Analiza danych programu Excel - zapytaj

Możesz użyć zapytania, aby -

Porównaj dwa skoroszyty.
Przeanalizuj skoroszyt pod kątem problemów lub niespójności.
Wyświetl łącza między skoroszytami.
Wyświetl łącza między arkuszami.
Wyświetl relacje między komórkami.
Usuń nadmiar formatowania komórek.
Zarządzaj hasłami.

Zakładka ZAPYTANIE będzie znajdować się na Wstążce. Jeśli na Wstążce znajdziesz kartę ZAPYTANIE, możesz przejść do następnej sekcji.

Jeśli nie możesz znaleźć karty ZAPYTANIE na Wstążce, uaktywnij dodatek Zapytanie.

Kliknij File > Options.
W oknie Opcje programu Excel kliknij Dodatki.
W polu Zarządzaj kliknij Dodatki COM.
Kliknij Idź.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dodatki COM.

Zaznacz pole Zapytanie.
Kliknij OK. Teraz Inquire Add-In jest aktywny. Zakładkę ZAPYTAJ znajdziesz na Wstążce.

ZAPYTAJ Polecenia

Poznajmy polecenia ZAPYTAJ.

Kliknij zakładkę ZAPYTAJ. Znajdziesz następujące polecenia -

Analiza skoroszytu
Relacja w skoroszycie
Relacja w arkuszu
Relacja komórek
Porównaj pliki
Wyczyść formatowanie nadmiaru komórek
Hasła do skoroszytów

Porównanie dwóch skoroszytów

Możesz porównać dwa skoroszyty komórka po komórce i znaleźć różnice, jeśli takie istnieją, pod względem zmian w drugim skoroszycie w porównaniu z pierwszym.

Wykonaj poniższe kroki -

Otwórz dwa skoroszyty, które chcesz porównać.
Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
Kliknij Porównaj pliki w grupie Porównaj.

Plik Select Files To Compare pojawi się okno dialogowe.
Sprawdź nazwy plików wyświetlane w polach obok Compare i To.

Jeśli wyświetlona nazwa pliku nie jest tą, której szukasz, kliknij strzałkę w dół obok tej nazwy pliku.
Zostaną wyświetlone tylko te skoroszyty, które są otwarte.

Wybierz plik.
Sprawdź, czy kolejność plików w polu Porównaj i do jest poprawna.

Jeśli zamówienie nie jest OK, kliknij Swap Files. Kolejność plików w Porównaj i Do zostanie zmieniona.
Kliknij Porównaj.

Wyniki porównania pojawiają się w dwupanelowej siatce -

Skoroszyt po lewej stronie odpowiada wybranemu plikowi „Porównaj”.
Skoroszyt po prawej stronie odpowiada wybranemu plikowi „Do”.

Szczegóły zmian w skoroszycie-do w porównaniu do porównania skoroszytu są wyświetlane w okienku poniżej tych dwóch siatek. Zmiany są zaznaczone kolorem, w zależności od rodzaju zmiany. Legenda kolorów podświetlenia pojawi się w lewym dolnym okienku.

Kliknij Resize Cells to Fitna Wstążce, aby wyświetlić zawartość komórki w skoroszytach Porównaj i Do. Rozmiar komórek w obu skoroszytach zostanie zmieniony, aby zawartość była widoczna.

Kliknij opcję Eksportuj wyniki w grupie Eksportuj na Wstążce.

Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako. Wyniki można zapisać w skoroszycie programu Excel. Należy pamiętać, że dostępny jest tylko plik typu .xlsx.

Jeśli potrzebujesz wyników w innej aplikacji, możesz to zrobić, kopiując je do Schowka.

Kliknij opcję Kopiuj wyniki do schowka w grupie Eksportuj na Wstążce.

Wklej żądaną aplikację.

Tworzenie interaktywnego raportu

Możesz użyć Workbook Analysis polecenie, aby utworzyć interaktywny raport, który może wyświetlać szczegółowe informacje o skoroszycie i jego strukturze, formułach, komórkach, zakresach i ostrzeżeniach.

Kliknij kartę Zapytanie na Wstążce.
Kliknij opcję Analiza skoroszytu w grupie Raport.

Raport zostanie wyświetlony po zakończeniu analizy skoroszytu.

Raport obejmuje następujące sześć kategorii -

Summary - Ogólne informacje o strukturze i zawartości skoroszytu.
Workbook (with subcategories) - Ogólne statystyki skoroszytu.
Formulas (with subcategories) - Szczegółowe informacje o formułach w skoroszycie.
Cells (with subcategories) - Konkretne informacje o komórkach w skoroszycie.
Ranges (with subcategories) - Szczegółowe informacje o zakresach w skoroszycie.
Warnings - Kilka typów ostrzeżeń dotyczących struktury i zawartości skoroszytu.

