Mengimpor Data ke Excel

Anda mungkin harus menggunakan data dari berbagai sumber untuk analisis. Di Excel, Anda bisa mengimpor data dari sumber data yang berbeda. Beberapa sumber datanya adalah sebagai berikut -

Database Microsoft Access
Halaman web
File Teks
Tabel SQL Server
Kubus Analisis SQL Server
File XML

Anda dapat mengimpor sejumlah tabel secara bersamaan dari database.

Mengimpor Data dari Database Microsoft Access

Kita akan belajar bagaimana mengimpor data dari database MS Access. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini -

Step 1 - Buka buku kerja kosong baru di Excel.

Step 2 - Klik tab DATA di Pita.

Step 3 - Klik From Accessdi grup Dapatkan Data Eksternal. ItuSelect Data Source kotak dialog muncul.

Step 4- Pilih file database Access yang ingin Anda impor. File database Access akan memiliki ekstensi .accdb.

Kotak dialog Pilih Tabel muncul dengan menampilkan tabel yang ditemukan di database Access. Anda dapat mengimpor semua tabel dalam database sekaligus atau hanya mengimpor tabel yang dipilih berdasarkan kebutuhan analisis data Anda.

Step 5 - Pilih kotak Aktifkan pilihan beberapa tabel dan pilih semua tabel.

Step 6- Klik OK. ItuImport Data kotak dialog muncul.

Saat Anda mengamati, Anda memiliki opsi berikut ini untuk menampilkan data yang Anda impor di buku kerja Anda -

Table
Laporan PivotTable
PivotChart
Laporan Power View

Anda juga memiliki opsi - only create connection. Lebih lanjut, Laporan PivotTable dipilih secara default.

Excel juga memberi Anda opsi untuk meletakkan data di buku kerja Anda -

Lembar kerja yang sudah ada
Lembar kerja baru

Anda akan menemukan kotak centang lain yang dipilih dan dinonaktifkan - Add this data to the Data Model. Setiap kali Anda mengimpor tabel data ke dalam buku kerja Anda, tabel tersebut secara otomatis ditambahkan ke Model Data di buku kerja Anda. Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang Model Data di bab-bab selanjutnya.

Anda bisa mencoba setiap opsi untuk menampilkan data yang Anda impor, dan memeriksa bagaimana data muncul di buku kerja Anda -

Jika Anda memilih Table, Opsi lembar kerja yang sudah ada dinonaktifkan, New worksheetopsi dipilih dan Excel membuat lembar kerja sebanyak jumlah tabel yang Anda impor dari database. Tabel Excel muncul di lembar kerja ini.
Jika Anda memilih PivotTable Report, Excel mengimpor tabel ke dalam buku kerja dan membuat PivotTable kosong untuk menganalisis data dalam tabel yang diimpor. Anda memiliki opsi untuk membuat PivotTable di lembar kerja yang sudah ada atau lembar kerja baru.

Tabel Excel untuk tabel data yang diimpor tidak akan muncul di buku kerja. Namun, Anda akan menemukan semua tabel data di daftar bidang PivotTable, bersama dengan bidang di setiap tabel.
Jika Anda memilih PivotChart, Excel mengimpor tabel ke dalam buku kerja dan membuat PivotChart kosong untuk menampilkan data dalam tabel yang diimpor. Anda memiliki opsi untuk membuat PivotChart di lembar kerja yang sudah ada atau lembar kerja baru.

Tabel Excel untuk tabel data yang diimpor tidak akan muncul di buku kerja. Namun, Anda akan menemukan semua tabel data di daftar bidang PivotChart, bersama dengan bidang di setiap tabel.
Jika Anda memilih Power View Report, Excel mengimpor tabel ke dalam buku kerja dan membuat Laporan Power View di lembar kerja baru. Anda akan mempelajari cara menggunakan Laporan Power View untuk menganalisis data di bab selanjutnya.

