Analiza danych programu Excel - krótki przewodnik

Analiza danych to proces sprawdzania, czyszczenia, przekształcania i modelowania danych w celu odkrycia przydatnych informacji, sugerowania wniosków i wspierania podejmowania decyzji

Rodzaje analizy danych

Istnieje kilka technik analizy danych obejmujących różne dziedziny, takie jak biznes, nauka, nauki społeczne itp. O różnych nazwach. Główne podejścia do analizy danych to:

• Eksploracja danych
• Business Intelligence
• Analiza statystyczna
• Predictive Analytics
• Analiza tekstu

Eksploracja danych

Data Mining to analiza dużych ilości danych w celu wyodrębnienia nieznanych wcześniej, interesujących wzorców danych, nietypowych danych i zależności. Należy pamiętać, że celem jest wydobycie wzorców i wiedzy z dużych ilości danych, a nie samo wyodrębnianie danych.

Analiza eksploracji danych obejmuje metody informatyczne na przecięciu systemów sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, statystyk i baz danych.

Wzorce uzyskane z eksploracji danych można uznać za podsumowanie danych wejściowych, które można wykorzystać w dalszej analizie lub w celu uzyskania dokładniejszych wyników prognozowania przez system wspomagania decyzji.

Business Intelligence

Techniki i narzędzia Business Intelligence służą do pozyskiwania i przekształcania dużych ilości nieustrukturyzowanych danych biznesowych, aby pomóc w identyfikowaniu, rozwijaniu i tworzeniu nowych strategicznych możliwości biznesowych.

Celem Business Intelligence jest umożliwienie łatwej interpretacji dużych ilości danych w celu zidentyfikowania nowych możliwości. Pomaga we wdrażaniu skutecznej strategii opartej na spostrzeżeniach, które mogą zapewnić firmom konkurencyjną przewagę rynkową i długoterminową stabilność.

Analiza statystyczna

Statystyka to nauka o zbieraniu, analizie, interpretacji, prezentacji i organizacji danych.

W analizie danych wykorzystywane są dwie główne metodologie statystyczne -

• Descriptive statistics - W statystyce opisowej dane z całej populacji lub próby są podsumowywane za pomocą deskryptorów liczbowych, takich jak -

  • Średnia, odchylenie standardowe dla danych ciągłych

  • Częstotliwość, procent dla danych kategorycznych

• Inferential statistics- Wykorzystuje wzorce w danych próbki do wyciągania wniosków na temat reprezentowanej populacji lub uwzględniania losowości. Te wnioski mogą być -

  • udzielanie odpowiedzi tak / nie na pytania dotyczące danych (testowanie hipotez)

  • szacowanie liczbowych charakterystyk danych (estymacja)

  • opisywanie powiązań w danych (korelacja)

  • modelowanie relacji w danych (np. analiza regresji)

Predictive Analytics

Predictive Analytics wykorzystuje modele statystyczne do analizowania aktualnych i historycznych danych w celu prognozowania (przewidywania) przyszłych lub w inny sposób nieznanych zdarzeń. W biznesie analityka predykcyjna służy do identyfikacji ryzyk i szans, które pomagają w podejmowaniu decyzji.

Analiza tekstu

Analiza tekstu, nazywana również eksploracją tekstu lub eksploracją danych tekstowych, to proces uzyskiwania wysokiej jakości informacji z tekstu. Eksploracja tekstu zwykle obejmuje proces strukturyzowania tekstu wejściowego, wyprowadzania wzorców w uporządkowanych danych przy użyciu takich środków, jak uczenie się wzorców statystycznych, a wreszcie ocenę i interpretację wyników.

Proces analizy danych

Analiza danych została zdefiniowana przez statysta Johna Tukeya w 1961 r. Jako „Procedury analizy danych, techniki interpretacji wyników takich procedur, sposoby planowania gromadzenia danych, aby ich analiza była łatwiejsza, dokładniejsza lub dokładniejsza” oraz wszystkie maszyny oraz wyniki statystyk (matematycznych), które mają zastosowanie do analizy danych. ”

Zatem analiza danych jest procesem uzyskiwania dużych, nieustrukturyzowanych danych z różnych źródeł i przekształcania ich w informacje przydatne do:

• Odpowiadanie na pytania
• Testuj hipotezy
• Decision-making
• Obalające teorie

Analiza danych w programie Excel

Microsoft Excel udostępnia kilka środków i sposobów analizy i interpretacji danych. Dane mogą pochodzić z różnych źródeł. Dane można konwertować i formatować na kilka sposobów. Można go analizować za pomocą odpowiednich poleceń, funkcji i narzędzi programu Excel - obejmujących formatowanie warunkowe, zakresy, tabele, funkcje tekstowe, funkcje daty, funkcje czasowe, funkcje finansowe, podsumowania, szybką analizę, audyt formuł, narzędzie do zapytań, analizę warunkową, Solwery, model danych, PowerPivot, PowerView, PowerMap itp.

Nauczysz się tych technik analizy danych za pomocą programu Excel w ramach dwóch części -

• Analiza danych za pomocą programów Excel i
• Zaawansowana analiza danych w programie Excel

Analiza danych to proces gromadzenia, przekształcania, czyszczenia i modelowania danych w celu odkrycia wymaganych informacji. Uzyskane w ten sposób wyniki są przekazywane, sugerując wnioski i wspomagając podejmowanie decyzji. Wizualizacja danych jest czasami używana do przedstawiania danych w celu ułatwienia odkrywania użytecznych wzorców w danych. Terminy modelowanie danych i analiza danych oznaczają to samo.

Proces analizy danych składa się z następujących etapów, które mają charakter iteracyjny -

• Specyfikacja wymagań dotyczących danych
• Gromadzenie danych
• Przetwarzanie danych
• Czyszczenie danych
• Analiza danych
• Communication

Specyfikacja wymagań dotyczących danych

Dane wymagane do analizy opierają się na pytaniu lub eksperymencie. Na podstawie wymagań osób kierujących analizą identyfikuje się dane niezbędne jako dane wejściowe do analizy (np. Populacja osób). Można określić i otrzymać określone zmienne dotyczące populacji (np. Wiek i dochód). Dane mogą być liczbowe lub jakościowe.

Gromadzenie danych

Gromadzenie danych to proces gromadzenia informacji na temat zmiennych docelowych określonych jako wymagania dotyczące danych. Nacisk kładzie się na zapewnienie dokładnego i uczciwego gromadzenia danych. Gromadzenie danych zapewnia, że ​​zebrane dane są dokładne, a związane z nimi decyzje są ważne. Gromadzenie danych zapewnia zarówno punkt odniesienia do pomiaru, jak i cel do poprawy.

Dane są zbierane z różnych źródeł, od baz danych organizacji po informacje na stronach internetowych. Uzyskane w ten sposób dane mogą nie mieć strukturyzacji i mogą zawierać nieistotne informacje. W związku z tym zebrane dane muszą zostać poddane przetwarzaniu i czyszczeniu danych.

Przetwarzanie danych

Gromadzone dane muszą zostać przetworzone lub zorganizowane do analizy. Obejmuje to uporządkowanie danych zgodnie z wymaganiami odpowiednich narzędzi analitycznych. Na przykład dane mogą wymagać umieszczenia w wierszach i kolumnach tabeli w arkuszu kalkulacyjnym lub aplikacji statystycznej. Może być konieczne utworzenie modelu danych.

Czyszczenie danych

Przetwarzane i uporządkowane dane mogą być niekompletne, zawierać duplikaty lub zawierać błędy. Czyszczenie danych to proces zapobiegania i korygowania tych błędów. Istnieje kilka typów czyszczenia danych, które zależą od typu danych. Na przykład podczas czyszczenia danych finansowych pewne sumy można porównać z wiarygodnymi opublikowanymi liczbami lub określonymi progami. Podobnie, metody danych ilościowych mogą być wykorzystywane do wykrywania wartości odstających, które następnie zostałyby wykluczone z analizy.

Analiza danych

Dane, które są przetwarzane, porządkowane i czyszczone byłyby gotowe do analizy. Dostępne są różne techniki analizy danych umożliwiające zrozumienie, interpretację i wyciąganie wniosków na podstawie wymagań. Wizualizacja danych może być również wykorzystana do badania danych w formacie graficznym, aby uzyskać dodatkowy wgląd w komunikaty zawarte w danych.

Statystyczne modele danych, takie jak korelacja, analiza regresji, mogą być używane do identyfikacji relacji między zmiennymi danych. Te modele, które opisują dane, są pomocne w upraszczaniu analizy i przekazywaniu wyników.

Proces może wymagać dodatkowego czyszczenia danych lub dodatkowego zbierania danych, dlatego te czynności mają charakter iteracyjny.

Komunikacja

Wyniki analizy danych należy zgłaszać w formacie wymaganym przez użytkowników w celu wsparcia ich decyzji i dalszych działań. Informacje zwrotne od użytkowników mogą skutkować dodatkową analizą.

Analitycy danych mogą wybrać techniki wizualizacji danych, takie jak tabele i wykresy, które pomagają w jasnym i wydajnym przekazywaniu wiadomości użytkownikom. Narzędzia analityczne umożliwiają wyróżnianie wymaganych informacji za pomocą kodów kolorów i formatowania w tabelach i wykresach.

Excel udostępnia polecenia, funkcje i narzędzia, które ułatwiają analizę danych. Możesz uniknąć wielu czasochłonnych i / lub skomplikowanych obliczeń za pomocą programu Excel. W tym samouczku dowiesz się, jak przeprowadzić analizę danych w programie Excel. Zrozumiesz dzięki odpowiednim przykładom, krok po kroku korzystanie z poleceń programu Excel i zrzutów ekranu na każdym kroku.

Zakresy i tabele

Dane, które masz, mogą znajdować się w zakresie lub w tabeli. Pewne operacje na danych można wykonywać niezależnie od tego, czy dane znajdują się w zakresie, czy w tabeli.

Istnieją jednak pewne operacje, które są bardziej efektywne, gdy dane znajdują się w tabelach, a nie w zakresach. Istnieją również operacje, które dotyczą wyłącznie tabel.

Zrozumiesz także sposoby analizowania danych w zakresach i tabelach. Zrozumiesz, jak nazywać zakresy, używać nazw i zarządzać nimi. To samo dotyczy nazwisk w tabelach.

Czyszczenie danych - funkcje tekstowe, daty i godziny

Przed przystąpieniem do analizy danych należy wyczyścić dane uzyskane z różnych źródeł i uporządkować je. Dowiesz się, jak możesz wyczyścić dane.

• Z funkcjami tekstowymi
• Zawierające wartości dat
• Zawierające wartości czasowe

Formatowanie warunkowe

Program Excel udostępnia polecenia formatowania warunkowego, które umożliwiają kolorowanie komórek lub czcionki, mają symbole obok wartości w komórkach na podstawie wstępnie zdefiniowanych kryteriów. To pomaga w wizualizacji najważniejszych wartości. Zrozumiesz różne polecenia warunkowego formatowania komórek.

Sortowanie i filtrowanie

Podczas przygotowywania analizy danych i / lub wyświetlania pewnych ważnych danych może być konieczne sortowanie i / lub filtrowanie danych. Możesz zrobić to samo, korzystając z łatwych w użyciu opcji sortowania i filtrowania dostępnych w programie Excel.

Sumy pośrednie z zakresami

Jak wiesz, tabela przestawna jest zwykle używana do podsumowywania danych. Jednak sumy częściowe z zakresami to kolejna funkcja oferowana przez program Excel, która umożliwia grupowanie / rozgrupowywanie danych i podsumowywanie danych obecnych w zakresach za pomocą prostych kroków.

Szybka analiza

Dzięki narzędziu Szybka analiza w programie Excel można szybko wykonywać różne zadania związane z analizą danych i szybko wizualizować wyniki.

Zrozumienie funkcji wyszukiwania

Funkcje wyszukiwania programu Excel umożliwiają znajdowanie wartości danych, które pasują do zdefiniowanych kryteriów, z ogromnej ilości danych.

Tabele przestawne

Dzięki tabelom przestawnym możesz podsumowywać dane, przygotowywać raporty dynamicznie, zmieniając zawartość tabeli przestawnej.

Wizualizacja danych

Poznasz kilka technik wizualizacji danych przy użyciu wykresów programu Excel. Dowiesz się również, jak tworzyć wykresy pasmowe, wykresy termometrów, wykresy Gantta, wykresy wodospadów, wykresy przebiegu w czasie i wykresy przestawne.

Walidacji danych

Może być wymagane, aby do niektórych komórek wprowadzać tylko prawidłowe wartości. W przeciwnym razie mogą prowadzić do nieprawidłowych obliczeń. Dzięki poleceniom sprawdzania poprawności danych można łatwo ustawić wartości sprawdzania poprawności danych dla komórki, komunikat wejściowy monitujący użytkownika o to, co ma zostać wprowadzone do komórki, sprawdzić poprawność wartości wprowadzonych za pomocą zdefiniowanych kryteriów i wyświetlić komunikat o błędzie nieprawidłowe wpisy.

Analiza finansowa

Excel udostępnia kilka funkcji finansowych. Jednak w przypadku często występujących problemów, które wymagają analizy finansowej, można dowiedzieć się, jak używać kombinacji tych funkcji.

Praca z wieloma arkuszami

Może być konieczne wykonanie kilku identycznych obliczeń w więcej niż jednym arkuszu. Zamiast powtarzać te obliczenia w każdym arkuszu, możesz to zrobić w jednym arkuszu i wyświetlić go również w innych wybranych arkuszach. Możesz także podsumować dane z różnych arkuszy w arkuszu raportu.

Audyt formuł

Korzystając z formuł, możesz chcieć sprawdzić, czy działają one zgodnie z oczekiwaniami. W programie Excel polecenia inspekcji formuł pomagają w śledzeniu poprzedzających i zależnych wartości oraz w sprawdzaniu błędów.

Dowiadywać się

Program Excel udostępnia również dodatek Inquire, który umożliwia porównywanie dwóch skoroszytów w celu identyfikacji zmian, tworzenia interaktywnych raportów i przeglądania relacji między skoroszytami, arkuszami i komórkami. Możesz również wyczyścić nadmierne formatowanie w arkuszu, które spowalnia program Excel lub powoduje, że rozmiar pliku jest ogromny.

Podczas analizy danych odwoływanie się do różnych danych będzie bardziej znaczące i łatwiejsze, jeśli odniesienie będzie dotyczyło nazw, a nie odwołań do komórek - pojedyncza komórka lub zakres komórek. Na przykład, jeśli obliczasz wartość bieżącą netto na podstawie stopy dyskontowej i serii przepływów pieniężnych, wzór

Net_Present_Value = NPV (Discount_Rate, Cash_Flows)

ma większe znaczenie niż

C10 = NPV (C2, C6: C8)

Za pomocą programu Excel możesz tworzyć i używać znaczących nazw dla różnych części danych. Zalety używania nazw zakresów obejmują -

• Znacząca nazwa zakresu (na przykład Cash_Flows) jest znacznie łatwiejsza do zapamiętania niż adres Range (na przykład C6: C8).

• Wprowadzenie nazwy jest mniej podatne na błędy niż wprowadzenie adresu komórki lub zakresu.

• Jeśli niepoprawnie wpiszesz nazwę w formule, program Excel wyświetli plik #NAME? błąd.

• Możesz szybko przejść do obszarów arkusza, używając zdefiniowanych nazw.

• Dzięki nazwom Twoje formuły będą bardziej zrozumiałe i łatwiejsze w użyciu. Na przykład formuła Net_Dochód = Brutto_Dochód - Odliczenia jest bardziej intuicyjna niż C40 = C20 - B18.

• Tworzenie formuł z nazwami zakresów jest łatwiejsze niż w przypadku adresów komórek lub zakresów. Możesz skopiować nazwę komórki lub zakresu do formuły, korzystając z funkcji autouzupełniania formuły.

W tym rozdziale dowiesz się -

• Reguły składni dla nazw.
• Tworzenie nazw odwołań do komórek.
• Tworzenie nazw dla stałych.
• Zarządzanie nazwiskami.
• Zakres twoich zdefiniowanych nazw.
• Edycja nazw.
• Filtrowanie nazw.
• Usuwanie nazwisk.
• Stosowanie nazw.
• Używanie nazw w formule.
• Przeglądanie nazwisk w skoroszycie.
• Używanie wklejania nazw i wklejania listy.
• Używanie nazw dla przecięć zakresów.
• Kopiowanie formuł z nazwami.

Kopiowanie nazwy za pomocą funkcji autouzupełniania formuł

Wpisz pierwszą literę nazwy w formule. Zostanie wyświetlone menu rozwijane z nazwami funkcji i nazwami zakresów. Wybierz wymaganą nazwę. Jest kopiowany do twojej formuły.

Reguły składni nazw zakresów

Program Excel ma następujące reguły składni dla nazw -

• Możesz użyć dowolnej kombinacji liter, cyfr i symboli - podkreśleń, ukośników odwrotnych i kropek. Inne symbole nie są dozwolone.

• Nazwa może zaczynać się od znaku, podkreślenia lub ukośnika odwrotnego.

• Nazwa nie może zaczynać się od liczby (na przykład - 1stQuarter) ani przypominać adresu komórki (na przykład - QTR1).

• Jeśli wolisz używać takich nazw, poprzedź je podkreśleniem lub ukośnikiem odwrotnym (przykład - \ 1stQuarter, _QTR1).

• Nazwy nie mogą zawierać spacji. Jeśli chcesz rozróżnić dwa słowa w nazwie, możesz użyć podkreślenia (przykład- Cash_Flows zamiast Cash Flow)

• Twoje zdefiniowane nazwy nie powinny kolidować z wewnętrznie zdefiniowanymi nazwami programu Excel, takimi jak Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, and Sheet_Title. Jeśli zdefiniujesz te same nazwy, zastąpią one wewnętrzne nazwy programu Excel i nie otrzymasz żadnego komunikatu o błędzie. Jednak odradza się tego.

• Nazwy powinny być krótkie, ale zrozumiałe, ale możesz użyć do 255 znaków

Tworzenie nazw zakresów

Nazwy zakresów można tworzyć na dwa sposoby -

• Używając Name box.

• Używając New Name Okno dialogowe.

• Używając Selection Okno dialogowe.

Utwórz nazwę zakresu za pomocą pola nazwy

Aby utworzyć nazwę zakresu, użyj rozszerzenia NameNajszybszym sposobem jest pole po lewej stronie paska formuły. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Wybierz zakres, dla którego chcesz zdefiniować Nazwę.

Step 2 - Kliknij pole Nazwa.

Step 3 - Wpisz nazwę i naciśnij Enter, aby utworzyć Nazwę.

Utwórz nazwę zakresu za pomocą okna dialogowego Nowa nazwa

Nazwy zakresów można również tworzyć za pomocą okna dialogowego Nowa nazwa na karcie Formuły.

Step 1 - Wybierz zakres, dla którego chcesz zdefiniować nazwę.

Step 2 - Kliknij kartę Formuły.

Step 3- Kliknij opcję Zdefiniuj nazwę w grupie Nazwy zdefiniowane. PlikNew Name pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Wpisz nazwę w polu obok opcji Nazwa

Step 5- Sprawdź, czy zakres wybrany i wyświetlany w polu Odwołania jest prawidłowy. Kliknij OK.

Utwórz nazwę zakresu za pomocą okna dialogowego Utwórz nazwy z wyboru

Nazwy zakresów można również tworzyć przy użyciu rozszerzenia Create Names z okna dialogowego Wybór na karcie Formuły, jeśli masz wartości tekstowe sąsiadujące z zakresem.

Step 1 - Wybierz zakres, dla którego chcesz zdefiniować nazwę, wraz z wierszem / kolumną zawierającą nazwę.

Step 2 - Kliknij kartę Formuły.

Step 3 - Kliknij Create from Selectionw grupie Nazwy zdefiniowane. PlikCreate Names from Selection pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Wybierz górny wiersz, ponieważ tekst pojawi się w górnym wierszu zaznaczenia.

Step 5- Sprawdź zakres, który został wybrany i wyświetlony w polu obok pozycji Odnosi się, aby był poprawny. Kliknij OK.

Teraz możesz znaleźć największą wartość w zakresie za pomocą =Sum(Nazwisko ucznia), jak pokazano poniżej -

Możesz także tworzyć nazwy z wielokrotnym wyborem. W poniższym przykładzie możesz nazwać rząd ocen każdego ucznia imieniem i nazwiskiem ucznia.

Teraz możesz znaleźć całkowitą liczbę ocen dla każdego ucznia za pomocą =Sum (nazwisko ucznia), jak pokazano poniżej.

Tworzenie nazw stałych

Załóżmy, że masz stałą, która będzie używana w całym skoroszycie. Możesz przypisać mu nazwę bezpośrednio, bez umieszczania go w komórce.

W poniższym przykładzie stopa procentowa banku oszczędności jest ustawiona na 5%.

• Kliknij Zdefiniuj nazwę.
• W oknie dialogowym Nowa nazwa wpisz Savings_Bank_Interest_Rate w polu Nazwa.
• W zakresie wybierz skoroszyt.
• W polu Odwołuje się do wyczyść zawartość i wpisz 5%.
• Kliknij OK.

Imię Savings_Bank_Interest_Ratejest ustawiony na stałe 5%. Możesz to sprawdzić w menedżerze nazw. Możesz zobaczyć, że wartość jest ustawiona na 0,05 i wRefers to = 0,05.

Zarządzanie nazwami

Skoroszyt programu Excel może zawierać dowolną liczbę nazwanych komórek i zakresów. Możesz zarządzać tymi nazwami za pomocą Menedżera nazw.

• Kliknij kartę Formuły.

• Kliknij Name Manager w Defined NamesGrupa. PlikName Managerpojawi się okno dialogowe. Wyświetlane są wszystkie nazwy zdefiniowane w bieżącym skoroszycie.

Lista Names są wyświetlane ze zdefiniowanym Values, Cell Reference (w tym nazwa arkusza), Scope i Comment.

Menedżer nazw ma opcje:

• Zdefiniuj New Nazwij z New Przycisk.

• Edit Zdefiniowana nazwa.

• Delete Zdefiniowana nazwa.

• Filter Nazwy zdefiniowane według kategorii.

• Zmodyfikuj zakres zdefiniowanej nazwy Refers to.

Zakres nazwy

Plik Scopenazwy domyślnie jest skoroszytem. Możesz znaleźćScope zdefiniowanych nazw z listy nazw pod Scope kolumna w Name Manager.

Możesz zdefiniować Scope z a New Name kiedy definiujesz nazwę za pomocą New NameOkno dialogowe. Na przykład definiujesz nazwę Interest_Rate. Wtedy możesz zobaczyć, żeScope z New Name Interest_Rate to Workbook.

Załóżmy, że chcesz Scope tej stopy procentowej ogranicza się do tego Worksheet tylko.

Step 1- Kliknij strzałkę w dół w Zakresie Modelu. Na liście rozwijanej pojawią się dostępne opcje zakresu.

Opcje zakresu obejmują Workbooki nazwy arkuszy w skoroszycie.

Step 2- Kliknij nazwę bieżącego arkusza, w tym przypadku NPV, i kliknij OK. Możesz zdefiniować / znaleźć nazwę arkusza w zakładce arkusza.

Step 3 - Aby sprawdzić, czy zakres to arkusz roboczy, kliknij Name Manager. W kolumnie Zakres znajdziesz wartość NPV dla stopy procentowej. Oznacza to, że możesz używać nazwy Interest_Rate tylko w NPV arkusza roboczego, ale nie w innych arkuszach.

Note - Po zdefiniowaniu zakresu nazwy nie można go później zmodyfikować.

Usuwanie nazw z wartościami błędów

Czasami może się tak zdarzyć, że definicja nazwy może zawierać błędy z różnych powodów. Możesz usunąć takie nazwy w następujący sposób -

Step 1 - Kliknij Filter w Name Manager Okno dialogowe.

Pojawiają się następujące opcje filtrowania -

• Czysty filtr
• Nazwy ograniczone do arkusza roboczego
• Nazwy ograniczone do skoroszytu
• Nazwy z błędami
• Nazwy bez błędów
• Zdefiniowane nazwy
• Nazwy tabel

Możesz aplikować Filter do defined Names wybierając jedną lub więcej z tych opcji.

Step 2 - Wybierz Names with Errors. Zostaną wyświetlone nazwy zawierające wartości błędów.

Step 3 - Z uzyskanej listy Names, wybierz te, które chcesz usunąć i kliknij Delete.

Otrzymasz wiadomość potwierdzającą usunięcie. Kliknij OK.

Edycja nazw

Możesz użyć Edit opcja w Name Manager okno dialogowe do -

• Zmienić Name.

• Zmodyfikuj Refers to zasięg

• Edytuj plik Comment w Name.

Zmień nazwę

Step 1 - Kliknij komórkę zawierającą funkcję Large.

Jak widać, do tablicy dodano jeszcze dwie wartości, ale nie są one zawarte w funkcji, ponieważ nie są częścią tablicy Array1.

Step 2 - Kliknij Name chcesz edytować w Name ManagerOkno dialogowe. W tym przypadku,Array1.

Step 3 - Kliknij Edit. PlikEdit Name pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Zmień Name wpisując nową nazwę w Name Box.

Step 5 - Kliknij Range przycisk po prawej stronie Refers to Box i dołącz nowe odwołania do komórek.

Step 6 - Dodaj Comment (Opcjonalny)

Zauważ, że Scope jest nieaktywny i dlatego nie można go zmienić.

Kliknij OK. Będziesz obserwować wprowadzone zmiany.

Stosowanie nazw

Rozważmy następujący przykład -

Jak widać, nazwy nie są zdefiniowane i używane w funkcji PMT. Jeśli umieścisz tę funkcję w innym miejscu arkusza, musisz również pamiętać, gdzie dokładnie znajdują się wartości parametrów. Wiesz, że używanie nazw jest lepszą opcją.

W tym przypadku funkcja jest już zdefiniowana przy użyciu odwołań do komórek, które nie mają nazw. Nadal możesz definiować nazwy i je stosować.

Step 1 - Korzystanie Create from Selectionzdefiniuj nazwy.

Step 2- Wybierz komórkę zawierającą formułę. Kliknij

obokDefine Name w Defined Names grupa na Formulaspatka. Na liście rozwijanej kliknijApply Names.

Step 3 - The Apply Namespojawi się okno dialogowe. WybierzNames że chcesz Apply i kliknij OK.

Wybrane nazwy zostaną zastosowane do wybranych komórek.

Możesz też Apply Names do całego arkusza, wybierając arkusz i powtarzając powyższe kroki.

Używanie nazw w formule

Możesz użyć Name w Formula w następujący sposób -

• Wpisanie Name jeśli to pamiętasz, lub

• Wpisując jedną lub dwie pierwsze litery i używając Excel Formula Autocomplete funkcja.

• Kliknięcie opcji Użyj w formule w grupie Nazwy zdefiniowane na karcie Formuły.

  • Wybierz wymaganą Nazwę z rozwijanej listy zdefiniowanych nazw.

  • Kliknij dwukrotnie tę nazwę.

• Używając Paste Name Okno dialogowe.

  • Wybierz opcję Wklej nazwy z rozwijanej listy zdefiniowanych nazw. Pojawi się okno dialogowe Wklej nazwę.

  • Wybierz Name w Paste Names okno dialogowe i kliknij je dwukrotnie.

Przeglądanie nazw w skoroszycie

Możesz uzyskać wszystkie pliki Names w skoroszycie wraz z plikami References i Save je lub Print im.

• Kliknij pustą komórkę, do której chcesz skopiować plik Names w skoroszycie.

• Kliknij Use in Formula w Defined Names Grupa.

• Kliknij Paste Names z listy rozwijanej.

• Kliknij Paste List w Paste Name wyświetlone okno dialogowe.

Lista nazwisk i odpowiadających im odniesień jest kopiowana w określonej lokalizacji w arkuszu, jak pokazano na zrzucie ekranu podanym poniżej -

Używanie nazw dla przecięć zakresów

Range Intersections to te pojedyncze komórki, które mają dwa wspólne zakresy.

Na przykład w danych podanych poniżej zakres B6: F6 i zakres C3: C8 mają wspólną komórkę C6, która w rzeczywistości reprezentuje oceny uzyskane przez ucznia Kodedę, Adama z egzaminu 1.

Możesz uczynić to bardziej znaczącym dzięki Range Names.

• Stwórz Names z Create from Selection zarówno dla studentów, jak i egzaminów.

• Twój Names będzie wyglądać następująco -

• Wpisz =Kodeda_Adam Exam_1 w B11.

Tutaj używasz operacji Przecięcie zakresów, odstęp między dwoma zakresami.

Spowoduje to wyświetlenie śladów Kodedy, Adama z egzaminu 1, które są podane w komórce C6.

Kopiowanie formuł z nazwami

Możesz skopiować formułę z nazwami według Copyi Paste w tym samym arkuszu.

Możesz również skopiować formułę z nazwami do innego arkusza przez copy i paste, pod warunkiem, że wszystkie pliki names w formula mieć workbook tak jak Scope. W przeciwnym razie otrzymasz plik#VALUE błąd.

ZA Tableto prostokątny zakres uporządkowanych danych. Kluczowe cechy to -

• Każdy wiersz w tabeli odpowiada pojedynczemu rekordowi danych. Przykład - informacje o pracowniku.

• Każda kolumna zawiera określoną informację. Przykład - kolumny mogą zawierać dane takie jak imię i nazwisko, numer pracownika, data zatrudnienia, wynagrodzenie, dział itp.

• Górny wiersz zawiera informacje zawarte w każdej kolumnie i jest nazywany wierszem nagłówka.

• Każdy wpis w górnym wierszu nazywany jest nagłówkiem kolumny.

Możesz tworzyć i używać tabel programu Excel do łatwego zarządzania i analizowania danych. Ponadto tabele programu Excel zapewniają wbudowane funkcje filtrowania, sortowania i cieniowania wierszy, które ułatwiają wykonywanie raportów.

Ponadto program Excel inteligentnie reaguje na czynności wykonywane na stole. Na przykład masz formułę w kolumnie lub utworzyłeś wykres na podstawie danych w tabeli. Gdy dodajesz więcej danych do tabeli (tj. Więcej wierszy), program Excel rozszerza formułę na nowe dane, a wykres rozszerza się automatycznie.

Różnica między tabelami i zakresami

Poniżej przedstawiono różnice między tabelą a zakresem -

• Tabela to bardziej uporządkowany sposób pracy z danymi niż zakres.
• Możesz przekonwertować zakres na tabelę, a program Excel automatycznie zapewni -
  • nazwa tabeli
  • Nazwy nagłówków kolumn
  • Formatowanie danych (kolor komórki i kolor czcionki) dla lepszej wizualizacji

Tabele zawierają dodatkowe funkcje, które nie są dostępne dla zakresów. To są -

• Program Excel udostępnia narzędzia tabel na wstążce, od właściwości po style.

• Program Excel automatycznie udostępnia przycisk Filtruj w każdym nagłówku kolumny, aby posortować dane lub przefiltrować tabelę, tak aby wyświetlane były tylko wiersze spełniające zdefiniowane kryteria.

• Jeśli masz wiele wierszy w tabeli i przewiniesz arkusz w dół, tak aby wiersz nagłówka zniknął, litery kolumn w arkuszu zostaną zastąpione nagłówkami tabeli.

• Kiedy umieścisz formułę w dowolnej komórce w kolumnie tabeli, zostanie ona propagowana do wszystkich komórek w tej kolumnie.

• W formułach można używać nazw tabel i nagłówków kolumn bez konieczności używania odwołań do komórek lub tworzenia nazw zakresów.

• Możesz zwiększyć rozmiar tabeli, dodając więcej wierszy lub więcej kolumn, klikając i przeciągając małą trójkątną kontrolkę w prawym dolnym rogu prawej dolnej komórki.

• Możesz tworzyć fragmentatory i używać ich dla tabeli do filtrowania danych.

Dowiesz się o wszystkich tych funkcjach w tym rozdziale.

Utwórz tabelę

Aby utworzyć tabelę z danych, które masz w arkuszu, wykonaj podane kroki -

Step 1- Wybierz zakres komórek, które chcesz uwzględnić w tabeli. Komórki mogą zawierać dane lub mogą być puste. Poniższy zakres zawiera 290 wierszy danych pracowników. Górny wiersz danych ma nagłówki.

Step 2 - Pod Insertw grupie Tabele kliknij Tabele. PlikCreate Tablepojawi się okno dialogowe. Sprawdź, czy zakres danych wybrany wWhere is the data for your table? Pudełko jest poprawne.

Step 3 - Sprawdź My table has headers jeśli górny wiersz zaznaczonego zakresu zawiera dane, których chcesz użyć jako nagłówków tabeli.

Note - Jeśli nie zaznaczysz tego pola, Twoja tabela będzie miała Nagłówki - Kolumna1, Kolumna2,…

Step 4 - Kliknij OK.

Zakres jest konwertowany na tabelę z domyślnym stylem.

Step 5- Możesz także przekonwertować zakres na tabelę, klikając w dowolnym miejscu zakresu i naciskając Ctrl + T. ZACreate Table pojawi się okno dialogowe, a następnie możesz powtórzyć kroki podane powyżej.

Nazwa tabeli

Program Excel przypisuje nazwę do każdej tworzonej tabeli.

Step 1 - Aby zobaczyć nazwę właśnie utworzonej tabeli, kliknij tabelę, kliknij table tools – design na Wstążce.

Step 2 - W Properties w grupie Table Name zostanie wyświetlona nazwa tabeli.

Step 3 - Możesz edytować tę nazwę tabeli, aby była bardziej zrozumiała dla Twoich danych.

Step 4- Kliknij pole Nazwa tabeli. Wyczyść nazwę i wpisz Emp_Data.

Note - Reguły składni nazw zakresów mają zastosowanie do nazw tabel.

Zarządzanie nazwami w tabeli

Możesz zarządzać nazwami tabel w podobny sposób, jak zarządzasz nazwami zakresów za pomocą Menedżera nazw.

• Kliknij tabelę.

• Kliknij Name Manager w Defined Names Groupon Formulas patka.

Plik Name Manager pojawi się okno dialogowe i możesz znaleźć plik Table Names w skoroszycie.

Możesz Edit za Table Name lub dodaj komentarz za pomocą New opcja w Name ManagerOkno dialogowe. Nie możesz jednak zmienić zakresu wRefers to.

Możesz Create Names z nagłówkami kolumn do użycia w formułach, wykresach itp.

• Kliknij nagłówek kolumny EmployeeID na stole.

• Kliknij Menedżer nazw.

• Kliknij New w oknie dialogowym Menedżer nazw.

Plik New Name pojawi się okno dialogowe.

W polu Nazwa można znaleźć nagłówek kolumny, a w Refers to pudełko, znajdziesz Emp_Data[[#Headers],[EmployeeID]].

Jak zauważyłeś, jest to szybki sposób definiowania nazw w tabeli.

Nagłówki tabel zastępujące litery kolumn

Podczas pracy z większą liczbą wierszy danych w tabeli może być konieczne przewinięcie w dół, aby przejrzeć dane w tych wierszach.

Jednak robiąc to, potrzebujesz również nagłówków tabeli, aby określić, która wartość należy do której kolumny. Excel automatycznie zapewnia płynny sposób zrobienia tego. Podczas przewijania danych litery kolumn arkusza są konwertowane na nagłówki tabeli.

W arkuszu roboczym podanym poniżej litery kolumn są wyświetlane tak, jak są, a nagłówki tabeli znajdują się w wierszu 2. Widoczne jest 21 wierszy z 290 wierszami danych.

Przewiń w dół, aby zobaczyć wiersze tabeli od 25 do 35. Nagłówki tabeli zastąpią litery kolumn w kolumnach tabeli. Pozostałe litery pozostają niezmienione.

Propagacja wzoru w tabeli

Załóżmy, że w poniższej tabeli chcesz uwzględnić wiek każdego pracownika.

Step 1- Wstaw kolumnę po prawej stronie kolumny Data urodzenia. Wpisz wiek w nagłówku kolumny.

Step 2 - W dowolnej komórce w tej pustej kolumnie wpisz formułę, =DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) i naciśnij Enter.

Formuła jest automatycznie propagowana do innych komórek w tej kolumnie tabeli.

Zmień rozmiar tabeli

Możesz zmienić rozmiar tabeli, aby dodać lub usunąć wiersze / kolumny.

Rozważ poniższą tabelę Student_Marks, która zawiera sumę ocen dla partii 1 - 15.

Załóżmy, że chcesz dodać jeszcze trzy partie 16-18 i kolumnę zawierającą procent pomyślnego wyniku.

• Kliknij tabelę.

• Przeciągnij kontrolkę koloru niebieskiego w prawym dolnym rogu w dół, aby uwzględnić trzy kolejne wiersze w tabeli.

• Ponownie przeciągnij kontrolkę koloru niebieskiego w prawym dolnym rogu, na boki, aby uwzględnić jeszcze jedną kolumnę w tabeli.

Twój stół wygląda następująco. Możesz również sprawdzić zakres zawarty w tabeli w oknie dialogowym Menedżer nazw -

Usuń duplikaty

Podczas zbierania danych z różnych źródeł prawdopodobnie możesz mieć zduplikowane wartości. Musisz usunąć zduplikowane wartości, zanim przejdziesz dalej do analizy.

Spójrz na poniższe dane, w których masz informacje o różnych produktach różnych marek. Załóżmy, że chcesz usunąć duplikaty z tych danych.

• Kliknij tabelę.

• Na DESIGN kliknij Remove Duplicatesw grupie Narzędzia na Wstążce. PlikRemove Duplicates pojawi się okno dialogowe.

Nagłówki kolumn pojawiają się pod kolumnami w oknie dialogowym Usuń duplikaty.

• Sprawdź nagłówki kolumn w zależności od tego, z której kolumny chcesz usunąć duplikaty, i kliknij OK.

Otrzymasz komunikat o tym, ile wierszy ze zduplikowanymi wartościami zostało usuniętych i ile unikalnych wartości pozostało. Wyczyszczone dane zostaną wyświetlone w tabeli.

Możesz także usunąć duplikaty za pomocą Remove Duplicates w Data Tools grupa w zakładce DANE na Wstążce.

Konwertuj na zakres

Możesz przekonwertować tabelę na plik Range.

• Kliknij tabelę.

• Kliknij Convert to Range w Tools znajdującą się na karcie Projekt na Wstążce.

Otrzymasz komunikat z pytaniem, czy chcesz przekonwertować tabelę na zakres. Po potwierdzeniu za pomocąYes, tabela zostanie przekonwertowana na zakres.

Opcje stylu tabeli

Masz kilka opcji Table Styleswybierać. Tych opcji można użyć, jeśli chcesz podświetlić wiersz / kolumnę.

Możesz zaznaczyć / odznaczyć te pola, aby zobaczyć, jak wygląda Twój stół. Wreszcie możesz zdecydować, które opcje odpowiadają Twoim danym.

Zaleca się, aby plik Table Style Options być używane tylko do wyświetlania ważnych informacji w danych, a nie do nadawania im kolorów, co nie jest potrzebne w analizie danych.

Style tabeli

Masz do wyboru kilka stylów stołów. Te style mogą być używane w zależności od koloru i wzoru, które mają być wyświetlane w tabeli.

Najedź myszą na te style, aby wyświetlić podgląd tabeli ze stylami. Wreszcie możesz zdecydować, jaki styl pasuje do Twoich danych.

Zaleca się, aby plik Table Styles być używane tylko do wyświetlania ważnych informacji w danych w reprezentacyjny sposób, a nie do nadawania im kolorów, co nie jest potrzebne w analizie danych.

Fragmentatory do tabel

Jeśli korzystasz z programu Excel 2013 lub Excel 2016, możesz użyć Slicers do filtrowania danych w Twojej tabeli.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat korzystania z fragmentatorów do tabel, zapoznaj się z rozdziałem Filtrowanie w tym samouczku.

Dane, które uzyskujesz z różnych źródeł, często nie są w formie gotowej do analizy. W tym rozdziale dowiesz się, jak przygotować dane w formie tekstu do analizy.

Najpierw musisz wyczyścić dane. Czyszczenie danych obejmuje usuwanie niepożądanych znaków z tekstu. Następnie musisz uporządkować dane w formie wymaganej do dalszej analizy. Możesz zrobić to samo przez -

• Znajdowanie wymaganych wzorów tekstowych za pomocą funkcji tekstowych.
• Wyodrębnianie wartości danych z tekstu.
• Formatowanie danych za pomocą funkcji tekstowych.
• Wykonywanie operacji na danych za pomocą funkcji tekstowych.

Usuwanie niechcianych znaków z tekstu

Podczas importowania danych z innej aplikacji mogą one zawierać znaki niedrukowalne i / lub nadmiar spacji. Nadmiar przestrzeni może być -

• wiodące spacje i / lub
• dodatkowe spacje między słowami.

Jeśli posortujesz lub przeanalizujesz takie dane, otrzymasz błędne wyniki.

Rozważmy następujący przykład -

Są to surowe dane, które uzyskałeś na temat informacji o produkcie, zawierających identyfikator produktu, opis produktu i cenę. Znak „|” oddziela pole w każdym wierszu.

Po zaimportowaniu tych danych do arkusza programu Excel wygląda to następująco -

Jak widać, wszystkie dane znajdują się w jednej kolumnie. Aby przeprowadzić analizę danych, musisz uporządkować te dane. Jednak początkowo musisz wyczyścić dane.

Musisz usunąć wszelkie niedrukowalne znaki i nadmiarowe spacje, które mogą znajdować się w danych. W tym celu możesz użyć funkcji CLEAN i TRIM.

S.No.	Opis funkcji
1.	CLEAN Usuwa wszystkie niedrukowalne znaki z tekstu
2.	TRIM Usuwa spacje z tekstu

• Wybierz komórki C3 - C11.
• Wpisz = TRIM (CLEAN (B3)), a następnie naciśnij klawisze CTRL + Enter.

Formuła jest wypełniana w komórkach C3 - C11.

Wynik będzie taki, jak pokazano poniżej -

Znajdowanie wymaganych wzorów tekstowych za pomocą funkcji tekstowych

Aby uporządkować dane, może być konieczne wykonanie określonego dopasowania wzorca tekstowego, na podstawie którego można wyodrębnić wartości danych. Niektóre funkcje tekstowe, które są przydatne w tym celu, to:

S.No.	Opis funkcji
1.	EXACT Sprawdza, czy dwie wartości tekstowe są identyczne
2.	FIND Znajduje jedną wartość tekstową w innej (z uwzględnieniem wielkości liter)
3.	SEARCH Znajduje jedną wartość tekstową w innej (bez rozróżniania wielkości liter)

Wyodrębnianie wartości danych z tekstu

Musisz wyodrębnić wymagane dane z tekstu, aby uzyskać taką samą strukturę. W powyższym przykładzie, powiedzmy, musisz umieścić dane w trzech kolumnach - ProductID, Product_Description i Price.

Możesz wyodrębnić dane na jeden z następujących sposobów -

• Wyodrębnianie wartości danych za pomocą Kreatora konwersji tekstu na kolumny
• Wyodrębnianie wartości danych za pomocą funkcji tekstowych
• Wyodrębnianie wartości danych za pomocą funkcji Flash Fill

Wyodrębnianie wartości danych za pomocą Kreatora konwersji tekstu na kolumny

Możesz użyć Convert Text to Columns Wizard wyodrębnić wartości danych do kolumn programu Excel, jeśli pola są -

• Ograniczone znakiem lub
• Wyrównane w kolumnach ze spacjami między poszczególnymi polami.

W powyższym przykładzie pola są oddzielone znakiem „|”. Dlatego możesz użyćConvert Text to Columns czarodziej.

• Wybierz dane.

• Skopiuj i wklej wartości w tym samym miejscu. Inaczej,Convert Text to Columns przyjmuje funkcje, a nie same dane jako dane wejściowe.

• Wybierz dane.

• Kliknij Text to Columns w Data Tools grupa pod Data Karta na Wstążce.

Step 1 - Kreator konwersji tekstu na kolumny - pojawia się krok 1 z 3.

• Wybierz opcję Rozdzielany.
• Kliknij Następny.

Step 2 - Kreator konwersji tekstu na kolumny - pojawia się krok 2 z 3.

• Pod Delimiters, Wybierz Other.

• W polu obok Otherwpisz znak |

• Kliknij Next.

Step 3 - Kreator konwersji tekstu na kolumny - pojawia się krok 3 z 3.

Na tym ekranie możesz wybrać każdą kolumnę danych w kreatorze i ustawić format dla tej kolumny.

• Dla Destination, wybierz komórkę D3.

• Możesz kliknąć Advanced, i nastaw Decimal Separator i Thousands Separator w Advanced Text Import Settings wyświetlone okno dialogowe.

• Kliknij Finish.

Twoje dane, które są konwertowane na kolumny, pojawiają się w trzech kolumnach - D, E i F.

• Nazwij nagłówki kolumn jako ProductID, Product_Description i Price.

Wyodrębnianie wartości danych za pomocą funkcji tekstowych

Załóżmy, że pola w danych nie są oddzielone znakiem ani wyrównane w kolumnach ze spacjami między poszczególnymi polami. Możesz użyć funkcji tekstowych do wyodrębnienia wartości danych. Nawet jeśli pola są rozdzielane, nadal możesz używać funkcji tekstowych do wyodrębniania danych.

Niektóre przydatne w tym celu funkcje tekstowe to:

S.No.	Opis funkcji
1.	LEFT Zwraca skrajne lewe znaki z wartości tekstowej
2.	RIGHT Zwraca skrajne prawe znaki z wartości tekstowej
3.	MID Zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, zaczynając od określonej pozycji
4.	LEN Zwraca liczbę znaków w ciągu tekstowym

Możesz również połączyć dwie lub więcej z tych funkcji tekstowych zgodnie z dostępnymi danymi, aby wyodrębnić wymagane wartości danych. Na przykład, używając kombinacji funkcji LEFT, RIGHT i VALUE lub używając kombinacji funkcji FIND, LEFT, LEN i MID.

W powyższym przykładzie

• Wszystkie znaki do pierwszego | podaj nazwę ProductID.

• Wszystkie znaki do drugiego | podaj nazwę Cena.

• Wszystkie postacie znajdujące się pomiędzy pierwszym | i po drugie | podaj nazwę Opis_produktu.

• Każdy | ma spację przed i po.

