MIS - Szybki przewodnik

Informacje można zdefiniować jako dane zinterpretowane w sposób zrozumiały. Jeśli podamy Ci numer 1-212-290-4700, sam w sobie nie ma to żadnego sensu. To tylko surowe dane. Jeśli jednak powiemy Tel: + 1-212-290-4700, zacznie to mieć sens. Staje się numerem telefonu. Jeśli zgromadzę więcej danych i zapiszę to sensownie, jak -

Address: 350 Fifth Avenue, 34th floor
New York, NY 10118-3299 USA
Tel: +1-212-290-4700
Fax: +1-212-736-1300

Bardzo przydatna staje się informacja - adres nowojorskiego biura Human Rights Watch, pozarządowej organizacji non-profit zajmującej się prawami człowieka.

Tak więc z punktu widzenia analityka systemowego informacja jest sekwencją symboli, z których można zbudować użyteczną wiadomość.

Na Information System to system, który gromadzi dane i rozpowszechnia informacje wyłącznie w celu dostarczania informacji swoim użytkownikom.

Głównym celem systemu informatycznego jest dostarczanie informacji użytkownikom. Systemy informacyjne różnią się w zależności od typu użytkowników, którzy z niego korzystają.

ZA Management Information System to system informacyjny, który ocenia, analizuje i przetwarza dane organizacji w celu uzyskania znaczących i użytecznych informacji, na podstawie których kierownictwo może podejmować właściwe decyzje w celu zapewnienia przyszłego rozwoju organizacji.

Definicja informacji

Według Wikipedii -

„Informacje mogą być zapisywane jako znaki lub przesyłane jako sygnały. Informacja to wszelkiego rodzaju zdarzenie wpływające na stan systemu dynamicznego, który może zinterpretować informacje.

Z koncepcyjnego punktu widzenia informacja to przekazywana wiadomość (wypowiedź lub wyrażenie). Dlatego w sensie ogólnym informacja to „wiedza przekazana lub otrzymana, dotycząca konkretnego faktu lub okoliczności”. Informacji nie można przewidzieć i rozwiązuje to niepewność ”.

Informacje a dane

Dane można opisać jako nieprzetworzone fakty i liczby. Zwykłe zebrane dane jako surowe fakty nie mogą pomóc w podejmowaniu decyzji. Jednak dane są surowcem, który jest zorganizowany, ustrukturyzowany i interpretowany w celu stworzenia użytecznych systemów informacyjnych.

Dane definiuje się jako „grupy nieprzypadkowych symboli w postaci tekstu, obrazów, głosu reprezentujących wielkości, działania i przedmioty”.

Informacje są danymi interpretowanymi; utworzone z uporządkowanych, ustrukturyzowanych i przetworzonych danych w określonym kontekście.

Według Davis and Olson -

„Informacje to dane, które zostały przetworzone w postaci zrozumiałej dla odbiorcy i mają rzeczywistą lub postrzeganą wartość w bieżącym lub przyszłym działaniu lub decyzji odbiorcy”.

Informacje, wiedza i inteligencja biznesowa

Profesor Ray R. Larson z School of Information na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley zapewnia hierarchię informacji , która jest -

  • Dane - surowiec informacji.

  • Informacje - dane uporządkowane i przedstawione przez kogoś.

  • Wiedza - informacje przeczytane, usłyszane lub obejrzane i zrozumiane.

  • Mądrość - destylowana i zintegrowana wiedza i zrozumienie.

Scott Andrews wyjaśnia kontinuum informacji w następujący sposób -

  • Dane - fakt lub informacja lub ich seria.

  • Informacja - wiedza wyodrębniona z danych.

  • Business Intelligence - Zarządzanie informacją odnoszące się do polityki organizacji lub procesu podejmowania decyzji, szczególnie gdy jest powiązane z celami strategicznymi lub operacyjnymi.

Techniki zbierania informacji / danych

Najpopularniejsze techniki gromadzenia danych obejmują -

  • Ankiety - przygotowywany jest kwestionariusz do zbierania danych z terenu.

  • Wtórne źródła danych lub dane archiwalne: dane są gromadzone za pośrednictwem starych akt, czasopism, strony internetowej firmy itp.

  • Obiektywne pomiary lub testy - na przedmiocie przeprowadza się test eksperymentalny i zbiera się dane.

  • Wywiady - dane są zbierane przez analityka systemu zgodnie ze sztywną procedurą i zbieranie odpowiedzi na zestaw wcześniej przygotowanych pytań poprzez osobiste rozmowy.

Informacje można klasyfikować na wiele sposobów, aw tym rozdziale poznasz dwa najważniejsze sposoby klasyfikowania informacji.

Klasyfikacja według cech

W oparciu o klasyfikację kierownictwa Anthony'ego, informacje wykorzystywane w biznesie do podejmowania decyzji są generalnie podzielone na trzy typy -

  • Strategic Information- Informacje strategiczne dotyczą długoterminowych decyzji politycznych, które określają cele przedsiębiorstwa i sprawdzają, jak dobrze te cele są realizowane. Na przykład zakup nowego zakładu, nowego produktu, dywersyfikacja działalności itp. Podlega strategicznym informacjom.

  • Tactical Information - Informacje taktyczne dotyczą informacji potrzebnych do sprawowania kontroli nad zasobami biznesowymi, takich jak budżetowanie, kontrola jakości, poziom usług, poziom zapasów, poziom produktywności itp.

  • Operational Information- Informacje operacyjne dotyczą informacji na poziomie zakładu / przedsiębiorstwa i są wykorzystywane do zapewnienia właściwego wykonywania określonych zadań operacyjnych zgodnie z planem / zamierzeniem. Do tej kategorii należą różne zadania specyficzne dla operatora, maszyny i zmiany związane z kontrolą jakości.

Klasyfikacja według aplikacji

Jeśli chodzi o aplikacje, informacje można podzielić na -

  • Planning Information- Są to informacje potrzebne do ustanowienia standardowych norm i specyfikacji w organizacji. Informacje te są wykorzystywane w planowaniu strategicznym, taktycznym i operacyjnym każdej działalności. Przykładami takich informacji są standardy czasowe, standardy projektowe.

  • Control Information- Informacje te są potrzebne do ustalenia kontroli nad wszystkimi działaniami biznesowymi poprzez mechanizm sprzężenia zwrotnego. Informacje te służą do kontrolowania osiągnięć, charakteru i wykorzystania ważnych procesów w systemie. Gdy takie informacje odzwierciedlają odstępstwo od ustalonych standardów, system powinien skłonić do decyzji lub działania prowadzącego do kontroli.

  • Knowledge Information- Wiedza jest definiowana jako „informacja o informacji”. Wiedza jest pozyskiwana poprzez doświadczenie i naukę oraz zbierana z danych archiwalnych i badań naukowych.

  • Organizational Information- Informacje organizacyjne dotyczą środowiska, kultury organizacji w świetle jej celów. Teoria informacji organizacyjnej Karla Weicka podkreśla, że ​​organizacja zmniejsza swoją dwuznaczność lub niepewność, gromadząc, zarządzając i wykorzystując te informacje w sposób rozważny. Informacje te są wykorzystywane przez wszystkich w organizacji; przykładami takich informacji są informacje o pracownikach i płacach.

  • Functional/Operational Information- To są informacje specyficzne dla operacji. Na przykład dzienne harmonogramy w zakładzie produkcyjnym, które odnoszą się do szczegółowego przypisywania zadań do maszyn lub maszyn do operatorów. W biznesie zorientowanym na usługi byłby to dyżur różnych pracowników. Te informacje są głównie wewnętrzne dla organizacji.

  • Database Information- Informacje z bazy danych obejmują duże ilości informacji, które mają wiele zastosowań i zastosowań. Takie informacje są przechowywane, wyszukiwane i zarządzane w celu tworzenia baz danych. Na przykład specyfikacja materiału lub informacje o dostawcy są przechowywane dla wielu użytkowników.

Informacje są niezbędnym źródłem sukcesu każdej organizacji. Przyszłość organizacji polega na mądrym wykorzystywaniu i rozpowszechnianiu informacji. Dobrej jakości informacje umieszczone we właściwym kontekście i we właściwym czasie mówią nam o możliwościach i problemach z dużym wyprzedzeniem.

Informacje dobrej jakości - jakość to wartość, która różni się w zależności od użytkowników i sposobów wykorzystania informacji.

Według Wang i Strong, poniżej przedstawiono wymiary lub elementy jakości informacji -

  • Intrinsic - Dokładność, obiektywizm, wiarygodność, reputacja

  • Contextual - Trafność, wartość dodana, aktualność, kompletność, ilość informacji

  • Representational - Interpretowalność, format, spójność, kompatybilność

  • Accessibility - Dostępność, bezpieczeństwo dostępu

Różni autorzy proponują różne listy metryk do oceny jakości informacji. Wygenerujmy listę najważniejszych cech charakterystycznych dla jakości informacji -

  • Reliability - Powinien być sprawdzalny i niezawodny.

  • Timely - Musi być aktualny i odpowiednio wcześnie docierać do użytkowników, aby na czas zapadały ważne decyzje.

  • Relevant - Powinna być aktualna i aktualna oraz powinna zmniejszać niepewność.

  • Accurate - Powinien być wolny od błędów i pomyłek, prawdziwy, a nie zwodniczy.

  • Sufficient - Powinien mieć odpowiednią ilość, aby na jej podstawie można było podejmować decyzje.

  • Unambiguous- Powinien być wyrażony w sposób jasny. Innymi słowy, powinno być wyczerpujące.

  • Complete - Powinien spełniać wszystkie potrzeby w obecnym kontekście.

  • Unbiased- Powinien być bezstronny, wolny od jakichkolwiek uprzedzeń. Innymi słowy, powinien być uczciwy.

  • Explicit - Nie powinno wymagać dalszych wyjaśnień.

  • Comparable - Powinien mieć jednolity zbiór, analizę, zawartość i format.

  • Reproducible - Można go wykorzystać udokumentowanymi metodami na tym samym zestawie danych, aby osiągnąć spójny wynik.

Przetwarzanie informacji jest niewątpliwie dominującą gałęzią przemysłu obecnego wieku. Poniższe czynniki określają kilka typowych czynników, które odzwierciedlają potrzeby i cele przetwarzania informacji -

  • Rosnący wpływ przetwarzania informacji na podejmowanie decyzji organizacyjnych.

  • Zależność sektora usług, w tym bankowości, organizacji finansowych, opieki zdrowotnej, rozrywki, turystyki i podróży, edukacji i wielu innych informacji.

  • Zmieniająca się scena zatrudnienia na całym świecie, przenosząc bazę z ręcznego rolnictwa na produkcję maszynową i inne zawody związane z przemysłem.

  • Rewolucja informacyjna i ogólny scenariusz rozwoju.

  • Rozwój branży IT i jej strategiczne znaczenie.

  • Silny rozwój usług informacyjnych napędzany rosnącą konkurencją i skróconym cyklem życia produktu.

  • Potrzeba zrównoważonego rozwoju i jakości życia.

  • Poprawa komunikacji i transportu dzięki wykorzystaniu przetwarzania informacji.

  • Wykorzystanie przetwarzania informacji do redukcji zużycia energii, redukcji zanieczyszczeń i lepszej równowagi ekologicznej w przyszłości.