Wybranie kategorii zapewnia więcej informacji o tej kategorii.

Zaznacz opcję Formuły. Zostaną wyświetlone podkategorie formuł.

Zauważysz w skoroszycie, który analizujesz:

Liczba wszystkich formuł wynosi 224.
W przypadku wartości liczbowych jest ich 224.
Kliknij opcję Podkategoria z wartościami liczbowymi.

W okienku Wyniki dla każdej komórki zawierającej formułę z wartościami liczbowymi wyświetlana jest nazwa arkusza, adres komórki i formuła.

Kliknij przycisk Eksportuj do programu Excel. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako.

Zapisz raport jako plik Excel.
Przycisk Load Export File pojawia się obok przycisku Excel Export.
Kliknij przycisk Załaduj plik eksportu.

Zostanie otwarty zapisany skoroszyt programu Excel raportu i możesz wyraźnie wyświetlić wyniki analizy skoroszytu.

Przeglądanie z diagramami

Możesz wyświetlać relacje w skoroszycie, relacje w arkuszach i relacje komórek za pomocą interaktywnych diagramów utworzonych za pomocą łączy. Linki pokazują zależności między węzłami na diagramie. Możesz przeciągać łącza lub węzły, aby je uporządkować i wyrównać, aby wyświetlić to, czego szukasz.

Przeglądanie relacji w skoroszycie

Możesz mieć interaktywną, graficzną mapę zależności skoroszytu utworzoną przez połączenia (łącza) między plikami za pomocą diagramu relacji skoroszytu.

Typy łączy na diagramie mogą obejmować inne skoroszyty, bazy danych programu Access, pliki tekstowe, strony HTML, bazy danych SQL Server i inne źródła danych.

Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
Kliknij opcję Relacja w skoroszycie w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlony diagram relacji skoroszytu zawierający łącza skoroszytu z różnymi źródłami danych.

Przeglądanie relacji w arkuszu

Możesz użyć Diagramu relacji arkusza roboczego, aby utworzyć interaktywną, graficzną mapę połączeń (linków) między arkuszami w tym samym skoroszycie i / lub arkuszami w innych skoroszytach.

Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
Kliknij opcję Relacje w arkuszu w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlony diagram relacji arkusza roboczego, przedstawiający łącza między arkuszami w tym samym skoroszycie iw innych skoroszytach.

Różnicę między tymi dwoma można rozpoznać po kierunku strzałek.

Przeglądanie relacji komórek

Możesz użyć diagramu relacji komórek, aby uzyskać szczegółową, interaktywną mapę wszystkich łączy z wybranej komórki do komórek w innych arkuszach lub nawet w innych skoroszytach.

Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
Kliknij Relacje komórek w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Opcje diagramu relacji komórek.

Sprawdź arkusze Span i skoroszyty Span.
Wybierz opcję Śledź zarówno w obszarze Śledź precedensy komórek i Śledź zależności komórek.
W sekcji Początkowa liczba poziomów rozszerzeń wybierz limited i wpisz 5 w polu obok.
Kliknij OK.

Zostanie wyświetlony diagram relacji komórek, przedstawiający łącza między wybraną komórką a komórkami w tym samym arkuszu, tym samym skoroszycie i innych skoroszytach, w oparciu o wybrane opcje.

Kliknij Zoom. Możesz wyraźnie zobaczyć węzły.

Czyszczenie nadmiarowego formatowania komórek

Gdy zauważysz, że skoroszyt ładuje się powoli lub stał się ogromny, może mieć formatowanie zastosowane do wierszy i / lub kolumn, które nie jest potrzebne (na przykład formatowanie warunkowe całej kolumny, która ma mniej niż 15 wartości).

Możesz użyć polecenia Wyczyść nadmiarowe formatowanie komórek, aby usunąć nadmierne formatowanie i znacznie zmniejszyć rozmiar pliku. Powoduje to również poprawę szybkości programu Excel.

Przed wyczyszczeniem nadmiernego formatowania komórek utwórz kopię zapasową pliku Excel, ponieważ w niektórych przypadkach ten proces może spowodować zwiększenie rozmiaru pliku i nie ma możliwości cofnięcia zmiany.

Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
Kliknij opcję Wyczyść formatowanie nadmiaru komórek w grupie Różne.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wyczyść formatowanie nadmiaru komórek. Wybierz wszystkie arkusze wApply to pudełko

Otrzymasz wiadomość o zapisaniu zmian. Kliknij OK.

Zarządzanie hasłami do plików

Jeśli używasz poleceń Analiza skoroszytu lub Porównaj pliki dla skoroszytów chronionych hasłem, możesz uniknąć konieczności wpisywania hasła za każdym razem, gdy te pliki są otwierane. Jest to możliwe przy użyciu Menedżera haseł.