Importowanie danych do programu Excel

Do analizy może być konieczne użycie danych z różnych źródeł. W programie Excel możesz importować dane z różnych źródeł danych. Oto niektóre źródła danych -

Baza danych programu Microsoft Access
Strona internetowa
Plik tekstowy
Tabela programu SQL Server
Moduł analizy programu SQL Server
Plik XML

Możesz importować dowolną liczbę tabel jednocześnie z bazy danych.

Importowanie danych z bazy danych Microsoft Access

Dowiemy się, jak zaimportować dane z bazy MS Access. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Accessw grupie Pobierz dane zewnętrzne. PlikSelect Data Source pojawi się okno dialogowe.

Step 4- Wybierz plik bazy danych Access, który chcesz zaimportować. Pliki bazy danych programu Access będą miały rozszerzenie accdb.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz tabelę, w którym zostaną wyświetlone tabele znalezione w bazie danych programu Access. Możesz zaimportować wszystkie tabele z bazy danych naraz lub zaimportować tylko wybrane tabele w zależności od potrzeb analizy danych.

Step 5 - Zaznacz pole Włącz wybór wielu tabel i zaznacz wszystkie tabele.

Step 6- Kliknij OK. PlikImport Data pojawi się okno dialogowe.

Jak zauważyłeś, masz następujące opcje przeglądania danych, które importujesz do skoroszytu -

Table
Raport w formie tabeli przestawnej
PivotChart
Raport programu Power View

Masz również opcję - only create connection. Ponadto raport w formie tabeli przestawnej jest zaznaczony domyślnie.

Program Excel udostępnia również opcje umieszczania danych w skoroszycie -

Istniejący arkusz roboczy
Nowy arkusz roboczy

Znajdziesz inne pole wyboru, które jest zaznaczone i wyłączone - Add this data to the Data Model. Za każdym razem, gdy importujesz tabele danych do skoroszytu, są one automatycznie dodawane do modelu danych w skoroszycie. Dowiesz się więcej o modelu danych w dalszych rozdziałach.

Możesz wypróbować każdą z opcji, aby wyświetlić importowane dane i sprawdzić, jak dane wyglądają w skoroszycie -

Jeśli wybierzesz Table, Istniejąca opcja arkusza roboczego zostanie wyłączona, New worksheetopcja zostanie zaznaczona, a program Excel utworzy tyle arkuszy roboczych, ile tabel importujesz z bazy danych. Tabele programu Excel pojawiają się w tych arkuszach.
Jeśli wybierzesz PivotTable Report, Program Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy pustą tabelę przestawną do analizy danych w zaimportowanych tabelach. Możesz utworzyć tabelę przestawną w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.

Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól tabeli przestawnej, wraz z polami w każdej tabeli.
Jeśli wybierzesz PivotChart, Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy pusty wykres przestawny do wyświetlania danych w importowanych tabelach. Możesz utworzyć wykres przestawny w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.

Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól wykresu przestawnego, wraz z polami w każdej tabeli.
Jeśli wybierzesz Power View ReportProgram Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy raport programu Power View w nowym arkuszu. Dowiesz się, jak używać raportów programu Power View do analizowania danych w kolejnych rozdziałach.

Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól raportu programu Power View, wraz z polami w każdej tabeli.
Jeśli wybierzesz opcję - Only Create Connection, zostanie nawiązane połączenie danych między bazą danych a skoroszytem. W skoroszycie nie ma żadnych tabel ani raportów. Jednak zaimportowane tabele są domyślnie dodawane do modelu danych w skoroszycie.

Musisz wybrać dowolną z tych opcji w zależności od zamiaru importowania danych do analizy danych. Jak zauważyłeś powyżej, niezależnie od wybranej opcji dane są importowane i dodawane do modelu danych w Twoim skoroszycie.

Importowanie danych ze strony internetowej

Czasami może być konieczne użycie danych, które są odświeżane w witrynie internetowej. Możesz importować dane z tabeli w witrynie internetowej do programu Excel.

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Web w Get External DataGrupa. PlikNew Web Query pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Wprowadź adres URL witryny internetowej, z której chcesz importować dane, w polu obok opcji Adres i kliknij Przejdź.

Step 5- Pojawiają się dane na stronie internetowej. Obok danych tabeli, które można zaimportować, pojawią się żółte ikony strzałek.

Step 6- Kliknij żółte ikony, aby wybrać dane, które chcesz zaimportować. Spowoduje to zmianę żółtych ikon na zielone pola ze znacznikiem wyboru, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Step 7 - Kliknij przycisk Importuj po wybraniu tego, co chcesz.

Plik Import Data pojawi się okno dialogowe.

Step 8 - Określ, gdzie chcesz umieścić dane i kliknij OK.

