Nguyên tắc quản lý - Vai trò của người quản lý
Mọi tổ chức đều có 'Người quản lý', những người được giao trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Các nhà quản lý quản lý và điều phối các nguồn lực một cách hiệu quả và hiệu quả để phân luồng năng lượng của họ nhằm hoàn thành thành công các mục tiêu của tổ chức. Người quản lý được yêu cầu trong mọi hoạt động của các tổ chức. Chuyên môn của họ rất quan trọng trong các bộ phận trong toàn tổ chức.
Vai trò của người quản lý
Các nhà quản lý là lực lượng chính trong sự phát triển và mở rộng của một tổ chức. Các tổ chức lớn hơn đặc biệt phức tạp do quy mô, quy trình, con người và bản chất kinh doanh. Tuy nhiên, các tổ chức cần phải là một tổng thể gắn kết bao gồm mọi nhân viên và tài năng của họ, hướng họ đến việc đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Đây là một nỗ lực vô cùng thách thức và đòi hỏi các nhà quản lý hiệu quả cao phải có kỹ năng giao tiếp và quản lý con người ngày càng hoàn thiện.
Quản lý hàng đầu
Các nhà quản trị cấp cao nhất chỉ đạo tổ chức đạt được các mục tiêu và là công cụ tạo ra tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. Họ là nhà tư tưởng chiến lược của tổ chức.
Quản lí cấp cao
Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của một công ty. Anh ta chịu trách nhiệm quản lý báo cáo P&L (Lãi & lỗ) của công ty. Tổng giám đốc thường báo cáo với hội đồng quản trị công ty hoặc các giám đốc điều hành cấp cao nhất và nhận hướng dẫn từ họ để chỉ đạo công việc kinh doanh.
Người quản lý chức năng chịu trách nhiệm về một đơn vị tổ chức hoặc bộ phận trong một công ty hoặc tổ chức. Đến lượt anh ta được hỗ trợ bởi một Giám sát hoặc các nhóm quản lý trong đơn vị / bộ phận của anh ta. Anh ta chịu trách nhiệm về lợi nhuận và thành công của bộ phận.
Quản lý Dòng và Nhân viên
Quản lý đường dây chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên. Họ cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp về dịch vụ hoặc dòng sản phẩm của công ty. Ví dụ, một quản lý dây chuyền tại Toyota chịu trách nhiệm sản xuất, dự trữ, tiếp thị và lợi nhuận của dòng sản phẩm Corolla.
Nhân viên Quản lý thường giám sát các nhân viên hoặc cấp dưới khác trong một tổ chức và thường đứng đầu các bộ phận tiêu thụ doanh thu hoặc hỗ trợ các bộ phận cung cấp thông tin và lời khuyên cho quản lý tuyến.
Quản lý dự án
Mọi tổ chức đều có nhiều dự án chạy đồng thời trong suốt vòng đời của nó. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm chính trong việc dẫn dắt một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Anh ta lập kế hoạch và tổ chức các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Anh ta cũng sẽ xác định các mục tiêu và mục tiêu của dự án và quyết định cách thức và khoảng thời gian mà các công việc của dự án sẽ được hoàn thành.
Thay đổi vai trò của quản lý và người quản lý
Mọi tổ chức đều có ba vai trò chính giữa các cá nhân liên quan đến các mối quan hệ giữa các cá nhân. Người quản lý trong vai trò bù nhìn đại diện cho tổ chức trong mọi vấn đề về hình thức. Người quản lý cấp cao nhất đại diện cho công ty về mặt pháp lý và xã hội với thế giới bên ngoài mà tổ chức tương tác.
Trong vai trò giám sát, người quản lý đại diện cho nhóm của mình trước cấp quản lý cao hơn. Anh ấy đóng vai trò là người liên lạc giữa quản lý cấp cao và nhóm của anh ấy. Anh ấy cũng duy trì liên lạc với các đồng nghiệp của mình bên ngoài tổ chức.
Bộ Mười vai trò của Mintzberg
Giáo sư Henry Mintzberg, một nhà nghiên cứu quản lý vĩ đại, sau khi nghiên cứu các nhà quản lý trong vài tuần đã kết luận rằng, để đáp ứng nhiều nhu cầu trong việc thực hiện các chức năng của họ, các nhà quản lý đảm nhận nhiều vai trò.
Ông khẳng định rằng vai trò là một tập hợp các hành vi có tổ chức. Ông xác định mười vai trò chung sau đây đối với công việc của tất cả các nhà quản lý. Các vai trò này được chia thành ba nhóm như minh họa trong hình sau.
Vai trò giữa các cá nhân
Figurehead - Có trách nhiệm xã hội, nghi lễ và pháp lý.
Leader - Cung cấp khả năng lãnh đạo và chỉ đạo.
Liaison - Mạng và giao tiếp với các liên hệ nội bộ và bên ngoài.
