Manajemen Kinerja - Formulir
Sebelum mendesain formulir manajemen kinerja, tujuan mereka harus dijelaskan dengan jelas. Pertanyaan berikut perlu dijawab -
- Sejauh mana dokumen kerja ini digunakan oleh manajer dan staf mereka?
- Informasi apa yang dibutuhkan departemen HR tentang hasil tinjauan kinerja?
- Bagaimana kualitas tinjauan kinerja harus dijamin?
- Bagaimana karyawan diyakinkan bahwa mereka tidak akan menjadi korban laporan berprasangka buruk atau bias?
Bentuk Manajemen Kinerja sebagai Dokumen Kerja
Tidak diragukan lagi bahwa tujuan utama dari setiap formulir manajemen kinerja adalah untuk dijadikan sebagai dokumen kerja. Mereka harus terus digunakan oleh manajer dan individu sebagai dokumen referensi tentang tujuan dan rencana ketika meninjau kemajuan.
Mereka mencatat kesepakatan pencapaian kinerja dan tindakan yang harus diambil untuk meningkatkan kinerja atau mengembangkan kompetensi dan keterampilan. Untuk alasan ini, formulir harus dimiliki oleh manajer dan individu (kedua belah pihak harus memiliki salinannya).
Setiap informasi yang dibutuhkan departemen HR dalam peringkat (untuk gaji terkait kinerja atau tujuan perencanaan karir) atau permintaan pelatihan harus dimasukkan dalam bentuk terpisah untuk penggunaannya.
Karyawan masih dapat dilindungi dari penilaian dan penilaian yang tidak adil dengan menyediakan manajer manajer ('kakek') untuk melihat dan mengomentari laporan lengkap. Komentar ini dapat ditunjukkan kepada individu yang seharusnya memiliki hak untuk mengajukan banding melalui prosedur pengaduan jika dia masih tidak senang dengan laporan tersebut.
Informasi untuk Departemen SDM
Departemen SDM mungkin perlu mengetahui -
- siapa penerbang tertinggi - untuk pengembangan dan perencanaan karier;
- siapa yang berkinerja buruk - untuk mempertimbangkan bersama manajer lini tindakan apa yang perlu diambil;
- peringkat kinerja untuk keputusan gaji terkait kinerja;
- rekomendasi tentang pelatihan untuk menilai setiap kebutuhan pelatihan umum dan untuk memulai tindakan pelatihan;
- tentang kinerja setiap individu yang mungkin dipertimbangkan untuk promosi, mutasi atau tindakan disipliner.
Faktor lain yang membantu membujuk banyak organisasi untuk menyimpan salinan formulir tinjauan secara terpusat adalah bahwa keputusan dalam kasus pemecatan yang tidak adil mungkin bergantung pada kualitas pencatatan serta kejujuran proses tinjauan kinerja - formulir tinjauan kinerja mungkin diperlukan sebagai bukti.
Hal ini dapat menimbulkan masalah jika seorang manajer yang telah menghasilkan laporan yang hambar, dangkal tetapi secara umum menguntungkan tentang seorang karyawan kemudian diizinkan untuk mengambil tindakan disipliner karena ketidakmampuannya. Pengadilan ketenagakerjaan tidak mendukung jenis inkonsistensi ini. Departemen HR selalu perlu membandingkan laporan review dengan gambar yang dilukis oleh manajer ketika manajer meminta tindakan disipliner dan untuk mempertanyakan inkonsistensi. Pendekatan yang diadopsi oleh sebagian besar organisasi adalah dengan meminta setidaknya satu salinan formulir tinjauan untuk disimpan secara terpusat bersama dengan salinan perjanjian kinerja jika ini berisi rekomendasi pelatihan dan pengembangan.
Namun, para manajer dan individu didorong untuk menyimpan salinan mereka sendiri sebagai dokumen kerja. Penting untuk mengingat ketentuan Undang-Undang Perlindungan Data, yang memberikan hak kepada karyawan untuk memeriksa dokumen atau catatan apa pun yang berisi data pribadi.
Desain Formulir
Saat merancang formulir manajemen kinerja, tujuannya harus membuatnya sesederhana dan sesingkat mungkin sambil memberikan 'ruang kosong' yang cukup untuk komentar. Seperti semua bentuk yang baik, formulir tersebut harus menjelaskan sendiri, tetapi dapat dilengkapi dengan catatan untuk panduan. Meskipun dokumentasi harus dijaga seminimal mungkin, dokumen seperti yang digunakan harus dirancang dan disajikan dengan baik. Bentuk tipikal diilustrasikan pada gambar berikut.
Ada banyak jenis formulir manajemen kinerja yang digunakan oleh berbagai organisasi - beberapa lebih rumit, misalnya, formulir 'perencana kinerja' khusus, dan beberapa yang lebih sederhana.
Semua jenis formulir yang berbeda memiliki tema dasar yang sama dan dalam beberapa hal menyertakan spasi untuk -
- tujuan yang disepakati
- kinerja yang disepakati dan rencana pengembangan pribadi
- review kinerja terhadap tujuan
- review pencapaian terhadap rencana pembangunan
| KINERJA DAN PENGEMBANGAN: RINGKASAN PERJANJIAN DAN REVIEW | |||
|---|---|---|---|
| Nama: | Nama depan | ||
| Judul pekerjaan | Departemen | ||
| Nama reviewer | Judul pekerjaan | ||
| PERJANJIAN KINERJA DAN PENGEMBANGAN | |||
| Tujuan | Ukuran kinerja | ||
| Kompetensi | Tindakan yang Disetujui | ||
| PERFORMA Departemen RENCANA | |||
| Kebutuhan pembangunan | Kompetensi | Tindakan oleh siapa | Tindakan yang disetujui |
| TINJAUAN PENGEMBANGAN KINERJA | |||
| Tujuan | Ukuran kinerja | ||
| Kompetensi | Tindakan yang disetujui | ||
| Kompetensi | Tindakan yang disetujui | ||
Komentar oleh reviewer: Ditandatangani: Tanggal: |
|||
Komentar oleh reviewer: Ditandatangani: Tanggal: |
|||
Manajemen Kinerja yang Mendukung Web
Perangkat lunak berbasis web dapat memudahkan manajer dan karyawan untuk merekam profil peran dan perjanjian kinerja termasuk peningkatan kinerja dan rencana dan tujuan pengembangan pribadi, memantau kemajuan terhadap rencana tersebut, mengakses dokumen kinerja online, dan mengumpulkan multi-sumber (penilaian 360 derajat ) komentar.
Semua data ini dapat digunakan untuk membantu tinjauan kinerja dan mencatat kesepakatan lebih lanjut yang muncul dari tinjauan tersebut. Tujuannya adalah untuk mengurangi dokumen dan menyederhanakan proses.
Sistem berkemampuan web Raytheon digunakan sebagai dasar untuk skema pengembangan kinerja mereka. Ini menggabungkan 'layar kinerja' dan 'ringkasan kinerja dan pengembangan' serta alat penilaian 360 derajat dan detail tentang cara kerja sistem kompensasi Raytheon.