  • Wykorzystanie przetwarzania informacji w zarządzaniu ewidencją gruntów, legalnym systemie dostarczania, instytucjach edukacyjnych, planowaniu zasobów naturalnych, zarządzaniu relacjami z klientami i tak dalej.

In a nutshell -

  • Aby przetrwać we współczesnym konkurencyjnym świecie, potrzebne są informacje.

  • Informacje są potrzebne do stworzenia silnych systemów informacyjnych i utrzymywania ich aktualności.

Implikacje informacji w biznesie

Przetwarzanie informacji zmieniło nasze społeczeństwo na wiele sposobów. Z perspektywy biznesowej nastąpiła ogromna zmiana w kierunku coraz bardziej zautomatyzowanych procesów biznesowych i komunikacji. Dostęp do informacji i możliwości ich przetwarzania pomogły w osiągnięciu większej wydajności w księgowości i innych procesach biznesowych.

Kompletny system informacji biznesowej, realizujący następujące funkcjonalności -

  • Gromadzenie i przechowywanie danych.

  • Przekształć te dane w informacje biznesowe przydatne przy podejmowaniu decyzji.

  • Zapewnij kontrole w celu ochrony danych.

  • Zautomatyzuj i usprawnij raportowanie.

Poniższa lista zawiera podsumowanie pięciu głównych zastosowań informacji przez firmy i inne organizacje -

  • Planning- Na etapie planowania najważniejszym składnikiem podejmowania decyzji są informacje. Informacje na etapie planowania obejmują zasoby biznesowe, aktywa, pasywa, zakłady i maszyny, nieruchomości, dostawców, klientów, konkurentów, dynamikę rynku i rynku, zmiany polityki fiskalnej rządu, pojawiające się technologie itp.

  • Recording- Przetwarzanie biznesowe w dzisiejszych czasach obejmuje rejestrowanie informacji o każdej transakcji lub zdarzeniu. Informacje te są gromadzone, przechowywane i regularnie aktualizowane na poziomie operacyjnym.

  • Controlling- Biznesowa potrzeba skonfigurowania filtra informacji, tak aby tylko przefiltrowane dane były prezentowane środkowemu i najwyższemu kierownictwu. Zapewnia to efektywność na poziomie operacyjnym oraz skuteczność na poziomie taktycznym i strategicznym.

  • Measuring - Firma mierzy wskaźniki wydajności, zbierając i analizując dane dotyczące sprzedaży, kosztów produkcji i wypracowanego zysku.

  • Decision-making- MIS dotyczy przede wszystkim podejmowania decyzji menedżerskich, teorii zachowań organizacyjnych i leżących u podstaw ludzkich zachowań w kontekście organizacyjnym. Informacje potrzebne do podejmowania decyzji obejmują społeczno-gospodarczy wpływ konkurencji, globalizację, demokratyzację oraz wpływ wszystkich tych czynników na strukturę organizacyjną.

Krótko mówiąc, ta wielowymiarowa informacja ewoluuje z następujących logicznych podstaw -

  • Badania operacyjne i nauki o zarządzaniu

  • Teoria zachowań organizacyjnych

  • Informatyka -

    • Struktura danych i plików

    • Projektowanie i wdrażanie teorii danych

    • Sieci komputerowe

    • Systemy ekspertowe i sztuczna inteligencja

  • Teoria informacji

Następujące czynniki powstające w wyniku przetwarzania informacji pomagają przyspieszyć wydarzenia biznesowe i osiągnąć większą wydajność -

  • Bezpośrednie i natychmiastowe połączenie z systemem

  • Szybsza komunikacja zamówienia

  • Elektroniczny transfer środków dla szybszej płatności

  • Ceny zamówione elektronicznie (pomaga w ustaleniu najlepszej ceny)

MIS Potrzeba systemów informacyjnych

Menedżerowie podejmują decyzje. Podejmowanie decyzji zazwyczaj przebiega czterokrotnie -

  • Zrozumienie potrzeby podjęcia decyzji lub szansy,

  • Przygotowanie alternatywnego toku działań,

  • Ocena wszystkich alternatywnych kierunków działań,

  • Wybór właściwej ścieżki realizacji.

MISto system informacyjny dostarczający informacji w postaci standardowych raportów i ekranów dla menedżerów. MIS to szeroka klasa systemów informacyjnych zaprojektowanych w celu dostarczania informacji potrzebnych do skutecznego podejmowania decyzji.

Dane i informacje utworzone z systemu informacji księgowej oraz generowane w nim raporty służą do dostarczania dokładnych, aktualnych i istotnych informacji potrzebnych do skutecznego podejmowania decyzji przez menedżerów.

Systemy informacji zarządczej dostarczają informacji wspierających podejmowanie decyzji zarządczych, mając następujące cele:

  • Z góry określone i zaplanowane raportowanie dla menedżerów.

  • Interaktywne i ad-hoc wsparcie przy podejmowaniu decyzji.

  • Krytyczne informacje dla najwyższego kierownictwa.

MIS ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, ponieważ -

  • Kładzie nacisk na podejmowanie decyzji zarządczych, a nie tylko na przetwarzanie danych generowanych przez operacje biznesowe.

  • Podkreśla ramy systemów, które powinny być wykorzystywane do organizowania aplikacji systemów informatycznych.

Aplikacje korporacyjne są specjalnie zaprojektowane wyłącznie w celu promowania potrzeb i celów organizacji.

Aplikacje korporacyjne zapewniają narzędzia biznesowe wspierające handel elektroniczny, komunikację i współpracę w przedsiębiorstwie oraz procesy biznesowe z obsługą sieci Web zarówno w przedsiębiorstwie sieciowym, jak i z jego klientami i partnerami biznesowymi.

Usługi świadczone przez aplikacje korporacyjne

Niektóre usługi świadczone przez aplikację korporacyjną obejmują:

  • Zakupy online, fakturowanie i przetwarzanie płatności
  • Interaktywny katalog produktów
  • Zarządzanie zawartością
  • Menedżer ds. relacji z klientami
  • Integracja produkcji i innych procesów biznesowych
  • Zarządzanie usługami IT
  • Zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi
  • Zarządzanie Business Intelligence
  • Współpraca biznesowa i bezpieczeństwo
  • Automatyzacja formularzy

Zasadniczo aplikacje te mają za zadanie modelować procesy biznesowe, czyli sposób działania całej organizacji. Narzędzia te działają poprzez wyświetlanie, manipulowanie i przechowywanie dużych ilości danych oraz automatyzację procesów biznesowych wykorzystujących te dane.

Najczęściej używane aplikacje dla przedsiębiorstw

Mnogość aplikacji jest objęta definicją aplikacji korporacyjnych. W tej sekcji omówimy pokrótce następujące zastosowania -

  • System informacji zarządczej (MIS)

  • Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP)

  • Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

  • System wspomagania decyzji (DSS)

  • Systemy zarządzania wiedzą (KMS)

  • System zarządzania treścią (CMS)

  • System wsparcia wykonawczego (ESS)

  • System Business Intelligence (BIS)

  • Integracja aplikacji korporacyjnych (EAI)

  • Planowanie ciągłości działania (BCP)

  • Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM)

Dla kadry kierowniczej System Informacji Zarządczej to implementacja systemów i procedur organizacyjnych. Dla programisty to nic innego jak struktury plików i ich przetwarzanie. Jednak wiąże się to z dużo większą złożonością.

Trzy komponenty MIS zapewniają pełniejszą i bardziej ukierunkowaną definicję, gdzie System sugeruje integrację i całościowe spojrzenie, Information oznacza przetwarzane dane, a Management jest ostatecznym użytkownikiem, decydentami.

System informacji zarządczej można zatem analizować w następujący sposób -

Zarządzanie

Zarządzanie obejmuje planowanie, kontrolę i administrowanie operacjami koncernu. Najwyższe kierownictwo zajmuje się planowaniem; kierownictwo średniego szczebla koncentruje się na kontrolingu; a kierownictwo niższego szczebla zajmuje się faktyczną administracją.

Informacja

Informacja w MIS oznacza przetworzone dane, które pomagają kierownictwu w planowaniu, kontrolowaniu i operacjach. Dane oznaczają wszystkie fakty wynikające z operacji danego koncernu. Dane są przetwarzane, tj. Rejestrowane, podsumowywane, porównywane i ostatecznie przedstawiane kierownictwu w postaci raportu MIS.

System

Dane są przetwarzane na informacje za pomocą systemu. System składa się z danych wejściowych, przetwarzania, wyjścia i sprzężenia zwrotnego lub sterowania.

Zatem MIS oznacza system przetwarzania danych w celu dostarczenia kierownictwu odpowiednich informacji do wykonywania jego funkcji.

Definicja

System informacji zarządczej lub „MIS” to planowany system gromadzenia, przechowywania i rozpowszechniania danych w postaci informacji potrzebnych do wykonywania funkcji zarządzania.

Cele MIS

Celem MIS jest wdrożenie struktury organizacyjnej i dynamiki przedsiębiorstwa w celu lepszego zarządzania organizacją i wykorzystania potencjału systemu informatycznego w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Poniżej przedstawiono podstawowe cele MIS -

  • Capturing Data - Przechwytywanie danych kontekstowych lub informacji operacyjnych, które przyczynią się do podejmowania decyzji z różnych wewnętrznych i zewnętrznych źródeł organizacji.

  • Processing Data- Przechwycone dane są przetwarzane w informacje potrzebne do planowania, organizowania, koordynowania, kierowania i kontrolowania funkcji na poziomie strategicznym, taktycznym i operacyjnym. Przetwarzanie danych oznacza -

    • wykonywanie obliczeń na podstawie danych

    • sortowanie danych

    • klasyfikacja danych i

    • podsumowanie danych

  • Information Storage - Informacje lub przetworzone dane muszą być przechowywane do wykorzystania w przyszłości.

  • Information Retrieval - System powinien mieć możliwość pobierania tych informacji z pamięci masowej, gdy wymagają tego różni użytkownicy.

  • Information Propagation - Informacje lub gotowy produkt MIS powinny być okresowo rozpowszechniane wśród użytkowników za pośrednictwem sieci organizacyjnej.

Charakterystyka MIS

Oto cechy MIS -

  • Powinien być oparty na planowaniu długoterminowym.

  • Powinien zapewniać całościowe spojrzenie na dynamikę i strukturę organizacji.

  • Powinien działać jako kompletny i wszechstronny system obejmujący wszystkie wzajemnie połączone podsystemy w organizacji.

  • Powinien być zaplanowany odgórnie, ponieważ decydenci lub kierownictwo powinni aktywnie uczestniczyć i wyznaczać jasny kierunek na etapie rozwoju MIS.

  • Powinien być oparty na potrzebie strategicznej, operacyjnej i taktycznej informacji menedżerów organizacji.

  • Powinien także zadbać o sytuacje wyjątkowe, zgłaszając takie sytuacje.

  • Powinien mieć możliwość prognozowania i szacowania oraz generowania zaawansowanych informacji, zapewniając w ten sposób przewagę konkurencyjną. Decydenci mogą podejmować działania na podstawie takich prognoz.

