Kiểm toán - Kiểm tra nội bộ và Kiểm toán viên

Bản chất và phạm vi công việc của Kiểm toán viên phụ thuộc vào hệ thống Kiểm tra nội bộ trong một tổ chức. Hệ thống Kiểm tra nội bộ sẽ xác định độ tin cậy trong công việc mà Kiểm toán viên có thể thực hiện. Kiểm toán viên Bên ngoài chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết toán.

Hệ thống Kiểm tra nội bộ không thể giảm nhẹ trách nhiệm theo hợp đồng của Kiểm toán viên trong trường hợp có bất kỳ sai sót nào trong tài khoản cuối cùng, do đó, Kiểm toán viên có nhiệm vụ kiểm tra chi tiết toàn bộ giao dịch. Một hệ thống Kiểm tra nội bộ tốt có thể giúp Kiểm toán viên giảm bớt việc kiểm tra chi tiết và anh ta có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được cho bất kỳ công việc nào khác có tầm quan trọng hơn.

Chúng tôi sẽ thảo luận thêm về Kiểm tra nội bộ liên quan đến các khía cạnh khác nhau -

Thanh toán tiền mặt
Bán hàng bằng tiền mặt tại quầy
Bán hàng bằng tiền mặt của nhân viên bán hàng
Bán hàng qua bưu điện
Biên lai thu tiền mặt
Purchases
Sales
Stores
Tài sản cố định
Investments

Thanh toán tiền mặt

Hãy xem xét các điểm sau khi thực hiện Kiểm tra nội bộ để thanh toán bằng tiền mặt -

Không bao gồm các khoản thanh toán lặt vặt bằng tiền mặt, tất cả các khoản thanh toán phải được thực hiện thông qua séc, Bản nháp Yêu cầu, RTGS (Thanh toán gộp theo thời gian thực), NEFT (Chuyển khoản điện tử quốc gia) hoặc bất kỳ phương thức ngân hàng nào khác tùy từng thời điểm.
Người thực hiện thanh toán không được liên quan đến việc nhận tiền mặt.
Mọi hóa đơn hoặc chứng từ đã thanh toán phải được đóng dấu là “Đã thanh toán” để tránh thanh toán hai lần cho cùng một hóa đơn hoặc chứng từ.
Việc xác nhận số dư từ các chủ nợ nên được thực hiện trực tiếp.
Phải nhận tiền mặt cho mỗi lần thanh toán.
Đối với các khoản thanh toán lặt vặt bằng tiền mặt, nhân viên thu ngân sẽ chịu trách nhiệm thay cho thủ quỹ chính.
Petty Cash nên được duy trì trên hệ thống Imprest.
Trong trường hợp không nhận tiền mặt, phải lấy hóa đơn hoặc chứng từ thích hợp từ thủ quỹ nhỏ.
Sổ quỹ tiền mặt cần được Thu ngân kiểm tra thường xuyên.
Việc đối chiếu ngân hàng nên được thực hiện định kỳ.
Phiếu chi để nộp tiền mặt vào ngân hàng phải do Thủ quỹ điền chứ không phải do người sắp gửi tiền mặt.

Theo điều khoản được đưa ra theo mục 40A (3) của Đạo luật thuế thu nhập, năm 1961 cho khoản thanh toán vượt quá Rs. 20.000 / - có ghi rằng “Trường hợp người đánh giá phải chịu bất kỳ chi phí nào và nó được thanh toán với số tiền vượt quá Rs. 20.000 / - khác với séc chéo hoặc hối phiếu ngân hàng chéo, toàn bộ chi tiêu đó không được phép ”