Vai trò thông tin
Monitor - Tìm kiếm thông tin liên quan đến tổ chức và ngành của bạn, đồng thời giám sát các nhóm nội bộ về cả năng suất và sức khỏe của họ.
Disseminator - Truyền đạt thông tin hữu ích tiềm năng trong nội bộ.
Spokesperson - Đại diện và lên tiếng cho tổ chức và truyền thông tin về tổ chức và các mục tiêu của tổ chức cho những người bên ngoài tổ chức.
Vai trò quyết định
Entrepreneur - Tạo ra và kiểm soát sự thay đổi trong tổ chức - giải quyết vấn đề, đưa ra ý tưởng mới và thực hiện chúng.
Disturbance Handler - Giải quyết và quản lý các rào cản bất ngờ.
Resource Allocator - Phân bổ kinh phí, phân công nhân viên và các nguồn lực khác của tổ chức.
Negotiator - Tham gia trực tiếp vào các cuộc đàm phán quan trọng trong nhóm, phòng ban hoặc tổ chức.
Kỹ năng quản lý
Henri Fayol, một nhà lý thuyết quản lý nổi tiếng còn được gọi là Cha đẻ của Quản lý Hiện đại, đã xác định ba kỹ năng quản lý cơ bản - kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng con người và kỹ năng khái niệm.
Kỹ năng kỹ thuật
Kiến thức và kỹ năng sử dụng để thực hiện các công việc cụ thể. Kế toán, kỹ sư, bác sĩ phẫu thuật đều có kỹ năng chuyên môn kỹ thuật cần thiết cho ngành nghề tương ứng của họ. Các nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp dưới và cấp trung, cần có kỹ năng kỹ thuật để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
Kỹ năng kỹ thuật rất quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản lý cấp một, những người dành nhiều thời gian để đào tạo cấp dưới và giám sát các vấn đề liên quan đến công việc của họ.
Kỹ năng con người
Khả năng làm việc với, hiểu và thúc đẩy người khác với tư cách cá nhân hoặc trong nhóm. Theo nhà lý thuyết quản lý Mintzberg, các nhà quản lý hàng đầu (và cấp trung) dành thời gian của họ: 59% cho các cuộc họp, 6% trên điện thoại và 3% cho các chuyến du lịch.
Khả năng làm việc với những người khác và nhận được sự hợp tác từ những người trong nhóm làm việc. Ví dụ, biết phải làm gì và có thể truyền đạt ý tưởng và niềm tin cho người khác và hiểu những suy nghĩ mà người khác đang cố gắng truyền đạt cho người quản lý.
Kỹ năng khái niệm
Khả năng hình dung toàn bộ doanh nghiệp, hình dung tất cả các chức năng liên quan trong một tình huống hoặc hoàn cảnh nhất định, hiểu các bộ phận của nó phụ thuộc vào nhau như thế nào và dự đoán sự thay đổi trong bất kỳ bộ phận nào của nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ.
Sáng tạo, kiến thức rộng và khả năng hình thành ý tưởng trừu tượng. Ví dụ, giám đốc điều hành của một công ty viễn thông hình dung ra tầm quan trọng của dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, điều này cuối cùng giúp thu hút một lượng lớn khách hàng và sự gia tăng bất ngờ về cơ sở người đăng ký và lợi nhuận của họ.
Các kỹ năng quản lý khác
Bên cạnh các kỹ năng đã thảo luận ở trên, có hai kỹ năng khác mà một nhà quản lý nên có, đó là kỹ năng chẩn đoán và kỹ năng phân tích.
Diagnostic Skill- Chẩn đoán một vấn đề trong tổ chức bằng cách nghiên cứu các triệu chứng của nó. Ví dụ, một bộ phận cụ thể có thể bị ảnh hưởng bởi doanh thu cao. Với sự trợ giúp của kỹ năng chẩn đoán, người quản lý có thể phát hiện ra rằng người giám sát của bộ phận có kỹ năng con người kém trong việc đối xử với nhân viên. Vấn đề này sau đó có thể được giải quyết bằng cách chuyển giao hoặc đào tạo người giám sát.
Analytical Skill- Khả năng xác định các yếu tố quan trọng hoặc cơ bản trong một tình huống nhất định, đánh giá sự phụ thuộc lẫn nhau của chúng và quyết định yếu tố nào cần được chú ý nhiều nhất. Kỹ năng này cho phép người quản lý xác định các chiến lược khả thi và chọn chiến lược thích hợp nhất cho tình huống.
Ví dụ, khi thêm một sản phẩm mới vào dòng sản phẩm hiện có, người quản lý có thể phân tích những lợi thế và rủi ro khi làm như vậy và đưa ra đề xuất cho ban giám đốc, người đưa ra quyết định cuối cùng.
Kỹ năng chẩn đoán cho phép nhà quản lý hiểu một tình huống, trong khi kỹ năng phân tích giúp xác định những gì cần làm trong một tình huống nhất định.