Obserwując te informacje, możesz wyodrębnić wartości danych, wykonując następujące czynności -

• Znajdź pozycję pierwszego | -First | Position

  • Możesz użyć funkcji ZNAJDŹ

• Znajdź pozycję sekundy | -Second | Position

  • Możesz ponownie użyć funkcji ZNAJDŹ

  • Początek do (First | Position - 2) Znaki tekstu dają ProductID

    • Możesz użyć funkcji LEFT

    • (First | Position + 2) do (Second | Position - 2) Znaki w tekście dają opis produktu

      • Możesz użyć funkcji MID

      • (Second | Position + 2), aby Końcowe znaki tekstu podać cenę

        • Możesz użyć funkcji PRAWO

        

        Wynik będzie taki, jak pokazano poniżej -

        

        Możesz zauważyć, że wartości w kolumnie ceny są wartościami tekstowymi. Aby wykonać obliczenia na tych wartościach, musisz sformatować odpowiednie komórki. Możesz zapoznać się z sekcją podaną poniżej, aby zrozumieć formatowanie tekstu.

        Wyodrębnianie wartości danych za pomocą funkcji Flash Fill

        Korzystanie z programu Excel Flash Fillto kolejny sposób na wyodrębnienie wartości danych z tekstu. Jednak działa to tylko wtedy, gdy program Excel może znaleźć wzorzec w danych.

        Step 1 - Utwórz trzy kolumny dla ProductID, Product_Description i Price obok danych.

        

        Step 2 - Skopiuj i wklej wartości C3, D3 i E3 z B3.

        

        Step 3 - Wybierz komórkę C3 i kliknij Flash Fill w Data Tools grupa na Datapatka. Wszystkie wartości ProductID zostaną wypełnione.

        

        Step 4- Powtórz powyższe kroki dla opisu produktu i ceny. Dane są wypełnione.

        

        Formatowanie danych za pomocą funkcji tekstowych

        Program Excel ma kilka wbudowanych funkcji tekstowych, których można używać do formatowania danych zawierających tekst. Należą do nich -

        Functions that format the Text as per your need -

        S.No.	Opis funkcji
        1.	LOWER Konwertuje tekst na małe litery

        S.No.	Opis funkcji
        1.	UPPER Konwertuje tekst na wielkie litery
        2.	PROPER Zamienia na wielką literę pierwszą literę w każdym słowie wartości tekstowej

Functions that convert and/or format the Numbers as Text -

S.No.	Opis funkcji
1.	DOLLAR Konwertuje liczbę na tekst, używając formatu waluty $ (dolar)
2.	FIXED Formatuje liczbę jako tekst ze stałą liczbą miejsc po przecinku
3.	TEXT Formatuje liczbę i konwertuje ją na tekst

Functions that convert the Text to Numbers -

S.No.	Opis funkcji
1.	VALUE Konwertuje argument tekstowy na liczbę

Executing Data Operations with the Text Functions

Być może będziesz musiał wykonać pewne operacje tekstowe na swoich danych. Na przykład, jeśli identyfikatory logowania pracowników zostaną zmienione na nowy format w organizacji w oparciu o zmianę formatu, może być konieczne dokonanie zamiany tekstu.

Poniższe funkcje tekstowe pomagają w wykonywaniu operacji tekstowych na danych zawierających tekst -

S.No.	Opis funkcji
1.	REPLACE Zastępuje znaki w tekście
2.	SUBSTITUTE Zastępuje stary tekst w ciągu tekstowym nowym tekstem
3.	CONCATENATE Łączy kilka elementów tekstowych w jeden element tekstowy
4.	CONCAT Łączy tekst z wielu zakresów i / lub ciągów, ale nie zawiera separatora ani argumentów IgnoreEmpty.
5.	TEXTJOIN Łączy tekst z wielu zakresów i / lub ciągów i zawiera separator określony przez użytkownika między każdą wartością tekstową, która zostanie połączona. Jeśli separator jest pustym ciągiem tekstowym, ta funkcja skutecznie połączy zakresy.
6.	REPT Powtarza tekst określoną liczbę razy

Dane, które uzyskujesz z różnych źródeł, mogą zawierać wartości dat. W tym rozdziale dowiesz się, jak przygotować dane zawierające wartości danych do analizy.

Dowiesz się o -

• Formaty dat
  • Data w formacie seryjnym
  • Data w różnych formatach miesiąc-dzień-rok
• Konwersja dat w formacie seryjnym na format miesiąc-dzień-rok
• Konwersja dat w formacie miesiąc-dzień-rok na format seryjny
• Uzyskiwanie dzisiejszej daty
• Znajdowanie dnia roboczego po określonych dniach
• Dostosowywanie definicji weekendu
• Liczba dni roboczych między dwoma podanymi datami
• Wyodrębnianie roku, miesiąca, dnia z daty
• Wyodrębnianie dnia tygodnia z daty
• Uzyskanie daty z roku, miesiąca i dnia
• Obliczanie liczby lat, miesięcy i dni między dwiema datami

Formaty dat

Excel obsługuje Date wartości na dwa sposoby -

• Format seryjny
• W różnych formatach rok-miesiąc-dzień

Możesz konwertować -

• ZA Date w formacie seryjnym do Date w formacie rok-miesiąc-dzień

• ZA Date w formacie rok-miesiąc-dzień do pliku Date w formacie seryjnym

Data w formacie seryjnym

ZA Date w formacie szeregowym to dodatnia liczba całkowita reprezentująca liczbę dni między podaną datą a 1 stycznia 1900 r. Zarówno bieżąca Datei 1 stycznia 1900 są wliczane do liczby. Na przykład 42354 to plikDate co oznacza 12/16/2015.

Data w formatach miesiąc-dzień-rok

Excel obsługuje różne pliki Date Formaty oparte na Locale(Lokalizacja), którą wybierzesz. Dlatego musisz najpierw określić zgodność swojegoDateformatów i analizy danych. Zauważ, że pewneDate formaty są poprzedzone * (gwiazdką) -

• Date Formaty zaczynające się od * (gwiazdka) reagują na zmiany regionalnych ustawień daty i godziny określonych dla systemu operacyjnego

• Date na formaty bez * (gwiazdka) nie mają wpływu ustawienia systemu operacyjnego

Dla zrozumienia można przyjąć Stany Zjednoczone jako ustawienia regionalne. Znajdziesz następująceDate formaty do wyboru dla Date- 8 ^th czerwca 2016 -

• * 6/8/2016 (dotyczy ustawień systemu operacyjnego)
• * Środa, 8 czerwca 2016 r. (Dotyczy ustawień systemu operacyjnego)
• 6/8
• 6/8/16
• 06/08/16
• 8-Jun
• 8-Jun-16
• 08-Jun-16
• Jun-16
• June-16
• J
• J-16
• 6/8/2016
• 8-Jun-2016

Jeśli wpiszesz tylko dwie cyfry reprezentujące rok i jeśli -

• Cyfry to 30 lub więcej, Excel zakłada, że ​​cyfry oznaczają lata dwudziestego wieku.

• Cyfry są mniejsze niż 30, program Excel zakłada, że ​​cyfry oznaczają lata w XXI wieku.

Na przykład 1/1/29 jest traktowany jako 1 stycznia 2029 r., A 1/1/30 jest traktowany jako 1 stycznia 1930 r.

Konwersja dat w formacie seryjnym na format miesiąc-dzień-rok

Aby przekonwertować daty z formatu seryjnego na format miesiąc-dzień-rok, wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij Number w zakładce Format Cells Okno dialogowe.

• Kliknij Date pod Category.

• Wybierz Locale. DostępneDate formaty zostaną wyświetlone jako lista pod Type.

• Kliknij plik Format pod Type aby spojrzeć na podgląd w polu obok Sample.

Po wybraniu formatu kliknij OK.

Konwersja dat w formacie miesiąc-dzień-rok na format seryjny

Możesz konwertować daty w formacie miesiąc-dzień-rok na format seryjny na dwa sposoby -

• Za pomocą Format Cells Okno dialogowe

• Korzystanie z programu Excel DATEVALUE funkcjonować

Korzystanie z okna dialogowego Formatowanie komórek

• Kliknij Number w zakładce Format Cells Okno dialogowe.

• Kliknij General pod Category.

Korzystanie z funkcji DATA.WARTOŚĆ programu Excel

Możesz użyć programu Excel DATEVALUE funkcja do konwersji Date do Serial Numberformat. Musisz załączyć plikDateargument w „”. Na przykład,

= DATA.WARTOŚĆ („6/8/2016”) daje 42529

Uzyskiwanie dzisiejszej daty

Jeśli chcesz wykonać obliczenia na podstawie dzisiejszej daty, po prostu użyj funkcji programu Excel DZISIAJ (). Wynik odzwierciedla datę użycia.

Poniższy zrzut ekranu Dzisiaj () Wykorzystanie funkcji została podjęta w dniu 16 ^th maja 2016 -

Znajdowanie dnia roboczego po określonych dniach

Konieczne może być wykonanie pewnych obliczeń na podstawie dni roboczych.

Dni robocze nie obejmują dni weekendowych i świąt. Oznacza to, że jeśli możesz zdefiniować swój weekend i święta, wszelkie obliczenia, które wykonasz, będą oparte na dniach roboczych. Na przykład możesz obliczyć termin płatności faktur, przewidywany czas dostawy, datę następnego spotkania itp.

Możesz użyć programu Excel WORKDAY i WORKDAY.INTL funkcje do takich operacji.

S.No.	Opis funkcji
1.	WORKDAY Zwraca liczbę kolejną daty przed określoną liczbą dni roboczych lub po niej
2.	WORKDAY.INTL Zwraca liczbę kolejną daty przed lub po określonej liczbie dni roboczych za pomocą parametrów wskazujących, które i ile dni są dniami weekendowymi

Na przykład, można określić 15 ^th dzień roboczy od dzisiaj (zrzut ekranu poniżej zostanie podjęta w dniu 16 ^th maja 2016) za pomocą funkcji dziś i roboczym.

Załóżmy, 25 ^th maja 2016 i 1 ^st czerwca 2016 są święta. Wtedy twoje obliczenia będą następujące -

Dostosowywanie definicji weekendu

Domyślnie weekend to sobota i niedziela, czyli dwa dni. Możesz również opcjonalnie zdefiniować swój weekend za pomocąWORKDAY.INTLfunkcjonować. Możesz określić swój własny weekend za pomocą numeru weekendu, który odpowiada dniom weekendu, jak podano w poniższej tabeli. Nie musisz zapamiętywać tych liczb, ponieważ gdy zaczniesz wpisywać funkcję, na liście rozwijanej pojawi się lista liczb i dni weekendowych.

Weekendowe dni	Numer weekendu
Sobota niedziela	1 lub pominięty
Niedziela poniedziałek	2
Poniedziałek wtorek	3
Wtorek środa	4
Środa Czwartek	5
Czwartek piątek	6
Piątek sobota	7
Tylko niedziela	11
Tylko w poniedziałek	12
Tylko we wtorek	13
Tylko w środę	14
Tylko w czwartek	15
Tylko w piątek	16
Tylko w sobotę	17

Załóżmy, że jeśli weekend przypada tylko w piątek, musisz użyć liczby 16 w funkcji DZIEŃ.ROBOCZY.INTL.

Liczba dni roboczych między dwoma podanymi datami

Może zaistnieć potrzeba obliczenia liczby dni roboczych między dwiema datami, na przykład w przypadku obliczania płatności na rzecz pracownika kontraktowego, który otrzymuje wynagrodzenie za dzień.

Liczbę dni roboczych między dwiema datami można znaleźć za pomocą funkcji programu Excel NETWORKDAYS i NETWORKDAYS.INTL. Podobnie jak w przypadku DNI.ROBOCZY i DNI.ROBOCZE.INTL, DNI.ROBOCZE i DNI.ROBOCZE.INTL umożliwiają określenie dni wolnych, aw przypadku DNI.ROBOCZY.INTL można dodatkowo określić weekend.

S.No.	Opis funkcji
1.	NETWORKDAYS Zwraca liczbę pełnych dni roboczych między dwiema datami
2.	NETWORKDAYS.INTL Zwraca liczbę pełnych dni roboczych między dwiema datami przy użyciu parametrów wskazujących, które i ile dni przypadają na weekendy

Możesz obliczyć liczbę dni roboczych między dniem dzisiejszym a inną datą za pomocą funkcji DZIŚ i DNI.ROBOCZE. W podanym poniżej zrzut ekranu, dzisiaj jest 16 ^th maja 2016, a data zakończenia jest 16 ^th czerwca 2016. 25 ^th maja 2016 i 1 ^st czerwca 2016 są święta.

Ponownie zakłada się, że weekend przypada na sobotę i niedzielę. Możesz mieć własną definicję weekendu i obliczyć liczbę dni roboczych między dwiema datami za pomocą funkcji NETWORKDAYS.INTL. Na poniższym zrzucie ekranu tylko piątek jest zdefiniowany jako weekend.

Wyodrębnianie roku, miesiąca, dnia z daty

Możesz wyodrębnić z każdej daty na liście dat, odpowiedni dzień, miesiąc i rok, korzystając z funkcji programu Excel DZIEŃ, MIESIĄC i ROK.

Weźmy na przykład pod uwagę następujące daty -

Z każdej z tych dat można wyodrębnić dzień, miesiąc i rok w następujący sposób -

Wyodrębnianie dnia tygodnia z daty

Możesz wyodrębnić z każdej daty na liście dat, odpowiadający jej dzień tygodnia, za pomocą funkcji WEEKDAY programu Excel.

Rozważmy ten sam przykład podany powyżej.

Uzyskanie daty z roku, miesiąca i dnia

Twoje dane mogą mieć osobno informacje o roku, miesiącu i dniu. Musisz uzyskać datę łączącą te trzy wartości, aby wykonać jakiekolwiek obliczenia. Aby uzyskać wartości dat, możesz użyć funkcji DATA.

Weź pod uwagę następujące dane -

Użyj funkcji DATA, aby uzyskać wartości DATA.

Obliczanie lat, miesięcy i dni między dwiema datami

Być może trzeba będzie obliczyć czas, który upłynął od określonej daty. Możesz potrzebować tych informacji w postaci lat, miesięcy i dni. Prostym przykładem byłoby obliczenie obecnego wieku osoby. To faktycznie różnica między datą urodzenia a dniem dzisiejszym. W tym celu możesz użyć funkcji Excel DATEDIF, DZIŚ i ZŁĄCZ.

Dane wyjściowe są następujące -

Dane, które uzyskujesz z różnych źródeł, mogą zawierać wartości czasu. W tym rozdziale dowiesz się, jak przygotować dane zawierające wartości czasu do analizy.

Dowiesz się o -

• Formaty czasu
  • Czas w formacie seryjnym
  • Czas w formacie godzina-minuta-sekunda
• Konwersja czasów w formacie szeregowym na format godzina-minuta-sekunda
• Konwersja czasów w formacie godzina-minuta-sekunda na format szeregowy
• Uzyskiwanie aktualnego czasu
• Uzyskiwanie czasu z godziny, minuty i sekundy
• Wydobywanie godziny, minuty i sekundy z czasu
• Liczba godzin między godziną rozpoczęcia a godziną zakończenia

Formaty czasu

Excel obsługuje Time Wartości na dwa sposoby -

• Format seryjny
• W różnych formatach godzina-minuta-sekunda

Możesz konwertować -

• Time w formacie seryjnym do Time w formacie godzina-minuta-sekunda

• Time w formacie godzina-minuta-sekunda na Time w formacie seryjnym

Czas w formacie seryjnym

Time w formacie seryjnym jest liczbą dodatnią, która reprezentuje Timejako ułamek 24-godzinnego dnia, przy czym punktem wyjścia jest północ. Na przykład 0,29 oznacza 7 rano, a 0,5 oznacza 12:00.

Możesz także łączyć Date i Timew tej samej komórce. Numer seryjny to liczba dni po 1 stycznia 1900 r. Oraz ułamek czasu powiązany z podanym czasem. Na przykład, jeśli wpiszesz 17 maja 2016 6 rano, zostanie on przekonwertowany na 42507,25 po sformatowaniu komórki jakoGeneral.

Czas w formacie godzina-minuta-sekunda

Excel umożliwia określenie czasu w formacie godzina-minuta-sekunda z dwukropkiem (:) po godzinie i drugim dwukropkiem przed sekundami. Na przykład 8:50, 20:50 lub tylko 8:50 w formacie 12-godzinnym lub 8:50, 20:50 w formacie 24-godzinnym. Czas 8:50:55 to 8 godzin, 50 minut i 55 sekund.

Możesz także wspólnie określić datę i godzinę. Na przykład, jeśli wpiszesz 17 maja 2016 7:25 w komórce, zostanie ona wyświetlona jako 5/17/2016 7:25 i reprezentuje 5/17/2016 07:25:00.

Excel obsługuje różne pliki Time formaty oparte na Locale(Lokalizacja), którą wybierzesz. Dlatego musisz najpierw określić zgodność swojegoTime formaty i analiza danych pod ręką.

Dla zrozumienia można przyjąć Stany Zjednoczone jako ustawienia regionalne. Znajdziesz następująceTime formaty do wyboru Date i Time- 17 ^th maja 2016 godzina szesnasta -

• 16:00:00
• 16:00
• 16:00
• 16:00:00
• 17.05.16 16:00
• 17.05.16 16:00

Konwersja czasów w formacie szeregowym na format godzina-minuta-sekunda

Aby przekonwertować format czasu szeregowego na format godzina-minuta, wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij Number w zakładce Format Cells Okno dialogowe

• Kliknij Time pod Category.

• Wybierz Locale. DostępnyTime formaty zostaną wyświetlone jako lista pod Type.

• Kliknij plik Format pod Type aby spojrzeć na podgląd w polu obok Sample.

Po wybraniu formatu kliknij OK

Konwersja czasów w formacie godzina-minuta-sekunda na format szeregowy

Możesz przekonwertować czas na Hour-Minute-Second formatować do formatu seryjnego na dwa sposoby -

• Za pomocą Format Cells Okno dialogowe

• Korzystanie z programu Excel TIMEVALUE funkcjonować

Korzystanie z okna dialogowego Formatowanie komórek

• Kliknij Number w zakładce Format Cells Okno dialogowe.

• Kliknij General pod Category.

Korzystanie z funkcji TIMEVALUE programu Excel

Możesz użyć programu Excel TIMEVALUE funkcja do konwersji Time do Serial Numberformat. Musisz załączyć plikTimeargument w „”. Na przykład,

TIMEVALUE ("16:55:15") daje wynik 0,70503472

Uzyskiwanie aktualnego czasu

Jeśli chcesz wykonać obliczenia na podstawie bieżącego czasu, po prostu użyj funkcji programu Excel TERAZ (). Wynik odzwierciedla datę i godzinę użycia.

Ekran po strzał Now () Wykorzystanie funkcji została podjęta w dniu 17 ^-go maja, 2016 o 12:22 PM.

Uzyskiwanie czasu z godziny, minuty i sekundy

Twoje dane mogą zawierać osobne informacje o godzinach, minutach i sekundach. Załóżmy, że musisz uzyskać czas łączący te 3 wartości, aby wykonać jakiekolwiek obliczenia. Możesz użyć funkcji czasu funkcji programu Excel, aby uzyskać wartości czasu.

Wydobywanie godziny, minuty i sekundy z czasu

Możesz wyodrębnić godzinę, minutę i sekundę z określonego czasu za pomocą funkcji GODZINA, MINUTA i SEKUNDY programu Excel.

Liczba godzin między godziną rozpoczęcia a godziną zakończenia

Podczas wykonywania obliczeń na wartościach czasu wyświetlany wynik zależy od formatu używanego w komórce. Na przykład możesz obliczyć liczbę godzin między 9:30 a 18:00 w następujący sposób -

• C4 jest sformatowane jako czas
• C5 i C6 są sformatowane jako liczba.

Różnica czasu jest podawana w dniach. Aby przeliczyć na godziny, musisz pomnożyć przez 24.

W programie Microsoft Excel możesz użyć Conditional Formattingdo wizualizacji danych. Musisz określić formatowanie zakresu komórek na podstawie zawartości zakresu komórek. Komórki spełniające określone warunki będą sformatowane zgodnie z definicją.

Przykład

W zakresie zawierającym dane o sprzedaży z ostatniego kwartału dla zbioru sprzedawców możesz wyróżnić komórki reprezentujące tych, którzy osiągnęli zdefiniowaną wartość docelową, powiedzmy 2500 USD.

Możesz ustawić warunek jako łączną sprzedaż osoby> = $2500i określ kod koloru - zielony. Excel sprawdza każdą komórkę w zakresie, aby określić, czy podany przez Ciebie warunek, tj. Całkowita sprzedaż danej osoby> = 2500 USD, jest spełniony.

Excel zastosuje wybrany format, czyli zielony kolor do wszystkich komórek spełniających warunek. Jeśli zawartość komórki nie spełnia warunku, formatowanie komórki pozostaje niezmienione. Wynik jest zgodny z oczekiwaniami, tylko dla sprzedawców, którzy osiągnęli cel, komórki są podświetlone na zielono - szybka wizualizacja wyników analizy.

Możesz określić dowolną liczbę warunków formatowania, określając Rules. Możesz wybrać reguły, które pasują do twoich warunków

• Wyróżnij reguły komórek
• Zasady Top / Bottom

Możesz także zdefiniować własne zasady. Możesz -

• Dodaj regułę
• Wyczyść istniejącą regułę
• Zarządzaj określonymi regułami

Ponadto masz kilka opcji formatowania w programie Excel, aby wybrać te, które są odpowiednie dla Twojej wizualizacji danych -

• Paski danych
• Skale kolorów
• Zestawy ikon

Formatowanie warunkowe zostało promowane w stosunku do wersji Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. Przykłady, które można znaleźć w tym rozdziale, pochodzą z programu Excel 2013.

W kolejnych sekcjach poznasz reguły formatowania warunkowego, opcje formatowania oraz sposób pracy z regułami.

Podświetl reguły komórek

Możesz użyć Highlight Cells reguła przypisywania formatu do komórek, których zawartość spełnia dowolne z następujących kryteriów -

• Liczby w podanym zakresie liczbowym -
  • Lepszy niż
  • Mniej niż
  • Between
  • Równy
• Tekst zawierający podany ciąg tekstowy.
• Data przypadająca w podanym zakresie dat w stosunku do daty bieżącej -
  • Yesterday
  • Today
  • Tomorrow
  • W ciągu ostatnich 7 dni
  • Zeszły tydzień
  • W tym tygodniu
  • W następnym tygodniu
  • W zeszłym miesiącu
  • Ten miesiąc
  • W następnym miesiącu
• Wartości, które są zduplikowane lub unikalne.

Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby warunkowo sformatować komórki -

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Highlight Cells Rules z menu rozwijanego.

• Kliknij Greater Thani określ> 750. Wybierz kolor zielony.

• Kliknij Less Than i określ <500. Wybierz kolor czerwony.

• Kliknij Between i podaj 500 i 750. Wybierz kolor żółty.

Dane zostaną podświetlone na podstawie podanych warunków i odpowiedniego formatowania.

Zasady Top / Bottom

Możesz użyć Top / Bottom Rules aby przypisać format do komórek, których zawartość spełnia dowolne z następujących kryteriów -

• Top 10 items - komórki zajmujące pierwsze miejsce w N, gdzie 1 <= N <= 1000.

• Top 10% - komórki, które zajmują najwyższe n%, gdzie 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 items - Komórki, które zajmują najniższe N, gdzie 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% - komórki zajmujące najniższe n%, gdzie 1 <= n <= 100.

• Above average - Komórki powyżej średniej dla wybranego zakresu.

• Below average - Komórki, które są poniżej średniej dla wybranego zakresu.

Wykonaj kroki podane poniżej, aby przypisać reguły Góra / Dół.

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Top/Bottom Rulesz menu rozwijanego. Pojawią się opcje reguł Top / Bottom.

• Kliknij Top Ten Items i określ 5. Wybierz kolor zielony.

• Kliknij Bottom Ten Items i określ 5. Wybierz kolor czerwony.

Dane zostaną podświetlone na podstawie podanych warunków i odpowiedniego formatowania.

• Powtórz pierwsze trzy kroki podane powyżej.

• Kliknij Top Ten% i określ 5. Wybierz kolor zielony.

• Kliknij Bottom Ten% i określ 5. Wybierz kolor czerwony.

Dane zostaną podświetlone na podstawie podanych warunków i odpowiedniego formatowania.

• Powtórz pierwsze trzy kroki podane powyżej.

• Kliknij Above Average. Wybierz kolor zielony.

• Kliknij Below Average. Wybierz kolor czerwony.

Dane zostaną podświetlone na podstawie podanych warunków i odpowiedniego formatowania.

Paski danych

Możesz użyć kolorowego Data Barsaby zobaczyć wartość w komórce w stosunku do wartości w innych komórkach. Długość paska danych reprezentuje wartość w komórce. Dłuższy słupek oznacza wyższą wartość, a krótszy słupek mniejszą wartość. Masz do wyboru sześć jednolitych kolorów pasków danych - niebieski, zielony, czerwony, żółty, jasnoniebieski i fioletowy.

Paski danych są pomocne w wizualizacji wyższych, niższych i pośrednich wartości w przypadku dużych ilości danych. Przykład - Temperatury dzienne w różnych regionach w danym miesiącu. Możesz użyć pasków koloru wypełnienia gradientowego, aby zwizualizować wartość w komórce w stosunku do wartości w innych komórkach. Masz sześćGradient Colors do wyboru dla pasków danych - niebieski, zielony, czerwony, żółty, jasnoniebieski i fioletowy.

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Data Barsz menu rozwijanego. PlikGradient Fill opcje i Fill pojawią się opcje.

Kliknij niebieski pasek danych w Gradient Fill opcje.

• Powtórz pierwsze trzy kroki.

• Kliknij niebieski pasek danych w Solid Fill opcje.

Można również sformatować paski danych w taki sposób, aby pasek danych rozpoczynał się w środku komórki i rozciągał w lewo w przypadku wartości ujemnych i w prawo w przypadku wartości dodatnich.

Skale kolorów

Możesz użyć Color Scalesaby zobaczyć wartość w komórce w stosunku do wartości w innych komórkach w danym zakresie. Jak w przypadkuHighlight Cells Rules, a Color Scaleużywa cieniowania komórek do wyświetlania różnic w wartościach komórek. Do zakresu komórek zostanie zastosowany gradient koloru. Kolor wskazuje, gdzie każda wartość komórki mieści się w tym zakresie.

Możesz wybierać spośród -

• Trzy - skala kolorów -
  • Skala kolorów zielono - żółto - czerwono
  • Skala kolorów czerwony - żółty - zielony
  • Skala kolorów zielono - biało - czerwono
  • Skala kolorów czerwono-biało-zielonego
  • Niebiesko - biało - czerwona skala kolorów
  • Skala kolorów czerwono - biało - niebieskiej
• Skala dwukolorowa -
  • Biało-czerwona skala kolorów
  • Skala kolorów czerwono-biała
  • Skala kolorów zielono-biała
  • Skala koloru biało-zielonego
  • Skala kolorów zielono-żółta
  • Żółto-zielona skala kolorów

Wykonaj czynności podane poniżej -

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Color Scalesz menu rozwijanego. PlikColor Scale pojawią się opcje.

• Kliknij Skalę kolorów zielono-żółto-czerwoną.

Dane zostaną podświetlone na podstawie skali kolorów zielono - żółto - czerwono w wybranym zakresie.

• Powtórz pierwsze trzy kroki.
• Kliknij skalę kolorów zielono-białą.

Dane zostaną podświetlone w oparciu o zielono-białą skalę kolorów w wybranym zakresie.

Zestawy ikon

Możesz użyć zestawów ikon do wizualizacji różnic liczbowych. Dostępne są następujące zestawy ikon -

Jak zauważyłeś, zestaw ikon składa się z trzech do pięciu symboli. Możesz zdefiniować kryteria, aby skojarzyć ikonę z każdą wartością w zakresie komórek. Na przykład czerwona strzałka w dół dla małych liczb, zielona strzałka w górę dla dużych liczb i żółta strzałka pozioma dla wartości pośrednich.

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Icon Setsz menu rozwijanego. PlikIcon Sets pojawią się opcje.

• Kliknij kolorowe trzy strzałki.

Kolorowe strzałki pojawiają się obok danych w oparciu o wartości w wybranym zakresie.

• Powtórz pierwsze trzy kroki. PlikIcon Sets pojawią się opcje.

• Wybierz 5 ocen. Ikony ocen pojawiają się obok danych w oparciu o wartości w wybranym zakresie.

Nowa zasada

Możesz użyć New Rule aby utworzyć własną formułę jako warunek formatowania komórki zgodnie z definicją.

Istnieją dwa sposoby korzystania z nowej reguły -

• Z New Rule opcję z menu rozwijanego

• Z New Rule przycisk Manage Rules Okno dialogowe

Z opcją Nowa reguła z menu rozwijanego

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij New Rule z menu rozwijanego.

Plik New Formatting Rule pojawi się okno dialogowe.

• W polu Wybierz typ reguły wybierz opcję Użyj formuły, aby określić, które komórki sformatować. Edit the Rule Description pojawi się okno.

• W wartościach formatu, w których ta formuła jest prawdziwa: wpisz formułę.

• Kliknij przycisk formatowania i kliknij OK.

Komórki zawierające wartości z formułą PRAWDA są sformatowane zgodnie z definicją.

Za pomocą przycisku Nowa reguła w oknie dialogowym Zarządzaj regułami

• Wybierz zakres do sformatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Manage Rules z menu rozwijanego.

Plik Conditional Formatting Rules Manager pojawi się okno dialogowe.

Kliknij New Rule przycisk.

Plik New Formatting Rule pojawi się okno dialogowe.

Powtórz powyższe kroki, aby zdefiniować formułę i format.

Plik Conditional Formatting Rules Manager pojawi się okno dialogowe ze zdefiniowanym New Rulepodświetlony. KliknijApply przycisk.

Komórki zawierające wartości z formułą PRAWDA są sformatowane zgodnie z definicją.

Jasne zasady

Możesz wyczyścić reguły, aby usunąć wszystkie utworzone przez siebie formaty warunkowe

• Wybrane komórki
• Bieżący arkusz roboczy
• Wybrana tabela
• Wybrana tabela przestawna

Postępuj zgodnie z podanymi krokami -

• Wybierz zakres / kliknij arkusz roboczy / kliknij tabelę> tabelę przestawną, w której należy usunąć reguły formatowania warunkowego.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Clear Rulesz menu rozwijanego. Pojawią się opcje Wyczyść reguły.

Wybierz odpowiednią opcję. Formatowanie warunkowe jest usuwane z zakresu / arkusza / tabeli / tabeli przestawnej.

Zarządzaj regułami

Możesz Manage Rulesz Conditional Formatting Rules Managerokno. Możesz zobaczyć reguły formatowania dla bieżącego zaznaczenia, dla całego bieżącego arkusza roboczego, dla innych arkuszy w skoroszycie lub tabel lub tabel przestawnych w skoroszycie.

• Kliknij Conditional Formatting w Styles grupa pod Home patka.

• Kliknij Manage Rules z menu rozwijanego.

Plik Conditional Formatting Rules Manager pojawi się okno dialogowe.

Kliknij strzałkę w polu listy obok Show formatting rules for Pojawi się bieżący wybór, ten arkusz i inne arkusze, tabele, tabela przestawna, jeśli istnieją z warunkowymi regułami formatowania.

Wybierz This Worksheetz listy rozwijanej. Reguły formatowania w bieżącym arkuszu roboczym pojawiają się w kolejności, w jakiej zostaną zastosowane. Możesz zmienić tę kolejność za pomocą strzałek w górę iw dół.

Możesz dodać nową regułę, edytować regułę i usunąć regułę.

• Już widziałeś New Rulewe wcześniejszej sekcji. Możesz usunąć regułę, wybierając regułę i klikającDelete Rule. Podświetlona reguła zostanie usunięta.

• Aby edytować regułę, wybierz REGUŁĘ i kliknij Edit Rule. Edit Formatting Rule pojawi się okno dialogowe.

• Możesz

  • Wybierz typ reguły

  • Edytuj opis reguły

  • Edytuj formatowanie

• Po wprowadzeniu zmian kliknij OK.

• Zmiany w regule zostaną odzwierciedlone w Conditional Formatting Rules ManagerOkno dialogowe. KliknijApply.

• Dane zostaną podświetlone na podstawie zmodyfikowanych Conditional Formatting Rules.

Sortowanie danych jest integralną częścią analizy danych. Możesz uporządkować listę nazwisk w porządku alfabetycznym, skompilować listę wyników sprzedaży od największej do najniższej lub uporządkować wiersze według kolorów lub ikon. Sortowanie danych pomaga szybko wizualizować i lepiej rozumieć dane, organizować i znajdować potrzebne dane, a ostatecznie podejmować skuteczniejsze decyzje.

Możesz sortować według kolumn lub wierszy. Większość rodzajów, których używasz, to sortowanie kolumnowe.

Możesz sortować dane w jednej lub wielu kolumnach według

• tekst (od A do Z lub od Z do A)
• liczby (od najmniejszej do największej lub od największej do najmniejszej)
• daty i godziny (od najstarszych do najnowszych i od najnowszych do najstarszych)
• lista niestandardowa (np. duża, średnia i mała)
• format, w tym kolor komórki, kolor czcionki lub zestaw ikon

Kryteria sortowania dla tabeli są zapisywane w skoroszycie, dzięki czemu można ponownie zastosować sortowanie do tej tabeli za każdym razem, gdy otwierasz skoroszyt. Kryteria sortowania nie są zapisywane dla zakresu komórek. W przypadku sortowania wielokolumnowego lub sortowania, którego utworzenie zajmuje dużo czasu, można przekonwertować zakres na tabelę. Następnie możesz ponownie zastosować sortowanie po otwarciu skoroszytu.

We wszystkich przykładach w kolejnych sekcjach znajdziesz tylko tabele, ponieważ bardziej sensowne jest sortowanie tabeli.

Sortuj według tekstu

Możesz sortować tabelę, używając kolumny zawierającej tekst.

Poniższa tabela zawiera informacje o pracownikach w organizacji (możesz zobaczyć tylko kilka pierwszych wierszy danych).

• Aby posortować tabelę według tytułu kolumny zawierającej tekst, kliknij nagłówek kolumny - Title.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort A to Z

Tabela zostanie posortowana według kolumny - Tytuł w rosnącej kolejności alfanumerycznej.

Note - Możesz sortować w malejącej kolejności alfanumerycznej, klikając Sort Z to A. Możesz także sortować z uwzględnieniem wielkości liter. Iść przezSort by a Custom List sekcja podana poniżej.

Sortuj według liczb

Aby posortować tabelę według kolumny ManagerID zawierającej liczby, wykonaj kroki podane poniżej -

• Kliknij nagłówek kolumny - ManagerID.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort A to Z

Kolumna ManagerID zostanie posortowana w rosnącej kolejności liczbowej. Możesz sortować malejąco według liczb, klikając Sortuj od Z do A.

Sortuj według dat lub godzin

Aby posortować tabelę według kolumny HireDate zawierającej daty, wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij nagłówek kolumny - HireDate.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort A to Z jak pokazano na zrzucie ekranu podanym poniżej -

Kolumna - HireDate zostanie posortowana według dat posortowanych od najstarszych do najnowszych. Możesz sortować daty od najnowszych do najstarszych, klikającSort Z to A.

Sortuj według koloru komórki

Aby posortować tabelę według sumy znaczników kolumn, które zawierają komórki z kolorami (formatowane warunkowo) -

• Kliknij nagłówek kolumny - Łączna liczba ocen.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort. Pojawi się okno dialogowe Sortowanie.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort on tak jak Cell Color i określ kolor zielony w Order. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort on tak jak Cell Color i określ kolor żółty w Order. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort on tak jak Cell Color i określ kolor Czerwony w Order.

Kolumna - Total Marks zostanie posortowana według koloru komórki, jak określono w Zamówieniu.

Sortuj według koloru czcionki

Aby posortować kolumnę Total Marks w tabeli, która zawiera komórki z kolorami czcionek (sformatowane warunkowo) -

• Kliknij nagłówek kolumny - Total Marks.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort. Pojawi się okno dialogowe Sortowanie.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Font Colori określ kolor zielony w Order. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Font Color i określ kolor żółty w Order. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Font Color i określ kolor czerwony w Order.

Kolumna - Łączna liczba ocen jest sortowana według koloru czcionki określonego w zamówieniu.

Sortuj według ikony komórki

Aby posortować tabelę według kolumny Oznaczenia ogółem, która zawiera komórki z ikonami komórek (sformatowane warunkowo), wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij nagłówek kolumny - Łączna liczba ocen.

• Kliknij Data patka.

• w Sort & Filter grupę, kliknij Sort. Pojawi się okno dialogowe Sortowanie.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Cell Icon i określić w

  
  Order. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Cell Iconi określić

  
  w zamówieniu. Kliknij Dodaj poziom.

• Wybierać Sort By jako Total Marks, Sort On tak jak Cell Iconi określić

  
  w zamówieniu.

Kolumna - Łączna liczba punktów zostanie posortowana według ikony komórki, jak określono w zamówieniu.

Sortuj według listy niestandardowej

Możesz utworzyć listę niestandardową i posortować tabelę według listy niestandardowej.

W poniższej tabeli znajdziesz kolumnę wskaźnika z tytułem - Pozycja. Ma wartości wysokie, średnie i niskie na podstawie pozycji sumy ocen w całym zakresie.

Teraz przypuśćmy, że chcesz posortować kolumnę - Pozycja, w której wszystkie wartości wysokie na górze, wszystkie wartości niskie na dole i wszystkie średnie wartości pomiędzy. Oznacza to, że żądana kolejność jest niska, średnia i wysoka. ZSort A to Z, otrzymujesz zamówienie wysokie, niskie i średnie. Z drugiej strony zSort Z to A, otrzymujesz zamówienie średnie, niskie i wysokie.

Możesz rozwiązać ten problem, tworząc listę niestandardową.

• Zdefiniuj kolejność listy niestandardowej jako wysoką, średnią i niską w zakresie komórek, jak pokazano poniżej.

• Wybierz ten zakres.

• Kliknij File patka.

• Kliknij Options. wExcel Options okno dialogowe, kliknij Advanced.

• Przewiń do General.

• Kliknij Edit Custom Lists.

Plik Edit Custom Listspojawi się okno dialogowe. Zaznaczony zakres w arkuszu pojawia się wImport list from cells Box. KliknijImport.

Twoja lista niestandardowa zostanie dodana do Custom Lists. Kliknij OK.

Następnym krokiem jest posortowanie tabeli za pomocą tej listy niestandardowej.

• Kliknij kolumnę - położenie. KliknijSort. wSort w oknie dialogowym, upewnij się Sort By to pozycja, Sort On to wartości.

• Kliknij Order. WybierzCustom List. Pojawi się okno dialogowe Listy niestandardowe.

• Kliknij na High, Medium, LowLista niestandardowa. Kliknij OK.

w Sort okno dialogowe w Order Pudełko, High, Medium, Lowpojawia się. Kliknij OK.

Tabela zostanie posortowana w określonej kolejności - wysoka, średnia, niska.

Możesz tworzyć listy niestandardowe na podstawie następujących wartości -

• Text
• Number
• Date
• Time

Nie można tworzyć list niestandardowych na podstawie formatu, tj. Według koloru komórki / czcionki lub ikony komórki.

Sortuj według wierszy

Możesz również sortować tabelę według wierszy. Wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij wiersz, w którym chcesz posortować dane.

• Kliknij Sort.

• w Sort okno dialogowe, kliknij Options. PlikSort Options otworzy się okno dialogowe.

• Pod Orientation, Kliknij Sort from left to right. Kliknij OK.

• Kliknij Sort byrząd. Wybierz wiersz.

• Wybierz wartości do sortowania On i od największego do najmniejszego dla Order.

Dane zostaną posortowane według wybranego wiersza w porządku malejącym.

Sortuj według więcej niż jednej kolumny lub wiersza

Możesz sortować tabelę według więcej niż jednej kolumny lub wiersza.

• Kliknij tabelę.

• Kliknij Sort.

• w Sort W oknie dialogowym określ kolumnę, według której chcesz sortować jako pierwszą.

Na poniższym zrzucie ekranu Sort By Tytuł, Sort On Wartości, Order A - Z są wybrane.

• Kliknij Add Level w SortOkno dialogowe. PlikThen By pojawi się okno dialogowe.

• Określ kolumnę, według której chcesz sortować dalej.

• Na poniższym zrzucie ekranu Then By Data wynajmu, Sort On Wartości, Order Wybrane są od najstarszych do najnowszych.

• Kliknij OK.

Dane zostaną posortowane według tytułu w rosnącej kolejności alfanumerycznej, a następnie według HireDate. Zobaczysz dane pracowników posortowane według tytułu oraz w każdej kategorii tytułów w kolejności stażu pracy.

Filtrowanie umożliwia wyodrębnienie danych spełniających zdefiniowane kryteria z danego zakresu lub tabeli. To szybki sposób na wyświetlenie tylko tych informacji, które są Ci potrzebne.

Możesz filtrować dane w zakresie, tabeli lub tabeli przestawnej.

Możesz filtrować dane według -

• Wybrane wartości
• Filtry tekstu, jeśli wybrana kolumna zawiera tekst
• Filtry dat, jeśli wybrana kolumna zawiera daty
• Filtry liczbowe, jeśli wybrana kolumna zawiera liczby
• Filtry liczbowe, jeśli wybrana kolumna zawiera liczby
• Kolor czcionki, jeśli wybrana kolumna zawiera czcionkę z kolorem
• Ikona komórki, jeśli wybrana kolumna zawiera ikony komórek
• Zaawansowany filtr
• Korzystanie z fragmentatorów

W tabeli nagłówki kolumn są automatycznie oznaczane jako filtry AutoFilters. AutoFilterjest reprezentowana przez strzałkę

obok nagłówka kolumny. KażdyAutoFilterma opcje filtrowania oparte na typie danych, które masz w tej kolumnie. Na przykład, jeśli kolumna zawiera liczby, po kliknięciu strzałki obok nagłówka kolumnyNumber Filter Options zjawić się.

Po kliknięciu opcji Filtruj lub po kliknięciu Custom Filter który pojawia się na końcu opcji Filtruj, Custom AutoFilter pojawi się okno dialogowe, w którym można dostosować opcje filtrowania.

In case of a Range, you can provide the column headers in the first row of the range and click on filter in the Editing group on Home tab. This will make the AutoFilter on for the Range. You can remove the filters that you have in your data. You can also reapply the filters when data changes occur.

Filter by Selected Values

You can choose what data is to be displayed by clicking the arrow next to a column header and selecting the Values in the column. Only those rows containing the selected values in the chosen column will be displayed.

Consider the following data −

If you want to display the data only for Position = High, click the arrow next to Position. A drop-down box appears with all the values in the position column. By default, all the values will be selected.

• Click Select All. All the boxes are cleared.
• Select High as shown in the following screen shot.

Click OK. Only those Rows, which have the value High as Position, will be displayed.

Filter by Text

Consider the following data −

You can filter this data such that only those Rows wherein the Title is “Manager” will be displayed.

Click the arrow next to the column header Title. From the drop-down list, click Text Filters. Text filter options appear.

Select Contains from the available options. The Custom AutoFilter dialog box opens. Type Manager in the Box next to Contains.

Click OK. Only the Rows where Title contains Manager will be displayed.

Filter by Date

You can filter this data further such that only those Rows wherein the Title is “Manager” and HireDate is prior to 2011 can be displayed. That means you will display the Employee information for all the managers who have been with the organization from before 2011.

Click the arrow next to the column header HireDate. From the drop-down list, click Date Filters. The Date filter options appear. Select Before from the drop-down list.

Custom AutoFilter dialog box opens. Type 1/1/2011 in the box next to is before. You can also select the date from the date picker next to the box.

Click OK. Only the rows where Title contains Manager and HireDate is prior to 1/1/2011 will be displayed.

Filter by Numbers

Consider the following data −

You can filter this data such that only those rows where Total Marks > 850 can be displayed.

Click the arrow next to the column header Total Marks. From the drop-down list, click Number Filters. The Number Filter options appear.

Click Greater Than. Custom AutoFilter dialog box opens. Type 850 in the box next to Greater Than.

Click OK. Only the rows wherein the total marks are greater than 850 will be displayed.

Filter by Cell Color

If the data has different cell colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with different cell colors.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, click Filter by Color. The Filter by Cell Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the total marks column has green color cells will be displayed.

Filter by Font Color

If the data has different font colors or is conditionally formatted, you can filter by the colors that are displayed in your table.

Consider the following data. The column - Total Marks has conditional formatting with font color applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the Drop-Down List, click Filter by Color. Filter by Font Color options appear.

Select the green color and click OK. Only the rows wherein the Total Marks column has green color font will be displayed.

Filter by Cell Icon

If the data has different icons or a conditional format, you can filter by the icons that are shown in your table.

Consider the following data. The column Total Marks has conditional formatting with icons applied.

Click the arrow

in the header Total Marks. From the drop-down list, select Filter by Color. The Filter by Cell Icon options appear.

Select the icon

and click OK.

Only the rows wherein the Total Marks column has the

icon will be displayed.

Clear Filter

Removing filters is termed as Clear Filter in Excel.

You can remove

• A filter from a specific column, or
• All of the filters in the worksheet at once.

To remove a filter from a specific column, click the arrow in the table header of that column. From the drop-drown menu, click Clear Filter From “<specific Column Name>”.

The filter in the column is removed. To remove filtering from the entire worksheet, select

Clear in the

• Editing group on the Home tab, or

• Sort & Filter group in the Data tab.

All the filters in the worksheet are removed at once. Click Undo Show All

if you have removed the Filters by mistake.

Reapply Filter

When changes occur in your data, click Reapply in Sort & Filter group on the Data tab. The defined filter will be applied again on the modified data.

Advanced Filtering

You can use Advance Filtering if you want to filter the data of more than one column.

You need to define your filtering criteria as a range. Suppose you want to display the information of those employees who are specialists or whose EmployeeID is 2, define the Criteria as follows −

• Next, click Advanced in the Sort & Filter group on the Data tab. The Advanced Filter dialog box appears.

• Specify the List Range and the Criteria Range.

• You can either filter the list, in place or copy to another location.

• In the filtering given below, filter the data in place is chosen.

