Kiểm toán - Chứng từ các giao dịch tiền mặt

Chứng từ Thu tiền (Bên Nợ của Sổ quỹ)

Chúng ta sẽ thảo luận về biên lai tiền mặt được đặt ở bên nợ của sổ tiền mặt cho các mục sau:

Số dư đầu kỳ của Sổ tiền mặt

Số dư đầu kỳ của sổ quỹ thể hiện lượng tiền mặt tồn quỹ vào đầu năm và cần được xác minh từ bảng cân đối kế toán của năm tài chính trước.

Tiền nhận được từ khách nợ

Hãy xem xét các điểm sau để xác minh số tiền nhận được từ con nợ:

Các bản sao hoặc bản sao của sổ nhận tiền mặt phải được xác nhận.
Biên nhận tiền mặt phải được đánh số thứ tự.
Tiền mặt nhận được phải được nhập vào cùng ngày khi tiền mặt thực sự được nhận.
Việc chiết khấu được phép cho khách hàng phải được ủy quyền hợp lệ bởi nhân viên có trách nhiệm.
Tương ứng với khách hàng và tài khoản sổ cái phải được kiểm tra.

Sau đây là các cách khác nhau được sử dụng để biển thủ tiền mặt -

Tiền nhận của khách hàng không được ghi trên sổ sách và không được phát hành tiền mặt.
Phát hành biên lai cho số tiền ít hơn số tiền thực nhận.
Sử dụng teeming and ladingphương pháp; Đó là một phương pháp rất phổ biến để chiếm đoạt tiền, trong đó tiền nhận được từ bất kỳ khách hàng nào không được ghi trong sổ sách và tiền nhận được từ chính khách hàng đó ở ví dụ sau hoặc khách hàng khác được ghi trên sổ sách, v.v.

Hoàn trả Khoản vay của Người khác

Việc hoàn trả khoản vay của người khác có thể được xác nhận theo những cách sau:

Tính lãi nhận được và lãi phải được ghi có vào tài khoản nhận lãi.
Xác minh từ bảng sao kê của ngân hàng nếu bên đó gửi trực tiếp vào ngân hàng.
Kiểm tra các bản sao hoặc bản sao của biên lai tiền mặt.
Để đảm bảo rằng không vi phạm các quy tắc Thuế thu nhập khi thanh toán khoản vay vượt quá Rs. 20.000 / - không được hoàn trả bằng tiền mặt. Nó phải thông qua séc, hối phiếu đòi hỏi, NEFT, RTGS hoặc bất kỳ kênh ngân hàng có sẵn nào khác.

Nhận thuê

Để kiểm tra hợp đồng cho thuê hoặc chứng thư thuê.
Trong trường hợp thu nhập cho thuê nhận được từ nhiều tài sản, nên duy trì tài khoản riêng cho từng tài sản.
Kiểm toán viên nên xác minh rằng tiền thuê cho tất cả mười hai tháng có được nhận hay không.
Số tiền thuê phải được xác nhận từ chứng thư thuê hoặc chứng thư thuê.
Nếu TDS (Khấu trừ thuế tại Nguồn) được khấu trừ bởi bên nào thì phải có kế toán TDS phù hợp.

Bán các khoản đầu tư

Để kiểm tra bảng sao kê ngân hàng nếu số tiền bán hàng đã về tài khoản ngân hàng.
Để xác minh hoa hồng của người môi giới, ghi chú hoặc giấy ghi nợ, nếu các khoản đầu tư được bán thông qua nhà môi giới.
Để đảm bảo hạch toán riêng biệt được thực hiện đối với các khoản thu vốn và các khoản thu. Cổ tức hoặc lãi hoặc lỗ từ việc bán khoản đầu tư là một biên nhận doanh thu và số tiền thu được từ chi phí đầu tư phải được ghi nhận là biên lai vốn.

Đăng ký

Đăng ký được nhận từ các thành viên của câu lạc bộ và các điểm sau đây cần được Người đánh giá xem xét khi xác nhận đăng ký -

Đăng ký đăng ký phải được xác minh.
Xác minh đăng ký nhận được trong năm và đăng ký phải thu.
Giấy nhận tiền mặt phải được xác minh.

Bán tài sản cố định

Kiểm tra biên bản các cuộc họp của Hội đồng quản trị.
Thỏa thuận mua bán hoặc hợp đồng mua bán.
Xác minh tài khoản đại lý nếu bán hàng thông qua đại lý.
Lãi hoặc lỗ bán tài sản cố định phải được hạch toán vào tài khoản doanh thu.
Ủy quyền nhượng bán TSCĐ.
Tiền bán TSCĐ được ghi có vào tài khoản TSCĐ sau khi trừ đi các khoản chi phí nhượng bán TSCĐ nếu có.

