Analisis Data Excel - Validasi Data

Validasi Data adalah alat yang sangat berguna dan mudah digunakan di Excel yang dengannya Anda dapat mengatur validasi data pada data yang dimasukkan yang dimasukkan ke dalam Lembar Kerja Anda.

Untuk sel mana pun di lembar kerja, Anda bisa

Menampilkan pesan masukan tentang apa yang perlu dimasukkan ke dalamnya.
Batasi nilai yang dimasukkan.
Berikan daftar nilai untuk dipilih.
Tampilkan pesan kesalahan dan tolak entri data yang tidak valid.

Pertimbangkan Pelacak Risiko berikut yang dapat digunakan untuk memasukkan dan melacak informasi Risiko yang teridentifikasi.

Dalam pelacak ini, data yang dimasukkan ke dalam kolom berikut divalidasi dengan batasan data yang telah ditetapkan dan data yang dimasukkan hanya diterima jika memenuhi kriteria validasi. Jika tidak, Anda akan mendapatkan pesan kesalahan.

Probability
Impact
Kategori Risiko
Sumber Risiko
Status

Kolom Eksposur Risiko akan memiliki nilai yang dihitung dan Anda tidak dapat memasukkan data apa pun. Bahkan kolomnyaS. No. diatur agar memiliki nilai kalkulasi yang disesuaikan bahkan jika Anda menghapus baris.

Sekarang, Anda akan belajar cara mengatur lembar kerja seperti itu.

Siapkan Struktur untuk Lembar Kerja

Untuk mempersiapkan struktur untuk lembar kerja -

Mulailah dengan lembar kerja kosong.
Letakkan header di Baris 2.
Letakkan tajuk kolom di Baris 3.
Untuk tajuk kolom, Probabilitas, Dampak, dan Eksposur Risiko -
- Klik kanan pada sel.
- Klik Format Sel dari drop down.
- Di kotak dialog Format Cells, klik pada tab Alignment.
- Ketik 90 di bawah Orientation.
Gabungkan dan Pusatkan sel di Baris 3, 4, dan 5 untuk masing-masing header kolom.
Memformat Batas untuk sel di Baris 2 - 5.
Sesuaikan lebar baris dan kolom.

Lembar kerja Anda akan terlihat sebagai berikut -

Tetapkan Nilai yang Valid untuk Kategori Risiko

Di sel M5 - M13 masukkan nilai berikut (M5 adalah heading dan M6 - M13 adalah nilai)

Nilai Kategori
Pengguna akhir
Pelanggan
Pengelolaan
Susunan acara
Susunan acara
Lingkungan Hidup
Produk
Proyek

Klik sel pertama di bawah kolom Risk Category (H6).
Klik tab DATA di Pita.
Klik Validasi Data di grup Alat Data.
Pilih Validasi Data… dari daftar drop-down.

Kotak dialog Validasi Data muncul.

Klik tab Pengaturan.
Di bawah kriteria Validasi, di Allow: daftar drop-down, Pilih opsi List.

Pilih rentang M6: M13 di kotak Sumber: yang muncul.
Centang kotak Abaikan kosong dan dropdown dalam sel yang muncul.

Atur Pesan Masukan untuk Kategori Risiko

Klik tab Input Message di kotak dialog Data Validation.
Centang kotaknya Show input message ketika sel dipilih.
Dalam kotak di bawah Judul :, ketik Kategori Risiko:
Dalam kotak di bawah Pesan masukan: Pilih Kategori Risiko dari Daftar.

Setel Peringatan Kesalahan untuk Kategori Risiko

Untuk mengatur peringatan kesalahan -

Klik tab Peringatan Kesalahan di kotak dialog Validasi data.
Centang kotak Tampilkan peringatan kesalahan setelah data tidak valid dimasukkan.
Pilih Berhenti di bawah Gaya: dropdown
Dalam kotak di bawah Judul :, ketik Entri Tidak Valid:
Dalam kotak di bawah Pesan kesalahan: ketik Pilih nilai dari daftar turun bawah.
Klik OK.