  • Powinien tworzyć powiązania między wszystkimi podsystemami w organizacji, tak aby decydenci mogli podjąć właściwą decyzję w oparciu o zintegrowany pogląd.

  • Powinien umożliwiać łatwy przepływ informacji przez różne podsystemy, unikając w ten sposób redundancji i dublowania danych. Powinien uprościć operacje z możliwie największą wykonalnością.

  • Chociaż MIS jest zintegrowanym, kompletnym systemem, powinien być wykonany w tak elastyczny sposób, aby w razie potrzeby można go było łatwo podzielić na mniejsze podsystemy.

  • Centralna baza danych jest podstawą dobrze zbudowanego systemu MIS.

Charakterystyka skomputeryzowanego MIS

Poniżej przedstawiono cechy dobrze zaprojektowanego skomputeryzowanego systemu MIS -

  • Powinien być w stanie przetwarzać dane dokładnie iz dużą szybkością, przy użyciu różnych technik, takich jak badania operacyjne, symulacja, heurystyka itp.

  • Powinien być w stanie gromadzić, organizować, manipulować i aktualizować duże ilości surowych danych o charakterze zarówno pokrewnym, jak i niepowiązanym, pochodzących z różnych źródeł wewnętrznych i zewnętrznych w różnych okresach czasu.

  • Powinien bez żadnych opóźnień dostarczać w czasie rzeczywistym informacji o bieżących wydarzeniach.

  • Powinien obsługiwać różne formaty wyjściowe i w praktyce przestrzegać najnowszych zasad i przepisów.

  • It should provide organized and relevant information for all levels of management: strategic, operational, and tactical.

  • It should aim at extreme flexibility in data storage and retrieval.

Nature and Scope of MIS

The following diagram shows the nature and scope of MIS −

ERP is an integrated, real-time, cross-functional enterprise application, an enterprise-wide transaction framework that supports all the internal business processes of a company.

It supports all core business processes such as sales order processing, inventory management and control, production and distribution planning, and finance.

Why of ERP?

ERP is very helpful in the follwoing areas −

  • Business integration and automated data update

  • Linkage between all core business processes and easy flow of integration

  • Flexibility in business operations and more agility to the company

  • Better analysis and planning capabilities

  • Critical decision-making

  • Competitive advantage

  • Use of latest technologies

Features of ERP

The following diagram illustrates the features of ERP −

Scope of ERP

  • Finance − Financial accounting, Managerial accounting, treasury management, asset management, budget control, costing, and enterprise control.

  • Logistics − Production planning, material management, plant maintenance, project management, events management, etc.

  • Human resource − Personnel management, training and development, etc.

  • Supply Chain − Inventory control, purchase and order control, supplier scheduling, planning, etc.

  • Work flow − Integrate the entire organization with the flexible assignment of tasks and responsibility to locations, position, jobs, etc.

Advantages of ERP

  • Reduction of lead time
  • Reduction of cycle time
  • Better customer satisfaction
  • Increased flexibility, quality, and efficiency
  • Improved information accuracy and decision making capability
  • Onetime shipment
  • Improved resource utilization
  • Improve supplier performance
  • Reduced quality costs
  • Quick decision-making
  • Forecasting and optimization
  • Better transparency

Disadvantage of ERP

  • Expense and time in implementation
  • Difficulty in integration with other system
  • Risk of implementation failure
  • Difficulty in implementation change
  • Risk in using one vendor

CRM is an enterprise application module that manages a company's interactions with current and future customers by organizing and coordinating, sales and marketing, and providing better customer services along with technical support.

Atul Parvatiyar and Jagdish N. Sheth provide an excellent definition for customer relationship management in their work titled - 'Customer Relationship Management: Emerging Practice, Process, and Discipline' −

Customer Relationship Management is a comprehensive strategy and process of acquiring, retaining, and partnering with selective customers to create superior value for the company and the customer. It involves the integration of marketing, sales, customer service, and the supply-chain functions of the organization to achieve greater efficiencies and effectiveness in delivering customer value.

Why CRM?

  • To keep track of all present and future customers.

  • To identify and target the best customers.

  • To let the customers know about the existing as well as the new products and services.

  • To provide real-time and personalized services based on the needs and habits of the existing customers.

  • To provide superior service and consistent customer experience.

  • To implement a feedback system.

Scope of CRM

Advantages of CRM

  • Provides better customer service and increases customer revenues.

  • Discovers new customers.

  • Cross-sells and up-sells products more effectively.

  • Helps sales staff to close deals faster.

  • Makes call centers more efficient.

  • Simplifies marketing and sales processes.

Disadvantages of CRM

  • Some times record loss is a major problem.

  • Overhead costs.

  • Giving training to employees is an issue in small organizations.

Decision support systems (DSS) are interactive software-based systems intended to help managers in decision-making by accessing large volumes of information generated from various related information systems involved in organizational business processes, such as office automation system, transaction processing system, etc.

DSS uses the summary information, exceptions, patterns, and trends using the analytical models. A decision support system helps in decision-making but does not necessarily give a decision itself. The decision makers compile useful information from raw data, documents, personal knowledge, and/or business models to identify and solve problems and make decisions.

Programmed and Non-programmed Decisions

There are two types of decisions - programmed and non-programmed decisions.

Programmed decisions are basically automated processes, general routine work, where −

  • These decisions have been taken several times.

  • These decisions follow some guidelines or rules.

For example, selecting a reorder level for inventories, is a programmed decision.

Non-programmed decisions occur in unusual and non-addressed situations, so −

  • It would be a new decision.

  • There will not be any rules to follow.

  • These decisions are made based on the available information.

  • These decisions are based on the manger's discretion, instinct, perception and judgment.

For example, investing in a new technology is a non-programmed decision.

Decision support systems generally involve non-programmed decisions. Therefore, there will be no exact report, content, or format for these systems. Reports are generated on the fly.

Attributes of a DSS

  • Adaptability and flexibility
  • High level of Interactivity
  • Ease of use
  • Efficiency and effectiveness
  • Complete control by decision-makers
  • Ease of development
  • Extendibility
  • Support for modeling and analysis
  • Support for data access
  • Standalone, integrated, and Web-based

Characteristics of a DSS

  • Support for decision-makers in semi-structured and unstructured problems.

  • Support for managers at various managerial levels, ranging from top executive to line managers.

  • Support for individuals and groups. Less structured problems often requires the involvement of several individuals from different departments and organization level.

  • Support for interdependent or sequential decisions.

  • Support for intelligence, design, choice, and implementation.

  • Support for variety of decision processes and styles.

  • DSSs are adaptive over time.

Benefits of DSS

  • Improves efficiency and speed of decision-making activities.

  • Increases the control, competitiveness and capability of futuristic decision-making of the organization.

  • Facilitates interpersonal communication.

  • Encourages learning or training.

  • Since it is mostly used in non-programmed decisions, it reveals new approaches and sets up new evidences for an unusual decision.

  • Helps automate managerial processes.

Components of a DSS

Following are the components of the Decision Support System −

  • Database Management System (DBMS) − To solve a problem the necessary data may come from internal or external database. In an organization, internal data are generated by a system such as TPS and MIS. External data come from a variety of sources such as newspapers, online data services, databases (financial, marketing, human resources).

  • Model Management System − It stores and accesses models that managers use to make decisions. Such models are used for designing manufacturing facility, analyzing the financial health of an organization, forecasting demand of a product or service, etc.

    Support Tools − Support tools like online help; pulls down menus, user interfaces, graphical analysis, error correction mechanism, facilitates the user interactions with the system.

Classification of DSS

There are several ways to classify DSS. Hoi Apple and Whinstone classifies DSS as follows −

  • Text Oriented DSS − It contains textually represented information that could have a bearing on decision. It allows documents to be electronically created, revised and viewed as needed.

  • Database Oriented DSS − Database plays a major role here; it contains organized and highly structured data.

  • Spreadsheet Oriented DSS − It contains information in spread sheets that allows create, view, modify procedural knowledge and also instructs the system to execute self-contained instructions. The most popular tool is Excel and Lotus 1-2-3.

  • Solver Oriented DSS − It is based on a solver, which is an algorithm or procedure written for performing certain calculations and particular program type.

  • Rules Oriented DSS − It follows certain procedures adopted as rules.

  • Rules Oriented DSS − Procedures are adopted in rules oriented DSS. Export system is the example.

  • Compound DSS − It is built by using two or more of the five structures explained above.

Types of DSS

Following are some typical DSSs −

  • Status Inquiry System − It helps in taking operational, management level, or middle level management decisions, for example daily schedules of jobs to machines or machines to operators.

  • Data Analysis System − It needs comparative analysis and makes use of formula or an algorithm, for example cash flow analysis, inventory analysis etc.

  • Information Analysis System − In this system data is analyzed and the information report is generated. For example, sales analysis, accounts receivable systems, market analysis etc.

  • Accounting System − It keeps track of accounting and finance related information, for example, final account, accounts receivables, accounts payables, etc. that keep track of the major aspects of the business.

  • Model Based System − Simulation models or optimization models used for decision-making are used infrequently and creates general guidelines for operation or management.

All the systems we are discussing here come under knowledge management category. A knowledge management system is not radically different from all these information systems, but it just extends the already existing systems by assimilating more information.

As we have seen, data is raw facts, information is processed and/or interpreted data, and knowledge is personalized information.

What is Knowledge?

  • Personalized information
  • State of knowing and understanding
  • An object to be stored and manipulated
  • A process of applying expertise
  • A condition of access to information
  • Potential to influence action

Sources of Knowledge of an Organization

  • Intranet
  • Data warehouses and knowledge repositories
  • Decision support tools
  • Groupware for supporting collaboration
  • Networks of knowledge workers
  • Internal expertise

Definition of KMS

A knowledge management system comprises a range of practices used in an organization to identify, create, represent, distribute, and enable adoption to insight and experience. Such insights and experience comprise knowledge, either embodied in individual or embedded in organizational processes and practices.

Purpose of KMS

  • Improved performance
  • Competitive advantage
  • Innovation
  • Sharing of knowledge
  • Integration
  • Continuous improvement by −

    • Driving strategy
    • Starting new lines of business
    • Solving problems faster
    • Developing professional skills
    • Recruit and retain talent

Activities in Knowledge Management

  • Start with the business problem and the business value to be delivered first.

  • Identify what kind of strategy to pursue to deliver this value and address the KM problem.

  • Think about the system required from a people and process point of view.

  • Finally, think about what kind of technical infrastructure are required to support the people and processes.

  • Implement system and processes with appropriate change management and iterative staged release.

Level of Knowledge Management

A Content Management System (CMS) allows publishing, editing, and modifying content as well as its maintenance by combining rules, processes and/or workflows, from a central interface, in a collaborative environment.

A CMS may serve as a central repository for content, which could be, textual data, documents, movies, pictures, phone numbers, and/or scientific data.

Functions of Content Management

  • Creating content
  • Storing content
  • Indexing content
  • Searching content
  • Retrieving content
  • Publishing content
  • Archiving content
  • Revising content
  • Managing content end-to-end

Content Management Workflow

  • Designing content template, for example web administrator designs webpage template for web content management.

  • Creating content blocks, for example, a web administrator adds empower CMS tags called "content blocks" to webpage template using CMS.

  • Positioning content blocks on the document, for example, web administrator positions content blocks in webpage.

