Kiểm toán - Giao dịch mua bán

Chứng từ mua sách

Mục đích chính đằng sau việc xác nhận sổ mua hàng là để xác nhận rằng mọi hóa đơn mua hàng đều được nhập vào sổ mua hàng và các hóa đơn được nhập vào sổ mua hàng là trái với hàng hóa thực nhận và việc thanh toán được thực hiện cho những lần mua hàng thực tế đó.

Chúng ta sẽ thảo luận thêm về các nhiệm vụ chính của Kiểm toán viên liên quan đến việc xác nhận các giao dịch mua tín dụng.

Kiểm soát nội bộ mua hàng

Kiểm toán viên phải nghiên cứu tính đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ thông thường đối với việc mua hàng được đưa ra dưới đây:

Bộ phận yêu cầu vật tư hoặc bộ phận cửa hàng sẽ gửi phiếu trưng cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng sau khi được trưởng bộ phận ký duyệt. Chất lượng và số lượng của vật liệu cần thiết phải được đề cập rõ ràng trong yêu cầu.
Sau khi nhận được ủy quyền yêu cầu từ cửa hàng hoặc bộ phận khác, bộ phận mua hàng sẽ mời báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau; sau đó bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn báo giá tốt nhất với sản phẩm chất lượng nhất.
Đơn đặt hàng sẽ được cấp cho nhà cung cấp hàng hóa, người sẵn sàng cung cấp hàng hóa với các điều kiện và điều khoản có lợi nhất. Một bản của đơn đặt hàng sẽ được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa, bản thứ hai cho bộ phận cửa hàng, bản thứ ba cho bộ phận tài khoản và bản thứ tư cho bộ phận nhận hàng, và một bản sẽ được giữ lại bởi chính bộ phận mua hàng. .
Khi nhận hàng, Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ lập Phiếu xuất kho (MRN) sau khi đã kiểm tra, xác minh số lượng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của đơn hàng. Vật tư cùng với Phiếu nhập vật tư sẽ được gửi đến bộ phận cửa hàng, mỗi bản MRN sẽ được gửi cho bộ phận tài khoản và bộ phận mua hàng.
Sau khi xác minh hóa đơn mua hàng và MRN, bộ phận tài khoản sẽ chuyển hóa đơn thanh toán và việc thanh toán sẽ được bộ phận tài khoản thực hiện theo các điều khoản thanh toán.

Kiểm toán viên phải xác minh hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh như đã nêu ở trên.

Nhiệm vụ của Kiểm toán viên

Kiểm toán viên phải kiểm tra và xác minh những điều sau:

Bản ghi của tất cả các đơn đặt hàng.
Xác minh số lượng, giá cả và các điều khoản thanh toán của hóa đơn mua hàng với các đơn đặt hàng.
Xác minh xem hàng hóa có thực sự nhận được hay không.
Xác minh về việc ghi đúng hóa đơn mua hàng vào sổ mua hàng.
Việc mua hàng hóa chỉ nên nhằm mục đích kinh doanh, không sử dụng cho mục đích cá nhân của bất kỳ đối tác, giám đốc hay cán bộ nào của công ty.
Kiểm toán viên cần xác minh các báo cáo tài khoản của các nhà cung cấp.

Chứng từ mua Sổ trả lại

Có những trường hợp do chất lượng hàng hóa đã mua hoặc do lượng hàng đã đặt mua quá nhiều hoặc bất kỳ lý do nào khác, hàng hóa bị trả lại cho nhà cung cấp. Đánh giá viên cần xác minh những điểm sau:

Cần chuẩn bị giấy ghi nợ hoặc hóa đơn mua hàng trả lại có đề cập đến số hóa đơn mua hàng ban đầu, số lượng, giá cả, các loại thuế áp dụng, v.v. Những thứ này phải theo hóa đơn mua hàng ban đầu dựa trên nguyên liệu đã mua.
Nhà cung cấp phải nhận được giấy báo có tương ứng.
Sổ trả hàng riêng biệt nên được duy trì.
Việc điều chỉnh số lượng hóa đơn trả lại hàng hóa cần được thực hiện trong khi thanh toán cho nhà cung cấp.

