Kiểm toán - Phát hiện và Phòng ngừa Sai sót
Kiểm toán viên cần hết sức thận trọng trong việc phát hiện các sai sót vì thao tác kế toán cũng có thể xuất hiện dưới dạng sai sót hoặc có thể là kết quả của sự bất cẩn của một bộ phận người ghi sổ.
Các lỗi có thể được phân loại rộng rãi như sau:
- Lỗi nguyên tắc
- Lỗi thiếu sót
- Lỗi sao chép
- Sai sót của hoa hồng
- Bồi thường lỗi
Lỗi nguyên tắc
Trường hợp việc ghi chép các khoản mục của nghiệp vụ không được thực hiện theo Nguyên tắc kế toán, được coi là sai sót về nguyên tắc. Những lỗi này không thể theo dõi từ cân bằng đường mòn; những sai sót này có thể được thực hiện một cách vô ý hoặc nhằm mục đích thao túng tài khoản để thổi phồng hoặc làm giảm lợi nhuận.
Sau đây là các ví dụ về loại lỗi như vậy -
Cung cấp khấu hao quá mức hoặc không đủ
Trường hợp dự phòng chi phí tồn đọng hoặc chi phí trả trước bị sai
Trường hợp chi phí doanh thu có thể được coi là chi phí vốn hoặc ngược lại
Trường hợp việc định giá Nhà máy & Máy móc, Cổ phiếu, khoản đầu tư và các tài sản khác không được thực hiện theo Nguyên tắc Kế toán.
Trường hợp thu nhập nhận được được ghi có vào tài khoản cá nhân của người thực hiện thanh toán; ví dụ: tiền hoa hồng nhận được từ ông A được ghi có vào tài khoản của ông A thay vì tài khoản hoa hồng, nó sẽ làm tăng chủ nợ trong Bảng cân đối và giảm lợi nhuận trong tài khoản Lãi & lỗ.
Trường hợp thanh toán chi phí được đăng vào tài khoản cá nhân của người nhận thanh toán; ví dụ, tiền thuê trả cho ông A được ghi nợ sai vào tài khoản của ông A, nó sẽ làm tăng lợi nhuận và cũng làm tăng người nợ trong Bảng cân đối kế toán.
Lỗi thiếu sót
Có thể có hai kiểu bỏ sót việc ghi sổ trong khi ghi các giao dịch vào sổ tài khoản;
Trường hợp giao dịch bị bỏ sót hoàn toàn trên sổ sách kế toán thì sẽ không ảnh hưởng đến số dư thử và việc phát hiện sai sót đó rất khó khăn. Sau đây là các ví dụ về các lỗi như vậy;
Bỏ sót mua hoặc bán từ sổ ngày mua hoặc sổ ngày bán tương ứng.
Bỏ sót các khoản chi chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán.
Ví dụ về các giao dịch bị bỏ sót một phần trên sổ sách kế toán là:
Trường hợp tổng số sách ngày mua hoặc sổ ngày bán bị bỏ qua được đăng trong tài khoản mua hoặc bán tương ứng.
Trường hợp giao dịch thanh toán, nhận tiền bị bỏ sót được ghi vào sổ cái tài khoản tiền mặt.
Lỗi sao chép
Việc phát hiện lỗi trùng lặp rất khó khăn. Nó có thể được phát hiện với sự quan sát thích hợp và từng phút các tài khoản; ví dụ: việc mua hàng có thể được ghi hai lần với bản gốc và bản sao của hóa đơn mua hàng, v.v. Cũng có thể ghi tổng số của bất kỳ tài khoản sổ cái nào hai lần trong số dư dùng thử.
Sai sót của hoa hồng
Sai sót về hoa hồng xảy ra việc ghi sổ của bút toán gốc hoặc tài khoản sổ cái bị sai. Hãy để chúng tôi xem các ví dụ sau:
Mua hàng hóa với giá Rs. 25.000 nhập sai thành Rs. 2.500 trong sổ mua hàng.
Tiền mua hàng của Công ty AB được ghi có sai vào tài khoản của Công ty BA.
Tổng sai - tổng sách trong ngày mua được tính là Rs. 1.12.500 thay vì 1.21.500.
Mua hàng từ Công ty AB được ghi nợ nhầm vào tài khoản công ty AB thay vì ghi có vào tài khoản công ty AB và ghi nợ tài khoản mua hàng.
Bồi thường lỗi
Khi ảnh hưởng của một lỗi bù bằng một lỗi khác; nó được biết đến là một lỗi bù đắp. Những sai sót như vậy không ảnh hưởng đến số dư thử nghiệm; ví dụ, tổng tài khoản ghi nợ cũng như tài khoản tín dụng được tổng cộng bằng Rs. 7.500. Loại lỗi này sẽ bù đắp cho cả hai.
Phòng chống sai sót và gian lận
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên có thể đề nghị khách hàng của mình thực hiện các thay đổi trong hệ thống kế toán và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ của mình vì Kiểm toán viên không thể làm bất cứ điều gì trực tiếp để ngăn ngừa sai sót và gian lận.
Kiểm toán viên phải tiến hành đánh giá theo các chuẩn mực nghề nghiệp mà anh ta mong đợi. Anh ta không thể đảm bảo rằng không có gian lận nào tồn tại. Kiểm toán viên cần đảm bảo và tuân theo các tiêu chuẩn này -
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong khi ghi chép giao dịch kinh doanh, liệu có tuân thủ nguyên tắc kế toán hay không
Các chính sách quản lý đang được tuân thủ hay không
Liệu các quy định trong Đạo luật công ty có được tuân thủ trong khi lập sổ sách kế toán hay không
Bảng cân đối kế toán và tài khoản Lãi & lỗ có hiển thị đúng và công bằng về tình trạng các vấn đề cần quan tâm hay không
Các yếu tố sau đây quyết định liệu Kiểm toán viên có chịu trách nhiệm về việc không phát hiện ra các sai sót và gian lận hay không -
Kiểm toán viên phải đánh giá theo các nguyên tắc đã đưa ra để đánh giá.
Anh ta nên hoàn thành nghĩa vụ của mình theo các tiêu chuẩn hiện hành trong nghề nghiệp của mình.
Sai sót cần được sửa chữa trong quá trình kiểm toán và gian lận phải được phản ánh trong báo cáo kiểm toán.
Ngay cả một gợi ý đơn giản phản ánh rằng có điều gì đó sai trái cũng không nên bỏ qua.
Anh ta nên tin vào độ chính xác đáng kể trong báo cáo tài khoản.