Kế toán tài chính - Nhập một lần

Như chúng ta đã biết, có hai hệ thống ghi chép các giao dịch trong sổ sách tài khoản của chúng ta. Trong các chương trước, chúng ta đã tìm hiểu về hệ thống bút toán kép, bây giờ chúng ta hãy thảo luận về một hệ thống kế toán khác tức làSthỏi Entry System (SES).

Ý nghĩa và các tính năng im lặng của SES

Đối với mọi giao dịch kế toán, mọi người không tuân theo nguyên tắc hệ thống tài khoản kế toán kép. Một số đơn vị kinh doanh nhỏ không lưu giữ sổ sách kế toán theo hệ thống bút toán kép. Nói một cách dễ hiểu, hệ thống bút toán đơn có nghĩa là - đơn vị kinh doanh, không tuân theo nguyên tắc hệ thống bút toán kép.

Có hai loại tài khoản SES sau:

• Pure Single Entry System - Các tài khoản cá nhân như con nợ lặt vặt và tài khoản của chủ nợ lặt vặt được duy trì, nhưng tài khoản thực và tài khoản danh nghĩa không được mở theo hệ thống này.

• Popular Sense - Theo hệ thống này, ba loại điều trị được thực hiện.

  • Hệ thống nhập kép theo sau đối với tiền mặt nhận được từ con nợ và tiền mặt trả cho chủ nợ.

  • Hệ thống nhập một lần sau cho các chi phí đã trả, mua hàng hóa, mua tài sản cố định, v.v.

  • Các bút toán tạm tính như nợ phải thu khó đòi, khấu hao, ... không được thực hiện.

Sự khác biệt giữa SES và DES

• Bút toán một lần là hệ thống kế toán hoàn chỉnh, trong khi hệ thống bút toán kép (DES) là một hệ thống hoàn chỉnh các giao dịch kế toán.

• Không có độ tin cậy trên sổ sách trong một hệ thống bút toán đơn, trong khi hệ thống bút toán kép là một hệ thống kế toán đáng tin cậy.

• Việc kiểm tra độ chính xác số học có thể thực hiện được trong hệ thống nhập kép thông qua việc chuẩn bị số dư thử, trong khi không thể thực hiện được trong hệ thống nhập đơn.

• Vì hệ thống nhập đơn không duy trì Giao dịch, Tài khoản Lãi & Lỗ và Bảng Cân đối kế toán; do đó, việc xác định lợi nhuận thực tế và tình hình tài chính chính xác của các công ty là không thể, mặt khác, tất cả những điều trên là hoàn toàn khả thi theo hệ thống kế toán kép.

Hạn chế của SES

• Hệ thống tài khoản nhập một lần không ghi lại hai khía cạnh của mỗi và mọi giao dịch, do đó, nó không phải là một hệ thống lưu trữ sổ sách kế toán một cách khoa học.

• Không thể kiểm tra độ chính xác về số học do không chuẩn bị cân thử. Không thể chuẩn bị số dư thử nghiệm vì không tuân theo phương pháp hệ thống ghi kép cho mỗi giao dịch kinh doanh.

• Việc xác định lợi nhuận thực tế của một mối quan tâm là không thể, vì các tài khoản danh nghĩa được lưu giữ theo hệ thống mục nhập duy nhất. Trong trường hợp không có tài khoản danh nghĩa, không thể chuẩn bị tài khoản Giao dịch và Lãi lỗ.

• Không thể tìm thấy tình hình tài chính chính xác của một công ty khi không có tài khoản thực, bởi vì không có tài khoản thực, không thể lập Bảng cân đối kế toán của một công ty vào một ngày cụ thể.

• Người ngoài không bao giờ dựa vào sổ sách kế toán của một công ty.

• Trong trường hợp chủ doanh nghiệp muốn bán doanh nghiệp của mình, việc xác định giá trị chính xác của doanh nghiệp là không thể, đặc biệt là giá trị lợi thế thương mại của doanh nghiệp.

• Hệ thống nhập một lần chỉ được thực hiện bởi các đơn vị kinh doanh nhỏ.