Step 9 - Porządkuj dane do dalszej analizy i / lub prezentacji.

Kopiowanie i wklejanie danych z sieci

Innym sposobem uzyskiwania danych ze strony internetowej jest kopiowanie i wklejanie wymaganych danych.

Step 1 - Wstaw nowy arkusz roboczy.

Step 2 - Skopiuj dane ze strony internetowej i wklej je w arkuszu.

Step 3 - Utwórz tabelę z wklejonymi danymi.

Importowanie danych z pliku tekstowego

Jeśli masz dane w .txt lub .csv lub .prnpliki, możesz importować dane z tych plików, traktując je jako pliki tekstowe. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Otwórz nowy arkusz w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Textw grupie Pobierz dane zewnętrzne. PlikImport Text File pojawi się okno dialogowe.

Możesz to zobaczyć .prn, .txt and .csv pliki tekstowe z rozszerzeniem są akceptowane.

Step 4- Wybierz plik. Wybrana nazwa pliku pojawi się w polu Nazwa pliku. Przycisk Otwórz zmienia się w przycisk Importuj.

Step 5 - Kliknij przycisk Importuj. Text Import Wizard – Step 1 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 6 - Kliknij opcję Delimited aby wybrać typ pliku i kliknij Dalej.

Plik Text Import Wizard – Step 2 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 7 - W obszarze Ograniczniki wybierz Other.

Step 8- W polu obok pozycji Inne wpisz | (To jest separator w importowanym pliku tekstowym).

Step 9 - Kliknij Dalej.

Plik Text Import Wizard – Step 3 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 10 - W tym oknie dialogowym można ustawić format danych kolumny dla każdej kolumny.

Step 11- Po zakończeniu formatowania danych w kolumnach kliknij przycisk Zakończ. PlikImport Data pojawi się okno dialogowe.

Zauważysz następujące -

Tabela została wybrana do wyświetlenia i wyszarzona. Tabela to jedyna opcja widoku, którą masz w tym przypadku.
Możesz umieścić dane w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.
Możesz zaznaczyć lub nie zaznaczyć pole wyboru Dodaj te dane do modelu danych.
Po dokonaniu wyboru kliknij OK.

Dane pojawiają się w określonym arkuszu. Zaimportowałeś dane z pliku tekstowego do skoroszytu programu Excel.

Importowanie danych z innego skoroszytu

Może być konieczne użycie danych z innego skoroszytu programu Excel do analizy danych, ale ktoś inny może zarządzać tym innym skoroszytem.

Aby uzyskać aktualne dane z innego skoroszytu, ustanów połączenie danych z tym skoroszytem.

Step 1 - Kliknij DATA > Connections w grupie Połączenia na Wstążce.

Plik Workbook Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 2- Kliknij przycisk Dodaj w oknie dialogowym Połączenia skoroszytu. PlikExisting Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 3 - Kliknij Browse for More…przycisk. PlikSelect Data Source pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Kliknij New Source button. PlikData Connection Wizard pojawi się okno dialogowe.

Step 5 - Wybierz Other/Advancedna liście źródeł danych i kliknij Dalej. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości łącza danych.

Step 6 - Ustaw właściwości łącza danych w następujący sposób -

Kliknij Connection patka.
Kliknij opcję Użyj nazwy źródła danych.
Kliknij strzałkę w dół i wybierz Excel Files z listy rozwijanej.
Kliknij OK.

Plik Select Workbook pojawi się okno dialogowe.

Step 7- Przejdź do lokalizacji, w której znajduje się skoroszyt do zaimportowania. Kliknij OK.

Plik Data Connection Wizard pojawi się okno dialogowe z Wybierz bazę danych i tabelę.

Note- W takim przypadku program Excel traktuje każdy importowany arkusz roboczy jako tabelę. Nazwa tabeli będzie nazwą arkusza. Tak więc, aby mieć zrozumiałe nazwy tabel, nazwij / zmień nazwy arkuszy odpowiednio do potrzeb.

Step 8- Kliknij Dalej. PlikData Connection Wizard pojawi się okno dialogowe z Zapisz plik połączenia danych i zakończ.

Step 9- Kliknij przycisk Zakończ. PlikSelect Table pojawi się okno dialogowe.

Jak widać, Nazwa to nazwa arkusza, który jest importowany jako typ TABELA. Kliknij OK.

Zostanie nawiązane połączenie danych z wybranym skoroszytem.

Importowanie danych z innych źródeł

Program Excel udostępnia opcje wyboru różnych innych źródeł danych. Możesz zaimportować z nich dane w kilku krokach.

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Other Sources w grupie Pobierz dane zewnętrzne.

Pojawi się menu z różnymi źródłami danych.

Możesz importować dane z dowolnego z tych źródeł danych do programu Excel.

