Mengelola Kinerja

Mungkin salah satu konsep terpenting dari manajemen kinerja adalah bahwa ini merupakan proses berkelanjutan yang mencerminkan praktik manajemen normal yang baik dalam menetapkan arah, memantau dan mengukur kinerja dan mengambil tindakan yang sesuai.

Manajemen kinerja tidak boleh dipaksakan kepada manajer sebagai sesuatu yang 'spesial' yang harus mereka lakukan. Sebaliknya, ini harus diperlakukan sebagai fungsi alami yang dijalankan oleh semua manajer yang baik. Untuk memastikan bahwa budaya manajemen kinerja dibangun dan dipertahankan, manajemen kinerja harus mendapat dukungan aktif dan dorongan dari manajemen puncak yang harus menjelaskan bahwa itu dianggap sebagai cara penting untuk mencapai kesuksesan organisasi yang berkelanjutan.

Yang penting, proses pendukung manajemen kinerja harus diubah menjadi kenyataan dengan perbuatan serta perkataan orang-orang yang memiliki tanggung jawab akhir untuk menjalankan bisnis.

Sistem penilaian kinerja biasanya dibangun di sekitar acara tahunan. Ini diurus oleh departemen personalia di setiap organisasi.

Proses Berkelanjutan dari Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja harus dianggap sebagai bagian integral dari proses manajemen yang berkelanjutan. Ini didasarkan pada filosofi yang menekankan -

pencapaian peningkatan kinerja yang berkelanjutan;
pengembangan keterampilan dan kemampuan yang berkelanjutan;
bahwa organisasi adalah 'organisasi pembelajar', dalam artian terus mengembangkan dan menerapkan pembelajaran yang diperoleh dari pengalaman dan analisis faktor-faktor yang menghasilkan kinerja tingkat tinggi.

Oleh karena itu, para manajer dan individu harus siap, bersedia dan mampu untuk mendefinisikan dan memenuhi kebutuhan pengembangan dan peningkatan yang muncul. Sejauh dapat dipraktikkan, pembelajaran dan pekerjaan harus terintegrasi. Ini berarti bahwa dorongan harus diberikan kepada semua manajer dan anggota staf untuk belajar dari keberhasilan, tantangan dan masalah yang melekat pada pekerjaan mereka hari ini.

Proses penilaian berkelanjutan harus dilakukan dengan mengacu pada tujuan yang disepakati dan rencana kerja, pengembangan dan perbaikan. Tinjauan kemajuan dapat dilakukan secara informal atau melalui sistem rapat tim yang ada. Namun harus ada tinjauan sementara yang lebih formal pada titik-titik yang telah ditentukan dalam tahun tersebut, misalnya setiap tiga bulan.

Untuk beberapa tim atau pekerjaan individu, poin-poin ini dapat dikaitkan dengan 'tonggak sejarah' yang terdapat dalam proyek dan rencana kerja. Memutuskan kapan pertemuan semacam itu harus dilakukan tergantung pada manajer individu dengan berkonsultasi dengan staf mereka dan tidak akan menjadi bagian yang ditetapkan dari 'sistem'.

Manajer harus mendorong dialog rutin dalam pola pengarahan yang telah ditetapkan, pertemuan tim atau kelompok atau pertemuan tinjauan proyek. Selain pertemuan kolektif, manajer mungkin mengadakan pertemuan satu-ke-satu dengan staf mereka.

Agar manajemen kinerja menjadi efektif, perlu ada agenda berkelanjutan melalui pertemuan rutin ini untuk memastikan bahwa kemajuan yang baik sedang dibuat untuk mencapai tujuan yang disepakati untuk setiap area hasil utama. Selama pertemuan sementara ini, kemajuan dalam mencapai tujuan operasional dan pribadi yang disepakati dan pekerjaan terkait, rencana pengembangan dan peningkatan dapat ditinjau.

Pertemuan review interim juga harus dilakukan sejalan dengan pertemuan review utama. Hasil spesifik apa pun dari pertemuan tersebut harus dicatat sebagai amandemen kesepakatan awal, tujuan dan rencana. Dua dari masalah utama yang mungkin muncul selama mengelola kinerja sepanjang tahun adalah memperbarui tujuan dan pembelajaran yang berkelanjutan.

