखना चाहते हैं - वे ग्राहक जिन्होंने अभी तक ऑर्डर नहीं दिए हैं।

- यह ठीक वही है जो बेजोड़ क्वेरी करता है।
इस तरह के क्वेरी के लिए कई अन्य संभावित उपयोग भी हैं।
हमारे डेटाबेस में, हम यह देखने के लिए उपयोग कर सकते हैं कि किन लेखकों ने अभी तक कोई परियोजना नहीं लिखी है या आप इसका उपयोग यह देखने के लिए कर सकते हैं कि किन कर्मचारियों ने अभी तक कोई स्वास्थ्य लाभ नहीं चुना है। आइए अब हम आपका डेटाबेस खोलते हैं जिसमें सम्मिलित हैCustomers तथा Ordersतालिका; Create टैब पर जाएं और क्वेरी विज़ार्ड बटन पर क्लिक करें।
को चुनिए Find Unmatched Query Wizard और क्लिक करें Ok।

इस परिदृश्य में, हम उन ग्राहकों की तलाश करेंगे जिन्होंने ऑर्डर नहीं दिया है। पहली स्क्रीन में यह पूछ रहा है कि किस तालिका या क्वेरी में आपके द्वारा क्वेरी परिणामों में वांछित रिकॉर्ड हैं।
अब हम ग्राहकों की एक सूची चाहते हैं tblCustomers। उस विकल्प का चयन करें और क्लिक करेंNext।

निम्नलिखित स्क्रीन में, आपको निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है which table or query contains the related records। दूसरे शब्दों में, आप पहले वाले से तुलना करने के लिए किस तालिका का उपयोग कर रहे हैं। इसके लिए, हमें उन लोगों को खोजने की जरूरत है जिन्होंने आदेश नहीं दिए हैं। हमें उस तालिका का चयन करना होगा जिसमें सभी आदेशों की जानकारी हो -tblOrders। अब, क्लिक करेंNext।

निम्नलिखित स्क्रीन में, आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि दोनों तालिकाओं में कौन सी जानकारी है।
- यह आमतौर पर किसी प्रकार की प्राथमिक कुंजी, विदेशी कुंजी, फ़ील्ड या संबंध होगा।
- यदि आपके डेटाबेस में कोई मौजूदा संबंध है, तो प्रवेश आपके लिए उन फ़ील्ड का चयन और मिलान करेगा।
- लेकिन, यदि आपके पास अन्य क्षेत्र हैं, जिसमें आप एक साथ शामिल हो सकते हैं, तो समान जानकारी हो, तो आप यहां भी चुन सकते हैं।
यहाँ, हमने 'TblCustomers' में फ़ील्ड्स और 'tblOders' में फील्ड्स दोनों में डिफ़ॉल्ट रूप से CustID का चयन किया है। अब, क्लिक करेंNext।

निम्नलिखित स्क्रीन में, आप उन फ़ील्ड को चुन सकते हैं और चुन सकते हैं जिन्हें आप क्वेरी परिणामों में प्रदर्शित करना चाहते हैं।
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आइए अब सभी उपलब्ध फ़ील्ड्स का चयन करें और डबल-हेडेड ऐरो पर क्लिक करें। यह सब चलता हैavailable fields से अधिक selected fieldsक्षेत्र। अब, क्लिक करेंNext।
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अंतिम स्क्रीन आपको अपनी क्वेरी के लिए एक नाम चुनने और क्लिक करने की अनुमति देगा Finish।

यहां हमारे पास एक ग्राहक है जो उस ग्राहक के रूप में सूचीबद्ध है जिसने अभी तक हमारे साथ ऑर्डर नहीं दिया है।
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आप यह भी देख सकते हैं कि वह क्वेरी कैसे बनाई गई थी। इसके लिए, आपको वापस जाने की आवश्यकता हैDesign View।
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इस विज़ार्ड ने एक बनाया है Outer Join tblCustomer और tblOrders और के बीच Is Nullमापदंड को CustID से tblORders में जोड़ा जाता है। यह कुछ रिकॉर्ड को बाहर करना है। इस मामले में, यह ग्राहक हैं जिन्होंने ऑर्डर दिए हैं, या जिनके पास संबंधित जानकारी tblOrders में है।
प्रवेश में प्रपत्र दुकानों में प्रदर्शन के मामलों की तरह होते हैं जो आपके इच्छित आइटम को देखना या प्राप्त करना आसान बनाते हैं। चूंकि फ़ॉर्म ऐसी वस्तुएं हैं जिनके माध्यम से आप या अन्य उपयोगकर्ता अपने एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस में संग्रहीत डेटा को जोड़, संपादित या प्रदर्शित कर सकते हैं, आपके फॉर्म का डिज़ाइन एक महत्वपूर्ण पहलू है। Microsoft Access में प्रपत्रों के साथ डिज़ाइन-वार आप बहुत कुछ कर सकते हैं। आप दो मूल प्रकार बना सकते हैं -
- बंधे हुए रूप
- अनबाउंड रूप
बाध्य रूप
आइये अब समझते हैं क्या Bound Forms हैं -
- बाउंड फॉर्म कुछ अंतर्निहित डेटा स्रोत जैसे कि तालिका, क्वेरी या SQL कथन से जुड़े होते हैं।
- बाउंड फॉर्म वही होते हैं जो लोग आमतौर पर तब सोचते हैं जब वे किसी फॉर्म के उद्देश्य के बारे में सोचते हैं।
- किसी डेटाबेस में डेटा दर्ज करने या संपादित करने के लिए फॉर्म भरे जाते हैं या उनका उपयोग किया जाता है।
- बाध्य प्रपत्रों के उदाहरण आमतौर पर उपयोगकर्ता डेटाबेस में डेटा दर्ज करने, देखने या संपादित करने के लिए उपयोग करते हैं।
अनबाउंड फॉर्म
हमें अनबाउंड फॉर्म में देखें -
- ये प्रपत्र किसी अंतर्निहित रिकॉर्ड या डेटा स्रोत से कनेक्ट नहीं हैं।
- अनबाउंड फॉर्म डायलॉग बॉक्स, स्विच बोर्ड या नेविगेशन फॉर्म हो सकते हैं।
- दूसरे शब्दों में, डेटा के विपरीत बड़े पैमाने पर डेटाबेस के साथ नेविगेट करने या बातचीत करने के लिए आमतौर पर अनबाउंड फॉर्म का उपयोग किया जाता है।
बाउंड फॉर्म के प्रकार
कई प्रकार के बाध्य रूप हैं जो आप Access में बना सकते हैं। आइए हम प्रकार को समझते हैं -
एकल आइटम प्रपत्र
यह सबसे लोकप्रिय एक है और यह वह जगह है जहां रिकॉर्ड प्रदर्शित किए जाते हैं - एक समय में एक रिकॉर्ड।
एकाधिक आइटम फ़ॉर्म
यह उस बाध्य डेटा स्रोत से एक बार में कई रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है।
स्प्लिट फॉर्म
प्रपत्र को हिस्सों में विभाजित किया जाता है, या तो लंबवत या क्षैतिज रूप से। एक आधा एक आइटम या रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है, और दूसरा आधा एक सूची प्रदर्शित करता है या अंतर्निहित डेटा स्रोत से कई रिकॉर्ड का एक डेटा पत्रक दृश्य प्रदान करता है।
प्रपत्र बनाना
एक्सेस में फॉर्म बनाने के लिए आप कुछ विधियों का उपयोग कर सकते हैं। इसके लिए अपना डेटाबेस खोलें और पर जाएंCreate tab। प्रपत्र समूह में, ऊपरी दाएँ हाथ के कोने में आपको प्रपत्र विज़ार्ड बटन दिखाई देगा।
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प्रपत्र विज़ार्ड लॉन्च करने के लिए उस बटन पर क्लिक करें।
विज़ार्ड में इस पहली स्क्रीन पर, आप उन फ़ील्ड्स का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप अपने फ़ॉर्म पर प्रदर्शित करना चाहते हैं, और आप एक से अधिक तालिका या क्वेरी से फ़ील्ड चुन सकते हैं।
हमें लगता है कि हम बस एक त्वरित रूप चाहते हैं जिसे हम अपनी कर्मचारी जानकारी के लिए डेटा प्रविष्टि के लिए उपयोग करने जा रहे हैं।
से Tables/Queries ड्रॉप-डाउन सूची, का चयन करें tblEmployeesतालिका। एक बार में सभी फ़ील्ड को स्थानांतरित करने के लिए डबल तीर पर क्लिक करें।
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आइए हम इसे उस एक तालिका के साथ छोड़ दें, और क्लिक करें Next।
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प्रपत्र विज़ार्ड में निम्न स्क्रीन लेआउट के लिए पूछेगा जिसे हम अपने फॉर्म के लिए पसंद करेंगे। हमारे पास हैcolumnar, tabular, datasheet and justifiedलेआउट। हम यहां कॉलम का लेआउट चुनेंगे और फिर क्लिक करेंगेNext।
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निम्नलिखित स्क्रीन में, हमें अपने फॉर्म के लिए एक शीर्षक देने की आवश्यकता है। इसे हम कहते हैंfrmEmployees।
एक बार जब आप अपने फॉर्म को एक शीर्षक दे देते हैं, तो आप फॉर्म को खोलने के लिए देख सकते हैं कि वह फॉर्म कैसा दिखता है, या आप अपनी तालिका में जानकारी दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। या आप फॉर्म के डिज़ाइन को संशोधित करने का विकल्प चुन सकते हैं। आइए हम पहला विकल्प चुनते हैंopen the form to view or enter information और क्लिक करें Finish।

अब, निम्नलिखित स्क्रीनशॉट पर एक नज़र डालें। यह आपका रूप जैसा दिखता है। यह एक एकल आइटम रूप है, जिसका अर्थ है कि एक बार में एक रिकॉर्ड प्रदर्शित किया जाता है और आगे आप नीचे नेविगेशन बटन देख सकते हैं, जो हमें बता रहा है कि यह 9. के रिकॉर्ड 1 को प्रदर्शित कर रहा है। यदि आप उस बटन पर क्लिक करते हैं, तो यह स्थानांतरित हो जाएगा अगले रिकॉर्ड के लिए।

यदि आप उस प्रपत्र या उस तालिका में बहुत अंतिम रिकॉर्ड के लिए कूदना चाहते हैं, तो आप उस दाहिने तीर के बगल में बटन का उपयोग कर सकते हैं, इसके बाद एक पंक्ति वाला तीर, यह अंतिम रिकॉर्ड बटन है। यदि आप नए कर्मचारी की जानकारी जोड़ना चाहते हैं, तो इस रिकॉर्ड के अंत में जाएं और फिर 9 रिकॉर्ड के बाद आपको एक खाली फॉर्म दिखाई देगा, जहां आप नए कर्मचारी की जानकारी दर्ज करना शुरू कर सकते हैं।

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यह एक उदाहरण है कि आप प्रपत्र विज़ार्ड का उपयोग करके प्रपत्र कैसे बना सकते हैं। अब इस फॉर्म को बंद करते हैं और क्रिएट टैब पर जाते हैं। अब हम विज़ार्ड का उपयोग करके थोड़ा और जटिल रूप बनाएंगे। प्रपत्र विज़ार्ड पर क्लिक करें और इस बार, हम अलग-अलग तालिकाओं के एक जोड़े से फ़ील्ड चुनेंगे।
इस फ़ॉर्म विज़ार्ड में, हमें चुनने दें tblProjects के लिये Tables/Queries, और ProjectID, ProjectName, ProjectStart और ProjectEnd जैसे कुछ उपलब्ध फ़ील्ड चुनें। ये फील्ड अब चुनिंदा फील्ड्स में चले जाएंगे।

अब सेलेक्ट करें tblTasksटेबल्स / क्वेरी के लिए और टास्कआईडी, प्रोजेक्टआईडी, टास्किटल, स्टार्टडेट, डीडेट और पेरिकल कम पर भेजें। क्लिकNext।

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यहां, हम अलग-अलग वस्तुओं के एक जोड़े से डेटा पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं। हम विकल्पों से भी चुन सकते हैं कि हम अपने फॉर्म को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं। यदि हम एक सपाट रूप बनाना चाहते हैं, तो हम व्यवस्था करना चुन सकते हैंtblTasks, जो उस एकल रूप को बनाएगा, जिसमें सपाट दृश्य में सभी फ़ील्ड्स दिखाए गए हैं जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।
हालाँकि, यदि हम उस एक-से-कई संबंधों के आधार पर एक पदानुक्रमित रूप बनाना चाहते हैं, तो हम अपने डेटा को tblProjects द्वारा व्यवस्थित करना चुन सकते हैं।