  • Authoring content providers to search, retrieve, view and update content.

Advantages of CMS

Content management system helps to secure privacy and currency of the content and enhances performance by −

  • Ensuring integrity and accuracy of content by ensuring only one user modifies the content at a time.

  • Implementing audit trails to monitor changes made in content over time.

  • Providing secured user access to content.

  • Organization of content into related groups and folders.

  • Allowing searching and retrieval of content.

  • Recording information and meta-data related to the content, like author and title of content, version of content, date and time of creating the content etc.

  • Workflow based routing of content from one user to another.

  • Converting paper-based content to digital format.

  • Organizing content into groups and distributing it to target audience.

Executive support systems are intended to be used by the senior managers directly to provide support to non-programmed decisions in strategic management.

These information are often external, unstructured and even uncertain. Exact scope and context of such information is often not known beforehand.

This information is intelligence based −

  • Market intelligence
  • Investment intelligence
  • Technology intelligence

Examples of Intelligent Information

Following are some examples of intelligent information, which is often the source of an ESS −

  • External databases
  • Technology reports like patent records etc.
  • Technical reports from consultants
  • Market reports
  • Confidential information about competitors
  • Speculative information like market conditions
  • Government policies
  • Financial reports and information

Features of Executive Information System

Advantages of ESS

  • Easy for upper level executive to use
  • Ability to analyze trends
  • Augmentation of managers' leadership capabilities
  • Enhance personal thinking and decision-making
  • Contribution to strategic control flexibility
  • Enhance organizational competitiveness in the market place
  • Instruments of change
  • Increased executive time horizons.
  • Better reporting system
  • Improved mental model of business executive
  • Help improve consensus building and communication
  • Improve office automation
  • Reduce time for finding information
  • Early identification of company performance
  • Detail examination of critical success factor
  • Better understanding
  • Time management
  • Increased communication capacity and quality

Disadvantage of ESS

  • Functions are limited
  • Hard to quantify benefits
  • Executive may encounter information overload
  • System may become slow
  • Difficult to keep current data
  • May lead to less reliable and insecure data
  • Excessive cost for small company

The term 'Business Intelligence' has evolved from the decision support systems and gained strength with the technology and applications like data warehouses, Executive Information Systems and Online Analytical Processing (OLAP).

Business Intelligence System is basically a system used for finding patterns from existing data from operations.

Characteristics of BIS

  • It is created by procuring data and information for use in decision-making.

  • It is a combination of skills, processes, technologies, applications and practices.

  • It contains background data along with the reporting tools.

  • It is a combination of a set of concepts and methods strengthened by fact-based support systems.

  • It is an extension of Executive Support System or Executive Information System.

  • It collects, integrates, stores, analyzes, and provides access to business information

  • It is an environment in which business users get reliable, secure, consistent, comprehensible, easily manipulated and timely information.

  • It provides business insights that lead to better, faster, more relevant decisions.

Benefits of BIS

  • Improved Management Processes.

  • Planning, controlling, measuring and/or applying changes that results in increased revenues and reduced costs.

  • Improved business operations.

  • Fraud detection, order processing, purchasing that results in increased revenues and reduced costs.

  • Intelligent prediction of future.

Approaches of BIS

For most companies, it is not possible to implement a proactive business intelligence system at one go. The following techniques and methodologies could be taken as approaches to BIS −

  • Improving reporting and analytical capabilities
  • Using scorecards and dashboards
  • Enterprise Reporting
  • On-line Analytical Processing (OLAP) Analysis
  • Advanced and Predictive Analysis
  • Alerts and Proactive Notification
  • Automated generation of reports with user subscriptions and "alerts" to problems and/or opportunities.

Capabilities of BIS

  • Data Storage and Management −
    • Data ware house
    • Ad hoc analysis
    • Data quality
    • Data mining
  • Information Delivery
    • Dashboard
    • Collaboration /search
    • Managed reporting
    • Visualization
    • Scorecard
  • Query, Reporting and Analysis
    • Ad hoc Analysis
    • Production reporting
    • OLAP analysis

An organization may use various information systems −

  • Supply Chain Management − For managing suppliers, inventory and shipping, etc.

  • Human Resource Management − For managing personnel, training and recruiting talents;

  • Employee Health Care − For managing medical records and insurance details of employees;

  • Customer Relationship Management − For managing current and potential customers;

  • Business Intelligence Applications − For finding the patterns from existing data from business operations.

All these systems work as individual islands of automation. Most often these systems are standalone and do not communicate with each other due to incompatibility issues such as −

  • Operating systems they are residing on;

  • Database system used in the system;

  • Legacy systems not supported anymore.

EAI is an integration framework, a middleware, made of a collection of technologies and services that allows smooth integration of all such systems and applications throughout the enterprise and enables data sharing and more automation of business processes.

Characteristics of EAI

  • EAI is defined as "the unrestricted sharing of data and business processes among any connected applications and data sources in the enterprise."

  • EAI, when used effectively allows integration without any major changes to current infrastructure.

  • Extends middleware capabilities to cope with application integration.

  • Uses application logic layers of different middleware systems as building blocks.

  • Keeps track of information related to the operations of the enterprise e.g. Inventory, sales ledger and execute the core processes that create and manipulate this information.

Potrzeba integracji korporacyjnej

  • Nieograniczone udostępnianie danych i procesów biznesowych w całej organizacji.

  • Powiązania między klientami, dostawcami i organami regulacyjnymi.

  • Łączenie danych, procesów biznesowych i aplikacji w celu automatyzacji procesów biznesowych.

  • Zapewnij stałą jakość usług (bezpieczeństwo, niezawodność itp.).

  • Zmniejsz bieżące koszty konserwacji i obniż koszty wdrażania nowych systemów.

Wyzwania EAI

  • Architektura typu Hub and Spoke koncentruje całe przetwarzanie na jednym serwerze / klastrze.

  • Często trudno było utrzymać i skutecznie ewoluować.

  • Trudne do rozszerzenia w celu integracji firm trzecich na innych platformach technologicznych.

  • Kanoniczny model danych wprowadza etap pośredni.

  • Dodatkowa złożoność i dodatkowy wysiłek związany z przetwarzaniem.

  • Charakterystyka produktów EAI.

  • Wdrożenie rozwiązania wymaga dużej personalizacji.

  • Lock-In - często budowany przy użyciu zastrzeżonej technologii i wymaga specjalistycznych umiejętności.

  • Brak elastyczności - trudno rozszerzyć lub zintegrować z innymi produktami EAI!

  • Wymaga organizacji gotowej na EAI.

Rodzaje EAI

  • Poziom danych - proces, techniki i technologia przenoszenia danych między magazynami danych.

  • Poziom interfejsu aplikacji - wykorzystanie interfejsów udostępnianych przez aplikacje niestandardowe lub w pakietach.

  • Poziom metody - współdzielenie logiki biznesowej.

  • Poziom interfejsu użytkownika - pakowanie aplikacji przy użyciu ich interfejsu użytkownika jako wspólnego punktu integracji.

Planowanie ciągłości działania (BCP) lub planowanie ciągłości działania i odporności (BCRP) tworzy wytyczne dotyczące kontynuowania działalności biznesowej w niekorzystnych warunkach, takich jak klęska żywiołowa, zakłócenie regularnych procesów biznesowych, utrata lub uszkodzenie infrastruktury krytycznej lub przestępstwo przeciwko biznes.

Definiuje się go jako plan, który „identyfikuje narażenie organizacji na zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne oraz syntetyzuje aktywa twarde i miękkie w celu zapewnienia skutecznej prewencji i naprawy organizacji, przy jednoczesnym zachowaniu przewagi konkurencyjnej i integralności systemu wartości”.

Zrozumiałe jest, że zarządzanie ryzykiem i zarządzanie katastrofami są głównymi elementami planowania ciągłości działania.

Cele BCP

Oto cele BCP -

  • Ograniczenie możliwości jakichkolwiek zakłóceń w zwykłych procesach biznesowych poprzez odpowiednie zarządzanie ryzykiem.

  • Minimalizowanie skutków przerw, jeśli występują.

  • Nauczenie personelu ich ról i obowiązków w takiej sytuacji, aby zabezpieczyć własne bezpieczeństwo i inne interesy.

  • Obsługa wszelkich potencjalnych awarii w systemie łańcucha dostaw w celu utrzymania naturalnego przepływu biznesu.

  • Ochrona firmy przed niepowodzeniami i negatywnym rozgłosem.

  • Ochrona klientów i utrzymywanie relacji z klientami.

  • Ochrona dominującego i perspektywicznego rynku oraz przewagi konkurencyjnej firmy.

  • Ochrona zysków, przychodów i wartości firmy.

  • Ustalenie planu naprawy po zakłóceniu normalnych warunków pracy.

  • Spełnianie wymagań prawnych i regulacyjnych.

Tradycyjnie plan ciągłości działania chroniłby tylko centrum danych. Wraz z pojawieniem się technologii, zakres BCP obejmuje wszystkie rozproszone operacje, personel, sieci, moc i ostatecznie wszystkie aspekty środowiska IT.

Fazy ​​BCP

Proces planowania ciągłości działania obejmuje przywrócenie, kontynuację i zachowanie całej operacji biznesowej, a nie tylko jej komponentu technologicznego. Powinien obejmować plany awaryjne w celu ochrony wszystkich zasobów organizacji, np. Zasobów ludzkich, zasobów finansowych i infrastruktury IT, przed jakimikolwiek nieszczęśliwymi wypadkami.

Ma następujące fazy -

  • Zarządzanie projektem i inicjowanie
  • Analiza wpływu biznesowego (BIA)
  • Strategie odzyskiwania
  • Zaplanuj projekt i rozwój
  • Testowanie, konserwacja, świadomość, szkolenie

Zarządzanie projektami i inicjowanie

Ta faza obejmuje następujące podfazy -

  • Ustal potrzebę (analiza ryzyka)
  • Uzyskaj wsparcie w zarządzaniu
  • Stwórz zespół (funkcjonalny, techniczny, BCC - Koordynator ds. Ciągłości działania)
  • Utwórz plan pracy (zakres, cele, metody, harmonogram)
  • Wstępny raport dla kierownictwa
  • Uzyskaj zgodę kierownictwa, aby kontynuować

Analiza wpływu na biznes

Ta faza służy do uzyskania formalnej umowy z kierownictwem wyższego szczebla dla każdego krytycznego czasowo zasobu biznesowego. Ta faza obejmuje następujące podfazy -

  • Decydowanie o maksymalnym dopuszczalnym przestoju, znanym również jako MAO (maksymalna dopuszczalna przerwa)
  • Kwantyfikacja strat spowodowanych przestojem działalności (finansowe, dodatkowe koszty odzyskiwania, zakłopotanie), bez szacowania prawdopodobieństwa rodzajów incydentów, określa jedynie ilościowo konsekwencje
  • Wybór metod zbierania informacji (ankiety, wywiady, narzędzia programowe)
  • Wybór rozmówców
  • Dostosowywanie kwestionariusza
  • Analiza informacji
  • Identyfikowanie krytycznych czasowo funkcji biznesowych
  • Przypisywanie MTD
  • Ranking krytycznych funkcji biznesowych według MTD
  • Opcje odzyskiwania raportów
  • Uzyskanie zgody kierownictwa

Faza regeneracji

Ta faza obejmuje tworzenie strategii odzyskiwania opartych na MTD, predefiniowanych i zatwierdzonych przez kierownictwo. Strategie te powinny odnosić się do odzyskiwania -

  • Operacje biznesowe
  • Wyposażenie i zaopatrzenie
  • Użytkownicy (pracownicy i użytkownicy końcowi)
  • Network
  • Centrum danych (techniczne)
  • Dane (zewnętrzne kopie zapasowe danych i aplikacji)

Faza rozwoju BCP

Ta faza obejmuje stworzenie szczegółowego planu naprawy, który obejmuje:

  • Plany przywracania biznesu i usług
  • Plan prac porządkowych
  • Świadomość i plan treningowy
  • Plan testów

Plan próbki jest podzielony na następujące fazy -

  • Pierwsza reakcja na katastrofę
  • Wznów krytyczne operacje biznesowe
  • Wznów niekrytyczne operacje biznesowe
  • Przywrócenie (powrót do lokacji głównej)
  • Interakcja z grupami zewnętrznymi (klienci, media, osoby udzielające pomocy)

Faza końcowa

Ostatnia faza to stale ewoluujący proces obejmujący konserwację testów i szkolenia.