The employee information where ManagerID = 2 OR Title = “*Specialist” is displayed.

Suppose you want to display information about specialists and vice presidents. You can define the criteria and filter as follows −

The criteria you applied is Title = “*Specialist” OR Title = “Vice President”. The employee information of specialists and vice presidents will be displayed.

You can copy the filtered data to another location. You can also select only few columns to include in the copy operation.

• Copy EmployeedID, Title and SalariedFlag to the Cells Q2, R2, S2. This will be the first Row of your filtered data.

• Click on Advanced and in the Advanced Filter dialog box, click on Copy to another location. In the Copy to box, specify reference to the Headers you copied in another location, i.e. Q2:S2.

Click OK after specifying the List Range and Criteria Range. The selected columns in the filtered data will be copied to the location you specified.

Filtruj za pomocą fragmentatorów

Slicers do filtrowania danych w tabelach przestawnych zostały wprowadzone w programie Excel 2010. W programie Excel 2013 można użyć Slicers filtrować również dane w tabelach.

Rozważ dane w poniższej tabeli.

• Kliknij tabelę.
• Kliknij Table Toolsktóre pojawiają się na Wstążce.
• Plik Design Pojawia się wstążka.
• Kliknij Insert Slicer.

• Insert Slicers pojawi się okno dialogowe, jak pokazano na zrzucie ekranu podanym poniżej.

• w Insert Slicers W oknie dialogowym znajdziesz wszystkie nagłówki kolumn, w tym kolumny, które są ukryte.

• Zaznacz pola Tytuł i HireDate. Click OK.

ZA Slicer pojawia się dla każdego nagłówka tabeli, który zaznaczyłeś w Insert SlicersOkno dialogowe. W każdymSlicer, wszystkie wartości w tej kolumnie zostaną podświetlone.

W tytule Slicerkliknij pierwszą wartość. Tylko ta wartość zostanie podświetlona, ​​a pozostałe wartości nie zostaną zaznaczone. Ponadto wartości znajdziesz w HireDateSlicer które odpowiadają wartości w tytule Slicer również zostaną wyróżnione.

W tabeli wyświetlane są tylko wybrane wartości.

Możesz zaznaczyć / odznaczyć wartości we fragmentatorach, a zobaczysz, że dane są automatycznie aktualizowane w tabeli. Aby wybrać więcej niż jedną wartość, przytrzymaj klawisz Ctrl i wybierz wartości, które chcesz wyświetlić.

Wybierz wartości tytułu, które należą do działu księgowości i wartości HireDate w roku 2015 z dwóch fragmentatorów.

Możesz wyczyścić zaznaczenia w dowolnym fragmentatorze, klikając przycisk Wyczyść filtr

w prawym końcowym rogu nagłówka fragmentatora.

Jeśli masz listę danych, które chcesz pogrupować i podsumować, możesz użyć programu Excel Subtotal i Outlineaby wyświetlić wiersze lub kolumny podsumowania. Możesz użyćPivotTable również w tym celu, ale używając Subtotal i Outlineto najszybszy sposób analizowania zakresu danych. Zwróć na to uwagęSubtotal i Outline może być używany tylko w zakresie, a nie na stole.

Możesz utworzyć plik Outlinedo ośmiu poziomów, po jednym dla każdej grupy. Poziomy zewnętrzne są reprezentowane przez niższe liczby, a poziomy wewnętrzne przez wyższe liczby. Każdy poziom wewnętrzny wyświetla szczegółowe dane dotyczące poprzedniego poziomu zewnętrznego.

Aby zrozumieć, jak używać Subtotal i Outlinerozważmy następujący przykład, w którym dane dotyczące sprzedaży różnych pozycji są podane sprzedawcy pod względem lokalizacji i lokalizacji. W sumie istnieje 1891 wierszy danych.

Sumy częściowe

Możesz uzyskać sumę lokalizacji sprzedaży za pomocą Subtotal.

Najpierw posortuj dane według lokalizacji.

• Kliknij w dowolnym miejscu zakresu danych.

• Kliknij DATA patka.

• Kliknij Sort.

Dane są wybrane. PlikSort pojawi się okno dialogowe.

w Sort Okno dialogowe,

• Wybierz lokalizację dla Sort by

• Wybierz Wartości dla Sort On

• Wybierz od A do Z dla Order

Kliknij OK. Dane są posortowane według lokalizacji.

• Kliknij w dowolnym miejscu Zakres danych.

• Kliknij DATA patka.

• Kliknij Subtotal w OutlineGrupa. Dane zostaną wybrane, a plikSubtotal pojawi się okno dialogowe.

w Subtotal dialog pudełko,

• Wybierz lokalizację pod At each change in:

• Wybierz Suma poniżej Use function:

• Wybierz Jednostka i kwota pod Add subtotal to:

• Wybierz Replace current subtotals

• Wybierz Summary below data

Kliknij OK. Dane są pogrupowane na trzech poziomach, a sumy częściowe są obliczane według lokalizacji.

Note - Wyświetlane dane dotyczą poziomu 3 - tj. Całe dane.

Kliknij poziom konspektu 2. Totals zostanie wyświetlona lokalizacja dla jednostek i ilości.

Kliknij Poziom konspektu 1. Grand Totals wyświetli się dla jednostek i ilości.

Możesz powiększać lub pomniejszać dane, klikając Outline Levels lub klikając symbol + po lewej stronie danych.

Zagnieżdżone sumy częściowe

Możesz uzyskać sumę sprzedaży każdego sprzedawcy, używając lokalizacji Nested Subtotals.

Sort lokalizacja danych jest mądra, a następnie mądry sprzedawca.

• Kliknij w dowolnym miejscu zakresu danych.

• Kliknij DATA patka.

• Kliknij Sort. Dane są zaznaczone, a plikSort pojawi się okno dialogowe.

w Sort Okno dialogowe,

• Wybierz lokalizację dla Sort by

• Wybierz Wartości dla Sort On

• Wybierz od A do Z dla Order

• Kliknij Add Level

Then by pojawi się wiersz

• Wybierz nazwę dla Then by

• Wybierz Wartości dla Sort On

• Wybierz od A do Z dla Order

Kliknij OK. Dane są sortowane według lokalizacji, a następnie według nazwy.

• Kliknij w dowolnym miejscu Zakres danych

• Kliknij DATA patka

• Kliknij Subtotal w Outline Grupa

Dane zostaną wybrane. Subtotal pojawi się okno dialogowe.

w Subtotal Okno dialogowe,

• Wybierz lokalizację pod At each change in:

• Wybierz Suma poniżej Use function:

• Wybierz Jednostka i kwota pod Add subtotal to:

• Wybierz Replace current subtotals

• Wybierz Summary below data

Kliknij OK. Dane są pogrupowane na trzech poziomach, a sumy częściowe są obliczane według lokalizacji, jak opisano wcześniej.

• Kliknij Subtotal.

w Subtotal Okno dialogowe,

• Wybierz nazwę pod At each change in:

• Wybierz Suma poniżej Use function:

• Wybierz Jednostka i kwota pod Add subtotal to:

• Unselect Replace current subtotals

• Wybierz Summary below data

Kliknij OK. Dane są pogrupowane na czterech poziomach, a sumy częściowe są obliczane z uwzględnieniem lokalizacji i nazwy.

Kliknij Outline Level 3. PlikTotals będzie wyświetlana nazwa mądra i lokalizacja mądra dla jednostek i ilości.

Kliknij Outline Level 2. PlikTotals zostanie wyświetlona lokalizacja w odniesieniu do jednostek i ilości.

Kliknij Outline Level 1. PlikGrand Totals zostanie wyświetlony jako jednostki i kwota.

Możesz powiększać lub pomniejszać dane, klikając Outline Levels lub klikając symbol + po lewej stronie danych.

W programie Microsoft Excel 2013 Quick Analysis Narzędzie umożliwia szybką i łatwą analizę danych przy użyciu różnych narzędzi programu Excel.

Możesz użyć Quick Analysisz zakresem lub tabelą danych. Mieć dostępQuick Accesswybierz komórki zawierające dane, które chcesz przeanalizować. PlikQuick Analysisprzycisk narzędzia

pojawi się w prawym dolnym rogu wybranych danych.

Kliknij Quick Analysis

przycisk. Zostanie wyświetlony pasek narzędzi Szybka analiza z opcjamiFORMATTING, CHARTS, TOTALS, TABLES, SPARKLINES.

Quick Analysis Narzędzie jest poręczne i szybkie w użyciu, ponieważ można również wyświetlić podgląd zastosowania różnych opcji przed wybraniem żądanej.

Formatowanie

Conditional Formatting umożliwia wyróżnienie części danych poprzez dodanie pasków danych, kolorów itp. Umożliwia to szybką wizualizację wartości w danych.

Dowiedziałeś się o regułach formatowania z rozdziału Formatowanie warunkowe w tym samouczku. Różnica polega na tym, że możesz mieć szybki podgląd i wybrać żądaną opcję. Jeśli jednak chcesz wykorzystać wszystkie funkcjeConditional Formatting, wolisz przejść przez menu główne na Wstążce. To samo dotyczy wszystkich opcji wQuick Analysis narzędzie.

Kliknij Formatting na Quick Analysispasek narzędzi. PlikConditional Formattingopcje pojawiają się na pasku narzędzi. Najedź myszą na opcje. Zobaczysz podglądy. Następnie możesz wybrać żądaną opcję, klikając ją.

Wykresy

Chartssłużą do zobrazowania danych. Istnieje kilka typów plikówCharts do różnych typów danych.

Jeśli klikniesz CHARTS na Quick Analysispaska narzędzi, zostaną wyświetlone zalecane wykresy dla wybranych danych. Zawsze możesz wybraćMore Charts opcja, jeśli chcesz przejść do strony głównej Charts na Wstążce.

Najedź kursorem myszy na opcje. Zobaczysz podglądy. Następnie możesz wybrać żądaną opcję, klikając ją.

Sumy

Totalsmoże służyć do obliczania liczb w kolumnach i wierszach. Będziesz mieć takie funkcje, jak Suma, Średnia, Liczba itp.

Przejdziemy do szczegółów, jak używać Quick Analysis narzędzie z TOTALSw dalszej części tego rozdziału. Możesz użyć innych opcji wQuick Analysis z taką samą łatwością, jak obserwujesz.

Tabele

Tables pomagają filtrować, sortować i podsumowywać dane, jak już nauczyłeś się w Tablesrozdział. wQuick Analysis narzędzie, zarówno Table i PivotTable opcje są dostępne pod TABLES. Możesz jednak mieć podgląd tabeli, ale w przypadkuPivotTable podgląd nie jest dostępny, ponieważ klikając otrzymasz pusty PivotTable które musisz wypełnić danymi.

Wykresy przebiegu w czasie

Sparklinesto małe wykresy, które możesz wyświetlać obok danych w pojedynczych komórkach. Umożliwiają szybkie dostrzeżenie trendów.

Szybka analiza z SUMĄ

Kliknij TOTALS w Quick Analysis Pasek narzędzi.

W Quick Analysis z TOTALSmożesz analizować

Wierszowo

Kolumnowy

W przypadku obliczeń według wierszy upewnij się, że pod wybranymi danymi znajduje się pusty wiersz.

Example

Przeanalizujemy dane dotyczące głosów oddanych w wyborach na pięciu kandydatów. Liczenie odbywa się w czterech rundach. Poniżej znajdują się dane.

Suma

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis pasek narzędzi pod TOTALS.

Upewnij się, że wiersz poniżej danych jest pusty. W przeciwnym razie otrzymasz komunikat informujący, że są tam już dane i będziesz mieć tylko dwie opcje: zastąpić istniejące dane lub anulować operację.

W wierszu poniżej wybranych danych wyświetlana jest suma każdej kolumny danych. PrzejęcieSumjest również dostarczana automatycznie. Oznacza to, że wyświetlana jest łączna liczba głosów w każdej rundzie dla wszystkich kandydatów.

Średni

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis Pasek narzędzi pod TOTALS.

Średnia z każdej kolumny danych pojawia się w wierszu poniżej danych. PrzejęcieAveragejest również dostarczana automatycznie. Wyświetlana jest średnia liczba głosów oddanych w każdej rundzie.

Liczyć

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis Pasek narzędzi pod TOTALS.

Liczba w każdej kolumnie danych jest wyświetlana w wierszu poniżej danych. PrzejęcieCountjest również dostarczana automatycznie. Oznacza to, że wyświetlana jest liczba kandydatów w każdej rundzie.

%Całkowity

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis Pasek narzędzi pod TOTALS.

Plik %Totalkażdej kolumny danych pojawia się w wierszu poniżej danych. Przejęcie%Totaljest również dostarczana automatycznie. Oznacza to%Total zostanie wyświetlona liczba głosów w każdej rundzie.

Bieżąca suma

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis Pasek narzędzi pod TOTALS.

Bieżąca suma każdej kolumny danych jest wyświetlana w wierszu poniżej danych. PrzejęcieRunning Totaljest również dostarczana automatycznie. Oznacza to, że wyświetlana jest łączna liczba głosów w rundach.

Suma kolumn

Wybierz dane i kliknij

naQuick Analysis pasek narzędzi pod TOTALS.

Upewnij się, że kolumna obok danych jest pusta. W przeciwnym razie otrzymasz komunikat informujący, że są tam już dane i będziesz mieć tylko dwie opcje: zastąpić istniejące dane lub anulować operację.

W kolumnie obok wybranych danych wyświetlana jest suma każdego wiersza danych. Nagłówek kolumnySumjest również dostarczana automatycznie. Oznacza to, że wyświetlana jest łączna liczba głosów oddanych na każdego kandydata we wszystkich rundach.

Możesz użyć funkcji programu Excel do -

• Znajdź wartości w zakresie danych - WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.PIONOWO
• Uzyskaj wartość lub odwołanie do wartości z tabeli lub zakresu - INDEKS
• Uzyskaj względną pozycję określonego elementu w zakresie komórek - PODAJ

Możesz również łączyć te funkcje, aby uzyskać wymagane wyniki na podstawie posiadanych danych wejściowych.

Korzystanie z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

Składnia funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO to

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Gdzie

• lookup_value- to wartość, którą chcesz sprawdzić. Lookup_value może być wartością lub odwołaniem do komórki. Lookup_value musi znajdować się w pierwszej kolumnie zakresu komórek określonego w table_array

• table_array- to zakres komórek, w których funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszuka wartość lookup_value i wartość zwracaną. tablica_tabeli musi zawierać

  • lookup_value w pierwszej kolumnie i

  • wartość zwracana, którą chcesz znaleźć

    Note- Pierwsza kolumna zawierająca lookup_value może być sortowana w kolejności rosnącej lub nie. Jednak wynik będzie oparty na kolejności w tej kolumnie.

• col_index_num- to numer kolumny w tablicy table_array, która zawiera zwracaną wartość. Liczby zaczynają się od 1 dla skrajnej lewej kolumny tablicy tablicowej

• range_lookup- to opcjonalna wartość logiczna, która określa, czy funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dokładne dopasowanie, czy przybliżone dopasowanie. wyszukiwanie_zakresu może być

  • pominięty, w takim przypadku przyjmuje się, że jest PRAWDA i funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie

  • PRAWDA, w takim przypadku WYSZUKAJ.PIONOWO próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie. Innymi słowy, jeśli dokładne dopasowanie nie zostanie znalezione, zwracana jest następna co do wielkości wartość, która jest mniejsza niż lookup_value

  • FAŁSZ, w takim przypadku WYSZUKAJ.PIONOWO próbuje znaleźć dokładne dopasowanie

  • 1, w takim przypadku przyjmuje się, że jest PRAWDA i funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie

  • 0, w takim przypadku przyjmuje się, że jest FALSE i WYSZUKAJ.PIONOWO próbuje znaleźć dokładne dopasowanie

Note- Jeśli argument przeszukiwany_zakres jest pominięty lub PRAWDA lub 1, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO działa poprawnie tylko wtedy, gdy pierwsza kolumna tabeli tabela_tablica jest posortowana w kolejności rosnącej. W przeciwnym razie może to spowodować nieprawidłowe wartości. W takim przypadku użyj FALSE dla wyszukiwania_zakresu.

Używanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z wyszukiwaniem_zakresu PRAWDA

Rozważ listę ocen uczniów. Możesz uzyskać odpowiednie oceny za pomocą funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z tablicy zawierającej przedziały ocen i kategorię zaliczeń.

table_array -

Zwróć uwagę, że pierwsze oznaczenia w kolumnie, na podstawie których uzyskiwane są oceny, są sortowane w kolejności rosnącej. Dlatego używając TRUE dla argumentu przeszukiwany_zakres można uzyskać przybliżone dopasowanie, które jest wymagane.

Nazwij tę tablicę jako Grades.

Dobrą praktyką jest nazywanie tablic w ten sposób, aby nie trzeba było pamiętać zakresów komórek. Teraz możesz sprawdzić ocenę na liście posiadanych ocen w następujący sposób -

Jak widać,

• col_index_num - wskazuje, że kolumna zwracanej wartości w table_array to 2

• the range_lookup jest prawdziwy

  • Pierwsza kolumna zawierająca szukaną wartość w ocenach table_array jest w porządku rosnącym. W związku z tym wyniki będą prawidłowe.

  • Możesz również uzyskać wartość zwracaną dla przybliżonych dopasowań. tzn. WYSZUKAJ.PIONOWO oblicza się w następujący sposób -

Znaki	Kategoria przepustki
<35	Zawieść
> = 35 i <50	Trzecia klasa
> = 50 i <60	Druga klasa
> = 60 i <75	Pierwsza klasa
> = 75	Pierwsza klasa z wyróżnieniem

Otrzymasz następujące wyniki -

Używanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z wyszukiwaniem_zakresu FAŁSZ

Rozważ listę produktów zawierającą identyfikator produktu i cenę każdego z nich. Identyfikator produktu i cena zostaną dodane na końcu listy za każdym razem, gdy pojawi się nowy produkt. Oznaczałoby to, że identyfikatory produktów nie muszą być w kolejności rosnącej. Lista produktów może wyglądać tak, jak pokazano poniżej -

table_array -

Nazwij tę tablicę jako ProductInfo.

Cenę produktu można uzyskać, podając identyfikator produktu, korzystając z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, ponieważ identyfikator produktu znajduje się w pierwszej kolumnie. Cena znajduje się w kolumnie 3, a więc col_index_ num powinna wynosić 3.

• Użyj funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z wyszukiwaniem_zakresu jako PRAWDA
• Użyj funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO z wyszukiwaniem_zakresu jako FAŁSZ

Prawidłowa odpowiedź pochodzi z tablicy ProductInfo to 171,65. Możesz sprawdzić wyniki.

Zauważasz, że masz -

• Poprawny wynik, gdy argument przeszukiwany_zakres ma wartość FALSE, a
• Nieprawidłowy wynik, gdy wyszukiwanie_zakresu ma wartość PRAWDA.

Dzieje się tak, ponieważ pierwsza kolumna w tablicy ProductInfo nie jest posortowana w kolejności rosnącej. Dlatego pamiętaj, aby użyć FALSE, gdy dane nie są posortowane.

Korzystanie z funkcji HLOOKUP

Możesz użyć HLOOKUP funkcja, jeśli dane są w wierszach, a nie w kolumnach.

Przykład

Weźmy przykład informacji o produkcie. Załóżmy, że tablica wygląda następująco -

• Nazwij tę tablicę ProductRange. Cenę produktu podając identyfikator produktu można znaleźć za pomocą funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO.

Składnia funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO to

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Gdzie

• lookup_value - to wartość, która znajduje się w pierwszym wierszu tabeli

• table_array - to tabela informacji, w której wyszukiwane są dane

• row_index_num - to numer wiersza w table_array, z którego zostanie zwrócona pasująca wartość

• range_lookup - to wartość logiczna, która określa, czy funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO ma znaleźć dopasowanie ścisłe, czy przybliżone

• range_lookup może być

  • pominięty, w takim przypadku przyjmuje się, że jest PRAWDA i WYSZUKAJ.POZIOMO próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie

  • TRUE, w takim przypadku HLOOKUP próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie. Innymi słowy, jeśli dokładne dopasowanie nie zostanie znalezione, zwracana jest następna co do wielkości wartość, która jest mniejsza niż lookup_value

  • FALSE, w takim przypadku WYSZUKAJ.POZIOMO próbuje znaleźć dokładne dopasowanie

  • 1, w takim przypadku przyjmuje się, że jest PRAWDA i WYSZUKAJ.POZIOMO próbuje znaleźć przybliżone dopasowanie

  • 0, w takim przypadku przyjmuje się, że jest FALSE i WYSZUKAJ.POZIOMO próbuje znaleźć dokładne dopasowanie

Note- Jeśli argument przeszukiwany_zakres jest pominięty, PRAWDA lub 1, WYSZUKAJ.POZIOMO działa poprawnie tylko wtedy, gdy pierwsza kolumna tabeli tabela_tablica jest posortowana w kolejności rosnącej. W przeciwnym razie może to spowodować nieprawidłowe wartości. W takim przypadku użyj FALSE dla wyszukiwania_zakresu.

Korzystanie z funkcji HLOOKUP z wyszukiwaniem_zakresu FAŁSZ

Cenę produktu można uzyskać podając jego identyfikator za pomocą funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO, ponieważ identyfikator produktu znajduje się w pierwszym wierszu. Cena jest w wierszu 3, a zatem row_index_ num powinien wynosić 3.

• Użyj funkcji HLOOKUP z wyszukiwaniem_zakresu jako PRAWDA.
• Użyj funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO z wyszukiwaniem_zakresu jako FAŁSZ.

Prawidłowa odpowiedź z tablicy ProductRange to 171,65. Możesz sprawdzić wyniki.

Zauważasz, że tak jak w przypadku WYSZUKAJ.PIONOWO masz

• Poprawny wynik, gdy argument przeszukiwany_zakres ma wartość FALSE, a

• Nieprawidłowy wynik, gdy wyszukiwanie_zakresu ma wartość PRAWDA.

Dzieje się tak, ponieważ pierwszy wiersz w tablicy ProductRange nie jest sortowany w kolejności rosnącej. Dlatego pamiętaj, aby użyć FALSE, gdy dane nie są posortowane.

Używanie funkcji HLOOKUP z wyszukiwaniem_zakresu PRAWDA

Rozważ przykład ocen uczniów używanych w funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Załóżmy, że masz dane w wierszach zamiast w kolumnach, jak pokazano w tabeli podanej poniżej -

table_array -

Nazwij tę tablicę jako GradesRange.

Zwróć uwagę, że znaczniki pierwszego wiersza, na podstawie których uzyskiwane są oceny, są sortowane w kolejności rosnącej. W związku z tym, używając WYSZUKAJ.POZIOMO z PRAWDA dla argumentu przeszukiwany_zakres, możesz uzyskać oceny z przybliżonym dopasowaniem i to jest to, co jest wymagane.

Jak widać,

• row_index_num - wskazuje, że kolumna zwracanej wartości w table_array to 2

• the range_lookup jest prawdziwy

  • Pierwsza kolumna zawierająca szukaną wartość w tabeli table_array Grades jest w porządku rosnącym. W związku z tym wyniki będą prawidłowe.

  • Możesz również uzyskać wartość zwracaną dla przybliżonych dopasowań. tzn. WYSZUKAJ.POZIOMO oblicza się następująco -

Znaki	<35	> = 35 i <50	> = 50 i <60	> = 60 i <75	> = 75
Kategoria przepustki	Zawieść	Trzecia klasa	Druga klasa	Pierwsza klasa	Pierwsza klasa z wyróżnieniem

Otrzymasz następujące wyniki -

Korzystanie z funkcji INDEKS

Gdy masz tablicę danych, możesz pobrać wartość w tablicy, określając numer wiersza i numer kolumny tej wartości w tablicy.

Weź pod uwagę następujące dane sprzedaży, w których znajdziesz sprzedaż w każdym z regionów północnego, południowego, wschodniego i zachodniego według sprzedawców wymienionych na liście.

• Nazwij tablicę jako SalesData.

Używając funkcji INDEKS, możesz znaleźć -

• Sprzedaż dowolnego ze sprzedawców w określonym regionie.
• Całkowita sprzedaż w regionie przez wszystkich sprzedawców.
• Całkowita sprzedaż sprzedawcy we wszystkich regionach.

Otrzymasz następujące wyniki -

Załóżmy, że nie znasz numerów wierszy dla sprzedawców i numerów kolumn dla regionów. Następnie musisz najpierw znaleźć numer wiersza i numer kolumny, zanim pobierzesz wartość za pomocą funkcji indeksu.

Możesz to zrobić za pomocą funkcji MATCH, jak wyjaśniono w następnej sekcji.

Korzystanie z funkcji MATCH

Jeśli potrzebujesz pozycji elementu w zakresie, możesz użyć funkcji PODAJ.POZYCJĘ. Możesz łączyć funkcje MATCH i INDEX w następujący sposób -

Otrzymasz następujące wyniki -

Analiza danych na dużym zestawie danych jest dość często konieczna i ważna. Polega na podsumowaniu danych, uzyskaniu potrzebnych wartości i przedstawieniu wyników.

Program Excel udostępnia tabelę przestawną, która umożliwia łatwe i szybkie podsumowanie tysięcy wartości danych w celu uzyskania wymaganych wyników.

Rozważ poniższą tabelę danych sprzedaży. Na podstawie tych danych może być konieczne podsumowanie całkowitej sprzedaży według regionu, miesiąca lub sprzedawcy. Łatwym sposobem obsługi tych zadań jest utworzenie tabeli przestawnej, którą można dynamicznie modyfikować w celu podsumowania wyników w żądany sposób.

Tworzenie tabeli przestawnej

Aby utworzyć tabele przestawne, upewnij się, że pierwszy wiersz ma nagłówki.

• Kliknij tabelę.
• Kliknij kartę WSTAW na Wstążce.
• Kliknij opcję Tabela przestawna w grupie Tabele. Zostanie wyświetlone okno dialogowe tabeli przestawnej.

Jak widać w oknie dialogowym, możesz użyć tabeli lub zakresu z bieżącego skoroszytu lub użyć zewnętrznego źródła danych.

• W polu Tabela / zakres wpisz nazwę tabeli.
• Kliknij Nowy arkusz, aby wskazać programowi Excel, gdzie ma przechowywać tabelę przestawną.
• Kliknij OK.

Zostanie wyświetlona pusta tabela przestawna i lista pól tabeli przestawnej.

Zalecane tabele przestawne

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z tabel przestawnych lub nie wiesz, które pola wybrać z danych, możesz użyć Recommended PivotTables które zapewnia Excel.

• Kliknij tabelę danych.

• Kliknij kartę WSTAW.

• Kliknij Zalecane tabele przestawne w grupie Tabele. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zalecane tabele przestawne.

W zalecanym oknie dialogowym tabel przestawnych wyświetlane są możliwe dostosowane tabele przestawne, które odpowiadają Twoim danym.

• Kliknij każdą z opcji tabeli przestawnej, aby wyświetlić podgląd po prawej stronie.
• Kliknij opcję Suma kwoty zamówienia w tabeli przestawnej według sprzedawcy i miesiąca.

Kliknij OK. Wybrana tabela przestawna pojawi się w nowym arkuszu. Możesz obserwować pola tabeli przestawnej, które zostały wybrane na liście pól tabeli przestawnej.

Pola tabeli przestawnej

Nagłówki w tabeli danych pojawią się jako pola w tabeli przestawnej.

Możesz je zaznaczyć / odznaczyć, aby natychmiast zmienić tabelę przestawną, aby wyświetlała tylko te informacje, które chcesz i w wybrany przez siebie sposób. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić informacje o koncie zamiast informacji o kwocie zamówienia, usuń zaznaczenie opcji Kwota zamówienia i wybierz Konto.

Obszary tabeli przestawnej

Możesz nawet natychmiast zmienić układ swojej tabeli przestawnej. Aby to osiągnąć, możesz użyć obszarów tabeli przestawnej.

W obszarach tabeli przestawnej możesz wybrać -

• Jakie pola mają być wyświetlane jako wiersze
• Jakie pola mają być wyświetlane jako kolumny
• Jak podsumować swoje dane
• Filtry dla dowolnego pola
• Kiedy zaktualizować układ tabeli przestawnej
  • Możesz go natychmiast zaktualizować, przeciągając pola przez obszary lub
  • Możesz odroczyć aktualizację i zaktualizować ją tylko po kliknięciu UPDATE

Natychmiastowa aktualizacja pomoże Ci bawić się różnymi układami i wybrać ten, który odpowiada Twoim wymaganiom dotyczącym raportu.

Możesz po prostu przeciągnąć pola przez te obszary i obserwować układ tabeli przestawnej.

Zagnieżdżanie w tabeli przestawnej

Jeśli masz więcej niż jedno pole w którymkolwiek z obszarów, zagnieżdżanie odbywa się w kolejności umieszczania pól w tym obszarze. Możesz zmienić kolejność, przeciągając pola i obserwować, jak zmienia się zagnieżdżenie. W powyższych opcjach układu można to zauważyć

• Miesiące są podane w kolumnach.
• Region i sprzedawca w wierszach w tej kolejności. tzn. wartości sprzedawcy są zagnieżdżone w wartościach regionu.
• Podsumowując według sumy kwoty zamówienia.
• Nie wybrano żadnych filtrów.

Wynikowa tabela przestawna jest następująca -

W obszarach tabeli przestawnej w wierszach kliknij region i przeciągnij go poniżej sprzedawcy, tak aby wyglądał następująco -

Kolejność zagnieżdżania zmienia się, a wynikowa tabela przestawna wygląda następująco:

Note- Wyraźnie widać, że układ z kolejnością zagnieżdżenia - Region, a następnie Sprzedawca daje lepszy i zwarty raport niż ten z kolejnością zagnieżdżenia - Sprzedawca, a następnie Region. W przypadku, gdy sprzedawca reprezentuje więcej niż jeden obszar i musisz podsumować sprzedaż przez sprzedawcę, lepszym rozwiązaniem byłby drugi układ.

Filtry

Możesz przypisać filtr do jednego z pól, aby móc dynamicznie zmieniać tabelę przestawną na podstawie wartości tego pola.

Przeciągnij region z wierszy do filtrów w obszarach tabeli przestawnej.

Filtr z etykietą Region pojawia się nad tabelą przestawną (jeśli nie masz pustych wierszy nad tabelą przestawną, tabela przestawna jest wypychana w dół, aby zrobić miejsce na filtr.

Możesz to zobaczyć -

• Wartości sprzedawcy pojawiają się w wierszach.
• Wartości miesiąca pojawiają się w kolumnach.
• Filtr regionu pojawia się na górze z domyślnym ustawieniem WSZYSTKIE.
• Wartość podsumowująca to suma kwoty zamówienia
  • Suma kwoty zamówienia według sprzedawcy pojawia się w kolumnie Suma całkowita
  • Suma kwoty zamówienia miesięcznie pojawia się w wierszu Suma całkowita

Kliknij strzałkę w polu po prawej stronie obszaru filtru. Zostanie wyświetlona lista rozwijana z wartościami obszaru pola.

• Sprawdź opcję Select Multiple Items. Pola wyboru pojawiają się dla wszystkich wartości.
• Wybierz Południe i Zachód, odznacz pozostałe wartości i kliknij OK.

Dane dotyczące wyłącznie regionów południowych i zachodnich zostaną podsumowane, jak pokazano na zrzucie ekranu podanym poniżej -

Możesz zobaczyć, że obok Regionu filtru Multiple Itemsjest wyświetlany, wskazując, że wybrałeś więcej niż jedną pozycję. Jednak liczba pozycji i / lub które pozycje zostały wybrane, nie jest znana z wyświetlanego raportu. W takim przypadku użycie fragmentatorów jest lepszą opcją do filtrowania.

Krajalnice

Możesz użyć fragmentatorów, aby mieć większą jasność co do elementów, których dane zostały odfiltrowane.

• Kliknij ANALIZUJ w sekcji NARZĘDZIA TABEL PRZEWIJANYCH na Wstążce.

• Kliknij opcję Wstaw fragmentator w grupie Filtr. Zostanie wyświetlone okno Wstaw fragmentatory. Zawiera wszystkie pola z Twoich danych.

• Wybierz pola Region i miesiąc. Kliknij OK.

Fragmentatory dla każdego z wybranych pól są wyświetlane ze wszystkimi wartościami wybranymi domyślnie. Narzędzia fragmentatora pojawiają się na Wstążce, aby pracować nad ustawieniami, wyglądem i stylem fragmentatora.

• Wybierz pozycję południe i zachód we fragmentatorze dla regionu.
• Wybierz luty i marzec we fragmentatorze dla miesiąca.
• Przytrzymaj klawisz Ctrl podczas wybierania wielu wartości we fragmentatorze.

Wybrane elementy we fragmentatorach są podświetlone. Zostanie wyświetlona tabela przestawna z podsumowanymi wartościami dla wybranych elementów.

Podsumowanie wartości za pomocą innych obliczeń

W dotychczasowych przykładach widzieliście podsumowanie wartości według sumy. W razie potrzeby możesz jednak użyć innych obliczeń.

Na liście pól tabeli przestawnej

• Wybierz konto pola.
• Odznacz pole Kwota zamówienia.

• Przeciągnij pole Konto do obszaru Podsumowanie wartości. Domyślnie zostanie wyświetlona suma konta.
• Kliknij strzałkę po prawej stronie pola.
• W wyświetlonym menu rozwijanym kliknij opcję Ustawienia pola wartości.

Zostanie wyświetlone okno Ustawienia pola wartości. Kilka typów obliczeń pojawia się jako lista w polu Podsumuj wartość według -

• Wybierz Count na liście.
• Nazwa niestandardowa automatycznie zmieni się na Count of Account. Kliknij OK.

Tabela przestawna zawiera podsumowanie wartości konta według liczby.

Narzędzia tabeli przestawnej

Wykonaj kroki podane poniżej, aby nauczyć się korzystać z narzędzi tabeli przestawnej.

• Wybierz tabelę przestawną.

Na Wstążce pojawiają się następujące narzędzia tabeli przestawnej -

• ANALYZE
• DESIGN

ANALIZOWAĆ

Niektórzy ANALYZE Polecenia wstążki to -

• Ustaw opcje tabeli przestawnej
• Ustawienia pola wartości dla wybranego pola
• Rozwiń pole
• Zwiń pole
• Wstaw krajalnicę
• Wstaw oś czasu
• Odśwież dane
• Zmień źródło danych
• Przenieś tabelę przestawną
• Rozwiąż zamówienie (jeśli jest więcej obliczeń)
• PivotChart

PROJEKT

Niektórzy DESIGN Polecenia wstążki to -

• Układ tabeli przestawnej
  • Opcje dotyczące sum pośrednich
  • Opcje dla sum całkowitych
  • Formularze układu raportu
  • Opcje dla pustych wierszy
• Opcje stylu tabeli przestawnej
• Style tabeli przestawnej

Rozwijane i zwijane pole

Możesz rozwinąć lub zwinąć wszystkie elementy wybranego pola na dwa sposoby -

• Wybierając symbol
  
  lub
  
  po lewej stronie wybranego pola.
• Klikając opcję Rozwiń pole lub Zwiń pole na wstążce ANALIZA.

Wybierając symbol Rozwiń

lub Zwiń

po lewej stronie wybranego pola

• Wybierz komórkę zawierającą wschód w tabeli przestawnej.
• Kliknij symbol Zwiń
  
  po lewej stronie Wschodu.

Wszystkie elementy w sekcji Wschód zostaną zwinięte. Symbol Zwiń

po lewej stronie Wschodu zmieni się w symbol Rozwiń .

Możesz zauważyć, że tylko elementy poniżej East są zwinięte. Pozostałe elementy tabeli przestawnej są takie, jakie są.

Kliknij symbol Rozwiń

po lewej stronie Wschodu. Zostaną wyświetlone wszystkie elementy poniżej Wschód.

Używanie ANALIZA na wstążce

Możesz zwinąć lub rozwinąć wszystkie elementy w tabeli przestawnej jednocześnie za pomocą poleceń Rozwiń pole i Zwiń pole na Wstążce.

• Kliknij komórkę zawierającą Wschód w tabeli przestawnej.
• Kliknij kartę ANALIZA na Wstążce.
• Kliknij Zwiń pole w grupie Aktywne pole.

Wszystkie elementy pola Wschód w tabeli przestawnej zostaną zwinięte.

Kliknij opcję Rozwiń pole w grupie Aktywne pole.

Zostaną wyświetlone wszystkie elementy.

Style prezentacji raportów

Możesz wybrać styl prezentacji dla tabeli przestawnej, tak jak w przypadku dołączania jej jako raportu. Wybierz styl, który pasuje do reszty prezentacji lub raportu. Jednak nie nudzić się stylami, ponieważ raport, który daje wpływ na pokazanie wyników, jest zawsze lepszy niż kolorowy, który nie podkreśla ważnych punktów danych.

• Kliknij opcję Wschód w tabeli przestawnej.
• Kliknij ANALIZUJ.
• Kliknij opcję Ustawienia pola w grupie Aktywne pole. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia pola.
• Kliknij kartę Układ i drukowanie.
• Zaznacz opcję Wstaw pusty wiersz po każdej etykiecie elementu.

Puste wiersze będą wyświetlane po każdej wartości pola Region.

Możesz wstawić puste wiersze z DESIGN tab również.

• Kliknij kartę PROJEKT.
• Kliknij opcję Układ raportu w grupie Układ.
• Wybierz Pokaż w formie konspektu z listy rozwijanej.

• Umieść wskaźnik myszy nad stylami tabeli przestawnej. Pojawi się podgląd stylu, w którym umieszczona jest mysz.
• Wybierz styl, który pasuje do Twojego raportu.

Zostanie wyświetlona tabela przestawna w formie konspektu z wybranym stylem.

Oś czasu w tabelach przestawnych

Aby zrozumieć, jak korzystać z osi czasu, rozważ poniższy przykład, w którym dane dotyczące sprzedaży różnych pozycji są podane sprzedawcy pod względem lokalizacji i lokalizacji. Istnieje łącznie 1891 wierszy danych.

Utwórz tabelę przestawną z tego zakresu za pomocą -

• Lokalizacja i sprzedawca w wierszach w tej kolejności
• Produkt w kolumnach
• Suma kwot w wartościach podsumowujących

• Kliknij tabelę przestawną.
• Kliknij kartę WSTAW.
• Kliknij Oś czasu w grupie Filtry. Pojawi się Wstaw osie czasu.

Kliknij Data i kliknij OK. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Oś czasu, a narzędzia osi czasu pojawią się na Wstążce.

• W oknie dialogowym Oś czasu wybierz MIESIĄCE.
• Z rozwijanej listy wybierz KWARTAŁY.
• Kliknij II kwartał 2014 r.
• Przytrzymaj klawisz Shift i przeciągnij do 2014 Q4.

Termin wybrany na II - IV kwartał 2014 r.

Tabela przestawna jest filtrowana do tej osi czasu.

Raporty z analizy danych można wyświetlać na wiele sposobów w programie Excel. Jeśli jednak wyniki analizy danych można zwizualizować w postaci wykresów, które podkreślają istotne punkty danych, odbiorcy mogą szybko pojąć, co chcesz przedstawić w danych. Pozostawia również dobry wpływ na styl prezentacji.

W tym rozdziale dowiesz się, jak korzystać z wykresów programu Excel i funkcji formatowania programu Excel na wykresach, które umożliwiają przedstawienie wyników analizy danych z naciskiem.

Wizualizacja danych za pomocą wykresów

W programie Excel wykresy służą do graficznej reprezentacji dowolnego zestawu danych. Wykres to wizualna reprezentacja danych, w której dane są reprezentowane przez symbole, takie jak słupki na wykresie słupkowym lub linie na wykresie liniowym. Program Excel udostępnia wiele typów wykresów i możesz wybrać taki, który pasuje do Twoich danych, lub skorzystać z opcji Wykresy zalecane w programie Excel, aby wyświetlić wykresy dostosowane do Twoich danych i wybrać jeden z nich.

Więcej informacji na temat typów wykresów można znaleźć w samouczku Wykresy programu Excel.

W tym rozdziale poznasz różne techniki, których możesz użyć z wykresami programu Excel, aby skuteczniej uwydatnić wyniki analizy danych.

Tworzenie wykresów kombinacji

Załóżmy, że masz docelowe i rzeczywiste zyski za rok podatkowy 2015-2016, które uzyskałeś z różnych regionów.

Dla tych wyników utworzymy wykres kolumnowy grupowany.

Jak widać, trudno jest szybko wyobrazić sobie porównanie między celami a rzeczywistymi na tym wykresie. Nie ma to prawdziwego wpływu na Twoje wyniki.

Lepszym sposobem na rozróżnienie dwóch typów danych w celu porównania wartości jest użycie wykresów kombinacji. W programie Excel 2013 i wersjach powyżej możesz używać wykresów kombi w tym samym celu.

Użyj pionowych kolumn dla wartości docelowych i linii ze znacznikami dla rzeczywistych wartości.

• Kliknij kartę PROJEKT w zakładce NARZĘDZIA DO WYKRESÓW na Wstążce.
• Kliknij Zmień typ wykresu w grupie Typ. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zmień typ wykresu.

• Kliknij opcję Combo.

• Zmień typ wykresu dla serii Rzeczywisty na Linia ze znacznikami. Podgląd pojawi się w obszarze Kombinacja niestandardowa.

• Kliknij OK.

Zostanie wyświetlony Twój niestandardowy wykres kombinacji.

Jak widać na wykresie, wartości docelowe znajdują się w kolumnach, a wartości rzeczywiste są zaznaczone wzdłuż linii. Wizualizacja danych stała się lepsza, ponieważ pokazuje również trend wyników.

Jednak ten typ reprezentacji nie działa dobrze, gdy zakresy danych dwóch wartości danych znacznie się różnią.

Tworzenie wykresu kombi z osią pomocniczą

Załóżmy, że dysponujesz danymi dotyczącymi liczby wysłanych jednostek produktu oraz rzeczywistych zysków za rok obrotowy 2015–2016 uzyskanych z różnych regionów.

Jeśli użyjesz tej samej tabeli kombinacji co poprzednio, otrzymasz:

Na wykresie dane No. of Units nie jest widoczny, ponieważ zakresy danych znacznie się różnią.

W takich przypadkach można utworzyć wykres kombinowany z osią pomocniczą, tak aby na osi głównej był wyświetlany jeden zakres, a na osi pomocniczej drugi.

• Kliknij kartę WSTAW.
• Kliknij opcję Combo w grupie Wykresy.
• Kliknij opcję Utwórz niestandardowy wykres kombi z listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Wstaw wykres z podświetlonym Combo.

Jako Typ wykresu wybierz -

• Wiersz ze znacznikami liczby jednostek serii

• Kolumna grupowana dla rzeczywistych zysków serii

• Zaznacz pole Oś pomocnicza po prawej stronie numeru serii i kliknij OK.

Podgląd wykresu pojawi się w obszarze Kombinacja niestandardowa.

Twój wykres kombi pojawia się z osią drugorzędną.

Możesz obserwować wartości Rzeczywistych zysków na osi głównej i wartości liczby jednostek na osi pomocniczej.

Istotna obserwacja na powyższym wykresie dotyczy kwartału 3, w którym liczba sprzedanych jednostek jest większa, ale rzeczywiste zyski są mniejsze. Prawdopodobnie można to przypisać kosztom promocji, które zostały poniesione w celu zwiększenia sprzedaży. Sytuacja uległa poprawie w IV kwartale, przy niewielkim spadku sprzedaży i znacznym wzroście osiągniętych Rzeczywistych Zysków.

Seria rozróżniająca i oś kategorii

Załóżmy, że chcesz przewidzieć rzeczywiste zyski osiągnięte w latach 2013-2016.

Utwórz kolumnę klastrową dla tych danych.

Jak widać, wizualizacja danych nie jest skuteczna, ponieważ lata nie są wyświetlane. Możesz temu zaradzić, zmieniając rok na kategorię.

Usuń rok nagłówka z zakresu danych.

Teraz rok jest traktowany jako kategoria, a nie seria. Twój wykres wygląda następująco -

Elementy wykresów i style wykresów

Elementy wykresu zapewniają więcej opisów wykresów, pomagając w ten sposób w bardziej znaczący sposób wizualizować dane.

• Kliknij wykres

Trzy przyciski pojawiają się obok prawego górnego rogu wykresu -

• 
  Elementy wykresu
• 
  Style wykresów
• 
  Filtry wykresów

Aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie, zapoznaj się z samouczkiem dotyczącym wykresów programu Excel.

• Kliknij opcję Elementy wykresu.
• Kliknij Etykiety danych.

• Kliknij Style wykresów
• Wybierz styl i kolor, który pasuje do Twoich danych.

Możesz użyć Trendline do graficznego wyświetlania trendów w danych. Możesz rozszerzyć linię trendu na wykresie poza rzeczywiste dane, aby przewidzieć przyszłe wartości.

Etykiety danych

Program Excel 2013 i nowsze wersje zapewniają różne opcje wyświetlania etykiet danych. Możesz wybrać jedną etykietę danych, sformatować ją w dowolny sposób, a następnie użyć opcji Klonuj bieżącą etykietę, aby skopiować formatowanie do pozostałych etykiet danych na wykresie.

Etykiety danych na wykresie mogą mieć różne kształty i rozmiary.

Możliwe jest również wyświetlenie zawartości komórki jako części etykiety danych z polem Wstaw etykietę danych.

Szybki układ

Możesz użyć Szybkiego układu, aby szybko zmienić ogólny układ wykresu, wybierając jedną z wstępnie zdefiniowanych opcji układu.

• Kliknij wykres.
• Kliknij kartę PROJEKT w sekcji NARZĘDZIA DO WYKRESU.
• Kliknij opcję Szybki układ.

Zostaną wyświetlone różne możliwe układy. W miarę poruszania się po opcjach układu układ wykresu zmienia się na tę konkretną opcję.

Wybierz układ, który Ci się podoba. Wykres zostanie wyświetlony w wybranym układzie.

Używanie obrazów na wykresach kolumnowych

Możesz położyć większy nacisk na prezentację danych, używając obrazu zamiast kolumn.

• Kliknij kolumnę na wykresie kolumnowym.

• W Formatuj serie danych kliknij Wypełnij.

• Wybierz Obraz.

• W obszarze Wstaw obraz z podaj nazwę pliku lub opcjonalnie schowka, jeśli wcześniej skopiowałeś obraz.