उपरोक्त विंडो में, हमारे पास एक को शामिल करने का विकल्प है subform के लिये tblTasks, या हम इसे एक जुड़ा हुआ रूप बना सकते हैं। यह जुड़ा हुआ रूप वह है जहाँ tblProjects में एक बटन होगा जो उस दूसरी परियोजना को फ़िल्टर करेगा जो उस अंतर्निहित परियोजनाओं के रूप में हमारे द्वारा चुनी गई परियोजना के लिए फ़िल्टर्ड होगी। अब हम सेलेक्ट करते हैंForm with subform(s), और फिर क्लिक करें Next।
निम्न स्क्रीन में, आप अपने सबफॉर्म के लिए एक लेआउट चुन सकते हैं। डेटशीट दृश्य डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित हो जाता है। डेटशीट व्यू टेबल व्यू के समान है। अब, क्लिक करेंNext।

निम्न स्क्रीन में, आपको अपने प्रपत्रों के लिए एक नाम प्रदान करना होगा। आपको जो नाम चाहिए उसे दर्ज करें और क्लिक करेंFinish।

एक्सेस आपको एक पूर्वावलोकन देगा कि आपका फॉर्म कैसा दिखता है। शीर्ष पर, आपके पास अपने मुख्य रूप पर नियंत्रण है, जो कि हमारे से हैProjectsतालिका। जैसे ही आप नीचे जाएंगे, आपको एक सबफॉर्म दिखाई देगा। यह एक रूप के भीतर एक रूप की तरह है।

एकाधिक आइटम फ़ॉर्म
आप एक विशिष्ट प्रकार का प्रपत्र भी बनाना चाह सकते हैं। इसके लिए आप पर क्लिक कर सकते हैंMore Forms ड्रॉप डाउन मेनू।

मेनू से, आप एक बना सकते हैं Multiple Items फार्म, ए Datasheet फार्म, ए Split फार्म, या यहां तक कि एक Modal Dialogप्रपत्र। ये आमतौर पर बंधे हुए रूप हैं; उस ऑब्जेक्ट का चयन करें, जिसे आप उस फ़ॉर्म से बाध्य करना चाहते हैं। यह मोडल संवाद रूपों पर लागू नहीं होता है।
इस प्रकार का फॉर्म बनाने के लिए, आपको पहले नेविगेशन फलक में ऑब्जेक्ट का चयन करना होगा। हमें चयन करेंtblEmployees यहाँ।

पर क्लिक करके आगे बढ़ें More Forms तथा Multiple Items।
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उपरोक्त कदम आगे सभी कर्मचारियों को सूचीबद्ध करते हुए एक एकाधिक आइटम फॉर्म बनाएगा।
स्प्लिट फॉर्म
इस प्रकार के रूप को समान रूप से या क्षैतिज या समान रूप से विभाजित किया जाता है। एक आधा एक आइटम या रिकॉर्ड प्रदर्शित करता है, और दूसरा आधा अंतर्निहित डेटा स्रोत से कई रिकॉर्ड की एक सूची या एक डेटाशीट दृश्य प्रदर्शित करता है।
अब हमें सेलेक्ट करें tblEmployees नेविगेशन फलक में और फिर Createटैब। चुनते हैंSplit Form मोर फॉर्म्स मेनू से विकल्प और आप निम्न फॉर्म देखेंगे जिसमें फॉर्म को लंबवत रूप से विभाजित किया गया है।

