Kluczowe wskaźniki efektywności

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to zestaw wymiernych miar, których organizacja używa do pomiaru swoich wyników w czasie. Wskaźniki KPI są zwykle używane do oceny sukcesu organizacji jako całości lub działu (np. Sprzedaży, finansów itp.). Musisz zdefiniować KPI na podstawie celów organizacji i monitorować je od czasu do czasu, aby śledzić postęp.

Istnieje wiele typów wskaźników KPI do wyboru w zależności od wymagań. Przykłady obejmują -

Dochody i wydatki
Stopa zwrotu
Średnia wartość zakupu
Długookresowa wartość klienta
Kapitał obrotowy

Należy pamiętać, że wskaźniki KPI to forma komunikacji obejmująca następujące działania -

Identyfikacja wskaźników KPI na podstawie celów organizacji.
Monitorowanie i raportowanie wskaźników KPI.
Zmiana wskaźników KPI w miarę postępu organizacji i / lub zmiany celów organizacji.

Identyfikacja KPI

Pierwszym i najważniejszym krokiem w analizie KPI jest zidentyfikowanie wskaźników KPI, które skutecznie monitorują wymagane trendy w organizacji. Wymaga to pełnego zrozumienia celów i odpowiednich kanałów komunikacji między analitykami a osobami odpowiedzialnymi za ich realizację.

Istnieje wiele kluczowych wskaźników efektywności do wyboru, ale sukces monitorowania zależy od właściwego wyboru tych, które są istotne dla celów. Wskaźniki KPI różnią się w zależności od organizacji i od działu do działu i będą skuteczne tylko wtedy, gdy prowadzą do poprawy wydajności.

Możesz ocenić istotność KPI za pomocą kryteriów SMART - tj. KPI powinien być Sspecyficzny, Młatwe, Ado dyspozycji, Relewacyjny i Time-bound. Innymi słowy, wybrany KPI powinien spełniać następujące kryteria -

KPI odzwierciedla Twoje Skonkretny cel.
KPI umożliwia Młatwy postęp w realizacji tego celu.
Cel, dla którego definiowany jest KPI, jest realistyczny Attainable.
Celem, do którego dąży KPI, jest Ristotne dla organizacji.
Możesz ustawić ramy czasowe na osiągnięcie celu, tak aby wskaźnik KPI wskazywał, jak blisko celu jest w porównaniu z pozostałym czasem.

Zdefiniowane KPI należy okresowo oceniać, aby określić ich znaczenie w miarę upływu czasu. W razie potrzeby należy zdefiniować i monitorować różne wskaźniki KPI. Tylko wtedy monitorowanie KPI będzie odnosić się do bieżących potrzeb organizacji.

W oparciu o potrzeby analizy musisz wybrać odpowiednie wskaźniki KPI, a przykłady obejmują:

Dział sprzedaży może użyć wskaźnika KPI do zmierzenia miesięcznego zysku brutto z przewidywanym zyskiem brutto.
Dział księgowy może mierzyć miesięczne wydatki w stosunku do przychodów, aby oszacować koszty.
Dział zasobów ludzkich może mierzyć kwartalną rotację pracowników.
Specjaliści biznesowi często używają kluczowych wskaźników wydajności, które są zgrupowane w biznesowej karcie wyników, aby uzyskać szybkie i dokładne historyczne podsumowanie sukcesu biznesowego lub zidentyfikować trendy lub zidentyfikować możliwości poprawy wydajności.

Przykłady użyte w tym rozdziale mają charakter orientacyjny, aby pomóc w zrozumieniu, w jaki sposób można definiować i monitorować wskaźniki KPI w programie Excel. Wyłączne uznanie co do określenia wskaźników KPI należy do Ciebie na podstawie celów, tak aby odzwierciedlić bieżący scenariusz w porównaniu z celami.