Obraz, który wybrałeś, pojawi się w miejscu kolumn na wykresie.

Wykres pasmowy

Konieczne może być przedstawienie wyników ankiet klientów dotyczących produktu z różnych regionów. Do tego celu nadaje się Band Chart. Wykres pasmowy to wykres liniowy z dodanym zacienionym obszarem służącym do wyświetlania górnych i dolnych granic grup danych.

Załóżmy, że wyniki ankiety wśród klientów z regionów wschodnich i zachodnich, według miesiąca są -

Tutaj w danych <50% jest niskie, 50% - 80% to średnie, a> 80% to wysokie.

Za pomocą wykresu pasmowego możesz wyświetlić wyniki ankiety w następujący sposób -

Utwórz wykres liniowy na podstawie swoich danych.

Zmień typ wykresu na -

• Seria wschodnia i zachodnia do linii ze znacznikami.
• Seria niska, średnia i wysoka do kolumny piętrowej.

Twój wykres wygląda następująco.

• Kliknij jedną z kolumn.
• Zmień szerokość przerwy na 0% w Formatuj serie danych.

Zamiast kolumn otrzymasz pasma.

Aby wykres był bardziej reprezentacyjny -

• Dodaj tytuł wykresu.
• Dostosuj zakres osi pionowej.
• Zmień kolory pasków na zielono-żółto-czerwone.
• Dodaj etykiety do pasm.

Końcowym wynikiem jest wykres pasmowy z określonymi granicami i wynikami ankiety przedstawionymi w pasmach. Z wykresu można szybko i jednoznacznie wywnioskować, że o ile wyniki ankiety dla regionu zachodniego są zadowalające, o tyle dla regionu wschodniego odnotowano spadek w ostatnim kwartale i wymagają uwagi.

Wykres termometru

Kiedy musisz przedstawić wartość docelową i rzeczywistą, możesz łatwo utworzyć wykres termometru w programie Excel, który wyraźnie pokazuje te wartości.

Wykres termometru umożliwia wyświetlanie danych w następujący sposób -

Uporządkuj swoje dane, jak pokazano poniżej -

• Wybierz dane.
• Utwórz wykres kolumnowy grupowany.

Jak zauważyłeś, prawa kolumna to Cel.

• Kliknij kolumnę na wykresie.
• Kliknij opcję Przełącz wiersz / kolumnę na Wstążce.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę docelową.
• Kliknij Formatuj serie danych.
• Kliknij Oś pomocniczą.

Jak zauważysz, oś główna i oś pomocnicza mają różne zakresy.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy oś główną.
• W opcjach Formatuj oś, w obszarze Granice, wpisz 0 dla Minimum i 1 dla Maksimum.
• Powtórz to samo dla osi pomocniczej.

Zarówno oś główna, jak i oś pomocnicza zostaną ustawione na 0% - 100%. Kolumna docelowa ukrywa kolumnę rzeczywistą.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy widoczną kolumnę (Cel)
• W polu Formatuj serie danych wybierz
  • Brak wypełnienia dla FILL
  • Linia ciągła dla GRANICA
  • Niebieski kolor

• W elementach wykresu usuń zaznaczenie
  • Oś → Główna pozioma
  • Oś → Drugorzędna pionowa
  • Gridlines
  • Tytuł wykresu
• Na wykresie kliknij prawym przyciskiem myszy Główna oś pionowa
• W opcjach formatowania osi kliknij ZNACZNIKI
• W polu Typ główny wybierz opcję Wewnątrz

• Kliknij prawym przyciskiem myszy obszar wykresu.
• W opcjach Formatuj obszar wykresu wybierz
  • Brak wypełnienia dla FILL
  • Brak linii dla BORDER

Zmień rozmiar obszaru wykresu, aby uzyskać kształt termometru.

Otrzymałeś wykres termometru z pokazaną wartością rzeczywistą w porównaniu z wartością docelową. Możesz uczynić ten wykres termometru bardziej imponującym, stosując pewne formatowanie.

• Wstaw prostokątny kształt nakładający się na niebieską prostokątną część na wykresie.
• W opcjach Formatuj kształt wybierz -
  • Wypełnienie gradientowe dla FILL
  • Liniowy dla typu
  • 180 ⁰ dla Angle
• Ustaw Gradient zatrzymuje się na 0%, 50% i 100%.
• Aby Gradient zatrzymał się na 0% i 100%, wybierz kolor czarny.
• Aby zatrzymać Gradient na 50%, wybierz kolor biały.

• Wstaw owalny kształt na dole.
• Sformatuj kształt przy użyciu tych samych opcji.

Rezultatem jest wykres termometru, od którego zaczęliśmy.

Wykres Gantta

Wykres Gantta to wykres, na którym seria poziomych linii przedstawia ilość pracy wykonanej w określonych okresach w stosunku do ilości pracy zaplanowanej na te okresy.

W programie Excel można utworzyć wykres Gantta, dostosowując typ wykresu słupkowego skumulowanego, tak aby przedstawiał zadania, czas ich trwania i hierarchię. Wykres Gantta w programie Excel zwykle używa dni jako jednostki czasu wzdłuż osi poziomej.

Rozważ następujące dane, w których kolumna -

• Zadanie reprezentuje zadania w projekcie
• Początek oznacza liczbę dni od daty rozpoczęcia projektu
• Czas trwania reprezentuje czas trwania Zadania

Zwróć uwagę, że Początek dowolnego zadania to Początek poprzedniego zadania + czas trwania. Dzieje się tak, gdy zadania są w hierarchii.

• Wybierz dane.
• Utwórz skumulowany wykres słupkowy.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy Start Series.
• W opcjach Formatuj serie danych wybierz Bez wypełnienia.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy Oś kategorii.
• W opcjach Format Axis wybierz Kategorie w odwrotnej kolejności.

• W elementach wykresu usuń zaznaczenie
  • Legend
  • Gridlines
• Sformatuj oś poziomą na
  • Dostosuj zakres
  • Duże znaczniki kleszczy w odstępach 5-dniowych
  • Drobne zaznaczenia w odstępach 1-dniowych
• Sformatuj serię danych, aby wyglądała imponująco
• Podaj tytuł wykresu

Wykres wodospadu

Wykres kaskadowy to jedno z najpopularniejszych narzędzi wizualizacyjnych stosowanych w małych i dużych firmach. Wykresy kaskadowe są idealne do pokazania, w jaki sposób osiągnąłeś wartość netto, taką jak dochód netto, poprzez rozbicie skumulowanego wpływu dodatnich i ujemnych składek.

Excel 2016 udostępnia typ wykresu kaskadowego. Jeśli korzystasz z wcześniejszych wersji programu Excel, nadal możesz utworzyć wykres kaskadowy za pomocą skumulowanego wykresu kolumnowego.

Kolumny są oznaczone kolorami, dzięki czemu można szybko odróżnić liczby dodatnie od ujemnych. Kolumny wartości początkowej i końcowej zaczynają się na osi poziomej, podczas gdy wartości pośrednie są kolumnami pływającymi. Ze względu na ten wygląd wykresy kaskadowe są również nazywane wykresami mostowymi.

Rozważ następujące dane.

• Przygotuj dane do wykresu kaskadowego

• Upewnij się, że kolumna Przepływ gotówki netto znajduje się po lewej stronie kolumny Miesiące (dzieje się tak, ponieważ nie uwzględnisz tej kolumny podczas tworzenia wykresu)

• Dodaj 2 kolumny - Zwiększ i Zmniejsz odpowiednio dla dodatnich i ujemnych przepływów pieniężnych

• Dodaj kolumnę Początek - pierwsza kolumna na wykresie z wartością początkową w Przepływie pieniężnym netto

• Dodaj kolumnę Koniec - ostatnia kolumna na wykresie z wartością końcową w Przepływie pieniężnym netto

• Dodaj kolumnę Float - która obsługuje kolumny pośrednie

• Oblicz wartości dla tych kolumn w następujący sposób

• W kolumnie Float wstaw wiersz na początku i na końcu. Umieść n dowolną wartość 50000. To tylko po to, aby mieć trochę miejsca po lewej i prawej stronie wykresu

Dane będą następujące.

• Wybierz komórki C2: H18 (Wyklucz kolumnę Przepływ gotówki netto)
• Utwórz skumulowany wykres kolumnowy

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na Float Series.
• Kliknij opcję Formatuj serie danych.
• W opcjach Formatuj serie danych wybierz Bez wypełnienia.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy serię ujemną.
• Wybierz Kolor wypełnienia jako czerwony.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy serię pozytywną.
• Wybierz Kolor wypełnienia jako zielony.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy Start Series.
• Wybierz kolor wypełnienia jako szary.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy Koniec serii.
• Wybierz kolor wypełnienia jako szary.
• Usuń legendę.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną serię
• W opcjach Formatuj serie danych wybierz Szerokość przerwy jako 10% w obszarze Opcje serii

Podaj tytuł wykresu. Zostanie wyświetlony wykres wodospadu.

Wykresy przebiegu w czasie

Wykresy przebiegu w czasie to maleńkie wykresy umieszczone w pojedynczych komórkach, z których każda reprezentuje wiersz wybranych danych. Umożliwiają szybkie dostrzeżenie trendów.

Wykresy przebiegu w czasie można dodawać za pomocą narzędzia Szybka analiza.

• Wybierz dane, do których chcesz dodać wykresy przebiegu w czasie.
• Pozostaw pustą kolumnę po prawej stronie danych dla wykresów przebiegu w czasie.

Przycisk Szybka analiza

pojawi się w prawym dolnym rogu wybranych danych.

• Kliknij przycisk Szybka analiza

  
  . Pojawi się pasek narzędzi szybkiej analizy z różnymi opcjami.

Kliknij SPARKLINES. Wyświetlane opcje wykresów są oparte na danych i mogą się różnić.

Kliknij Line. Wykres liniowy dla każdego wiersza jest wyświetlany w kolumnie po prawej stronie danych.

PivotCharts

Wykresy przestawne służą do graficznego podsumowywania danych i eksploracji skomplikowanych danych.

Wykres przestawny przedstawia serie danych, kategorie i osie wykresu w taki sam sposób, jak na wykresie standardowym. Ponadto zapewnia również interaktywne elementy sterujące filtrowaniem bezpośrednio na wykresie, dzięki czemu można szybko analizować podzbiór danych.

Wykresy przestawne są przydatne, gdy masz dane w ogromnej tabeli przestawnej lub wiele złożonych danych arkusza, które zawierają tekst i liczby. Wykres przestawny może pomóc w zrozumieniu tych danych.

Możesz utworzyć wykres przestawny z

• Tabela przestawna.
• Tabela danych jako autonomiczna bez tabeli przestawnej.

PivotChart from PivotTable

Aby utworzyć wykres przestawny, wykonaj czynności podane poniżej -

• Kliknij tabelę przestawną.
• Kliknij ANALIZUJ w sekcji NARZĘDZIA TABEL PRZEWIJANYCH na Wstążce.
• Kliknij PivotChart. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstaw wykres.

Wybierz opcję Kolumna grupowana z opcji Kolumna.

Kliknij OK. Zostanie wyświetlony wykres przestawny.

Wykres przestawny ma trzy filtry - Region, Sprzedawca i Miesiąc.

• Kliknij opcję Region Filter Control. Pojawi się pole wyszukiwania z listą wszystkich regionów. Pola wyboru pojawiają się obok Regiony.

• Wybierz opcje Wschód i Południe.

Przefiltrowane dane są wyświetlane zarówno na wykresie przestawnym, jak i w tabeli przestawnej.

Wykres przestawny bez tabeli przestawnej

Możesz utworzyć autonomiczny wykres przestawny bez tworzenia tabeli przestawnej.

• Kliknij tabelę danych.
• Kliknij kartę Wstaw.
• Kliknij opcję Wykres przestawny w grupie Wykresy. Zostanie wyświetlone okno Utwórz wykres przestawny.
• Wybierz tabelę / zakres.
• Wybierz lokalizację, w której chcesz umieścić wykres przestawny.

Możesz wybrać komórkę w samym istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu. Kliknij OK.

Pusty wykres przestawny i pusta tabela przestawna pojawią się wraz z listą pól wykresu przestawnego, aby utworzyć wykres przestawny.

• Wybierz pola, które mają zostać dodane do wykresu przestawnego

• Ułóż pola, przeciągając je do FILTRÓW, LEGEND (SERIE), OSI (KATEGORIE) i WARTOŚCI

• Użyj elementów sterujących filtru na wykresie przestawnym, aby wybrać dane do umieszczenia na wykresie przestawnym

Program Excel automatycznie utworzy połączoną tabelę przestawną.

Sprawdzanie poprawności danych jest bardzo przydatnym i łatwym w użyciu narzędziem w programie Excel, za pomocą którego można ustawić walidację danych wprowadzanych do arkusza roboczego.

Możesz to zrobić dla dowolnej komórki w arkuszu

• Wyświetl komunikat wejściowy dotyczący tego, co należy do niego wprowadzić.
• Ogranicz wprowadzane wartości.
• Podaj listę wartości do wyboru.
• Wyświetl komunikat o błędzie i odrzuć nieprawidłowy wpis danych.

Weź pod uwagę następujący moduł śledzenia ryzyka, którego można użyć do wprowadzania i śledzenia informacji o zidentyfikowanych zagrożeniach.

W tym module śledzącym dane wprowadzane do następujących kolumn są sprawdzane za pomocą wstępnie ustawionych ograniczeń danych, a wprowadzone dane są akceptowane tylko wtedy, gdy spełniają kryteria walidacji. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

• Probability
• Impact
• Kategoria ryzyka
• Źródło ryzyka
• Status

Kolumna Ekspozycja na ryzyko będzie zawierała obliczone wartości i nie można wprowadzić żadnych danych. Nawet kolumnaS. No. jest ustawiony tak, aby mieć obliczone wartości, które są korygowane nawet w przypadku usunięcia wiersza.

Teraz dowiesz się, jak skonfigurować taki arkusz.

Przygotuj strukturę arkusza roboczego

Aby przygotować strukturę arkusza roboczego -

• Zacznij od pustego arkusza.
• Umieść nagłówek w wierszu 2.
• Umieść nagłówki kolumn w rzędzie 3.
• W przypadku nagłówków kolumn Prawdopodobieństwo, wpływ i narażenie na ryzyko -
  • Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy.
  • Kliknij opcję Formatuj komórki z listy rozwijanej.
  • W oknie dialogowym Formatowanie komórek kliknij kartę Wyrównanie.
  • Wpisz 90 pod Orientacja.
• Scal i wyśrodkuj komórki w wierszach 3, 4 i 5 dla każdego z nagłówków kolumn.
• Sformatuj obramowanie komórek w wierszach 2 - 5.
• Dostosuj szerokość wierszy i kolumn.

Twój arkusz będzie wyglądał następująco -

Ustaw prawidłowe wartości dla kategorii ryzyka

W komórkach M5 - M13 wprowadź następujące wartości (M5 to kurs, a M6 - M13 to wartości)

Wartości kategorii

Użytkownicy końcowi

Klient

Zarządzanie

Harmonogram

Harmonogram

Środowisko

Produkt

Projekt

• Kliknij pierwszą komórkę w kolumnie Kategoria ryzyka (H6).
• Kliknij kartę DANE na Wstążce.
• Kliknij opcję Sprawdzanie danych w grupie Narzędzia danych.
• Wybierz Walidacja danych… z listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Data Validation.

• Kliknij kartę Ustawienia.
• W obszarze Kryteria walidacji w Allow: lista rozwijana, Wybierz opcję List.

• Wybierz zakres M6: M13 w wyświetlonym oknie Source :.
• Zaznacz pola Ignoruj ​​puste i menu rozwijane w komórce, które się pojawiają.

Ustaw komunikat wejściowy dla kategorii ryzyka

• Kliknij kartę Komunikat wejściowy w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych.
• Sprawdź pudełko Show input message gdy komórka jest zaznaczona.
• W polu pod tytułem: wpisz Kategoria ryzyka:
• W polu pod Komunikatem wejściowym: Wybierz kategorię ryzyka z listy.

Ustaw alert o błędzie dla kategorii ryzyka

Aby ustawić alert o błędzie -

• Kliknij kartę Alert błędu w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych.
• Zaznacz pole Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych.
• Wybierz Zatrzymaj w menu Styl:
• W polu pod tytułem: wpisz Invalid Entry:
• W polu pod Komunikatem o błędzie: wpisz Wybierz wartość z listy rozwijanej.
• Kliknij OK.

Sprawdź poprawność danych dla kategorii ryzyka

Dla wybranej pierwszej komórki w kategorii ryzyka,

• Kryteria walidacji danych są ustawione
• Komunikat wejściowy jest ustawiony
• Ustawiono alert o błędzie

Teraz możesz zweryfikować swoje ustawienia.

Kliknij komórkę, dla której ustawiłeś kryteria sprawdzania poprawności danych. Pojawi się komunikat Input. Przycisk rozwijania pojawia się po prawej stronie komórki.

Komunikat wejściowy jest wyświetlany poprawnie.

• Kliknij przycisk rozwijany po prawej stronie komórki. Zostanie wyświetlona lista rozwijana z wartościami, które można wybrać.

• Sprawdź wartości na liście rozwijanej z tymi, które są używane do tworzenia listy rozwijanej.

Oba zestawy wartości są zgodne. Zwróć uwagę, że jeśli liczba wartości jest większa, po prawej stronie listy rozwijanej pojawi się pasek przewijania.

Wybierz wartość z listy rozwijanej. Pojawia się w celi.

Widać, że wybór prawidłowych wartości działa prawidłowo.

Na koniec spróbuj wprowadzić nieprawidłowy wpis i zweryfikuj alert o błędzie.

Wpisz People w komórce i naciśnij Enter. Zostanie wyświetlony komunikat o błędzie ustawiony dla komórki.

• Sprawdź komunikat o błędzie.
• Możesz spróbować ponownie lub anulować. Sprawdź obie opcje.

Pomyślnie ustawiłeś walidację danych dla komórki.

Note - Sprawdzanie pisowni i gramatyki wiadomości jest bardzo ważne.

Ustaw prawidłowe kryteria dla kolumny kategorii ryzyka

Teraz możesz zastosować kryteria walidacji danych do wszystkich komórek w kolumnie Kategoria ryzyka.

W tym momencie musisz pamiętać o dwóch rzeczach -

• Musisz ustawić kryteria maksymalnej liczby komórek, które można wykorzystać. W naszym przykładzie może się wahać od 10 do 100 w zależności od tego, gdzie arkusz będzie używany.

• Nie należy ustawiać kryteriów dla niepożądanego zakresu komórek ani dla całej kolumny. Spowoduje to niepotrzebne zwiększenie rozmiaru pliku. Nazywa się to nadmiernym formatowaniem. Jeśli otrzymasz arkusz z zewnętrznego źródła, musisz usunąć nadmierne formatowanie, o którym dowiesz się w rozdziale dotyczącym zapytania w tym samouczku.

Wykonaj czynności podane poniżej -

• Ustaw kryteria walidacji dla 10 komórek w kategorii ryzyka.
• Możesz to łatwo zrobić, klikając w prawym dolnym rogu pierwszej komórki.
• Przytrzymaj symbol +, który się pojawi, i pociągnij go w dół.

Sprawdzanie poprawności danych jest ustawione dla wszystkich wybranych komórek.

Kliknij ostatnią wybraną kolumnę i zweryfikuj.

Weryfikacja danych w kolumnie Kategoria ryzyka została zakończona.

Ustaw wartości weryfikacji dla źródła ryzyka

W tym przypadku mamy tylko dwie wartości - wewnętrzną i zewnętrzną.

• Kliknij pierwszą komórkę pod kolumną Źródło ryzyka (I6)
• Kliknij kartę DANE na Wstążce
• Kliknij opcję Sprawdzanie danych w grupie Narzędzia danych
• Wybierz Walidacja danych… z listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Data Validation.

• Kliknij kartę Ustawienia.
• W obszarze Kryteria walidacji na liście rozwijanej Zezwalaj: wybierz opcję Lista.
• W wyświetlonym polu Źródło: wpisz Wewnętrzny, Zewnętrzny.
• Zaznacz pola Ignoruj ​​puste i menu rozwijane w komórce, które się pojawiają.

Ustaw komunikat wejściowy dla źródła ryzyka.

Ustaw alert o błędzie dla źródła ryzyka.

Dla wybranej pierwszej komórki w obszarze Źródło ryzyka -

• Kryteria walidacji danych są ustawione
• Komunikat wejściowy jest ustawiony
• Ustawiono alert o błędzie

Teraz możesz zweryfikować swoje ustawienia.

Kliknij komórkę, dla której ustawiłeś kryteria sprawdzania poprawności danych. Pojawia się komunikat wejściowy. Przycisk rozwijany pojawi się po prawej stronie komórki.

Komunikat wejściowy jest wyświetlany poprawnie.

• Kliknij przycisk strzałki rozwijanej po prawej stronie komórki. Zostanie wyświetlona lista rozwijana z wartościami, które można wybrać.

• Sprawdź, czy wartości są takie same, jak wpisałeś - wewnętrzne i zewnętrzne.

Oba zestawy wartości są zgodne. Wybierz wartość z listy rozwijanej. Pojawia się w celi.

Widać, że wybór prawidłowych wartości działa prawidłowo. Na koniec spróbuj wprowadzić nieprawidłowy wpis i zweryfikuj alert o błędzie.

Wpisz Financial w komórce i naciśnij Enter. Zostanie wyświetlony komunikat o błędzie ustawiony dla komórki.

• Sprawdź komunikat o błędzie. Pomyślnie ustawiłeś walidację danych dla komórki.

• Ustaw prawidłowe kryteria dla kolumny źródła ryzyka

• Zastosuj kryteria walidacji danych do komórek I6 - I15 w kolumnie Źródło ryzyka (tj. Taki sam zakres jak w kolumnie Kategoria ryzyka).

Sprawdzanie poprawności danych jest ustawione dla wszystkich wybranych komórek. Weryfikacja danych w kolumnie Źródło ryzyka została zakończona.

Ustaw wartości walidacji dla statusu

• Powtórz te same kroki, które były używane do ustawiania wartości walidacji dla źródła ryzyka.

• Ustaw wartości listy jako otwarte, zamknięte.

• Zastosuj kryteria walidacji danych do komórek K6 - K15 w kolumnie Status (tj. Taki sam zakres jak w kolumnie Kategoria ryzyka).

Sprawdzanie poprawności danych jest ustawione dla wszystkich wybranych komórek. Sprawdzanie poprawności danych dla stanu kolumny zostało zakończone.

Ustaw wartości sprawdzania prawdopodobieństwa

Wartości wskaźnika prawdopodobieństwa ryzyka mieszczą się w zakresie 1-5, przy czym 1 oznacza niski, a 5 wysoki. Wartość może być dowolną liczbą całkowitą od 1 do 5, obie włącznie.

• Kliknij pierwszą komórkę w kolumnie Źródło ryzyka (I6).
• Kliknij kartę DANE na Wstążce.
• Kliknij opcję Sprawdzanie danych w grupie Narzędzia danych.
• Wybierz Walidacja danych… z listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Data Validation.

• Kliknij kartę Ustawienia.
• W obszarze Kryteria walidacji na liście rozwijanej Zezwalaj: wybierz opcję Cała liczba.

• Wybierz jedną z opcji w obszarze Dane:
• Wpisz 1 w polu pod Minimum:
• Wpisz 5 w polu pod Maksimum:

Ustaw komunikat wejściowy dla prawdopodobieństwa

Ustaw alert o błędzie dotyczący prawdopodobieństwa i kliknij przycisk OK.

Dla wybranej pierwszej komórki w obszarze Prawdopodobieństwo,

• Kryteria walidacji danych są ustawione.
• Komunikat wejściowy jest ustawiony.
• Ustawiono alert o błędzie.

Teraz możesz zweryfikować swoje ustawienia.

Kliknij komórkę, dla której ustawiłeś kryteria sprawdzania poprawności danych. Pojawia się komunikat wejściowy. W takim przypadku nie będzie przycisku rozwijanego, ponieważ wartości wejściowe są ustawione w zakresie, a nie z listy.

Komunikat wejściowy jest wyświetlany poprawnie.

Wprowadź do komórki liczbę całkowitą od 1 do 5. Pojawia się w celi.

Wybór prawidłowych wartości działa prawidłowo. Na koniec spróbuj wprowadzić nieprawidłowy wpis i zweryfikuj alert o błędzie.

Wpisz 6 w komórce i naciśnij Enter. Zostanie wyświetlony komunikat o błędzie ustawiony dla komórki.

Pomyślnie ustawiłeś walidację danych dla komórki.

• Ustaw prawidłowe kryteria dla kolumny Prawdopodobieństwo.

• Zastosuj kryteria walidacji danych do komórek E6 - E15 w kolumnie Prawdopodobieństwo (tj. Taki sam zakres jak w kolumnie Kategoria ryzyka).

Sprawdzanie poprawności danych jest ustawione dla wszystkich wybranych komórek. Weryfikacja danych w kolumnie Prawdopodobieństwo została zakończona.

Ustaw wartości walidacji dla wpływu

Aby ustawić wartości sprawdzania poprawności dla Impact, powtórz te same kroki, które zostały użyte do ustawienia wartości sprawdzania dla prawdopodobieństwa.

Zastosuj kryteria walidacji danych do komórek F6 - F15 w kolumnie Wpływ (tj. Taki sam zakres, jak w kolumnie Kategoria ryzyka).

Sprawdzanie poprawności danych jest ustawione dla wszystkich wybranych komórek. Weryfikacja danych dla kolumny Impact została zakończona.

Ustaw kolumnę Ekspozycja na ryzyko z obliczonymi wartościami

Ekspozycja na ryzyko jest obliczana jako iloczyn prawdopodobieństwa ryzyka i wpływu ryzyka.

Ekspozycja na ryzyko = prawdopodobieństwo * wpływ

Wpisz = E6 * F6 w komórce G6 i naciśnij Enter.

0 zostanie wyświetlone w komórce G6, ponieważ E6 i F6 są puste.

Skopiuj formułę z komórek G6 - G15. 0 zostanie wyświetlone w komórkach G6 - G15.

Ponieważ kolumna Ekspozycja na ryzyko jest przeznaczona do obliczania wartości, nie należy zezwalać na wprowadzanie danych w tej kolumnie.

• Wybierz komórki G6-G15

• Kliknij prawym przyciskiem myszy i na wyświetlonej liście rozwijanej wybierz opcję Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

• Kliknij zakładkę Ochrona.

• Sprawdź opcję Locked.

Ma to na celu zapewnienie, że wprowadzanie danych nie jest dozwolone w tych komórkach. Będzie to jednak obowiązywać tylko wtedy, gdy arkusz będzie chroniony, co zrobisz jako ostatni krok po przygotowaniu arkusza.

• Kliknij OK.
• Zacieniuj komórki G6-G15, aby wskazać, że są to obliczone wartości.

Sformatuj wartości numerów seryjnych

Możesz pozostawić użytkownikowi wypełnienie kolumny S. No. Jeśli jednak sformatujesz wartości S. No., arkusz będzie wyglądał lepiej. Ponadto pokazuje, dla ilu wierszy arkusz jest sformatowany.

Wpisz = row () - 5 w komórce B6 i naciśnij Enter.

1 pojawi się w komórce B6. Skopiuj formułę z komórek B6-B15. Pojawiają się wartości 1-10.

Osłoń komórki B6-B15.

Zakończyć

Projekt jest prawie gotowy.

• Ukryj kolumnę M, która zawiera wartości kategorii danych.
• Formatuj obramowanie komórek B6-K16.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę arkusza.
• Wybierz z menu opcję Chroń arkusz.

Pojawi się okno dialogowe Chroń arkusz.

• Zaznacz opcję Chroń arkusz i zawartość zablokowanych komórek.
• Wpisz hasło w polu Hasło, aby wyłączyć ochronę arkusza -
  • W haśle rozróżniana jest wielkość liter
  • Arkusza chronionego nie można odzyskać, jeśli zapomnisz hasła
  • Dobrą praktyką jest przechowywanie gdzieś listy nazw arkuszy i haseł
• W obszarze Zezwalaj wszystkim użytkownikom tego arkusza na: zaznacz pole wyboru Wybierz odblokowane komórki.

Zabezpieczono zablokowane komórki w kolumnie Ryzyko przed wprowadzaniem danych, a pozostałe odblokowane komórki można było edytować. Kliknij OK.

Plik Confirm Password pojawi się okno dialogowe.

• Wprowadź ponownie hasło.
• Kliknij OK.

Twój arkusz roboczy z ustawionym sprawdzaniem poprawności danych dla wybranych komórek jest gotowy do użycia.

Możesz w łatwy sposób przeprowadzić analizę finansową w programie Excel. Excel zapewnia kilka funkcji finansowych, takich jak PMT, PV, NPV, XNPV, IRR, MIRR, XIRR i tak dalej, które umożliwiają szybkie uzyskanie wyników analizy finansowej.

W tym rozdziale dowiesz się, gdzie i jak możesz używać tych funkcji do analizy.

Co to jest renta?

Renta to seria stałych płatności gotówkowych dokonywanych w ciągłym okresie. Na przykład oszczędności na emeryturę, płatności ubezpieczeniowe, kredyt mieszkaniowy, hipoteka itp. W funkcjach rentowych -

• Liczba dodatnia oznacza otrzymaną gotówkę.
• Liczba ujemna oznacza wypłaconą gotówkę.

Wartość bieżąca serii przyszłych płatności

Wartość bieżąca to całkowita kwota, jaką jest teraz warta seria przyszłych płatności. Możesz obliczyć wartość bieżącą za pomocą funkcji programu Excel -

• PV- Oblicza bieżącą wartość inwestycji przy użyciu stopy procentowej i serii przyszłych płatności (wartości ujemne) i dochodu (wartości dodatnie). Co najmniej jeden z przepływów pieniężnych musi być dodatni, a co najmniej jeden ujemny.

• NPV - Oblicza bieżącą wartość netto inwestycji przy użyciu stopy dyskontowej i serii okresowych przyszłych płatności (wartości ujemne) i dochodu (wartości dodatnie).

• XNPV - Oblicza wartość bieżącą netto dla harmonogramu przepływów pieniężnych, który niekoniecznie jest okresowy.

Note that -

• Przepływy pieniężne PV muszą być stałe, podczas gdy przepływy pieniężne NPV mogą być zmienne.

• Przepływy pieniężne PV mogą występować na początku lub na końcu okresu, podczas gdy przepływy pieniężne NPV muszą występować na końcu okresu.

• Przepływy pieniężne NPV muszą być okresowe, podczas gdy przepływy pieniężne XNPV nie muszą być okresowe.

W tej sekcji dowiesz się, jak pracować z PV. Dowiesz się o NPV w dalszej części.

Przykład

Załóżmy, że kupujesz lodówkę. Sprzedawca podaje, że cena lodówki to 32000, ale masz możliwość spłaty kwoty w ciągu 8 lat z oprocentowaniem 13% w skali roku i rocznymi płatnościami 6000. Masz również możliwość dokonywania płatności. na początku lub na końcu każdego roku.

Chcesz wiedzieć, która z tych opcji jest dla Ciebie korzystna.

Możesz użyć funkcji Excel PV -

PV (rate, nper, pmt, [fv ], [type])

Aby obliczyć wartość bieżącą z płatnościami na koniec każdego roku, pomiń typ lub podaj 0 jako typ.

Aby obliczyć wartość bieżącą z płatnościami na koniec każdego roku, podaj 1 jako typ.

Otrzymasz następujące wyniki -

W związku z tym,

• Jeśli dokonasz płatności teraz, musisz zapłacić 32 000 bieżącej wartości.
• Jeśli zdecydujesz się na płatności roczne z płatnością na koniec roku, musisz zapłacić 28 793 bieżącej wartości.
• Jeśli zdecydujesz się na płatności roczne z płatnością na koniec roku, musisz zapłacić 32 536 bieżącej wartości.

Możesz wyraźnie zobaczyć, że opcja 2 jest dla Ciebie korzystna.

Co to jest EMI?

Rata równa miesięczna (EMI) jest definiowana przez Investopedię jako „Stała kwota płatności dokonywana przez pożyczkobiorcę na rzecz pożyczkodawcy w określonym dniu każdego miesiąca kalendarzowego. Zrównane raty miesięczne służą do spłaty zarówno odsetek, jak i kwoty głównej każdego miesiąca, tak aby ponad przez określoną liczbę lat, pożyczka zostanie spłacona w całości. "

EMI na pożyczce

W Excelu możesz obliczyć EMI dla pożyczki za pomocą funkcji PMT.

Załóżmy, że chcesz wziąć kredyt mieszkaniowy w wysokości 5000000 z roczną stopą procentową 11,5% i okresem spłaty pożyczki 25 lat. Możesz znaleźć swój EMI w następujący sposób -

• Oblicz stopę procentową na miesiąc (stopa procentowa w skali roku / 12)
• Oblicz liczbę miesięcznych płatności (liczba lat * 12)
• Użyj funkcji PMT do obliczenia EMI

Jak obserwujesz,

• Wartość bieżąca (PV) to kwota pożyczki.
• Wartość przyszła (FV) wynosi 0, ponieważ na koniec okresu kwota pożyczki powinna wynosić 0.
• Typ to 1, ponieważ EMI są opłacane na początku każdego miesiąca.

Otrzymasz następujące wyniki -

Miesięczna spłata kwoty głównej i odsetek od pożyczki

EMI obejmuje zarówno odsetki, jak i część spłaty kapitału. Wraz z upływem czasu te dwa składniki EMI będą się zmieniać, zmniejszając równowagę.

Aby dostać

• Część odsetkową swoich miesięcznych płatności możesz wykorzystać w funkcji Excel IPMT.

• Spłatę głównej części swoich miesięcznych płatności możesz skorzystać z funkcji Excel PPMT.

Na przykład, jeśli zaciągnąłeś pożyczkę w wysokości 1 000 000 na okres 8 miesięcy w wysokości 16% w skali roku. Możesz uzyskać wartości dla EIW, malejące kwoty odsetek, rosnącą spłatę kwot kapitału i zmniejszające się saldo pożyczki w ciągu 8 miesięcy. Na koniec 8 miesięcy saldo pożyczki wyniesie 0.

Postępuj zgodnie z procedurą podaną poniżej.

Step 1 - Obliczyć EMI w następujący sposób.

Powoduje to EMI Rs. 13261,59.

Step 2 - Następnie oblicz odsetki i główne części EIW na 8 miesięcy, jak pokazano poniżej.

Otrzymasz następujące wyniki.

Odsetki i kwota główna płatne między dwoma okresami

Możesz obliczyć odsetki i kwotę główną zapłacone między dwoma okresami włącznie.

• Obliczyć łączny odsetek płatnego między 2 ^ND i 3 ^rd miesiące z wykorzystaniem funkcji CUMIPMT.

• Zweryfikować wynik sumując wartości procentowe dla 2 ^ND i 3 ^rd miesięcy.

• Obliczyć skumulowaną kapitału płatnego między 2 ^nd i 3 ^rd miesięcy wykorzystaniem funkcji CUMPRINC.

• Zweryfikować wynik podsumowujący główne wartości 2 ^ND i 3 ^rd miesięcy.

Otrzymasz następujące wyniki.

Możesz zobaczyć, że Twoje obliczenia są zgodne z wynikami weryfikacji.

Obliczanie stopy procentowej

Załóżmy, że bierzesz pożyczkę w wysokości 100 000 i chcesz spłacić ją w ciągu 15 miesięcy z maksymalną miesięczną spłatą w wysokości 12 000. Możesz chcieć poznać stopę procentową, według której musisz spłacać.

Znajdź stopę procentową za pomocą funkcji Excel RATE -

Otrzymasz wynik jako 8%.

Obliczanie terminu pożyczki

Załóżmy, że bierzesz pożyczkę w wysokości 100 000 z oprocentowaniem 10%. Chcesz maksymalnej miesięcznej płatności w wysokości 15 000. Możesz chcieć wiedzieć, ile czasu zajmie spłata pożyczki.

Znajdź liczbę płatności za pomocą funkcji Excel NPER

Wynik otrzymasz jako 12 miesięcy.

Decyzje dotyczące inwestycji

Kiedy chcesz dokonać inwestycji, porównujesz różne opcje i wybierasz tę, która daje lepsze zwroty. Wartość bieżąca netto jest przydatna przy porównywaniu przepływów pieniężnych w danym okresie i decydowaniu, który z nich jest lepszy. Przepływy pieniężne mogą występować w regularnych, okresowych odstępach czasu lub w nieregularnych odstępach czasu.

Najpierw rozważymy przypadek regular, periodical cash flows.

Wartość bieżąca netto sekwencji przepływów pieniężnych otrzymanych w różnych momentach w ciągu n lat od teraz (n może być ułamkiem) wynosi 1/(1 + r)ⁿ, gdzie r jest roczną stopą procentową.

Rozważ następujące dwie inwestycje w okresie 3 lat.

Przy wartości nominalnej Inwestycja 1 wygląda lepiej niż Inwestycja 2. Możesz jednak zdecydować, która inwestycja jest lepsza, tylko wtedy, gdy znasz prawdziwą wartość inwestycji na dzień dzisiejszy. Możesz użyć funkcji NPV do obliczenia zwrotów.

Mogą wystąpić przepływy pieniężne

• Pod koniec każdego roku.
• Na początku każdego roku.
• W połowie każdego roku.

Funkcja NPV zakłada, że ​​przepływy pieniężne są na koniec roku. Jeśli przepływy pieniężne występują w różnym czasie, należy wziąć pod uwagę ten konkretny czynnik wraz z obliczeniem wartości NPV.

Załóżmy, że przepływy pieniężne wystąpią pod koniec roku. Następnie możesz od razu skorzystać z funkcji NPV.

Otrzymasz następujące wyniki -

Jak widać, NPV dla Inwestycji 2 jest wyższe niż dla Inwestycji 1. Dlatego też Inwestycja 2 jest lepszym wyborem. Otrzymałeś ten wynik, ponieważ wypływy pieniężne z Inwestycji 2 są w późniejszych okresach w porównaniu z przepływami z Inwestycji 1.

Przepływy pieniężne na początku roku

Załóżmy, że przepływy pieniężne występują na początku każdego roku. W takim przypadku nie należy uwzględniać pierwszego przepływu pieniężnego w obliczeniach NPV, ponieważ przedstawia on już wartość bieżącą. Aby otrzymać wartość bieżącą netto, musisz dodać pierwszy przepływ pieniężny do wartości bieżącej netto uzyskanej z pozostałych przepływów pieniężnych.

Otrzymasz następujące wyniki -

Przepływy pieniężne w połowie roku

Załóżmy, że przepływy pieniężne występują w połowie każdego roku. W takim przypadku musisz pomnożyć wartość bieżącą netto uzyskaną z przepływów pieniężnych przez $ \ sqrt {1 + r} $, aby uzyskać wartość bieżącą netto.

Otrzymasz następujące wyniki -

Przepływy pieniężne w nieregularnych odstępach czasu

Jeśli chcesz obliczyć wartość bieżącą netto przy nieregularnych przepływach pieniężnych, tj. Przepływach pieniężnych występujących w przypadkowych momentach, obliczenia są nieco skomplikowane.

Jednak w Excelu możesz łatwo wykonać takie obliczenia za pomocą funkcji XNPV.

• Uporządkuj swoje dane według dat i przepływów pieniężnych.

Note- Pierwsza data w danych powinna być najwcześniejsza ze wszystkich dat. Pozostałe daty mogą występować w dowolnej kolejności.

• Użyj funkcji XNPV, aby obliczyć wartość bieżącą netto.

Otrzymasz następujące wyniki -

Załóżmy, że dzisiejsza data jest 15 ^th marca 2015. Jak można zauważyć, wszystkie daty przepływów pieniężnych są późniejszych terminach. Jeśli chcesz znaleźć bieżącą wartość netto na dzień dzisiejszy, uwzględnij ją w danych u góry i określ 0 dla przepływu środków pieniężnych.

Otrzymasz następujące wyniki -

Wewnętrzna stopa zwrotu (IRR)

Wewnętrzna stopa zwrotu (IRR) z inwestycji to stopa procentowa, przy której wartość bieżąca netto wynosi 0. Jest to wartość stopy, dla której bieżące wartości dodatnich przepływów pieniężnych dokładnie kompensują wartości ujemne. Gdy stopą dyskontową jest IRR, inwestycja jest całkowicie obojętna, tzn. Inwestor nie zyskuje ani nie traci pieniędzy.

Weź pod uwagę następujące przepływy pieniężne, różne stopy procentowe i odpowiadające im wartości NPV.

Jak widać między wartościami stopy procentowej 10% i 11% zmienia się znak NPV. Kiedy precyzyjnie dostosujesz stopę procentową do 10,53%, wartość bieżąca netto wynosi prawie 0. W związku z tym IRR wynosi 10,53%.

Określanie IRR przepływów pieniężnych dla projektu

Możesz obliczyć IRR przepływów pieniężnych za pomocą funkcji IRR programu Excel.

IRR wynosi 10,53%, jak widzieliście w poprzedniej sekcji.

Dla danych przepływów pieniężnych IRR może -

• istnieją i są niepowtarzalne
• istnieje i wiele
• nie istnieje

Unikalny IRR

Jeśli IRR istnieje i jest wyjątkowy, można go wykorzystać do wybrania najlepszej inwestycji spośród kilku możliwości.

• Jeśli pierwszy przepływ gotówki jest ujemny, oznacza to, że inwestor ma pieniądze i chce zainwestować. Wtedy im wyższa IRR, tym lepiej, ponieważ reprezentuje stopę procentową otrzymywaną przez inwestora.

• Jeśli pierwszy przepływ środków pieniężnych jest dodatni, oznacza to, że inwestor potrzebuje pieniędzy i szuka pożyczki, im niższa IRR, tym lepiej, ponieważ odzwierciedla stopę procentową, którą płaci inwestor.

Aby dowiedzieć się, czy IRR jest niepowtarzalny, czy nie, zmień domyślną wartość i oblicz IRR. Jeśli IRR pozostaje stała, jest wyjątkowa.

Jak zauważyłeś, IRR ma unikalną wartość dla różnych wartości domyślnych.

Wiele IRR

W niektórych przypadkach możesz mieć wiele IRR. Rozważ następujące przepływy pieniężne. Oblicz IRR z różnymi wartościami domyślnymi.

Otrzymasz następujące wyniki -

Można zauważyć, że istnieją dwie IRR - -9,59% i 216,09%. Możesz zweryfikować te dwa IRR obliczające NPV.

Zarówno dla -9,59%, jak i 216,09% NPV wynosi 0.

Brak IRR

W niektórych przypadkach możesz nie mieć IRR. Rozważ następujące przepływy pieniężne. Oblicz IRR z różnymi wartościami domyślnymi.

Otrzymasz wynik jako #NUM dla wszystkich domyślnych wartości.

Wynik #NUM oznacza, że ​​nie ma IRR dla rozważanych przepływów pieniężnych.

Schematy przepływów pieniężnych i wewnętrzna stopa zwrotu

Jeśli w przepływach pieniężnych występuje tylko jedna zmiana znaku, na przykład z ujemnego na dodatni lub z dodatniego na ujemny, gwarantowana jest unikalna wewnętrzna stopa zwrotu. Na przykład w przypadku inwestycji kapitałowych pierwszy przepływ środków pieniężnych będzie ujemny, podczas gdy reszta przepływów pieniężnych będzie dodatnia. W takich przypadkach istnieje niepowtarzalna wewnętrzna stopa zwrotu.

Jeśli w przepływach pieniężnych następuje więcej niż jedna zmiana znaku, IRR może nie istnieć. Nawet jeśli istnieje, może nie być wyjątkowy.

Decyzje oparte na IRR

Wielu analityków woli używać IRR i jest to popularna miara rentowności, ponieważ wyrażona procentowo jest łatwa do zrozumienia i łatwa do porównania z wymaganym zwrotem. Jednak przy podejmowaniu decyzji z IRR są pewne problemy. Jeśli masz rangę z IRR i podejmujesz decyzje na podstawie tych rang, możesz skończyć z błędnymi decyzjami.

Widzieliście już, że NPV umożliwi podejmowanie decyzji finansowych. Jednak IRR i NPV nie zawsze prowadzą do tej samej decyzji, gdy projekty wzajemnie się wykluczają.

Mutually exclusive projectsto takie, w przypadku których wybór jednego projektu wyklucza akceptację innego. Kiedy porównywane projekty wykluczają się wzajemnie, może powstać konflikt rankingowy między wartością bieżącą netto a wewnętrzną stopą zwrotu. Jeśli musisz wybrać między projektem A i projektem B, NPV może sugerować akceptację projektu A, podczas gdy IRR może sugerować projekt B.

Ten rodzaj konfliktu między NPV a IRR może powstać z jednego z następujących powodów:

• Projekty mają bardzo różne rozmiary, lub
• Czas przepływów pieniężnych jest inny.

Projekty o znacznej różnicy wielkości

Jeśli chcesz podjąć decyzję na podstawie IRR, projekt A daje zwrot w wysokości 100, a projekt B zwrot w wysokości 50. W związku z tym inwestycja w projekt A wygląda na opłacalną. To jednak zła decyzja ze względu na różnicę w skali projektów.

Rozważ -

• Masz 1000 do zainwestowania.

• Jeśli zainwestujesz całe 1000 w projekt A, otrzymasz zwrot w wysokości 100.

• Jeśli zainwestujesz 100 w projekt B, nadal będziesz mieć w ręku 900, które możesz zainwestować w inny projekt, powiedzmy projekt C. Załóżmy, że uzyskasz zwrot w wysokości 20% z projektu C, a następnie całkowity zwrot z projektu B i projektu C wynosi 230, co znacznie wyprzedza rentowność.

Dlatego NPV jest lepszym sposobem podejmowania decyzji w takich przypadkach.

Projekty z różnymi terminami przepływów pieniężnych

Ponownie, jeśli weźmiesz pod uwagę IRR, aby zdecydować, projekt B byłby wyborem. Jednak projekt A ma wyższą wartość NPV i jest idealnym wyborem.

Wewnętrzna stopa zwrotu z nieregularnie rozłożonych przepływów pieniężnych (XIRR)

Twoje przepływy pieniężne mogą czasami być nieregularne. W takim przypadku nie można użyć IRR, ponieważ IRR wymaga równo rozłożonych odstępów czasu. Możesz zamiast tego użyć XIRR, który uwzględnia daty przepływów pieniężnych wraz z przepływami pieniężnymi.