Verifikasi Validasi Data untuk Kategori Risiko

Untuk sel pertama yang dipilih di bawah Kategori Risiko,

Kriteria Validasi Data ditetapkan
Pesan masukan diatur
Peringatan kesalahan disetel

Sekarang, Anda dapat memverifikasi pengaturan Anda.

Klik di sel yang telah Anda tetapkan kriteria Validasi Datanya. Pesan Input muncul. Tombol tarik-turun muncul di sisi kanan sel.

Pesan input ditampilkan dengan benar.

Klik pada tombol dropdown di sisi kanan sel. Daftar drop-down muncul dengan nilai-nilai yang dapat dipilih.
Periksa silang nilai-nilai dalam daftar drop-down dengan yang digunakan untuk membuat daftar drop-down.

Kedua set nilai cocok. Perhatikan bahwa jika jumlah nilainya lebih banyak, Anda akan mendapatkan bilah gulir ke bawah di sisi kanan daftar tarik-turun.

Pilih nilai dari daftar dropdown. Itu muncul di dalam sel.

Anda dapat melihat bahwa pemilihan nilai yang valid berfungsi dengan baik.

Terakhir, coba masukkan entri yang tidak valid dan verifikasi peringatan Error.

Ketik Orang di dalam sel dan tekan Enter. Pesan kesalahan yang telah Anda atur untuk sel akan ditampilkan.

Verifikasi pesan kesalahan.
Anda memiliki opsi untuk Coba Lagi atau Batal. Verifikasi kedua opsi tersebut.

Anda telah berhasil mengatur Validasi Data untuk sel.

Note - Sangat penting untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa pesan Anda.

Tetapkan Kriteria yang Valid untuk Kolom Kategori Risiko

Sekarang, Anda siap untuk menerapkan kriteria Validasi Data ke semua sel di kolom Kategori Risiko.

Pada titik ini, Anda perlu mengingat dua hal -

Anda perlu mengatur kriteria untuk jumlah sel maksimum yang mungkin untuk digunakan. Dalam contoh kami, ini dapat bervariasi dari 10 - 100 berdasarkan tempat lembar kerja akan digunakan.
Anda tidak boleh menetapkan kriteria untuk rentang sel yang tidak diinginkan atau untuk seluruh kolom. Ini akan meningkatkan ukuran file secara tidak perlu. Ini disebut format berlebih. Jika Anda mendapatkan lembar kerja dari sumber luar, Anda harus menghapus kelebihan pemformatan, yang akan Anda pelajari di bab Enquire dalam tutorial ini.

Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini -

Tetapkan kriteria validasi untuk 10 sel di bawah Kategori Risiko.
Anda dapat dengan mudah melakukannya dengan mengklik pojok kanan bawah sel pertama.
Tahan simbol + yang muncul dan tarik ke bawah.

Validasi Data diatur untuk semua sel yang dipilih.

Klik kolom terakhir yang dipilih dan verifikasi.

Validasi Data untuk kolom Kategori Risiko selesai.

Tetapkan Nilai Validasi untuk Sumber Risiko

Dalam hal ini, kami hanya memiliki dua nilai - Internal dan Eksternal.

Klik di sel pertama di bawah kolom Risk Source (I6)
Klik tab DATA di Pita
Klik Validasi Data di grup Alat Data
Pilih Validasi Data… dari daftar drop-down.

Kotak dialog Data Validation muncul.

Klik tab Pengaturan.
Di bawah kriteria validasi, di daftar turun bawah Perbolehkan:, pilih daftar opsi.
Ketik Internal, Eksternal di Source: kotak yang muncul.
Centang kotak Abaikan kosong dan dropdown dalam sel yang muncul.

Atur Pesan Input untuk Sumber Risiko.

Setel Peringatan Kesalahan untuk Sumber Risiko.