हमने सरल डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म बनाने के कई तरीके सीखे हैं। यद्यपि प्रपत्र डेटा प्रविष्टि की प्रक्रिया को आसान बनाते हैं; ये अन्य उद्देश्यों की पूर्ति नहीं कर सकते हैं जो आप चाहते हैं। आप जो इरादा कर रहे हैं, वे आकर्षक या उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं हो सकते हैं।
- एक फॉर्म बनाने पर, पहली चीज जिसे आप शायद करना चाहते हैं, वह आकार बदलना या नियंत्रण को स्थानांतरित करना है।
- आपको नियंत्रण जोड़ने या नियंत्रण हटाने की भी आवश्यकता हो सकती है।
अब हम इस बात पर चर्चा करेंगे कि आपके फ़ॉर्म को आसान तरीके से कैसे संशोधित किया जाए।
नियंत्रण
यह केवल एक सामान्य शब्द है जिसका उपयोग किसी वस्तु को किसी प्रपत्र या रिपोर्ट पर वर्णन करने के लिए किया जाता है जो डेटा प्रदर्शित करता है, एक पंक्ति के रूप में सजावट के लिए उपयोग की जाने वाली क्रिया या आइटम करता है। दूसरे शब्दों में, एक नियंत्रण केवल उस चीज के बारे में है जिसे किसी प्रपत्र या रिपोर्ट पर रखा गया है।
निम्नलिखित को नियंत्रण के रूप में माना जा सकता है -
- लेबल जैसी वस्तुएं।
- अनबाउंड या बाउंड टेक्स्ट बॉक्स जिन्हें आप एक एक्सप्रेशन जोड़ने या संपादित करने या यहां तक कि गणना करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
- कमांड बटन जो क्रिया करते हैं जैसे Save, Open एक ई-मेल या Print और इन बटन को नियंत्रण के रूप में भी जाना जाता है।
- यह फॉर्म या रिपोर्ट पर किसी भी वस्तु के लिए एक सामान्य शब्द है।
अब हम एक फॉर्म को प्रस्तुत करने के विभिन्न पहलुओं को देखेंगे और समझेंगे कि कैसे फॉर्म को संपादित और संशोधित किया जाए। आइए अब हम अपने कई आइटम फॉर्म खोलें जो सभी कर्मचारियों को सूचीबद्ध करता हैtnlEmployees।
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जैसा कि आप कर्मचारियों की एक सूची देख सकते हैं, लेकिन वास्तव में बहुत उपयोगकर्ता के अनुकूल सूची की तरह नहीं दिखता है। हमारे नियंत्रणों की देखरेख की जाती है। वे बहुत बड़े हैं, अलग-अलग हैं और बहुत उपयोगी सूची दृश्य प्रदान नहीं करते हैं।
इस फ़ॉर्म पर अपने नियंत्रणों की उपस्थिति को संपादित करने के लिए, आपके पास दो फ़ॉर्म दृश्य हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। होम टैब में, क्लिक करेंView ड्रॉप डाउन।
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आपके पास लेआउट दृश्य या डिज़ाइन दृश्य है, और ये दोनों दृश्य आपके फ़ॉर्म को संपादित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। प्रपत्र दृश्य डिफ़ॉल्ट रूप से खुलता है; यह वह दृश्य है जिसका उपयोग आप अंतर्निहित डेटा स्रोत के साथ सहभागिता या संपादित करने के लिए करेंगे।
फ़ॉर्म की उपस्थिति को संपादित करने के लिए, हमें पहले लेआउट दृश्य पर जाने की आवश्यकता है।
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जब आप लेआउट दृश्य पर स्विच करते हैं, तो आपको प्रासंगिक टैब की एक श्रृंखला दिखाई देगी।
पहुँच के शीर्ष पर, आपको एक क्षेत्र चिह्नित दिखाई देगा Form Layout Tools तीन टैब के साथ - डिज़ाइन टैब, एक अरेंज टैब और एक फॉर्मेट टैब और इनमें से प्रत्येक टैब में फ़ॉर्म को देखने या दिखाने के लिए अलग-अलग विकल्प होते हैं।
जब आप अपना माउस लेते हैं और इन नियंत्रणों में से किसी एक पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि एक्सेस उस फ़ॉर्म के दिए गए क्षेत्र को उजागर करेगा और उस क्षेत्र के सभी नियंत्रणों को एक हल्के नारंगी छायांकित किया जाएगा, जबकि आपके द्वारा चयनित वास्तविक नियंत्रण छायांकित गहरा होगा पिछले एक या जहाँ आप क्लिक करते हैं उसके चारों ओर एक गहरे नारंगी रंग की सीमा होती है।
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यहां आप अपने नियंत्रण का आकार बदल सकते हैं, जैसा कि आप अपने माउस को ऊंचाई या चौड़ाई या उस एक नियंत्रण दोनों को आकार देने के लिए क्लिक करके खींच सकते हैं।
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इस विशेष रूप पर, जब आप किसी एकल नियंत्रण का आकार बदलते हैं, तो आप अपने प्रपत्र पर अपने नियंत्रण के बाकी हिस्सों का आकार भी बदलते हैं, इसका कारण यह है कि इन नियंत्रणों को कैसे समूहीकृत किया जाता है। आइए अब माउस के क्लिक और ड्रैग फंक्शन का उपयोग करके अपने इच्छित सभी फ़ील्ड्स को समायोजित करें।
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इस लेआउट दृश्य से आपके फॉर्म में नियंत्रण की ऊंचाई और चौड़ाई को संपादित करने का एक त्वरित तरीका है।
विषयों
प्रवेश में, अंतर्निहित विषयों, रंगों और फ़ॉन्ट शैलियों का उपयोग करके अपने फ़ॉर्मेट करने के कुछ मूल तरीके हैं, भरण रंगों को अनुकूलित करना और वैकल्पिक पंक्तियों को छायांकन करना। अब खुलते हैंfrmEmployees।
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प्रवेश करने वाले फॉर्म सादे और सरल हैं। उनके शीर्ष पर एक नीली पट्टी और एक सफेद पृष्ठभूमि है।
यदि आप यह देखना चाहते हैं कि आप इन रूपों को कैसे और कैसे स्टाइल कर सकते हैं, तो आप डिज़ाइन व्यू या लेआउट व्यू में जा सकते हैं और थीम क्षेत्र में डिज़ाइन टैब पर आपके पास मौजूद कुछ विकल्पों का पता लगा सकते हैं।
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यदि आप थीम्स ड्रॉप-डाउन गैलरी पर क्लिक करते हैं, तो आपके पास कई पूर्व-निर्मित थीम हैं जिनसे प्रयास करने के लिए। अपने माउस को उनमें से किसी एक पर होवर करने से आपको रंग और फ़ॉन्ट आकार और उपयोग किए जाने वाले वास्तविक फ़ॉन्ट जैसी चीज़ों का पूर्वावलोकन मिलेगा। किसी विशेष शैली को लागू करने के लिए, बस अपने माउस को उस पर क्लिक करें और आप देख सकते हैं कि वह कैसा दिखता है।
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यदि आपको थीम पसंद है लेकिन आप रंगों को बदलना चाहते हैं, तो आप डिज़ाइन टैब पर थीम्स समूह में वापस जाकर रंगों को समायोजित कर सकते हैं और अपनी पसंद का रंग चुन सकते हैं। आप अपनी कंपनी के रंगों से मेल करने के लिए कस्टम रंग भी बना सकते हैं।
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इसी तरह, आपके पास चुनने के लिए फ़ॉन्ट शैलियों की एक श्रृंखला भी है। आप उन लोगों में से एक का चयन कर सकते हैं जो ऑफिस सूट के साथ पहले से निर्मित हैं या आप उन फॉन्ट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं, एक विशिष्ट हेडिंग फॉन्ट, एक बॉडी फॉन्ट और यहां तक कि उस फॉन्ट समूह के लिए एक कस्टम नाम बनाकर बचत कर सकते हैं।
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हमें वापस जाना है frmEmployees। इस रूप में, आप देखेंगे कि हर वैकल्पिक पंक्ति को हल्का ग्रे छायांकित किया गया है।
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स्वरूपण विकल्प के रूप में जाना जाता है Alternate Row Color और यदि आप उसे एक से अधिक रूप में समायोजित करना चाहते हैं, तो जाएं Design View।
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उस विवरण अनुभाग का चयन करें और फिर स्वरूप टैब पर जाएं और पृष्ठभूमि समूह में आपको एक विकल्प देखना चाहिए Alternate Row Color। आप वैकल्पिक पंक्तियों के लिए रंग बदल सकते हैं। यह देखने के लिए कि कैसा दिखता है, बस फॉर्म व्यू या लेआउट व्यू पर जाएं।
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यदि आप कोई छायांकन बिल्कुल नहीं चाहते हैं, तो आप चुन सकते हैं No Color जैसे तुम्हारा Alternate Row Color और यह एक्सेस के पुराने संस्करणों से अधिक पारंपरिक रूप है।
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एक्सेस में एक नेविगेशन नियंत्रण शामिल है जो आपके डेटाबेस में विभिन्न रूपों और रिपोर्टों के बीच स्विच करना आसान बनाता है। एक नेविगेशन फॉर्म केवल एक रूप है जिसमें नेविगेशन नियंत्रण होता है। नेविगेशन फॉर्म किसी भी डेस्कटॉप डेटाबेस के लिए एक बढ़िया अतिरिक्त है।
Microsoft Access उपयोगकर्ताओं को डेटाबेस को नेविगेट करने के तरीके को नियंत्रित करने के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करता है।
हमने पहले से ही बनाए गए सभी एक्सेस ऑब्जेक्ट्स, जैसे कि फॉर्म, क्वेरी, टेबल आदि के माध्यम से नेविगेट करने के लिए नेविगेशन पेन का उपयोग किया है।
यदि आप अपना स्वयं का नेविगेशनल ढांचा बनाना चाहते हैं और उपयोगकर्ताओं के लिए उन विशिष्ट वस्तुओं को ढूंढना आसान बनाते हैं जिनकी उन्हें वास्तव में आवश्यकता है, तो आप नेविगेशन फॉर्म का निर्माण कर सकते हैं, जो एक ऐसा रूप है जो नेविगेशन नियंत्रण का उपयोग करता है ताकि उपयोगकर्ता प्रपत्रों और रिपोर्टों का उपयोग कर सकें या देख सकें। उस मुख्य नेविगेशन फ़ॉर्म के भीतर से दाईं ओर।
उदाहरण
आइए अब एक सरल उदाहरण लेते हैं जिसमें हम नेविगेशन फॉर्म बनाएंगे। इसके लिए, Create टैब पर जाएं; प्रपत्र समूह में, आपको यह नेविगेशन ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा।
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इस मेनू में, आप अपने फ़ॉर्म और रिपोर्ट को व्यवस्थित करने के लिए अलग-अलग लेआउट देखेंगे, जिन्हें आप इस नेविगेशन फ़ॉर्म पर एम्बेड करना चाहते हैं।
क्षैतिज टैब के साथ एक है, एक ऊर्ध्वाधर टैब के साथ - जहां सभी टैब बाईं ओर संरेखित होते हैं, एक ऊर्ध्वाधर टैब लेआउट जहां सभी टैब दाईं ओर संरेखित होते हैं।
एक क्षैतिज टैब लेआउट है, जिसके दो स्तर हैं, इसलिए यदि आपके पास बहुत सी वस्तुएं हैं जिन्हें आप शीर्ष पर प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं।
आपके पास एक ऐसा स्थान हो सकता है जहां आपके पास दोनों क्षैतिज टैब और ऊर्ध्वाधर टैब हैं, या तो बाईं ओर या दाईं ओर संरेखित हैं।
निम्नलिखित उदाहरण में, हम क्षैतिज टैब और कार्यक्षेत्र टैब का उपयोग करेंगे। उस लेआउट या उस नेविगेशन फॉर्म को बनाने के लिए, बस उस पर क्लिक करें, और एक्सेस उस पर एक नेविगेशन नियंत्रण के साथ एक अनबाउंड फॉर्म बनाएगा।
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इस नेविगेशन रूप में वस्तुओं को जोड़ने के लिए, अपने लेआउट दृश्य के माध्यम से सबसे आसान तरीका यह है कि वस्तुओं को केवल उन जगहों पर खींचकर और छोड़ कर जहाँ आप उन्हें दिखाना चाहते हैं।
अब हमें खींचें frmProjects नेविगेशन फलक से फ़ॉर्म और शीर्ष पर [नया जोड़ें] पर ड्रॉप करें।
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इसी तरह, खींचें frmAuthers नेविगेशन फलक से फ़ॉर्म को जोड़ें और इसे न्यू बटन के बाईं ओर छोड़ें।
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आइए अब हम प्रोजेक्ट्स से संबंधित अन्य रूपों को जोड़ते हैं जैसे कि frmSubTasks, frmCurrentProjects आदि।
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अब शीर्ष पर अतिरिक्त टैब जोड़ते हैं। हम पहले जोड़ देंगेfrmEmployees प्रपत्र।
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अब, आप देखेंगे कि आपके अन्य प्रोजेक्ट बटन बाईं ओर से गायब हो गए हैं और ऐसा इसलिए है क्योंकि वे प्रोजेक्ट टैब से जुड़े हैं। बाईं ओर आपके द्वारा देखे गए सभी बटन जो भी आपने ऊपर चुने हैं, उससे जुड़े हैं। अब चयनित कर्मचारी टैब के साथ, हम कर्मचारियों से संबंधित जानकारी को बाईं ओर खींचें।
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अब हमारे पास एक टैब पर प्रोजेक्ट जानकारी, दूसरे पर कर्मचारी जानकारी है। इसी तरह, आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अधिक टैब जोड़ सकते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं कि टैब का नाम उचित नहीं है, इसलिए आइए हम इनमें से कुछ टैब का नाम बदलना शुरू करें ताकि उन्हें अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाया जा सके। सबसे आसान तरीका किसी भी टैब या बाईं ओर के किसी भी बटन पर डबल-क्लिक करना है और इसे निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
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जब आप किसी भी रूप में डेटा दर्ज करते हैं, तो किसी सूची से मूल्य का चयन करने की तुलना में किसी मूल्य का चयन करना त्वरित और आसान हो सकता है। विकल्पों की एक सूची यह सुनिश्चित करने में भी मदद करती है कि किसी क्षेत्र में दर्ज किया गया मूल्य उचित है। एक सूची नियंत्रण मौजूदा डेटा से कनेक्ट हो सकता है, या यह निश्चित मान प्रदर्शित कर सकता है जो आप नियंत्रण बनाते समय दर्ज करते हैं। इस अध्याय में, हम एक्सेस में कॉम्बो बॉक्स बनाने का तरीका कवर करेंगे।
सम्मिश्रण पटी
कॉम्बो बॉक्स एक ऑब्जेक्ट या नियंत्रण है जिसमें उन मानों की ड्रॉप-डाउन सूची होती है, जिनसे उपयोगकर्ता चुन सकता है।
- कॉम्बो बॉक्स नियंत्रण विकल्पों की सूची पेश करने के लिए एक अधिक कॉम्पैक्ट तरीका प्रदान करता है।
- सूची तब तक छिपी रहती है जब तक आप ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक नहीं करते हैं।
- एक कॉम्बो बॉक्स आपको एक मूल्य दर्ज करने की क्षमता भी देता है जो सूची में नहीं है।
- इस तरह, कॉम्बो बॉक्स कंट्रोल एक टेक्स्ट बॉक्स और एक सूची बॉक्स की विशेषताओं को जोड़ती है।
उदाहरण
आइए अब कॉम्बो बॉक्स बनाने का एक सरल उदाहरण लेते हैं। हमने एक कर्मचारी के लिए एक फॉर्म बनाया है जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
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अब हम फ़ोन प्रकार के लिए एक कॉम्बो बॉक्स बनाना चाहते हैं क्योंकि हम जानते हैं कि फ़ोन प्रकार या तो होना चाहिए Home, Cell या Work। यह जानकारी ड्रॉपडाउन सूची में उपलब्ध होनी चाहिए और उपयोगकर्ता को यह जानकारी टाइप करने की आवश्यकता नहीं है।
अब हम चलते हैं Design Viewइस फॉर्म के लिए। को चुनिएPhone Type फ़ील्ड और प्रेस हटाएं।
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फ़ोन प्रकार फ़ील्ड हटाए जाने के बाद, डिज़ाइन टैब पर जाएं।
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अब हमें सेलेक्ट करें Use Control Wizards नियंत्रण मेनू से विकल्प और फिर मेनू से कॉम्बो बॉक्स नियंत्रण का चयन करें जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
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अब, जहाँ आप चाहते हैं कॉम्बो बॉक्स को ड्रा करें और जब आप अपना माउस छोड़ेंगे तब आपको कॉम्बो बॉक्स विजार्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
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यहां आपके पास डेटा के लिए अलग विकल्प है; हमें 2 nd विकल्प चुनें, जिसमें हम मान जोड़ेंगे और नेक्स्ट पर क्लिक करेंगे।
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उन मानों को दर्ज करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित करना चाहते हैं और क्लिक करें Next।
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क्लिक Next फिर।
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प्रवेश करें label अपने कॉम्बो बॉक्स के लिए और क्लिक करें Finish।
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आप देख सकते हैं कि कॉम्बो बॉक्स बनाया गया है, लेकिन इसे अन्य फ़ील्ड में संरेखित नहीं किया गया है। आइए हम पहले सभी क्षेत्रों का चयन करें और फिर अरेंज टैब पर जाएं।
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बाईं ओर, आप देखेंगे Stackedविकल्प। इस बटन पर क्लिक करें।
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अब आप देख सकते हैं कि फ़ील्ड संरेखित हैं।
प्रत्येक क्षेत्र का आकार समान बनाने के लिए हमारे पास अलग-अलग विकल्प हैं, आइए हम आकार / स्थान बटन पर क्लिक करें।
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ड्रॉप-डाउन सूची से, क्लिक करें To Shortest।
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अब जाना है Form राय।
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एक उपयोगकर्ता अब आसानी से फोन प्रकार के लिए किसी भी विकल्प का चयन कर सकता है।
इस अध्याय में, हम SQL दृश्य को कवर करेंगे। जब भी आप क्वेरी डिज़ाइन में कोई क्वेरी बनाते हैं, तो एक्सेस स्वचालित रूप से आपके लिए SQL क्वेरी बनाता है। यह वास्तव में तालिकाओं से डेटा पुनर्प्राप्त करता है। यह देखने के लिए कि जब आप क्वेरी डिज़ाइन में बनाते हैं तो आपकी क्वेरी sql में कैसे बनाई जाती है, तो हम आपका डेटाबेस खोलते हैं।
को चुनिए Query Design वहाँ से Create टैब और जोड़ें tblEmployees तालिका।
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उस फ़ील्ड को चुनें जिसे आप क्वेरी परिणाम के रूप में देखना चाहते हैं और फिर अपनी क्वेरी चलाएं।
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अब आप सभी कर्मचारी जानकारी को क्वेरी परिणाम के रूप में देख सकते हैं। आपने क्वेरी ग्रिड में कुछ क्षेत्रों का चयन किया है; इसी समय, MS Access ने आपके क्वेरी ग्रिड से प्राप्त परिणामों के साथ एक SQL क्वेरी भी बनाई है।
SQL देखने के लिए, होम टैब पर जाएं। चुनते हैंSQL View दृश्य मेनू से और आप अपनी क्वेरी के SQL देखेंगे।
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उदाहरण
निम्नलिखित एक और उदाहरण है जिसमें, हम परियोजनाओं को प्रगति पर देखेंगे।
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अब हम आपकी क्वेरी चलाते हैं।
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SQL को देखने के लिए, View मेनू से SQL व्यू का चयन करें।
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आप SQL क्वेरी को देख सकते हैं जो कि एक्सेस द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है। यह दो तालिकाओं से डेटा को पुनः प्राप्त करने में मदद करता है।
एक्सेस में एक विशेष रूप से उपयोगी स्वरूपण उपकरण लागू करने की क्षमता है Conditional Formattingविशिष्ट डेटा को उजागर करने के लिए। आइए हम सशर्त स्वरूपण का एक सरल उदाहरण लेते हैं।
उदाहरण
इस उदाहरण में, हम एक फॉर्म का उपयोग करेंगे fSubCurrentProjects हमारे डेटाबेस में।
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हमारे पास इस डेटाबेस की सभी परियोजनाओं की एक सूची है और हमें कुछ नए क्षेत्रों की तरह भी मिला है On Time Status और यह Number of Late Tasks। यह फ़ॉर्म किसी अन्य क्वेरी से बनाया गया है।
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इस क्वेरी में, हमारे पास एक टेबल और एक क्वेरी के बीच एक जुड़ाव होता है, जो नियत तिथियों की गिनती या कितने प्रोजेक्ट्स के कार्य हैं जो अतिदेय हैं। हमारे पास यहां एक परिकलित फ़ील्ड भी है, जो निर्धारित तिथि की गणना शून्य से अधिक है या नहीं यह निर्धारित करने के लिए IF फ़ंक्शन का उपयोग करता है। यह तब शब्दों को प्रदर्शित करेगाLate यदि परियोजना देर से या On Time यदि उस विशिष्ट परियोजना में कोई अतिदेय कार्य नहीं है।
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उदाहरण 1
इस उदाहरण में, हम उपरोक्त फॉर्म का उपयोग यह समझने के लिए करेंगे कि आप सूचना के विशिष्ट टुकड़ों को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे कर सकते हैं। अब हम हर एक परियोजना पर प्रकाश डालेंगे जो वर्तमान में देरी से चल रही है। एक क्षेत्र या एक से अधिक क्षेत्रों में सशर्त स्वरूपण लागू करने के लिए, हमें लेआउट दृश्य पर स्विच करना होगा।
अब, चयन करें On Time Status मैदान।
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अब, स्वरूप टैब पर जाएं।
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उस स्वरूप टैब पर, आपको नियंत्रण स्वरूपण नामक एक समूह और सशर्त स्वरूपण के लिए एक विशेष बटन देखना चाहिए। अब हम सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करते हैं।
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अब आप एक सशर्त प्रारूपण नियम प्रबंधक देखेंगे और वर्तमान में हमारे पास इस नियंत्रण के लिए कोई नियम नहीं हैं। अब न्यू रूल बटन पर क्लिक करके एक नया नियम बनाते हैं।
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अब आपको एक नया फ़ॉर्मेटिंग नियम डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। हम पहले उस प्रकार के नियम को निर्दिष्ट करेंगे जिसे हम बना रहे हैं और यहाँ हमारे पास दो विकल्प हैं। पहला विकल्प हैcheck the values in the current record or to use an expression, और दूसरा विकल्प है compare this record with the other records।
अब हमारे पास अपने रूप में केवल दो मान हैं; या तो समय या शब्द लेट और वह दिए गए क्वेरी से है। आइए अब हम '' का चयन करेंField Value Is"पहले कॉम्बो बॉक्स से और फिर चुनें"equal to“दूसरे कॉम्बो बॉक्स से। अब, शब्द टाइप करेंLate”उद्धरण चिह्नों में।