Bán hàng bằng tiền mặt tại quầy

Mỗi Nhân viên bán hàng được phép bán hàng bằng tiền mặt phải được phân định cụ thể.
Cần lập 4 bản biên lai thu tiền, trong đó 3 bản giao cho khách hàng, trong đó khách hàng giao một bản cho thủ quỹ tại thời điểm thanh toán và một bản cho nhân viên gác cổng tại thời điểm giao hàng và ra khỏi cổng. và một bản sẽ được khách hàng giữ lại.
Ba bản tổng kết bán hàng sẽ được chuẩn bị, một bản do Nhân viên bán hàng lập, bản thứ hai do Thủ quỹ và bản thứ ba do Người gác cổng để kiểm đếm doanh số bán hàng bằng tiền mặt hàng ngày.
Tất cả Doanh thu bằng tiền mặt phải được gửi vào ngân hàng hàng ngày mà không xảy ra bất kỳ sự cố nào mà không khấu trừ bất kỳ khoản chi tiêu hoặc hoa hồng nào từ đó.
Tiền mặt nhận được (theo máy ghi tiền), tiền bán hàng và số tiền gửi vào ngân hàng phải giống nhau.

Bán hàng của người bán hàng đi du lịch

Sổ thu tiền thô được đánh số sẵn phải được phát hành cho mọi nhân viên bán hàng để thu nợ hoặc ứng trước của khách hàng.
Biên nhận cuối cùng phải được gửi trực tiếp cho khách hàng.
Không khấu trừ bất kỳ khoản khấu trừ nào, nhân viên bán hàng nên gửi tất cả tiền mặt tại trụ sở chính hàng ngày mà không bị thất thoát.
Thường xuyên đối chiếu tài khoản với khách hàng.
Để tránh mọi gian lận, mọi nhân viên bán hàng nên được thay thế và chuyển thường xuyên sang các khu vực khác.

Bán hàng qua bưu điện

Doanh số bán hàng qua bưu điện nên được ghi vào sổ đăng ký riêng.
Một sổ đăng ký riêng nên được duy trì để ghi lại số tiền nhận được từ việc bán hàng qua bưu điện.
Tiền mặt nhận được thông qua việc bán hàng qua bưu điện nên được gửi vào ngân hàng riêng.
Cán bộ của công ty kiểm tra thường xuyên và cẩn thận sổ đăng ký bán hàng và thanh toán.

Biên lai thu tiền mặt

Thu ngân giải quyết các công việc sau liên quan đến thu tiền mặt -

Ghi nhận tiền mặt ngay khi nhận tiền mặt.
Anh ta không được phép giữ tiền mặt bên mình.
Anh ta không được phép thực hiện bất kỳ khoản chi nào từ nó.
Nhận tiền mặt nên được gửi vào ngân hàng hàng ngày.
Thu ngân không được phép ghi sổ sách chính.

Mua hàng

Phiếu trưng dụng có chữ ký hợp lệ của trưởng bộ phận cần được phát hành và gửi cho bộ phận mua hàng, trong đó ghi rõ số lượng, chất lượng và ngày giao hàng trên phiếu trưng dụng.
Bộ phận mua hàng từ các nhà cung cấp nguyên liệu khác nhau nên thực hiện việc hỏi đáp về nguyên liệu cần thiết
Đơn đặt hàng phải được phát hành trên cơ sở báo giá thấp nhất nhận được từ các nhà cung cấp. Có thể có bốn bản sao của đơn đặt hàng, một bản cho nhà cung cấp, bản thứ hai cho bộ phận cửa hàng, bản thứ ba cho bộ phận tài khoản và bản sao thứ tư nên được giữ lại bởi bộ phận mua hàng
Hàng hóa nên được gửi đến cửa hàng sau khi kiểm tra thích hợp tại thời điểm nhận hàng. Bộ phận cửa hàng sẽ thông báo cho bộ phận liên quan để cùng biết.
Sau khi xác minh chính xác hóa đơn mua hàng giống nhau phải được gửi đến bộ phận tài khoản để hạch toán và thanh toán
Trên cơ sở đơn đặt hàng, bộ phận kế toán sẽ ghi hóa đơn đó vào sổ sách kế toán của chúng tôi và nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, thì giấy báo nợ phải được cấp cho nhà cung cấp dưới sự liên quan của bộ phận mua hàng.
Thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng hạn.

Bán hàng

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, một bản sao của nó phải được gửi đến bộ phận điều phối để xử lý thêm.
Bộ phận điều độ sau khi nhận được đơn hàng bán hàng đóng gói vật tư theo đơn đặt hàng.
Việc lập & xác minh Hóa đơn được thực hiện dựa trên đơn đặt hàng.
Việc nhập hàng được thực hiện trong sổ đăng ký xuất ngoại hàng hóa trước khi gửi cho khách hàng.
Doanh thu bán hàng được nhập vào sổ đăng ký nhập hàng và một giấy báo có cho khách hàng tương ứng.