Tiền lãi và cổ tức nhận được

Xác minh thư bảo lãnh cổ tức cùng với thư bảo lãnh để xác minh cổ tức trong trường hợp cổ tức nhận được thông qua séc.
Xác minh sao kê ngân hàng, nếu cổ tức được ghi có trực tiếp vào tài khoản ngân hàng.
Lãi suất đối với chứng khoán có thể được đảm bảo từ lịch trình chứng khoán.
Lãi suất tiền gửi cố định có thể được xác nhận từ bảng sao kê ngân hàng và chứng chỉ TDS.
Tiền lãi nhận được từ người ngoài mà công ty đã cho vay có thể được xác nhận từ bảng sao kê tài khoản của bên cùng với chứng chỉ TDS.
Phải trích lập dự phòng cho các khoản lãi phát sinh nhưng chưa đến hạn.
Tất cả các khoản lãi nhận được và cộng dồn phải được hạch toán đúng vào sổ sách kế toán.

Hoa hồng đã nhận

Xác minh thỏa thuận trên cơ sở mà hoa hồng được nhận.
Tính toán hoa hồng phải thu.
Khoản hoa hồng nhận được phải được xác minh từ các bản sao kê, bảng sao kê ngân hàng, biên lai thu tiền mặt, v.v. và khoản dự phòng hoa hồng phải thu phải được hạch toán đúng vào sổ sách kế toán.
Khoản hoa hồng phải thu đối với việc “bán hàng hóa được ký gửi” phải được xác nhận từ tài khoản bán hàng.

Các khoản trả góp đã nhận khi bán theo phương thức thuê

Nghiên cứu hợp đồng Thuê - Mua để biết giá thuê - mua - bán, số lần trả góp, lãi suất, v.v.
Việc tách biệt số tiền nguyên tắc và số tiền lãi phải được thực hiện và cả hai phải được hạch toán riêng biệt.
Lợi nhuận từ việc cho thuê mua phải được tính toán hợp lý trên cơ sở trả dần trong năm.

Chứng từ thanh toán bằng tiền mặt (Bên Có của Sổ tiền mặt)

Tất cả các khoản thanh toán cho chủ nợ, chi phí phát sinh bằng tiền mặt và tất cả các khoản thanh toán khác đã thực hiện đều xuất hiện trên sổ ghi có tiền mặt và Kiểm toán viên được yêu cầu xác nhận các khoản thanh toán bằng tiền mặt vì khả năng chiếm dụng tiền mặt là rất cao.

Các điểm sau đây cần được xem xét đối với các hình thức thanh toán bằng tiền mặt khác nhau:

Số dư đầu kỳ

Số dư đầu kỳ của sổ quỹ tiền mặt không bao giờ được ghi có vì tiền mặt của công ty không được âm mà số dư có của ngân hàng thể hiện tài khoản thấu chi từ ngân hàng hoặc việc sử dụng hạn mức tín dụng tiền mặt do ngân hàng xử phạt.

Thanh toán cho chủ nợ

Việc thanh toán cho các chủ nợ có thể được kiểm tra theo những điều sau:

Phiếu thu do chủ nợ phát hành.
Nếu chủ nợ được thanh toán số tiền đầy đủ và tất toán, số dư, nếu có sẽ được ghi trên sổ cái tài khoản của chủ nợ; số tiền này phải được ghi có vào chiết khấu nhận được.
Nếu bất kỳ khoản thanh toán tạm ứng nào được thực hiện cho chủ nợ cần được đề cập rõ ràng.
Sao kê tài khoản của chủ nợ.

Trả lương

Tùy thuộc vào sự đầy đủ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức, Kiểm toán viên sẽ quyết định Chương trình đánh giá của mình. Điều rất quan trọng là Kiểm toán viên phải kiểm tra những điều sau:

Sổ chấm công của nhân viên và sổ lương.
Thư bổ nhiệm của nhân viên mới.
So sánh lương tháng hiện tại với lương tháng trước và nếu có thay đổi bất thường về số tiền, Kiểm toán viên cần xác minh lại.
Thay đổi số tiền khấu trừ trên tài khoản tạm ứng, khoản vay, tiền phạt, quỹ, bảo hiểm, TDS, v.v.