Tabel Excel untuk tabel data yang diimpor tidak akan muncul di buku kerja. Namun, Anda akan menemukan semua tabel data dalam daftar bidang Laporan Power View, bersama dengan bidang di setiap tabel.
Jika Anda memilih opsi - Only Create Connection, koneksi data akan dibuat antara database dan buku kerja Anda. Tidak ada tabel atau laporan yang muncul di buku kerja. Namun, tabel yang diimpor ditambahkan ke Model Data di buku kerja Anda secara default.

Anda perlu memilih salah satu opsi ini, berdasarkan maksud Anda mengimpor data untuk analisis data. Seperti yang Anda amati di atas, terlepas dari opsi yang Anda pilih, data diimpor dan ditambahkan ke Model Data di buku kerja Anda.

Mengimpor Data dari Halaman Web

Terkadang, Anda mungkin harus menggunakan data yang diperbarui di situs web. Anda dapat mengimpor data dari tabel di situs web ke Excel.

Step 1 - Buka buku kerja kosong baru di Excel.

Step 2 - Klik tab DATA di Pita.

Step 3 - Klik From Web dalam Get External Datakelompok. ItuNew Web Query kotak dialog muncul.

Step 4 - Masukkan URL situs web tempat Anda ingin mengimpor data, di kotak di samping Alamat dan klik Buka.

Step 5- Muncul data di situs web. Akan ada ikon panah kuning di sebelah data tabel yang dapat diimpor.

Step 6- Klik ikon kuning untuk memilih data yang ingin Anda impor. Ini mengubah ikon kuning menjadi kotak hijau dengan tanda centang seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar berikut.

Step 7 - Klik tombol Impor setelah Anda memilih apa yang Anda inginkan.

Itu Import Data kotak dialog muncul.

Step 8 - Tentukan di mana Anda ingin meletakkan data dan klik Ok.

Step 9 - Menyusun data untuk analisis dan / atau presentasi lebih lanjut.

Salin-tempel data dari web

Cara lain untuk mendapatkan data dari halaman web adalah dengan menyalin dan menempelkan data yang diperlukan.

Step 1 - Sisipkan lembar kerja baru.

Step 2 - Salin data dari halaman web dan tempelkan di lembar kerja.

Step 3 - Buat tabel dengan data yang ditempel.

Mengimpor Data dari File Teks

Jika Anda memiliki data di .txt atau .csv atau .prnfile, Anda dapat mengimpor data dari file yang memperlakukannya sebagai file teks. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini -

Step 1 - Buka lembar kerja baru di Excel.

Step 2 - Klik tab DATA di Pita.

Step 3 - Klik From Textdi grup Dapatkan Data Eksternal. ItuImport Text File kotak dialog muncul.

Kamu bisa lihat itu .prn, .txt and .csv file teks ekstensi diterima.

Step 4- Pilih file. Nama file yang dipilih muncul di kotak Nama file. Tombol Buka berubah menjadi tombol Impor.

Step 5 - Klik tombol Impor. Text Import Wizard – Step 1 of 3 kotak dialog muncul.

Step 6 - Klik opsi Delimited untuk memilih jenis file dan klik Next.

Itu Text Import Wizard – Step 2 of 3 kotak dialog muncul.

Step 7 - Di bawah Pembatas, pilih Other.

Step 8- Di kotak di samping Lainnya, ketik | (Itu adalah pemisah di file teks yang Anda impor).

Step 9 - Klik Berikutnya.

Itu Text Import Wizard – Step 3 of 3 kotak dialog muncul.

Step 10 - Dalam kotak dialog ini, Anda dapat mengatur format data kolom untuk setiap kolom.

Step 11- Setelah Anda melengkapi format data kolom, klik Finish. ItuImport Data kotak dialog muncul.

Anda akan mengamati yang berikut -

Tabel dipilih untuk dilihat dan diberi warna abu-abu. Tabel adalah satu-satunya opsi tampilan yang Anda miliki dalam kasus ini.
Anda dapat meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada atau lembar kerja baru.
Anda dapat memilih atau tidak memilih kotak centang Tambahkan data ini ke Model Data.
Klik OK setelah Anda membuat pilihan.

Data muncul di lembar kerja yang Anda tentukan. Anda telah mengimpor data dari file teks ke dalam buku kerja Excel.

