Инструменты для совместной работы
Инструменты для совместной работы классифицируются в зависимости от уровня их функциональности, касающейся возможности совместной работы и управления документами. Инструменты можно сгруппировать в зависимости от их способности выполнять следующие четыре действия:
- Групповая и файловая обработка документов
- Компьютерные конференции
- Электронная система встреч
- Электронное рабочее место
Групповая и файловая обработка документов
Основные функции этой категории включают работу с документами и работу с файлами.
У сотрудников есть только общий вид и ограниченный доступ к файлам / документам, при этом также есть возможность индивидуального редактирования, документирования / управления файлами и их хранения в центральной базе данных, а также коллективного создания и редактирования документов.
Синхронная работа с документами также может быть частью инструмента групповой обработки документов в дополнение к базовым коммуникационным возможностям, таким как уведомление по электронной почте и твиты.
Компьютерные конференции
Есть вероятность, что сотрудники видят и работают с документами одновременно или на экранах друг друга.
Компьютерная конференция предоставляет пространство для асинхронных и многопоточных встреч, а также для текстовых разговоров в реальном времени и встреч в реальном времени. Файлы и документы доступны для общего доступа.
Аудио- и видеоконференцсвязь - довольно распространенный вид общения.
Электронная система встреч
Проведение встреч - базовый функционал любой бизнес-организации.
Встречи могут быть регулярными (то же время, тот же адрес), синхронными (то же время, другой адрес), либо асинхронными (разное время, другой адрес).
Члены собраний получают уведомления по почте, и они могут общаться в чате, вести обсуждения в реальном времени, используя средства аудио- и видеоконференцсвязи. Члены также могут участвовать в опросах (при желании анонимно), проводить групповые обсуждения и обмениваться документами и файлами.
Участники могут показывать презентации Power Point и комментировать их, обмениваться интерактивными программными приложениями и даже одновременно работать с документами.
Наконец, мероприятия, ориентированные на собрание, поддерживают процесс собрания, включая его настройку, ведение повестки дня и распространение протоколов после собрания.
Электронное рабочее место
Основная идея электронного рабочего пространства - предоставить членам команды общее пространство для координации и организации своей работы.
Команды могут централизованно хранить документы, работать с ними, решать проблемы с помощью обсуждений, вести списки дел и адресные книги с информацией о групповых контактах и даже отслеживать основные этапы проекта и взаимодействие с ним.
Существуют рабочие области для разных команд, и отдельные лица могут быть членами нескольких рабочих областей.
Конечно, приведенная выше классификация не ограничивается. Есть несколько других категорий функционального уровня, таких как электронная почта, электронный календарь, собственная работа, групповая поддержка принятия решений, совместное письмо и электронное обучение.