Wynikająca z tego wewnętrzna stopa zwrotu wynosi 26,42%.

Zmodyfikowana IRR (MIRR)

Rozważ przypadek, w którym Twoja stopa finansowania różni się od stopy reinwestycji. Jeśli obliczysz wewnętrzną stopę zwrotu za pomocą IRR, przyjmuje ona tę samą stopę zarówno dla finansów, jak i dla reinwestycji. Ponadto możesz również otrzymać wiele IRR.

Na przykład rozważ przepływy pieniężne podane poniżej -

Jak widać, NPV wynosi 0 więcej niż raz, co skutkuje wieloma IRR. Ponadto nie jest brana pod uwagę stopa reinwestycji. W takich przypadkach możesz użyć zmodyfikowanej IRR (MIRR).

Otrzymasz wynik 7%, jak pokazano poniżej -

Note - W przeciwieństwie do IRR, MIRR zawsze będzie wyjątkowy.

W pewnych sytuacjach może być konieczne

• Skonfiguruj skoroszyty, w których kilka arkuszy ma podobny format lub strukturę.
• Uzyskaj informacje dotyczące tych arkuszy z innego arkusza.
• Podsumuj wyniki z tych arkuszy w arkuszu podsumowującym.

Na przykład może być konieczne śledzenie informacji o sprzedaży według regionu i miesiąca w oddzielnych arkuszach. Cena każdego produktu jest pobierana z katalogu produktów, który jest utworzony w całej firmie w osobnym arkuszu. Na koniec musisz podsumować wyniki we wszystkich regionach w arkuszu podsumowującym.

W tym rozdziale dowiesz się, jak możesz to osiągnąć w prostych krokach. Zamierzacie podsumować wyniki od kwietnia 2015 do marca 2016 roku, czyli rok obrotowy 2015-16.

Pierwszy krok

Pierwszym krokiem jest utworzenie katalogu produktów. Wykonaj czynności podane poniżej -

• Zacznij od pustego skoroszytu.
• Skonfiguruj arkusz katalogu produktów z produktami i cenami.
• Nazwij arkusz Product Catalog.
• Załóżmy, że katalog jest aktualizowany pierwszego dnia każdego miesiąca.
• Podaj miejsce na ostatnią aktualizację w dniu.

Cena produktu w momencie sprzedaży zależy od aktualnego kosztu produktu.

Wiele arkuszy roboczych o tej samej strukturze

Następnie musisz skonfigurować arkusze robocze dla regionów - wschodniego, północnego, południowego i zachodniego, w tej kolejności o tej samej strukturze.

• Dodaj 4 puste arkusze.
• Nadaj arkuszom nazwę Wschód, Północ, Południe i Zachód.

Te cztery arkusze powinny mieć taką samą strukturę.

• Kliknij kartę Wschód. Zostanie otwarty arkusz roboczy Wschód.
• Naciśnij klawisz Shift i kliknij kartę Zachód. Zostaną zaznaczone wszystkie 4 karty.

Teraz cokolwiek edytujesz w arkuszu wschodnim, zostanie automatycznie odzwierciedlone w pozostałych trzech wybranych arkuszach.

W arkuszu wschodnim

• Dodaj nagłówki kolumn - Numer S., Miesiąc, Produkt, Cena, Liczba jednostek, Łączna kwota.
• Dodaj numer S., miesiąc kwiecień i 4 nazwy produktów.
• Sformatuj tabelę.

Ta sama struktura pojawia się w innych arkuszach: Północ, Południe i Zachód.

Tworzenie formuły w wielu arkuszach roboczych

Aby utworzyć formułę w wielu arkuszach -

• Zdefiniuj nazwy wartości cen produktów w arkuszu katalogu produktów.
• Ustaw zakres jako skoroszyt dla wszystkich nazw.

• Ponownie wybierz wszystkie cztery arkusze - wschód, północ, południe i zachód.
• W arkuszu Wschód dla każdego produktu w kolumnie ceny podaj formułę jako Nazwę wartości ceny.

Jak zdefiniowaliśmy wcześniej, cena produktu jest zgodna z katalogiem produktów, który jest aktualizowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

• Powtórz te same kroki dla każdego miesiąca

Dlatego w arkuszach roboczych dla regionów Wschód, Północ, Południe i Zachód pomyślnie ustawiono tę samą strukturę i umieściłeś informacje o cenie dla każdego produktu na podstawie miesiąca z arkusza katalogu produktów.

Katalog produktów może również znajdować się w innym skoroszycie.

Obliczenia w arkuszach roboczych

Następnym krokiem jest uzupełnienie informacji o liczbie sprzedanych jednostek dla każdego produktu w każdym miesiącu i w każdym regionie. Dlatego musisz osobno pracować nad tymi arkuszami.

Dla każdego regionu, dla każdego produktu -

• Wypełnij liczbę sprzedanych jednostek.
• Oblicz odpowiednią łączną kwotę jako cenę * nr. jednostek.

W każdym arkuszu (wschód, północ, południe i zachód) oblicz sumy częściowe co miesiąc -

Note- Sumy częściowej można używać w jednym arkuszu, ale nie w wielu arkuszach. Dlatego musisz powtórzyć ten krok dla arkuszy pracy Północ, Południe i Zachód.

Kliknij Poziom konspektu 2. Otrzymasz wszystkie sumy miesięczne.

Teraz jesteś gotowy, aby podsumować wyniki ze wszystkich czterech arkuszy - wschodniego, północnego, południowego i zachodniego.

Podsumowanie danych w wielu arkuszach roboczych

Poniższe kroki pokazują, jak podsumować dane z wielu arkuszy.

• Dodaj arkusz roboczy i nazwij go Podsumowanie.
• Utwórz strukturę dla arkusza Podsumowanie.

W kolumnie- Total Sales, w komórce C3 wpisz =sum(

• Wybierz arkusz East.
• Wybierz komórkę G7.
• Po naciśnięciu zakładki Wschód kliknij kartę West.
• Zostaną wybrane zakładki ze wschodu na zachód.
• Formuła na pasku formuły jest wyświetlana jako

=sum(‘East:West’!G7)

Zauważ, że nadal jesteś w Eastarkusz roboczy. Naciśnij enter.

Znajdziesz się w arkuszu Podsumowanie. Na pasku formuły zobaczysz formułę jako

=SUM(East:West!G7)

Obliczona wartość pojawi się w komórce C3.

• Skopiuj formułę do komórek C4 do C14.
• Kliknij opcję Pokaż formuły w grupie Inspekcja formuł na karcie FORMUŁY.

Pojawią się wszystkie formuły w kolumnie Całkowita sprzedaż.

Dokładnie tak chciałeś podsumować wyniki z każdego regionu.

• Kliknij komórkę C15.
• Rodzaj =sum(C3:C14)

Twoje podsumowane wyniki są gotowe w arkuszu Podsumowanie.

Możesz chcieć sprawdzić dokładność formuł lub znaleźć źródło błędu. Polecenia inspekcji formuł programu Excel zapewniają łatwy sposób wyszukiwania

• Które komórki biorą udział w obliczaniu formuły w aktywnej komórce.
• Które formuły odnoszą się do aktywnej komórki.

Te ustalenia są przedstawione graficznie za pomocą linii strzałek, co ułatwia wizualizację. Możesz wyświetlić wszystkie formuły w aktywnym arkuszu za pomocą jednego polecenia. Jeśli formuły odnoszą się do komórek w innym skoroszycie, otwórz również ten skoroszyt. Program Excel nie może przejść do komórki w skoroszycie, która nie jest otwarta.

Ustawianie opcji wyświetlania

Musisz sprawdzić, czy opcje wyświetlania dla używanych skoroszytów są poprawnie ustawione.

• Kliknij FILE > Options.
• W oknie dialogowym Opcje programu Excel kliknij przycisk Zaawansowane.
• W opcjach wyświetlania skoroszytu -
  • Wybierz skoroszyt.
  • Sprawdź, czy w obszarze Dla obiektów pokaż, zaznaczono opcję Wszystko.
• Powtórz ten krok dla wszystkich kontrolowanych skoroszytów.

Śledzenie precedensów

Komórki poprzedzające to te komórki, do których odwołuje się formuła w aktywnej komórce.

W poniższym przykładzie aktywną komórką jest C2. W C2 masz wzór=B2*C4.

B2 i C4 są poprzednimi komórkami dla C2.

Aby prześledzić precedensy komórki C2,

• Kliknij komórkę C2.
• Kliknij kartę Formuły.
• Kliknij opcję Śledź poprzedniki w grupie Inspekcja formuł.

Zostaną wyświetlone dwie strzałki, jedna od B2 do C2, a druga od C4 do C2, śledząc precedensy.

Należy pamiętać, że w celu śledzenia precedensów komórki komórka powinna mieć formułę z prawidłowymi odwołaniami. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

• Kliknij komórkę, która nie zawiera formuły, lub kliknij pustą komórkę.
• Kliknij opcję Śledź poprzedniki w grupie Inspekcja formuł.

Otrzymasz wiadomość.

Usuwanie strzał

Kliknij opcję Usuń strzałki w grupie Inspekcja formuł.

Wszystkie strzałki w arkuszu znikną.

Śledzenie zależności

Zależne komórki zawierają formuły, które odwołują się do innych komórek. Oznacza to, że jeśli aktywna komórka wnosi wkład do formuły w innej komórce, druga komórka jest komórką zależną od aktywnej komórki.

W poniższym przykładzie C2 ma wzór =B2*C4. Dlatego C2 jest komórką zależną od komórek B2 i C4

Aby prześledzić zależności komórki B2,

• Kliknij komórkę B2.
• Kliknij kartę Formuły.
• Kliknij opcję Śledź zależności w grupie Inspekcja formuł.

Strzałka pojawia się od B2 do C2, pokazując, że C2 jest zależne od B2.

Aby prześledzić zależności komórki C4 -

• Kliknij komórkę C4.
• Kliknij kartę Formuła> Śledź zależności w grupie Inspekcja formuł.

Kolejna strzałka pojawia się od C4 do C2, pokazując, że C2 jest również zależne od C4.

Kliknij Remove Arrowsw grupie Formula Auditing. Wszystkie strzałki w arkuszu znikną.

Note- Aby śledzić zależności komórki, do komórki powinno się odwoływać formuła w innej komórce. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

• Kliknij komórkę, do której B6 nie odwołuje się żadna formuła, ani kliknij pustą komórkę.
• Kliknij opcję Śledź zależności w grupie Inspekcja formuł. Otrzymasz wiadomość.

Praca z formułami

Zrozumiałeś pojęcie precedensów i osób na utrzymaniu. Rozważmy teraz arkusz z kilkoma formułami.

• Kliknij komórkę w sekcji Kategoria zaliczenia w tabeli Wyniki egzaminów.
• Kliknij Śledź poprzedniki. Komórka po jej lewej stronie (Oznaczenia) i zakres E4: F8 zostaną zamapowane jako precedensy.
• Powtórz te czynności dla wszystkich komórek w sekcji Kategoria zaliczenia w tabeli Wyniki egzaminu.

• Kliknij komórkę w sekcji Kategoria zaliczenia w tabeli Oceny uczniów.

• Kliknij opcję Śledź zależności. Wszystkie komórki w sekcji Kategoria zaliczenia w tabeli Wyniki egzaminu zostaną zamapowane jako zależne.

Pokazywanie formuł

Poniższy arkusz zawiera podsumowanie sprzedaży przez sprzedawców w regionach Wschód, Północ, Południe i Zachód.

• Kliknij kartę FORMUŁY na Wstążce.

• Kliknij opcję Pokaż formuły w grupie Inspekcja formuł. Pojawią się formuły w arkuszu, dzięki czemu będziesz wiedzieć, które komórki zawierają formuły i jakie są formuły.

• Kliknij komórkę pod TotalSales.

• Kliknij Śledź poprzedniki. Na końcu strzałki pojawi się ikona arkusza. Ikona arkusza wskazuje, że precedensy znajdują się w innym arkuszu.

Kliknij dwukrotnie strzałkę. ZAGo TO pojawi się okno dialogowe, pokazujące precedensy.

Jak zauważyłeś, istnieją cztery precedensy w czterech różnych arkuszach roboczych.

• Kliknij odniesienie do jednego z precedensów.
• Odniesienie pojawi się w polu Odniesienie.
• Kliknij OK. Pojawi się arkusz roboczy zawierający ten precedens.

Ocena formuły

Aby sprawdzić krok po kroku, jak działa złożona formuła w komórce, możesz użyć polecenia Oblicz formułę.

Rozważmy wzór NPV (środkowy rok) w komórce C14. Formuła jest taka

=SQRT (1 + C2)*C10

• Kliknij komórkę C14.
• Kliknij kartę FORMUŁY na Wstążce.
• Kliknij opcję Oceń formułę w grupie Inspekcja formuł. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Oceń wzór.

w Evaluate FormulaW oknie dialogowym formuła zostanie wyświetlona w polu w obszarze Ocena. KlikającEvaluateprzycisk kilka razy, formuła zostanie oceniona krokowo. Wyrażenie z podkreśleniem będzie zawsze wykonywane jako następne.

Tutaj C2 jest podkreślone we wzorze. Tak więc jest oceniany w następnym kroku. KliknijEvaluate.

Komórka C2 ma wartość 0,2. W związku z tym C2 zostanie ocenione jako 0,2.1+0.2jest podkreślona, ​​pokazując to jako następny krok. KliknijEvaluate.

1 + 0,2 zostanie ocenione jako 1,2. SQRT(1.2)jest podkreślona, ​​pokazując to jako następny krok. KliknijEvaluate.

SQRT (1.2) zostanie oceniony jako 1.09544511501033. C10jest podkreślona, ​​pokazując to jako następny krok. KliknijEvaluate.

C10 zostanie oszacowany jako 4976,8518518515.

1.09544511501033 * 4976.8518518515 jest podkreślona, ​​co oznacza, że ​​jest to następny krok. KliknijEvaluate.

1,09544511501033 * 4976,8518518515 zostanie oceniony jako 5 451,87.

Nie ma więcej wyrażeń do oceny i oto jest odpowiedź. PlikEvaluate zostanie zmieniony na Restart przycisk informujący o zakończeniu oceny.

Sprawdzanie błędów

Dobrą praktyką jest sprawdzenie błędów, gdy arkusz i / lub skoroszyt są gotowe z obliczeniami.

Rozważ następujące proste obliczenia.

Obliczenie w komórce spowodowało błąd # DIV / 0 !.

• Kliknij komórkę C5.

• Kliknij kartę FORMUŁY na Wstążce.

• Kliknij strzałkę obok pozycji Sprawdzanie błędów w grupie Inspekcja formuł. Na liście rozwijanej znajdziesz toCircular References jest dezaktywowana, co oznacza, że ​​arkusz nie zawiera odwołań cyklicznych.

• Wybierz Trace Error z listy rozwijanej.

Komórki potrzebne do obliczenia aktywnej komórki są oznaczone niebieskimi strzałkami.

• Kliknij Usuń strzałki.
• Kliknij strzałkę obok pozycji Sprawdzanie błędów.
• Wybierz Sprawdzanie błędów z listy rozwijanej.

Plik Error Checking pojawi się okno dialogowe.

Przestrzegaj następujących zasad -

• Jeśli klikniesz Help on this error, Zostanie wyświetlona pomoc programu Excel dotycząca błędu.

• Jeśli klikniesz Show Calculation Steps, Pojawi się okno dialogowe Oceń wzór.

• Jeśli klikniesz Ignore Error, okno dialogowe Sprawdzanie błędów zostanie zamknięte i jeśli klikniesz Error Checking polecenie ponownie, ignoruje ten błąd.

• Jeśli klikniesz Edit in Formula Bar, zostaniesz przeniesiony do formuły na pasku formuły, aby móc edytować formułę w komórce.

Możesz użyć zapytania, aby -

• Porównaj dwa skoroszyty.
• Przeanalizuj skoroszyt pod kątem problemów lub niespójności.
• Wyświetl łącza między skoroszytami.
• Wyświetl łącza między arkuszami.
• Wyświetl relacje między komórkami.
• Usuń nadmiar formatowania komórek.
• Zarządzaj hasłami.

Zakładka ZAPYTANIE będzie znajdować się na Wstążce. Jeśli na Wstążce znajdziesz kartę ZAPYTANIE, możesz przejść do następnej sekcji.

Jeśli nie możesz znaleźć karty ZAPYTANIE na Wstążce, uaktywnij dodatek Zapytanie.

• Kliknij File > Options.
• W oknie Opcje programu Excel kliknij Dodatki.
• W polu Zarządzaj kliknij Dodatki COM.
• Kliknij Idź.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dodatki COM.

• Zaznacz pole Zapytanie.
• Kliknij OK. Teraz Inquire Add-In jest aktywny. Zakładkę ZAPYTAJ znajdziesz na Wstążce.

ZAPYTAJ Polecenia

Poznajmy polecenia ZAPYTAJ.

Kliknij zakładkę ZAPYTAJ. Znajdziesz następujące polecenia -

• Analiza skoroszytu
• Relacja w skoroszycie
• Relacja w arkuszu
• Relacja komórek
• Porównaj pliki
• Wyczyść formatowanie nadmiarowych komórek
• Hasła do skoroszytów

Porównanie dwóch skoroszytów

Możesz porównać dwa skoroszyty komórka po komórce i znaleźć różnice, jeśli takie istnieją, pod względem zmian w drugim skoroszycie w porównaniu z pierwszym.

Wykonaj poniższe kroki -

• Otwórz dwa skoroszyty, które chcesz porównać.
• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij Porównaj pliki w grupie Porównaj.

• Plik Select Files To Compare pojawi się okno dialogowe.
• Sprawdź nazwy plików wyświetlane w polach obok Compare i To.

• Jeśli wyświetlona nazwa pliku nie jest tą, której szukasz, kliknij strzałkę w dół obok tej nazwy pliku.

• Zostaną wyświetlone tylko te skoroszyty, które są otwarte.

• Wybierz plik.
• Sprawdź, czy kolejność plików w polu Porównaj i Do jest poprawna.

• Jeśli zamówienie nie jest OK, kliknij Swap Files. Kolejność plików w polu Porównaj i Do zostanie zmieniona.

• Kliknij Porównaj.

Wyniki porównania pojawiają się w dwupanelowej siatce -

• Skoroszyt po lewej stronie odpowiada wybranemu plikowi „Porównaj”.
• Skoroszyt po prawej stronie odpowiada wybranemu plikowi „Do”.

Szczegóły zmian w skoroszycie do w porównaniu do porównania skoroszytu są wyświetlane w okienku poniżej tych dwóch siatek. Zmiany są zaznaczone kolorem, w zależności od rodzaju zmiany. Legenda kolorów podświetlenia pojawi się w lewym dolnym okienku.

Kliknij Resize Cells to Fitna Wstążce, aby wyświetlić zawartość komórki w skoroszytach Porównaj i Do. Rozmiar komórek w obu skoroszytach zostanie zmieniony, aby zawartość była widoczna.

Kliknij Eksportuj wyniki w grupie Eksportuj na Wstążce.

Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako. Wyniki można zapisać w skoroszycie programu Excel. Należy pamiętać, że dostępny jest tylko plik typu .xlsx.

Jeśli potrzebujesz wyników w innej aplikacji, możesz to zrobić, kopiując je do Schowka.

Kliknij opcję Kopiuj wyniki do schowka w grupie Eksportuj na Wstążce.

Wklej żądaną aplikację.

Tworzenie interaktywnego raportu

Możesz użyć Workbook Analysis polecenie, aby utworzyć interaktywny raport, który może wyświetlać szczegółowe informacje o skoroszycie i jego strukturze, formułach, komórkach, zakresach i ostrzeżeniach.

• Kliknij kartę Zapytanie na Wstążce.
• Kliknij opcję Analiza skoroszytu w grupie Raport.

Raport zostanie wyświetlony po zakończeniu analizy skoroszytu.

Raport ma następujące sześć kategorii -

• Summary - Ogólne informacje o strukturze i zawartości skoroszytu.

• Workbook (with subcategories) - Ogólne statystyki skoroszytu.

• Formulas (with subcategories) - Szczegółowe informacje o formułach w skoroszycie.

• Cells (with subcategories) - Konkretne informacje o komórkach w skoroszycie.

• Ranges (with subcategories) - Szczegółowe informacje o zakresach w skoroszycie.

• Warnings - Kilka typów ostrzeżeń dotyczących struktury i zawartości skoroszytu.

Wybranie kategorii zapewnia więcej informacji na temat tej kategorii.

Zaznacz opcję Formuły. Zostaną wyświetlone podkategorie formuł.

W skoroszycie, który analizujesz, zauważysz:

• Liczba wszystkich formuł wynosi 224.
• W przypadku wartości liczbowych jest ich 224.
• Kliknij opcję Podkategoria z wartościami liczbowymi.

W okienku Wyniki dla każdej komórki zawierającej formułę z wartościami liczbowymi wyświetlana jest nazwa arkusza, adres komórki i formuła.

Kliknij przycisk Eksportuj do programu Excel. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako.

• Zapisz raport jako plik Excel.
• Przycisk Load Export File pojawia się obok przycisku Excel Export.
• Kliknij przycisk Załaduj plik eksportu.

Zostanie otwarty zapisany skoroszyt programu Report Excel i możesz wyraźnie wyświetlić wyniki analizy skoroszytu.

Przeglądanie z diagramami

Możesz wyświetlać relacje w skoroszycie, relacje w arkuszach i relacje komórek za pomocą interaktywnych diagramów utworzonych za pomocą łączy. Linki pokazują zależności między węzłami na diagramie. Możesz przeciągać łącza lub węzły, aby je uporządkować i wyrównać, aby wyświetlić to, czego szukasz.

Przeglądanie relacji w skoroszycie

Możesz mieć interaktywną, graficzną mapę zależności skoroszytu utworzoną przez połączenia (łącza) między plikami za pomocą diagramu relacji skoroszytu.

Typy łączy na diagramie mogą obejmować inne skoroszyty, bazy danych programu Access, pliki tekstowe, strony HTML, bazy danych SQL Server i inne źródła danych.

• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij opcję Relacja w skoroszycie w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlony diagram relacji skoroszytu zawierający łącza skoroszytu z różnymi źródłami danych.

Przeglądanie relacji w arkuszu

Możesz użyć diagramu relacji arkusza roboczego, aby utworzyć interaktywną, graficzną mapę połączeń (linków) między arkuszami w tym samym skoroszycie i / lub arkuszami w innych skoroszytach.

• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij opcję Relacje w arkuszu w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlony diagram relacji arkusza roboczego, przedstawiający łącza między arkuszami w tym samym skoroszycie iw innych skoroszytach.

Różnicę między tymi dwoma można rozpoznać po kierunku strzałek.

Przeglądanie relacji komórek

Możesz użyć diagramu relacji komórek, aby uzyskać szczegółową, interaktywną mapę wszystkich łączy z wybranej komórki do komórek w innych arkuszach lub nawet w innych skoroszytach.

• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij opcję Relacje komórek w grupie Diagram.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Opcje diagramu relacji komórek.

• Sprawdź arkusze Span i skoroszyty Span.

• Wybierz opcję Śledź zarówno w obszarze Śledź precedensy komórek i Śledź zależności komórek.

• W sekcji Początkowa liczba poziomów rozszerzeń wybierz limited i wpisz 5 w polu obok.

• Kliknij OK.

Zostanie wyświetlony diagram relacji komórek, przedstawiający łącza między wybraną komórką a komórkami w tym samym arkuszu, tym samym skoroszycie i innych skoroszytach, w oparciu o wybrane opcje.

Kliknij Zoom. Możesz wyraźnie zobaczyć węzły.

Czyszczenie nadmiarowego formatowania komórek

Gdy zauważysz, że skoroszyt ładuje się powoli lub stał się ogromny, może mieć formatowanie zastosowane do wierszy i / lub kolumn, które nie jest potrzebne (na przykład formatowanie warunkowe całej kolumny, która ma mniej niż 15 wartości).

Możesz użyć polecenia Wyczyść nadmiarowe formatowanie komórek, aby usunąć nadmierne formatowanie i znacznie zmniejszyć rozmiar pliku. Powoduje to również poprawę szybkości programu Excel.

Przed wyczyszczeniem nadmiernego formatowania komórek utwórz kopię zapasową pliku Excel, ponieważ w niektórych przypadkach ten proces może spowodować zwiększenie rozmiaru pliku i nie ma możliwości cofnięcia zmiany.

• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij opcję Wyczyść formatowanie nadmiaru komórek w grupie Różne.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wyczyść formatowanie nadmiarowych komórek. Wybierz wszystkie arkusze wApply to pudełko

Otrzymasz wiadomość o zapisaniu zmian. Kliknij OK.

Zarządzanie hasłami do plików

Jeśli używasz poleceń Analiza skoroszytu lub Porównaj pliki dla skoroszytów chronionych hasłem, możesz uniknąć konieczności wpisywania hasła za każdym razem, gdy te pliki są otwierane. Jest to możliwe przy użyciu Menedżera haseł.

• Kliknij kartę ZAPYTAJ na Wstążce.
• Kliknij opcję Hasła skoroszytu w grupie Różne.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer haseł. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać hasła do skoroszytów.

Dodaj także opisy haseł, które dodałeś.

Następnym razem, gdy będziesz chciał użyć któregokolwiek z tych plików do porównania lub analizy, nie musisz wpisywać haseł.

Excel udostępnia kilka poleceń, funkcji i narzędzi, które ułatwiają wykonywanie złożonych zadań analizy danych. Program Excel umożliwia łatwe wykonywanie różnych złożonych obliczeń. W tym samouczku poznasz wszechstronne narzędzia do analizy danych programu Excel. Zrozumiesz analizę danych z odpowiednimi przykładami, instrukcjami krok po kroku i zrzutami ekranu na każdym kroku.

Konsolidacja danych

Być może trzeba będzie skonsolidować dane z różnych źródeł i przedstawić raport. Dane mogą znajdować się w arkuszach tego samego skoroszytu lub w różnych skoroszytach. Dzięki narzędziu Excel Data Consolidate możesz to zrobić w kilku prostych krokach.

Co jeśli analiza

Analiza warunkowa zapewnia narzędzia do obsługi następujących sytuacji związanych z analizą danych -

• Znajdź wartości wejściowe, które dają określoną wartość. Wynik można ustawić jako formułę z wartościami wejściowymi jako zmiennymi. Zmieniając wartości zmiennych wejściowych, Excel zapewnia rozwiązanie za pomocą narzędzia Goal Seek.

• Znajdź możliwe wartości wyjściowe, zmieniając wartości jednej lub dwóch zmiennych. Wynik można ustawić jako formułę z jedną lub dwiema wartościami wejściowymi jako zmiennymi. Zmieniając wartości zmiennych wejściowych, program Excel udostępnia rozwiązanie za pomocą narzędzia Tabela danych.

• Znajdź możliwe wartości wyjściowe, które są wynikiem różnicowania wartości więcej niż dwóch zmiennych. Wynik można ustawić jako formułę z wartościami wejściowymi jako zmiennymi. Zmieniając wartości zmiennych wejściowych, program Excel zapewnia rozwiązanie za pomocą narzędzia Menedżer scenariuszy.

Optymalizacja za pomocą dodatku Excel Solver

Solver służy do obsługi złożonych sytuacji związanych z poszukiwaniem celu. W takich przypadkach, oprócz wejść i wyjść, zostaną określone ograniczenia lub limity nałożone na możliwe wartości wejściowe. Ponadto Solver jest używany w celu uzyskania optymalnego rozwiązania.

Program Excel ma dodatek Solver, który pomaga w rozwiązywaniu tak złożonych problemów.

Importowanie danych do programu Excel

Twoja analiza danych może zależeć od różnych zewnętrznych źródeł danych. W programie Excel możesz importować dane z różnych źródeł danych, takich jak baza danych Microsoft Access, strony internetowe, pliki tekstowe, tabela programu SQL Server, kostka analizy programu SQL Server, plik XML itp.

Możesz importować dowolną liczbę tabel danych jednocześnie z bazy danych. Podczas importowania wielu tabel z relacyjnej bazy danych, takiej jak Access, istniejące relacje między tabelami zostaną również zachowane w programie Excel. Podczas importowania danych możesz również opcjonalnie utworzyć raport w formie tabeli przestawnej, wykresu przestawnego lub programu Power View na podstawie tych danych.

Możesz po prostu utworzyć połączenie danych ze źródłem danych lub zaimportować dane do programu Excel. Jeśli importujesz dane do programu Excel, tabele danych są dodawane do modelu danych w programie Excel.

Model danych

Model danych w programie Excel służy do integracji danych z wielu tabel w bieżącym skoroszycie i / lub z zaimportowanych danych i / lub ze źródeł danych połączonych ze skoroszytem za pośrednictwem połączeń danych. Model danych jest używany w sposób przejrzysty w raportach tabeli przestawnej, wykresie przestawnym, PowerPivot i Power View.

• Możesz utworzyć model danych podczas importowania danych lub z tabel programu Excel w skoroszycie.

• Tabele danych w modelu danych można wyświetlać w widoku danych lub widoku diagramu.

• Za pomocą modelu danych można tworzyć relacje między tabelami danych.

• Możesz użyć polecenia Utwórz relację lub po prostu kliknąć i przeciągnąć i połączyć pola w dwóch tabelach, które definiują relację w widoku diagramu modelu danych.

Eksploracja danych za pomocą tabeli przestawnej

Ponieważ możesz zintegrować model danych z tabelą przestawną, możesz przeprowadzić obszerną analizę danych, zestawiając, łącząc, podsumowując i raportując dane z kilku różnych źródeł. Ponieważ możesz importować tabele z zewnętrznych źródeł danych i tworzyć tabelę przestawną, możliwe jest automatyczne aktualizowanie wartości w tabeli przestawnej za każdym razem, gdy aktualizowane są dane w połączonych źródłach danych.

Możesz utworzyć tabelę przestawną z polami z wielu tabel, pod warunkiem, że tabele mają zdefiniowane relacje. Jeśli relacja nie istnieje, program Excel monituje o jej utworzenie i można to zrobić z poziomu samej tabeli przestawnej. Zdefiniowana w ten sposób relacja jest odzwierciedlana w modelu danych.

Eksplorowanie danych za pomocą programu PowerPivot

Za pomocą programu PowerPivot można uzyskiwać dostęp, analizować i raportować dane z różnych źródeł danych. PowerPivot może pomóc z łatwością obsługiwać duże dane i tworzyć fascynujące raporty analityczne.

PowerPivot udostępnia polecenia do zarządzania modelem danych, dodawania tabel programu Excel do modelu danych, dodawania pól obliczeniowych w tabelach danych, definiowania wskaźników KPI itp.

Eksplorowanie danych w programie Power View

Power View zapewnia interaktywną eksplorację, wizualizację i analizę dużych danych. Dzięki wszechstronnym opcjom wizualizacji z pewnością możesz znaleźć taką, która zapewnia Twoim danym idealną platformę, na której możesz eksplorować dane, podsumowywać i raportować.

Począwszy od tabel po mapy, jest to po prostu gra polegająca na wizualizacji danych, filtrowaniu ich, analizowaniu i interaktywnych raportach. Co więcej, możesz mieć wiele wizualizacji na tym samym arkuszu programu Power View, które odzwierciedlają i wyróżniają wartości po kliknięciu punktu danych w dowolnym z nich.

Możesz eksplorować dane w programie Power View za pomocą tabeli, macierzy, karty, różnych typów wykresów, wielokrotności, map i kafelków. Gdy zdobędziesz praktyczne doświadczenie, zafascynuje Cię wszechstronność tych różnych widoków. Dzieje się tak, ponieważ łatwo jest tworzyć interaktywne raporty przedstawiające istotne wartości i dynamicznie przełączające się między widokami.

Eksplorowanie danych za pomocą hierarchii

Jeśli dane mają hierarchie, można je zdefiniować w modelu danych odzwierciedlonym w programie Power View lub utworzyć hierarchie w samym programie Power View.

Po zdefiniowaniu hierarchii można drążyć w górę i w dół hierarchii, wyświetlając wymagane dane.

Estetyczne raporty Power View

Możesz uzyskać układ raportu oparty na tym, co chcesz przedstawić w programie Power View. Możesz dodać obraz tła, który odzwierciedla logo Twojej firmy lub widok korporacyjny. Opcjonalnie możesz sformatować tło raportu, aby nadać mu elegancki wygląd.

Możesz wybrać motyw raportu, który najlepiej przedstawia Twoje dane. Możesz zmienić czcionkę i rozmiar tekstu, aby raport stał się czytelny.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)

Kluczowe wskaźniki wydajności są powszechnie używane do oceny wydajności. W programie Excel definiuje się i przedstawia kluczowe wskaźniki wydajności w programie PowerPivot lub Power View. Graficzna prezentacja wskaźników KPI wzbogaci Twoje raporty.

Mogłeś spotkać się z różnymi sytuacjami, w których musisz przedstawić skonsolidowane dane. Źródłem danych może być jedno lub kilka miejsc. Innym wyzwaniem może być to, że dane mogą być od czasu do czasu aktualizowane przez inne osoby.

Musisz wiedzieć, jak skonfigurować arkusz podsumowujący, który konsoliduje dane ze skonfigurowanych źródeł, kiedy tylko chcesz. W programie Excel możesz łatwo wykonać to zadanie w kilku krokach za pomocąData Tool – Consolidate.

Przygotowanie danych do konsolidacji

Zanim zaczniesz konsolidować dane, upewnij się, że istnieje spójność między źródłami danych. Oznacza to, że dane są uporządkowane w następujący sposób -

• Każdy zakres danych znajduje się w osobnym arkuszu.

• Każdy zakres danych ma format listy z etykietami w pierwszym wierszu.

• Dodatkowo możesz mieć etykiety dla kategorii, jeśli ma to zastosowanie, w pierwszej kolumnie.

• Wszystkie zakresy danych mają ten sam układ.

• Wszystkie zakresy danych zawierają podobne fakty.

• W każdym zakresie nie ma pustych wierszy ani kolumn.

W przypadku zewnętrznych źródeł danych należy zapewnić użycie predefiniowanego układu w postaci szablonu Excel.

Załóżmy, że masz dane dotyczące sprzedaży różnych towarów z każdego regionu - wschodniego, północnego, południowego i zachodniego. Może zajść potrzeba konsolidacji tych danych i przedstawiania od czasu do czasu mądrego podsumowania sprzedaży. Przygotowanie obejmuje:

• Jeden arkusz roboczy na region - tj. Cztery arkusze z nazwami Wschód, Północ, Południe i Zachód. Mogą one znajdować się w tym samym lub różnych skoroszytach.

• Każdy arkusz ma ten sam układ, przedstawiający szczegóły produktu, liczbę jednostek i ilość.

• Musisz mądrze skonsolidować produkt danych. Dlatego upewnij się, że kolumna z etykietą Produkt jest pierwszą kolumną i zawiera etykiety Produktu.

Konsolidowanie danych w tym samym skoroszycie

Jeśli masz wszystkie dane, które musisz skonsolidować, w tym samym skoroszycie, wykonaj następujące czynności -

Step 1 - Upewnij się, że dane każdego regionu znajdują się w osobnym arkuszu.

Step 2 - Dodaj nowy arkusz roboczy i nazwij go Podsumowanie.

Step 3 - Kliknij arkusz Podsumowanie.

Step 4 - Kliknij komórkę, w której chcesz umieścić wyniki podsumowania.

Step 5 - Kliknij DATA na Wstążce.

Step 6 - Kliknij Consolidate przycisk w Data Tools Grupa.

Plik Consolidate pojawi się okno dialogowe.

Step 7 - Wybierz Sum z listy rozwijanej pod Function.

Step 8 - Wybierz dane z każdego arkusza w następujący sposób.

• Kliknij ikonę w polu pod Odniesieniem.
• Wybierz arkusz roboczy - Wschód.
• Wybierz zakres danych.
• Ponownie kliknij ikonę w polu pod Odniesieniem.

Wybrany zakres pojawi się w polu Odniesienie -

Step 9 - Kliknij Addpo prawej stronie pola. Wybrany zakres danych pojawi się w polu poniżejAll References.

Step 10- Powtórz kroki 1-5 dla pozostałych arkuszy danych - północ, południe i zachód. Okno dialogowe Konsolidacja wygląda następująco.

Możesz zobaczyć, że zakresy danych są wyświetlane według arkusza w porządku alfabetycznym, w polu poniżej All references.

Step 11 - Zaznacz pola Top row i Left column pod Use labels in. Kliknij OK.

Twoje dane są podsumowane produktowo dla regionów - wschodniego, północnego, południowego i zachodniego.

Możesz powtórzyć powyższe kroki, aby ręcznie odświeżyć podsumowanie wyników, kiedy tylko ich potrzebujesz.

Automatyczna konsolidacja danych

Załóżmy, że chcesz, aby arkusz podsumowania był aktualizowany automatycznie, gdy tylko nastąpią zmiany w danych. Aby to osiągnąć, musisz mieć łącza do danych źródłowych.

Step 1 - Zaznacz pole - Create links to source data w oknie dialogowym Konsoliduj i kliknij OK.

Twoje wyniki podsumowujące pojawią się z poniższym konspektem -

Zauważysz, że nowa kolumna jest wstawiana po prawej stronie kolumny o nazwie Produkt.

Step 2- Kliknij znak + na konturze w wierszu zawierającym wartość produktu o nazwie Soap. Jak widać, nowa kolumna zawiera skonsolidowaną wartość dla każdego zestawu wartości produktów, według regionu.

Konsolidowanie danych z różnych skoroszytów

W poprzednim przykładzie wszystkie dane, które chcesz podsumować, znajdują się w tym samym skoroszycie. Jest jednak prawdopodobne, że dane są przechowywane oddzielnie dla każdego regionu i są aktualizowane według regionu. W takim przypadku możesz skonsolidować dane w następujący sposób -

Step 1 - Otwórz skoroszyty zawierające dane, na przykład skoroszyty - Sprzedaż wschodnia, Sprzedaż północna, Sprzedaż południowa i Sprzedaż zachodnia.

Step 2 - Otwórz nowy skoroszyt.

Step 3 - W nowym arkuszu kliknij komórkę, w której ma się pojawić podsumowanie.

Step 4 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 5 - Kliknij Konsoliduj w polu Narzędzia danych.

ZA Consolidatepojawi się okno dialogowe. W oknie dialogowym Konsoliduj -

• Wybierz Suma z listy rozwijanej w polu pod Funkcja.
• Kliknij ikonę w polu poniżej Reference.
• Wybierz skoroszyt - East-Sales.xlsx.
• Wybierz zakres danych.
• Ponownie kliknij ikonę w polu pod Odniesieniem.
• Kliknij Add przycisk po prawej stronie.

Okno dialogowe Konsolidacja wygląda następująco -

• Kliknij ikonę po prawej stronie pola w obszarze Referencje.
• Wybierz skoroszyt - North-Sales.xlsx.
• Wybierz zakres danych.
• Ponownie kliknij ikonę po prawej stronie pola w obszarze Referencje.
• Kliknij Dodaj.

Step 6 - Powtórz kroki 1–6, aby dodać zakresy danych ze skoroszytów - South-Sales.xlsx i West-Sales.xlsx.

Step 7 - Pod Use labels in, zaznacz poniższe pola.

• Górny rząd.
• Lewa kolumna.

Step 8 - Zaznacz pole Create links to source data.

Twoje okno dialogowe Konsolidacja wygląda następująco -

Twoje dane są podsumowane w skoroszycie.

What-if analysisto proces zmiany wartości w komórkach, aby zobaczyć, jak te zmiany wpłyną na wynik formuł w arkuszu. Możesz użyć kilku różnych zestawów wartości w jednej lub kilku formułach, aby zbadać wszystkie różne wyniki.

Analiza „co, jeśli” jest przydatna w wielu sytuacjach podczas analizy danych. Na przykład -

• Możesz zaproponować różne budżety na podstawie przychodów.

• Możesz przewidzieć przyszłe wartości na podstawie podanych wartości historycznych.

• Jeśli spodziewasz się określonej wartości jako wyniku formuły, możesz znaleźć różne zestawy wartości wejściowych, które dają pożądany wynik.

Program Excel udostępnia następujące narzędzia do analizy warunkowej, których można używać w zależności od potrzeb w zakresie analizy danych -

• Tabele danych
• Menedżer scenariuszy
• Szukaj celu

Tabele danych i scenariusze przyjmują zestawy wartości wejściowych i projektują dalej, aby określić możliwe wyniki. Szukanie celu różni się od tabel danych i scenariuszy tym, że bierze wynik i projektuje wstecz, aby określić możliwe wartości wejściowe, które dają ten wynik.

W tym rozdziale zrozumiesz możliwe sytuacje, w których możesz użyć narzędzi analizy Whatif. Szczegółowe informacje na temat korzystania z tych narzędzi można znaleźć w dalszych rozdziałach tego samouczka.

Tabele danych

ZA Data Tableto zakres komórek, w których można zmienić wartości w niektórych komórkach i znaleźć różne odpowiedzi na problem. Na przykład możesz chcieć wiedzieć, na jaką kwotę kredytu możesz sobie pozwolić na zakup domu, analizując różne kwoty kredytu i stopy procentowe. Możesz umieścić te różne wartości wraz z rozszerzeniemPMT funkcji w tabeli danych i uzyskaj pożądany wynik.

Tabela danych działa tylko z one or two variables, ale może akceptować wiele różnych wartości tych zmiennych.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat tabel danych, zapoznaj się z rozdziałem - Analiza warunkowa z tabelami danych w tym samouczku.

Menedżer scenariuszy

Scenariusz to zestaw wartości, które program Excel zapisuje i może automatycznie podstawiać w komórkach arkusza.

Kluczowe cechy to -

• Możesz tworzyć i zapisywać różne grupy wartości w arkuszu, a następnie przełączać się do dowolnego z tych nowych scenariuszy, aby wyświetlać różne wyniki.

• Scenariusz może mieć wiele zmiennych, ale może zawierać maksymalnie 32 wartości.

• Można również utworzyć raport podsumowujący scenariusze, który łączy wszystkie scenariusze w jednym arkuszu. Na przykład możesz utworzyć kilka różnych scenariuszy budżetowych, które porównują różne możliwe poziomy dochodów i wydatków, a następnie utworzyć raport, który pozwoli Ci porównać scenariusze obok siebie.

• Menedżer scenariuszy to okno dialogowe, które umożliwia zapisanie wartości jako scenariusz i nazwanie scenariusza.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat scenariuszy, zapoznaj się z rozdziałem - Analiza warunkowa za pomocą Menedżera scenariuszy w tym samouczku.

Szukaj celu

Szukanie wyniku jest przydatne, jeśli znasz wynik, jaki chcesz uzyskać z formuły, ale nie masz pewności, jakiej wartości wejściowej potrzebuje formuła, aby uzyskać ten wynik. Na przykład, jeśli chcesz pożyczyć pożyczkę i znasz kwotę pożyczki, okres jej trwania oraz EMI, które możesz spłacić, możesz użyć funkcji Szukanie wyniku, aby znaleźć stopę procentową, przy której możesz skorzystać z pożyczki.

Wyszukiwania celu można używać tylko z jedną zmienną wartością wejściową. Jeśli masz więcej niż jedną zmienną dla wartości wejściowych, możesz użyć dodatku Solver.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat korzystania z funkcji Goal Seek, zapoznaj się z rozdziałem - Analiza warunkowa z funkcją Goal Seek w tym samouczku.

Solver

Solver jest dostarczany z programem Excel jako dodatek. Za pomocą dodatku Solver można znaleźć optymalną wartość dla formuły w komórce nazywanej komórką docelową w arkuszu.

Solver działa z grupą komórek, które są powiązane z formułą w komórce docelowej. Solver dostosowuje wartości w określonych komórkach dostosowywanych w celu uzyskania określonego wyniku z formuły komórki docelowej.

Szczegółowe informacje na temat korzystania z dodatku Excel Solver można znaleźć w rozdziale - Optymalizacja za pomocą dodatku Excel Solver w tym samouczku.

Dzięki tabeli danych w programie Excel można łatwo zmieniać jedno lub dwa dane wejściowe i przeprowadzać analizę typu „co, jeśli”. Tabela danych to zakres komórek, w których można zmienić wartości w niektórych komórkach i znaleźć różne odpowiedzi na problem.

Istnieją dwa typy tabel danych -

• Tabele danych z jedną zmienną
• Tabele danych z dwiema zmiennymi

Jeśli masz więcej niż dwie zmienne w swoim problemie analizy, musisz użyć narzędzia Menedżer scenariuszy programu Excel. Szczegółowe informacje można znaleźć w rozdziale - Analiza warunkowa za pomocą Menedżera scenariuszy w tym samouczku.

Tabele danych z jedną zmienną

Można użyć tabeli danych z jedną zmienną, jeśli chcesz zobaczyć, jak różne wartości jednej zmiennej w jednej lub kilku formułach zmienią wyniki tych formuł. Innymi słowy, za pomocą tabeli danych z jedną zmienną można określić, jak zmiana jednego wejścia zmienia dowolną liczbę wyjść. Zrozumiesz to na przykładzie.

Example

Istnieje pożyczka w wysokości 5 000 000 na okres 30 lat. Chcesz poznać miesięczne płatności (EMI) dla różnych stóp procentowych. Możesz również chcieć poznać kwotę odsetek i kwotę główną spłacaną w drugim roku.

Analiza z tabelą danych z jedną zmienną

Analizę z tabelą danych z jedną zmienną należy przeprowadzić w trzech krokach -

Step 1 - Ustaw wymagane tło.

Step 2 - Utwórz tabelę danych.

Step 3 - Wykonaj analizę.

Rozumiemy szczegółowo te kroki -

Krok 1: Ustaw wymagane tło

• Załóżmy, że stopa procentowa wynosi 12%.

• Wypisz wszystkie wymagane wartości.

• Nazwij komórki zawierające wartości, aby formuły miały nazwy zamiast odwołań do komórek.

• Ustaw obliczenia dla EMI, Skumulowanych odsetek i Łącznej kwoty głównej za pomocą funkcji programu Excel - odpowiednio PMT, CUMIPMT i CUMPRINC.

Twój arkusz powinien wyglądać następująco -

Możesz zobaczyć, że komórki w kolumnie C mają nazwy podane w odpowiednich komórkach w kolumnie D.

