Auditoria - Verificação Interna e Auditor

A natureza e a extensão do escopo do trabalho do Auditor dependem do sistema de Verificação Interna de uma organização. O sistema de verificação interna determinará a confiabilidade no trabalho que um auditor pode colocar. O Auditor Externo é o responsável final pelas contas finais.

O sistema de Cheque Interno não pode eximir o Auditor das suas responsabilidades contratuais no caso de algo correr mal nas contas finais, pelo que é dever do Auditor verificar detalhadamente toda a transacção. Um bom sistema de Verificação Interna pode liberar o Auditor de verificações detalhadas e ele pode utilizar o tempo economizado para qualquer outro trabalho de maior importância.

Discutiremos mais detalhadamente a verificação interna relacionada a diferentes aspectos -

Pagamentos em espécie
Vendas à vista no balcão
Vendas à vista por vendedores
Vendas postais
Recibos de dinheiro
Purchases
Sales
Stores
Ativo permanente
Investments

Pagamentos em espécie

Considere os seguintes pontos ao fazer a verificação interna para pagamentos em dinheiro -

Excluindo os pagamentos de caixa pequeno, todos os pagamentos devem ser feitos por meio de cheques, boletos, LBTR (Liquidação Bruta em Tempo Real), NEFT (Transferência Eletrônica Nacional de Fundos) ou qualquer outro modo bancário disponível de tempos em tempos.
A pessoa que faz os pagamentos não deve ter relação com o recebimento de dinheiro.
Cada fatura ou voucher pago deve ser carimbado como “Pago” para evitar pagamentos duplicados para a mesma fatura ou voucher.
A confirmação dos saldos dos credores deve ser feita diretamente.
O recibo de caixa deve ser obtido para cada pagamento.
Para pagamentos em dinheiro para pequenas despesas, o caixa para pequenas despesas será responsável em vez do caixa principal.
O caixa pequeno deve ser mantido no sistema de Imprest.
Na ausência de recebimento de dinheiro, a conta ou voucher adequado deve ser obtido no caixa para pequenas despesas.
O livro de caixa pequeno deve ser verificado pelo Caixa com freqüência.
A reconciliação bancária deve ser feita em intervalos regulares.
O boleto para depósito de dinheiro no banco deve ser preenchido pelo Caixa e não pela pessoa que vai depositar o dinheiro.

De acordo com a provisão dada na seção 40A (3) da Lei do Imposto de Renda de 1961 para pagamentos superiores a Rs. 20.000 / - afirma-se que “Quando o avaliado incorre em qualquer despesa e ela é paga em uma quantia superior a Rs. 20.000 / - exceto por cheque cruzado ou saque bancário cruzado, todas essas despesas são rejeitadas ”

Vendas à vista no balcão

Todo vendedor autorizado a fazer vendas à vista deve ser especificamente demarcado.
Quatro cópias do recibo de dinheiro devem ser geradas, das quais três serão entregues ao cliente, das quais o cliente dará uma cópia ao caixa no momento do pagamento e uma cópia ao porteiro no momento da entrega da mercadoria e saída do portão e uma cópia será retida pelo cliente.
Três resumos de vendas serão preparados, um pelo Vendedor, o segundo pelo Caixa e o terceiro pelo Gatekeeper para contabilizar as vendas à vista diariamente.
Todas as vendas a dinheiro devem ser depositadas no banco diariamente, sem qualquer falha, sem dedução de qualquer despesa ou comissão.
O dinheiro recebido (de acordo com a máquina de gravação de dinheiro), as vendas a dinheiro e o valor depositado no banco devem ser os mesmos.

Vendas por vendedores ambulantes

Um livro de recibos de dinheiro pré-numerado deve ser emitido para cada vendedor para a cobrança de dívidas ou adiantamento de clientes.
O recibo final deve ser enviado diretamente aos clientes.
Sem fazer qualquer dedução, os vendedores devem depositar todo o dinheiro na matriz diariamente sem qualquer falha.
A reconciliação regular da conta deve ser feita com o cliente.
Para evitar qualquer fraude, cada vendedor deve ser substituído e transferido regularmente para outras áreas.

Vendas postais

As vendas postais devem ser registradas em registro separado.
Um registro separado deve ser mantido para registrar o dinheiro recebido contra a venda postal.
O dinheiro recebido por meio de venda postal deve ser depositado no banco separadamente.
A verificação regular e cuidadosa do registro de vendas e pagamentos deve ser feita por um diretor da empresa.

Recibos de dinheiro

Um caixa lida com as seguintes tarefas relativas a recebimentos de dinheiro -

Registre os recebimentos de dinheiro imediatamente após o recebimento do dinheiro.
Ele não está autorizado a manter dinheiro com ele.
Ele não tem permissão para fazer nenhuma despesa com isso.
O recibo de dinheiro deve ser depositado no banco diariamente.
O caixa não deve ter permissão para fazer o lançamento primário nos livros.