Chứng từ hàng hóa gửi trên cơ sở ký gửi

Hãy xem xét các điểm sau để xác nhận Hàng hóa được Gửi trên Cơ sở Gửi hàng -

Hàng hóa gửi theo nguyên tắc ký gửi cho đại lý của mình không phải là hàng bán.
Việc nhập bán chỉ được thực hiện khi hàng hóa thực sự được bán bởi đại lý.
Tại thời điểm xác định giá trị hàng tồn kho nguyên tắc (Người gửi hàng), hàng hóa chưa bán được nằm tại cơ sở bảo lãnh của đại lý (Người nhận hàng) cũng được coi là hàng tồn kho.
Sổ riêng cho hàng hóa gửi đi ký gửi nên được người ký gửi lưu giữ.
Cuối năm, người nhận hàng gửi bảng kê cho biết hàng đã nhận, hàng đã bán trong năm và hàng tồn cuối năm.
Kiểm toán viên nên xác minh hóa đơn chiếu lệ, sổ đăng ký xuất kho hàng hóa, v.v.

Chứng từ bán tín dụng

Hầu hết các giao dịch bán hàng được thực hiện trên cơ sở tín dụng và hệ thống kiểm soát nội bộ cho việc tương tự được đưa ra dưới đây:

Kiểm soát nội bộ để bán tín dụng

Cần duy trì một sổ đăng ký đơn hàng bán riêng cho biết chi tiết về hàng hóa đã đặt, tên của khách hàng, số đơn đặt hàng, số lượng đặt hàng, lịch trình thời gian gửi, giá cả, phương thức giao hàng, điều khoản thanh toán, chi tiết về thuế và bảo hiểm. Lệnh bán hàng cần được nhập vào sổ đăng ký ngay khi nhận được.
Đơn hàng bán sẽ gửi cho bộ phận điều phối.
Bộ phận điều phối sẽ sắp xếp tài liệu để gửi cho khách hàng.
Trên cơ sở đơn đặt hàng và challan công văn, hóa đơn bán hàng được xuất.
Hóa đơn bán hàng cần được nhập cả vào sổ xuất kho và cả sổ bán hàng.
Thanh toán sẽ được nhận theo các điều khoản thanh toán.

Nhiệm vụ của Kiểm toán viên

Kiểm toán viên cần xác minh hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh của việc bán hàng như đã mô tả ở trên.
Hóa đơn bán hàng nên kiểm tra với đơn đặt hàng.
Sổ đăng ký bán sẽ kiểm tra thông qua các hóa đơn bán hàng.
Doanh thu bán hàng tư liệu sản xuất không được ghi vào tài khoản người bán.
Việc tính toán hóa đơn bán hàng nên được kiểm tra trong trường hợp lập hóa đơn thủ công.
Việc hạch toán các loại thuế phải nằm trong tài khoản riêng như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế dịch vụ, thuế VAT, thuế bán hàng trung ương, v.v.
Không có hóa đơn bán hàng nên không được ghi vào sổ bán hàng.
Chỉ doanh thu của năm hiện tại mới được ghi lại cho năm hiện tại.
Các hóa đơn đã hủy cần được giữ riêng để Kiểm toán viên xác minh.
Không có mục nhập riêng cho chiết khấu thương mại nên được thông qua; nó nên được điều chỉnh trong giá trị bán hàng.