Untuk sel pertama yang dipilih di bawah Sumber Risiko -

Kriteria Validasi Data ditetapkan
Pesan masukan diatur
Peringatan kesalahan disetel

Sekarang, Anda dapat memverifikasi pengaturan Anda.

Klik di sel yang telah Anda tetapkan kriteria Validasi Datanya. Pesan input muncul. Tombol drop-down muncul di sisi kanan sel.

Pesan input ditampilkan dengan benar.

Klik tombol panah drop-down di sisi kanan sel. Daftar drop-down muncul dengan nilai yang dapat dipilih.
Periksa apakah nilainya sama dengan yang Anda ketik - Internal dan Eksternal.

Kedua set nilai cocok. Pilih nilai dari daftar drop-down. Itu muncul di dalam sel.

Anda dapat melihat bahwa pemilihan nilai yang valid berfungsi dengan baik. Terakhir, coba masukkan entri yang tidak valid dan verifikasi peringatan Error.

Ketik Keuangan di sel dan tekan Enter. Pesan kesalahan yang telah Anda atur untuk sel akan ditampilkan.

Verifikasi pesan kesalahan. Anda telah berhasil mengatur Validasi Data untuk sel.
Tetapkan kriteria yang valid untuk Kolom Sumber Risiko
Terapkan kriteria Validasi Data ke sel I6 - I15 di kolom Sumber Risiko (yaitu kisaran yang sama seperti yang ada di kolom Kategori Risiko).

Validasi Data diatur untuk semua sel yang dipilih. Validasi Data untuk kolom Risk Source selesai.

Tetapkan Nilai Validasi untuk Status

Ulangi langkah yang sama yang Anda gunakan untuk mengatur nilai Validasi untuk Sumber Risiko.
Tetapkan nilai Daftar sebagai Terbuka, Tertutup.
Terapkan kriteria Validasi Data ke sel K6 - K15 di kolom Status (yaitu rentang yang sama seperti kolom Kategori Risiko).

Validasi Data diatur untuk semua sel yang dipilih. Validasi Data untuk status kolom selesai.

Tetapkan Nilai Validasi untuk Probabilitas

Nilai Risk Probability Score berada pada kisaran 1-5, 1 rendah dan 5 tinggi. Nilainya dapat berupa bilangan bulat antara 1 dan 5, keduanya inklusif.

Klik di sel pertama di bawah kolom Sumber Risiko (I6).
Klik tab DATA di Pita.
Klik Validasi Data di grup Alat Data.
Pilih Validasi Data… dari daftar drop-down.

Kotak dialog Validasi Data muncul.

Klik tab Pengaturan.
Di bawah kriteria validasi, di daftar turun bawah Perbolehkan:, pilih bilangan bulat.

Pilih antara di bawah Data:
Ketik 1 di kotak di bawah Minimum:
Ketik 5 di kotak di bawah Maksimum:

Setel Pesan Masukan untuk Probabilitas

Setel Peringatan Kesalahan untuk Probabilitas dan klik OK.

Untuk sel pertama yang dipilih di bawah Probabilitas,

Kriteria Validasi Data ditetapkan.
Pesan masukan diatur.
Peringatan kesalahan disetel.

Sekarang, Anda dapat memverifikasi pengaturan Anda.

Klik pada sel yang telah Anda tetapkan kriteria Validasi Datanya. Pesan input muncul. Dalam hal ini, tidak akan ada tombol tarik-turun karena nilai masukan diatur untuk berada dalam rentang dan bukan dari daftar.

Pesan input ditampilkan dengan benar.

Masukkan bilangan bulat antara 1 dan 5 di sel. Itu muncul di dalam sel.

Pemilihan nilai yang valid berfungsi dengan baik. Terakhir, coba masukkan entri yang tidak valid dan verifikasi peringatan Error.

Ketik 6 di sel dan tekan Enter. Pesan kesalahan yang telah Anda atur untuk sel akan ditampilkan.