अब हम अपने सशर्त स्वरूपण को सेट कर सकते हैं, हम कैसे इस क्षेत्र को शब्द की तरह देखना चाहते हैं Lateउस क्षेत्र में दिखाई देता है। आइए अब फ़ॉन्ट रंग को लाल रंग में बदलें और इसे बनाएंbold, italic तथा underline, और यह हमारा सशर्त नियम है। अब क्लिक करते हैंOk और फिर क्लिक करें Apply, तथा Ok फिर।

आप उस शब्द को देख सकते हैं Lateअब स्वरूपित है। यह एक बहुत ही बुनियादी सशर्त प्रारूप नियम बनाने का एक उदाहरण है।
उदाहरण 2
एक और उदाहरण लेते हैं। यहां, हम शीर्षक या परियोजना का नाम बनाएंगेred तथा bold, italic तथा underline। अपने प्रपत्र पर प्रोजेक्ट नाम नियंत्रण का चयन करें।

अब हम अपने प्रारूप टैब पर वापस जाएंगे और सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करेंगे और उस विशिष्ट नियंत्रण के लिए एक नया नियम बनाएंगे जैसा कि ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

यहां, हम अपने द्वारा चुने गए वर्तमान क्षेत्र के मूल्य की जांच नहीं करेंगे, लेकिन हम इस फॉर्म पर किसी अन्य फ़ील्ड के खिलाफ जाँच करेंगे। चुनते हैंExpression Is पहले कॉम्बो बॉक्स में और फिर ऊपर के स्क्रीनशॉट की तरह आखिर में… बटन पर क्लिक करें।

एक्सप्रेशन श्रेणियों में, आपके पास प्रत्येक एकल ऑब्जेक्ट है जो इस फ़ॉर्म पर है। पर डबल क्लिक करेंCountofDueDate। यह उस नियंत्रण या उस फ़ील्ड को हमारी अभिव्यक्ति बिल्डर और स्थिति तक भेज देगा यदि यह शून्य से अधिक है। अब, Ok पर क्लिक करें।
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अब हम Ok पर क्लिक करते हैं और फिर, Apply और Ok पर फिर से क्लिक करते हैं।

यह एक क्षेत्र में एक और क्षेत्र में मूल्यों के आधार पर सशर्त स्वरूपण का एक उदाहरण था।
उदाहरण 3
आइए अब हम सशर्त स्वरूपण के एक और उदाहरण को देखते हैं। हम मान लेते हैं, हम यह देखना चाहते हैं कि कौन से प्रोजेक्ट अधिक लेट हैं या अन्य लेट प्रोजेक्ट्स की तुलना में अधिक लेट कार्य हैं। सशर्त स्वरूपण विकल्प का चयन करें।

नया नियम बनाने के लिए न्यू रूल बटन पर क्लिक करें और फिर ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह Ok पर क्लिक करें।

नए प्रारूपण नियम में, हम अब एक नियम प्रकार का चयन करेंगे ”Compare to other records"। हमें और बदलाव करना चाहिएBar color to red। हम चाहते हैं कि हमारा सबसे कम बार सबसे कम मूल्य का प्रतिनिधित्व करे और उच्चतम मूल्य का प्रतिनिधित्व करने वाला सबसे लंबा पट्टी हो। अब हम Ok पर क्लिक करते हैं और फिर, Apply और Ok पर फिर से क्लिक करते हैं।

अब आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट के अनुसार सशर्त छायांकन देख सकते हैं। अब हम फॉर्म व्यू पर जाते हैं।
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इस अध्याय में, हम कवर करेंगे Controls and Propertiesपहुँच में उपलब्ध है। हम यह भी सीखेंगे कि रूपों में नियंत्रण कैसे जोड़ा जाए। नियंत्रण किसी प्रपत्र या रिपोर्ट के भाग होते हैं जिसका आप उपयोग करते हैंenter, edit, या displayडेटा। नियंत्रण आपको अपने डेटाबेस एप्लिकेशन में डेटा के साथ देखने और काम करने देता है।
सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला नियंत्रण टेक्स्ट बॉक्स है, लेकिन अन्य नियंत्रणों में कमांड बटन, लेबल, चेक बॉक्स और सबफॉर्म / सबपोर्टपोर्ट नियंत्रण शामिल हैं।
आपके द्वारा बनाए जाने वाले विभिन्न प्रकार और नियंत्रण हैं, लेकिन ये सभी दो श्रेणियों में से एक में विभाजित होंगे - बाध्य या अनबाउंड।
बाउंड कंट्रोल
आइये अब समझते हैं कि बाउंड कंट्रोल क्या हैं -
- बाउंड कंट्रोल वे हैं जो आपके डेटाबेस के भीतर एक विशिष्ट डेटा स्रोत जैसे कि एक फ़ील्ड और एक टेबल या एक क्वेरी से बंधे होते हैं।
- मान पाठ, दिनांक, संख्या, चेक बॉक्स, चित्र या ग्राफ़ भी हो सकते हैं।
- आप अपने डेटाबेस में फ़ील्ड से आने वाले मान प्रदर्शित करने के लिए बाउंड कंट्रोल का उपयोग करते हैं।
अनबाउंड कंट्रोल करता है
आइए अब समझते हैं कि अनबाउंड कंट्रोल क्या हैं -
- दूसरी ओर अनबाउंड नियंत्रण एक डेटा स्रोत से बंधा नहीं है, और वे केवल फॉर्म में ही मौजूद हैं।
- ये पाठ, चित्र या आकृतियाँ जैसे रेखाएँ या आयताकार हो सकते हैं।
नियंत्रण प्रकार
आप Access में विभिन्न प्रकार के नियंत्रण बना सकते हैं। यहां, हम कुछ सामान्य लोगों पर चर्चा करेंगे जैसे कि टेक्स्ट बॉक्स, लेबल, बटन टैब नियंत्रण आदि।
पाठ बॉक्स
आमतौर पर, एक टेक्स्ट बॉक्स में जो कुछ भी होता है वह बाध्य होगा, लेकिन हमेशा नहीं।
आप अपने डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के साथ बातचीत करने के लिए इन नियंत्रणों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आपके पास अनबाउंड टेक्स्ट बॉक्स भी हो सकते हैं।
परिकलित नियंत्रण आपके द्वारा लिखी गई अभिव्यक्ति के आधार पर किसी प्रकार की गणना करेगा और वह डेटा आपके डेटाबेस में कहीं भी संग्रहीत नहीं है।
यह मक्खी पर गणना की जाती है और बस उसी एक रूप पर रहती है।
लेबल
- लेबल हमेशा टेक्स्ट और अनबाउंड होंगे।
- आम तौर पर, लेबल आपके डेटाबेस में किसी भी स्रोत से नहीं जुड़े होते हैं।
- लेबल का उपयोग आपके प्रपत्र पर अन्य नियंत्रणों जैसे कि टेक्स्ट बॉक्स पर लेबल लगाने के लिए किया जाता है।
बटन
- यह एक अन्य प्रकार का लोकप्रिय नियंत्रण है; ये कमांड बटन आमतौर पर एक मैक्रो या मॉड्यूल करते हैं।
- बटन आमतौर पर आपके डेटाबेस के भीतर डेटा या वस्तुओं के साथ बातचीत करने के लिए उपयोग किया जाता है।
टैब नियंत्रण
- टैब नियंत्रण आपको अपने रूप में नियंत्रणों या अन्य नियंत्रणों का एक सारणीबद्ध दृश्य देता है।
- किसी प्रपत्र में टैब जोड़ने से इसे अधिक व्यवस्थित और उपयोग में आसान बनाया जा सकता है, खासकर यदि फ़ॉर्म में कई नियंत्रण हैं।
- टैब नियंत्रण के अलग-अलग पृष्ठों पर संबंधित नियंत्रण रखकर, आप अव्यवस्था को कम कर सकते हैं और डेटा के साथ अपना काम आसान कर सकते हैं।
हाइपरलिंक
हाइपरलिंक आपके फॉर्म पर किसी और चीज के लिए हाइपरलिंक बनाता है। यह या तो एक वेब पेज या यहां तक कि आपके डेटाबेस के भीतर एक अन्य ऑब्जेक्ट या स्थान हो सकता है।
कुछ अन्य नियंत्रण
आइए अब कुछ अन्य नियंत्रणों पर ध्यान दें -
आप एक वेब ब्राउज़र नियंत्रण और नेविगेशन नियंत्रण, समूह, पृष्ठ विराम, कॉम्बो बॉक्स भी बना सकते हैं।
आप चार्ट, लाइन्स, टॉगल बटन, लिस्ट बॉक्स, आयत, चेक बॉक्स, अनबाउंड ऑब्जेक्ट फ्रेम, अटैचमेंट, ऑप्शन बटन, सबफॉर्म और सबपोर्ट, बाउंड ऑब्जेक्ट फ्रेम और यहां तक कि अपने फॉर्म पर चित्र भी बना सकते हैं।
उदाहरण
आइए अब एक नया रिक्त रूप बनाकर इनमें से कुछ नियंत्रणों के एक सरल उदाहरण को देखें। के पास जाओCreate टैब में forms समूह और पर क्लिक करें Blank Form।

उपरोक्त चरण एक अनबाउंड फॉर्म खोलेगा, जो हमारे डेटाबेस में किसी भी आइटम से जुड़ा नहीं है।
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डिफ़ॉल्ट रूप से, यह लेआउट दृश्य में खुलेगा जैसा कि उपरोक्त स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
आइए अब फ़ील्ड जोड़ने के लिए डिज़ाइन दृश्य पर जाएं।

डिज़ाइन टैब पर, प्रॉपर्टी शीट पर क्लिक करें।

प्रॉपर्टी शीट पर, ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि फॉर्म चयनित है, और फिर डेटा टैब पर जाएं।

डेटा टैब पर, आप देखेंगे कि रिकॉर्ड स्रोत रिक्त रहता है। चलिए मान लेते हैं, हम एक ऐसा फॉर्म तैयार करना चाहते हैं जो हमारे डेटाबेस में दो अलग-अलग टेबलों से बंधा होने वाला है। अब… बटन पर क्लिक करें। यह आगे अपने स्वयं के क्वेरी बिल्डर को खोलेगा।
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उन तालिकाओं का चयन करें जिनमें वह डेटा है जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं; ऐड बटन पर क्लिक करें और फिर इस डायलॉग बॉक्स को बंद करें।

आइए अब tblEmployees से सभी फ़ील्ड्स चुनें और क्वेरी ग्रिड पर खींचें, और इसी तरह tblHRmpata से सभी फ़ील्ड जोड़ें।
अब, Save As पर क्लिक करें और इस क्वेरी को एक नाम दें।

इसे हम कहते हैं qryEmployeesData और क्लिक करें Ok और फिर क्वेरी बिल्डर को बंद करें।

अब आप क्वेरी को इसके रिकॉर्ड स्रोत के रूप में देख सकते हैं। हमने अब इस फॉर्म को अपने डेटाबेस में एक वस्तु, इस मामले में qryEmployeesData के लिए बाध्य कर दिया है। अब हम इस फॉर्म में कुछ नियंत्रणों को जोड़कर और किसी भी एक नियंत्रण को जोड़ने के लिए शुरू कर सकते हैं, डिज़ाइन टैब पर जाएँ और नियंत्रण समूह से अपने विकल्पों को देखें।
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नियंत्रण मेनू से, आप देखेंगे कि उपर्युक्त स्क्रीनशॉट के रूप में उपयोग नियंत्रण विज़ार्ड हाइलाइट किया गया है। इस छोटे बटन में डिफ़ॉल्ट रूप से इसके चारों ओर बॉक्स हाइलाइट किया गया है। इसका मतलब है कि कंट्रोल विजार्ड चालू हैं। यह टॉगल स्विच की तरह है। जब आप टॉगल स्विच पर क्लिक करते हैं तो विज़ार्ड बंद हो जाते हैं। इसे फिर से क्लिक करने पर विज़ार्ड्स चालू हो जाएंगे।
अब हम लेबल पर क्लिक करते हैं और इस लेबल को खींचते हैं और कर्मचारी जानकारी दर्ज करते हैं और फिर प्रारूप टैब पर जाकर इसे निम्न स्क्रीनशॉट में प्रारूपित करते हैं।