Chứng từ bán hàng trả lại

Có thể có nhiều lý do để khách hàng trả lại hàng đã bán. Một số ít trong số đó là cung cấp sai nguyên vật liệu, vượt quá số lượng hoặc chất lượng thấp hơn tiêu chuẩn, v.v. Kiểm toán viên nên kiểm tra cẩn thận những điều sau:

Sổ đăng ký trả lại hàng bán riêng biệt nên được duy trì để bán hàng trở lại.
Giấy báo có nên được phát hành sau khi có sự trừng phạt thích đáng từ nhân viên có trách nhiệm.
Sổ đăng ký hàng hóa cần được kiểm tra.
Cần phân tích lý do trả lại hàng.
Ngày trả lại hàng hóa cần được xác nhận bằng giấy báo nợ hoặc giấy báo có, sổ đăng ký chuyển hàng hóa.
Hồ sơ lưu trữ cần được kiểm tra.
Tài khoản khách hàng phải được ghi có với số tiền bán lại.
Tại thời điểm định giá hàng đóng kho, hàng hóa bị trả lại phải được định giá theo “giá gốc hoặc giá thị trường, tùy theo giá nào thấp”.

Hàng hóa đã bán hoặc cơ sở trả lại

Hầu hết các công ty mua sắm trực tuyến đang kinh doanh của họ trên cơ sở Bán hoặc trả lại. Khách đặt hàng online, trên cơ sở order hàng hóa được gửi cho khách qua chuyển phát nhanh hoặc vận chuyển, khách hàng nhận hàng và thanh toán cho bên chuyển phát nhanh hoặc có thể trả hàng ngay sau khi mở bưu kiện trong trường hợp không ưng ý. . Ngay cả khi đã nhận hàng và thanh toán xong, thông thường khách hàng vẫn được phép trả hàng trong thời gian quy định (chủ yếu là 15 ngày), trong trường hợp không hài lòng về chất lượng sản phẩm.

Kiểm toán viên cần xác minh cẩn thận tất cả các quy trình và tài liệu trên cơ sở nêu trên và xem xét các điểm sau:

Hóa đơn bán hàng chỉ được lập sau khi nhận được xác nhận từ khách hàng hoặc sau khi hết thời gian quy định.
Hàng hóa gửi đi bán hoặc gửi trả lại được coi là hàng đóng kho nếu không nhận được sự chấp thuận bán hàng hoặc chưa hết thời gian quy định.
Bản sao hóa đơn bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng.

Hàng hóa được bán trên Hệ thống Mua hàng Thuê

Hãy xem xét những điểm sau đây khi xác nhận cho một Giao dịch Mua Thuê -

Hàng bán theo giá thuê mua là giá vốn + lợi nhuận.
Thanh toán có thể thu được trong các đợt.
Lợi nhuận từ việc cho thuê mua bán chỉ có thể được ghi nhận trên cơ sở trả góp thực sự được phát hành.
Dự phòng cho lợi nhuận trong Bảng cân đối kế toán nên được lập trên cơ sở các khoản trả góp đang chờ xử lý.
Số dự phòng đó sẽ được khấu trừ vào tài khoản bên nợ.

Bán trước

Nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc bán một số lượng hàng hóa cụ thể vào bất kỳ ngày nào trong tương lai, thì đó được gọi là bán kỳ hạn. Kiểm toán viên cần xác minh rằng việc bán hàng không thể được đặt trước ngày đó và không gửi hàng cho khách hàng. Trong trường hợp giao hàng từng phần, lợi nhuận có thể được ghi nhận một phần trên cơ sở bán thực tế.

Bán sản phẩm phụ

Sản phẩm phụ được sản xuất tự động tại thời điểm sản xuất hoặc sản xuất bất kỳ sản phẩm chính nào được gọi là sản phẩm phụ. Ví dụ, bánh mù tạt là sản phẩm phụ của dầu mù tạt. Việc bán hàng có thể được xử lý riêng nếu khối lượng bán sản phẩm phụ nhiều hoặc có thể giảm giá thành sản phẩm. Theo tính chất và khối lượng của ngành, Kiểm toán viên có thể thiết lập một Chương trình kiểm toán thông minh sau khi thảo luận với ban giám đốc.

