Wdrażanie polityki uprzejmości
Rozmowa ze współpracownikami o potrzebie zachowania uprzejmości i szacunku dla innych jest tradycyjnym podejściem do uprzejmości, jednak zaobserwowano, że przy braku jasno określonej polityki uprzejmości ludzie często nadużywają swojej władzy, co z kolei czyni drugą osobę nieuprzejmi w postępowaniu zawodowym. Skutkuje to ogromną spiralą spadkową, która ma duży wpływ na wyniki finansowe firmy.
Aby można było uznać, że firma nie toleruje nieuprzejmości, musi mieć skuteczną politykę uprzejmości, która jasno określa, co firma uważa za niedopuszczalne zachowanie w miejscu pracy. Pozwoli to pracownikom zrozumieć, jakiego zachowania się od nich wymaga, a także uchroni innych przed poczuciem wykorzystywania.
Cechy polityki cywilnej
Aby dokładnie przedstawić stanowisko firmy w kwestii nieuprzejmości w miejscu pracy, powinna istnieć polityka uprzejmości specific, measurable, observable, i definitive.
Specific- Polityka uprzejmości musi wyraźnie opisywać niepożądane zachowanie. Samo wspomnienie, że niegrzeczne zachowanie jest niedopuszczalne, nie wystarczy. Nieuprzejme zachowanie musi być odpowiednio zdefiniowane, a wszystkie działania, które stanowią niegrzeczne zachowanie, również muszą zostać wspomniane. Zapewni to, że zasady nie zostaną błędnie zinterpretowane.
Na przykład menedżer, który prowadzi twardą rozmowę z jednym ze swoich kolegów z zespołu, nie może być poddawany niegrzecznemu zachowaniu. Język musi być mocny i poważny, a jednocześnie łatwy do zrozumienia. Polityka uprzejmości nie przyniesie pożądanych efektów, jeśli nikt jej nie zrozumie.
Measurable- Polityka obywatelska musi podać ilościową definicję konsekwencji. Na przykład polityka powinna wyraźnie określać liczbę dni, przez które pracownik zostanie zawieszony, jeśli zostanie uznany za winnego pojedynczej rasistowskiej uwagi.
Observable- Zamiary osoby, o ile nie są widoczne, nie mogą być wymienione w Polityce cywilnej. Polityka powinna określać konsekwencje niepożądanych działań i nie opierać się na zamiarach uczestniczenia w niepożądanych działaniach, chyba że zostanie to jasno udowodnione.
Definitive- Zdefiniowanie konsekwencji nieprzestrzegania Polityki Społeczności sprawi, że pracownicy zauważą, że firma poważnie podchodzi do jej wdrożenia i będzie się do niej stosować. To powiedziawszy, musi istnieć zestaw różnych stopni przestępstwa. Nie wszystkie przestępstwa powinny mieć te same konsekwencje. Na przykład konsekwencje braku odpowiedzi na e-maile lub telefony w odpowiednim czasie przez pracownika nie powinny być takie same, jeśli dopuszcza się poważnych przestępstw, takich jak molestowanie słowne, fizyczne lub seksualne oraz dyskryminacja.
Oprócz tych punktów powinna również istnieć drabina eskalacyjna, aby poradzić sobie z nieuprzejmym zachowaniem. Na przykład pracownik rzucający przekleństwo może najpierw otrzymać ustne ostrzeżenie. W przypadku powtórzenia tego, powinien otrzymać pisemne ostrzeżenie, że jego powtórzenie za trzecim razem spowoduje wypowiedzenie go ze spółki. Oprócz tego konsekwencje muszą być również zgodne z prawem krajowym i stanowym.
Należy pamiętać, że podstawą działań prawnych jest polityka firmy, dlatego osoby przygotowujące polisę muszą dokładnie rozważyć stosowność każdego słowa, przepisaną regulację i jej skutek, a także ewentualny sprzeciw.