Chuẩn bị Tuyên bố về Công việc

Để biết tình hình tài chính của một doanh nghiệp, danh sách tài sản và nợ phải trả và báo cáo công việc được lập vào ngày cuối cùng của kỳ kế toán. Như đã trình bày trước đó, trong trường hợp không có tài khoản thực, không thể lập Bảng cân đối kế toán.

Cần có những điểm sau để chuẩn bị tuyên bố về sự việc:

• Với sự trợ giúp của các tài khoản cá nhân, nên chuẩn bị danh sách những người mắc nợ và chủ nợ.

• Phương pháp định giá cổ phiếu sẽ dựa trên chi phí hoặc giá thị trường, tùy theo giá nào thấp hơn.

• Số dư trên sổ quỹ phải được xác nhận thực tế với sổ quỹ.

• Số dư ngân hàng cũng cần được đối chiếu với các bảng sao kê của Ngân hàng.

• Báo cáo công việc phải bao gồm thu nhập nhận trước và chi phí đã trả trước.

• Tài sản vượt quá nợ phải trả sẽ là vốn của chủ sở hữu hoặc công ty.

• Căn cứ để xác định giá trị tài sản cố định là chứng từ mua và các bằng chứng hiện có khác.

Báo cáo công việc khác với Bảng cân đối kế toán như thế nào?

Điểm khác biệt chính giữa báo cáo công việc và Bảng cân đối kế toán là — tính tin cậy ban đầu được lập thông qua thông tin không đầy đủ và về sau dựa trên phương pháp khoa học của hệ thống bút toán kép.

Đạt được lợi nhuận theo SES

Chúng tôi có hai phương pháp sau để xác định lợi nhuận theo hệ thống nhập một lần:

• Tuyên bố về sự việc hoặc Phương pháp giá trị ròng và
• Phương pháp chuyển đổi

Phương pháp giá trị ròng

Theo hệ thống mục nhập duy nhất, việc xác định lợi nhuận có thể được thực hiện mà không cần chuẩn bị tài khoản Giao dịch và Lãi & lỗ. Ví dụ,

1	Để biết nguồn vốn đầu năm hay ngày cuối cùng của niên độ kế toán trước liền kề, trước hết ta phải lập bảng kê khai công việc đầu năm.
2	Một bản báo cáo công việc nên được lập vào ngày cuối cùng của niên độ kế toán để xác định chắc chắn.
3	Bản vẽ phải được cộng vào số vốn đã xác định vào cuối năm và số vốn được giới thiệu nếu có, trong năm sẽ được trừ đi.
4	Số vốn giới thiệu nếu có trong năm sẽ được trừ đi.
5	Chênh lệch (3) - (1) sẽ là lãi hoặc lỗ trong năm. Nếu, (3) nhiều hơn (1), thì đó là lợi nhuận hoặc ngược lại.
6	Số lãi hoặc lỗ được tính theo bước (4) ở trên, sẽ được điều chỉnh bằng lãi vốn và lãi rút vốn (để xác định Lợi nhuận ròng của công ty).

Phương pháp chuyển đổi

Theo hệ thống phương pháp kế toán chuyển đổi, việc thay đổi từ hệ thống bút toán đơn sang hệ thống bút toán kép vào một ngày cụ thể có thể được thực hiện theo quy trình sau:

• Tuyên bố về công việc nên chuẩn bị vào ngày mà sự thay đổi cần được thực hiện. Sau khi kiểm tra và xác minh chính xác các số dư đó từ các hồ sơ có sẵn, tất cả các số dư như số dư tiền mặt, số dư ngân hàng, tài sản, nợ phải trả, con nợ và chủ nợ sẽ xuất hiện trong báo cáo công việc.

• Một mục nhật ký mở đầu nên được thực hiện để đưa vào sách như -

Journal Entry

Tài sản A A / c Dr Tài sản B A / c Nợ Tài sản C A / c Nợ

Nợ phải trả A A / c Nợ phải trả B A / c Nợ phải trả C A / c

Là toàn bộ tài sản và tất cả các khoản nợ được phát sinh từ báo cáo công việc a / c.

Mục nhập trên sẽ là mục nhập cơ sở để mở tất cả các sách mới theo hệ thống nhập kép của tài khoản và tất cả các giao dịch trong tương lai sẽ được ghi sổ theo hệ thống nhập kép như đã giải thích trước đó.