आप एक बोल्ड शैली लागू करने के लिए चुन सकते हैं या उस लेबल के अंदर पाठ का फ़ॉन्ट आकार बदल सकते हैं। यह नियंत्रण आपके फॉर्म के विवरण अनुभाग के अंदर दिखाई देता है। इस लेबल को फॉर्म हेडर सेक्शन के अंदर रखने की अधिक समझ है, जो अभी तक दिखाई नहीं देता है।
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उस फॉर्म की पृष्ठभूमि में कहीं भी राइट क्लिक करें और चुनें Form Header जैसा कि ऊपर स्क्रीनशॉट में है।

इस नियंत्रण को प्रपत्र हैडर क्षेत्र में ले जाएं। आइए अब हम डिज़ाइन टैब से कुछ अन्य नियंत्रण बनाते हैं। इस बिंदु पर, हम कहते हैं, हम अपने सभी क्षेत्रों को दो अलग-अलग टैब में वितरित करना चाहते हैं।

नियंत्रण मेनू से, आप टैब नियंत्रण देख सकते हैं जो आपके फॉर्म पर टैब बनाएगा। टैब नियंत्रण पर क्लिक करें और इसे उपरोक्त स्क्रीनशॉट के रूप में विस्तार अनुभाग में अपने फ़ॉर्म पर ड्रा करें।

यह ऊपर के स्क्रीनशॉट की तरह दो टैब - पेज 2 और पेज 3 बनाएगा।
आइए अब इस टैब नियंत्रण में कुछ नियंत्रण जोड़कर शुरू करते हैं।
यदि हम अपनी अंतर्निहित क्वेरी में संग्रहीत कुछ जानकारी देखना चाहते हैं, तो पर क्लिक करें Add Existing Fields हमारे अंतर्निहित क्वेरी से सभी उपलब्ध फ़ील्ड देखने के लिए उपकरण समूह में रिबन से विकल्प।

मौजूदा फ़ील्ड को पृष्ठ पर लाने के लिए, फ़ील्ड सूची में उपलब्ध सभी फ़ील्ड निम्न स्क्रीनशॉट के अनुसार चुनें।

अब, निम्न स्क्रीनशॉट के रूप में टैब नियंत्रण के क्षेत्रों को पृष्ठ 2 पर खींचें।

अब, अरेंज टैब पर जाएं और चुनें Stacked लेआउट।

दूसरे पृष्ठ पर, अब इस क्वेरी से शेष फ़ील्ड्स जोड़ते हैं।
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आप इन नियंत्रणों के आकार और चौड़ाई में किसी भी समायोजन के माध्यम से जा सकते हैं और इसे प्राप्त करने के तरीके को देख सकते हैं।
एक बार जब आप स्वरूपण के साथ किया जाता है पर क्लिक करें Save As आप जो नाम चाहते हैं, उसके साथ फॉर्म को सेव करने के लिए आइकन।

ओके पर क्लिक करें और उस फॉर्म की सभी जानकारी देखने के लिए फॉर्म व्यू पर जाएं।

टैब नियंत्रण हमारे नियंत्रण या हमारे क्षेत्रों को देखने और जानकारी को आसान बनाने के लिए दो स्क्रीन में तोड़ रहा है।
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इस अध्याय में, हम रिपोर्ट की मूल बातें और रिपोर्ट बनाने के तरीके को कवर करेंगे। रिपोर्टें आपके Microsoft Access डेटाबेस में जानकारी को देखने, प्रारूपित करने और सारांशित करने का एक तरीका प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने सभी संपर्कों के लिए फोन नंबरों की एक साधारण रिपोर्ट बना सकते हैं।
एक रिपोर्ट में ऐसी सूचनाएँ होती हैं जो तालिकाओं या प्रश्नों से खींची जाती हैं, साथ ही साथ रिपोर्ट डिज़ाइन, जैसे लेबल, हेडिंग और ग्राफ़िक्स के साथ संग्रहीत होती है।
अंतर्निहित डेटा प्रदान करने वाले तालिकाओं या प्रश्नों को रिपोर्ट के रिकॉर्ड स्रोत के रूप में भी जाना जाता है।
यदि आप जिस फ़ील्ड को सभी को एक ही तालिका में शामिल करना चाहते हैं, तो उस तालिका को रिकॉर्ड स्रोत के रूप में उपयोग करें।
यदि फ़ील्ड एक से अधिक तालिका में समाहित हैं, तो आपको रिकॉर्ड स्रोत के रूप में एक या अधिक क्वेरी का उपयोग करने की आवश्यकता है।
उदाहरण
अब हम एक बहुत ही सरल रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को समझने के लिए एक सरल उदाहरण लेंगे। इसके लिए हमें Create टैब पर जाना होगा।
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मूल रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट बटन पर क्लिक करने से पहले, सुनिश्चित करें कि उचित क्वेरी का चयन किया गया है। इस मामले में,qryCurrentProjectsआपके नेविगेशन फलक में चयनित है। अब रिपोर्ट बटन पर क्लिक करें, जो उस क्वेरी के आधार पर एक रिपोर्ट उत्पन्न करेगा।

आप देखेंगे कि रिपोर्ट लेआउट दृश्य में खुली है। यह आपके किसी भी फ़ील्ड के आकार या चौड़ाई को समायोजित करने का एक त्वरित तरीका प्रदान करता है जिसे आप रिपोर्ट पर देखते हैं। आइए अब सब कुछ बेहतर तरीके से फिट करने के लिए कॉलम की चौड़ाई समायोजित करें।
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नीचे स्क्रॉल करें और नीचे पृष्ठ नियंत्रण को समायोजित करें।
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यह एक बहुत ही सरल रिपोर्ट बनाने का एक त्वरित तरीका था। आप रिपोर्ट डिज़ाइन दृश्य से छोटे बदलाव और समायोजन भी कर सकते हैं।
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- रूपों की तरह ही, एक रिपोर्ट विभिन्न वर्गों से बनी होती है।
- आपके पास डिटेल सेक्शन है, जो आपके सभी डेटा को सबसे अधिक भाग के लिए रहता है।
- आपको एक पृष्ठ शीर्ष लेख और एक पृष्ठ पाद लेख अनुभाग भी दिखाई देगा; ये आपकी रिपोर्ट में हर एक पृष्ठ के शीर्ष पर और नीचे दिखाई देते हैं।
अब हम रिपोर्ट का शीर्षक बदलते हैं और इसे दूसरा नाम देते हैं।
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अपनी रिपोर्ट सहेजने के लिए सेव आइकन पर क्लिक करें।
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आपको उपरोक्त डायलॉग बॉक्स मिलेगा।
अपनी रिपोर्ट के लिए एक नाम दर्ज करें और ओके पर क्लिक करें। यदि आप यह देखना चाहते हैं कि यह रिपोर्ट वास्तव में कैसी दिखेगी, तो प्रिंट पूर्वावलोकन में, आप व्यू बटन पर वापस जा सकते हैं और प्रिंट पूर्वावलोकन पर क्लिक करके देख सकते हैं कि यह रिपोर्ट तब दिखाई देगी जब कागज पर या पीडीएफ के रूप में मुद्रित होगी।

निचले दाएं कोने पर स्थित टूल का उपयोग करके, आप ज़ूम इन या ज़ूम आउट कर सकते हैं। आपके पास प्रिंट पूर्वावलोकन टैब पर कुछ बटन भी होते हैं जो प्रिंट पूर्वावलोकन पर स्विच करते समय स्वचालित रूप से दिखाई देते हैं। ज़ूम अनुभाग में, आपको एक पृष्ठ, दो पृष्ठों के लिए एक दृश्य मिला है; या यदि आपके पास एक लंबी रिपोर्ट है, तो आप एक बार में चार पृष्ठ, आठ पृष्ठ या बारह पृष्ठ देख सकते हैं। आप साधारण चीजों को भी समायोजित कर सकते हैं जैसे कि पेपर का आकार, जिसे आप प्रिंट करने के लिए उपयोग कर रहे हैं, अपनी रिपोर्ट के लिए मार्जिन, ओरिएंटेशन, कॉलम की संख्या, पेज सेट अप, आदि और इसी तरह आप बहुत जल्दी बना सकते हैं। बनाएँ टैब पर रिपोर्ट बटन का उपयोग करके सरल रिपोर्ट।
रिपोर्ट डिज़ाइन का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाएं
पहुँच में त्वरित रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट डिज़ाइन एक अन्य विधि है। इसके लिए, हमें रिपोर्ट डिज़ाइन दृश्य बटन का उपयोग करना होगा, जो फ़ॉर्म डिज़ाइन बटन की तरह है। यह एक रिक्त रिपोर्ट बनाएगा और इसे सीधे डिज़ाइन दृश्य में खोलेगा, जिससे आप नियंत्रण स्रोत को बदल सकते हैं और रिपोर्ट के डिज़ाइन दृश्य में सीधे फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।
अब हम Create टैब पर जाते हैं और रिपोर्ट डिज़ाइन बटन पर क्लिक करते हैं।
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यह एक रिक्त रिपोर्ट या एक अनबाउंड रिपोर्ट खोलेगा, जिसका अर्थ है कि यह रिपोर्ट हमारे डेटाबेस में किसी अन्य ऑब्जेक्ट से जुड़ी हुई है।
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उपकरण समूह में डिज़ाइन टैब पर, संपत्ति शीट का चयन करें। इससे संपत्ति फलक खुल जाएगा।

डेटा टैब पर, इस रिपोर्ट के लिए एक रिकॉर्ड स्रोत असाइन करें, इसे डेटाबेस ऑब्जेक्ट से निम्न स्क्रीनशॉट में कनेक्ट करने के लिए।

चुनते हैं qryLateProjects ड्रॉप-डाउन और अब से, अगला चरण डिज़ाइन टैब पर मौजूद मौजूदा फ़ील्ड सूची बटन पर क्लिक करके इस रिपोर्ट के माध्यम से कुछ क्षेत्रों को जोड़ना और जोड़ना है।

उपरोक्त स्क्रीनशॉट में फ़ील्ड्स का चयन करें।

उपरोक्त स्क्रीनशॉट में फ़ील्ड को अपनी रिपोर्ट पर खींचें। व्यवस्था टैब पर जाएं, और तालिका समूह में, आपके पास चुनने के लिए कुछ विकल्प हैं।

एक स्टैक्ड लेआउट और एक सारणीबद्ध लेआउट है, जो एक लेआउट है जो एक स्प्रेडशीट के समान है। आइए हम सारणीबद्ध लेआउट का चयन करें।

आप देख सकते हैं कि यह पेज हेडर क्षेत्र तक सभी लेबल ले जाता है। ये लेबल प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर केवल एक बार दिखाई देंगे और डेटा क्वेरी विवरण अनुभाग में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए दोहराएगी। अब, आप अपने प्रोजेक्टनेम को व्यापक बनाने के लिए कुछ समायोजन कर सकते हैं और कुछ समायोजन कर सकते हैं।

जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि डिटेल सेक्शन और पेज फुटर के बीच बहुत जगह है।
निम्न स्क्रीनशॉट के रूप में स्थान को कम करने के लिए पेज पाद को ऊपर खींचें। अब हम डिज़ाइन टैब पर जाएँ और व्यू बटन पर क्लिक करें और रिपोर्ट व्यू चुनें।


अब आप देख सकते हैं कि कुछ प्रोजेक्ट के नाम पूरे नहीं हैं; आप इसे डिज़ाइन दृश्य के साथ समायोजित कर सकते हैं, या आप ऐसा करने के लिए लेआउट दृश्य का उपयोग कर सकते हैं।

इस तरह हम केवल डिज़ाइन दृश्य से एक साधारण रिपोर्ट बनाते हैं।
इस अध्याय में, हम सीखेंगे कि रिपोर्टों को कैसे प्रारूपित किया जाए। आप पाएंगे कि फ़ॉर्मेटिंग रिपोर्ट और फ़ॉर्मेटिंग फ़ॉर्म के बीच बहुत सी समानताएँ हैं लेकिन कुछ टूल और ट्रिक्स हैं जो रिपोर्ट के लिए विशिष्ट हैं। आइए अब हम रिपोर्ट अनुभागों और समूहीकरण की अवधारणा को देखें।
इसके लिए, हमें एक रिपोर्ट खोलने की जरूरत है जो हमने पिछले अध्याय में बनाई थी। यहां, हम देखेंगे कि रिपोर्ट में इस जानकारी को कैसे दिखाया जाता है।

