Auditoria - transações comerciais
Comprovante de Livro de Compra
O principal objetivo por trás do comprovante do livro de compras é confirmar que cada nota de compra é inserida no livro de compras e as faturas inseridas no livro de compras são contra as mercadorias realmente recebidas e o pagamento é feito para essas compras reais.
Discutiremos mais detalhadamente as principais funções de um Auditor no que diz respeito à comprovação de compras a crédito.
Controle Interno para Compra
O Auditor tem que estudar a adequação do sistema de controle interno em uma organização. O sistema de controle interno normal para compras é fornecido abaixo -
O departamento que requer material ou departamento de armazenamento enviará a requisição de compra ao departamento de compras após obter a assinatura do chefe do departamento. A qualidade e a quantidade do material exigido devem ser claramente mencionadas na requisição.
Após obter a requisição autorizada da loja ou de outro departamento, o departamento de compras solicitará cotações de diferentes fornecedores; o departamento de compras escolherá então a melhor cotação de preço com os produtos da melhor qualidade.
Um pedido de compra será emitido para o fornecedor de mercadorias que está pronto para fornecer as mercadorias nos termos e condições mais favoráveis. Uma cópia do pedido de compra será enviada para o fornecedor de mercadorias, a segunda para o departamento de loja, a terceira para o departamento de contabilidade e a quarta para o departamento de recebimento de mercadorias, e uma cópia será retida pelo próprio departamento de compras .
No recebimento da mercadoria, a Nota de Recebimento de Material (MRN) será emitida pelo departamento de recebimento de mercadoria após a verificação e verificação da quantidade, preço e qualidade do material da mercadoria com pedido de compra. O material junto com a Nota de Recebimento de Material será enviado para o departamento de loja, uma cópia de cada da MRN será enviada para o departamento de contabilidade e departamento de compras.
Após a verificação da nota fiscal de compra e da MRN, o departamento de contas irá repassar a fatura para pagamento e o pagamento será feito pelo departamento de contas de acordo com as condições de pagamento.
O Auditor deve verificar o sistema de controle interno completo conforme declarado acima.
Deveres do Auditor
O Auditor deve verificar e verificar o seguinte -
Registro de todos os pedidos de compra.
Verificação da quantidade, preço e condições de pagamento da nota fiscal de compra com pedidos de compra.
Verificação do recebimento de mercadorias.
Verificação do correto registro da nota fiscal de compra no livro de compras.
A compra de mercadorias deve ser apenas para fins comerciais, não para qualquer uso pessoal de qualquer sócio, diretor ou executivo da empresa.
O Auditor deve verificar as declarações de contas dos fornecedores.
Comprovante de Livro de Devolução de Compra
Há momentos em que, devido à qualidade dos produtos adquiridos ou devido ao fornecimento excessivo de produtos encomendados ou quaisquer outros motivos, os produtos são devolvidos ao fornecedor. O Auditor precisa verificar os seguintes pontos -
Uma nota de débito ou fatura de devolução de compra deve ser preparada mencionando o número da fatura de compra original, quantidade, preço, impostos aplicáveis, etc. Estes devem estar de acordo com a fatura de compra original contra a qual o material foi comprado.
Uma nota de crédito correspondente deve ser recebida do fornecedor.
Deve ser mantido um livro separado de devolução de mercadorias.
O ajuste do valor da fatura de devolução de mercadorias deve ser feito durante os pagamentos ao fornecedor.
Vouching de Bens enviados com base em consignação
Considere os seguintes pontos para a garantia de mercadorias enviadas em consignação -
As mercadorias enviadas em consignação pelo princípio ao seu agente não são uma venda.
A entrada da venda deve ser feita apenas quando as mercadorias são realmente vendidas pelo agente.
No momento da avaliação do estoque principal (Consignatário), as mercadorias não vendidas no depósito do agente (Consignatário) também devem ser consideradas como estoque.
Livros separados para mercadorias enviadas em consignação devem ser mantidos pelo expedidor.
No final do ano, o destinatário envia um extrato mostrando as mercadorias recebidas, durante o ano, as mercadorias vendidas e os estoques não vendidos no final do ano.