Compras

Os talões de requisição devidamente assinados pelo chefe do departamento devem ser emitidos e enviados ao departamento de compras, indicando claramente a quantidade, qualidade e a data de entrega no talão de requisição
A investigação sobre o material necessário deve ser feita pelo departamento de compras de diferentes fornecedores do material
O pedido de compra deve ser emitido com base na menor cotação recebida dos fornecedores. Pode haver quatro cópias do pedido de compra, uma para o fornecedor, a segunda para o departamento de lojas, a terceira para o departamento de contas e a quarta cópia deve ser retida pelo departamento de compras
As mercadorias devem ser enviadas para armazenamento após o devido exame no momento do recebimento das mercadorias. O departamento da loja informará o departamento em questão para o mesmo.
Após a verificação adequada da fatura de compra, a mesma deve ser enviada ao departamento de contabilidade para fins de contabilidade e pagamento
Com base no pedido de compra, o departamento de contas registrará essa fatura em nossos livros de contas e, se houver qualquer discrepância, uma nota de débito deve ser emitida ao fornecedor sob indicação do departamento de compras.
O pagamento é feito ao fornecedor de acordo com a data de vencimento.

Vendas

Após o recebimento do pedido de venda, uma cópia deve ser enviada ao departamento de expedição para posterior processamento.
O departamento de expedição, após o recebimento do pedido de venda, embala o material de acordo com o pedido.
A preparação e verificação da fatura é feita com base no pedido de venda.
A entrada é feita no registro de saída da mercadoria antes de enviá-la aos clientes.
O retorno das vendas é inserido no registro interno de mercadorias e uma nota de crédito para o mesmo é emitida aos clientes de acordo.

Lojas

Uma loja é um departamento muito importante e crucial de qualquer indústria e o controle adequado sobre a loja é muito essencial para evitar roubo, furto e uso indevido de estoque. Os seguintes pontos devem ser considerados para verificação interna nas lojas -

Cada loja deve ser equipada com todas as instalações necessárias para manter o estoque em ordem e a localização conveniente da loja também é importante para qualquer setor.
Deverá ser emitida uma cópia triplicada do GRN (Nota de Recebimento de Mercadoria) no recebimento do material, uma a ser enviada ao departamento de compras junto com as notas fiscais, a segunda ao departamento de contabilidade e a terceira ficará retida pelo departamento da loja.
Os produtos recebidos devem ser armazenados em local apropriado. Deve haver uma contabilidade de estoque adequada para o recebimento e a saída de mercadorias.
A avaliação física do estoque em intervalos regulares deve ser realizada e a reconciliação do estoque com os livros deve ser feita sem falhas. Deve haver uma ação adequada e rápida em caso de qualquer discrepância.
Caso o material seja expedido para qualquer outro departamento, deverá ser especificado na “Nota de Transferência de Material”, a devolução do Material deverá ser na MRN (Nota de Devolução de Material) e o material a ser expedido para o cliente deverá ser com base em Vendas Fatura apenas.

Ativo permanente

A compra de Ativos Fixos pode ser para adição normal a Ativos Fixos, para novos projetos ou para expansão de negócios. Os ativos fixos são de natureza permanente para obtenção de renda, ou seja, Terrenos, Prédios, Instalações e Máquinas, Móveis e Utensílios, computadores e veículos, etc.

A seguir estão as verificações importantes relacionadas aos ativos fixos -

A sanção das despesas de capital deve ser feita por um comitê que pode ser criado para esse fim ou pela autoridade competente. O mesmo procedimento deve ser seguido em caso de transferência ou descarte de quaisquer ativos.
A distinção entre despesas de Capital e Receitas é obrigatória para os registros contábeis adequados.
O registro de ativos fixos deve ser mantido, fornecendo todas as descrições sobre quantidade, custo e localização, etc. dos ativos fixos.
A verificação física dos ativos fixos deve ocorrer de tempos em tempos.
A contabilidade e a depreciação de ativos fixos devem ser feitas de acordo com o Accounting Standard-10 emitido pelo Institute of Chartered Accountants of India.

Investimentos

Os seguintes pontos precisam ser considerados ao lidar com investimentos -

A venda e compra de investimentos devem ser feitas apenas por uma pessoa autorizada.
O registro detalhado do investimento deve ser preparado e a verificação física do documento de titularidade deve ser feita periodicamente. Esses documentos de titularidade devem ser mantidos sob custódia da empresa.
A exatidão das taxas dos corretores deve ser verificada.
Deve ser feita a verificação dos lançamentos contábeis por conta de dividendos, juros, bônus e amortização de capital.
A verificação física do investimento deve ser feita.