Memperbarui Tujuan dan Rencana Kerja

Perjanjian dan rencana kinerja adalah dokumen kerja. Tuntutan baru dan situasi baru muncul, dan oleh karena itu ketentuan perlu dibuat untuk memperbarui atau mengubah tujuan dan rencana kerja. Ini melibatkan -

mendiskusikan apa yang telah dilakukan dan dicapai oleh pemegang pekerjaan;
mengidentifikasi setiap kekurangan dalam mencapai tujuan atau memenuhi standar;
menetapkan alasan untuk setiap kekurangan, khususnya memeriksa perubahan dalam keadaan di mana pekerjaan dilakukan, mengidentifikasi tuntutan dan tekanan baru dan mempertimbangkan aspek perilaku individu atau manajer yang berkontribusi pada masalah tersebut;
menyetujui perubahan yang diperlukan dalam tujuan dan rencana kerja dalam menanggapi keadaan yang berlaku;
menyetujui tindakan yang diperlukan oleh individu atau manajer untuk meningkatkan kinerja.

Pembelajaran Berkelanjutan

Manajemen kinerja bertujuan untuk meningkatkan pembelajaran dari pengalaman - belajar dengan melakukan. Ini berarti belajar dari masalah, tantangan, dan kesuksesan yang melekat dalam aktivitas sehari-hari masyarakat.

Prinsip ini dapat diperluas ke situasi apa pun ketika manajer memberikan instruksi kepada orang atau setuju dengan mereka tentang apa yang perlu dicapai, diikuti dengan peninjauan seberapa baik tugas itu diselesaikan. Kontak sehari-hari seperti itu memberikan pelatihan serta kesempatan belajar dan manajemen kinerja menekankan bahwa ini harus merupakan tindakan yang disengaja.

Mari kita pertimbangkan dua contoh - satu di Team level dan satu di Individual level.

Contoh 1

Sebuah tim dengan manajer sebagai pemimpin proyek memiliki tugas untuk mengembangkan dan menerapkan sistem terkomputerisasi baru untuk menanggapi permintaan akun pelanggan. Tim akan mulai dengan bersama-sama menilai kerangka acuan, jadwal proyek, anggaran, dan hasil yang ingin mereka berikan bersama pimpinan mereka.

Tim kemudian akan menganalisis kemajuan dan pada pertemuan 'tonggak' berkala akan meninjau apa yang telah atau belum dicapai, menyepakati pelajaran yang didapat dan memutuskan tindakan apa pun yang perlu diambil dalam bentuk modifikasi pada cara mereka melakukan proyek untuk masa depan. Pembelajaran merupakan bagian implisit dari tinjauan ini karena tim akan memutuskan setiap perubahan yang harus dilakukan terhadap metode operasinya - pembelajaran dapat didefinisikan sebagai modifikasi perilaku melalui pengalaman.

Tim perlu menyesuaikan perilaku mereka seperti yang diminta oleh organisasi dan pelajaran apa yang telah dipetik dan bagaimana mereka perlu berperilaku di masa depan berdasarkan tinjauan ini.

Pendekatan yang sama juga berlaku untuk individu.

Contoh 2

Manajer regional dari perusahaan penjualan besar mengadakan pertemuan bulanan dengan masing-masing petugas lapangan. Pada pertemuan tersebut, kemajuan ditinjau dan masalah dibahas. Keberhasilan akan dianalisis untuk meningkatkan pemahaman petugas lapangan tentang apa yang perlu dilakukan untuk mengulangi kinerja yang berhasil di masa depan.

Ini adalah contoh proyek atau tinjauan kerja berkala. Tetapi pembelajaran berkelanjutan dapat berlangsung bahkan lebih tidak formal, seperti ketika pemimpin tim di departemen akun menginstruksikan asisten akun tentang perannya dalam menganalisis informasi manajemen dari departemen perakitan akhir sebagai bagian dari sistem penetapan biaya berbasis aktivitas yang baru diperkenalkan.

Instruksi akan mencakup apa yang harus dilakukan dan bagaimana, dan pemimpin tim kemudian akan memeriksa apakah semuanya berjalan sesuai rencana. Ini akan memberikan kesempatan untuk pembelajaran lebih lanjut dari bagian asisten akun, diminta oleh pemimpin tim, dalam aspek tugas apa pun di mana masalah telah terjadi dalam menyelesaikannya dengan benar.