Proces testowania zasadniczo przebiega zgodnie z procedurami, takimi jak ustrukturyzowane przejście, tworzenie listy kontrolnej, symulacja, równoległe i pełne przerwy.

Konserwacja obejmuje -

  • Naprawianie problemów znalezionych podczas testowania
  • Wdrażanie zarządzania zmianą
  • Audyt i reagowanie na ustalenia audytu
  • Coroczny przegląd planu

Szkolenie jest procesem ciągłym i powinno być częścią korporacyjnych standardów i kultury korporacyjnej.

Zarządzanie łańcuchem dostaw to systemowa, strategiczna koordynacja tradycyjnych funkcji biznesowych i taktyk w ramach tych funkcji biznesowych - zarówno w ramach określonej firmy, jak i w ramach całego łańcucha dostaw - wszystko skoordynowane w celu poprawy długoterminowej wydajności poszczególnych firm i dostaw łańcuch jako całość.

W tradycyjnym środowisku produkcyjnym zarządzanie łańcuchem dostaw oznaczało zarządzanie ruchem i magazynowaniem surowców, zapasami produkcji w toku i gotowymi produktami od miejsca pochodzenia do punktu konsumpcji.

Polega na zarządzaniu siecią połączonych ze sobą mniejszych jednostek biznesowych, sieciami kanałów, które biorą udział w wytwarzaniu towaru w pakiecie usług wymaganym przez użytkowników końcowych lub klientów.

Gdy firmy przekraczają bariery lokalnych rynków i sięgają po globalny scenariusz, SCM jest obecnie definiowany jako -

Projektowanie, planowanie, realizacja, kontrola i monitorowanie działań w łańcuchu dostaw w celu tworzenia wartości netto, budowania konkurencyjnej infrastruktury, wykorzystania logistyki na całym świecie, synchronizacji podaży z popytem i globalnego pomiaru wydajności.

SCM consists of -

  • zarządzanie operacjami

  • logistics

  • procurement

  • technologia informacyjna

  • zintegrowane operacje biznesowe

Cele SCM

  • Zmniejszenie kosztów zapasów poprzez dokładniejsze przewidywanie popytu i planowanie produkcji w celu jego dopasowania.

  • Zmniejszenie ogólnych kosztów produkcji poprzez usprawnienie produkcji i poprawę przepływu informacji.

  • Aby poprawić satysfakcję klientów.

Funkcje SCM

Zakres SCM

Procesy SCM

  • Menedżer ds. relacji z klientami
  • Zarządzanie obsługą klienta
  • Zarządzanie popytem
  • Realizacja zamówień klientów
  • Zarządzanie przepływem produkcji
  • Zarządzanie zakupami
  • Rozwój produktu i komercjalizacja
  • Zarządzanie zwrotami

Zalety SCM

SCM ma zalety wielowymiarowe -

  • Do dostawców -
    • Pomoc w udzielaniu jasnych instrukcji
    • Transfer danych online zmniejsza nakład pracy papierkowej

  • Gospodarka zapasami -

    • Niski koszt obsługi zapasów

    • Niski koszt przestojów dzięki decydowaniu o optymalnej wielkości zamówień doładowań

    • Osiągnij doskonałe wyniki logistyczne, takie jak just in time

  • Punkt dystrybucji -

    • Zadowolony dystrybutor i cały sprzedawca zapewniają, że właściwe produkty trafiają we właściwe miejsce we właściwym czasie

    • Przejrzyste procesy biznesowe z mniejszą liczbą błędów

    • Łatwe rozliczanie zapasów i kosztów magazynowania

  • Zarządzanie kanałami -

    • Zmniejsz całkowitą liczbę transakcji wymaganych do zapewnienia asortymentu produktów

    • Organizacja jest logicznie zdolna do spełniania wymagań dostosowawczych

  • Zarządzanie finansami -

    • Niska cena
    • Realistyczna analiza

  • Wydajność operacyjna -

    • Obejmuje szybkość i spójność dostaw.

  • Klient zewnętrzny -

    • Zgodność produktów i usług z ich wymaganiami
    • Konkurencyjne ceny
    • Jakość i niezawodność
    • Delivery
    • Usługi posprzedażowe

  • Do pracowników i klientów wewnętrznych -

    • Praca zespołowa i współpraca
    • Wydajna struktura i system
    • Jakość pracy
    • Delivery

Planowanie strategiczne organizacji obejmuje długoterminowe decyzje polityczne, takie jak lokalizacja nowego zakładu, nowy produkt, dywersyfikacja itp.

Na planowanie strategiczne największy wpływ mają:

  • Decyzja o dywersyfikacji, czyli rozszerzeniu lub integracji biznesu
  • Dynamika rynku, popyt i podaż
  • Zmiany technologiczne
  • Siły konkurencyjne
  • Różne inne zagrożenia, wyzwania i możliwości

Planowanie strategiczne wyznacza cele dla działań i odniesienia do podejmowania takich długoterminowych decyzji politycznych i przekształca cele biznesowe w jednostki funkcjonalne i operacyjne. Planowanie strategiczne zasadniczo przebiega według jednej z czterech ścieżek -

  • Ogólna strategia firmy
  • Orientacja na wzrost
  • Orientacja produktu
  • Orientacja rynkowa

W tym rozdziale omówimy strategiczne cele biznesowe systemu MIS w odniesieniu do następujących aspektów działalności -

  • Doskonałość operacyjna
  • Nowe produkty, usługi i modele biznesowe
  • Usługi i modele biznesowe
  • Zażyłość z klientem i dostawcą
  • Lepsze podejmowanie decyzji
  • Przewaga konkurencyjna i przetrwanie

Doskonałość operacyjna

Odnosi się to do osiągania doskonałości biznesowej w działaniach w celu osiągnięcia wyższej rentowności. Na przykład producent towarów konsumpcyjnych może zdecydować się na wykorzystanie szerokiej sieci dystrybucji, aby uzyskać maksymalny zasięg dla klientów i ekspozycję.

Firma produkcyjna może realizować strategię agresywnego marketingu i masowej produkcji.

Nowe produkty, usługi i modele biznesowe

To część strategii rozwoju organizacji. Wprowadzony nowy produkt lub nowa usługa o bardzo szybkim potencjale wzrostu zapewnia stabilny wzrost obrotów biznesowych.

Z pomocą technologii informatycznych firma może nawet zdecydować się na całkowicie nowy model biznesowy, który pozwoli jej na ustanowienie, utrwalenie i utrzymanie pozycji lidera na istniejącym rynku oraz zapewni przewagę konkurencyjną w branży.

Na przykład firma sprzedająca tanie detergenty może zdecydować się na produkcję detergentów z wyższej półki do pralek, mydeł do prania i mydeł do kąpieli.

Obejmuje strategie rynkowe, które obejmują również planowanie dystrybucji, reklamy, badania rynku i inne powiązane aspekty.

Zażyłość z klientem i dostawcą

Kiedy Firma naprawdę zna swoich Klientów i dobrze im służy, „tak, jak chcą być obsługiwani”, Klienci na ogół odpowiadają, zwracając i kupując więcej od firmy. Zwiększa przychody i zyski.

Podobnie w przypadku Dostawców, im bardziej Firma angażuje swoich Dostawców, tym lepiej Dostawcy mogą dostarczyć ważnych informacji. Obniży to koszty i przyniesie ogromne usprawnienia w zarządzaniu łańcuchem dostaw.

Lepsze podejmowanie decyzji

Bardzo ważnym warunkiem wstępnym planowania strategicznego jest dostarczenie właściwych informacji we właściwym czasie do właściwej osoby, w celu podjęcia świadomej decyzji.

Dobrze zaplanowane systemy i technologie informacyjne umożliwiają decydentom korzystanie z danych w czasie rzeczywistym z rynku przy podejmowaniu świadomych decyzji.

Przewaga konkurencyjna i przetrwanie

Poniższa lista ilustruje niektóre strategiczne planowanie zapewniające przewagę konkurencyjną i przetrwanie -

  • Planowanie ogólnego rozwoju firmy.

  • Dogłębne badania rynku w celu zrozumienia dynamiki rynku w zakresie popytu i podaży.

  • Różne polityki, które zdominują bieg i przepływ biznesu.

  • Ekspansja i dywersyfikacja w celu podbicia nowych rynków.

  • Wybór idealnej strategii produktowej, która obejmuje poszerzenie rodziny produktów lub produktu z nią związanego.

  • Strategie wyboru rynku, dystrybucji, cen, reklamy, pakowania i inne strategie rynkowe.

  • Strategie wynikające ze zmian na poziomie branży lub przepisów rządowych.

  • Strategie zarządzania zmianą.

Podobnie jak w przypadku każdego innego rozwoju produktu, rozwój systemu wymaga dokładnej analizy i projektowania przed wdrożeniem. Rozwój systemu zasadniczo składa się z następujących faz -

Planowanie i analiza wymagań

Część planowania projektu obejmuje następujące kroki -

  • Przeglądanie różnych wniosków dotyczących projektów
  • Priorytetyzacja wniosków projektowych
  • Alokacja zasobów
  • Identyfikacja zespołu projektowego

Techniki stosowane w planowaniu systemów informatycznych to:

  • Krytyczny czynnik sukcesu
  • Planowanie systemu biznesowego
  • Analiza końcowa / średnia

Część analizy wymagań obejmuje zrozumienie celów, procesów i ograniczeń systemu, dla którego projektowany jest system informacyjny.

Jest to w zasadzie proces iteracyjny obejmujący systematyczne badanie procesów i wymagań. Analityk tworzy plan całego systemu w najdrobniejszych szczegółach, używając różnych technik tworzenia diagramów, takich jak -

  • Diagramy przepływu danych
  • Diagramy kontekstowe

Analiza wymagań obejmuje następujące procesy podrzędne -

  • Przeprowadzenie wstępnego dochodzenia
  • Wykonywanie szczegółowych analiz
  • Badanie obecnego systemu
  • Określenie wymagań użytkownika
  • Rekomendowanie rozwiązania

Definiowanie wymagań

Etap analizy wymagań zazwyczaj kończy się utworzeniem pliku 'Feasibility Report'. Ten raport zawiera -

  • Preambuła
  • Deklaracja celu
  • Krótki opis obecnego systemu
  • Szczegóły propozycji alternatyw

Raport wykonalności i proponowane alternatywy pomagają w przygotowaniu studium kosztów i korzyści.