Anda telah berhasil mengatur Validasi Data untuk sel.

Tetapkan kriteria yang valid untuk Kolom Probabilitas.
Terapkan kriteria Validasi Data ke sel E6 - E15 di kolom Probabilitas (yaitu rentang yang sama seperti yang ada di kolom Kategori Risiko).

Validasi Data diatur untuk semua sel yang dipilih. Validasi Data untuk kolom Probabilitas selesai.

Tetapkan Nilai Validasi untuk Dampak

Untuk mengatur nilai validasi untuk Dampak, ulangi langkah yang sama yang Anda gunakan untuk mengatur nilai validasi untuk probabilitas.

Terapkan kriteria Validasi Data ke sel F6 - F15 di kolom Dampak (yaitu rentang yang sama seperti yang ada di kolom Kategori Risiko).

Validasi Data diatur untuk semua sel yang dipilih. Validasi Data untuk kolom Dampak selesai.

Tetapkan Eksposur Risiko Kolom dengan Nilai Terhitung

Eksposur Risiko dihitung sebagai produk dari Kemungkinan Risiko dan Dampak Risiko.

Eksposur Risiko = Kemungkinan * Dampak

Ketik = E6 * F6 di sel G6 dan tekan Enter.

0 akan ditampilkan di sel G6 karena E6 dan F6 kosong.

Salin rumus di sel G6 - G15. 0 akan ditampilkan di sel G6 - G15.

Karena kolom Eksposur Risiko dimaksudkan untuk nilai yang dihitung, Anda tidak boleh mengizinkan entri data di kolom itu.

Pilih sel G6-G15
Klik kanan dan di daftar turun bawah yang muncul, pilih Format Sel. Kotak dialog Format Cells muncul.
Klik tab Proteksi.
Periksa opsinya Locked.

Ini untuk memastikan bahwa entri data tidak diizinkan di sel tersebut. Namun, ini akan berlaku hanya jika lembar kerja diproteksi, yang akan Anda lakukan sebagai langkah terakhir setelah lembar kerja siap.

Klik OK.
Buat bayangan sel G6-G15 untuk menunjukkan bahwa mereka adalah nilai yang dihitung.

Format Nilai Nomor Seri

Anda dapat menyerahkannya kepada pengguna untuk mengisi Kolom S. No. Namun, jika Anda memformat nilai S. No., lembar kerja terlihat lebih rapi. Selain itu, ini memperlihatkan berapa banyak baris yang diformat lembar kerja.

Ketik = baris () - 5 di sel B6 dan tekan Enter.

1 akan muncul di sel B6. Salin rumus di sel B6-B15. Nilai 1-10 muncul.

Buat bayangan sel B6-B15.

Bungkus

Anda hampir selesai dengan proyek Anda.

Sembunyikan Kolom M yang berisi nilai Kategori Data.
Memformat Batas untuk sel B6-K16.

Klik kanan pada tab lembar kerja.
Pilih Protect Sheet dari menu.

Kotak dialog Proteksi Lembar muncul.

Centang opsi Lindungi lembar kerja dan konten sel terkunci.
Ketik kata sandi di bawah Kata sandi untuk membuka proteksi lembar -
- Kata sandi peka huruf besar / kecil
- Lembar terproteksi tidak dapat dipulihkan jika kata sandi dilupakan
- Merupakan praktik yang baik untuk menyimpan daftar nama lembar kerja dan kata sandi di suatu tempat
Di bawah Izinkan semua pengguna lembar kerja ini untuk: centang kotak Pilih sel yang tidak terkunci.

Anda telah melindungi sel yang terkunci di kolom Eksposur Risiko dari entri data dan menjaga sel yang tidak terkunci lainnya tetap dapat diedit. Klik OK.

Itu Confirm Password kotak dialog muncul.

Masukkan kembali kata sandi.
Klik OK.

Lembar kerja Anda dengan kumpulan Validasi Data untuk sel yang dipilih siap digunakan.