Importowanie danych przy użyciu istniejącego połączenia

We wcześniejszej sekcji nawiązałeś połączenie danych ze skoroszytem.

Teraz możesz importować dane przy użyciu tego istniejącego połączenia.

Step 1 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 2 - Kliknij Existing Connectionsw grupie Pobierz dane zewnętrzne. Pojawi się okno dialogowe Istniejące połączenia.

Step 3 - Wybierz połączenie, z którego chcesz importować dane i kliknij Otwórz.

Zmiana nazwy połączeń danych

Będzie to przydatne, jeśli połączenia danych, które masz w skoroszycie, mają znaczące nazwy, aby ułatwić zrozumienie i zlokalizowanie.

Step 1 - Idź do DATA > Connectionsna Wstążce. PlikWorkbook Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 2 - Wybierz połączenie, którego nazwę chcesz zmienić, i kliknij opcję Właściwości.

Plik Connection Propertiespojawi się okno dialogowe. Obecna nazwa pojawi się w polu Nazwa połączenia -

Step 3- Edytuj nazwę połączenia i kliknij OK. Połączenie danych będzie miało nową nazwę, którą nadałeś.

Odświeżanie zewnętrznego połączenia danych

Gdy łączysz skoroszyt programu Excel z zewnętrznym źródłem danych, jak widać w powyższych sekcjach, chcesz, aby dane w skoroszycie były aktualne, odzwierciedlając zmiany wprowadzane od czasu do czasu w zewnętrznym źródle danych.

Możesz to zrobić, odświeżając połączenia danych nawiązane z tymi źródłami danych. Za każdym razem, gdy odświeżysz połączenie danych, zobaczysz najnowsze zmiany danych z tego źródła danych, w tym wszystko, co jest nowe, zmodyfikowane lub usunięte.

Możesz odświeżyć jednocześnie tylko wybrane dane lub wszystkie połączenia danych w skoroszycie.

Step 1 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 2 - Kliknij Refresh All w grupie Połączenia.

Jak zauważyłeś, na liście rozwijanej znajdują się dwa polecenia - Odśwież i Odśwież wszystko.

Jeśli klikniesz Refresh, wybrane dane w skoroszycie zostaną zaktualizowane.
Jeśli klikniesz Refresh All, wszystkie połączenia danych ze skoroszytem zostaną zaktualizowane.

Aktualizowanie wszystkich połączeń danych w skoroszycie

Możesz mieć kilka połączeń danych do skoroszytu. Musisz je od czasu do czasu aktualizować, aby skoroszyt miał dostęp do najnowszych danych.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane na Wstążce.

Step 3 - Kliknij opcję Odśwież wszystko w grupie Połączenia.

Step 4- Wybierz Odśwież wszystko z listy rozwijanej. Wszystkie połączenia danych w skoroszycie zostaną zaktualizowane.

Automatycznie odświeżaj dane po otwarciu skoroszytu

Możesz chcieć mieć dostęp do ostatnich danych z połączeń danych do skoroszytu za każdym razem, gdy skoroszyt jest otwierany.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane.

Step 3 - Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.

Step 4- Kliknij przycisk Właściwości. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia.

Step 5 - Kliknij kartę Użycie.

Step 6 - Zaznacz opcję - Odśwież dane podczas otwierania pliku.

Masz również inną opcję - Remove data from the external data range before saving the workbook. Możesz użyć tej opcji, aby zapisać skoroszyt z definicją zapytania, ale bez danych zewnętrznych.

Step 7- Kliknij OK. Za każdym razem, gdy otworzysz skoroszyt, aktualne dane zostaną załadowane do skoroszytu.

Automatycznie odświeżaj dane w regularnych odstępach czasu

Być może skoroszyt jest otwarty przez dłuższy czas. W takim przypadku możesz chcieć okresowo odświeżać dane bez Twojej interwencji.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane na Wstążce.

Step 3 - Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.

Step 4 - Kliknij przycisk Właściwości.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia. Ustaw właściwości w następujący sposób -

Kliknij Usage patka.
Sprawdź opcję Refresh every.
Wprowadź 60 jako liczbę minut między każdą operacją odświeżania i kliknij OK.

Twoje dane będą automatycznie odświeżane co 60 minut. (tj. co godzinę).

Włączanie odświeżania w tle

W przypadku bardzo dużych zestawów danych rozważ uruchomienie odświeżania w tle. Spowoduje to zwrócenie kontroli nad programem Excel, zamiast czekać kilka minut lub dłużej na zakończenie odświeżania. Możesz użyć tej opcji, gdy uruchamiasz zapytanie w tle. Jednak w tym czasie nie można uruchamiać zapytania dla żadnego typu połączenia, które pobiera dane dla modelu danych.

Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.
Kliknij kartę Dane.
Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.