Chuyển đổi Sách của năm ngoái từ SES thành DES

Để chuyển đổi các sổ sách của năm trước từ hệ thống bút toán đơn sang hệ thống bút toán kép, sẽ giả định rằng tất cả các sổ sách phụ được duy trì đúng theo hệ thống bút toán một lần. Tuy nhiên, cần tuân thủ các quy trình sau:

Where Cash Book, Personal Books, and Subsidiary Books are Maintained −

• Tuyên bố mở đầu của sự việc nên được chuẩn bị vào đầu kỳ.

• Tất cả các tài khoản mạo danh như đã xuất hiện trong sổ tiền mặt phải được ghi vào các tài khoản cá nhân tương ứng, nếu nó chưa được thực hiện trước đó.

• Các tài khoản cá nhân mới cần được mở thông qua tổng số các sổ phụ. Ví dụ, với tổng sổ sách bán hàng và sổ sách mua hàng, tài khoản bán hàng sẽ được ghi có và tài khoản mua hàng sẽ được ghi nợ, ngược lại trong trường hợp trả lại.

• Tất cả các tài khoản mới phải được mở cho các bút toán liên quan đến chiết khấu, giảm giá, nợ phải thu khó đòi, ... không được chuyển qua sổ phụ. Thủ tục này sẽ mang lại hiệu quả gấp đôi của giao dịch đó như đã xuất hiện trong tài khoản cá nhân.

• Việc ghi sổ hàng tháng nên được thực hiện trên các tài khoản sổ cái thông qua sổ quỹ tiền mặt nhỏ, nếu được công ty duy trì.

• Sau khi hoàn thành quy trình trên, cần lập một số dư thử để xác nhận tính chính xác về mặt số học của sổ sách kế toán.

• Sau khi hoàn thành quy trình cân đối thử ở trên, cần lập tài khoản Giao dịch và Lãi lỗ và Bảng cân đối kế toán (sau khi xem xét tất cả các điều chỉnh như chi phí trả trước, chi phí còn nợ, thu nhập nhận trước, hoặc các khoản phải thu cũng như dự phòng khấu hao, các khoản nợ khó đòi v.v.

Where only Cash Book and Personal Books are Maintained

Trong trường hợp này, một quy trình chuyển đổi khác sẽ được tuân theo:

• Như đã mô tả trước đó, một tuyên bố mở đầu về các vấn đề cần được chuẩn bị vào đầu kỳ.

• Tất cả các tài khoản thực và danh nghĩa như đã xuất hiện trong sổ tiền mặt và không được đăng trước đó trong bất kỳ tài khoản nào, phải được đăng trong các tài khoản tương ứng.

• Phân tích bên nợ và bên có của các tài khoản cá nhân như tài khoản con nợ và tài khoản chủ nợ sẽ được thực hiện theo phương pháp đưa ra dưới đây:

Summary of Analysis to be Done

Sr.No.	Bên Nợ tài khoản Bên Có	Bên Nợ Tài khoản Bên Nợ
1	Hối phiếu phải trả	Số dư đầu kỳ xuất hiện trong Tuyên bố mở đầu
2	Giảm giá và giảm giá nhận được	Bán (Tín dụng)
3	Trở lại hướng nội (Mua hàng trả lại)	Chuyển khoản
4	Chuyển khoản	Hóa đơn phải thu (Bị nhục mạ)
5	Tiền mặt trả cho Chủ nợ
6	Chứng thực Hối phiếu Các khoản phải thu có lợi cho Chủ nợ

Sr.No.	Bên Có của Tài khoản Bên Nợ	Bên Có của tài khoản Bên Có
1	Nhận tiền mặt	Số dư đầu kỳ xuất hiện trong Tuyên bố mở đầu
2	Cho phép giảm giá	Mua hàng (Tín dụng)
3	Hóa đơn phải thu đã nhận	Chuyển khoản
4	Giảm giá và phụ cấp	Hóa đơn phải trả (không được phép)
5	Chuyển khoản
6	Hàng bị trả lại (Hàng bán bị trả lại)
7	Nợ xấu