Kế toán tài chính - Quyết toán

Tài khoản cuối cùng là tài khoản được lập vào cuối năm tài chính. Nó cung cấp một ý tưởng chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp / tổ chức cho chủ sở hữu, ban quản lý hoặc các bên quan tâm khác. Báo cáo tài chính chủ yếu được ghi vào nhật ký; sau đó chuyển sang sổ cái; và sau đó, quyết toán cuối cùng được lập ( như trong hình minh họa ).

Thông thường, một tài khoản cuối cùng bao gồm các thành phần sau:

  • Tài khoản giao dịch
  • Tài khoản Sản xuất
  • Tài khoản lợi nhuận và thua lỗ
  • Bảng cân đối kế toán

Bây giờ, chúng ta hãy thảo luận chi tiết về từng người trong số chúng -

Tài khoản giao dịch

Tài khoản giao dịch đại diện cho Lãi gộp / Lỗ gộp của mối quan tâm từ việc mua và bán trong kỳ kế toán cụ thể.

Nghiên cứu bên Nợ của tài khoản giao dịch

  • Opening Stock - Cổ phiếu cuối kỳ chưa bán của năm tài chính gần nhất được xuất hiện trong bên nợ của Tài khoản giao dịch là “Cổ phiếu Mở bán” của năm tài chính hiện tại.

  • Purchases - Tổng số lần mua (giá trị hoàn lại của khoản mua) bao gồm tiền mua bằng tiền mặt và tiền mua hàng hóa đã mua trong năm tài chính hiện tại xuất hiện dưới dạng “Khoản mua” trong bên nợ của Tài khoản giao dịch.

  • Direct Expenses- Chi phí phát sinh để đưa hàng hóa đi buôn bán tại cơ sở kinh doanh / kho hàng gọi là chi phí trực tiếp. Phí vận chuyển, phí vận chuyển hoặc vận chuyển, thuế hải quan và thuế nhập khẩu trong trường hợp nhập khẩu, khí đốt, nhiên liệu điện, nước, vật liệu đóng gói, tiền lương, và bất kỳ chi phí nào khác phát sinh liên quan đến vấn đề này được ghi vào bên nợ của Tài khoản giao dịch và có tên là “Tới Tên riêng của chi phí ”.

  • Sales Account- Tổng Doanh thu của hàng hóa được giao dịch bao gồm cả tiền mặt và doanh số tín dụng sẽ xuất hiện ở cột bên ngoài của bên có của Tài khoản Giao dịch là “Theo Doanh số”. Doanh số bán hàng phải dựa trên giá trị thuần có thể xác định được, không bao gồm Thuế bán hàng trung ương, Vat, Custom và Thuế tiêu thụ đặc biệt.

  • Closing Stock - Tổng Giá trị hàng tồn kho chưa bán được của năm tài chính hiện tại được gọi là hàng tồn kho cuối kỳ và sẽ xuất hiện ở bên có của Tài khoản giao dịch.

    closing Stock = Opening Stock + Net Purchases - Net Sale

  • Gross Profit- Lợi nhuận gộp là khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Tuy nhiên, nó được tínhbeforekhấu trừ các khoản thanh toán tiền lương, thuế, chi phí và lãi vay khác. Biên lợi nhuận gộp được sử dụng trong tiếng Anh Mỹ và mang ý nghĩa tương tự như lợi nhuận gộp.

    Gross Profit = Sales - Cost of Goods Sold

  • Operating Profit- Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí do hoạt động kinh doanh thông thường tạo ra. Tuy nhiên, nó được tínhbefore khấu trừ thuế, trả lãi, lãi / lỗ đầu tư, và nhiều khoản không định kỳ khác.

    Operating Profit = Gross Profit - Total Operating Expenses

  • Net Profit- Lợi nhuận ròng là chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của công ty. Nó còn được gọi là thu nhập ròng hoặc thu nhập ròng.

    Net Profit = Operating Profit - (Taxes + Interest)

Định dạng tài khoản giao dịch

Tài khoản giao dịch của M / s ABC Limited

(Trong khoảng thời gian kết thúc vào ngày 31-03-2014)

Particulars Amount Particulars Amount
Mở kho XX Theo Bán hàng XX
Để mua hàng XX Bằng cách đóng kho XX
Chi phí trực tiếp XX Theo Lỗ gộp c / d XXX
       
Lợi nhuận gộp c / d XXX
Total XXXX Total XXXX

Tài khoản Sản xuất

Tài khoản sản xuất được lập trong trường hợp hàng hóa do chính doanh nghiệp sản xuất. Tài khoản sản xuất thể hiện chi phí sản xuất. Sau đó, chi phí sản xuất được chuyển vào tài khoản Giao dịch trong đó các hàng hóa mua bán khác cũng được xử lý theo cách tương tự như tài khoản Giao dịch.