Opierając się na kosztach i korzyściach oraz biorąc pod uwagę wszystkie problemy, które mogą wystąpić z powodu wąskich gardeł ludzkich, organizacyjnych lub technologicznych, najlepszą alternatywę wybierają użytkownicy końcowi systemu.

Projektowanie architektury systemu

Projekt systemu określa, w jaki sposób system osiągnie ten cel. Na projekt systemu składa się zarówno projekt logiczny, jak i fizyczny projekt, w wyniku którego powstaje „specyfikacja systemu” spełniająca wymagania systemowe opracowane na etapie analizy systemu.

Na tym etapie przygotowywane są następujące dokumenty -

  • Szczegółowa specyfikacja
  • Plan sprzętu / oprogramowania

Budowanie lub rozwijanie systemu

Najbardziej kreatywnym i wymagającym etapem cyklu życia systemu jest projekt systemu, który odnosi się do specyfikacji technicznych, które zostaną zastosowane podczas wdrażania systemu kandydującego. Obejmuje również budowę programistów i testowanie programów.

Ma następujące etapy -

  • Pozyskanie sprzętu i oprogramowania, jeśli to konieczne
  • Projekt bazy danych
  • Opracowywanie procesów systemowych
  • Kodowanie i testowanie każdego modułu

Raport końcowy przed fazą wdrożenia zawiera schematy proceduralne, układ rekordów, układ raportu i plan wdrożenia systemu kandydującego. Muszą być również dostępne informacje dotyczące personelu, pieniędzy, sprzętu, obiektów i ich szacunkowych kosztów. W tym momencie przewidywany koszt musi być zbliżony do rzeczywistego kosztu wdrożenia.

Testowanie systemu

Testowanie systemowe wymaga planu testów, który składa się z kilku kluczowych czynności i kroków dla programów, łańcuchów, testów systemowych i testów akceptacyjnych użytkownika. Kryteria wydajności systemu dotyczą czasu przetwarzania, tworzenia kopii zapasowych, ochrony plików i czynników ludzkich.

Proces testowania koncentruje się na obu -

  • Wewnętrzna logika systemu / oprogramowania zapewniająca, że ​​wszystkie oświadczenia zostały przetestowane;

  • Funkcje zewnętrzne, przeprowadzając testy w celu znalezienia błędów i upewnienia się, że zdefiniowane dane wejściowe faktycznie przyniosą wymagane wyniki.

W niektórych przypadkach przeprowadza się „równoległe działanie” nowego systemu, w którym zarówno obecny, jak i proponowany system działają równolegle przez określony czas, a do walidacji proponowanego systemu wykorzystuje się obecny system.

Wdrożenie systemu

Na tym etapie system jest wprowadzany do produkcji do użytku przez użytkowników końcowych. Czasami wprowadziliśmy system w fazę Beta, w której otrzymywane są opinie użytkowników i na ich podstawie system jest poprawiany lub ulepszany przed ostatecznym wydaniem lub oficjalnym wydaniem systemu.

Ocena i konserwacja systemu

Konserwacja jest niezbędna, aby wyeliminować błędy w systemie roboczym podczas jego użytkowania i dostroić system do wszelkich zmian w środowisku pracy. Często występują drobne wady systemu, gdy system jest uruchamiany i wprowadzane są zmiany w celu ich usunięcia. Planista systemu musi zawsze planować dostępność zasobów, aby móc wykonywać te czynności konserwacyjne.

W MIS informacje są uznawane za główny zasób, taki jak kapitał i czas. Jeśli tym zasobem trzeba dobrze zarządzać, wzywa kierownictwo do zaplanowania go i kontrolowania go, tak aby informacja stała się istotnym zasobem dla systemu.

  • System informacji zarządczej wymaga dobrego planowania.

  • System ten powinien zajmować się informacją zarządczą, a nie samym przetwarzaniem danych.

  • Powinien wspierać planowanie zarządzania, podejmowanie decyzji i działania.

  • Powinien wspierać zmieniające się potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem.

Główne wyzwania związane z wdrażaniem MIS to -

  • Ilość, treść i kontekst informacji - ile informacji i co dokładnie ma opisywać.

  • Charakter analizy i prezentacji - zrozumiałość informacji.

  • Dostępność informacji - częstotliwość, aktualność, na żądanie lub rutynowe, okresowe lub sporadyczne, informacje jednorazowe lub powtarzalne itd.

  • Dokładność informacji.

  • Wiarygodność informacji.

  • Bezpieczeństwo i uwierzytelnianie systemu.

Planowanie MIS

Proces projektowania i rozwoju MIS musi skutecznie rozwiązać następujące problemy -

  • Powinna istnieć efektywna komunikacja pomiędzy programistami a użytkownikami systemu.

  • Powinna istnieć synchronizacja w rozumieniu zarządzania, procesów i IT zarówno wśród użytkowników, jak i programistów.

  • Zrozumienie potrzeb informacyjnych menedżerów z różnych obszarów funkcjonalnych i połączenie tych potrzeb w jeden zintegrowany system.

  • Stworzenie ujednoliconego MIS obejmującego całą organizację doprowadzi do bardziej ekonomicznego, szybszego i bardziej zintegrowanego systemu, ale zwiększy złożoność projektu.

  • MIS musi współdziałać ze złożonym środowiskiem obejmującym wszystkie inne podsystemy w całym systemie informacyjnym organizacji. Dlatego niezwykle konieczne jest zrozumienie i zdefiniowanie wymagań MIS w kontekście organizacji.

  • Powinien nadążać za zmianami otoczenia, zmieniającymi się wymaganiami klientów i rosnącą konkurencją.

  • Powinien jak najlepiej wykorzystywać szybko rozwijające się możliwości IT.

  • Koszt i czas instalacji tak zaawansowanych systemów informatycznych jest wysoki, więc nie powinno być potrzeby częstych i większych modyfikacji.

  • Powinien dbać nie tylko o użytkowników, czyli menadżerów, ale także innych interesariuszy, takich jak pracownicy, klienci i dostawcy.

Po zakończeniu etapu planowania organizacyjnego, projektant systemu powinien podjąć następujące decyzje strategiczne dla osiągnięcia celów i zadań MIS -

  • Strategia rozwoju - przykład - partia online w czasie rzeczywistym.

  • Strategia rozwoju systemu - Projektant wybiera podejście do rozwoju systemu, takie jak analiza operacyjna versus funkcjonalna, analiza wersetów księgowych.

  • Zasoby dla dewelopera - Projektant musi wybrać zasoby. Zasoby mogą być wewnętrzne, a także zewnętrzne, dostosowane do indywidualnych potrzeb lub z wykorzystaniem pakietu.

  • Skład siły roboczej - personel powinien mieć analityków i programistów.

Planowanie systemu informacyjnego obejmuje zasadniczo -

  • Identyfikacja etapu systemu informatycznego w organizacji.

  • Identyfikacja zastosowania organizacyjnego SI.

  • Ewolucja każdej z tych aplikacji w oparciu o ustalone kryteria ewolucji.

  • Ustalenie rankingu priorytetów dla tych aplikacji.

  • Określenie optymalnej architektury IS do obsługi aplikacji o najwyższym priorytecie.

Wymagania dotyczące systemu informacyjnego

Poniższy diagram ilustruje krótki szkic procesu analizy wymagań informacyjnych -

Następujące trzy metodologie można przyjąć w celu określenia wymagań przy opracowywaniu systemu informacji zarządczej dla dowolnej organizacji -

  • Business Systems Planning (BSP) - ta metodologia została opracowana przez IBM.

    • Identyfikuje priorytety SI organizacji i koncentruje się na sposobie przechowywania danych w systemie.

    • Wykorzystuje architekturę danych obsługującą wiele aplikacji.

    • Definiuje klasy danych przy użyciu różnych macierzy w celu ustalenia relacji między organizacją, jej procesami i wymaganiami dotyczącymi danych.

  • Critical Success Factor (CSF) - metodologię tę opracował John Rockart z MIT.

    • Określa kluczowe cele biznesowe i strategie każdego menedżera, a także biznes.

    • Następnie szuka krytycznych czynników sukcesu leżących u podstaw tych celów.

    • Miara efektywności CSF staje się podstawą do określenia wymagań systemu informacyjnego.

  • Analiza End / Means (E / M) - metodologię tę opracowali Wetherbe i Davis z University of Minnesota.

    • Określa kryteria efektywności dla produktów i kryteria wydajności dla procesów generujących produkty.

    • Najpierw identyfikuje produkty lub usługi zapewniane przez procesy biznesowe.

    • Następnie opisuje czynniki, które sprawiają, że te dane wyjściowe są efektywne dla użytkownika.

    • Wreszcie wybiera informacje potrzebne do oceny skuteczności wyników

Analiza i projektowanie systemu informacyjnego

Analiza i projekt systemu są zgodne z typowym cyklem życia systemu / oprogramowania (SDLC), jak omówiono w poprzednim rozdziale. Zwykle przechodzi przez następujące fazy -

  • Definicja problemu
  • Studium wykonalności
  • Analiza systemów
  • Projekt systemu
  • Szczegółowy projekt systemu
  • Implementation
  • Maintenance

Na etapie analizy powszechnie stosuje się następujące techniki -

  • Diagramy przepływu danych (DFD)
  • Modelowanie logiczne
  • Modelowanie danych
  • Szybkie tworzenie aplikacji (RAD)
  • Analiza zorientowana obiektowo (OOA)

Technologia dla systemów informatycznych

Wymóg technologiczny systemu informacyjnego można podzielić na:

  • Devices

  • Systemy centrów danych - to środowisko zapewnia przetwarzanie, przechowywanie, pracę w sieci, zarządzanie i dystrybucję danych w przedsiębiorstwie.

  • Oprogramowanie dla przedsiębiorstw - są to systemy oprogramowania, takie jak ERP, SCM, zarządzanie zasobami ludzkimi itp., Które spełniają potrzeby i cele organizacji.

  • Usługi IT - odnosi się do wdrażania i zarządzania jakością usług IT przez dostawców usług IT za pośrednictwem ludzi, procesów i technologii informacyjnej. Często obejmuje różne ramy i metodologie doskonalenia procesów, takie jak six sigma, TQM i tak dalej.

  • Usługi telekomunikacyjne

Planowanie i wykonywanie testów systemowych

System powinien zostać w pełni przetestowany pod kątem błędów, zanim będzie w pełni operacyjny.

Plan testów powinien zawierać dla każdego testu -

  • Purpose
  • Definition
  • wejścia testowe
  • szczegółowa specyfikacja procedury testowej
  • szczegóły oczekiwanych wyników

Każdy podsystem i wszystkie jego komponenty powinny być testowane przy użyciu różnych procedur testowych i danych, aby upewnić się, że każdy komponent działa zgodnie z przeznaczeniem.