यहां, हम रिपोर्ट अनुभाग और समूहीकरण के साथ शुरू करेंगे।
आइए अब हम इस रिपोर्ट के डिज़ाइन दृश्य पर जाते हैं।

आप देख सकते हैं कि देखने के लिए बहुत कुछ नहीं है और यहाँ केवल पृष्ठ शीर्ष लेख, विवरण अनुभाग, और पृष्ठ पाद दिखाई दे रहे हैं। आप बहुत आसानी से अतिरिक्त जोड़े जा सकते हैं।

उस रिपोर्ट पर कहीं भी राइट क्लिक करें और आपको Page Header / Footer और Report Header / Footer दिखाई देगा। इस विशेष रिपोर्ट में वह रिपोर्ट हेडर / फूटर दिखाई नहीं देता है। हमें वह विकल्प चुनें और रिपोर्ट दृश्य पर वापस जाएं।

आप देख सकते हैं कि यह रिपोर्ट के शीर्ष पर थोड़ा रंगीन क्षेत्र जोड़ता है। डिज़ाइन दृश्य में, उस पृष्ठ हेडर डिवाइडर के शीर्ष पर माउस को मँडराकर उस क्षेत्र का विस्तार करें, क्लिक करके और नीचे खींचकर। यह रिपोर्ट हेडर में अधिक क्षेत्र जोड़ देगा।

रिपोर्ट दृश्य में, अब आपको रिपोर्ट के शीर्ष पर अधिक क्षेत्र दिखाई देगा जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में है।

रिपोर्ट हैडर और पाद नियंत्रण उस रिपोर्ट के पहले पृष्ठ के शीर्ष पर दिखाई देते हैं। रिपोर्ट पाद लेख आपको रिपोर्ट के निचले भाग में बहुत अंतिम पृष्ठ पर दिखाई देता है।

रिपोर्ट हैडर और पाद आपके पेज हैडर और पेज पाद से अलग है। पृष्ठ शीर्ष लेख में जो कुछ भी रखा गया है, वह प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर दिखाई देगा। इसी तरह, जो कुछ भी पेज पाद में रखा गया है, वह प्रत्येक पृष्ठ के नीचे दोहराया जाएगा।

अब आप अतिरिक्त समूहीकरण स्तर जोड़ सकते हैं, और ऐसा करने के लिए, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास समूह प्रकार और कुल क्षेत्र चालू है।
डिज़ाइन टैब के ग्रुपिंग और टोटल्स सेक्शन में, Group और Sort बटन पर क्लिक करें, जो नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाए गए अनुसार समूह, सॉर्ट और कुल एरिया को खोलेगा।

अब आप अपनी रिपोर्ट में किसी भी नियंत्रण पर अतिरिक्त समूह या समूह जोड़ सकते हैं। अब 'Add a Group' पर क्लिक करते हैं।

उपरोक्त स्क्रीनशॉट में, आप प्रोजेक्ट नाम, कार्य शीर्षक, नियत तारीख और प्रतिशत के साथ रिपोर्ट के लिए अंतर्निहित नियंत्रण स्रोत देख सकते हैं। आइए अब हम कहते हैं कि हम अपने सभी देर से कामों को प्रोजेक्ट द्वारा समूहबद्ध करना चाहते हैं, इसलिए सूची से प्रोजेक्ट का नाम चुनें।

अब आप एक अतिरिक्त समूहीकरण स्तर देखेंगे ProjectName Headerअपने विवरण अनुभाग के ऊपर। प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य के साथ दिखाई देने वाले प्रोजेक्ट नाम के बजाय, हम अब इस नियंत्रण को इस प्रोजेक्ट नाम हेडर तक ले जा सकते हैं। आप इसे चुन सकते हैं, और फिर दबा सकते हैंCtrl + X अपने कीबोर्ड पर उस विवरण अनुभाग को काटने के लिए और उस प्रोजेक्ट नाम हेडर की पृष्ठभूमि में कहीं भी क्लिक करें, और फिर दबाएं Ctrl + V उस प्रोजेक्ट नाम हेडर में उस कंट्रोल को पेस्ट करने के लिए।

अब आप रिपोर्ट दृश्य पर जा सकते हैं और रिपोर्ट में मौजूद चीज़ों को निम्न स्क्रीनशॉट में समूहित करने के लिए किए गए समायोजन देख सकते हैं।

हर एक परियोजना की अपनी लाइन पर अपना एक छोटा स्तर होता है, और फिर उस क्षेत्र के नीचे आपको उन सभी कार्यों को देखेंगे जो उपरोक्त परियोजना के लिए देर से हैं। उस परिवर्तन के साथ, अब आप लेआउट दृश्य में अपनी रिपोर्ट फ़ॉर्मेट कर सकते हैं।
यदि आप प्रोजेक्ट का नाम बड़ा करना चाहते हैं, तो नीचे दी गई लाइन खींचें और फॉण्ट टैब में फ़ॉन्ट का आकार बदलकर 20 कर दें।

आप पृष्ठ की संपूर्ण चौड़ाई को कवर करने के लिए नियंत्रण की चौड़ाई बढ़ा सकते हैं।

नियंत्रण के चारों ओर की सीमा को हटाने के लिए, निम्न स्क्रीनशॉट के रूप में स्वरूप टैब में आकृति रूपरेखा पर क्लिक करें।

को चुनिए Transparent विकल्प।

अब हम निम्नलिखित स्क्रीनशॉट की तरह डिज़ाइन व्यू पर जाएँ।

निम्न स्क्रीनशॉट के रूप में अपने पृष्ठ के बाईं ओर कार्य शीर्षक समायोजित करें।

आइये अब Page Header सेक्शन से डेटा लाते हैं ProjectName हेडर सेक्शन का उपयोग कर Ctrl+X तथा Ctrl+V।

अब हम रिपोर्ट व्यू पर वापस जाते हैं। अब आप देखेंगे कि लेबल सीधे उन नियंत्रणों के ऊपर दिखाई देते हैं जिनका वे वर्णन करते हैं।

यदि आप ध्यान दें, तो आप देखेंगे कि कार्यों और अगले प्रोजेक्ट नाम के बीच कोई स्थान नहीं है। बीच में अतिरिक्त जगह होनी चाहिए। उसके लिए हमें जोड़ना होगाProjectName Footer।
अब, डिज़ाइन दृश्य पर जाएं।

समूह में, सॉर्ट और कुल क्षेत्र परियोजना के नाम के आगे स्थित बटन पर क्लिक करें।
अब आपको निम्न स्क्रीनशॉट में प्रोजेक्ट नाम से समूह और सॉर्ट करने के सभी विकल्प मिलेंगे।

यहां, हमारे पास एक संपत्ति है जिसे कहा जाता है Without a Footer Section। शब्दों के आगे उस छोटे तीर पर क्लिक करके हम उस विकल्प को बदलते हैंWithout a Footer Section।

इसे बदलें With a Footer Section।

जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि डिटेल सेक्शन के नीचे ProjectName Footer सेक्शन जोड़ा गया है। यह उस प्रोजेक्ट नाम समूह के लिए पाद लेख का काम करेगा।
अब हम रिपोर्ट व्यू पर वापस जाते हैं।

विवरण अनुभाग और प्रोजेक्ट नाम क्षेत्र दोनों में वैकल्पिक क्षेत्रों के लिए छायांकन या पृष्ठभूमि की उपस्थिति को हटाने के लिए, फिर से डिज़ाइन दृश्य पर जाएं।

विस्तार से विभक्त पर क्लिक करके और फिर गुण पत्रक खोलें पर पहले विवरण खंड बदलें।
स्वरूप टैब पर, स्वरूप बदलें Alternate Back Color सेवा No Color निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में के रूप में।

इसी तरह ProjectName Header और ProjectName Footer दोनों के लिए वैकल्पिक बैक कलर को नो कलर में बदलें और रिपोर्ट व्यू पर जाएं।

अब आप देख सकते हैं कि रिपोर्ट कैसी दिखती है। यह देखने के लिए कि आपका डेटा पृष्ठ पर कैसे प्रिंट होगा, आइए हम प्रिंट पूर्वावलोकन पर जाएं।

जब आप इसे प्रिंट करेंगे तो यह कैसा दिखेगा।
इस अध्याय में, हम अंतर्निहित कार्यों के साथ काम करेंगे। एक्सेस में, सौ निर्मित कार्यों के करीब हैं और उनमें से हर एक को कवर करना लगभग असंभव है। इस अध्याय में, हम मूल संरचना, सिंटैक्स को कवर करेंगे, और कुछ अधिक लोकप्रिय कार्यों का उपयोग करेंगे, और नुकसान भी, ताकि आप अपने दम पर कुछ अन्य कार्यों की खोज कर सकें।
कार्यों
एक फ़ंक्शन एक वीबीए प्रक्रिया है जो एक कार्य, या गणना करता है, और एक परिणाम देता है। फ़ंक्शंस का उपयोग आमतौर पर प्रश्नों में किया जा सकता है, लेकिन अन्य स्थान भी हैं जो आप फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
आप तालिका गुणों में फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, यदि आप किसी दिनांक / समय क्षेत्र के लिए डिफ़ॉल्ट मान निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो आप दिनांक और समय का उपयोग कर सकते हैं Now अपने सिस्टम से वर्तमान दिनांक / समय की जानकारी और स्वचालित रूप से उस मूल्य को इनपुट करने के लिए कार्य करें।
जब आप किसी परिकलित फ़ील्ड का निर्माण करते हैं, या फ़ंक्शंस या रिपोर्ट नियंत्रण के अंदर फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, तो आप एक अभिव्यक्ति में फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। आप मैक्रो तर्कों में भी फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
फ़ंक्शंस काफी सरल हो सकते हैं, जिसमें किसी अन्य जानकारी को कॉल करने की आवश्यकता नहीं होती है, या, बस किसी तालिका या क्वेरी से एक फ़ील्ड का संदर्भ लें।
दूसरी ओर, वे कई तर्कों, क्षेत्र संदर्भों और यहां तक कि अन्य फ़ंक्शन के साथ नेस्टेड फ़ंक्शन के साथ भी काफी जटिल हो सकते हैं।
आइए अब अंतर्निहित कार्यों का उपयोग करने के कुछ उदाहरणों पर ध्यान दें।
दिनांक और समय कार्य
आइए अब हम तारीख और समय के कार्यों को समझते हैं -
दिनांक () फ़ंक्शन को वर्तमान सिस्टम दिनांक को वापस करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस फ़ंक्शन को किसी फ़ंक्शन तर्क या अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता नहीं है। आपको बस इतना करना है कि फ़ंक्शन का नाम और उन खुले और बंद कोष्ठक लिखें।
दो बहुत समान अंतर्निहित कार्य समय () और अब () हैं।
समय () फ़ंक्शन वर्तमान सिस्टम समय और केवल अब () फ़ंक्शन रिटर्न देता है वर्तमान सिस्टम तिथि और समय दोनों।
उस डेटा के आधार पर जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं, या स्टोर करना चाहते हैं, या क्वेरी करना चाहते हैं, आपके पास उस काम में मदद करने के लिए तीन बिल्ट-इन, उपयोग में आसान कार्य हैं।
चलिए अब हम आपका डेटाबेस खोलते हैं और क्वेरी डिज़ाइन का उपयोग करके एक नई क्वेरी बनाते हैं और tblProjects और tblTasks जोड़ते हैं।

TblProjects और ProjectTame से जोड़ें, प्रारंभ करें और प्रारंभ करें और टैब्लेट से हटाएं और अपनी क्वेरी चलाएं।

अब आप सभी प्रोजेक्ट के सभी अलग-अलग कार्य देख सकते हैं। यदि आप आज की तारीख में प्रगति के रूप में परियोजना के कार्यों को देखना चाहते हैं, तो हमें एक का उपयोग करके एक मानदंड निर्दिष्ट करना होगाDate() आज की तारीख में या उसके बाद शुरू होने वाली परियोजनाओं को देखने का कार्य।
चलिए अब StartDate के नीचे दिए गए मानदंड को निर्दिष्ट करते हैं।

मानदंड एक ऑपरेटर से शुरू होता है greater than symbolइसके बाद ए equal to symbol और फिर Date Function।
जब हम इस क्वेरी को चलाते हैं, तो सभी कार्य आज की तारीख में या भविष्य में निम्न स्क्रीनशॉट में होंगे।