Krok 2: Utwórz tabelę danych

• Wpisz listę wartości, tj. Stopy procentowe, które chcesz podstawić w komórce wejściowej w kolumnie E w następujący sposób -

Jak zauważyłeś, nad wartościami stopy procentowej znajduje się pusty wiersz. Ten wiersz dotyczy formuł, których chcesz użyć.

• Wpisz pierwszą funkcję (PMT) w komórce jeden wiersz powyżej i jedną komórkę po prawej stronie kolumny wartości. Wpisz pozostałe funkcje (CUMIPMT and CUMPRINC) w komórkach po prawej stronie pierwszej funkcji.

  Teraz dwa wiersze powyżej wartości stopy procentowej wyglądają następująco -

Tabela danych wygląda jak poniżej -

Krok 3: Przeprowadź analizę za pomocą narzędzia tabeli danych analizy warunkowej

• Wybierz zakres komórek, który zawiera formuły i wartości, które chcesz podstawić, czyli wybierz zakres - E2: H13.

• Kliknij kartę DANE na Wstążce.

• Kliknij opcję Analiza warunkowa w grupie Narzędzia danych.

• Wybierz opcję Tabela danych z listy rozwijanej.

Data Table pojawi się okno dialogowe.

• Kliknij ikonę w polu Kolumnowa komórka wejściowa.
• Kliknij komórkę Interest_Rateczyli C2.

Jak widać, komórka wejściowa kolumny jest przyjmowana jako $ C $ 2. Kliknij OK.

Tabela danych jest wypełniona obliczonymi wynikami dla każdej z wartości wejściowych, jak pokazano poniżej -

Jeśli możesz zapłacić EMI w wysokości 54000, możesz zauważyć, że stopa procentowa w wysokości 12,6% jest dla Ciebie odpowiednia.

Tabele danych z dwiema zmiennymi

Aby zobaczyć, jak różne wartości dwóch zmiennych w formule zmienią wyniki tej formuły, można użyć tabeli danych z dwiema zmiennymi. Innymi słowy, za pomocą dwóch zmiennych tabeli danych można określić, jak zmiana dwóch danych wejściowych zmienia jedno wyjście. Zrozumiesz to na przykładzie.

Example

Jest pożyczka w wysokości 50 000 000. Chcesz wiedzieć, jak różne kombinacje stóp procentowych i okresu trwania pożyczki wpłyną na miesięczną płatność (EMI).

Analiza z tabelą danych z dwiema zmiennymi

Analizę z tabelą danych z dwiema zmiennymi należy wykonać w trzech krokach -

Step 1 - Ustaw wymagane tło.

Step 2 - Utwórz tabelę danych.

Step 3 - Wykonaj analizę.

Krok 1: Ustaw wymagane tło

• Załóżmy, że stopa procentowa wynosi 12%.

• Wypisz wszystkie wymagane wartości.

• Nazwij komórki zawierające wartości, tak aby formuła miała nazwy zamiast odwołań do komórek.

• Ustaw obliczenia dla EMI za pomocą funkcji Excel - PMT.

Twój arkusz powinien wyglądać następująco -

Możesz zobaczyć, że komórki w kolumnie C mają nazwy podane w odpowiednich komórkach w kolumnie D.

Krok 2: Utwórz tabelę danych

• Rodzaj =EMI w komórce F2.

• Wpisz pierwszą listę wartości wejściowych, tj. Stopy procentowe, w kolumnie F, zaczynając od komórki poniżej wzoru, czyli F3.

• Wpisz drugą listę wartości wejściowych, tj. Liczbę płatności w drugim wierszu, zaczynając od komórki po prawej stronie wzoru, czyli G2.

  Tabela danych wygląda następująco -

Wykonaj analizę za pomocą tabeli danych narzędzia analitycznego What-If

• Wybierz zakres komórek, które zawierają formułę i dwa zestawy wartości, które chcesz podstawić, czyli wybierz zakres - F2: L13.

• Kliknij kartę DANE na Wstążce.

• Kliknij opcję Analiza warunkowa w grupie Narzędzia danych.

• Wybierz opcję Tabela danych z listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Tabela danych.

• Kliknij ikonę w polu Wiersz komórki wejściowej.
• Kliknij komórkę NPERczyli C3.
• Ponownie kliknij ikonę w polu Wiersz komórki wejściowej.
• Następnie kliknij ikonę w polu Kolumnowa komórka wejściowa.
• Kliknij komórkę Interest_Rate, czyli C2.
• Ponownie kliknij ikonę w polu Kolumnowa komórka wejściowa.

Zobaczysz, że komórka wejściowa Row jest przyjmowana jako $ C $ 3, a komórka wejściowa Column jest przyjmowana jako $ C $ 2. Kliknij OK.

Tabela danych zostanie wypełniona obliczonymi wynikami dla każdej kombinacji dwóch wartości wejściowych -

Jeśli możesz zapłacić EMI w wysokości 54 000, oprocentowanie 12,2% i 288 EMI są dla Ciebie odpowiednie. Oznacza to, że okres pożyczki wynosiłby 24 lata.

Obliczenia tabeli danych

Tabele danych są obliczane ponownie za każdym razem, gdy arkusz roboczy je zawierający jest obliczany ponownie, nawet jeśli nie uległy zmianie. Aby przyspieszyć obliczenia w arkuszu zawierającym tabelę danych, należy zmienić opcje obliczeń naAutomatically Recalculate arkusz roboczy, ale nie tabele danych, jak podano w następnej sekcji.

Przyspieszenie obliczeń w arkuszu

Obliczenia w arkuszu zawierającym tabele danych można przyspieszyć na dwa sposoby -

• Z opcji programu Excel.
• Ze Wstążki.

Z opcji programu Excel

• Kliknij kartę PLIK na Wstążce.
• Wybierz Opcje z listy w lewym okienku.

Pojawi się okno dialogowe Opcje programu Excel.

• W lewym okienku wybierz Formulas.

• Wybierz opcję Automatic except for data tables pod Workbook Calculationw sekcji Opcje obliczeniowe. Kliknij OK.

Ze Wstążki

• Kliknij kartę FORMUŁY na Wstążce.

• Kliknij Calculation Options w grupie Obliczenia.

• Wybierz Automatic Except for Data Tables na liście rozwijanej.

Menedżer scenariuszy jest przydatny w przypadkach, gdy w analizie wrażliwości masz więcej niż dwie zmienne. Menedżer scenariuszy tworzy scenariusze dla każdego zestawu wartości wejściowych dla rozważanych zmiennych. Scenariusze pomagają zbadać zestaw możliwych wyników, wspierając następujące -

• Zmienne aż 32 zestawy wejść.
• Scalanie scenariuszy z kilku różnych arkuszy lub skoroszytów.

Jeśli chcesz przeanalizować więcej niż 32 zestawy wejściowe, a wartości reprezentują tylko jedną lub dwie zmienne, możesz użyć tabel danych. Chociaż jest ograniczona tylko do jednej lub dwóch zmiennych, tabela danych może zawierać dowolną liczbę różnych wartości wejściowych. Zobacz sekcję Analiza warunkowa z tabelami danych w tym samouczku.

Scenariusze

Scenariusz to zestaw wartości, które program Excel zapisuje i może automatycznie zastąpić w arkuszu. Możesz tworzyć i zapisywać różne grupy wartości jako scenariusze w arkuszu, a następnie przełączać się między tymi scenariuszami, aby wyświetlić różne wyniki.

Na przykład możesz mieć kilka różnych scenariuszy budżetowych, które porównują różne możliwe poziomy dochodów i wydatków. Możesz również mieć różne scenariusze pożyczek z różnych źródeł, które porównują różne możliwe stopy procentowe i okresy trwania pożyczki.

Jeśli informacje, których chcesz użyć w scenariuszach, pochodzą z różnych źródeł, możesz zebrać informacje w oddzielnych skoroszytach, a następnie scalić scenariusze z różnych skoroszytów w jeden.

Po przygotowaniu wszystkich potrzebnych scenariuszy możesz utworzyć raport podsumowujący scenariusze -

• Obejmuje to informacje ze wszystkich scenariuszy.
• To pozwala porównać scenariusze obok siebie.

Menedżer scenariuszy

Menedżer scenariuszy jest jednym z narzędzi analizy warunkowej w programie Excel.

Aby utworzyć raport z analizy za pomocą Menedżera scenariuszy, musisz wykonać następujące kroki -

Step 1 - Zdefiniuj zestaw wartości początkowych i zidentyfikuj komórki wejściowe, które chcesz zmieniać, zwane komórkami zmieniającymi.

Step 2 - Utwórz każdy scenariusz, nazwij scenariusz i wprowadź wartość dla każdej zmieniającej się komórki wejściowej dla tego scenariusza.

Step 3- Wybierz komórki wyjściowe, zwane komórkami wynikowymi, które chcesz śledzić. Te komórki zawierają formuły w początkowym zestawie wartości. W formułach używane są zmieniające się komórki wejściowe.

Menedżer scenariuszy tworzy raport zawierający wartości wejściowe i wyjściowe dla każdego scenariusza.

Początkowe wartości dla scenariuszy

Zanim utworzysz kilka różnych scenariuszy, musisz zdefiniować zestaw wartości początkowych, na których scenariusze będą oparte.

Kroki konfigurowania wartości początkowych dla Scenariuszy są następujące:

• Zdefiniuj komórki zawierające wartości wejściowe.
• Nazwij odpowiednio komórki wejściowe.
• Zidentyfikuj komórki wejściowe za pomocą stałych wartości.
• Określ wartości stałych wejść.
• Zidentyfikuj komórki wejściowe ze zmieniającymi się wartościami.
• Określ wartości początkowe dla zmieniających się danych wejściowych.
• Zdefiniuj komórki zawierające wyniki. Wynikowe komórki zawierają formuły.
• Nazwij odpowiednio komórki wynikowe.
• Umieść formuły w komórkach wynikowych.

Rozważmy poprzedni przykład pożyczki. Teraz wykonaj następujące czynności -

• Zdefiniuj komórkę dla kwoty pożyczki.

  • Ta wartość wejściowa jest stała dla wszystkich scenariuszy.

  • Nazwij komórkę Kwota_pożyczki.

  • Określ wartość jako 5 000 000.

• Zdefiniuj komórki oprocentowania, liczby płatności i rodzaju (płatność na początku lub na końcu miesiąca).

  • Te wartości wejściowe będą się zmieniać w różnych scenariuszach.

  • Nazwij komórki Interest_Rate, NPER i Type.

  • Określ początkowe wartości analizy w tych komórkach jako odpowiednio 12%, 360 i 0.

• Zdefiniuj komórkę dla EMI.

  • To jest wartość wyniku.

  • Nazwij komórkę EMI.

  • Umieść formułę w tej komórce jako -

    =PMT (Interest_Rate/12, NPER, Loan_Amount, 0, Type)

Twój arkusz wygląda jak pokazano poniżej -

Jak widać, komórki wejściowe i komórki wynikowe znajdują się w kolumnie C z nazwami podanymi w kolumnie D.

Tworzenie scenariuszy

Po skonfigurowaniu wartości początkowych dla Scenariuszy, można utworzyć scenariusze za pomocą Menedżera scenariuszy w następujący sposób -

• Kliknij kartę DANE na Wstążce.
• Kliknij opcję Analiza warunkowa w grupie Narzędzia danych.
• Wybierz Menedżera scenariuszy z listy rozwijanej.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer scenariuszy. Możesz zauważyć, że zawiera wiadomość -

“No Scenarios defined. Choose Add to.”

Musisz utworzyć scenariusze dla każdego zestawu zmieniających się wartości w Menedżerze scenariuszy. Dobrze jest mieć zdefiniowany pierwszy scenariusz z wartościami początkowymi, ponieważ umożliwia to powrót do wartości początkowych w dowolnym momencie podczas wyświetlania różnych scenariuszy.

Utwórz pierwszy scenariusz z wartościami początkowymi w następujący sposób -

• Kliknij Add w oknie dialogowym Menedżer scenariuszy.

Plik Add Scenario pojawi się okno dialogowe.

• W polu Nazwa scenariusza wpisz Scenariusz 1.
• W polu Zmiana komórek wprowadź odwołania do komórek, np. C3, C4 i C5 z wciśniętym klawiszem Ctrl.

Nazwa okna dialogowego zmieni się na Edytuj scenariusz.

• Edytuj tekst w Comment as – Initial Values pudełko.

• Wybierz opcję Zapobiegaj zmianom w obszarze Ochrona, a następnie kliknij przycisk OK.

Plik Scenario Valuespojawi się okno dialogowe. Wstępne wartości, które zdefiniowałeś, pojawią się w każdym z pól zmieniających się komórek.

Scenario 1 z wartościami początkowymi.

Utwórz trzy kolejne scenariusze z różnymi wartościami w zmieniających się komórkach w następujący sposób -

• Kliknij Add w oknie dialogowym Wartości scenariusza.

Pojawi się okno dialogowe Dodaj scenariusz. Zwróć uwagę, że C3, C4, C5 pojawiają się w polu Zmiana komórek.

• W polu Nazwa scenariusza wpisz Scenariusz 2.

• Edytuj tekst w Comment as - Inna stopa procentowa.

• Wybierz Zapobiegaj zmianom w sekcji Ochrona i kliknij OK.

Plik Scenario Valuespojawi się okno dialogowe. Początkowe wartości pojawiają się w zmieniających się komórkach. Zmień wartośćInterest_Rate do 0.13 i kliknij Add.

Plik Add Scenariopojawi się okno dialogowe. Zwróć uwagę, że C3, C4, C5 pojawiają się w polu pod zmieniającymi się komórkami.

• W polu Nazwa scenariusza wpisz Scenariusz 3.

• Edytuj tekst w Commentpudełko jako - Różne nie. płatności.

• Wybierz Zapobiegaj zmianom w sekcji Ochrona i kliknij OK.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wartości scenariusza. Początkowe wartości pojawiają się w zmieniających się komórkach. Zmień wartość NPER na 300 i kliknijAdd.

Plik Add Scenariopojawi się okno dialogowe. Zwróć uwagę, że C3, C4, C5 pojawiają się w polu Zmiana komórek.

• W polu Nazwa scenariusza wpisz Scenariusz 4.

• Edytuj tekst w Comment pole as - Inny rodzaj płatności.

• Wybierz Zapobiegaj zmianom w sekcji Ochrona i kliknij OK.

Plik Scenario Valuespojawi się okno dialogowe. Początkowe wartości pojawiają się w zmieniających się komórkach. Zmień wartość Type na 1. Kliknij OK po dodaniu wszystkich scenariuszy, które chciałeś dodać.

Plik Scenario Managerpojawi się okno dialogowe. W polu pod Scenariuszami znajdziesz nazwy wszystkich utworzonych scenariuszy.

• Kliknij Scenariusz 1. Jak wiesz, Scenariusz 1 zawiera wartości początkowe.


Teraz kliknij Summary. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Podsumowanie scenariusza.

Raporty podsumowujące scenariusze

Excel udostępnia dwa typy raportów podsumowania scenariusza -

• Podsumowanie scenariusza.
• Raport w formie tabeli przestawnej scenariusza.

W oknie dialogowym Podsumowanie scenariusza można znaleźć te dwa typy raportów.

Wybierz Podsumowanie scenariusza w obszarze Typ raportu.

Podsumowanie scenariusza

w Result cells wybierz komórkę C6 (Tutaj umieściliśmy plik PMTfunkcjonować). Kliknij OK.

Raport Podsumowanie scenariusza pojawi się w nowym arkuszu. Arkusz nosi nazwę Podsumowanie scenariusza.

W raporcie Podsumowanie scenariusza można zaobserwować:

• Changing Cells- Powiększa wszystkie komórki używane jako zmieniające się komórki. Ponieważ nazwałeś komórki, Interest_Rate, NPER i Type, wydają się one nadawać raportowi znaczenie. W przeciwnym razie wyświetlone zostaną tylko odwołania do komórek.

• Result Cells - Wyświetla określoną komórkę wynikową, tj. EMI.

• Current Values - Jest to pierwsza kolumna i zawiera wartości tego scenariusza, który jest wybrany w oknie dialogowym Menedżer scenariuszy przed utworzeniem raportu podsumowującego.

• We wszystkich scenariuszach, które utworzyłeś, zmieniające się komórki zostaną podświetlone na szaro.

• W wierszu EMI zostaną wyświetlone wartości wyników dla każdego scenariusza.

Możesz uczynić raport bardziej zrozumiałym, wyświetlając komentarze dodane podczas tworzenia scenariuszy.

• Kliknij przycisk + po lewej stronie wiersza zawierającego nazwy scenariuszy. Komentarze do scenariuszy pojawiają się w wierszu pod nazwami scenariuszy.

Scenariusze z różnych źródeł

Załóżmy, że otrzymujesz scenariusze z trzech różnych źródeł i musisz przygotować raport podsumowujący scenariusz w skoroszycie głównym. Możesz to zrobić, scalając scenariusze z różnych skoroszytów do skoroszytu głównego. Wykonaj czynności podane poniżej -

• Załóżmy, że scenariusze znajdują się w skoroszytach, Bank1_Scenarios, Bank2_Scenarios i Bank3_Scenarios. Otwórz trzy skoroszyty.

• Otwórz skoroszyt główny, w którym masz wartości początkowe.

• Kliknij opcję DANE> Analiza warunkowa> Menedżer scenariuszy w skoroszycie głównym.

Plik Scenario Manager Pojawi się okno dialogowe.

Jak widać, nie ma żadnych scenariuszy, ponieważ jeszcze żadnego nie dodałeś. KliknijMerge.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Scenariusze scalania.

Jak widać, w sekcji Scal scenariusze z masz dwa pola -

• Book
• Sheet

Możesz wybrać określony arkusz roboczy z określonego skoroszytu zawierającego scenariusze, które chcesz dodać do wyników. Kliknij strzałkę w dół obokBook aby zobaczyć skoroszyty.

Note - Odpowiednie skoroszyty powinny być otwarte, aby pojawiły się na tej liście.

Wybierz książkę - Bank1_Scenarios.

Wyświetlany jest arkusz Bank1. W dolnej części okna dialogowego wyświetlana jest liczba scenariuszy znalezionych w arkuszu źródłowym. Kliknij OK.

Pojawi się okno dialogowe Menedżer scenariuszy. Dwa scenariusze, które zostały scalone ze skoroszytem głównym, zostaną wymienione w obszarze Scenariusze.

Kliknij Mergeprzycisk. PlikMerge Scenariospojawi się okno dialogowe. Teraz wybierzBank2_Scenarios z listy rozwijanej w polu Książka.

Arkusz Bank2 jest wyświetlany. W dolnej części okna dialogowego wyświetlana jest liczba scenariuszy znalezionych w arkuszu źródłowym. Kliknij OK.

Plik Scenario ManagerPojawi się okno dialogowe. Cztery scenariusze, które zostały scalone ze skoroszytem głównym, są wymienione w sekcji Scenariusze.

Kliknij Mergeprzycisk. PlikMerge Scenariospojawi się okno dialogowe. Teraz wybierzBank3_Scenarios z listy rozwijanej w polu Książka.

Wyświetlany jest arkusz Bank3. W dolnej części okna dialogowego zostanie wyświetlona liczba scenariuszy znalezionych w arkuszu źródłowym. Kliknij OK.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer scenariuszy. Pięć scenariuszy, które zostały scalone ze skoroszytem głównym, zostanie wyświetlonych w obszarze Scenariusze.

Teraz masz wszystkie wymagane scenariusze do wygenerowania raportu podsumowującego scenariusz.

Kliknij przycisk Podsumowanie. PlikScenario Summary pojawi się okno dialogowe.

• Wybierz Podsumowanie scenariusza.
• W polu komórki wynikowe wpisz C6 i kliknij OK.

Raport podsumowujący scenariusz pojawia się w nowym arkuszu w skoroszycie głównym.

Wyświetlanie scenariuszy

Załóżmy, że prezentujesz swoje scenariusze i chcesz dynamicznie przełączać się z jednego scenariusza do drugiego i wyświetlać zestaw wartości wejściowych i wartości wyników odpowiedniego scenariusza.

• Kliknij opcję DANE> Analiza warunkowa> Menedżer scenariuszy w grupie Narzędzia danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer scenariuszy. Pojawi się lista scenariuszy.

• Wybierz scenariusz, który chcesz wyświetlić. KliknijShow.

Wartości w arkuszu są aktualizowane do wartości wybranego scenariusza. Wartości wyników są ponownie obliczane.

Raport w formie tabeli przestawnej scenariusza

Możesz również zobaczyć raport scenariusza w formie tabeli przestawnej.

• Kliknij przycisk Podsumowanie w Scenario ManagerOkno dialogowe. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Podsumowanie scenariusza.

• Wybierz Scenario PivotTable report w obszarze Typ raportu.

• Wpisz C6 w Result cells pudełko.

Raport w formie tabeli przestawnej scenariusza pojawia się w nowym arkuszu.

Szukanie celu to narzędzie do analizy warunkowej, które pomaga znaleźć wartość wejściową, która daje pożądaną wartość docelową. Goal Seekwymaga formuły, która używa wartości wejściowej w celu uzyskania wyniku w wartości docelowej. Następnie, zmieniając wartość wejściową w formule, Szukanie wyniku próbuje znaleźć rozwiązanie dla wartości wejściowej.

Szukanie celu działa tylko z jedną zmienną wartością wejściową. Jeśli masz więcej niż jedną wartość wejściową do określenia, musisz użyć dodatku Solver. Zapoznaj się z rozdziałem - Optymalizacja za pomocą dodatku Excel Solver w tym samouczku.

Analiza za pomocą funkcji Goal Seek

Załóżmy, że chcesz wziąć pożyczkę w wysokości 5 000 000 i spłacić w ciągu 25 lat. Możesz zapłacić EMI w wysokości 50000. Chcesz wiedzieć, przy jakiej stopie procentowej możesz pożyczyć pożyczkę.

Możesz użyć Goal Seek aby znaleźć oprocentowanie, przy którym możesz pożyczyć pożyczkę w następujący sposób -

Step 1 - Skonfiguruj komórki Excela do szukania wyniku, jak podano poniżej.

Step 2- Wprowadź wartości w kolumnie C odpowiadającej kolumnie D. Komórka Interest_Rate jest pusta, ponieważ musisz pobrać tę wartość. Ponadto, chociaż znasz EMI, które możesz zapłacić (50000), ta wartość nie jest uwzględniona, ponieważ musisz użyć funkcji Excel PMT, aby ją uzyskać. Szukanie celu wymaga formuły, aby znaleźć wynik. Funkcja PMT jest umieszczana w komórce EMI, dzięki czemu może być używana przez funkcję Goal Seek.

Excel oblicza EMI za pomocą funkcji PMT. Tabela wygląda teraz następująco -

Ponieważ Interest_Ratekomórka jest pusta, Excel przyjmuje tę wartość jako 0 i oblicza EMI. Możesz zignorować wynik-13,888.89.

Przeprowadź analizę za pomocą funkcji Goal Seek w następujący sposób -

Step 1 - Idź do DATA > What If Analysis > Goal Seek na Wstążce.

Pojawi się okno dialogowe Goal Seek.

Step 2 - Wpisz EMI w Set cellpudełko. To pole jest odwołaniem do komórki zawierającej formułę, którą chcesz rozwiązać, w tym przypadku funkcja PMT. Jest to komórka C6, którą nazwałeś EMI.

Step 3 - Wpisz -50000 w To valuepudełko. Tutaj otrzymujesz wynik formuły, w tym przypadku EMI, który chcesz zapłacić. Liczba jest ujemna, ponieważ reprezentuje płatność.

Step 4 - Wpisz Interest_Rate w By changing cellpudełko. W tym polu znajduje się odwołanie do komórki zawierającej wartość, którą chcesz dostosować, w tym przypadku stopę procentową. Jest to komórka C2, którą nadałeś nazwie Interest_Rate.

Step 5- Ta komórka, która zmienia funkcję Goal Seek, musi mieć odniesienie w formule w komórce określonej w polu Set cell. Kliknij OK.

Goal Seek daje wynik, jak pokazano poniżej -

Jak widać, funkcja Goal Seek znalazła rozwiązanie, używając komórki C6 (zawierającej formułę) jako 12%, która jest wyświetlana w komórce C2, która jest stopą procentową. Kliknij OK.

Rozwiązywanie problemów związanych z historią

Dzięki funkcji Goal Seek możesz łatwo rozwiązywać problemy z historią. Zrozummy to na przykładzie.

Przykład

Załóżmy, że jest księgarnia, która ma w magazynie 100 książek. Oryginalna cena książki wynosi 250, a pewna liczba książek została sprzedana po tej cenie. Później księgarnia ogłosiła 10% rabatu na tę książkę i wyczyściła magazyn. Możesz chcieć wiedzieć, ile książek jest sprzedawanych po pierwotnej cenie, aby uzyskać łączny przychód w wysokości 24 500.

Możesz użyć funkcji Szukaj wyniku, aby znaleźć rozwiązanie. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Ustaw arkusz, jak podano poniżej.

Step 2 - Idź do DATA > What If Analysis > Goal Seek na Wstążce.

Pojawi się okno dialogowe Goal Seek.

Step 3 - Typ Revenue, 24500 and Books_OriginalPriceodpowiednio w polu Ustaw komórkę, Do wartości i Zmieniając pole komórki. Kliknij OK.

Goal Seek wyświetla stan i rozwiązanie.

Gdyby 80 książek zostało sprzedanych po pierwotnej cenie, przychód wyniósłby 24500.

Wykonywanie analizy progu rentowności

W gospodarce próg rentowności to punkt, w którym nie ma zysku ani straty. Oznaczałoby to -

Przychód = wydatki lub

Przychody - wydatki = 0

Możesz to zrobić break-even analysis with Goal Seek w programie Excel.

Przykład

Załóżmy, że istnieje sklep sprzedający zabawki. Możesz chcieć przeprowadzić analizę rentowności sklepu. Zbierz ze sklepu następujące informacje -

• Stały koszt sklepu.
• Koszt jednostkowy zabawki.
• Liczba zabawek do sprzedania.

Musisz dowiedzieć się, za jaką cenę powinni sprzedawać zabawki, aby wyjść na zero.

Step 1 - Ustaw arkusz, jak podano poniżej.

Step 2 - Idź do DATA > What If Analysis > Goal Seekna Wstążce. Pojawi się okno dialogowe Goal Seek.

Step 3 - Typ Break_even_Point, 0, and Unit_Priceodpowiednio w polu Ustaw komórkę, Do wartości i Zmieniając pole komórki. Kliknij OK.

Jak widać, Goal Seek dał wynik, że jeśli cena jednostkowa wynosi 35, sklep wyjdzie na zero.

Solver to dodatek do programu Microsoft Excel, którego można używać do optymalizacji w analizie typu „co, jeśli”.

Według O'Brien i Marakas, optimization analysisjest bardziej złożonym rozszerzeniem analizy w poszukiwaniu celu. Zamiast ustalać określoną wartość docelową dla zmiennej, celem jest znalezienie optymalnej wartości dla jednej lub większej liczby zmiennych docelowych, przy pewnych ograniczeniach. Następnie co najmniej jedna inna zmienna jest zmieniana wielokrotnie, z zastrzeżeniem określonych ograniczeń, aż do znalezienia najlepszych wartości zmiennych docelowych.

W programie Excel możesz użyć Solver znaleźć optimal value (maksymalna lub minimalna lub określona wartość) dla formuły w jednej komórce zwanej komórką celu, z zastrzeżeniem pewnych ograniczeń lub limitów, wartości innych komórek formuły w arkuszu.

Oznacza to, że Solver współpracuje z grupą komórek zwanych zmiennymi decyzyjnymi, które są używane do obliczania formuł w komórkach celu i komórek ograniczeń. Solver dostosowuje wartości w komórkach zmiennych decyzyjnych, aby spełnić ograniczenia komórek z ograniczeniami i wygenerować żądany wynik dla komórki docelowej.

Za pomocą dodatku Solver można znaleźć optymalne rozwiązania różnych problemów, takich jak -

• Określenie miesięcznego asortymentu produktów dla jednostki produkującej leki, który maksymalizuje rentowność.

• Planowanie siły roboczej w organizacji.

• Rozwiązywanie problemów transportowych.

• Planowanie finansowe i budżetowanie.

Aktywowanie dodatku Solver

Przed przystąpieniem do znajdowania rozwiązania problemu z Solver, upewnij się, że Solver Add-in jest aktywowany w programie Excel w następujący sposób -

• Kliknij kartę DANE na Wstążce. PlikSolver polecenie powinno pojawić się w grupie Analiza, jak pokazano poniżej.

Jeśli nie znajdziesz polecenia Solver, aktywuj je w następujący sposób -

• Kliknij kartę PLIK.
• Kliknij Opcje w lewym okienku. Pojawi się okno dialogowe Opcje programu Excel.
• Kliknij Dodatki w lewym okienku.
• Wybierz Dodatki programu Excel w polu Zarządzaj i kliknij Przejdź.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dodatki. CzekSolver Add-ini kliknij OK. Teraz powinieneś być w stanie znaleźć polecenie Solver na Wstążce na karcie DANE.

Metody rozwiązywania używane przez dodatek Solver

Możesz wybrać jedną z trzech następujących metod rozwiązywania obsługiwanych przez dodatek Excel Solver, w zależności od typu problemu -

LP Simplex

Używany do problemów liniowych. ZASolver model jest liniowy w następujących warunkach -

• Komórka docelowa jest obliczana przez dodanie do siebie warunków w postaci (zmiana komórki) * (stała).

• Każde ograniczenie spełnia wymagania modelu liniowego. Oznacza to, że każde ograniczenie jest oceniane przez dodanie do siebie warunków postaci (zmiana komórki) * (stała) i porównanie sum ze stałą.

Nieliniowy uogólniony zredukowany gradient (GRG)

Używany do łagodnych problemów nieliniowych. Jeśli komórka docelowa, którekolwiek z ograniczeń lub oba zawierają odniesienia do zmieniających się komórek, które nie mają postaci (zmiana komórki) * (stała), masz model nieliniowy.

Ewolucyjny

Używany do łagodnych problemów nieliniowych. Jeśli komórka docelowa, którekolwiek z ograniczeń lub oba zawierają odniesienia do zmieniających się komórek, które nie mają postaci (zmiana komórki) * (stała), masz model nieliniowy.

Zrozumienie oceny dodatku Solver

Solver wymaga następujących parametrów -

• Komórki zmiennych decyzyjnych
• Komórki ograniczeń
• Celowe komórki
• Metoda rozwiązywania

Ocena dodatku Solver jest oparta na następujących zasadach -

• Wartości w komórkach zmiennych decyzyjnych są ograniczone wartościami w komórkach ograniczeń.

• Obliczenie wartości w komórce celu obejmuje wartości z komórek zmiennych decyzyjnych.

• Solver używa wybranej metody rozwiązywania, aby uzyskać optymalną wartość w komórce celu.

Definiowanie problemu

Załóżmy, że analizujesz zyski firmy, która produkuje i sprzedaje określony produkt. Zostaniesz poproszony o podanie kwoty, którą możesz wydać na reklamę w ciągu najbliższych dwóch kwartałów, z zastrzeżeniem maksymalnie 20 000. Poziom reklamy w każdym kwartale wpływa na:

• Liczba sprzedanych jednostek, pośrednio determinująca wielkość przychodów ze sprzedaży.
• Powiązane wydatki i
• Zysk.

Możesz przystąpić do zdefiniowania problemu jako -

• Znajdź koszt jednostkowy.
• Znajdź koszt reklamy na jednostkę.
• Znajdź cenę jednostkową.

Następnie ustaw komórki dla wymaganych obliczeń, jak podano poniżej.

Jak widać, obliczenia wykonywane dla kwartału 1 i kwartału 2, które są brane pod uwagę, to:

• Liczba lokali dostępnych do sprzedaży w 1 kwartale to 400, aw 2 kwartale 600 (komórki - C7 i D7).

• Początkowe wartości budżetu reklamowego to 10000 na kwartał (komórki - C8 i D8).

• Liczba sprzedanych jednostek zależy od kosztu reklamy na jednostkę, a zatem jest to budżet na kwartał / Adv. Koszt jednostkowy. Zauważ, że użyliśmy funkcji Min, aby upewnić się, że nie. sprzedanych sztuk w <= l. dostępnych jednostek. (Komórki - C9 i D9).

• Przychód jest obliczany jako cena jednostkowa * liczba sprzedanych jednostek (komórki - C10 i D10).

• Wydatki są obliczane jako koszt jednostkowy * liczba dostępnych jednostek + zaliczka. Koszt za ten kwartał (komórki - C11 i D12).

• Zysk to przychód - wydatki (komórki C12 i D12).

• Całkowity zysk to zysk w kwartale 1 + zysk w kwartale 2 (komórka - D3).

Następnie możesz ustawić parametry dodatku Solver, jak podano poniżej -

Jak widać, parametry dodatku Solver to -

• Komórka celu to D3, która zawiera całkowity zysk, który chcesz zmaksymalizować.

• Zmienne decyzyjne to komórki C8 i D8, które zawierają budżety na dwa kwartały - Kwartał1 i Kwartał2.

• Istnieją trzy komórki ograniczenia - C14, C15 i C16.

  • Komórka C14, która zawiera całkowity budżet, ma ustawić ograniczenie na 20000 (komórka D14).

  • Komórka C15 zawierająca nie. jednostek sprzedanych w Kwartale1 ma ustawić ograniczenie <= nie. jednostek dostępnych w Kwartale1 (komórka D15).

  • Komórka C16, która zawiera nie. jednostek sprzedanych w Kwartale2 ma na celu ustawienie ograniczenia <= nie. jednostek dostępnych w Kwartale2 (komórka D16).

Rozwiązywanie problemu

Następnym krokiem jest użycie dodatku Solver do znalezienia rozwiązania w następujący sposób -

Step 1- Przejdź do DATA> Analysis> Solver na Wstążce. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Solver - Parametry.

Step 2 - W polu Ustaw cel wybierz komórkę D3.

Step 3 - Wybierz Maks.

Step 4 - Wybierz zakres C8: D8 w By Changing Variable Cells pudełko.

Step 5 - Następnie kliknij przycisk Dodaj, aby dodać trzy zidentyfikowane ograniczenia.

Step 6- Pojawi się okno dialogowe Dodaj ograniczenie. Ustaw ograniczenie całkowitego budżetu zgodnie z poniższym opisem i kliknij Dodaj.

Step 7- Ustaw ograniczenie dla całkowitej nie. jednostek sprzedanych w kwartale 1, jak podano poniżej i kliknij Dodaj.

Step 8- Ustaw ograniczenie dla całkowitej nie. jednostek sprzedanych w drugim kwartale, jak podano poniżej i kliknij OK.

Pojawi się okno dialogowe Solver - Parametry z trzema wiązaniami dodanymi w polu - Poddaj ograniczenia.

Step 9 - W Select a Solving Method wybierz opcję Simplex LP.

Step 10- Kliknij przycisk Rozwiąż. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Solver - wyniki. WybierzKeep Solver Solution i kliknij OK.

Wyniki pojawią się w arkuszu.

Jak można zauważyć, optymalne rozwiązanie, które daje maksymalny całkowity zysk, z zastrzeżeniem podanych ograniczeń, to:

• Całkowity zysk - 30000.
• Adv. Budżet na kwartał 1 - 8000.
• Adv. Budżet na kwartał 2 - 12000.

Przejście przez rozwiązania testowe Solvera

Możesz przejść przez rozwiązania próbne Solver, patrząc na wyniki iteracji.

Step 1 - Kliknij przycisk Opcje w oknie dialogowym Parametry dodatku Solver.

Plik Options pojawi się okno dialogowe.

Step 2 - Zaznacz pole Pokaż wyniki iteracji i kliknij OK.

Step 3 - The Solver Parameterspojawi się okno dialogowe. KliknijSolve.

Step 4 - The Show Trial Solution pojawi się okno dialogowe z komunikatem - Solver paused, current solution values displayed on worksheet.

Jak widać, bieżące wartości iteracji są wyświetlane w komórkach roboczych. Można zatrzymać akceptowanie przez dodatek Solver bieżących wyników lub kontynuować znajdowanie rozwiązania przez dodatek Solver w dalszych krokach.

Step 5 - Kliknij Kontynuuj.

Plik Show Trial Solutionna każdym kroku pojawia się okno dialogowe, a na koniec po znalezieniu optymalnego rozwiązania pojawia się okno dialogowe Solver Results. Twój arkusz roboczy jest aktualizowany na każdym kroku, ostatecznie pokazując wartości wyników.

Zapisywanie wyborów dodatku Solver

Masz następujące opcje zapisywania problemów rozwiązywanych za pomocą dodatku Solver:

• Możesz zapisać ostatnie wybory w oknie dialogowym Parametry dodatku Solver wraz z arkuszem, zapisując skoroszyt.

• Każdy arkusz w skoroszycie może mieć własne wybory dodatku Solver i wszystkie zostaną zapisane po zapisaniu skoroszytu.

• W arkuszu można także zdefiniować więcej niż jeden problem, każdy z własnymi opcjami dodatku Solver. W takim przypadku można wczytywać i zapisywać problemy indywidualnie za pomocą polecenia Wczytaj / Zapisz w oknie dialogowym Parametry dodatku Solver.

  • Kliknij Load/Saveprzycisk. Pojawi się okno dialogowe Załaduj / Zapisz.

  • Aby zapisać model problemu, wprowadź odwołanie do pierwszej komórki z pionowego zakresu pustych komórek, w których chcesz umieścić model problemu. Kliknij Zapisz.

• Model problemu (zestaw parametrów dodatku Solver) pojawia się, zaczynając od komórki podanej jako odniesienie.

• Aby wczytać model problemu, wprowadź odniesienie dla całego zakresu komórek, które zawierają model problemu. Następnie kliknij przycisk Załaduj.

Do analizy może być konieczne użycie danych z różnych źródeł. W programie Excel możesz importować dane z różnych źródeł danych. Oto niektóre źródła danych -

• Baza danych programu Microsoft Access
• Strona internetowa
• Plik tekstowy
• Tabela programu SQL Server
• Moduł analizy programu SQL Server
• Plik XML

Możesz importować dowolną liczbę tabel jednocześnie z bazy danych.

Importowanie danych z bazy danych Microsoft Access

Dowiemy się, jak zaimportować dane z bazy MS Access. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Accessw grupie Pobierz dane zewnętrzne. PlikSelect Data Source pojawi się okno dialogowe.

Step 4- Wybierz plik bazy danych Access, który chcesz zaimportować. Pliki bazy danych programu Access będą miały rozszerzenie accdb.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz tabelę, w którym zostaną wyświetlone tabele znalezione w bazie danych programu Access. Możesz zaimportować wszystkie tabele z bazy danych naraz lub zaimportować tylko wybrane tabele w zależności od potrzeb analizy danych.

Step 5 - Zaznacz pole Włącz wybór wielu tabel i zaznacz wszystkie tabele.

Step 6- Kliknij OK. PlikImport Data pojawi się okno dialogowe.

Jak zauważyłeś, masz następujące opcje przeglądania danych, które importujesz do skoroszytu -

• Table
• Raport w formie tabeli przestawnej
• PivotChart
• Raport programu Power View

Masz również opcję - only create connection. Ponadto raport w formie tabeli przestawnej jest zaznaczony domyślnie.

Program Excel udostępnia również opcje umieszczania danych w skoroszycie -

• Istniejący arkusz roboczy
• Nowy arkusz roboczy

Znajdziesz inne pole wyboru, które jest zaznaczone i wyłączone - Add this data to the Data Model. Za każdym razem, gdy importujesz tabele danych do skoroszytu, są one automatycznie dodawane do modelu danych w skoroszycie. Dowiesz się więcej o modelu danych w dalszych rozdziałach.

Możesz wypróbować każdą z opcji, aby wyświetlić importowane dane i sprawdzić, jak dane wyglądają w skoroszycie -

• Jeśli wybierzesz Table, Istniejąca opcja arkusza roboczego zostanie wyłączona, New worksheetopcja zostanie zaznaczona, a program Excel utworzy tyle arkuszy roboczych, ile tabel importujesz z bazy danych. Tabele programu Excel pojawiają się w tych arkuszach.

• Jeśli wybierzesz PivotTable Report, Program Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy pustą tabelę przestawną do analizy danych w zaimportowanych tabelach. Możesz utworzyć tabelę przestawną w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.

  Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól tabeli przestawnej, wraz z polami w każdej tabeli.

• Jeśli wybierzesz PivotChart, Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy pusty wykres przestawny do wyświetlania danych w importowanych tabelach. Możesz utworzyć wykres przestawny w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.

  Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól wykresu przestawnego, wraz z polami w każdej tabeli.

• Jeśli wybierzesz Power View ReportProgram Excel importuje tabele do skoroszytu i tworzy raport programu Power View w nowym arkuszu. Dowiesz się, jak używać raportów programu Power View do analizowania danych w kolejnych rozdziałach.

  Tabele programu Excel dla zaimportowanych tabel danych nie pojawią się w skoroszycie. Jednak wszystkie tabele danych znajdziesz na liście pól raportu programu Power View, wraz z polami w każdej tabeli.

• Jeśli wybierzesz opcję - Only Create Connection, zostanie nawiązane połączenie danych między bazą danych a skoroszytem. W skoroszycie nie ma żadnych tabel ani raportów. Jednak zaimportowane tabele są domyślnie dodawane do modelu danych w skoroszycie.

  Musisz wybrać dowolną z tych opcji w zależności od zamiaru importowania danych do analizy danych. Jak zauważyłeś powyżej, niezależnie od wybranej opcji dane są importowane i dodawane do modelu danych w Twoim skoroszycie.

Importowanie danych ze strony internetowej

Czasami może być konieczne użycie danych, które są odświeżane w witrynie internetowej. Możesz importować dane z tabeli w witrynie internetowej do programu Excel.

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Web w Get External DataGrupa. PlikNew Web Query pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Wprowadź adres URL witryny internetowej, z której chcesz importować dane, w polu obok opcji Adres i kliknij Przejdź.

Step 5- Pojawiają się dane na stronie internetowej. Obok danych tabeli, które można zaimportować, pojawią się żółte ikony strzałek.

Step 6- Kliknij żółte ikony, aby wybrać dane, które chcesz zaimportować. Spowoduje to zmianę żółtych ikon na zielone pola ze znacznikiem wyboru, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Step 7 - Kliknij przycisk Importuj po wybraniu tego, co chcesz.

Plik Import Data pojawi się okno dialogowe.

Step 8 - Określ, gdzie chcesz umieścić dane i kliknij OK.

Step 9 - Porządkuj dane do dalszej analizy i / lub prezentacji.

Kopiowanie i wklejanie danych z sieci

Innym sposobem uzyskiwania danych ze strony internetowej jest kopiowanie i wklejanie wymaganych danych.

Step 1 - Wstaw nowy arkusz roboczy.

Step 2 - Skopiuj dane ze strony internetowej i wklej je w arkuszu.

Step 3 - Utwórz tabelę z wklejonymi danymi.

Importowanie danych z pliku tekstowego

Jeśli masz dane w .txt lub .csv lub .prnpliki, możesz importować dane z tych plików, traktując je jako pliki tekstowe. Wykonaj czynności podane poniżej -

Step 1 - Otwórz nowy arkusz w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Textw grupie Pobierz dane zewnętrzne. PlikImport Text File pojawi się okno dialogowe.

Możesz to zobaczyć .prn, .txt and .csv pliki tekstowe z rozszerzeniem są akceptowane.

Step 4- Wybierz plik. Wybrana nazwa pliku pojawi się w polu Nazwa pliku. Przycisk Otwórz zmienia się w przycisk Importuj.

Step 5 - Kliknij przycisk Importuj. Text Import Wizard – Step 1 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 6 - Kliknij opcję Delimited aby wybrać typ pliku i kliknij Dalej.

Plik Text Import Wizard – Step 2 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 7 - W obszarze Ograniczniki wybierz Other.

Step 8- W polu obok pozycji Inne wpisz | (To jest separator w importowanym pliku tekstowym).

Step 9 - Kliknij Dalej.

Plik Text Import Wizard – Step 3 of 3 pojawi się okno dialogowe.

Step 10 - W tym oknie dialogowym można ustawić format danych kolumny dla każdej kolumny.

Step 11- Po zakończeniu formatowania danych w kolumnach kliknij przycisk Zakończ. PlikImport Data pojawi się okno dialogowe.

Zauważysz następujące -

• Tabela została wybrana do wyświetlenia i wyszarzona. Tabela to jedyna opcja widoku, którą masz w tym przypadku.

• Możesz umieścić dane w istniejącym arkuszu lub w nowym arkuszu.

• Możesz zaznaczyć lub nie zaznaczyć pole wyboru Dodaj te dane do modelu danych.

• Po dokonaniu wyboru kliknij OK.

Dane pojawiają się w określonym arkuszu. Zaimportowałeś dane z pliku tekstowego do skoroszytu programu Excel.

Importowanie danych z innego skoroszytu

Może być konieczne użycie danych z innego skoroszytu programu Excel do analizy danych, ale ktoś inny może zarządzać tym innym skoroszytem.

Aby uzyskać aktualne dane z innego skoroszytu, ustanów połączenie danych z tym skoroszytem.

Step 1 - Kliknij DATA > Connections w grupie Połączenia na Wstążce.

Plik Workbook Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 2- Kliknij przycisk Dodaj w oknie dialogowym Połączenia skoroszytu. PlikExisting Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 3 - Kliknij Browse for More…przycisk. PlikSelect Data Source pojawi się okno dialogowe.

Step 4 - Kliknij New Source button. PlikData Connection Wizard pojawi się okno dialogowe.

Step 5 - Wybierz Other/Advancedna liście źródeł danych i kliknij Dalej. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości łącza danych.

Step 6 - Ustaw właściwości łącza danych w następujący sposób -

• Kliknij Connection patka.

• Kliknij opcję Użyj nazwy źródła danych.

• Kliknij strzałkę w dół i wybierz Excel Files z listy rozwijanej.

• Kliknij OK.

Plik Select Workbook pojawi się okno dialogowe.

Step 7- Przejdź do lokalizacji, w której znajduje się skoroszyt do zaimportowania. Kliknij OK.

Plik Data Connection Wizard pojawi się okno dialogowe z Wybierz bazę danych i tabelę.