Testowanie musi obejmować użytkowników systemu w celu identyfikacji błędów, a także uzyskania informacji zwrotnej.

Operacja systemowa

Przed uruchomieniem systemu należy zająć się następującymi kwestiami -

  • Bezpieczeństwo danych, tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie;

  • Kontrola systemów;

  • Testowanie systemu w celu upewnienia się, że działa on bezbłędnie we wszystkich oczekiwanych sytuacjach biznesowych;

  • Używany sprzęt i oprogramowanie powinny być w stanie zapewnić oczekiwane przetwarzanie;

  • Należy zachować wydajność systemu i przewidywany czas reakcji;

  • System powinien być dobrze udokumentowany, w tym;

    • Podręcznik użytkownika dla niedoświadczonych użytkowników,

    • Dokumentacja użytkownika lub instrukcja obsługi dla zaawansowanych użytkowników,

    • Podręcznik referencyjny systemu opisujący struktury i architekturę systemu.

Gdy system jest w pełni sprawny, należy go konserwować przez cały okres jego użytkowania, aby rozwiązać wszelkie usterki lub trudności napotkane w działaniu, a także można wprowadzić niewielkie modyfikacje w celu przezwyciężenia takich sytuacji.

Czynniki sukcesu i porażki

Projekty rozwojowe MIS są projektami o wysokim ryzyku i wysokich dochodach. Następujące można określić jako krytyczne czynniki sukcesu i porażki w rozwoju MIS:

  • Powinien być dostosowany do konkretnego, dobrze postrzeganego biznesu.

  • Najwyższe kierownictwo powinno być całkowicie przekonane, zdolne i chętne do takiego systemu. Najlepiej byłoby, gdyby system był mecenasem lub sponsorem na najwyższym szczeblu kierowniczym.

  • Wszyscy użytkownicy, w tym menedżerowie i inni pracownicy, powinni stanowić integralną część procesu opracowywania, wdrażania i użytkowania systemu.

  • Aby wzbudzić zainteresowanie użytkowników, powinien jak najszybciej zostać wydany operacyjny prototyp systemu.

  • Powinien być dobry personel pomocniczy z niezbędnymi umiejętnościami technicznymi, biznesowymi i interpersonalnymi.

  • System powinien być prosty, łatwy do zrozumienia bez dodawania dużej złożoności. Najlepszą praktyką jest nie sumowanie encji, chyba że istnieje jej zarówno zastosowanie, jak i użytkownik.

  • Powinien być łatwy w obsłudze i nawigacji z krótkim czasem reakcji.

  • Proces wdrażania powinien mieć określony cel i określony czas.

  • Wszyscy użytkownicy, w tym najwyższe kierownictwo, powinni zostać odpowiednio przeszkoleni, aby dobrze znali zawartość i funkcje systemu oraz mogli go w pełni wykorzystać do różnych działań zarządczych, takich jak raportowanie, budżetowanie, kontroling, planowanie, monitorowanie, itp.

  • Musi generować użyteczne wyniki, które będą wykorzystywane przez wszystkich menedżerów.

  • System powinien być dobrze zintegrowany z procesami zarządzania dotyczącymi planowania, podejmowania decyzji i monitorowania.

Pojęcie podejmowania decyzji

Podejmowanie decyzji to proces poznawczy, który skutkuje wyborem kierunku działania spośród kilku alternatywnych scenariuszy.

Podejmowanie decyzji to codzienna czynność każdego człowieka. Nie ma w tym wyjątku. Jeśli chodzi o organizacje biznesowe, podejmowanie decyzji jest nawykiem i procesem.

Skuteczne i udane decyzje przynoszą zyski, a nieudane - straty. Dlatego korporacyjne podejmowanie decyzji jest najbardziej krytycznym procesem w każdej organizacji.

W procesie decyzyjnym wybieramy jeden sposób działania z kilku możliwych alternatyw. W procesie podejmowania decyzji możemy korzystać z wielu narzędzi, technik i spostrzeżeń.

Ponadto możemy podejmować własne prywatne decyzje lub preferować decyzję zbiorową.

Zazwyczaj podejmowanie decyzji jest trudne. Większość decyzji korporacyjnych wiąże się z pewnym stopniem niezadowolenia lub konfliktu z drugą stroną.

Przyjrzyjmy się szczegółowo procesowi podejmowania decyzji.

Proces podejmowania decyzji

Poniżej przedstawiono ważne etapy procesu podejmowania decyzji. Każdy krok może być wspomagany różnymi narzędziami i technikami.

Krok 1 - Określenie celu decyzji

Na tym etapie problem jest dokładnie analizowany. Jest kilka pytań, które należy zadać, jeśli chodzi o określenie celu decyzji.

  • Na czym dokładnie polega problem?
  • Dlaczego problem powinien zostać rozwiązany?
  • Kim są strony, których dotyczy problem?
  • Czy problem ma określony termin lub konkretny harmonogram?

Krok 2 - Zbieranie informacji

Problem organizacji będzie miał wielu interesariuszy. Ponadto problem może obejmować dziesiątki czynników.

W procesie rozwiązywania problemu będziesz musiał zebrać jak najwięcej informacji związanych z czynnikami i interesariuszami zaangażowanymi w problem. W procesie zbierania informacji można efektywnie wykorzystać narzędzia takie jak „Arkusze kontrolne”.

Krok 3 - Zasady oceniania alternatyw

Na tym etapie należy określić podstawowe kryteria oceny rozwiązań alternatywnych. Przy określaniu kryteriów należy wziąć pod uwagę cele organizacyjne, a także kulturę organizacyjną.

Na przykład zysk jest jednym z głównych problemów w każdym procesie podejmowania decyzji. Firmy zazwyczaj nie podejmują decyzji, które zmniejszają zyski, chyba że jest to wyjątkowy przypadek. Podobnie należy określić podstawowe zasady w odniesieniu do danego problemu.

Krok 4 - Przeprowadź burzę mózgów i przeanalizuj wybory

Na tym etapie najlepszym rozwiązaniem jest burza mózgów w celu spisania wszystkich pomysłów. Przed etapem generowania pomysłów ważne jest, aby zrozumieć przyczyny problemu i ustalić priorytety przyczyn.

W tym celu możesz skorzystać z diagramów przyczynowo-skutkowych i narzędzia Wykres Pareto. Diagram przyczynowo-skutkowy pomaga zidentyfikować wszystkie możliwe przyczyny problemu, a wykres Pareto pomaga ustalić priorytety i zidentyfikować przyczyny o najwyższym skutku.

Następnie możesz przejść do generowania wszystkich możliwych rozwiązań (alternatyw) dla danego problemu.

Krok 5 - Ocena rozwiązań alternatywnych

Użyj swoich zasad oceny i kryteriów podejmowania decyzji, aby ocenić każdą alternatywę. Na tym etapie w grę wchodzi doświadczenie i skuteczność zasad oceny. Musisz porównać każdą alternatywę pod kątem ich pozytywów i negatywów.

Krok 6 - Wybierz najlepszą alternatywę

Po przejściu od kroku 1 do kroku 5 ten krok jest łatwy. Ponadto wybór najlepszej alternatywy jest świadomą decyzją, ponieważ zastosowałeś już metodologię w celu wyprowadzenia i wybrania najlepszej alternatywy.

Krok 7 - Podejmij decyzję

Przekształć swoją decyzję w plan lub sekwencję działań. Wykonaj swój plan samodzielnie lub z pomocą podwładnych.

Krok 8 - oceń wyniki

Oceń wynik swojej decyzji. Sprawdź, czy jest czegoś, czego powinieneś się nauczyć, a następnie popraw w przyszłych decyzjach. To jedna z najlepszych praktyk, która poprawi Twoje umiejętności podejmowania decyzji.

Proces i modelowanie w podejmowaniu decyzji

Istnieją dwa podstawowe modele podejmowania decyzji -

  • Modele racjonalne
  • Model normatywny

Modele racjonalne opierają się na sądach poznawczych i pomagają w wyborze najbardziej logicznej i sensownej alternatywy. Przykłady takich modeli obejmują - analizę macierzy decyzyjnej, macierz Pugha, analizę SWOT, analizę Pareto i drzewa decyzyjne, macierz selekcji itp.

Racjonalny model podejmowania decyzji obejmuje następujące kroki -

  • Identyfikacja problemu,

  • Identyfikacja ważnych kryteriów procesu i wyniku,

  • Biorąc pod uwagę wszystkie możliwe rozwiązania,

  • Obliczenie konsekwencji wszystkich rozwiązań i porównanie prawdopodobieństwa spełnienia kryteriów,

  • Wybór najlepszej opcji.

Normatywny model podejmowania decyzji uwzględnia ograniczenia, które mogą pojawić się przy podejmowaniu decyzji, takie jak czas, złożoność, niepewność i niewystarczające zasoby.

Zgodnie z tym modelem proces decyzyjny charakteryzuje się:

  • Ograniczone przetwarzanie informacji - osoba może zarządzać tylko ograniczoną ilością informacji.

  • Heurystyka osądowa - osoba może używać skrótów, aby uprościć proces podejmowania decyzji.

  • Satysfakcjonujące - osoba może wybrać rozwiązanie, które jest po prostu „wystarczająco dobre”.

Dynamiczne podejmowanie decyzji

Dynamiczne podejmowanie decyzji (DDM) to synergiczne podejmowanie decyzji z udziałem współzależnych systemów, w środowisku, które zmienia się w czasie albo w wyniku wcześniejszych działań decydenta, albo w wyniku zdarzeń, na które decydent nie ma wpływu.

Te decyzje są bardziej złożone i odbywają się w czasie rzeczywistym.

Dynamiczne podejmowanie decyzji polega na obserwowaniu, jak ludzie wykorzystują swoje doświadczenie do kontrolowania dynamiki systemu i zapisywaniu najlepszych decyzji podjętych w tym zakresie.

Analiza wrażliwości

Analiza wrażliwości jest techniką stosowaną do rozłożenia niepewności w wyniku modelu matematycznego lub systemu na różne źródła niepewności w jego danych wejściowych.

Z perspektywy decyzji biznesowych analiza wrażliwości pomaga analitykowi zidentyfikować czynniki kosztowe, a także inne ilości, aby podjąć świadomą decyzję. Jeśli określona wielkość nie ma wpływu na decyzję lub prognozę, wówczas warunki dotyczące ilości można by wyeliminować, upraszczając w ten sposób proces podejmowania decyzji.

Analiza wrażliwości pomaga również w innych sytuacjach, takich jak -

  • Optymalizacja zasobów
  • Przyszłe gromadzenie danych
  • Identyfikacja krytycznych założeń
  • Aby zoptymalizować tolerancję produkowanych części

Modele statyczne i dynamiczne

Modele statyczne:

  • Pokaż wartość różnych atrybutów w zrównoważonym systemie.

  • Najlepiej działają w systemach statycznych.

  • Nie bierz pod uwagę różnic czasowych.

  • Nie działa dobrze w systemach czasu rzeczywistego, jednak może działać w dynamicznym układzie będącym w równowadze

  • Obejmuje mniej danych.

  • Są łatwe do analizy.

  • Szybsze rezultaty.