Điểm quan trọng liên quan đến tài khoản sản xuất

Ngoài những điểm được thảo luận trong phần Tài khoản giao dịch, có một số điểm quan trọng bổ sung cần được thảo luận ở đây -

  • Raw Material- Nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất sản phẩm và có thể có mở kho, mua hàng và đóng kho Nguyên vật liệu. Nguyên liệu là nguyên liệu chính và cơ bản để sản xuất các mặt hàng.

  • Work-in-Progress- Sản phẩm dở dang là sản phẩm vẫn hoàn thành một phần nhưng là bộ phận quan trọng của quá trình mở và đóng kho. Muốn biết đúng giá trị của chi phí sản xuất cần tính đúng giá thành của nó.

  • Finished Product - Thành phẩm là sản phẩm cuối cùng do doanh nghiệp sản xuất được chuyển sang tài khoản giao dịch để bán.

  • Raw Material Consumed (RMC) - Nó được tính là.

  • RMC = Opening Stock of Raw Material + Purchases - Closing Stock

  • Cost of Production - Giá thành sản xuất là số liệu cân đối của tài khoản Sản xuất theo mẫu dưới đây.

Manufacturing Account

(Cuối năm ……….)

Particulars Amount Particulars Amount
Để mở kho công việc đang tiến hành XX Bằng cách đóng kho công việc đang tiến hành XX
Đối với nguyên liệu thô được tiêu thụ XX Theo Bán phế liệu XX
Tiền lương XXX Theo chi phí sản xuất XXX
To Factory overhead xx (Hình cân đối)
Năng lượng hoặc nhiên liệu xx
Dep. Của nhà máy xx
Rent- Factoryxx
Other Factory Exp.xx xxx
Total XXXX Total XXXX

Profit and Loss Account

Profit & Loss account represents the Gross profit as transferred from Trading Account on the credit side of it along with any other income received by the firm like interest, Commission, etc.

Debit side of profit and loss account is a summary of all the indirect expenses as incurred by the firm during that particular accounting year. For example, Administrative Expenses, Personal Expenses, Financial Expenses, Selling, and Distribution Expenses, Depreciation, Bad Debts, Interest, Discount, etc. Balancing figure of profit and loss accounts represents the true and net profit as earned at the end of the accounting period and transferred to the Balance Sheet.

Profit & Loss Account of M/s ………

(For the period ending ………..)

Particulars Amount Particulars Amount
To Salaries XX By Gross Profit b/d XX
To Rent XX
To Office Expenses XX By Bank Interest received XX
To Bank charges XX By Discount XX
To Bank Interest XX By Commission Income XX
To Electricity Expenses XX By Net Loss transfer to Balance sheet XX
To Staff Welfare Expenses XX
To Audit Fees XX
To Repair & Renewal XX
To Commission XX
To Sundry Expenses XX
To Depreciation XX
To Net Profit transfer to Balance sheet XX
Total XXXX Total XXXX

Balance Sheet

A balance sheet reflects the financial position of a business for the specific period of time. The balance sheet is prepared by tabulating the assets (fixed assets + current assets) and the liabilities (long term liability + current liability) on a specific date.

Assets

Assets are the economic resources for the businesses. It can be categorized as −

  • Fixed Assets − Fixed assets are the purchased/constructed assets, used to earn profit not only in current year, but also in next coming years. However, it also depends upon the life and utility of the assets. Fixed assets may be tangible or intangible. Plant & machinery, land & building, furniture, and fixture are the examples of a few Fixed Assets.

  • Current Assets − The assets, which are easily available to discharge current liabilities of the firm called as Current Assets. Cash at bank, stock, and sundry debtors are the examples of current assets.

  • Fictitious Assets − Accumulated losses and expenses, which are not actually any virtual assets called as Fictitious Assets. Discount on issue of shares, Profit & Loss account, and capitalized expenditure for time being are the main examples of fictitious assets.

  • Cash & Cash Equivalents − Cash balance, cash at bank, and securities which are redeemable in next three months are called as Cash & Cash equivalents.

  • Wasting Assets − The assets, which are reduce or exhausted in value because of their use are called as Wasting Assets. For example, mines, queries, etc.

  • Tangible Assets − The assets, which can be touched, seen, and have volume such as cash, stock, building, etc. are called as Tangible Assets.

  • Intangible Assets − The assets, which are valuable in nature, but cannot be seen, touched, and not have any volume such as patents, goodwill, and trademarks are the important examples of intangible assets.

  • Accounts Receivables − The bills receivables and sundry debtors come under the category of Accounts Receivables.

  • Working Capital − Difference between the Current Assets and the Current Liabilities are called as Working Capital.

Liability

A liability is the obligation of a business/firm/company arises because of the past transactions/events. Its settlement/repayments is expected to result in an outflow from the resources of respective firm.

There are two major types of Liability −

  • Current Liabilities − The liabilities which are expected to be liquidated by the end of current year are called as Current Liabilities. For example, taxes, accounts payable, wages, partial payments of long term loans, etc.