Bán phế liệu

Phế liệu được tạo ra trong quá trình sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất bình thường. Phế liệu là một mặt hàng có thể bán được và được bán cho người bán phế liệu, người giao dịch với nó. Kiểm toán viên cần xác minh điều kiện lưu trữ, khối lượng phế liệu thực tế được sản xuất, báo giá từ các nhà cung cấp phế liệu, số lượng bán, các loại thuế áp dụng và khoản thanh toán nhận được.

Chứng từ ghi sổ nhật ký

Ngoài sổ tiền mặt, sổ mua, sổ bán, sổ hàng mua, sổ trả lại hàng bán, các bút toán sau được ghi vào sổ Nhật ký -

Các mục mở và đóng
Các khoản dự phòng về Thuế và các khoản nợ khó đòi
Dự phòng khấu hao
Tiền lãi đã nhận và tiền lãi đã trả
Chuyển mục nhập và mục điều chỉnh
Phân bổ cổ phiếu, Lệnh gọi cổ phiếu, thu hồi và phát hành lại cổ phiếu bị tước quyền
Mua bán tài sản
Nhập hóa đơn phải thu, hóa đơn phải trả và danh mục hóa đơn

Có nhiều khả năng xảy ra gian lận bởi bất kỳ quan chức cấp cao nào thông qua các bút toán này, Do đó, Kiểm toán viên cần hết sức thận trọng trong khi kiểm toán các giao dịch nhật ký và nên thu thập mọi bằng chứng tài liệu khi và khi kiểm toán viên yêu cầu.

Các khía cạnh quan trọng khác

Kiểm toán viên phải luôn cẩn thận trong khi kiểm tra giao dịch mua bán. Các điểm sau đây cần được xem xét giống nhau -

Hàng trong thương mại

Tính đúng đắn và xác minh hàng trong giao dịch có tầm quan trọng lớn trong bất kỳ ngành nào. Cổ phiếu đóng cửa của một năm trở thành cổ phiếu mở cửa của năm tiếp theo, do đó việc kiểm tra liên tục về nó là rất quan trọng. Cổ phiếu mở cửa + mua - bán phải bằng với lượng hàng đóng cửa. Phương trình này có thể đúng, nếu có bất kỳ sự khác biệt nào do bất kỳ lý do nào, Kiểm toán viên cần kiểm tra và xác minh lý do đằng sau nó. Những điểm sau đây cần được xem xét trong khi kiểm tra và xác minh hàng trong giao dịch.

Mẫu cho khách hàng và việc mất hàng trong quá trình chế biến, bốc xếp, cháy và rò rỉ, v.v.
Bán hoặc mua đang vận chuyển.
Lợi nhuận bán hàng vẫn được loại trừ trong kho và lợi nhuận mua hàng bao gồm trong kho hàng
Không điều chỉnh hàng hóa đã nhận hoặc đã gửi trên cơ sở bán hoặc trả lại.

Hàng tồn kho được định giá trên cơ sở xác minh thực tế vào cuối năm và phải đối chiếu với số dư sổ sách. Phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để kiểm soát hàng tồn kho trong giao dịch.

Các khoản mục Vốn và Doanh thu

Kiểm toán viên phải luôn cẩn thận về việc phân biệt giữa các khoản mục vốn và doanh thu, nếu không lợi nhuận của mối quan tâm sẽ bị đánh giá cao hoặc bị định giá thấp và kết quả tài chính sẽ không thể hiện quan điểm trung thực và công bằng về tổ chức.

Tài sản hiện tại và Tài sản hư cấu

Định giá quá cao tài sản lưu động sẽ thể hiện lợi nhuận cao hơn và ngược lại; ví dụ, bao gồm các khoản nợ khó đòi vào tài khoản con nợ. Các tài sản hư cấu không có giá trị nên được xóa bỏ như bằng sáng chế hoặc nhãn hiệu không sử dụng.

Kiểm toán viên phải đảm bảo rằng tài sản lưu động và tài sản giả phải được đánh giá đúng giá trị thực tế, nếu không lợi nhuận sẽ bị đánh giá thấp hoặc phóng đại.