Note- W takim przypadku program Excel traktuje każdy importowany arkusz roboczy jako tabelę. Nazwa tabeli będzie nazwą arkusza. Tak więc, aby mieć zrozumiałe nazwy tabel, nazwij / zmień nazwy arkuszy odpowiednio do potrzeb.

Step 8- Kliknij Dalej. PlikData Connection Wizard pojawi się okno dialogowe z Zapisz plik połączenia danych i zakończ.

Step 9- Kliknij przycisk Zakończ. PlikSelect Table pojawi się okno dialogowe.

Jak widać, Nazwa to nazwa arkusza, który jest importowany jako typ TABELA. Kliknij OK.

Zostanie nawiązane połączenie danych z wybranym skoroszytem.

Importowanie danych z innych źródeł

Program Excel udostępnia opcje wyboru różnych innych źródeł danych. Możesz zaimportować z nich dane w kilku krokach.

Step 1 - Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.

Step 2 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 3 - Kliknij From Other Sources w grupie Pobierz dane zewnętrzne.

Pojawi się menu z różnymi źródłami danych.

Możesz importować dane z dowolnego z tych źródeł danych do programu Excel.

Importowanie danych przy użyciu istniejącego połączenia

We wcześniejszej sekcji nawiązałeś połączenie danych ze skoroszytem.

Teraz możesz importować dane przy użyciu tego istniejącego połączenia.

Step 1 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 2 - Kliknij Existing Connectionsw grupie Pobierz dane zewnętrzne. Pojawi się okno dialogowe Istniejące połączenia.

Step 3 - Wybierz połączenie, z którego chcesz importować dane i kliknij Otwórz.

Zmiana nazwy połączeń danych

Będzie to przydatne, jeśli połączenia danych, które masz w skoroszycie, mają znaczące nazwy, aby ułatwić zrozumienie i zlokalizowanie.

Step 1 - Idź do DATA > Connectionsna Wstążce. PlikWorkbook Connections pojawi się okno dialogowe.

Step 2 - Wybierz połączenie, którego nazwę chcesz zmienić, i kliknij opcję Właściwości.

Plik Connection Propertiespojawi się okno dialogowe. Obecna nazwa pojawi się w polu Nazwa połączenia -

Step 3- Edytuj nazwę połączenia i kliknij OK. Połączenie danych będzie miało nową nazwę, którą nadałeś.

Odświeżanie zewnętrznego połączenia danych

Gdy łączysz skoroszyt programu Excel z zewnętrznym źródłem danych, jak widać w powyższych sekcjach, chcesz, aby dane w skoroszycie były aktualne, odzwierciedlając zmiany wprowadzane od czasu do czasu w zewnętrznym źródle danych.

Możesz to zrobić, odświeżając połączenia danych nawiązane z tymi źródłami danych. Za każdym razem, gdy odświeżysz połączenie danych, zobaczysz najnowsze zmiany danych z tego źródła danych, w tym wszystko, co jest nowe, zmodyfikowane lub usunięte.

Możesz odświeżyć jednocześnie tylko wybrane dane lub wszystkie połączenia danych w skoroszycie.

Step 1 - Kliknij kartę DANE na Wstążce.

Step 2 - Kliknij Refresh All w grupie Połączenia.

Jak zauważyłeś, na liście rozwijanej znajdują się dwa polecenia - Odśwież i Odśwież wszystko.

• Jeśli klikniesz Refresh, wybrane dane w skoroszycie zostaną zaktualizowane.

• Jeśli klikniesz Refresh All, wszystkie połączenia danych ze skoroszytem zostaną zaktualizowane.

Aktualizowanie wszystkich połączeń danych w skoroszycie

Możesz mieć kilka połączeń danych do skoroszytu. Musisz je od czasu do czasu aktualizować, aby skoroszyt miał dostęp do najnowszych danych.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane na Wstążce.

Step 3 - Kliknij opcję Odśwież wszystko w grupie Połączenia.

Step 4- Wybierz Odśwież wszystko z listy rozwijanej. Wszystkie połączenia danych w skoroszycie zostaną zaktualizowane.

Automatycznie odświeżaj dane po otwarciu skoroszytu

Możesz chcieć mieć dostęp do ostatnich danych z połączeń danych do skoroszytu za każdym razem, gdy skoroszyt jest otwierany.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane.

Step 3 - Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.

Step 4- Kliknij przycisk Właściwości. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia.

Step 5 - Kliknij kartę Użycie.

Step 6 - Zaznacz opcję - Odśwież dane podczas otwierania pliku.

Masz również inną opcję - Remove data from the external data range before saving the workbook. Możesz użyć tej opcji, aby zapisać skoroszyt z definicją zapytania, ale bez danych zewnętrznych.

Step 7- Kliknij OK. Za każdym razem, gdy otworzysz skoroszyt, aktualne dane zostaną załadowane do skoroszytu.

Automatycznie odświeżaj dane w regularnych odstępach czasu

Być może skoroszyt jest otwarty przez dłuższy czas. W takim przypadku możesz chcieć okresowo odświeżać dane bez Twojej interwencji.

Step 1 - Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

Step 2 - Kliknij kartę Dane na Wstążce.

Step 3 - Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.

Step 4 - Kliknij przycisk Właściwości.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia. Ustaw właściwości w następujący sposób -

• Kliknij Usage patka.

• Sprawdź opcję Refresh every.

• Wprowadź 60 jako liczbę minut między każdą operacją odświeżania i kliknij OK.

Twoje dane będą automatycznie odświeżane co 60 minut. (tj. co godzinę).

Włączanie odświeżania w tle

W przypadku bardzo dużych zestawów danych rozważ uruchomienie odświeżania w tle. Spowoduje to zwrócenie kontroli nad programem Excel, zamiast czekać kilka minut lub dłużej na zakończenie odświeżania. Możesz użyć tej opcji, gdy uruchamiasz zapytanie w tle. Jednak w tym czasie nie można uruchamiać zapytania dla żadnego typu połączenia, które pobiera dane dla modelu danych.

• Kliknij dowolną komórkę w tabeli, która zawiera łącze do zaimportowanego pliku danych.

• Kliknij kartę Dane.

• Kliknij opcję Połączenia w grupie Połączenia. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu.

Kliknij przycisk Właściwości.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia. Kliknij kartę Użycie. Pojawią się opcje Refresh Control.

• Kliknij Włącz odświeżanie w tle.
• Kliknij OK. Odświeżanie w tle jest włączone dla skoroszytu.

Model danych jest dostępny w programie Excel 2013 i nowszych wersjach. W programie Excel można użyć modelu danych do integracji danych z wielu tabel w bieżącym skoroszycie i / lub z zaimportowanych danych i / lub ze źródeł danych połączonych ze skoroszytem za pośrednictwem połączeń danych.

Za pomocą modelu danych można tworzyć relacje między tabelami. Model danych jest używany w sposób przejrzysty w raportach tabeli przestawnej, wykresie przestawnym, PowerPivot i Power View.

Tworzenie modelu danych podczas importowania danych

Podczas importowania danych z relacyjnych baz danych, takich jak baza danych programu Microsoft Access, które zawierają wiele powiązanych tabel, model danych jest tworzony automatycznie, jeśli importujesz więcej niż jedną tabelę naraz.

Opcjonalnie możesz dodać tabele do modelu danych podczas importowania danych z następujących źródeł danych -

• Relacyjne bazy danych, jedna tabela na raz
• Pliki tekstowe
• Skoroszyty programu Excel

Na przykład podczas importowania danych ze skoroszytu programu Excel można zaobserwować tę opcję Add this data to the Data Model, z włączonym polem wyboru.

Jeśli chcesz dodać dane, które importujesz do modelu danych, zaznacz to pole.

Tworzenie modelu danych z tabel programu Excel

Model danych można utworzyć z tabel programu Excel za pomocą poleceń programu PowerPivot. Szczegółowe informacje na temat programu PowerPivot znajdują się w dalszych rozdziałach.

Wszystkie polecenia modelu danych są dostępne na karcie PowerPivot na Wstążce. Za pomocą tych poleceń można dodawać tabele programu Excel do modelu danych.

Weź pod uwagę następujący skoroszyt danych sprzedaży, w którym masz arkusz Katalogu produktów zawierający produkt, identyfikator produktu i cenę. Masz cztery arkusze do sprzedaży w 4 regionach - wschodnim, północnym, południowym i zachodnim.

Każdy z tych czterech arkuszy zawiera liczbę sprzedanych jednostek i całkowitą ilość dla każdego produktu w każdym miesiącu. Musisz obliczyć łączną kwotę dla każdego produktu w każdym regionie i całkowitą kwotę sprzedaży w każdym regionie.

Poniższe kroki umożliwiają osiągnięcie pożądanych rezultatów -

• Zacznij od stworzenia modelu danych.
• Kliknij arkusz roboczy Katalog produktów.
• Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
• Kliknij opcję Dodaj do modelu danych. Pojawi się okno dialogowe Utwórz tabelę.
• Wybierz zakres tabeli.
• Zaznacz pole Moja tabela ma nagłówki. Kliknij OK.

Pojawi się nowe okno - PowerPivot for Excel - <nazwa pliku programu Excel>.

Na środku pustego okna pojawia się następujący komunikat -

Tabela Backlog produktu dodana do modelu danych jest wyświetlana jako arkusz w oknie programu PowerPivot. Każdy wiersz w tabeli jest rekordem i możesz przechodzić między rekordami za pomocą przycisków strzałek w lewo i w prawo na dole okna.

• Kliknij kartę Połączona tabela w oknie programu PowerPivot.
• Kliknij opcję Przejdź do tabeli programu Excel.

Zostanie wyświetlone okno danych programu Excel.

• Kliknij kartę arkusza - Wschód.
• Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
• Kliknij opcję Dodaj do modelu danych.

W oknie programu PowerPivot pojawi się inny arkusz wyświetlający tabelę wschodnią.

Powtórz dla arkuszy roboczych - północ, południe i zachód. W sumie dodałeś pięć tabel do modelu danych. Twoje okno PowerPivot wygląda jak poniżej -

Tworzenie relacji między tabelami

Jeśli chcesz wykonywać obliczenia w tabelach, musisz najpierw zdefiniować relacje między nimi.

• Kliknij kartę Narzędzia główne na Wstążce w oknie programu PowerPivot. Jak widać, tabele są wyświetlane w Widoku danych.

• Kliknij opcję Widok diagramu.

Tabele pojawią się w widoku diagramu. Jak widać, niektóre tabele mogą znajdować się poza obszarem wyświetlania, a wszystkie pola w tabelach mogą być niewidoczne.

• Zmień rozmiar każdej tabeli, aby wyświetlić wszystkie pola w tej tabeli.
• Przeciągnij i ułóż tabele tak, aby wszystkie były wyświetlane.

• W tabeli Wschód kliknij Identyfikator produktu.
• Kliknij kartę Projekt na Wstążce.
• Kliknij opcję Utwórz relację. Pojawi się okno dialogowe Utwórz relację.

W polu pod tabelą wyświetlany jest wschód. W polu pod kolumną wyświetlany jest identyfikator produktu.

• W polu pod Powiązaną tabelą przeglądową wybierz opcję Katalog produktów.
• Identyfikator produktu pojawi się w polu pod Powiązaną kolumną wyszukiwania.
• Kliknij przycisk Utwórz.

Pojawi się wiersz przedstawiający relacje między tabelami Wschód i Backlog produktu.

• Powtórz te same kroki dla tabel - północ, południe i zachód. Pojawiają się linie relacji.

Podsumowanie danych w tabelach w modelu danych

Teraz możesz podsumować dane sprzedaży dla każdego produktu w każdym regionie w zaledwie kilku krokach.

• Kliknij kartę Strona główna.
• Kliknij opcję Tabela przestawna.
• Wybierz opcję Tabela przestawna z listy rozwijanej.

W oknie tabel programu Excel pojawi się okno dialogowe Utwórz tabelę przestawną. Wybierz Nowy arkusz roboczy.

W nowym arkuszu pojawi się pusta tabela przestawna. Jak widać, Lista pól zawiera wszystkie tabele w modelu danych wraz ze wszystkimi wyświetlonymi polami.

• Wybierz identyfikator produktu z Tabeli 1 (Katalog produktów).

• Wybierz opcję Łączna kwota z pozostałych czterech tabel.

• Dla każdego pola w ∑ Wartości, zmień nazwę niestandardową w Ustawieniach pola wartości, aby nazwy regionów były wyświetlane jako etykiety kolumn.

Suma łącznej kwoty zostanie zastąpiona podaną przez Ciebie etykietą. Tabela przestawna z podsumowanymi wartościami ze wszystkich tabel danych przedstawia wymagane wyniki.

Dodawanie danych do modelu danych

Możesz dodać nową tabelę danych do modelu danych lub nowe wiersze danych do istniejących tabel w modelu danych.

Dodaj nową tabelę danych do modelu danych, wykonując następujące czynności.

• Kliknij kartę DANE na Wstążce.

• Kliknij opcję Istniejące połączenia w grupie Pobierz dane zewnętrzne. Pojawi się okno dialogowe Istniejące połączenia.

• Kliknij kartę Tabele. Zostaną wyświetlone nazwy wszystkich tabel w skoroszycie.

• Kliknij nazwę tabeli, którą chcesz dodać do modelu danych.

Kliknij przycisk Otwórz. Pojawi się okno dialogowe Importuj dane.

Jak wiesz, podczas importowania tabeli danych jest ona automatycznie dodawana do modelu danych. Nowo dodana tabela pojawi się w oknie programu PowerPivot.

Dodaj nowe wiersze danych do istniejących tabel w modelu danych.

Odśwież połączenie danych. Nowe wiersze danych ze źródła danych są dodawane do modelu danych.

Możesz przeprowadzić obszerną analizę danych za pomocą tabel przestawnych i tworzyć żądane raporty. Integracja modelu danych z tabelą przestawną usprawnia sposób gromadzenia, łączenia, podsumowywania i raportowania danych. Możesz importować tabele z zewnętrznych źródeł danych i tworzyć tabele przestawne z zaimportowanymi tabelami. Ułatwia to automatyczne aktualizowanie wartości w tabeli przestawnej za każdym razem, gdy aktualizowane są dane w połączonych źródłach danych.

Tworzenie tabeli przestawnej w celu analizy danych zewnętrznych

Aby utworzyć tabelę przestawną do analizy danych zewnętrznych -

• Otwórz nowy pusty skoroszyt w programie Excel.
• Kliknij kartę DANE na Wstążce.
• Kliknij opcję From Access w grupie Get External Data. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz źródło danych.
• Wybierz plik bazy danych programu Access.

• Kliknij przycisk Otwórz. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz tabelę, wyświetlające tabele w bazie danych. Baza danych programu Access to relacyjna baza danych, a tabele będą podobne do tabel programu Excel, z wyjątkiem relacji między tymi tabelami.

• Zaznacz pole Włącz wybór wielu tabel.

• Wybierz wszystkie tabele. Kliknij OK.

Plik Import Datapojawi się okno dialogowe. Wybierz raport w formie tabeli przestawnej. Ta opcja importuje tabele do skoroszytu programu Excel i tworzy tabelę przestawną do analizy zaimportowanych tabel.

Jak widać, pole wyboru Dodaj te dane do modelu danych jest zaznaczone i wyłączone, co oznacza, że ​​tabele zostaną automatycznie dodane do modelu danych.

Dane zostaną zaimportowane i zostanie utworzona pusta tabela przestawna. Zaimportowane tabele pojawią się na liście Pola tabeli przestawnej.

Eksploracja danych w wielu tabelach

Możesz analizować dane z zaimportowanych wielu tabel za pomocą tabeli przestawnej i w zaledwie kilku krokach dotrzeć do konkretnego raportu. Jest to możliwe dzięki wcześniejszym relacjom między tabelami w źródłowej bazie danych. Po jednoczesnym zaimportowaniu wszystkich tabel z bazy danych program Excel odtwarza relacje w swoim modelu danych.

Na liście Pola tabeli przestawnej znajdziesz wszystkie zaimportowane tabele i pola w każdej z nich. Jeśli pola nie są widoczne dla żadnej tabeli,

• Kliknij strzałkę obok tej tabeli na liście Pola tabeli przestawnej.
• Zostaną wyświetlone pola w tej tabeli.

Eksplorowanie danych przy użyciu tabeli przestawnej

Wiesz, jak dodawać pola do tabeli przestawnej i przeciągać je między obszarami. Nawet jeśli nie jesteś pewien, jaki raport końcowy chcesz uzyskać, możesz pobawić się danymi i wybrać odpowiedni raport.

Załóżmy, że chcesz mieć raport zawierający następujące informacje -

• Dane dla pięciu dyscyplin - łucznictwo, nurkowanie, szermierka, łyżwiarstwo figurowe i łyżwiarstwo szybkie.
• Regiony, które zdobyły ponad 80 medali w tych 5 dyscyplinach.
• Liczba medali w każdej z pięciu dyscyplin w każdym z tych regionów.
• Łączna liczba medali w pięciu dyscyplinach w każdym z tych regionów.

Możesz zobaczyć, jak łatwo możesz utworzyć ten raport w kilku krokach.

Na początek utwórz tabelę przestawną wyświetlającą liczbę medali we wszystkich regionach dla wybranych pięciu dyscyplin w następujący sposób:

• Przeciągnij pole NOC_CountryRegion z tabeli Medals do obszaru COLUMNS.

• Przeciągnij dyscyplinę z tabeli dyscypliny do obszaru WIERSZE.

• Filtruj dyscyplinę, aby wyświetlić tylko pięć dyscyplin, dla których chciałeś otrzymać raport. Można to zrobić w obszarze Pola tabeli przestawnej lub za pomocą filtru Etykiety wierszy w samej tabeli przestawnej.

• Przeciągnij Medal z tabeli Medale do obszaru WARTOŚCI.

• Przeciągnij Medal z tabeli Medale do obszaru FILTRY.

Otrzymasz następującą tabelę przestawną -

Jak zauważysz, liczba medali jest wyświetlana dla wszystkich regionów i pięciu wybranych dyscyplin. Następnie musisz dostosować ten raport, aby były wyświetlane tylko te regiony, w których całkowita liczba medali jest większa niż 80.

• Kliknij przycisk strzałki po prawej stronie Etykiety kolumn.

• Kliknij opcję Filtry wartości na wyświetlonej liście rozwijanej.

• Wybierz Greater Than… z wyświetlonej listy rozwijanej.

Pojawi się okno dialogowe Filtry wartości.

Jak zauważyłeś, liczba medali i jest większa niż wyświetlona w ramkach poniżej Show items for which. Wpisz 80 w polu obok pola zawierającego jest większe niż i kliknij OK.

Teraz tabela przestawna wyświetla tylko te regiony, w których całkowita liczba medali w wybranych pięciu dyscyplinach jest większa niż 80.

Tworzenie relacji między tabelami z polami tabeli przestawnej

Jeśli nie importujesz tabel w tym samym czasie, jeśli dane pochodzą z różnych źródeł lub jeśli dodajesz nowe tabele do skoroszytu, musisz samodzielnie utworzyć relacje między tabelami.

Dodaj nowy arkusz roboczy z tabelą zawierającą pola Sport i SportID do skoroszytu.

• Nazwij tabelę - Sports.
• Kliknij opcję WSZYSTKIE na liście Pola tabeli przestawnej w arkuszu tabeli przestawnej.

Możesz zobaczyć, że nowo dodana tabela - Sports jest również widoczna na liście Pola tabeli przestawnej.

Następnie dodaj pole Sport również do tabeli przestawnej w następujący sposób -

• Przeciągnij pole Sport z tabeli Sports do obszaru ROWS. Wartości Sport są wyświetlane jako etykiety wierszy w tabeli przestawnej.

• Na liście pól tabeli przestawnej pojawi się komunikat, że mogą być potrzebne relacje między tabelami. Obok wiadomości pojawi się przycisk UTWÓRZ.

Kliknij przycisk UTWÓRZ. Pojawi się okno dialogowe Utwórz relację.

• Wybierz Medale pod tabelą.
• Wybierz Sport w kolumnie.
• Wybierz Sports w sekcji Related Table. Sport pojawia się w odpowiedniej kolumnie.
• Kliknij OK.

Przeciągnij dyscyplinę pod Sport w ROWS. Ma to na celu zdefiniowanie hierarchii w tabeli przestawnej. Tabela przestawna wyświetla dyscyplinę sportu i odpowiednią grupę dyscyplin dla tego sportu.

PowerPivot to łatwe w użyciu narzędzie do analizy danych, którego można używać z poziomu programu Excel. Za pomocą programu PowerPivot można uzyskiwać dostęp do danych i łączyć je z praktycznie dowolnego źródła danych. Możesz tworzyć własne fascynujące raporty za pomocą PowerPivot.

Dostęp do poleceń programu PowerPivot można uzyskać z karty PowerPivot na Wstążce. Kliknij kartę PowerPivot na Wstążce. Polecenia programu PowerPivot zostaną wyświetlone na Wstążce. Możesz zauważyć, że pojawiają się tutaj również polecenia związane z modelem danych.

Dodawanie tabel do modelu danych

Jeśli zaimportowałeś tabele, zostaną one dodane do modelu danych. Możesz zarządzać modelem danych z PowerPivot Ribbon. Możesz dodać tabele do modelu danych za pomocą PowerPivot w następujący sposób -

• Wstaw nowy arkusz do skoroszytu.
• Skopiuj dane ze strony internetowej i wklej je w arkuszu.
• Utwórz tabelę z wklejonymi danymi.
• Nazwij tabelę jako Hosty.
• Zmień nazwę arkusza na Hosty.

• Kliknij tabelę Hosty.
• Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
• Kliknij opcję Dodaj do modelu danych w grupie Tabele.

Tabela zostanie dodana do modelu danych. Zostanie wyświetlone okno programu PowerPivot. Tabela Hosts znajduje się w tabelach modelu danych.

Przeglądanie tabel w modelu danych

• Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
• Kliknij Zarządzaj w grupie Model danych.

W widoku danych zostanie wyświetlone okno programu PowerPivot.

PowerPivot ma dwa widoki -

• Data View- Wyświetla wszystkie tabele w modelu danych z polami wyświetlanymi w kolumnach i danymi jako rekordami w wierszach, z obszarem obliczeń poniżej każdej tabeli. Karty tabeli wyglądają podobnie do kart arkusza programu Excel z nazwami. Możesz przechodzić od stołu do stołu, klikając karty.

• Diagram View- Wyświetla wszystkie tabele jako pola z nazwą tabeli jako nagłówkiem i polami wymienionymi w polu. Możesz przeciągać tabele, aby je wyrównać, zmienić ich rozmiar, aby wszystkie pola były widoczne, i tworzyć relacje, po prostu klikając pola i łącząc je liniami.

Zrozumiesz szczegółowo widok diagramu i relacje w kolejnych sekcjach.

W tym miejscu zwróć uwagę, że wszystkie tabele w modelu danych są widoczne w oknie programu PowerPivot, niezależnie od tego, czy są obecne jako arkusze w skoroszycie, czy nie.

Przeglądanie relacji między tabelami

Danych z różnych tabel można używać do analizy i raportowania tylko wtedy, gdy istnieją między nimi relacje.

Relacje między tabelami można wyświetlić w widoku diagramu w oknie programu PowerPivot.

• Kliknij Diagram View w View Grupa.

• Zmień rozmiar diagramu za pomocą paska przewijania, tak aby na diagramie były widoczne wszystkie tabele w modelu danych.

Wszystkie tabele w modelu danych pojawiają się z listami pól. Relacje między tabelami są oznaczone liniami, które je łączą.

Tworzenie relacji między tabelami

Możesz chcieć utworzyć relację między tabelami - medale i wydarzenia. Aby to zrobić, powinno istnieć pole, które jest wspólne w obu tabelach i zawiera unikalne wartości w jednej z tabel. Najpierw musisz to zweryfikować.

• Kliknij Widok danych w grupie Widok.
• Kliknij kartę Zdarzenia, aby wyświetlić tabelę Zdarzenia.

Możesz zauważyć, że pole DisciplineEvent w tabeli Zdarzenia ma unikalne wartości (brak zduplikowanych wartości).

Kliknij kartę Medale, aby wyświetlić tabelę Medale. Pole DisciplineEvent jest również dostępne w tabeli Medale. Dlatego możesz utworzyć relację za pomocą pola DisciplineEvent w następujący sposób -

• Kliknij opcję Widok diagramu w grupie Widok.

• Zmień kolejność tabel w widoku, przeciągając je tak, aby tabela Events i Medals były blisko siebie.

• Zmień rozmiar tabel, aby wszystkie pola były widoczne.

Kliknij pole DisciplineEvent w tabeli Events i przeciągnij do pola DisciplineEvent w tabeli Medals.

Między tabelą Events a tabelą Medals pojawia się linia wskazująca, że ​​została ustanowiona relacja.

Przeglądanie pola definiującego relację

Możesz wyświetlić pole używane do tworzenia relacji między dwiema tabelami.

Kliknij linię relacji łączącą dwie tabele. Linia relacji i pole definiujące relację między dwiema tabelami zostaną podświetlone.

Program Power View umożliwia interaktywną eksplorację, wizualizację i prezentację danych, co zachęca do intuicyjnego raportowania ad hoc. Duże zbiory danych można analizować w locie za pomocą wszechstronnych wizualizacji. Wizualizacje danych można również uczynić dynamicznymi, ułatwiając prezentację danych w jednym raporcie programu Power View.

Program Power View został wprowadzony w programie Microsoft Excel 2013. Przed rozpoczęciem analizy danych w programie Power View upewnij się, że dodatek Power View jest włączony i dostępny na Wstążce.

Kliknij kartę WSTAW na Wstążce. Power View powinien być widoczny w grupie Raporty.

Tworzenie raportu programu Power View

Możesz utworzyć raport programu Power View na podstawie tabel w modelu danych.

• Kliknij kartę WSTAW na Wstążce.
• Kliknij opcję Power View w grupie Raporty.

Opening Power Viewpojawi się okno komunikatu z poziomym przewijanym zielonym paskiem stanu. To może chwilę potrwać.

Arkusz programu Power View jest tworzony jako arkusz w skoroszycie programu Excel. Zawiera pusty raport programu Power View, miejsce na filtry i listę pól programu Power View wyświetlającą tabele w modelu danych. Program Power View jest wyświetlany jako karta na Wstążce w arkuszu programu Power View.

Power View z polami obliczeniowymi

W modelu danych skoroszytu masz następujące tabele danych -

• Disciplines
• Events
• Medals

Załóżmy, że chcesz wyświetlić liczbę medali zdobytych przez każdy kraj.

• Wybierz pola NOC_CountryRegion i Medal w tabeli Medale.

Te dwa pola pojawiają się w POLA w obszarach. Program Power View zostanie wyświetlony jako tabela z dwoma wybranymi polami jako kolumnami.

Power View wyświetla medale zdobyte przez poszczególne kraje. Aby wyświetlić liczbę medali zdobytych przez każdy kraj, należy je policzyć. Aby uzyskać pole liczby medali, musisz wykonać obliczenia w modelu danych.

• Kliknij kartę PowerPivot na Wstążce.

• Kliknij Zarządzaj w grupie Model danych. Zostaną wyświetlone tabele w modelu danych.

• Kliknij kartę Medale.

• W tabeli Medale, w obszarze obliczeń, w komórce poniżej kolumny Medal wpisz następującą formułę języka DAX

  Medal Count:=COUNTA([Medal])

Możesz zauważyć, że formuła liczenia medali pojawia się na pasku formuły, a po lewej stronie paska formuły jest wyświetlana nazwa kolumny Medal.

Otrzymasz komunikat programu Power View, że model danych został zmieniony i jeśli klikniesz przycisk OK, zmiany zostaną odzwierciedlone w programie Power View. Kliknij OK.

W arkuszu programu Power View na liście pól programu Power View można zaobserwować:

• W tabeli Medale dodano nowe pole Liczba medali.

• Ikona kalkulatora pojawi się obok pola Liczba medali, wskazując, że jest to pole obliczeniowe.

• Usuń zaznaczenie pola Medal i zaznacz pole Liczba medali.

W tabeli programu Power View jest wyświetlana liczba medali w poszczególnych krajach.

Filtrowanie Power View

Wartości wyświetlane w programie Power View można filtrować, definiując kryteria filtrowania.

• Kliknij kartę TABELA w filtrach.

• Kliknij Liczba medali.

• Kliknij ikonę Tryb pliku zakresu, która znajduje się po prawej stronie Liczba medali.

• Wybierz jest greater than lub equal to z listy rozwijanej w polu poniżej Pokaż elementy, dla których podano wartość.

• Wpisz 1000 w polu poniżej.

• Kliknij zastosuj filtr.

Pod nazwą pola - liczba medali, jest większa lub równa 1000. Program Power View wyświetli tylko te rekordy z liczbą medali> = 1000.

Wizualizacje programu Power View

W arkuszu programu Power View na Wstążce pojawiają się dwie karty - POWER VIEW i DESIGN.

Kliknij DESIGN Znajdziesz kilka poleceń wizualizacji w grupie Przełącz wizualizację na Wstążce.

Za pomocą programu Power View możesz szybko utworzyć wiele różnych wizualizacji danych, które będą pasować do Twoich danych. Możliwe wizualizacje to tabela, macierz, karta, mapa, typy wykresów, takie jak wykresy słupkowe, kolumnowe, punktowe, liniowe, kołowe i bąbelkowe oraz zestawy wielu wykresów (wykresy z tą samą osią).

Aby zbadać dane za pomocą tych wizualizacji, możesz rozpocząć od arkusza programu Power View, tworząc tabelę, która jest domyślną wizualizacją, a następnie łatwo przekonwertować ją na inne wizualizacje, aby znaleźć tę, która najlepiej ilustruje Twoje dane. Możesz przekonwertować jedną wizualizację programu Power View na inną, wybierając wizualizację z grupy Przełącz wizualizację na Wstążce.

Możliwe jest również posiadanie wielu wizualizacji na tym samym arkuszu programu Power View, aby można było wyróżnić istotne pola.

W poniższych sekcjach dowiesz się, jak możesz eksplorować dane w dwóch wizualizacjach - Macierz i Karta. Dowiesz się o eksplorowaniu danych za pomocą innych wizualizacji programu Power View w kolejnych rozdziałach.

Eksploracja danych za pomocą wizualizacji macierzowej

Wizualizacja macierzy jest podobna do wizualizacji tabeli, ponieważ zawiera również wiersze i kolumny danych. Matryca ma jednak dodatkowe funkcje -

• Można go zwinąć i rozwinąć o wiersze i / lub kolumny.
• Jeśli zawiera hierarchię, możesz przejść do szczegółów / przejść do szczegółów.
• Może wyświetlać sumy i sumy pośrednie według kolumn i / lub wierszy.
• Może wyświetlać dane bez powtarzania wartości.

Możesz zobaczyć te różnice w widokach, mając wizualizację tabeli i wizualizację macierzy tych samych danych obok siebie w programie Power View.

• Wybierz pola - Sport, Dyscyplina i Wydarzenie. Tabela reprezentująca te pola pojawi się w programie Power View.

Jak widać, istnieje wiele dyscyplin dla każdego sportu i wiele wydarzeń dla każdej dyscypliny. Teraz utwórz kolejną wizualizację programu Power View po prawej stronie tej wizualizacji tabeli w następujący sposób -

• Kliknij arkusz programu Power View w obszarze po prawej stronie tabeli.
• Wybierz pola - Sport, Dyscyplina i Wydarzenie.

Inna tabela reprezentująca te pola pojawi się w programie Power View po prawej stronie wcześniejszej tabeli.

• Kliknij odpowiednią tabelę.
• Kliknij kartę PROJEKT na Wstążce.
• Kliknij opcję Tabela w grupie Przełącz wizualizację.
• Wybierz Matrix z listy rozwijanej.

Tabela po prawej stronie w programie Power View zostanie przekonwertowana na macierz.

W tabeli po lewej stronie wymieniono sport i dyscyplinę dla każdego wydarzenia, podczas gdy macierz po prawej stronie wymienia każdy sport i dyscyplinę tylko raz. W tym przypadku wizualizacja Matrix zapewnia kompleksowy, zwarty i czytelny format danych.

Teraz możesz przeglądać dane, aby znaleźć kraje, które zdobyły ponad 300 medali. Możesz również znaleźć odpowiednie dyscypliny sportowe i podsumować je.

• Wybierz pola NOC_CountryRegion, Sport i Liczba medali w wizualizacjach tabeli i macierzy.

• W filtrach wybierz filtr dla tabeli i ustaw kryteria filtrowania na większe lub równe 300.

• Kliknij zastosuj filtr.

• Ustaw ten sam filtr również na Matrix. Kliknij zastosuj filtr.

Po raz kolejny można zauważyć, że w widoku Matrix wyniki są czytelne.

Eksploracja danych za pomocą wizualizacji karty

W wizualizacji karty otrzymasz serię migawek wyświetlających dane z każdego wiersza tabeli, ułożonych jak karta indeksu.

• Kliknij wizualizację macierzy, która znajduje się po prawej stronie w widoku Power.
• Kliknij opcję Tabela w grupie Przełącz wizualizację.
• Wybierz kartę z listy rozwijanej.

Wizualizacja macierzy zostanie przekonwertowana na wizualizację karty.

Możesz użyć widoku karty do kompleksowej prezentacji podświetlonych danych.

Model danych i Power View

Skoroszyt może zawierać następujące kombinacje modelu danych i programu Power View.

• Wewnętrzny model danych w skoroszycie, który można modyfikować w programie Excel, PowerPivot, a nawet w arkuszu programu Power View.

• Tylko jeden wewnętrzny model danych w skoroszycie, na którym można oprzeć arkusz programu Power View.

• Wiele arkuszy programu Power View w skoroszycie, z których każdy jest oparty na innym modelu danych.

Jeśli masz wiele arkuszy programu Power View w skoroszycie, możesz kopiować wizualizacje z jednego do drugiego tylko wtedy, gdy oba arkusze są oparte na tym samym modelu danych.

Tworzenie modelu danych z arkusza programu Power View

Możesz tworzyć i / lub modyfikować model danych w skoroszycie z arkusza programu Power View w następujący sposób -

Zacznij od nowego skoroszytu, który zawiera dane sprzedawcy i dane sprzedaży w dwóch arkuszach.

• Utwórz tabelę z zakresu danych w arkuszu sprzedawcy i nadaj jej nazwę Sprzedawca.

• Utwórz tabelę z zakresu danych w arkuszu Sales i nadaj jej nazwę Sales.

Masz w skoroszycie dwie tabele - Sprzedawca i Sprzedaż.

• Kliknij tabelę Sales w arkuszu Sales.
• Kliknij kartę WSTAW na Wstążce.
• Kliknij opcję Power View w grupie Raporty.

Arkusz programu Power View zostanie utworzony w skoroszycie.

Można zauważyć, że na liście Pola programu Power View są wyświetlane obie tabele w skoroszycie. Jednak w programie Power View są wyświetlane tylko pola aktywnej tabeli (Sprzedaż), ponieważ na liście Pola są zaznaczone tylko aktywne pola tabeli danych.

Można zauważyć, że w programie Power View jest wyświetlany identyfikator sprzedawcy. Załóżmy, że zamiast tego chcesz wyświetlić nazwę sprzedawcy.

Na liście pól programu Power View wprowadź następujące zmiany.

• Usuń zaznaczenie pola Identyfikator sprzedawcy w tabeli Sprzedawca.
• Wybierz pole Sprzedawca w tabeli Sprzedawca.

Ponieważ w skoroszycie nie ma modelu danych, między dwiema tabelami nie ma relacji. Żadne dane nie są wyświetlane w programie Power View. Excel wyświetla komunikaty z instrukcjami, co robić.

Zostanie również wyświetlony przycisk UTWÓRZ. Kliknij przycisk UTWÓRZ.

Plik Create Relationship okno dialogowe zostanie otwarte w samym arkuszu programu Power View.

• Utwórz relację między dwiema tabelami, używając pola Identyfikator sprzedawcy.

Bez opuszczania arkusza programu Power View pomyślnie utworzono następujące elementy -

• Wewnętrzny model danych z dwiema tabelami i
• Relacja między dwiema tabelami.

Pole Sprzedawca pojawia się w programie Power View wraz z danymi sprzedaży.

• Zachowaj pola Region, Sprzedawca i ∑ Kwota zamówienia w tej kolejności w obszarze POLA.

• Przekonwertuj Power View na wizualizację macierzową.

• Przeciągnij pole Miesiąc do obszaru KAFELKI WEDŁUG. Wizualizacja macierzy wygląda następująco -

Jak zauważysz, dla każdego regionu wyświetlają się sprzedawcy z tego regionu i suma kwoty zamówienia. Sumy częściowe są wyświetlane dla każdego regionu. Wyświetlany jest miesiąc, zgodnie z wyborem w kafelku nad widokiem. Po wybraniu miesiąca na kafelku zostaną wyświetlone dane z tego miesiąca.

W programie Power View dostępnych jest kilka opcji wykresu: kołowy, kolumnowy, słupkowy, liniowy, punktowy i bąbelkowy. Wykresy w programie Power View są interaktywne. Jeśli klikniesz wartość na jednym wykresie -

• Ta wartość na tym wykresie jest podświetlona.
• Ta wartość na wszystkich innych wykresach w programie Power View jest również wyróżniona.
• Wszystkie tabele, macierze i kafelki w programie Power View są filtrowane do tej wartości.

Dlatego wykresy programu Power View służą jako interaktywne, obrazkowe narzędzia do analizy danych. Co więcej, wykresy są również interaktywne w ustawieniach prezentacji, co umożliwi Ci wyróżnienie wyników analizy.

Eksploracja za pomocą wykresów liniowych

Wykresów liniowych można używać do porównywania punktów danych w jednej lub wielu seriach danych. Wykresy liniowe rozkładają dane kategorii równomiernie wzdłuż osi poziomej (kategorii), a wszystkie dane liczbowe na osi pionowej (wartości).

Załóżmy, że chcesz wyświetlić liczbę medali dla każdego kraju.

• Utwórz Power View z wybranymi polami NOC_CountryRegion i Medale Count. Domyślnie zostanie wyświetlona Tabela.

• Kliknij tabelę.

• Kliknij opcję Inny wykres w grupie Przełącz wizualizację.

• Wybierz Linię z listy rozwijanej. Wykres liniowy zostanie wyświetlony w programie Power View.

• Kliknij linię lub oś kategorii (oś x).

• Przeciągnij w lewo lub w prawo. Zostaną wyświetlone kategorie po lewej lub prawej stronie, a wykres liniowy zostanie odpowiednio wyświetlony.

• Umieść kursor w dowolnym punkcie danych na linii.

W tym momencie zostaną wyświetlone wartości odpowiadające temu punktowi danych.

Odkrywanie za pomocą wykresów słupkowych

Wykresów słupkowych można używać do porównywania punktów danych w jednej lub wielu seriach danych. Na wykresie słupkowym kategorie są zorganizowane na osi pionowej, a wartości na osi poziomej. W programie Power View istnieją trzy podtypy wykresów słupkowych -

• Stacked Bar.
• 100% skumulowany pasek.
• Słupek grupowany.

Możesz przekonwertować wizualizację tabeli na wizualizację wykresu słupkowego w następujący sposób -

• Utwórz dwie wizualizacje tabeli obok siebie.
• Kliknij odpowiednią tabelę.
• Kliknij Wykres słupkowy w grupie Przełącz wizualizację.
• Kliknij opcję Słupek piętrowy.

Wizualizacja tabeli po prawej stronie zostanie przekonwertowana na wizualizację wykresu słupkowego. Jak zauważysz, wartości na osi Y są sortowane rosnąco według wartości kategorii.

• Umieść kursor nad wykresem słupkowym. Znajdziesz - sortuj według NOC_CountryRegion rosnąco.

• Kliknij NOC_CountryRegion. Zmienia się na liczbę medali.

• Kliknij rosnąco. Zmienia się na malejąco. Przekonasz się, że wykres słupkowy jest posortowany według malejącej liczby medali.

• Kliknij pasek z kategorią GER. Podświetlony zostanie tylko ten pasek.

• Przy wciśniętym klawiszu Ctrl kliknij paski z kategoriami FRA i ITA. Podświetlone zostaną słupki dla GER, FRA i ITA.

• Tabela po lewej stronie również pokazuje wartości tylko dla tych trzech kategorii.

W obu wizualizacjach kliknij pole Płeć również na liście Pola programu Power View.

Kliknij lewą część paska - GER. Jest podświetlony. W tabeli zostaną wyświetlone tylko informacje dotyczące GER i mężczyzn.

Note - W tym przypadku nie można dokonać wielu wyborów.

Eksploracja za pomocą wykresów kolumnowych

Wykresów kolumnowych można używać do przedstawiania zmian danych w pewnym okresie lub do zilustrowania porównania między elementami. Na wykresach kolumnowych kategorie znajdują się na osi poziomej, a wartości na osi pionowej.

W programie Power View istnieją trzy podtypy wykresów kolumnowych -

• Kolumna piętrowa.
• Kolumna skumulowana w 100%.
• Kolumna grupowana.

Wizualizację tabeli można przekonwertować na wizualizację wykresu kolumnowego w następujący sposób -

• Utwórz dwie wizualizacje tabeli obok siebie.
• Kliknij odpowiednią tabelę.
• Kliknij Wykres kolumnowy w grupie Przełącz wizualizację.
• Kliknij opcję Kolumna piętrowa.

Wizualizacja tabeli po prawej stronie jest konwertowana na wizualizację wykresu słupkowego. Jak widać, wartości na osi X są sortowane rosnąco według wartości kategorii.

• Umieść kursor nad wykresem kolumnowym. Znajdziesz - sortuj według NOC_CountryRegion rosnąco.

• Kliknij NOC_CountryRegion. Zmienia się na liczbę medali.

• Kliknij rosnąco. Zostanie zmieniony na malejący. Przekonasz się, że wykres kolumnowy jest posortowany według malejącej liczby medali.

Kliknij dolną część paska z kategorią GER. Zostanie podświetlony.

W tabeli zostaną wyświetlone tylko informacje dotyczące GER i mężczyzn.

Eksplorowanie za pomocą prostych wykresów kołowych

Wykresy kołowe w programie Power View są proste lub wyrafinowane. W tej sekcji nauczysz się prostych wykresów kołowych. W następnej sekcji nauczysz się zaawansowanych wykresów kołowych.

Zacznij od utworzenia wykresu kołowego w następujący sposób -

• Zmień rozmiar wykresu skumulowanego kolumnowego i przesuń go w górę.
• Utwórz kolejną wizualizację tabeli poniżej wykresu skumulowanego kolumnowego.
• Kliknij nową tabelę.
• Kliknij opcję Inny wykres w grupie Przełącz wizualizację.
• Wybierz Ciasto.

Wizualizacja tabeli poniżej wykresu skumulowanego kolumnowego jest konwertowana na wizualizację wykresu kołowego. Jak zauważyłeś, na wykresie kołowym jest zbyt wiele wycinków, ponieważ istnieje wiele kategorii (krajów). Pamiętaj, że wykresy kołowe działają dobrze tylko wtedy, gdy liczba kategorii wynosi 8 lub mniej.

Możesz zmniejszyć liczbę kategorii, filtrując wartości w następujący sposób -

• Ustaw filtrowanie, aby liczba medali była większa lub równa 1300 w -
  • Wizualizacja tabeli
  • Wizualizacja wykresu kolumnowego
  • Wizualizacja wykresu kołowego

Note - Musisz zdefiniować i zastosować filtrowanie do każdej wizualizacji oddzielnie.

Teraz masz wizualizację prostego wykresu kołowego, w której liczba medali jest pokazana według rozmiaru kołowego, a kraje według kolorów.

Kliknij kawałek ciasta. Ten kawałek jest podświetlony, a inne wyszarzone. Podświetlona jest również odpowiednia kolumna na wykresie kolumnowym. W tabeli zostaną wyświetlone tylko wartości odpowiadające podświetlonemu wycinkowi kołowego.

Eksploracja za pomocą zaawansowanych wykresów kołowych

Możesz ulepszyć wizualizację wykresu kołowego, dodając więcej funkcji. Możesz zrobić ciasto, które -

• Przewija w dół po dwukrotnym kliknięciu plasterka lub
• Pokazuje pod-plasterki w obrębie większych plasterków koloru.

Wykres kołowy przewijany w dół po dwukrotnym kliknięciu plasterka

• Na wykresie kołowym na liście pól programu Power View przeciągnij pole Płeć do obszaru KOLOR poniżej pola NOC_CountryRegion. Oznacza to, że masz dwie kategorie.

• W tabeli uwzględnij Płeć również na liście Pola.

Twój Power View wygląda następująco -

Jak zauważyłeś, istnieje pojedynczy wycinek z jednym kolorem dla każdej kategorii - kraju.

Na wykresie kołowym kliknij dwukrotnie wycinek USA.

Wykres kołowy w programie Power View zostanie zmieniony, aby przedstawiać wartości według płci, która jest drugą kategorią, dla wybranej kategorii (USA). Kolory wykresu kołowego pokazują teraz wartości procentowe drugiego pola, tj. Płeć, przefiltrowane pod kątem dwukrotnego kliknięcia. Innymi słowy, wykres kołowy został rozwinięty. Jak zaobserwujesz, w prawym górnym rogu wykresu kołowego pojawi się mała strzałka. Jeśli najedziesz na niego myszą, strzałka zostanie podświetlona i wyświetli się Uogólnij.

Kliknij strzałkę drążenia w górę. Wykres kołowy powraca do poprzedniego stanu.

Wykres kołowy, który przedstawia pod-plasterki w obrębie większych plasterków koloru

Na wykresie kołowym na liście pól programu Power View przeciągnij pole Płeć z obszaru KOLOR do obszaru PLASTRY.

Twój Power View wygląda następująco -

Jak widać, na wykresie kołowym znajdują się dwa wycinki tego samego koloru dla kategorii USA.

Kliknij jeden z tych plasterków.

Będziesz mógł zobaczyć następujące zmiany w programie Power View -

• Wybrany plasterek jest podświetlony, a inne wycinki są wyszarzone lub nieaktywne.
• Pasek dla kategorii USA wyświetla liczbę medali dla wybranego kawałka.
• Tabela przedstawia wartości dla wybranego wycinka.

• Kliknij drugi plasterek. Możesz obserwować zmiany podane powyżej dla tego wybranego wycinka.