  • Long-term Liabilities − The liabilities which are expected to be liquidated in more than a year are called as Long-term Liabilities. For example, mortgages, long-term loan, long-term bonds, pension obligations, etc.

Grouping of Assets and Liabilities

There may be two types of Marshalling and grouping of the assets and liabilities −

  • In order of Liquidity − In this case, assets and liabilities are arranged according to their liquidity.

  • In order of Permanence − In this case, order of the arrangement of assets and liabilities are reversed as followed in order of liquidity.

Financial Statements with Adjustments Entries and their Accounting Treatment

In order to prepare a true and fair financial statement, there are some very important adjustments those have to be done before finalization of the accounts (as shown in the following illustration) −

Sr.No. Adjustments Accounting Treatments
1

Closing Stock

Unsold stock at the end of Financial year called Closing stock and valued at “Cost or market value whichever is less

First Treatment

Where an opening and closing stock adjusted through a purchase account and the value of Closing Stock given in Trial Balance −

Closing stock will be shown as adjusted purchase account on the debit side of Trading account and will appear in the Balance Sheet under current Assets.

2

Outstanding Expenses

Expenses which are due or not paid called as outstanding expenses.

Accounting Treatment

Outstanding expenses will be added in Trading or Profit & Loss account in particular expense account and will appear in liabilities side of the Balance Sheet under the current liabilities.

3

Prepaid Expenses

Expenses which are paid in advance are called as Prepaid Expenses.

Accounting Treatment

Prepaid Expenses will be deducted from the particular expenses as appear in Trading & Profit & Loss account and will be shown in the Balance Sheet under the current assets.

4

Accrued Income

The income, which is earned during the year, but not yet received at the end of the Financial Year is called as Accrued Income.

Accounting Treatment

Accrued income will be added to a particular income under the Profit & Loss account and will be shown in the Balance Sheet as current assets.

5

Income Received in Advance

An income received in advance, but not earned like advance rent etc.

Accounting Treatment

An income to be reduced by the amount of advance income in profit & loss account and will appear as current liabilities in the Balance Sheet.

6

Interest on Capital

Where an interest paid on the capital introduced by the proprietor or partner of the firm.

Accounting Treatment

  • Debit Side of Profit & Loss account

  • Add to capital account (Credit side of Capital account).

7

Interest on Drawing

Where an interest paid on the capital introduced by the proprietor or partner of the firm.

Accounting Treatment

  • Credit Side of Profit & Loss account

  • Reduced from capital account (Debit side of Drawing account).

8

Provision for Doubtful Debts

If there is any doubt on the recovery from Sundry Debtors.

Accounting Treatment

  • Debit Side of Profit & Loss Account

  • In a Balance Sheet, provision for the Doubtful will be deducted from the Sundry Debtors’ Account.

9

Provision for Discount on Debtors

If there is any offer of discount to pay the debtors within certain period.

Accounting Treatment

  • Debit Side of Profit & Loss Account

  • In a Balance Sheet, provision for the Discount on Debtors will be deducted from the Sundry Debtors Account.

10

Bad Debts

Unrecovered debts or irrecoverable debts

Accounting Treatment

  • Debit Side of Profit & Loss Account

  • In a Balance Sheet, Sundry debtors will be shown after deducting the Bad Debts.

11

Reserve for Discount on Creditors

If there is any chance to get discount on the payment of sundry creditors within certain period.

Accounting Treatment

  • Credit Side of Profit & Loss Account

  • In a Balance Sheet, Sundry Creditors will be shown after deducting the Reserve for Discount.

12

Loss of Stock by fire

There may be three conditions in this case

Accounting Treatment

1. If Stock is fully insured

  • Credit Side of Trading Account

  • Assets side of Balance Sheet

  • (With full value of loss)

2. If Stock is partially insured

  • Credit side of Trading Account

    (With Total value of Loss)

  • Debit side of Profit & Loss a/c

    (With value of loss unrecoverable)

  • Asset Side of Balance Sheet

    ( With value recoverable)

3. If Stock is not insured

  • Credit Side of Trading Account

  • Debit side of Profit & Loss Account

13

Reserve Fund

Accounting Treatment

  • Debit side of Profit & Loss Account

  • Liabilities side of Balance Sheet

14

Free Sample to Customers

Accounting Treatment

  • Credit side of Trading Account

  • Debit Side of Profit & Loss Account

15

Managerial Commission

Accounting Treatment

  • Debit side of Profit & Loss Account

  • Liabilities side of Balance Sheet as commission payable

16

Goods on Sale or Approval Basis

If there is any un-approved stock lying with the customers at the end of financial year.

Accounting Treatment

  • Sales AccountDr

    To Debtors A/c

    (With Sale Price)

  • Stock AccountDr

    To Trading Account

    (with cost price)