Modele dynamiczne -

  • Rozważ zmianę wartości danych w czasie.
  • Rozważ wpływ zachowania systemu w czasie.
  • Ponownie oblicz równania w miarę zmian czasu.
  • Może być stosowany tylko w układach dynamicznych.

Techniki symulacyjne

Symulacja to technika imitująca działanie rzeczywistego procesu lub systemu w czasie. Techniki symulacyjne mogą być stosowane jako pomoc w podejmowaniu decyzji zarządczych, w przypadku gdy metody analityczne są niedostępne lub nie można ich zastosować.

Niektóre z typowych obszarów problemów biznesowych, w których stosowane są techniki symulacji, to:

  • Kontrola ekwipunku
  • Problem z kolejką
  • Planowanie produkcji

Techniki badań operacyjnych

Badania operacyjne (OR) obejmują szeroki zakres technik rozwiązywania problemów obejmujących różne zaawansowane modele analityczne i stosowane metody. Pomaga w skutecznym i lepszym podejmowaniu decyzji.

Obejmuje takie techniki, jak symulacja, optymalizacja matematyczna, teoria kolejek, modele procesów stochastycznych, metody ekonometryczne, analiza obwiedni danych, sieci neuronowe, systemy ekspertowe, analiza decyzji i analityczny proces hierarchii.

Techniki OR opisują system poprzez konstruowanie jego modeli matematycznych.

Programowanie heurystyczne

Programowanie heurystyczne odnosi się do gałęzi sztucznej inteligencji. Składa się z programów o charakterze samouczącym się.

Jednak programy te nie są z natury optymalne, ponieważ stanowią oparte na doświadczeniu techniki rozwiązywania problemów.

Większość podstawowych programów heurystycznych byłaby oparta na czystych metodach prób i błędów.

Heurystyka przyjmuje podejście „zgadywania” do rozwiązywania problemów, dając „dostatecznie dobrą” odpowiedź, zamiast znajdować „najlepsze możliwe” rozwiązanie.

Grupowe podejmowanie decyzji

Podczas podejmowania decyzji w grupie różne osoby w grupie biorą udział we wspólnym podejmowaniu decyzji.

Grupowy system wspomagania decyzji (GDSS) to system wspomagania decyzji, który zapewnia wsparcie w podejmowaniu decyzji przez grupę osób. Ułatwia swobodny przepływ i wymianę pomysłów i informacji między członkami grupy. Decyzje są podejmowane przy większym stopniu konsensusu i zgody, co skutkuje radykalnie wyższym prawdopodobieństwem wdrożenia.

Poniżej przedstawiono dostępne typy komputerowych GDSS -

  • Decision Network- Ten typ pomaga uczestnikom komunikować się ze sobą za pośrednictwem sieci lub centralnej bazy danych. Oprogramowanie aplikacji może korzystać ze wspólnych modeli w celu zapewnienia wsparcia.

  • Decision Room- Uczestnicy znajdują się w jednym miejscu, czyli pokoju decyzyjnym. Ma to na celu poprawę interakcji uczestników i podejmowania decyzji w ustalonym okresie czasu z wykorzystaniem moderatora.

  • Teleconferencing- Grupy składają się z członków lub podgrup rozproszonych geograficznie; telekonferencja zapewnia interaktywne połączenie między dwoma lub więcej pomieszczeniami decyzyjnymi. Ta interakcja będzie obejmować transmisję informacji komputerowych i audiowizualnych.

Bezpieczeństwo systemu informacyjnego

Bezpieczeństwo systemu informacyjnego odnosi się do sposobu, w jaki system jest chroniony przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zakłóceniem, modyfikacją, przeglądaniem, inspekcją, nagrywaniem lub zniszczeniem.

Istnieją dwa główne aspekty bezpieczeństwa systemu informatycznego -

  • Bezpieczeństwo wykorzystywanej technologii informatycznej - zabezpieczenie systemu przed złośliwymi cyberatakami, które mają tendencję do włamania się do systemu i uzyskania dostępu do krytycznych informacji prywatnych lub przejęcia kontroli nad systemami wewnętrznymi.

  • Bezpieczeństwo danych - zapewnienie integralności danych w przypadku wystąpienia krytycznych problemów, takich jak klęski żywiołowe, awaria komputera / serwera, kradzież fizyczna itp. Zazwyczaj w przypadku takich problemów przechowywana jest kopia zapasowa danych poza siedzibą firmy.

Zagwarantowanie skutecznego bezpieczeństwa informacji ma następujące kluczowe aspekty -

  • Uniemożliwienie nieupoważnionym osobom lub systemom dostępu do informacji.

  • Utrzymywanie i zapewnianie dokładności i spójności danych przez cały cykl życia.

  • Zapewnienie, że systemy obliczeniowe, środki bezpieczeństwa służące do ich ochrony oraz kanały komunikacyjne służące do uzyskiwania do nich dostępu przez cały czas działają poprawnie, udostępniając w ten sposób informacje w każdej sytuacji.

  • Zapewnienie autentyczności danych, transakcji, komunikatów lub dokumentów.

  • Zapewnienie integralności transakcji poprzez potwierdzenie autentyczności obu zaangażowanych stron poprzez włączenie funkcji uwierzytelniania, takich jak „podpisy cyfrowe”.

  • Zapewnienie, że po przeprowadzeniu transakcji żadna ze stron nie może jej odmówić, ani po otrzymaniu transakcji, ani po wysłaniu transakcji. Nazywa się to „niezaprzeczalnością”.

  • Ochrona danych i komunikacji przechowywanych i udostępnianych w systemach sieciowych.

Systemy informacyjne i etyka

Systemy informacyjne powodują ogromne zmiany społeczne, zagrażając istniejącej dystrybucji władzy, pieniędzy, praw i obowiązków. Podnosi również nowe rodzaje przestępstw, takie jak cyberprzestępstwa.

Następujące organizacje promują kwestie etyczne -

  • Stowarzyszenie informatyków (AITP)

  • Stowarzyszenie Maszyn Komputerowych (ACM)

  • Instytut Inżynierów Elektryków i Elektroników (IEEE)

  • Informatycy w zakresie odpowiedzialności społecznej (CPSR)

Kodeks etyki i postępowania zawodowego ACM

  • Dąż do osiągnięcia najwyższej jakości, skuteczności i godności zarówno w procesie, jak i produktach pracy zawodowej.

  • Zdobywaj i utrzymuj kompetencje zawodowe.

  • Znać i szanować obowiązujące przepisy dotyczące pracy zawodowej.

  • Zaakceptuj i zapewnij odpowiednią profesjonalną recenzję.

  • Dokonaj kompleksowych i dokładnych ocen systemów komputerowych i ich skutków, w tym analizy i możliwych zagrożeń.

  • Honoruj ​​kontrakty, umowy i przydzielone obowiązki.

  • Poprawić społeczne zrozumienie informatyki i jej konsekwencji.

  • Dostęp do zasobów obliczeniowych i komunikacyjnych tylko wtedy, gdy masz do tego upoważnienie.

Kodeks etyki i postępowania zawodowego IEEE

Kodeks etyczny IEEE wymaga, aby każdy profesjonalista zobowiązał się do przestrzegania najwyższych standardów etycznych i zawodowych oraz zgodził się -

  • Przyjąć odpowiedzialność za podejmowanie decyzji zgodnych z bezpieczeństwem, zdrowiem i dobrem społeczeństwa oraz niezwłocznie ujawniać czynniki, które mogą zagrozić społeczeństwu lub środowisku;

  • Unikanie rzeczywistych lub domniemanych konfliktów interesów, gdy tylko jest to możliwe, oraz ujawnianie ich zainteresowanym stronom, jeżeli takie istnieją;

  • Uczciwość i realistyczność w przedstawianiu roszczeń lub szacunków na podstawie dostępnych danych;

  • Odrzucać przekupstwo we wszystkich jego formach;

  • Poprawa zrozumienia technologii, jej odpowiedniego zastosowania i potencjalnych konsekwencji;

  • Utrzymywać i doskonalić nasze kompetencje techniczne oraz podejmować się zadań technologicznych na rzecz innych tylko wtedy, gdy mają kwalifikacje wynikające ze szkolenia lub doświadczenia, lub po pełnym ujawnieniu odpowiednich ograniczeń;

  • Poszukiwanie, akceptowanie i szczere krytykowanie pracy technicznej, uznawanie i poprawianie błędów oraz właściwe uznawanie wkładu innych osób;

  • Sprawiedliwe traktowanie wszystkich osób bez względu na takie czynniki, jak rasa, wyznanie, płeć, niepełnosprawność, wiek czy pochodzenie narodowe;

  • Aby uniknąć szkodzenia innym, ich własności, reputacji lub zatrudnieniu przez fałszywe lub złośliwe działanie;

  • Pomoc kolegom i współpracownikom w ich rozwoju zawodowym i wspieranie ich w przestrzeganiu niniejszego kodeksu etycznego.

Wydajny system informacyjny ma wpływ na funkcjonowanie, wydajność i produktywność organizacji.

W dzisiejszych czasach system informacyjny i technologia informacyjna stały się istotną częścią każdej odnoszącej sukcesy firmy i są uważane za główny obszar funkcjonalny, podobnie jak inne obszary funkcjonalne, takie jak marketing, finanse, produkcja i zasoby ludzkie itp.

Dlatego ważne jest, aby rozumieć funkcje systemu informatycznego, tak jak każdego innego obszaru funkcjonalnego w biznesie. Dobrze utrzymany system informacji zarządczej wspiera organizację na różnych poziomach.

Wiele firm korzysta z systemów informatycznych, które przekraczają granice tradycyjnych funkcji biznesowych w celu przeprojektowania i ulepszenia kluczowych procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie. To typowe wymagało instalacji -

  • Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM)
  • Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
  • System przetwarzania transakcji (TPS)
  • System informacji wykonawczej (EIS)
  • System wspomagania decyzji (DSS)
  • Systemy zarządzania wiedzą (KMS)
  • Systemy zarządzania treścią (CMS)

Strategiczna rola systemu informacji zarządczej polega na wykorzystaniu go do opracowywania produktów, usług i możliwości, które zapewniają firmie znaczną przewagę nad siłami konkurencji, z jakimi ma do czynienia na globalnym rynku.

Potrzebujemy MIS wystarczająco elastycznego, aby sprostać zmieniającym się potrzebom informacyjnym organizacji. Zaprojektowanie takiego systemu to złożone zadanie. Można to osiągnąć tylko wtedy, gdy planowane jest MIS. Rozumiemy to planowanie i wdrażanie w procesie rozwoju zarządzania.

System wspomagania decyzji jest głównym segmentem organizacyjnego systemu informacyjnego ze względu na jego wpływową rolę w podejmowaniu decyzji biznesowych. Pomaga menedżerom na wszystkich szczeblach w podejmowaniu różnych decyzji.

ja/tutorial
es/tutorial
de/tutorial
fr/tutorial
th/tutorial
pt/tutorial
ru/tutorial
vi/tutorial
it/tutorial
ko/tutorial
tr/tutorial
id/tutorial
pl/tutorial
hi/tutorial
japost
espost
depost
frpost
thpost
ptpost
rupost
vipost
itpost
kopost
trpost
idpost
plpost
hipost

© Copyright 2021 - 2024 | All Rights Reserved