KPI w Excelu

Możesz analizować wydajność względem ustalonego celu za pomocą PowerPivot. Na przykład KPI programu PowerPivot może być użyty do określenia dla każdego roku i sprzedawcy, jak jego rzeczywista sprzedaż w porównaniu do jego celu sprzedaży.
Możesz eksplorować i wizualizować ten sam wskaźnik KPI w programie Power View.
Możesz także zdefiniować nowe wskaźniki KPI i / lub edytować je w programie Power View.
Możesz tworzyć estetyczne raporty za pomocą wskaźników KPI w programie Power View.

Definiowanie KPI w Excelu

Pierwszym krokiem w analizie KPI jest zdefiniowanie zidentyfikowanego KPI. Wymaga to zdefiniowania trzech parametrów wskaźnika KPI w następujący sposób -

Wartość podstawowa

Wartość podstawowa jest definiowana przez pole obliczeniowe, które jest tłumaczone na wartość. Pole obliczeniowe reprezentuje bieżącą wartość elementu w tym wierszu tabeli. Np. Agregat sprzedaży, zysk za dany okres itp.

Docelowa wartość / cel

Wartość docelowa (lub cel) jest definiowana przez pole obliczeniowe, które przyjmuje wartość lub wartość bezwzględną. Jest to wartość, względem której oceniana jest bieżąca wartość. Może to być stała liczba, na przykład średnia liczba dni zwolnienia chorobowego, która ma zastosowanie do wszystkich pracowników, lub pole obliczeniowe, które skutkuje innym celem dla każdego wiersza, na przykład budżet każdego działu w organizacji .

Status

Status jest wskaźnikiem wartości. Byłoby uderzające, gdybyś ustawić go jako wskaźnik wizualny. W programie Power View w programie Excel można edytować wskaźnik KPI, wybierając wskaźniki, które mają być używane i jakie wartości wyzwalają każdy wskaźnik.

Na przykład załóżmy, że chcesz monitorować cele sprzedaży sprzedawców w organizacji, która sprzedaje produkt. Celem analizy jest zidentyfikowanie najlepszych wykonawców, którzy osiągają docelową wielkość sprzedaży. Możesz przystąpić do definiowania KPI w następujący sposób -

Base Value - Bieżąca wartość kwoty sprzedaży dla każdego sprzedawcy.
Target Value / Goal- Jest to ustalone dla wszystkich sprzedawców, aby umożliwić porównanie między sprzedawcami. Załóżmy, że Docelowa kwota sprzedaży wynosi 3500. Należy pamiętać, że w przypadku innej analizy można zmieniać wartości docelowe dla sprzedawców.
Status - Status ma być wyświetlany z grafiką, aby łatwo określić status wartości bazowej w porównaniu z wartością docelową.

Wskaźniki KPI w PowerPivot

Możesz zdefiniować wskaźniki KPI w PowerPivot w następujący sposób -

Zacznij od dwóch tabel SalesPerson i Sales.
- Tabela SalesPerson zawiera identyfikator sprzedawcy i nazwisko sprzedawcy.
- Tabela sprzedaży zawiera informacje dotyczące sprzedaży według sprzedawcy i miesiąca.
Dodaj dwie tabele do modelu danych.
Utwórz relację między dwiema tabelami, używając pola Identyfikator sprzedawcy.

Aby ustawić wartość podstawową, potrzebujesz pola obliczeniowego dla kwoty sprzedaży.

Dodaj pole obliczeniowe w tabeli Sprzedaż dla kolumny Kwota sprzedaży w modelu danych w następujący sposób -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

Kliknij opcję Tabela przestawna na Wstążce w oknie programu PowerPivot.
Wybierz Nowy arkusz w oknie dialogowym Utwórz tabelę przestawną.

Dodaj pole Sprzedawca do obszaru ROWS w tabeli przestawnej.
Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
Kliknij KPI w grupie Obliczenia.
Kliknij New KPI na liście rozwijanej.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI).

Wybierz opcję Total Sales w polu Pole podstawowe KPI (wartość).
W obszarze Stan KPI dostępne są następujące opcje -
- W obszarze Zdefiniuj wartość docelową wybierz Wartość bezwzględna i wpisz w polu 3500.
- W obszarze Zdefiniuj progi stanu dostosuj pionowe paski reprezentujące wartości procentowe do 40 i 80.
- W obszarze Wybierz styl ikony wybierz pierwszą opcję.

