Kiểm toán - Chứng từ kiểm toán
Việc ghi sổ kế toán được lập trên sổ sách phải được hỗ trợ bởi các bằng chứng tài liệu và việc kiểm tra bằng chứng đó được gọi là xác nhận. Kiểm toán viên đánh giá tính xác thực của các bút toán kế toán bằng kỹ thuật xác nhận. Trong trường hợp không có các tài liệu hỗ trợ thích hợp, Kiểm toán viên có thể có mọi lý do để nghi ngờ về sai sót hoặc gian lận hoặc thao túng.
Do đó, việc kiểm toán là không đầy đủ nếu không có sự xác nhận.
Trong quá trình kiểm toán, dựa trên bằng chứng, có hai chức năng chính
thu thập bằng chứng - thông qua quan sát, xác nhận, kiểm tra, điều tra.
đánh giá các bằng chứng - với sự phù hợp, đầy đủ và hợp lệ.
Mục tiêu của chứng từ
Sau đây là các mục tiêu chính của xác minh -
Để kiểm tra xem tất cả các giao dịch kinh doanh có được ghi chép đúng vào sổ sách kế toán hay không.
Để xem liệu các giao dịch được ghi lại có được hỗ trợ hợp lệ bởi bằng chứng tài liệu hay không.
Để xác minh rằng tất cả các bằng chứng tài liệu đều được xác thực và chỉ liên quan đến các giao dịch kinh doanh.
Để xác minh rằng các giao dịch không có sai sót hoặc gian lận.
Để xác minh xem chứng từ có được xử lý qua tất cả các giai đoạn của hệ thống Kiểm tra nội bộ đúng cách hay không.
Để xác minh và xác nhận rằng các bút toán có được ghi nhận theo nguồn vốn và tính chất doanh thu hay không.
Để kiểm tra tính chính xác của các giao dịch kế toán.
Tầm quan trọng của chứng từ
Lập chứng từ là cơ sở để kiểm toán và có một phần quan trọng trong nhiệm vụ của Kiểm toán viên. Trong trường hợp có sơ suất trong việc xác nhận, Kiểm toán viên sẽ phải chịu trách nhiệm; anh ta không thể trốn tránh nhiệm vụ của mình, nếu anh ta đã xác minh một cách bất cẩn. Những điểm sau đây cho thấy tầm quan trọng của việc xác nhận -
Việc lập chứng từ cũng quan trọng không kém việc chuyển bút toán ban đầu vào sổ sách kế toán. Nếu bút toán ban đầu sai, nó sẽ ảnh hưởng đến mọi quá trình ghi sổ kế toán và tác động của nó sẽ đến kết quả cuối cùng. Tương tự, xác nhận là cơ sở của tất cả quá trình kiểm toán.
Hiệu quả của việc xác nhận sẽ quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán.
Mọi sai sót và gian lận đều có thể dễ dàng phát hiện nếu việc xác nhận đang tiến hành tìm kiếm và thông minh.
Việc xác nhận thông minh và trung thực sẽ thiết lập độ tin cậy trên các báo cáo tài chính, tức là tài khoản Lãi lỗ và Bảng cân đối kế toán của bất kỳ tổ chức nào.
Nếu có hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ, Kiểm toán viên có thể chọn thực hiện kiểm tra thử nghiệm thay vì xác nhận hoàn chỉnh.
Chứng từ và Kiểm tra Định kỳ
Kiểm tra định kỳ bao gồm việc kiểm tra mọi khoản chuyển tiếp, gửi vào tài khoản sổ cái và số dư tài khoản. Việc lập chứng từ bao gồm việc kiểm tra định kỳ là một cuộc kiểm tra máy móc, trong khi việc xác nhận được thực hiện trên cơ sở các bằng chứng tài liệu.
Chứng từ có thể là hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, biên lai thanh toán, phiếu chi, ... Tất cả các loại chứng từ đó được gọi là chứng từ.
Các loại phiếu thưởng
Có hai loại chứng từ -
Primary Voucher- Bản chính của chứng từ hỗ trợ bằng văn bản được gọi là chứng từ chính. Như Hóa đơn mua hàng, thư báo tiền mặt, phiếu thanh toán, v.v.
Collateral Voucher - Bản sao các giấy tờ chứng minh không có bản chính là chứng từ thế chấp như bản sao hoặc bản sao của hóa đơn bán hàng.
Ví dụ về Phiếu thưởng
| Giao dịch | Phiếu thưởng |
|---|---|
| Bán hàng | Lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, sổ xuất kho hàng hóa, phiếu thu tiền, phiếu chi ngân hàng, v.v. |
| Mua, tựa vào, bám vào | Báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, sổ đăng ký hàng hóa, v.v. |
| Thanh toán tiền mặt | Phiếu yêu cầu, phiếu thu tiền mặt, giấy báo tiền mặt, v.v. |
| Tiền mặt đã nhận | Bản sao hoặc bản sao giấy biên nhận tiền mặt, hợp đồng và thư từ với người nhận tiền, v.v. |
| Thanh toán Ngân hàng | Séc, giấy đối ứng, bảng sao kê ngân hàng, v.v. |
| Thanh toán nhận qua các kênh ngân hàng | Phiếu gửi ngân hàng, bảng sao kê ngân hàng, v.v. |
Những điểm quan trọng liên quan đến chứng từ
Cần xem xét những điểm sau liên quan đến việc xác nhận -
Tính chính xác của các giao dịch.
Tính xác thực của các giao dịch.
Phân loại tài khoản hợp lý.
Chứng từ cần được đánh số thứ tự hợp lý và sắp xếp chứng từ cho phù hợp.
Mọi chứng từ đã kiểm tra phải được đánh dấu bằng dấu.
Số tiền nhận phải giống nhau bằng chữ và bằng hình.
Thời hạn thanh toán phải có khi nhận.
Biên nhận phải đề cập rõ ràng "thanh toán trước" nếu có.
Để kiểm tra và điều tra sổ sách tài khoản nếu chúng đứng tên Giám đốc, Trưởng phòng, Đối tác hoặc bất kỳ nhân viên nào khác của công ty.
Để xác minh rằng chứng từ hợp lệ cần phải có bởi bất kỳ nhân viên có trách nhiệm nào của công ty.
Điều tra về chứng từ thiếu trong hồ sơ nếu có.
Mọi thay đổi trong chứng từ phải được xác thực bởi viên chức có liên quan.
Việc ghi phiếu nên được hoàn thành ngay lập tức trong một lần ngồi trong một khoảng thời gian cụ thể.
Kiểm toán viên phải kiểm tra tất cả các khoản chi phí.
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp trong tổ chức, Kiểm toán viên không nên chọn kiểm tra thử nghiệm.
Việc kiểm tra phân loại tài khoản phải được thực hiện.
Việc mua hàng bằng tiền mặt không nên được ghi lại hai lần, một lần khi mua bằng tiền mặt và lần thứ hai khi mua bằng tín dụng.
Kiểm toán viên nên tham khảo nghị quyết đã được thông qua tại cuộc họp đối với một số giao dịch nhất định.
Kiểm toán viên cần xác minh rằng các bút toán kế toán được thực hiện trên cơ sở các khoản mục vốn và doanh thu.
Kiểm toán viên nên xác minh rằng mọi chứng từ thanh toán trên Rs. 5.000 / - phải đóng dấu doanh thu.