Cửa hàng

Cửa hàng là một bộ phận rất quan trọng và cốt yếu của bất kỳ ngành nào và việc kiểm soát cửa hàng thích hợp là rất cần thiết để ngăn chặn hành vi trộm cắp, ăn cắp vặt và lạm dụng hàng tồn kho. Các điểm sau cần được xem xét đối với Kiểm tra nội bộ cửa hàng -

Mỗi cửa hàng phải được trang bị tất cả các thiết bị vì yêu cầu giữ hàng tồn kho theo thứ tự và vị trí thuận tiện của cửa hàng cũng rất quan trọng đối với bất kỳ ngành nào.
Bản sao ba lần của GRN (Phiếu nhận hàng) phải được phát hành khi nhận được vật liệu, một bản gửi cho bộ phận mua hàng cùng với hóa đơn, bản thứ hai cho bộ phận tài khoản và bản thứ ba sẽ được giữ lại bởi bộ phận cửa hàng.
Hàng hóa hóa đơn cần được cất giữ ở nơi thích hợp. Kế toán kho thích hợp cần phải có để nhận hàng hóa và phát hành hàng hóa.
Việc lấy hàng tồn kho phải được thực hiện đều đặn và đối chiếu hàng tồn kho với sổ sách phải được thực hiện mà không có bất kỳ thất bại nào. Cần có một hành động thích hợp và nhanh chóng trong trường hợp có bất kỳ sự khác biệt nào.
Nếu nguyên vật liệu được cấp cho bất kỳ bộ phận nào khác, nó cần được ghi rõ trong “Phiếu chuyển nguyên liệu”, việc trả lại nguyên liệu phải có trên MRN (Phiếu trả nguyên liệu) và nguyên liệu được cấp cho khách hàng phải trên cơ sở Bán hàng Chỉ xuất hóa đơn.

Tài sản cố định

Mua Tài sản cố định có thể là để bổ sung thông thường cho Tài sản cố định, cho dự án mới hoặc để mở rộng kinh doanh. Tài sản cố định có tính chất lâu dài để tạo thu nhập, tức là Đất đai, Tòa nhà, Nhà máy & Máy móc, Nội thất & Đồ đạc, máy tính và xe cộ, v.v.

Sau đây là các bước kiểm tra quan trọng liên quan đến tài sản cố định:

Việc xử phạt chi tiêu vốn phải được thực hiện bởi một ủy ban có thể được thành lập cho mục đích này hoặc bởi cơ quan có thẩm quyền thích hợp. Các thủ tục tương tự cần được tuân theo trong trường hợp chuyển nhượng hoặc loại bỏ bất kỳ tài sản nào.
Cần phải có sự phân biệt giữa Chi phí vốn và Doanh thu để ghi chép kế toán thích hợp.
Sổ đăng ký tài sản cố định nên được duy trì với tất cả các mô tả về số lượng, nguyên giá và vị trí của tài sản cố định.
Việc xác minh thực tế tài sản cố định nên được thực hiện theo thời gian.
Việc hạch toán và khấu hao tài sản cố định phải được thực hiện theo Chuẩn mực Kế toán-10 do Viện Kế toán Công chứng Ấn Độ ban hành.

Đầu tư

Các điểm sau đây cần được xem xét khi xử lý các khoản đầu tư:

Việc mua bán và đầu tư chỉ nên được thực hiện bởi người được ủy quyền.
Cần lập hồ sơ đăng ký đầu tư chi tiết và định kỳ thực hiện xác minh thực tế các giấy tờ chủ quyền. Những tài liệu về quyền sở hữu này nên được lưu giữ an toàn cho công ty.
Cần kiểm tra tính đúng đắn của các khoản phí của người môi giới.
Kiểm tra các bút toán kế toán về lãi cổ tức, tiền thưởng và hoàn trả vốn.
Xác minh thực tế của khoản đầu tư nên được thực hiện.