Mengimpor Data dari Buku Kerja lain

Anda mungkin harus menggunakan data dari buku kerja Excel lain untuk analisis data Anda, tapi orang lain mungkin mempertahankan buku kerja lain tersebut.

Untuk mendapatkan data terkini dari buku kerja lain, buat koneksi data dengan buku kerja itu.

Step 1 - Klik DATA > Connections di grup Koneksi di Pita.

Itu Workbook Connections kotak dialog muncul.

Step 2- Klik tombol Tambah di kotak dialog Koneksi Buku Kerja. ItuExisting Connections kotak dialog muncul.

Step 3 - Klik Browse for More…tombol. ItuSelect Data Source kotak dialog muncul.

Step 4 - Klik New Source button. ItuData Connection Wizard kotak dialog muncul.

Step 5 - Pilih Other/Advanceddi daftar sumber data dan klik Berikutnya. Kotak dialog Properti Link Data muncul.

Step 6 - Setel properti tautan data sebagai berikut -

Klik Connection tab.
Klik Gunakan nama sumber data.
Klik panah bawah dan pilih Excel Files dari daftar drop-down.
Klik OK.

Itu Select Workbook kotak dialog muncul.

Step 7- Telusuri ke lokasi tempat buku kerja yang akan diimpor berada. Klik OK.

Itu Data Connection Wizard kotak dialog muncul dengan Select Database and Table.

Note- Dalam hal ini, Excel memperlakukan setiap lembar kerja yang diimpor sebagai tabel. Nama tabel akan menjadi nama lembar kerja. Jadi, untuk memiliki nama tabel yang bermakna, beri nama / ganti nama lembar kerja yang sesuai.

Step 8- Klik Berikutnya. ItuData Connection Wizard kotak dialog muncul dengan Simpan File Koneksi Data dan Selesai.

Step 9- Klik tombol Selesai. ItuSelect Table kotak dialog muncul.

Seperti yang Anda amati, Nama adalah nama lembar kerja yang diimpor sebagai TABEL tipe. Klik OK.

Koneksi data dengan buku kerja yang Anda pilih akan dibuat.

Mengimpor Data dari Sumber Lain

Excel memberi Anda opsi untuk memilih berbagai sumber data lainnya. Anda dapat mengimpor data dari ini dalam beberapa langkah.

Step 1 - Buka buku kerja kosong baru di Excel.

Step 2 - Klik tab DATA di Pita.

Step 3 - Klik From Other Sources di grup Dapatkan Data Eksternal.

Dropdown dengan berbagai sumber data muncul.

Anda dapat mengimpor data dari salah satu sumber data ini ke Excel.

Mengimpor Data menggunakan Koneksi yang Ada

Di bagian yang lebih lama, Anda telah membuat koneksi data dengan buku kerja.

Sekarang, Anda dapat mengimpor data menggunakan koneksi yang sudah ada itu.

Step 1 - Klik tab DATA di Pita.

Step 2 - Klik Existing Connectionsdi grup Dapatkan Data Eksternal. Kotak dialog Koneksi yang Ada muncul.

Step 3 - Pilih koneksi dari mana Anda ingin mengimpor data dan klik Buka.

Mengganti Nama Koneksi Data

Ini akan berguna jika koneksi data yang Anda miliki di buku kerja Anda memiliki nama yang bermakna untuk kemudahan pemahaman dan lokasi.

Step 1 - Pergi ke DATA > Connectionsdi Pita. ItuWorkbook Connections kotak dialog muncul.

Step 2 - Pilih koneksi yang ingin Anda ubah namanya dan klik Properties.

Itu Connection Propertieskotak dialog muncul. Nama saat ini muncul di kotak nama koneksi -

Step 3- Edit nama Koneksi dan klik OK. Koneksi data akan memiliki nama baru yang Anda berikan.

Menyegarkan Koneksi Data Eksternal

Saat Anda menyambungkan buku kerja Excel Anda ke sumber data eksternal, seperti yang telah Anda lihat di bagian di atas, Anda ingin agar data di buku kerja Anda tetap mutakhir yang mencerminkan perubahan yang dibuat pada sumber data eksternal dari waktu ke waktu.