Thanh toán tiền lương

Tại thời điểm xác nhận tiền lương được trả, Kiểm toán viên cần xác minh những điểm sau để tránh việc chiếm dụng tiền mặt -

Sự phù hợp của Hệ thống Kiểm soát Nội bộ.
Trả lương cao hơn mức cho phép.
Thanh toán được hiển thị cho nhân viên cũ trong tháng hiện tại.
Giảm hoặc không khấu trừ các khoản tạm ứng hoặc các khoản khấu trừ khác đến hạn.
Thanh toán cho công nhân hư cấu.
Thanh toán cho công nhân nghỉ việc.
Bảng lương nên so sánh với sổ đăng ký tiền lương.
Nên so sánh mức lương của tháng hiện tại với mức lương của tháng trước và xác minh phù hợp để biết những thay đổi thông thường.
Xác minh chi tiết để thanh toán cho người lao động bình thường.
Lập chứng từ và xác minh kế toán xử lý đối với khoản tiền lương chưa thanh toán.

Mua Nhà máy và Máy móc

Kiểm toán viên cần lưu ý những điều sau:

Hóa đơn mua máy móc.
Phí vận chuyển nội địa, phí lắp đặt, phí lắp đặt và vận hành phải được vốn hóa.
Xử lý thuế tiêu thụ đặc biệt theo quy định về thuế tiêu thụ đặc biệt.

Mua đất & xây dựng

Việc mua Đất và Tòa nhà có thể được xác nhận như sau:

Nghiên cứu về hợp đồng giữ thuê, nếu đất được mua trên cơ sở thuê.
Thanh toán phải theo thời hạn thuê.
Tất cả các chi phí phát sinh để có được tài sản cho thuê phải được ghi nợ vào tài khoản tài sản tương ứng.
Kiểm toán viên nên nghiên cứu các chứng từ vận chuyển trong trường hợp tài sản được mua theo cơ sở miễn phí.
Để xác minh việc thanh toán, Kiểm toán viên có thể kiểm tra biên lai thanh toán và chứng thư chuyển nhượng.

Thuê trả tiền

Xem xét các điểm sau để kiểm toán viên xác minh tiền thuê:

Chứng thư thuê.
Biên lai thuê từ Land Lord.
Dự phòng tiền thuê nhà chưa trả cuối năm.

Phí bảo hiểm

Hãy xem xét các điểm sau để xác minh Phí bảo hiểm -

Hợp đồng bảo hiểm do Công ty bảo hiểm phát hành.
Biên lai phí bảo hiểm
Phí bảo hiểm không được liên quan đến bất kỳ quan chức nào của công ty.

Thuế thu nhập

Hãy xem xét những điều sau để xác minh Thu nhập -

Challan thuế trước
Cơ quan thuế tự đánh giá
Thông báo nhu cầu về Thuế thu nhập
Thứ tự đánh giá

Thuế tiêu thụ đặc biệt

Hãy xem xét những điều sau để xác minh Thuế tiêu thụ đặc biệt -

Tỷ lệ thuế tiêu thụ đặc biệt
Hồ sơ thuế tiêu thụ đặc biệt và hóa đơn bán hàng để xác minh thuế tiêu thụ đặc biệt

Hoa hồng bán hàng

Hãy xem xét những điều sau để xác minh Hoa hồng bán hàng -

Thỏa thuận mua bán.
Tỷ lệ hoa hồng bán hàng.
Tính toán hoa hồng trên cơ sở bán hàng.
Phiếu thu tiền mặt do đại lý phát hành.
Dự phòng hoa hồng phải trả

Phí giám đốc

Hãy xem xét những điều sau đây để xác minh Phí Giám đốc -

Giám đốc nhận phí tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị.
Xác minh sổ đăng ký tham dự.
Xác minh biên lai thanh toán được các giám đốc thừa nhận hợp lệ.

Hệ thống kiểm soát nội bộ cho các giao dịch tiền mặt

Sau đây là các đặc điểm chính của một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt:

Tất cả tiền mặt nhận được phải được hạch toán ngay lập tức.
Tất cả séc đã nhận phải được gạch chéo ngay khi nhận.
Phiếu thu tiền mặt phải được cấp cho con nợ và hàng ngày phải đối chiếu tài khoản khi con nợ trả tiền mặt hàng ngày.
Tất cả các khoản thu tiền mặt phải được gửi vào ngân hàng hàng ngày.
Tài khoản đối chiếu ngân hàng cần được chuẩn bị thường xuyên.
Các khoản thanh toán khác ngoài các khoản thanh toán lặt vặt nên được thực hiện thông qua séc chéo.
Biên lai tiền mặt phải được lấy cho mỗi lần thanh toán tiền mặt cho chủ nợ.
Các khoản chi tiền mặt nên được hỗ trợ hợp lý bằng các hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp và chính hãng.