O auditor deve verificar a fatura pró-forma, registro de saída de mercadorias, etc.
Comprovante de Venda de Crédito
A maioria das vendas é feita a crédito e o sistema de controle interno para as mesmas é dado abaixo -
Controle interno para venda de crédito
Um registro de pedido de venda separado deve ser mantido mostrando os detalhes das mercadorias solicitadas, nome do cliente, número do pedido, quantidade solicitada, horário programado para envio, preço, modo de entrega, condições de pagamento, detalhes de impostos e seguro. O pedido de venda precisa ser inserido no registro assim que for recebido.
O pedido de venda será enviado ao departamento de expedição.
O departamento de despacho providenciará o envio do material ao cliente.
Com base na ordem de venda e no desafio de despacho, é emitida a fatura de venda.
As faturas de vendas precisam ser inseridas no registro de saída e também no livro de vendas.
O pagamento será recebido de acordo com as condições de pagamento.
Deveres do Auditor
Um Auditor deve verificar o sistema completo de controle interno de vendas conforme descrito acima.
A fatura de venda deve verificar com o pedido de venda.
O registro de vendas verificará as faturas de venda.
A venda de bens de capital não deve ser registrada na conta de venda.
O cálculo da nota fiscal de venda deve ser verificado no caso de faturamento manual.
A contabilidade dos impostos deve ser feita em contas separadas, como impostos especiais de consumo, imposto sobre serviços, IVA, imposto sobre vendas central, etc.
Nenhuma fatura de venda deve ser não registrada no livro de vendas.
Apenas as vendas do ano corrente devem ser registradas para o ano corrente.
Faturas canceladas devem ser mantidas separadas para verificação do Auditor.
Nenhuma entrada separada para desconto comercial deve ser aprovada; deve ser ajustado no valor de venda.
Comprovante de retorno de vendas
Pode haver muitos motivos para a devolução de mercadorias vendidas pelos clientes. Poucos deles são fornecimento incorreto de material, quantidade em excesso ou qualidade abaixo do padrão, etc. O Auditor deve verificar cuidadosamente o seguinte -
Deve ser mantido um registro de devolução de venda separado para devolução de venda.
A nota de crédito deve ser emitida após a obtenção da sanção adequada do oficial responsável.
O registro de entrada de mercadorias deve ser verificado.
O motivo da devolução da mercadoria deve ser analisado.
A data de devolução da mercadoria deve ser verificada com nota de débito ou crédito, registo interno da mercadoria.
Os registros da loja devem ser verificados.
A conta do cliente deve ser creditada com o valor de devolução da venda.
No momento da avaliação do estoque final, os produtos devolvidos devem ser avaliados ao "custo ou preço de mercado, o que for mais baixo".
Bens vendidos na venda ou base de devolução
A maioria das empresas de compras online está fazendo seus negócios em regime de venda ou devolução. O cliente reserva seu pedido on-line, com base no pedido que as mercadorias são enviadas ao cliente por meio de correio ou transporte, o cliente recebe as mercadorias e faz o pagamento ao mensageiro ou ele pode devolver as mercadorias imediatamente após a abertura do pacote, caso não esteja satisfeito . Mesmo após aceitar a entrega da mercadoria e efetuar o seu pagamento, normalmente o cliente pode devolver a mercadoria no prazo estipulado (principalmente 15 dias), caso não esteja satisfeito com a qualidade do produto.
O Auditor deve verificar cuidadosamente todos os processos e documentação com base no acima e considerar os seguintes pontos -
A fatura de venda só pode ser levantada após o recebimento da confirmação do cliente ou após o término do prazo estipulado.
As mercadorias enviadas para venda ou devolução devem ser consideradas como estoque final se a aprovação da venda não for recebida ou o tempo estipulado não tiver expirado.
Cópia da fatura de venda será enviada ao cliente.
Bens vendidos no sistema de compra a prazo
Considere os seguintes pontos ao atestar uma venda de compra a aluguel -
Bens vendidos a preço de locação que é custo + lucro.
O pagamento é parcelado.
