Khung POLC
Thách thức chính mà các tổ chức và nhà quản lý phải đối mặt ngày nay là giải quyết các vấn đề kinh doanh một cách sáng tạo. Các nguyên tắc quản lý là các hướng dẫn sử dụng mà các nhà quản lý có thể giải quyết các thách thức kinh doanh.
Các nguyên tắc quản lý đã được phân loại thành bốn chức năng chính là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, thường được gọi là khung POLC.
Khung POLC
| Planning |
|
| Organizing |
|
| Leading |
|
| Controlling |
|
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó. Các nhà lập kế hoạch về cơ bản là những nhà quản lý nhận thức tốt nhất về các điều kiện môi trường mà tổ chức của họ phải đối mặt và có khả năng phân tích và dự đoán hiệu quả các điều kiện trong tương lai. Nó cũng đòi hỏi các nhà quản lý phải là những người ra quyết định tốt.
Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn các sứ mệnh và mục tiêu và các hành động để đạt được chúng, nó đòi hỏi phải ra quyết định, tức là lựa chọn các phương thức hành động trong tương lai giữa các phương án.
Lập kế hoạch có nghĩa là xác định vị trí và tình hình của tổ chức vào một thời điểm nào đó trong tương lai và quyết định cách tốt nhất để đưa ra tình huống đó. Nó giúp duy trì hiệu quả quản lý bằng cách hướng dẫn các hoạt động trong tương lai.
Lập kế hoạch như một quá trình thường bao gồm các bước sau:
- Lựa chọn các mục tiêu cho tổ chức.
- Thiết lập các mục tiêu cho từng đơn vị con của tổ chức.
- Thiết lập các chương trình để đạt được các mục tiêu một cách có hệ thống.
Các loại kế hoạch
Lập kế hoạch chiến lược liên quan đến việc phân tích các cơ hội và mối đe dọa cạnh tranh, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Nó cũng liên quan đến việc xác định vị trí của tổ chức để cạnh tranh hiệu quả trong môi trường của họ.
Lập kế hoạch chiến thuật đang tạo ra kế hoạch chi tiết cho kế hoạch chiến lược lager. Các kế hoạch này thường ngắn hạn và được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trung gian.
Hoạch định hoạt động nói chung bao gồm toàn bộ mục tiêu và mục tiêu của tổ chức và đưa vào thực hiện các cách thức và bước hành động để đạt được các kế hoạch chiến lược. Chúng là những kỳ hạn rất ngắn thường dưới một năm.
Tổ chức
Một khi nhà quản lý đã tạo ra một kế hoạch làm việc, giai đoạn tiếp theo trong chu trình quản lý là tổ chức con người và các nguồn lực khác cần thiết để thực hiện kế hoạch. Tổ chức cũng nên xem xét các nguồn lực và cơ sở vật chất sẵn có, để tối đa hóa lợi nhuận với chi phí tối thiểu.
Tổ chức có thể được gọi là quá trình sắp xếp và phân phối công việc, quyền hạn và nguồn lực đã được lên kế hoạch giữa các thành viên của tổ chức để họ có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Tổ chức bao gồm các bước sau:
Creating the organizational structure- Khuôn khổ của tổ chức được tạo ra trong đó nỗ lực được phối hợp phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc này thường được thể hiện bằng sơ đồ tổ chức, là một biểu đồ đồ họa của chuỗi chỉ huy trong một tổ chức.
Making organizational design decisions - Các quyết định được đưa ra về cấu trúc của một tổ chức.
Making job design decisions - Vai trò và trách nhiệm của các công việc cá nhân và quá trình thực hiện nhiệm vụ được xác định.
Tổ chức ở cấp độ của một công việc cụ thể bao gồm cách thiết kế tốt nhất các công việc riêng lẻ để sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực. Theo truyền thống, thiết kế công việc dựa trên các nguyên tắc phân công lao động và chuyên môn hóa, cho rằng nội dung công việc càng hẹp thì cá nhân thực hiện công việc càng thành thạo.
Dẫn đầu
Các tổ chức khi lớn mạnh, phát triển các cấu trúc phức tạp với nhu cầu ngày càng tăng về sự phối hợp và kiểm soát. Để đối phó và quản lý các tình huống như vậy, lãnh đạo là cần thiết để tác động mọi người hợp tác hướng tới một mục tiêu chung và tạo ra tình huống để phản ứng tập thể.
Dẫn đầu kéo theo việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu. Nó cũng liên quan đến các nguồn ảnh hưởng xã hội và không chính thức để truyền cảm hứng cho người khác. Các nhà quản lý hiệu quả dẫn dắt cấp dưới thông qua động lực để từng bước đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Nghiên cứu tính cách và nghiên cứu thái độ công việc trong Khoa học hành vi cung cấp cái nhìn sâu sắc quan trọng về nhu cầu phối hợp và kiểm soát. Vì vậy, điều quan trọng đối với lãnh đạo là tạo ra sự hài hòa giữa các nỗ lực của cá nhân để làm việc chung hướng tới các mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát
Các cấp quản lý tham gia vào chức năng kiểm soát của quản lý ở một mức độ nào đó. Hai kỹ thuật kiểm soát truyền thống là kiểm toán ngân sách và hiệu suất. Một cuộc đánh giá bao gồm việc kiểm tra thực tế và xác minh các hồ sơ và tài liệu hỗ trợ của tổ chức. Kiểm toán ngân sách cung cấp thông tin về vị trí của tổ chức đối với các thủ tục được tuân theo để lập kế hoạch và kiểm soát tài chính, trong khi kiểm toán hoạt động có thể cố gắng xác định xem các số liệu được báo cáo có phản ánh hoạt động thực tế hay không.
Kiểm soát liên quan đến việc đo lường hiệu suất so với mục tiêu và kế hoạch, đồng thời giúp sửa chữa những sai lệch so với tiêu chuẩn. Trên thực tế, việc kiểm soát tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các kế hoạch bằng cách đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch tiêu chuẩn.
Việc kiểm soát không chỉ giới hạn ở trạng thái tài chính của tổ chức mà còn bao gồm các lĩnh vực như hoạt động, tuân thủ các chính sách của công ty và các chính sách quy định khác, bao gồm nhiều hoạt động khác trong tổ chức.
Do đó, các chức năng quản lý bao hàm một cách hiệu quả nhất phạm vi rộng lớn của các nhiệm vụ và trách nhiệm của người quản lý. Mặc dù bản chất và sự phức tạp mà các doanh nghiệp phải đối mặt đã có sự thay đổi lớn trong những năm qua, các chức năng của quản lý vẫn được giữ nguyên.