Płatności telekomunikacyjne - proces windykacji
Gdy faktura zostanie wygenerowana i wysłana do klienta, w idealnym przypadku wszyscy klienci otrzymają swoje rachunki i zapłacą niezwłocznie. Mogą jednak istnieć klienci, którzy nie płacą rachunków i może wystąpić niedopuszczalne opóźnienie w opłaceniu rachunku, dlatego usługodawcy muszą podjąć pewne działania niezbędne do naprawienia sytuacji i ściągnięcia należnego salda (tzw. w skrócie A / R).
Windykacja to proces gonienia przeterminowanych należności na koncie klienta. Zwykle wiąże się to z wysyłaniem powiadomień do klienta i podejmowaniem odpowiednich działań w przypadku braku płatności po terminie.
Systemy bilingowe obsługują monitowanie (pogoń za wierzytelnościami) zarówno na poziomie faktury, gdzie należności są rozliczane na podstawie faktury po fakturze, jak i na poziomie konta, dzięki czemu wszystkie zaległe kwoty na koncie, na kilku fakturach, mogą być obsługiwane przez jedną akcję upomnienia.
Model monitu, który zostanie zastosowany dla rachunku, zostanie przypisany na podstawie jego klasy kredytowej. Podstawowy proces zbierania obejmuje następujące dwa elementy -
Collections Aging Tracking- Jest to proces śledzenia faktur klienta, które nie zostały zapłacone w określonym terminie płatności. Dotyczy „wieku należności na koncie”; na przykład faktury, które są przeterminowane 0-30 dni, zaległe 30-60 dni itp.
Collections Actions- Akcja windykacyjna to czynność wykonywana, gdy należności osiągną określony wiek. Na przykład, powinny zostać odtworzone komunikaty przypominające do klienta, które mają być wysłane lub nagrana wiadomość audio.
Harmonogramy działań windykacyjnych
Zwykle działania windykacyjne są wykonywane w następujących krokach:
Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem i / lub zadzwoń: Dział obsługi klienta kontaktuje się z klientem, przypominając o płatności. Jeśli jednak nie otrzymano płatności, przejdź do następnej czynności.
Wyślij czerwony list - na przykład zostanie wysłany list „Zapłać za siedem dni”. Jeśli jednak płatność nie zostanie odebrana, przejdź do następnej akcji.
Odłącz usługę - dział zarządzania siecią zawiesza usługę.
Harmonogramy windykacji określają czynności windykacyjne, które należy przeprowadzić oraz godziny, w których należy je przeprowadzić, gdy klient nie płaci.
Harmonogram windykacji określa szereg etapów składających się na proces windykacji. Na każdym etapie obejmuje -
Efektywny wiek, w jakim muszą znajdować się należności, aby działanie miało miejsce. Efektywny wiek należności oblicza się uwzględniając faktyczny wiek należności.
Działania, które należy podjąć. Może to być czynność, którą ma wykonać system rozliczeniowy, na przykład wysłanie upomnienia w określonym dniu.
Czy działanie jest obowiązkowe, czy nie. Jeśli akcja jest obowiązkowa, kolejne akcje nie mogą mieć miejsca, dopóki ta nie zostanie wykonana.
Minimalna kwota należności, poniżej której działanie nie będzie miało miejsca.
Miękkie działania windykacyjne - monity
We wczesnych etapach procesu windykacji, miękkim działaniem windykacyjnym będzie zazwyczaj wysłanie szeregu upomnień, które są prostymi pismami przypominającymi i wezwaniami do zapłaty.
Po wysłaniu wielu monitów na różnych etapach zwykle planowane są inne działania. Na przykład możesz określić, że przedstawiciel obsługi klienta (CSR) powinien zadzwonić do klienta i zapytać, dlaczego nie zapłacił.
Hard Collection Actions - Blacklisting
Jeśli początkowe próby zakończą się niepowodzeniem, można podjąć bardziej agresywne działania, takie jak blokowanie usług lub odłączanie usług lub hot-lining („hot-lining” to proces przekierowywania wszystkich połączeń zaległych klientów do operatora windykacji).
W przypadku niepowodzenia wszystkich prób ściągnięcia należności usługodawca może umorzyć rachunek i oznaczyć należną kwotę jako nieściągalny dług lub może przekazać (sprzedać) rachunek firmie windykacyjnej. Agencje windykacyjne pracują na procentach zebranych dochodów. Jednakże, gdy nieodebrane faktury na koncie zostaną sprzedane firmie windykacyjnej, usługodawca nie może współpracować z klientem w zakresie płatności.
W tym przypadku odpis oznacza, że usługodawca (operator) rozlicza należności w imieniu klienta i na zawsze zamyka konto. Odbywa się to w celach księgowych, w przeciwnym razie jest to strata dla operatora.
Usługodawca przechowuje historię kont odpisów, zwanych także klientami na czarnej liście, aby nie byli ponownie aktywowani i informował agencje sprawdzające / raportujące o takich rachunkach.
Co jest następne?
Większość klientów dokonuje płatności przed terminem płatności. Mogą być różne kanały, które są używane do dokonywania płatności.
W następnym rozdziale omówimy różne rodzaje płatności i ich kompleksowe przetwarzanie w celu rozliczenia faktur.