Eksploracja za pomocą wykresów punktowych

Możesz użyć wykresów punktowych, aby wyświetlić wiele powiązanych danych na jednym wykresie. Na wykresach punktowych oś X wyświetla jedno pole liczbowe, a oś Y wyświetla drugie, ułatwiając wyświetlenie relacji między dwiema wartościami dla wszystkich elementów na wykresie.

Aby utworzyć wizualizację wykresu punktowego, wykonaj następujące czynności -

• Dodaj pola Sport, Liczba medali i Wydarzenie do tabeli.

• Kliknij strzałkę obok pozycji Zdarzenie na liście pól programu Power View. Kliknij opcję Licznik (wyraźne). Pole Zdarzenie zmieni się na pole liczbowe Liczba zdarzeń. Dlatego masz jedno pole kategorii - Sport i dwa pola numeryczne - Liczba medali i Liczba wydarzeń.

• Kliknij Other Chart w grupie Switch Visualization.

• Kliknij Scatter.

Otrzymasz wizualizację wykresu punktowego, z punktami danych wyświetlanymi jako okręgi o tej samej wielkości, pokazujące, w jaki sposób wartości liczby wydarzeń i liczby medali są powiązane dla każdej dyscypliny sportowej.

• Kliknij kartę UKŁAD na Wstążce.
• Kliknij Etykiety danych w grupie Etykiety.
• Wybierz Prawo z listy rozwijanej. Etykiety danych pojawiają się dla punktów danych.

Sport Wrestling ma mniej medali w większej liczbie wydarzeń w porównaniu do sportu Aquatics, który ma więcej medali w mniejszej liczbie wydarzeń.

Eksploracja za pomocą wykresów bąbelkowych

Możesz użyć wykresów bąbelkowych, aby wyświetlić wiele powiązanych danych na jednym wykresie. Na wykresach bąbelkowych oś X wyświetla jedno pole liczbowe, a oś Y wyświetla drugie, ułatwiając wyświetlenie relacji między dwiema wartościami dla wszystkich elementów na wykresie. Trzecie pole liczbowe steruje wielkością punktów danych.

Aby utworzyć wizualizację wykresu bąbelkowego, wykonaj następujące czynności -

• Przeciągnij liczbę medali do rozmiaru.
• Przeciągnij NOC_CountryRegion do ∑ X-VALUE. Wykres punktowy jest konwertowany na wykres bąbelkowy.

Jak zauważyłeś, rozmiar każdego bąbelka pokazuje liczbę medali. Etykiety danych pokazują Sport.

Odkrywanie z kolorami

Możesz również pokolorować bąbelki według kategorii w następujący sposób -

• Przeciągnij pole NOC_CountryRegion do obszaru COLOR na liście pól programu Power View.
• Przeciągnij pole DiscipleEvent do ∑ X-VALUES.

Jak zauważyłeś, Legenda pokazuje wartości kategorii, która znajduje się w obszarze COLOR i odpowiednie kolory. Etykiety danych odpowiadają kategorii w obszarze SZCZEGÓŁY. Rozmiar punktów danych odpowiada obszarowi ∑ ROZMIAR.

Następnie możesz zobaczyć, jak wybranie kategorii w Legendzie zmienia wizualizację -

Kliknij wartość w legendzie. Podświetlone zostaną tylko punkty danych tego koloru (tj. Odpowiadające tej wartości). Wszystkie inne punkty danych zostaną dezaktywowane.

Jak zauważyłeś, wyświetlane są wszystkie sporty odpowiadające wybranemu krajowi, a rozmiar każdego bąbelka reprezentuje liczbę medali.

Jeśli chcesz poznać szczegóły pojedynczego punktu danych -

• Podświetl punkt danych, klikając ten bąbelek.
• Umieść kursor w tym punkcie danych.

Tylko ten bąbelek jest podświetlony, a pozostałe bąbelki stają się szare. Wszystkie informacje o tym punkcie danych zostaną wyświetlone w polu obok punktu danych.

Eksploracja z Play Axis

Możesz wizualizować zmiany danych w pewnym okresie za pomocą Play Axis w następujący sposób -

• Przeciągnij edycję pola z listy pól programu Power View do obszaru OŚ ODTWARZANIA.

Oś czasu z przyciskiem Odtwórz zostanie wstawiona do wizualizacji wykresu bąbelkowego. Możesz dostosować oś czasu, filtrując wartości pól Edition w filtrach. Byłoby to przydatne, jeśli chcesz skupić się na określonym przedziale czasu lub jeśli oś czasu jest zbyt szeroka.

• Dostosuj oś czasu, filtrując pole Edycja w Filtrach i wybierając zakres wartości czasu.

• Kliknij przycisk Odtwórz. Bąbelki podróżują, rosną i kurczą się, aby pokazać, jak zmieniają się wartości w zależności od osi gry. Na osi czasu, która porusza się wzdłuż osi czasu, pojawi się mała pionowa linia. Wyświetlany jest również czas w tym momencie.

Możesz przerwać w dowolnym momencie, aby bardziej szczegółowo przestudiować dane.

Możesz użyć map, aby wyświetlić swoje dane w kontekście geograficznym. Mapy w programie Power View używają kafelków mapy Bing, dzięki czemu można powiększać i przesuwać tak, jak w przypadku każdej innej mapy Bing. Aby mapy działały, program Power View musi wysyłać dane do usługi Bing za pośrednictwem zabezpieczonego połączenia internetowego w celu geokodowania. Dlatego prosi o włączenie treści. Dodanie lokalizacji i wartości powoduje umieszczenie kropek na mapie. Im większa wartość, tym większa kropka. Dodając serię wielowartościową, na mapie pojawiają się wykresy kołowe, których rozmiar pokazuje wielkość całości.

Eksploracja danych za pomocą pól geograficznych

Możesz utworzyć wizualizację mapy programu Power View, jeśli dane mają pole geograficzne, takie jak kraj / region, stan / prowincja lub miasto.

Aby stworzyć wizualizację mapy z liczbą medali, postępuj w następujący sposób:

• Utwórz nowy arkusz programu Power View na karcie WSTAW na Wstążce.

• Przeciągnij pola NOC_CountryRegion i liczba medali z listy pól programu Power View do programu Power View. Tworzona jest tabela z tymi dwoma polami.

Masz więc pole geograficzne i pole liczbowe.

• Kliknij kartę PROJEKT na Wstążce.
• Kliknij opcję Mapa w grupie Przełącz wizualizację.

Wizualizacja tabeli jest konwertowana na wizualizację mapy.

Jak widać, program Power View tworzy mapę z kropką reprezentującą każdą lokalizację geograficzną. Wielkość kropki to wartość odpowiedniego pola numerycznego, czyli w tym przypadku liczba medali. Ponadto na liście Pola programu Power View pole geograficzne będzie w obszarze Lokalizacje, a pole liczbowe w obszarze ∑ ROZMIAR.

Aby wyświetlić więcej informacji o punkcie danych, możesz wykonać jedną z następujących czynności -

• Jeśli umieścisz kursor na kropce na mapie, pojawi się okienko z nazwą położenia geograficznego i odpowiednią wartością liczbową.

• Jeśli klikniesz punkt na mapie, zostanie on podświetlony.

Wykresy kołowe jako punkty danych

Załóżmy, że chcesz dodać kolejne pole również do wizualizacji mapy. Na przykład możesz chcieć wyświetlić szczegóły dotyczące medali, a mianowicie. rodzaje medali - złoty, srebrny i brązowy. Możesz to zrobić w następujący sposób -

• Przeciągnij medal pola z listy pól programu Power View do obszaru KOLOR.

Kropki są konwertowane na wykresy kołowe. Pojawi się Legenda medalu, wyświetlająca typy medali i odpowiadające im kolory. tj. każdy kolor na wykresie kołowym reprezentuje typ medalu.

Możesz zauważyć, że rozmiar wykresu kołowego odpowiada liczbie medali, a rozmiar każdego wycinka na wykresie kołowym odpowiada liczbie medali tego typu.

Podświetlanie punktu danych

Teraz możesz filtrować dane i wyróżnić znaczący punkt danych w następujący sposób -

• W obszarze Filtry ustaw liczbę medali, aby wyświetlać tylko wartości większe lub równe 300.

• Zastosuj filtr. Mapa powiększa się i wyświetla tylko przefiltrowane wartości.

Umieść kursor na kropce reprezentującej Wielką Brytanię. Kropka zostanie podświetlona i powiększona. Zostaną wyświetlone szczegóły wykresu kołowego.

Jak widać, liczba medali dla złota w Wielkiej Brytanii wynosi 514. Liczbę medali dla srebra i brązu można znaleźć, umieszczając kursor na tych kawałkach.

Podświetlanie wycinka kołowego w punkcie danych

Następnie możesz chcieć podkreślić liczbę złotych medali w Wielkiej Brytanii.

• Umieść kursor na plasterku w kolorze czerwonym (jak możesz zauważyć, że czerwony reprezentuje złoto w Legendzie). Kliknij to.

Ten kawałek ciasta zostanie podświetlony. Pozostałe wycinki na tym wykresie kołowym i na wszystkich pozostałych wykresach kołowych zostaną dezaktywowane.

Ponownie umieść kursor na kropce. Kropka jest powiększona. Podświetlony zostanie kawałek przedstawiający złoto. Zostaną wyświetlone szczegóły wycinka.

Wielokrotności, zwane także wykresami kratowymi, to seria wykresów z identycznymi osiami X i Y. Możesz ustawić wielokrotności obok siebie, aby łatwo porównać wiele różnych wartości w tym samym czasie.

• Możesz mieć wykresy liniowe, wykresy kołowe, wykresy słupkowe i wykresy kolumnowe jako wielokrotności.
• Możesz ułożyć wielokrotności poziomo lub pionowo.

Wykresy liniowe jako wielokrotności

Możesz chcieć wyświetlić liczbę medali według roku dla każdego regionu. Po pierwsze, musisz mieć pole Year. Aby uzyskać to pole, musisz mieć kolumnę obliczeniową w następujący sposób -

• Kliknij kartę Medale w widoku danych modelu danych (w oknie programu PowerPivot).
• Kliknij pierwszą komórkę w skrajnej prawej kolumnie z nagłówkiem Dodaj kolumnę.
• Rodzaj =YEAR ([Edition]) na pasku formuły i naciśnij Enter.

Tworzona jest nowa kolumna z nagłówkiem CalculatedColumn1 z wartościami odpowiadającymi wartościom Year w kolumnie Edition.

Kliknij nagłówek i zmień jego nazwę na Year.

• Zamknij okno programu PowerPivot. Model danych zostanie zaktualizowany. Nowe pole - ∑ Rok pojawi się na liście Pola programu Power View.

• Utwórz tabelę w programie Power View z polami NOC_CountryRegion, Count of Year i Medal Count, przeciągając pola.

• Konwertuj tabelę na wykres liniowy w programie Power View.
• Usuń pole NOC_CountryRegion. Pojawi się wykres liniowy z liczbą medali według roku.

Jak widać, rok znajduje się w obszarze OŚ, a liczba medali znajduje się w obszarze ∑ WARTOŚCI na liście pól programu Power View. Na wykresie liniowym wartości roku znajdują się na osi X, a liczba medali na osi Y.

Teraz możesz utworzyć wizualizację wielokrotności za pomocą wykresów liniowych w następujący sposób -

• Przeciągnij pole NOC_CountryRegion do obszaru VERTICAL MULTIPLES na liście pól programu Power View.
• Kliknij kartę UKŁAD na Wstążce.
• Kliknij opcję Wysokość siatki w grupie Wielkości.
• Kliknij wartość na liście rozwijanej.

• Kliknij opcję Szerokość siatki w grupie Wielokrotności.
• Kliknij wartość z listy rozwijanej.

Otrzymasz wizualizację wielokrotności z wykresami liniowymi ułożonymi w siatkę, gdzie każdy wykres liniowy reprezentuje kraj (NOC_CountryRegion).

Wielokrotności pionowe

Jak wiesz, umieściłeś pole NOC_CountryRegion w obszarze VERTICAL MULTIPLES. Stąd wizualizacja, którą otrzymałeś, jest wizualizacją pionowych wielokrotności. Na powyższej tabeli możesz zauważyć, co następuje.

• Jeden wykres liniowy dla kategorii, który jest umieszczony w obszarze WIELE PIONÓW, w tym przypadku - kraju.

• Wysokość i szerokość siatki, które wybrałeś, określają liczbę wierszy i liczbę kolumn dla wielokrotności.

• Wspólna oś X dla wszystkich wielokrotności.

• Podobna oś Y dla każdego wiersza wielokrotności.

• Pionowy pasek przewijania po prawej stronie, którego można użyć do przeciągania wierszy wykresów liniowych w górę iw dół, tak aby inne wykresy liniowe były widoczne.

Poziome wielokrotności

Możesz mieć wizualizację wielokrotności z wielokrotnościami poziomymi również w następujący sposób -

• Przeciągnij pole NOC_CountryRegion do obszaru VERTICAL MULTIPLES.
• Kliknij kartę Układ na Wstążce.
• Wybierz wartości dla wysokości i szerokości siatki w grupie Wielkości.

Otrzymasz wizualizację wielokrotności poziomych w następujący sposób -

Na powyższym wykresie można zaobserwować:

• Jeden wykres liniowy dla kategorii, który jest umieszczony w obszarze WIELE POZIOME, w tym przypadku - kraj.

• Wysokość siatki, którą wybrałeś, określa wysokość wykresów liniowych, w przeciwieństwie do liczby wierszy wykresów liniowych, jak ma to miejsce w PIONOWYCH WIELU. Innymi słowy, istnieje jeden wiersz wykresów liniowych o wysokości określonej przez wybraną wysokość siatki.

• Wybrana szerokość siatki określa liczbę kolumn wykresów liniowych w wierszu.

• Wspólna oś X dla wszystkich wielokrotności.

• Wspólna oś Y dla wszystkich wielokrotności.

• Poziomy pasek przewijania na dole, poniżej osi x, którego można użyć do przeciągnięcia wiersza wykresów liniowych w lewo i w prawo, tak aby pozostałe wykresy liniowe były widoczne.

Wykresy kołowe jako wielokrotności

Jeśli chcesz eksplorować / wizualizować więcej niż jedną kategorię w wielokrotnościach, opcją są wykresy kołowe. Załóżmy, że chcesz sprawdzić liczbę medali według typu medalu w każdym z krajów. Postępuj w następujący sposób -

• Kliknij kartę Projekt.
• Wybierz Ciasto z listy rozwijanej w obszarze Inny wykres.
• Przeciągnij Medal do obszaru PLASTRY.

Otrzymasz wizualizację wielokrotności poziomych z wykresami kołowymi, ponieważ masz pole NOC_CountryRegion w obszarze MULTIPLES POZIOME.

Jak widać, liczba medali dla każdego kraju jest wyświetlana jako wykres kołowy z wycinkami reprezentującymi typy medali w kolorze podanym w legendzie.

Załóżmy, że chcesz podkreślić liczbę złotych medali we wszystkich krajach. Możesz to zrobić w jednym kroku w następujący sposób -

Kliknij niebieski wycinek na jednym z wykresów kołowych (niebieski to kolor złota zgodnie z legendą). Na wszystkich wykresach kołowych tylko niebieskie wycinki są podświetlone, a pozostałe wycinki są wyszarzone.

Jak widać, daje to szybki sposób odkrywania i porównywania liczby złotych medali w różnych krajach.

Możesz chcieć wyświetlić więcej wykresów kołowych w wizualizacji. Możesz to zrobić, po prostu przełączając się na wizualizację wielokrotności pionowych i wybierając odpowiednie wartości dla wysokości i szerokości siatki, aby uzyskać prawidłowe wyświetlanie.

Kliknij niebieski wycinek na jednym z wykresów kołowych. Niebieskie wycinki na wszystkich wykresach kołowych są podświetlone, dzięki czemu można porównać liczbę złotych medali w różnych krajach.

Wykresy słupkowe jako wielokrotności

Możesz wybrać wykresy słupkowe również do wizualizacji wielokrotności.

• Przełącz się na wizualizację ułożonych słupków.
• Dostosuj wysokość i szerokość siatki, aby uzyskać prawidłowe wyświetlanie wykresów słupkowych.

Przy wysokości siatki 6 i szerokości siatki 2 otrzymasz:

Dla tej wizualizacji możesz mieć także grupowane wykresy słupkowe.

Wykresy kolumnowe jako wielokrotności

Wykresy kolumnowe można wybrać również do wizualizacji wielokrotności.

• Przełącz się na wizualizację stosu kolumnowego.
• Dostosuj wysokość i szerokość siatki, aby uzyskać prawidłowe wyświetlanie wykresów kolumnowych.

Przy wysokości siatki 2 i szerokości siatki 6 otrzymasz:

Możesz mieć wykresy kolumnowe grupowane również dla tej wizualizacji.

Zakończyć

Wybrane pola zależą od tego, co chcesz eksplorować, analizować i prezentować. Na przykład we wszystkich powyższych wizualizacjach wybraliśmy Medal za plastry, który pomógł przeanalizować liczbę medali według typu medalu. Możesz eksplorować, analizować i prezentować dane z uwzględnieniem płci. W takim przypadku wybierz pole Płeć dla Plasterków.

Ponownie, odpowiednia wizualizacja zależy również od wyświetlanych danych. Jeśli nie masz pewności co do przydatności, możesz po prostu pobawić się, aby wybrać właściwą, ponieważ przełączanie wizualizacji jest szybkie i proste w programie Power View. Co więcej, możesz to zrobić również w widoku prezentacji, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą pojawić się podczas prezentacji.

Załóżmy, że masz dużo danych do wyświetlenia ze znaczącymi punktami danych w różnych miejscach. W takim przypadku może być konieczne bardzo częste przewijanie wizualizacji programu Power View w celu znalezienia poszukiwanych danych. Byłoby to uciążliwe, a także może nie przebiegać gładko podczas przedstawiania wyników.

Możesz przezwyciężyć tę męczliwość, korzystając z funkcji kafelków w programie Power View. Dzięki kafelkom możesz znacznie szybciej uzyskać wgląd w swoje dane. Kafelki działają jak paski nawigacyjne, z jednym kafelkiem dla każdej możliwej wartości pola. Po kliknięciu kafelka wyświetlane są tylko dane związane z wartością tego pola. Ponieważ łatwo jest przewijać wartości na pasku nawigacyjnym, który dynamicznie zmienia odpowiednie wartości w wizualizacji, kafelki stają się łatwym w użyciu narzędziem.

Możesz mieć kafelki w wizualizacji tabeli, macierzy, karty lub wykresu. Możesz mieć ich kombinację w programie Power View i filtrować je za pomocą kafelków. Kafelek może być prostym tekstem lub obrazem.

Stół z kafelkami

Zacznij od wizualizacji tabeli w następujący sposób -

• Przeciągnij pola NOC_CountryRegion, Sport i Liczba medali do programu Power View. Jak widać, ponieważ liczba wierszy jest duża, trudno jest przewijać w górę iw dół, aby podświetlić wartości.

• Przeciągnij pole Sport z obszaru POLA do obszaru KAFELKI WG na liście pól programu Power View.

Pasek nawigacyjny pojawia się u góry tabeli.

Możesz zaobserwować następujące -

• Domyślnie wybrany jest pierwszy kafelek na pasku nawigacyjnym.

• W tabeli wartości są filtrowane do wartości wybranego kafelka. W tym przypadku wybrany sport.

• Przy lewej i prawej krawędzi paska nawigacji znajdują się przyciski strzałek umożliwiające przewijanie.

Możesz wybrać inny kafelek w następujący sposób -

• Przewiń pasek nawigacji, aby wyświetlić kafelek reprezentujący sport, którego szukasz, np. Badminton.

• Kliknij kafelek - Badminton. Wartości w tabeli są filtrowane do wartości badmintona.

Możesz również obserwować łączną liczbę medali. Możesz włączyć lub wyłączyć Sumy na Wstążce. Możesz także uczynić kafelki bardziej atrakcyjnymi i znaczącymi, umieszczając obrazy zamiast tekstu.

• Dołącz kolumnę zawierającą hiperłącza do plików graficznych odpowiadających każdej dyscyplinie sportowej.

• Uwzględnij to pole, na przykład Discimage w TILE BY. Płytki otrzymasz jako obrazy przedstawiające każdy sport.

Pasek nawigacji kafelków - Pasek kart

Istnieją dwa rodzaje pasków nawigacyjnych w programie Excel - przepływ kafelków i pasek kart.

Na pasku zakładek można zaobserwować:

• Pasek kart wyświetla pasek nawigacji u góry wizualizacji.

• Domyślnie wybrany jest pierwszy kafelek na pasku nawigacyjnym, który znajduje się najbardziej na lewo.

• Przy lewej i prawej krawędzi paska nawigacji znajdują się przyciski strzałek umożliwiające przewijanie.

• Możesz przewijać w lewo lub w prawo, aby wyświetlić kafelki.

• Podświetlony kafelek przesuwa się w lewo lub w prawo, gdy przewijasz pasek kart. Podczas przewijania może również znikać z widoku.

• Możesz kliknąć kafelek, aby go zaznaczyć. Kafelek zostanie podświetlony w tym samym miejscu, co wcześniej.

• W tabeli wartości są filtrowane do wartości wybranego kafelka. W tym przypadku wybrany sport.

Pasek nawigacji kafelkowej - Przepływ kafelków

Możesz ukryć pasek nawigacji z paska kart na przepływ kafelków w następujący sposób -

• Kliknij kafelek na pasku nawigacyjnym.
• Kliknij kartę PROJEKT na Wstążce.
• Kliknij Typ kafelka w grupie Kafelki.
• Kliknij Przepływ kafelków na liście rozwijanej.

Pasek nawigacji przesunie się na dół tabeli.

W przepływie kafelków można zaobserwować:

• Przepływ kafelków wyświetla pasek nawigacyjny w dolnej części wizualizacji.

• Domyślnie wybrany jest pierwszy kafelek na pasku nawigacji. Zostanie wyświetlony w środku przepływu kafelków.

• Nie ma przycisków strzałek do przewijania.

• Możesz przewijać w lewo lub w prawo, klikając dowolny kafelek po lewej lub prawej stronie środkowego kafelka.

• Płytki płyną w lewo lub w prawo, a środkowy kafelek zawsze będzie podświetlony.

• Możesz kliknąć kafelek, aby go zaznaczyć. Płytka zostanie podświetlona i przesunie się do środka przepływu Płytki.

• Ponieważ wybrany kafelek jest zawsze centralnym kafelkiem, dzieje się co następuje -

  • Wybrany kafelek nie znika z widoku.

  • Podczas przewijania w lewo lub w prawo kafelek znajdujący się w pozycji środkowej zostanie automatycznie wybrany i podświetlony.

  • Oryginalny wybór znika.

  • Wizualizacja, w tym przypadku tabela, jest automatycznie aktualizowana do kafelka w środku przepływu kafelków.

• W tabeli wartości są filtrowane do wartości wybranego kafelka. W tym przypadku wybrany sport.

Matryca z kafelkami

Załóżmy, że chcesz liczyć medale według typu medalu - złoty, srebrny i brązowy, a także łączną liczbę medali według kraju dla wybranej dyscypliny sportowej, możesz wyświetlić wyniki w wizualizacji kafelka Matrix.

• Przełącz wizualizację na macierz.
• Dodaj pole Medal do macierzy.

Otrzymasz pożądane rezultaty w następujący sposób -

Skumulowany wykres słupkowy z kafelkami

Możesz zwiększyć widoczność zbadanych wyników, przełączając wizualizację na wizualizację skumulowanych kafelków wykresów słupkowych -

Mapy z kafelkami

Ponieważ Twoje dane zawierają lokalizacje geograficzne, możesz także przełączyć się na Wizualizację kafelków mapy -

Jeśli twoje dane mają więcej poziomów, byłoby ci łatwo eksplorować i prezentować je za pomocą hierarchii. W przypadku dowolnej wartości danych w hierarchii możesz przejść do szczegółów, aby wyświetlić więcej szczegółów, lub przejść do szczegółów, aby uzyskać całościowy widok.

Jeśli model danych ma hierarchię, możesz jej użyć w programie Power View. W przeciwnym razie możesz utworzyć hierarchię w samym programie Power View, wykonując kilka prostych kroków.

Tworzenie hierarchii w programie Power View

W programie Power View hierarchię najlepiej przedstawia wizualizacja Matrix. Utwórz hierarchię w wizualizacji Matrix w następujący sposób -

• Przeciągnij pola NOC_CountryRegion, Sport, Discipline, Year i Medal - w tej kolejności do obszaru ROWS.

• Przeciągnij pole Liczba medali do ∑ WARTOŚCI. Kolejność pól w obszarze WIERSZE definiuje hierarchię w programie Power View.

• Jeśli nie masz pewności co do kolejności pól, zacznij od dowolnej kolejności, a następnie zmień ich kolejność w obszarze WIERSZE, przeciągając je w górę iw dół, patrząc na wyświetlacz w programie Power View.

Otrzymasz następującą wizualizację Matrix pokazującą pięć poziomów Hierarchii -

Jak zauważysz, poziomy są zagnieżdżone.

Drążenie i drążenie hierarchii

Możesz drążyć i drążyć hierarchię w taki sposób, aby wyświetlać tylko jeden poziom na raz. Możesz przejść do szczegółów, aby uzyskać szczegółowe informacje i przejść do podsumowania.

Aby włączyć drążenie w górę i w dół, najpierw skonfiguruj opcję Pokaż poziomy w następujący sposób -

• Kliknij kartę PROJEKT na Wstążce.
• Kliknij opcję Pokaż poziomy w grupie Opcje.
• Wybierz wiersze - Włącz drążenie w dół o jeden poziom naraz z listy rozwijanej.

Macierz zwija się, aby wyświetlić tylko dane poziomu 1.

Jak zauważyłeś, po kliknięciu każdego elementu danych, po prawej stronie tego elementu pojawi się strzałka skierowana w dół, wskazująca na drążenie w dół.

Teraz możesz drążyć dane po jednym poziomie naraz w następujący sposób -

• Kliknij pozycję danych poziomu 1, dla której chcesz uzyskać więcej informacji. Na przykład kliknij AUS. Jak zauważyłeś, liczba medali dla AUS wynosi 1079.

• Kliknij strzałkę po prawej stronie. Alternatywnie możesz dwukrotnie kliknąć element danych.

• Zostaną wyświetlone dane poziomu 2 dotyczące AUS.

Jak zaobserwujesz, strzałka skierowana w górę pojawia się po lewej stronie pierwszego elementu, wskazując drążenie w górę, a kiedy klikniesz każdy element danych, pojawi się strzałka skierowana w dół po prawej stronie tego elementu, wskazując na drążenie w dół.

Teraz możesz drążyć dane jeszcze jeden poziom w następujący sposób -

• Kliknij pozycję danych poziomu 2, dla której chcesz uzyskać więcej informacji. Na przykład kliknij opcję Sporty wodne. Jak zauważyłeś, liczba medali dla sportów wodnych wynosi 354.

• Kliknij strzałkę po prawej stronie.

• Zostaną wyświetlone dane poziomu 3 odnoszące się do sportów wodnych.

Jak zaobserwujesz, strzałka skierowana w górę pojawia się po lewej stronie pierwszego elementu, wskazując drążenie w górę, a kiedy klikniesz każdy element danych, pojawi się strzałka skierowana w dół po prawej stronie tego elementu, wskazując na drążenie w dół.

Teraz możesz drążyć dane jeszcze jeden poziom w następujący sposób -

• Kliknij pozycję danych poziomu 3, dla której chcesz uzyskać więcej informacji. Na przykład kliknij Nurkowanie. Jak zauważyłeś, liczba medali za nurkowanie wynosi 17.

• Kliknij strzałkę po prawej stronie.

• Zostaną wyświetlone dane poziomu 4 dotyczące nurkowania.

Jak zaobserwujesz, strzałka skierowana w górę pojawia się po lewej stronie pierwszego elementu, wskazując drążenie w górę, a kiedy klikniesz każdy element danych, pojawi się strzałka skierowana w dół po prawej stronie tego elementu, wskazując na drążenie w dół.

Teraz możesz drążyć dane jeszcze jeden poziom w następujący sposób -

• Kliknij element danych Poziomu 4, dla którego chcesz uzyskać więcej informacji. Na przykład kliknij 2008. Jak zauważyłeś, liczba medali w 2008 roku wynosi 3.

• Kliknij strzałkę po prawej stronie.

• Zostaną wyświetlone dane poziomu 5 dotyczące roku 2008.

Jak można zauważyć, dla pierwszego elementu danych poziomu 5 pojawi się strzałka skierowana w górę po lewej stronie wskazująca drążenie w górę. Strzałki drążenia w dół nie pojawiają się po prawej stronie elementów danych, ponieważ istnieją dalsze poziomy do uszczegółowienia.

Teraz możesz drążyć dane o jeden poziom na raz, klikając strzałkę w górę po lewej stronie pierwszego elementu na każdym poziomie.

Odkrywanie hierarchii na skumulowanym wykresie słupkowym

Możesz chcieć w znaczący sposób podkreślić pewne wartości w hierarchii. W takim przypadku możesz użyć wizualizacji wykresu, takiej jak skumulowany wykres słupkowy w następujący sposób -

• Kliknij wizualizację Matrix i przełącz na skumulowany wykres słupkowy.
• Przeciągnij pole Medal do obszaru LEGENDA.

Otrzymasz wizualizację skumulowanego wykresu słupkowego w następujący sposób -

W takim przypadku musisz dwukrotnie kliknąć pasek, aby przejść do szczegółów.

Kliknij dwukrotnie pasek reprezentujący AUS. Wykres jest rozwijany, aby wyświetlić następny poziom danych w hierarchii.

Jak widać, w prawym górnym rogu wykresu pojawia się strzałka skierowana w górę wskazująca drążenie w górę.

Przejdź jeszcze jeden poziom, klikając dwukrotnie pasek Aquatics. Wykres jest rozwijany, aby wyświetlić następny poziom danych w hierarchii.

Możesz przejść do szczegółów, klikając dwukrotnie słupek, lub przejść do szczegółów, klikając strzałkę drążenia w górę w prawym górnym rogu wykresu.

Daje to również interaktywną eksplorację danych podczas prezentacji.

Dowiedziałeś się, jak interaktywnie eksplorować dane za pomocą programu Power View, we wcześniejszych rozdziałach tego samouczka. Każdy arkusz programu Power View może być z kolei używany jako raport interaktywny. Aby zwiększyć atrakcyjność raportu programu Power View, możesz wybrać dowolny z motywów, palet wykresów, czcionek i kolorów tła dostępnych w programie Power View.

Po zmianie motywu nowy motyw zostanie zastosowany do wszystkich wizualizacji programu Power View w raporcie. Ponadto możesz dodawać obrazy tła, wybierać formatowanie tła, formatować liczby i zmieniać czcionkę lub rozmiar tekstu.

Finalizacja układu raportu

Podobnie jak w przypadku każdego innego raportu, musisz najpierw zdecydować, co chcesz zgłosić, i najlepszy układ, aby można było wyróżnić istotne punkty danych.

Załóżmy, że musisz zgłosić szczegóły dotyczące medali zdobytych przez Australię w pływaniu. Jak wiesz, szczegóły obejmują dyscypliny wodne, liczbę medali i rodzaje medali (złoty, srebrny i brązowy).

Możesz mieć trzy widoki w raporcie, aby jak najlepiej przedstawić punkty danych w tym przypadku -

• Macierz zawierająca dane - kraj, sport i liczbę medali.
• Karta zawierająca dane - kraj, sport, dyscyplina i medale.
• Skumulowany wykres słupkowy zawierający dane szczegółowe dotyczące dyscypliny, medali i medali.

Jak widać, dane w Matrycy i Karcie są przewijane w taki sposób, że -

• Matrix wyświetla szczegóły Australii dla wszystkich sportów wodnych i zdobył 354 medale.

• Karta wyświetla Australia - sporty wodne, dyscypliny nurkowanie, pływanie i piłka wodna oraz licznik medali w każdej z nich.

• Wykres słupkowy przedstawia liczbę medali według typu medalu w tych trzech dyscyplinach.

Teraz, gdy układ raportu jest gotowy, możesz zacząć go uatrakcyjniać. Podczas tego zadania musisz jednak pamiętać o dwóch kwestiach -

• Wygląd raportu powinien być oparty na odbiorcach (menedżerowie / najwyższe kierownictwo / klienci).

• Nie nudzić się różnymi opcjami formatowania. Po prostu zachowaj prostotę i zaznacz punkty danych, które wymagają uwagi.

W kolejnych sekcjach dowiesz się, jak uzyskać przykładowy raport z następującymi opcjami -

• Wybieranie tła.
• Wybór motywu.
• Zmiana czcionki.
• Zmiana rozmiaru tekstu.

Wybieranie tła

Możesz mieć kolor tła dla raportu programu Power View. Domyślnie jest biały. Możesz to zmienić za pomocą polecenia Tło.

• Kliknij kartę WIDOK ZASILANIA na Wstążce.
• Kliknij Tło w grupie Motywy.
• Kliknij opcję Light1 Center Gradient. (Możesz wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twojego raportu).

Kolor tła zmieni się na wybrany.

Możesz nawet ustawić obraz tła. Na przykład możesz umieścić logo swojej firmy lub widok obiektu swojej firmy.

Wybór motywu

Program Power View obsługuje kilka motywów. Wybierz ten, który pasuje do Twojego raportu w następujący sposób -

• Kliknij kartę WIDOK ZASILANIA na Wstążce.
• Kliknij Motywy w grupie Motywy.

Będziesz mieć wiele opcji do wyboru. Jeśli nie jesteś pewien, który z nich jest odpowiedni, po prostu pobaw się z nim, aby dowiedzieć się, jak wygląda wyświetlacz.

• Kliknij motyw Aspekt.

Twój raport zostanie wyświetlony w wybranym motywie.

Zmiana czcionki

Jak widać, tekst raportu nie rzuca się w oczy. Możesz zmienić czcionkę w następujący sposób -

• Kliknij kartę WIDOK ZASILANIA na Wstążce.

• Kliknij Czcionka w grupie Motywy.

• Kliknij Verdana na rozwijanej liście czcionek. (Możesz wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twojego raportu).

Następnie musisz nieco powiększyć tekst.

Zmiana rozmiaru tekstu

Zmień rozmiar tekstu w następujący sposób -

• Kliknij kartę WIDOK ZASILANIA na Wstążce.

• Kliknij Rozmiar tekstu w grupie Motywy.

• Kliknij 150% na liście rozwijanej. (Możesz wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twojego raportu).

• Dostosuj szerokości kolumn w Matrix.

• Dostosuj rozmiar każdego widoku w raporcie.

Twój przykładowy raport jest gotowy.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to zestaw wymiernych miar, których organizacja używa do pomiaru swoich wyników w czasie. Wskaźniki KPI są zwykle używane do oceny sukcesu organizacji jako całości lub działu (np. Sprzedaży, finansów itp.). Musisz zdefiniować KPI na podstawie celów organizacji i monitorować je od czasu do czasu, aby śledzić postęp.

Istnieje wiele typów wskaźników KPI do wyboru w zależności od wymagań. Przykłady obejmują -

• Dochody i wydatki
• Stopa zwrotu
• Średnia wartość zakupu
• Długookresowa wartość klienta
• Kapitał obrotowy

Należy pamiętać, że wskaźniki KPI to forma komunikacji obejmująca następujące działania -

• Identyfikacja wskaźników KPI na podstawie celów organizacji.

• Monitorowanie i raportowanie KPI.

• Zmiana wskaźników KPI w miarę postępu organizacji i / lub zmiany celów organizacji.

Identyfikacja wskaźników KPI

Pierwszym i najważniejszym krokiem w analizie KPI jest zidentyfikowanie wskaźników KPI, które skutecznie monitorują wymagane trendy w organizacji. Wymaga to pełnego zrozumienia celów i odpowiednich kanałów komunikacji między analitykami a osobami odpowiedzialnymi za ich realizację.

Istnieje wiele kluczowych wskaźników efektywności do wyboru, ale sukces monitorowania zależy od właściwego wyboru tych, które są istotne dla celów. Wskaźniki KPI różnią się w zależności od organizacji i od działu do działu i będą skuteczne tylko wtedy, gdy doprowadzą do poprawy wydajności.

Możesz ocenić istotność KPI za pomocą kryteriów SMART - tj. KPI powinien być Sspecyficzny, Młatwe, Ado dyspozycji, Relewacyjny i Time-bound. Innymi słowy, wybrany KPI powinien spełniać następujące kryteria -

• KPI odzwierciedla Twoje Skonkretny cel.

• KPI umożliwia Ci to Młatwy postęp w realizacji tego celu.

• Cel, dla którego definiowany jest KPI, jest realistyczny Attainable.

• Celem, do którego dąży KPI, jest Ristotne dla organizacji.

• Możesz ustawić ramy czasowe dla osiągnięcia celu, aby wskaźnik KPI wskazywał, jak blisko celu jest w porównaniu z pozostałym czasem.

Zdefiniowane KPI należy okresowo oceniać, aby w miarę upływu czasu określić ich znaczenie. W razie potrzeby należy zdefiniować i monitorować różne wskaźniki KPI. Tylko wtedy monitorowanie KPI będzie odnosić się do bieżących potrzeb organizacji.

W oparciu o potrzeby analizy, musisz wybrać odpowiednie wskaźniki KPI, a przykłady obejmują:

• Dział sprzedaży może użyć wskaźnika KPI do zmierzenia miesięcznego zysku brutto z przewidywanym zyskiem brutto.

• Dział księgowy może mierzyć miesięczne wydatki w stosunku do przychodów, aby oszacować koszty.

• Dział zasobów ludzkich może mierzyć kwartalną rotację pracowników.

• Specjaliści biznesowi często używają wskaźników KPI, które są zgrupowane w biznesowej karcie wyników, aby uzyskać szybkie i dokładne historyczne podsumowanie sukcesu biznesowego lub zidentyfikować trendy lub zidentyfikować możliwości poprawy wydajności.

Przykłady użyte w tym rozdziale mają charakter orientacyjny, aby pomóc w zrozumieniu, w jaki sposób można definiować i monitorować kluczowe wskaźniki efektywności w programie Excel. Wyłączne uznanie co do określenia wskaźników KPI należy do Ciebie na podstawie celów, tak aby odzwierciedlić bieżący scenariusz w porównaniu z celami.

KPI w Excelu

• Możesz analizować wydajność względem ustalonego celu za pomocą PowerPivot. Na przykład KPI programu PowerPivot można wykorzystać do określenia dla każdego roku i sprzedawcy, jak jego rzeczywista sprzedaż w porównaniu z docelową sprzedażą.

• Możesz eksplorować i wizualizować ten sam wskaźnik KPI w programie Power View.

• Możesz także zdefiniować nowe wskaźniki KPI i / lub edytować je w programie Power View.

• Możesz tworzyć estetyczne raporty za pomocą kluczowych wskaźników wydajności w programie Power View.

Definiowanie KPI w Excelu

Pierwszym krokiem w analizie KPI jest zdefiniowanie zidentyfikowanego KPI. Wymaga to zdefiniowania trzech parametrów wskaźnika KPI w następujący sposób -

Wartość podstawowa

Wartość podstawowa jest definiowana przez pole obliczeniowe, które jest tłumaczone na wartość. Pole obliczeniowe reprezentuje bieżącą wartość elementu w tym wierszu tabeli. Np. Agregat sprzedaży, zysk za dany okres itp.

Docelowa wartość / cel

Wartość docelowa (lub cel) jest definiowana przez pole obliczeniowe, które jest określane jako wartość lub jako wartość bezwzględna. Jest to wartość, względem której oceniana jest bieżąca wartość. Może to być stała liczba, na przykład średnia liczba dni zwolnienia chorobowego, która ma zastosowanie do wszystkich pracowników, lub pole obliczeniowe, które skutkuje innym celem dla każdego wiersza, na przykład budżet każdego działu w organizacji .

Status

Status jest wskaźnikiem wartości. Byłoby uderzające, gdybyś ustawić go jako wskaźnik wizualny. W programie Power View w programie Excel można edytować wskaźnik KPI, wybierając wskaźniki, które mają być używane i jakie wartości wyzwalają każdy wskaźnik.

Na przykład załóżmy, że chcesz monitorować cele sprzedaży sprzedawców w organizacji, która sprzedaje produkt. Celem analizy jest zidentyfikowanie najlepszych wykonawców, którzy osiągają docelową wielkość sprzedaży. Możesz przystąpić do definiowania KPI w następujący sposób -

• Base Value - Bieżąca wartość kwoty sprzedaży dla każdego sprzedawcy.

• Target Value / Goal- Jest to ustalone dla wszystkich sprzedawców, aby umożliwić porównanie między sprzedawcami. Załóżmy, że docelowa kwota sprzedaży wynosi 3500. Należy pamiętać, że w przypadku innej analizy można zmieniać wartości docelowe dla sprzedawców.

• Status - Status ma być wyświetlany z grafiką, aby łatwo określić status wartości bazowej w porównaniu z wartością docelową.

Wskaźniki KPI w PowerPivot

Możesz zdefiniować wskaźniki KPI w PowerPivot w następujący sposób -

• Zacznij od dwóch tabel SalesPerson i Sales.
  • Tabela SalesPerson zawiera identyfikator sprzedawcy i nazwisko sprzedawcy.
  • Tabela sprzedaży zawiera informacje o sprzedaży według sprzedawcy i miesiąca.
• Dodaj dwie tabele do modelu danych.
• Utwórz relację między dwiema tabelami, używając pola Identyfikator sprzedawcy.

Aby ustawić wartość podstawową, potrzebujesz pola obliczeniowego dla kwoty sprzedaży.

• Dodaj pole obliczeniowe w tabeli Sprzedaż dla kolumny Kwota sprzedaży w modelu danych w następujący sposób -

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Kliknij opcję Tabela przestawna na Wstążce w oknie programu PowerPivot.
• Wybierz Nowy arkusz w oknie dialogowym Utwórz tabelę przestawną.

• Dodaj pole Sprzedawca do obszaru ROWS w tabeli przestawnej.
• Kliknij kartę POWERPIVOT na Wstążce.
• Kliknij KPI w grupie Obliczenia.
• Kliknij New KPI na liście rozwijanej.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI).

• Wybierz opcję Total Sales w polu Pole podstawowe KPI (wartość).

• W obszarze Stan KPI dostępne są następujące opcje -

  • W obszarze Zdefiniuj wartość docelową wybierz Wartość bezwzględna i wpisz w polu 3500.

  • W obszarze Zdefiniuj progi stanu dostosuj pionowe paski reprezentujące wartości procentowe do 40 i 80.

  • W obszarze Wybierz styl ikony wybierz pierwszą opcję.

Kliknij przycisk OK. W tabeli Sales na liście pól tabeli przestawnej można zaobserwować:

• Pole Total Sales to KPI i jest przedstawiane za pomocą ikony

  
  .

• Trzy parametry KPI - Wartość, Cel i Stan są wyświetlane jako pola w obszarze KPI łącznej sprzedaży.

• Wybierz trzy parametry KPI - Wartość, Cel i Stan w obszarze Całkowita sprzedaż.

• Trzy kolumny pojawiają się w PowerPivot, a kolumna Stan wyświetla ikony zgodnie z odpowiednią wartością.

Możesz także zdefiniować progi KPI za pomocą wartości zamiast wartości procentowych. Aby zmodyfikować zdefiniowany KPI, wykonaj następujące czynności -

• Kliknij kluczowe wskaźniki wydajności w grupie Obliczenia na Wstążce.
• Kliknij Zarządzaj wskaźnikami KPI na liście rozwijanej.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzaj kluczowymi wskaźnikami wydajności.

• Kliknij KPI - Całkowita sprzedaż.
• Kliknij przycisk Edytuj.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI).

• W obszarze Zdefiniuj progi stanu ustaw pionowe paski na 1500 i 3000.
• Zachowaj pozostałe wcześniejsze opcje.
• Kliknij OK.

Jak widać, ikony statusu odzwierciedlają zmienione progi.

Wskaźniki KPI w programie Power View

Możesz tworzyć estetyczne raporty z kluczowymi wskaźnikami wydajności w programie Power View. Możesz użyć wcześniej zdefiniowanych wskaźników KPI w modelu danych lub dodać kluczowe wskaźniki wydajności w programie Power View.

Aby dodać lub edytować wskaźnik KPI w programie Power View, wykonaj następujące czynności -

• W arkuszu programu Power View kliknij kartę PowerPivot.

Pojawi się wstążka programu PowerPivot, której użyłeś w poprzedniej sekcji.

• Kliknij KPI w grupie Obliczenia.
• Kliknij Nowy KPI, aby dodać KPI.
• Kliknij Zarządzaj KPI, aby edytować KPI.

Kroki są takie same, jak w poprzedniej sekcji.

Możesz utworzyć estetyczny raport wydajności sprzedaży za pomocą wskaźników KPI w programie Power View w następujący sposób -

• Kliknij kartę DANE na wstążce.
• Kliknij Power View w grupie Raporty.

Zostanie wyświetlony arkusz programu Power View.

• Dodaj tabelę z polami - Sprzedawca, Całkowita sprzedaż i Całkowity stan sprzedaży.

• Dodaj drugą tabelę z polami - Sprzedawca, Całkowita sprzedaż i Całkowita sprzedaż.

• Przekonwertuj drugą tabelę na 100% skumulowany słupek.

• Dodaj trzecią tabelę z polami - Sprzedawca, Region, Całkowita sprzedaż i Całkowity stan sprzedaży.

• Zamień trzeci stół na kartę. Przeciągnij pole Region do Sąsiadująco.

• Dodaj tytuł - Wyniki sprzedaży.

• Zmień czcionkę.

• Zwiększ rozmiar tekstu.

• Zmień rozmiar tabeli, odpowiednio 100% skumulowany pasek i kartę.

Twój raport wyników sprzedaży jest gotowy -

Jak widać, w programie Power View można przedstawić wyniki w następujący sposób -

• Tabela z ikonami stanu KPI jest podobna do raportu programu PowerPivot.

• Słupek 100% skumulowany przedstawia procent osiągnięty w odniesieniu do celu. Możesz również zauważyć, że daje to jasne porównanie wydajności wszystkich.

• Karta przedstawia status KPI Sprzedawców wraz z Regionem, do którego należą. Możesz interaktywnie przewijać kafelki, aby wyświetlić wyniki dla różnych regionów, które dałyby możliwość oceny wydajności również w ujęciu regionalnym.