यह एक उदाहरण था कि आप क्वेरी मानदंड के रूप में दिनांक () फ़ंक्शन का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
आइए अब हम बताते हैं कि इस सप्ताह शुरू होने वाली तारीखों के संदर्भ में इस प्रश्न को और अधिक लचीला बनाने की आवश्यकता है।
हमारे पास इस सप्ताह से शुरू हुए कुछ अलग-अलग कार्य हैं, जो कि हमारे मानदंडों के कारण, इस वर्तमान सूची में दिखाई नहीं दे रहे हैं। यह उन आरंभ तिथियों को देख रहा है जो आज या उससे अधिक हैं।
यदि हम इस सप्ताह शुरू किए गए कार्यों को देखना चाहते हैं, जो अभी तक पूरा नहीं हुए हैं या आज पूरा नहीं होना चाहिए, तो आइए हम डिज़ाइन दृश्य पर वापस जाएं।
यहां, हम इन मानदंडों के लिए कुछ अतिरिक्त जानकारी जोड़ेंगे। वास्तव में, हम इसे सात दिनों के आज की तारीख से अधिक या बराबर चाहते हैं।

यदि हम शून्य से सात टाइप करते हैं और क्वेरी चलाते हैं, तो आप इस सप्ताह शुरू होने वाले कार्यों को देख सकते हैं।

DateDiff () फ़ंक्शन
DateDiff () फ़ंक्शन एक और बहुत लोकप्रिय दिनांक / समय फ़ंक्शन है। DateDiff फ़ंक्शन दो निर्दिष्ट तिथियों के बीच समय अंतराल की संख्या निर्दिष्ट करते हुए, एक भिन्न (लंबा) देता है। दूसरे शब्दों में, यह दो तिथियों के बीच के अंतर की गणना करता है, और आपको अंतराल को चुनने के लिए मिलता है जिसके द्वारा फ़ंक्शन उस अंतर की गणना करता है।
आइए अब हम कहते हैं कि हम अपने लेखकों की आयु की गणना करना चाहते हैं। इसके लिए, हमें सबसे पहले एक नई क्वेरी बनानी होगी और अपने लेखकों की तालिका को जोड़ना होगा और फिर FirstName, LastName और BirthDay फ़ील्ड को जोड़ना होगा।

हम लोगों की उम्र की गणना उनके जन्म की तारीख, या जन्मदिन और आज की तारीख के बीच के अंतर की गणना करके कर सकते हैं।
आइए हम एक नए क्षेत्र में DateDiff फ़ंक्शन का उपयोग करने का प्रयास करें।

आइए हम इसे कॉल करते हैं आयु के बाद एक कॉलन, और फिर DateDiff फ़ंक्शन लिखें।
- DateDiff फ़ंक्शन के लिए पहला फ़ंक्शन तर्क अंतराल है, इसलिए "yyyy" लिखें।
- अगला फ़ंक्शन तर्क पहली तारीख है जिसे हम गणना करना चाहते हैं, जो इस मामले में, जन्मदिन का क्षेत्र होगा।
- तीसरा फ़ंक्शन तर्क जो भी है आज की तारीख है।
अब, अपनी क्वेरी चलाएं और आपको नया फ़ील्ड दिखाई देगा जो प्रत्येक लेखक की आयु दर्शाता है।

प्रारूप () फ़ंक्शन
प्रारूप () फ़ंक्शन एक स्ट्रिंग देता है, जिसमें एक प्रारूप अभिव्यक्ति में निहित निर्देशों के अनुसार स्वरूपित अभिव्यक्ति है। यहां उपयोगकर्ता-परिभाषित स्वरूपों की सूची दी गई है, जिनका उपयोग प्रारूप () फ़ंक्शन में किया जा सकता है
स्थापना | विवरण |
---|---|
yyyy | साल |
क्यू | त्रिमास |
म | महीना |
y | साल का दिन |
घ | दिन |
w | काम करने के दिन |
ww | सप्ताह |
एच | इस घंटे |
n | मिनट |
रों | दूसरा |
अब हम अपनी क्वेरी पर वापस जाते हैं और प्रारूप () फ़ंक्शन का उपयोग करके उसी में और फ़ील्ड जोड़ते हैं।

स्वरूप फ़ंक्शन टाइप करें। पहला फ़ंक्शन तर्क एक अभिव्यक्ति होगा, जो लगभग कुछ भी हो सकता है। आइए, अब हमारे पास जन्मदिन का क्षेत्र पहला है और अगली बात यह है कि हम अपना प्रारूप लिखें। इस मामले में, हमें महीने, महीने, दिन, दिन की आवश्यकता है। उद्धरण में "mmdd" लिखें और फिर, अपनी क्वेरी चलाएं।

यह अब जन्मदिन के क्षेत्र से तारीख ले रहा है, 4 महीना है और 17 दिन है।
अगले स्क्रीनशॉट में अगले फ़ील्ड में "mmdd" के बजाय "mmm" और "mmmm" जोड़ें।

अपनी क्वेरी चलाएँ और आपको निम्न स्क्रीनशॉट में परिणाम दिखाई देंगे।

अगले क्षेत्र में, यह उस जन्मदिन के लिए महीने के नाम से पहला 3 चरित्र लौटा रहा है और अंतिम फ़ील्ड में आपको पूर्ण नाम नाम मिलेगा।
जन्मदिन से वर्ष के बाद महीने को देखने के लिए, हमें "yyyy" और साथ ही साथ निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

चलिए हम फिर से आपकी क्वेरी चलाते हैं।

अब आप महीने के बाद अल्पविराम और फिर वर्ष देखेंगे।
IIf () फ़ंक्शन
IIf () फ़ंक्शन "तत्काल यदि" के लिए एक संक्षिप्त नाम है और यह फ़ंक्शन सही या गलत के रूप में एक अभिव्यक्ति का मूल्यांकन करता है और प्रत्येक के लिए एक मान देता है। इसमें तीन फ़ंक्शन तर्क हैं, जिनमें से सभी आवश्यक हैं।
- पहला तर्क कोई भी अभिव्यक्ति है जिसका आप मूल्यांकन करना चाहते हैं।
- अगला तर्क सच्चे हिस्से के लिए है, जो कि एक मूल्य या एक अभिव्यक्ति हो सकती है यदि आपकी पहली अभिव्यक्ति सच है।
- आखिरी तर्क वह है जो आप चाहते हैं कि अगर आपकी अभिव्यक्ति झूठी है तो आप वापस आ जाएं।
उदाहरण
आइए एक सरल उदाहरण लेते हैं। हम क्वेरी डिज़ाइन का उपयोग करके एक नई क्वेरी बनाएंगे और tblAuthors टेबल को जोड़ेंगे और फिर निम्नलिखित फ़ील्ड जोड़ेंगे।
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अब आप देख सकते हैं कि हमारे पास तीन फ़ील्ड हैं - FirstName, MiddleInitial, LastName, और फिर यह कॉन्सेटैनेटेड फ़ील्ड, जो सभी तीन फ़ील्ड्स को एक साथ खींच रहा है। इस क्वेरी का परिणाम देखने के लिए हमें अपनी क्वेरी चलाने दें।