Kliknij przycisk OK. W tabeli Sales na liście pól tabeli przestawnej można zaobserwować:

Pole Total Sales to KPI i jest przedstawiane za pomocą ikony

.
Trzy parametry KPI - Wartość, Cel i Stan są wyświetlane jako pola w obszarze KPI łącznej sprzedaży.

Wybierz trzy parametry KPI - Wartość, Cel i Stan w obszarze Całkowita sprzedaż.
Trzy kolumny pojawiają się w PowerPivot, a kolumna Stan wyświetla ikony zgodnie z odpowiednią wartością.

Możesz także zdefiniować progi KPI za pomocą wartości zamiast procentów. Aby zmodyfikować zdefiniowany KPI, wykonaj następujące czynności -

Kliknij KPI w grupie Obliczenia na Wstążce.
Kliknij Zarządzaj kluczowymi wskaźnikami wydajności na liście rozwijanej.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzaj kluczowymi wskaźnikami wydajności.

Kliknij KPI - Całkowita sprzedaż.
Kliknij przycisk Edytuj.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI).

W obszarze Zdefiniuj progi stanu ustaw pionowe paski na 1500 i 3000.
Zachowaj resztę wcześniejszych opcji.
Kliknij OK.

Jak widać, ikony statusu odzwierciedlają zmienione progi.

Wskaźniki KPI w programie Power View

Możesz tworzyć estetyczne raporty za pomocą wskaźników KPI w programie Power View. Możesz użyć wcześniej zdefiniowanych wskaźników KPI w modelu danych lub dodać kluczowe wskaźniki wydajności w programie Power View.

Aby dodać lub edytować wskaźnik KPI w programie Power View, wykonaj następujące czynności -

W arkuszu programu Power View kliknij kartę PowerPivot.

Pojawi się wstążka programu PowerPivot, której użyłeś w poprzedniej sekcji.

Kliknij KPI w grupie Obliczenia.
Kliknij Nowy KPI, aby dodać KPI.
Kliknij Zarządzaj KPI, aby edytować KPI.

Kroki są takie same, jak w poprzedniej sekcji.

Możesz utworzyć estetyczny raport wydajności sprzedaży za pomocą wskaźników KPI w programie Power View w następujący sposób -

Kliknij kartę DANE na wstążce.
Kliknij Power View w grupie Raporty.

Zostanie wyświetlony arkusz programu Power View.

Dodaj tabelę z polami - Sprzedawca, Całkowita sprzedaż i Całkowity stan sprzedaży.
Dodaj drugą tabelę z polami - Sprzedawca, Całkowita sprzedaż i Całkowity cel sprzedaży.
Przekonwertuj drugą tabelę na 100% skumulowany słupek.
Dodaj trzecią tabelę z polami - Sprzedawca, Region, Całkowita sprzedaż i Całkowity stan sprzedaży.
Zamień trzeci stół na kartę. Przeciągnij pole Region do Sąsiadująco.
Dodaj tytuł - Wyniki sprzedaży.
Zmień czcionkę.
Zwiększ rozmiar tekstu.
Zmień rozmiar tabeli, odpowiednio 100% skumulowany pasek i kartę.

Twój raport wyników sprzedaży jest gotowy -

Jak widać, w programie Power View można przedstawić wyniki w następujący sposób -

Tabela z ikonami stanu KPI jest podobna do raportu programu PowerPivot.
Słupek 100% skumulowany przedstawia procent osiągnięty w odniesieniu do celu. Możesz również zauważyć, że daje to jasne porównanie wydajności wszystkich.
Karta przedstawia status KPI Handlowców wraz z Regionem, do którego należą. Możesz interaktywnie przewijać kafelki, aby wyświetlić wyniki dla różnych regionów, które dałyby zakres do oceny wydajności również w ujęciu regionalnym.