Telekommunikationsabrechnung - Inkassoprozess
Nachdem eine Rechnung erstellt und an den Kunden versandt wurde, erhalten im Idealfall alle Kunden ihre Rechnungen und zahlen umgehend. Es kann jedoch einige Kunden geben, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, und es kann zu einer inakzeptablen Verzögerung bei der Zahlung der Rechnung kommen. Daher müssen die Dienstleister die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um Abhilfe zu schaffen und den ausstehenden Restbetrag einzuziehen (als Debitorenbuchhaltung bezeichnet). abgekürzt als A / R).
Das Inkasso ist der Prozess der Verfolgung überfälliger Forderungen auf Kundenkonto. Dies beinhaltet normalerweise das Senden von Benachrichtigungen an den Kunden und das Ergreifen geeigneter Maßnahmen, wenn nach dem Fälligkeitsdatum keine fälligen Zahlungen erfolgen.
Abrechnungssysteme unterstützen das Mahnwesen (Forderungsjagd) sowohl auf Rechnungsebene, wenn Forderungen auf Rechnungsbasis gejagt werden, als auch auf Kontoebene, wobei alle überfälligen Beträge für ein Konto über mehrere Rechnungen hinweg mit einer einzigen Mahnaktion bearbeitet werden können.
Das für ein Konto zu verwendende Mahnmodell wird anhand seiner Kreditklasse zugeordnet. Ein zentraler Erfassungsprozess umfasst die folgenden zwei Elemente:
Collections Aging Tracking- Dies ist der Prozess der Verfolgung der Kundenrechnungen, die nicht innerhalb des angegebenen Fälligkeitsdatums des Zahlungszeitraums bezahlt wurden. Es befasst sich mit dem "Alter der Forderungen"; Zum Beispiel Rechnungen, die 0 bis 30 Tage überfällig, 30 bis 60 Tage überfällig usw. sind.
Collections Actions- Einzugsaktion ist die Aktion, die ausgeführt wird, wenn die Forderung ein bestimmtes Alter erreicht. Beispielsweise sollten Erinnerungsnachrichten an den Kunden abgespielt oder Audioaufzeichnungen aufgezeichnet werden.
Aktionspläne für die Sammlung
Normalerweise werden Sammlungsaktionen in den folgenden Schritten ausgeführt:
Erinnerungsmail senden und / oder anrufen: Die Kundendienstabteilung kontaktiert den Kunden, um die Zahlung zu erinnern. Wenn dennoch keine Zahlung eingegangen ist, fahren Sie mit der nächsten Aktion fort.
Roten Brief senden - Beispielsweise wird ein Brief "In sieben Tagen bezahlen" ausgestellt. Wenn die Zahlung dennoch nicht eingeht, fahren Sie mit der nächsten Aktion fort.
Trennen des Dienstes - Die Netzwerkverwaltungsabteilung setzt den Dienst aus.
Sammlungspläne definieren Sammlungsaktionen, die ausgeführt werden sollen, und die Zeiten, zu denen sie ausgeführt werden sollen, wenn ein Kunde nicht zahlt.
Der Sammlungsplan gibt die Reihe von Phasen an, aus denen der Sammlungsprozess besteht. Für jede Phase umfasst es -
Das effektive Alter, in dem die Forderungen sein müssen, damit eine Aktion stattfinden kann. Das effektive Alter der Forderung wird anhand des tatsächlichen Alters der Forderung berechnet.
Die zu ergreifenden Maßnahmen. Dies kann eine Aktion sein, die das Abrechnungssystem ausführen soll, z. B. das Versenden einer Mahnbenachrichtigung an einem bestimmten Datum.
Ob die Aktion obligatorisch ist oder nicht. Wenn eine Aktion obligatorisch ist, können nachfolgende Aktionen erst ausgeführt werden, wenn diese ausgeführt wurde.
Der Mindestbetrag für Forderungen, unter dem die Aktion nicht stattfinden wird.
Soft Collection-Aktionen - Mahnhinweise
In den frühen Phasen des Inkassoprozesses besteht die Soft-Collection-Aktion in der Regel darin, eine Reihe von Mahnbenachrichtigungen zu senden, bei denen es sich um einfache Erinnerungsschreiben und Zahlungsaufforderungen handelt.
Nachdem in verschiedenen Phasen eine Reihe von Mahnbenachrichtigungen gesendet wurden, sind normalerweise andere Aktionen geplant. Sie können beispielsweise festlegen, dass ein Kundendienstmitarbeiter (CSR) den Kunden anrufen soll, um zu fragen, warum er nicht bezahlt hat.
Harte Sammlungsaktionen - Blacklisting
Wenn die ersten Versuche fehlschlagen, können aggressivere Maßnahmen ergriffen werden, z. B. das Sperren der Dienste oder das Trennen der Dienste oder hot- -lining (Hot-Lining ist der Prozess, bei dem alle Anrufe von kriminellen Kunden an den Inkassobetreiber umgeleitet werden.)
Wenn alle Versuche, die Gebühren einzutreiben, fehlschlagen, kann der Dienstleister das Konto abschreiben und den fälligen Betrag als Forderungsausfall markieren oder das Konto an ein Inkassobüro übergeben (verkaufen). Inkassobüros arbeiten mit einem Prozentsatz der gesammelten Einnahmen. Sobald jedoch die nicht eingezogenen Kontorechnungen an ein Inkassobüro verkauft wurden, darf der Dienstleister nicht mehr mit dem Kunden bezüglich der Zahlungen zusammenarbeiten.
Abschreibung bedeutet hier, dass der Dienstleister (Betreiber) die Gebühren im Namen des Kunden abrechnet und das Konto für immer schließt. Dies erfolgt zu Buchhaltungszwecken, andernfalls ist dies ein Verlust für den Betreiber.
Der Dienstanbieter verwaltet den Verlauf der Abschreibungskonten, auch Blacklist-Kunden genannt, damit diese nicht erneut aktiviert werden, und informiert die Kreditprüfungs- / Berichterstattungsagenturen über solche Konten.
Was kommt als nächstes?
Die meisten Kunden leisten ihre Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum. Es kann verschiedene Kanäle geben, über die Zahlungen getätigt werden.
Im nächsten Kapitel werden wir verschiedene Arten von Zahlungen und deren End-to-End-Verarbeitung zur Abrechnung der Rechnungen erörtern.