अब, आप क्वेरी का परिणाम देख सकते हैं, लेकिन आप यह भी देखेंगे कि कुछ अभिलेखों में मध्य प्रारंभिक नहीं है। उदाहरण के लिए, जॉयस डायर रिकॉर्ड में एक मध्य प्रारंभिक नहीं है, लेकिन FullName क्षेत्र में आप उस अवधि को देखेंगे जो वास्तव में वहां होने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, डिज़ाइन दृश्य पर वापस जाएं। यहां, हम IIf फ़ंक्शन का उपयोग करके एक अलग तरीके से नाम को संक्षिप्त करेंगे।
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हमें किसी अन्य फ़ील्ड में नाम लिखें और उसे FullName1 कहें और फिर IIf फ़ंक्शन लिखें।
तत्काल फ़ंक्शन के लिए पहला फ़ंक्शन तर्क यदि फ़ंक्शन आपकी अभिव्यक्ति होने जा रहा है। अभिव्यक्ति में, हम देखेंगे कि मध्य प्रारंभिक क्षेत्र रिक्त है या अशक्त है।
अगला तर्क सच्चा हिस्सा है। इसलिए, यदि मध्य प्रारंभिक शून्य है, तो हम FirstName और LastName प्रदर्शित करना चाहते हैं।
अब, हमारे झूठे हिस्से के लिए - यदि मिडिल इंसुलेशन शून्य नहीं है, तो हम FirstName, MiddleInitial और LastName प्रदर्शित करना चाहते हैं।
अब हम अपनी क्वेरी चलाते हैं और आप निम्न स्क्रीनशॉट में परिणाम देखेंगे।
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इस अध्याय में, हम एक्सेस में मैक्रोज़ की मूल बातें कवर करेंगे। एक मैक्रो एक उपकरण है जो आपको कार्यों को स्वचालित करने और अपने रूपों, रिपोर्टों और नियंत्रणों में कार्यक्षमता जोड़ने की अनुमति देता है।
मैक्रोज़ इन एक्सेस, वर्ड या एक्सेल में मैक्रोज़ से थोड़ा अलग काम करता है, जहाँ आप अनिवार्य रूप से कीस्ट्रोक की एक श्रृंखला रिकॉर्ड करते हैं और बाद में उन्हें वापस खेलते हैं।
एक्सेस मैक्रोज़ पूर्वनिर्धारित क्रियाओं के एक सेट से निर्मित होते हैं, जिससे आप सामान्य कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, और नियंत्रण या वस्तुओं में कार्यक्षमता जोड़ सकते हैं।
मैक्रोज़ स्टैंडअलोन ऑब्जेक्ट्स को नेविगेशन फलक से देखा जा सकता है, या सीधे फॉर्म या रिपोर्ट में एम्बेड किया जा सकता है। एक बार जब आप टेबल, फॉर्म और रिपोर्ट जैसी डेटाबेस ऑब्जेक्ट बना लेते हैं, तो मैक्रोज़ उन सभी वस्तुओं को एक साथ जोड़ने के लिए एक त्वरित और आसान तरीका प्रदान कर सकता है, जो एक साधारण डेटाबेस एप्लिकेशन बना सकता है जिसे कोई भी उपयोग या संशोधित कर सकता है, अपेक्षाकृत कम प्रशिक्षण के साथ।
मैक्रोज़ वीबीए कोड लिखने या यहां तक कि पता करने की आवश्यकता के बिना कमांड चलाने का एक तरीका प्रदान करते हैं, और बहुत कुछ है जो आप केवल मैक्रोज़ को प्राप्त कर सकते हैं।
मैक्रो बनाना
आइए हम एक बहुत ही सरल मैक्रो बनाना शुरू करते हैं जो कमांड बटन क्लिक करने पर एक फॉर्म खोलता है। इसके लिए, हमें आपके डेटाबेस और frmEmployeeData फॉर्म को खोलने की आवश्यकता है जिसमें हमने दो टैब बनाए हैं।
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इस रूप में, हम उपयोगकर्ताओं को नौकरी की सभी जानकारी खोलने के लिए एक बटन जोड़ सकते हैं।
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आइए अब इस फॉर्म के डिज़ाइन दृश्य पर जाएं और नियंत्रण मेनू बटन जोड़ें। जब आप अपना माउस छोड़ते हैं, तो आप कमांड बटन विज़ार्ड डायलॉग बॉक्स देखेंगे।
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उस मैक्रो एक्शन को बनाने के कुछ तरीके हैं, लेकिन सबसे सरल तरीका है कमांड बटन विज़ार्ड का उपयोग करना।
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फ़ॉर्म खोलने जैसी सामान्य क्रियाओं के लिए, श्रेणियाँ सूची से प्रपत्र संचालन का चयन करें और फिर क्रिया सूची से ओपन फ़ॉर्म चुनें और उपरोक्त स्क्रीनशॉट में अगला क्लिक करें।
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आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि आप कमांड बटन के साथ किस फॉर्म को खोलना चाहते हैं। अभी के लिए, हमें चुनेंfrmJobs और क्लिक करें Next।
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इस स्क्रीन में हमारे पास दो विकल्प हैं, हम कर सकते हैं open the form and display a very specific record, या हम कर सकते हैं open the form and show all the records। हमें दूसरा विकल्प चुनें और ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह नेक्स्ट पर क्लिक करें।
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हमारे पास कमांड बटन खुद एक चित्र प्रदर्शित कर सकता है या आप प्रदर्शन पाठ का चयन कर सकते हैं। यहां, हम चाहते हैं कि टेक्स्ट व्यू नौकरियां प्रदर्शित हों और अब अगला क्लिक करें।
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अब आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह अपने कमांड बटन को एक सार्थक नाम प्रदान कर सकते हैं। इसका उपयोग अन्य कोड या अन्य मैक्रोज़ में किया जा सकता है। इसे हम कहते हैंcmdViewJobs और क्लिक करें Finish।
अब फॉर्म व्यू पर जाएं।
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अब आपको अपने फॉर्म पर View Jobs बटन दिखाई देगा। उस पर क्लिक करते हैं।
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अब आपके पास एक फॉर्म खुला है, लेकिन आप किसी भी जानकारी को नहीं देख पाएंगे। अब हम frmEmployeeData फॉर्म डिज़ाइन दृश्य पर वापस जाते हैं। सुनिश्चित करें कि कमांड बटन चयनित है और प्रॉपर्टी शीट पर ईवेंट टैब पर क्लिक करें।
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क्लिक करने पर, आपको विज़ार्ड द्वारा बनाया गया एक एम्बेडेड मैक्रो दिखाई देगा। यदि आप अब इस मैक्रो को संशोधित करना चाहते हैं, तो विज़ार्ड द्वारा उत्पन्न मैक्रो को खोलने के लिए… बटन पर क्लिक करें।
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यह मैक्रो डिजाइनर है और दाईं ओर आपको एक्शन कैटलॉग दिखाई देगा। यह वह जगह है जहाँ आपके सभी कार्य फ़ोल्डर्स में रहेंगे। आपके पास डेटा प्रविष्टि विकल्प, डेटा आयात / निर्यात इत्यादि हैं, और मुख्य क्षेत्र में बाईं ओर आपके पास एक और मैक्रो है। इसमें केवल एक क्रिया होती है, और उस एक क्रिया पर क्लिक करने से आप उस विशिष्ट क्रिया के लिए अन्य गुण देख सकते हैं।
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आपको प्रपत्र नाम दिखाई देगा और आप अपने डेटाबेस में उपलब्ध रूपों को देखने के लिए उस ड्रॉप-डाउन तीर को मार सकते हैं। आप यह देख सकते हैं कि उस फ़ॉर्म को कैसे देखा जाता है, आप इसे अपनी पसंद के अनुसार फ़ॉर्म दृश्य, डिज़ाइन दृश्य, प्रिंट पूर्वावलोकन में खोल सकते हैं। आप एक फ़िल्टर नाम या जहाँ एक शर्त लागू कर सकते हैं। यहां हम डेटा मोड को बदलना चाहते हैं क्योंकि frmJobs ऐड मोड पर सेट है जो केवल नए रिकॉर्ड को जोड़ने की अनुमति देता है। हम इसे यहाँ इस मैक्रो में एडिट मोड में बदल कर ओवरराइड कर सकते हैं।
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अब अपने मैक्रो को सहेजें, और फिर मैक्रो डिज़ाइनर को बंद करें और फॉर्म व्यू पर वापस जाएं।
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चलिए फिर से View Jobs पर क्लिक करते हैं।
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अब आप देख सकते हैं कि यह आपके frmJobs फॉर्म को खोलता है और आपको हमारे डेटाबेस में उपलब्ध सभी नौकरियों के माध्यम से स्क्रॉल करने की अनुमति देता है।
इस अध्याय में, हम एक्सेस में डेटा आयात करने के बारे में बात कर रहे हैं और एक्सेस का उपयोग करके आप किस प्रकार का डेटा आयात कर सकते हैं। आम तौर पर डेटा को विभिन्न स्वरूपों, फ़ाइलों और स्थानों में संग्रहीत किया जाता है, जिससे इसे प्राप्त करना और इसका उपयोग करना कठिन हो जाता है। यदि आपके पास एक स्प्रेडशीट, एक SharePoint सूची, या कुछ अन्य प्रारूप में डेटा है, तो आप इसे एक्सेस डेटाबेस में केवल कुछ चरणों के साथ आयात कर सकते हैं, जिससे यह एक्सेस में अधिक आसानी से उपलब्ध है।
सेव अस कमांड को आमतौर पर किसी अन्य फॉर्मेट में डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए उपयोग किया जाता है, ताकि आप इसे दूसरे प्रोग्राम में खोल सकें।
Access में आप इस रूप में Save As कमांड का उपयोग नहीं कर सकते, आप Access ऑब्जेक्ट्स को अन्य एक्सेस ऑब्जेक्ट्स के रूप में सहेज सकते हैं, लेकिन आप Access डेटाबेस को स्प्रेडशीट फ़ाइल के रूप में सहेज नहीं सकते।
एक्सेस को स्प्रेडशीट फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए, आपको बाहरी डेटा टैब पर आयात सुविधा का उपयोग करना होगा।
विभिन्न प्रकार के डेटा एक्सेस आयात कर सकते हैं
एक्सेस डेटा में आप किस प्रकार का डेटा आयात कर सकते हैं, यह समझने के लिए, हम अपना डेटाबेस खोलें और बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
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आयात और लिंक समूह में, आप एक्सेस में डेटा आयात के लिए उपलब्ध विभिन्न प्रकार के विकल्प देख सकते हैं। निम्नलिखित सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले डेटा आयात प्रारूप हैं।
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस
- ODBC डेटाबेस (उदाहरण के लिए, SQL सर्वर)
- पाठ फ़ाइलें (सीमांकित या निश्चित-चौड़ाई)
- XML फ़ाइलें
उदाहरण
आइए हम एक्सेल फ़ाइल से आयात होने वाले डेटा का एक सरल उदाहरण देखें। यहां एक्सेस फ़ाइल में डेटा है।
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Access में डेटा आयात करने के लिए, हमें पहले Access डेटाबेस को खोलने की आवश्यकता है और फिर निम्न स्क्रीनशॉट में बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
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आयात और लिंक समूह में, आपको एक विकल्प एक्सेल दिखाई देगा। उस विकल्प पर क्लिक करते हैं।
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Excel फ़ाइल को ब्राउज़ करें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं और फिर हमारे पास डेटा स्टोर करने के लिए अलग-अलग विकल्प हैं। हमें पहला विकल्प चुनें और Ok पर क्लिक करें।
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यहां आपको अपने डेटा का पूर्वावलोकन दिखाई देगा। अब, Next पर क्लिक करें।
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पूर्वावलोकन में, अब आप देख सकते हैं कि पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्ष शामिल हैं। अब चेक बॉक्स चेक करते हैं और नेक्स्ट पर क्लिक करते हैं।
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अब आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहाँ आप प्रत्येक कॉलम / फील्ड के लिए डेटा टाइप सेट कर सकते हैं। यदि आप किसी भी फ़ील्ड को आयात नहीं करना चाहते हैं, तो बस चेक बॉक्स को चेक करें जो कहता है कि फ़ील्ड आयात न करें। जब आप FirstName फ़ील्ड के साथ काम कर लेते हैं, तो MiddleInitial फ़ील्ड पर क्लिक करें।
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आइए अब हम सभी क्षेत्रों से गुजरते हैं और फिर, अगला पर क्लिक करते हैं।
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यहां प्राथमिक कुंजी के विभिन्न विकल्प दिए गए हैं। हमें पहला विकल्प चुनें और Next पर क्लिक करें।
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अंतिम संवाद बॉक्स में, आप अपनी पसंद का तालिका नाम दर्ज कर सकते हैं और समाप्त पर क्लिक कर सकते हैं।
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यदि आप इन सभी चरणों को सहेजना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स की जांच करें और संवाद बॉक्स बंद करें।
अब नेविगेशन नेविगेशन पर चलते हैं। आप देखेंगे कि एक नई तालिका यहां जोड़ी गई है और जब आप नई जोड़ी गई तालिका खोलते हैं, तो आप एक्सेस में अपने सभी डेटा देखेंगे।
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उदाहरण
अब हम Access डेटाबेस से डेटा आयात करने के एक और उदाहरण को देखते हैं। अब हम बाहरी टैब पर जाते हैं।
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आयात और लिंक समूह में, पहुँच विकल्प पर क्लिक करें।
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उस एक्सेस डेटाबेस को ब्राउज़ करें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं और फिर पहला विकल्प चुनें जो आयात तालिका, क्वेरीज़, फॉर्म आदि कहता है। अब Ok पर क्लिक करें।
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उपरोक्त डायलॉग बॉक्स में, आप टेबल्स, क्वेरीज़, फॉर्म आदि के लिए अलग-अलग टैब देख सकते हैं, जहाँ से आप यह चुन सकते हैं कि आप किस तरह का डेटा आयात करना चाहते हैं।
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हमें जाने दो Reportsटैब और किसी भी रिपोर्ट का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं; आप पर क्लिक करके भी सभी डेटा का चयन कर सकते हैंSelect Allबटन। हमें चयन करेंProjects और क्लिक करें Ok।
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अब, संवाद बॉक्स बंद करें। नेविगेशन फलक में, आप देखेंगे कि एक नई रिपोर्ट जोड़ी गई है। हम इस रिपोर्ट को खोलेंगे और आपको उस रिपोर्ट का सारा डेटा दिखाई देगा।
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इस अध्याय में, हम समझेंगे कि एक्सेस से डेटा कैसे निर्यात किया जाए। डेटा निर्यात वास्तव में डेटा आयात करने के विपरीत है। डेटा आयात करने में, हम Access में अन्य स्वरूपों से डेटा लाते हैं, जबकि निर्यात में हम डेटा को अन्य स्वरूपों में सहेजते हैं।
एक्सेस डेटा से आप किस प्रकार का डेटा निर्यात कर सकते हैं, यह समझने के लिए, हम अपना डेटाबेस खोलें और बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
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निर्यात समूह में, आप एक्सेस से डेटा निर्यात के लिए विभिन्न प्रकार के विकल्प देख सकते हैं। निम्नलिखित आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले डेटा निर्यात प्रारूप हैं -
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस
- ODBC डेटाबेस (उदाहरण के लिए, SQL सर्वर)
- पाठ फ़ाइलें (सीमांकित या निश्चित-चौड़ाई)
- XML फ़ाइलें
उदाहरण
हमें एक्सेस से डेटा निर्यात का एक सरल उदाहरण देखें। अपना डेटाबेस खोलें जहां से आप डेटा निर्यात करना चाहते हैं। नेविगेशन फलक में, उस ऑब्जेक्ट का चयन करें जिसे आप डेटा से निर्यात करना चाहते हैं।
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आप तालिका, क्वेरी, प्रपत्र और रिपोर्ट ऑब्जेक्ट्स आदि से डेटा निर्यात कर सकते हैं। हमें qryAllProjects चुनें और फिर, बाहरी डेटा टैब पर जाएं।
बाहरी डेटा टैब पर, उस डेटा के प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, Microsoft Excel द्वारा खोले जा सकने वाले प्रारूप में डेटा निर्यात करने के लिए, Excel पर क्लिक करें।
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पहुंच निर्यात विज़ार्ड प्रारंभ करता है। विज़ार्ड में, आप गंतव्य फ़ाइल नाम और प्रारूप जैसी जानकारी सेट कर सकते हैं, चाहे स्वरूपण और लेआउट शामिल करें, जो निर्यात करने के लिए रिकॉर्ड करता है। एक बार जब आप आवश्यक जानकारी के साथ हो जाते हैं, तो ओके पर क्लिक करें।
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विज़ार्ड की इस स्क्रीन पर, एक्सेस आमतौर पर आपसे पूछता है कि क्या आप एक्सपोर्ट ऑपरेशन के विवरण को सहेजना चाहते हैं। यदि आपको लगता है कि आपको आवर्ती आधार पर समान संचालन करने की आवश्यकता होगी, तो चयन करेंSave export steps चेक बॉक्स और डायलॉग बॉक्स को बंद करें।
निम्न एक्सेल फ़ाइल खुलती है।
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अब मान लेते हैं कि आप डेटा को टेक्स्ट फ़ाइल में निर्यात करना चाहते हैं, बाहरी डेटा टैब पर, टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें।

निर्यात विकल्प निर्दिष्ट करें और Ok पर क्लिक करें। आपको एनकोड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जिसमें हम डिफॉल्ट एन्कोडिंग में डेटा एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
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पहला विकल्प चुनें और Ok पर क्लिक करें।
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विज़ार्ड की इस स्क्रीन पर, एक्सेस आमतौर पर आपसे पूछता है कि क्या आप निर्यात ऑपरेशन के विवरण को सहेजना चाहते हैं। यदि आपको लगता है कि आपको आवर्ती आधार पर समान संचालन करने की आवश्यकता होगी, तो चयन करेंSave export steps चेक बॉक्स और डायलॉग बॉक्स को बंद करें।
अब आप देखेंगे कि टेक्स्ट फ़ाइल खुली है।

इसी तरह, आप अन्य विकल्प भी तलाश सकते हैं। इस प्रकार, यह अन्य आयात निर्यात सुविधाओं के साथ खेलने के लिए अत्यधिक अनुशंसित है।