Anda bisa melakukan ini dengan me-refresh koneksi data yang telah Anda buat ke sumber data tersebut. Setiap kali Anda me-refresh koneksi data, Anda melihat perubahan data terbaru dari sumber data tersebut, termasuk apa pun yang baru atau yang dimodifikasi atau yang telah dihapus.

Anda bisa melakukan refresh hanya data yang dipilih atau semua koneksi data di buku kerja sekaligus.

Step 1 - Klik tab DATA di Pita.

Step 2 - Klik Refresh All di grup Koneksi.

Seperti yang Anda amati, ada dua perintah di daftar tarik-turun - Segarkan dan Segarkan Semua.

Jika Anda mengklik Refresh, data yang dipilih di buku kerja Anda diperbarui.
Jika Anda mengklik Refresh All, Semua koneksi data ke buku kerja Anda diperbarui.

Memperbarui semua Koneksi Data di Buku Kerja

Anda mungkin memiliki beberapa koneksi data ke buku kerja Anda. Anda perlu memperbaruinya dari waktu ke waktu agar buku kerja Anda memiliki akses ke data terbaru.

Step 1 - Klik sel mana pun dalam tabel yang berisi tautan ke file data yang diimpor.

Step 2 - Klik tab Data di Pita.

Step 3 - Klik Segarkan Semua di grup Koneksi.

Step 4- Pilih Refresh Semua dari daftar dropdown. Semua koneksi data di buku kerja akan diperbarui.

Refresh Data secara otomatis saat Buku Kerja dibuka

Anda mungkin ingin memiliki akses ke data terbaru dari koneksi data ke buku kerja Anda setiap kali buku kerja Anda dibuka.

Step 1 - Klik sel mana pun dalam tabel yang berisi tautan ke file data yang diimpor.

Step 2 - Klik tab Data.

Step 3 - Klik Koneksi di grup Koneksi.

Kotak dialog Koneksi Buku Kerja muncul.

Step 4- Klik tombol Properties. Kotak dialog Connection Properties muncul.

Step 5 - Klik tab Penggunaan.

Step 6 - Periksa opsi - Refresh data saat membuka file.

Anda juga memiliki pilihan lain - Remove data from the external data range before saving the workbook. Anda bisa menggunakan opsi ini untuk menyimpan buku kerja dengan definisi kueri tapi tanpa data eksternal.

Step 7- Klik OK. Setiap kali Anda membuka buku kerja Anda, data terbaru akan dimuat ke dalam buku kerja Anda.

Refresh Data secara Otomatis secara berkala

Anda mungkin menggunakan buku kerja Anda agar tetap terbuka untuk jangka waktu yang lebih lama. Dalam kasus seperti itu, Anda mungkin ingin data diperbarui secara berkala tanpa campur tangan Anda.

Step 1 - Klik sel mana pun dalam tabel yang berisi tautan ke file data yang diimpor.

Step 2 - Klik tab Data di Pita.

Step 3 - Klik Koneksi di grup Koneksi.

Kotak dialog Koneksi Buku Kerja muncul.

Step 4 - Klik tombol Properties.

Kotak dialog Connection Properties muncul. Tetapkan properti sebagai berikut -

Klik Usage tab.
Periksa opsinya Refresh every.
Masukkan 60 sebagai jumlah menit antara setiap operasi penyegaran dan klik Ok.

Data Anda akan otomatis diperbarui setiap 60 menit. (yaitu setiap satu jam).

Mengaktifkan Background Refresh

Untuk kumpulan data yang sangat besar, pertimbangkan untuk menjalankan penyegaran latar belakang. Ini mengembalikan kontrol Excel kepada Anda alih-alih membuat Anda menunggu beberapa menit atau lebih untuk refresh selesai. Anda dapat menggunakan opsi ini saat menjalankan kueri di latar belakang. Namun, selama ini, Anda tidak bisa menjalankan kueri untuk tipe koneksi apa pun yang mengambil data untuk Model Data.