O lucro na venda a prazo só pode ser contabilizado com base na prestação efetivamente liberada.
A provisão para lucros no Balanço deve ser constituída com base nas parcelas pendentes.
O valor dessa provisão será deduzido da conta do devedor.
Venda a Frente
Se houver um acordo entre o vendedor e o comprador para a venda de determinada quantidade de mercadoria em qualquer data futura, é chamada de venda a termo. O Auditor deve verificar se a venda não pode ser registrada antes dessa data e sem o envio das mercadorias ao cliente. Em caso de entrega parcial, o lucro pode ser contabilizado parcialmente com base na venda real.
Venda de subprodutos
O subproduto é produzido automaticamente no momento da fabricação ou a produção de qualquer produto principal é chamado de subproduto. Por exemplo, o bolo de mostarda é um subproduto do óleo de mostarda. A venda pode ser tratada separadamente se o volume de venda de subprodutos for alto ou pode ser reduzida do custo do produto. De acordo com a natureza e o volume da indústria, o Auditor pode definir um Programa de auditoria inteligente após discutir com a administração.
Venda de Sucata
A sucata é produzida durante a fabricação do produto no curso normal de produção. A sucata é um item vendável e vendido ao vendedor de sucata, que lida com ele. O Auditor deve verificar a condição de armazenamento, o volume de sucata efetivamente produzida, as cotações dos fornecedores de sucata, a quantidade vendida, os impostos aplicáveis e o pagamento recebido.
Comprovação do Livro do Diário
Além do livro caixa, livro de compra, livro de venda, devolução de compra e livro de devolução de vendas, as seguintes entradas são registradas no livro de diário -
- Abrindo e fechando entradas
- Várias provisões para impostos e dívidas duvidosas
- Provisão para depreciação
- Juros recebidos e juros pagos
- Transferir entradas e entradas de ajuste
- Atribuição de ações, chamadas de ações, confisco e reemissão de ações confiscadas
- Venda e compra de ativos
- Lançamentos de contas a receber, contas a pagar e desonra de contas
Há muitas chances de cometer fraudes por qualquer funcionário sênior por meio dessas entradas. Portanto, o Auditor deve ser muito cuidadoso ao auditar as transações do diário e deve solicitar todas as evidências documentais como e quando for necessário durante a auditoria.
Outros aspectos importantes
O Auditor deve sempre ter cuidado ao auditar uma transação comercial. Os seguintes pontos devem ser considerados para o mesmo -
Estoque em negociação
A correção e verificação do estoque em comercialização é de grande importância em qualquer setor. O estoque final de um ano torna-se o estoque inicial do ano seguinte, portanto, é muito importante verificar constantemente. Estoque inicial + compra - venda deve ser igual ao estoque final. Esta equação pode ser verdadeira, se houver alguma diferença por algum motivo, o Auditor deve verificar e verificar o motivo por trás disso. Os seguintes pontos devem ser considerados durante a verificação e verificação do estoque no comércio.
Amostra para o cliente e a perda de estoque durante o processamento, carregamento, descarregamento, incêndio e vazamento, etc.
Venda ou compra em trânsito.
Retorno de venda ainda excluído em estoque e retorno de compra incluído em estoque.
Não ajuste de mercadoria recebida ou enviada na base de venda ou devolução.
O estoque é avaliado com base em verificação física no final do ano e deve conciliar com o saldo contábil. Deve haver um sistema de controle interno eficaz para controlar o estoque no comércio.
Itens de capital e receita
O Auditor deve sempre ter cuidado com a distinção entre itens de capital e receita, caso contrário, o lucro da empresa será supervalorizado ou subvalorizado e os resultados financeiros não apresentarão uma visão verdadeira e justa da organização.
Ativos atuais e ativos fictícios
A sobreavaliação dos ativos circulantes representará maior lucro e vice-versa; por exemplo, a inclusão de dívidas incobráveis na conta do devedor. Ativos fictícios sem valor devem ser baixados como patentes ou marcas comerciais sem uso.
O Auditor deve garantir que os ativos circulantes e fictícios sejam avaliados pelo valor real, caso contrário, o lucro será subestimado ou exagerado.