Môi trường lập kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình cơ bản trong quản lý diễn ra dần dần và phương pháp tiếp cận từng bước thường được áp dụng. Nó liên quan đến việc xác định các mục tiêu và vạch ra các hành động cần thiết trong tương lai để đạt được các mục tiêu này. Sơ đồ trên thể hiện quá trình lập kế hoạch.

Thiết lập Mục tiêu và Mục tiêu

Bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch quản lý là xác định các mục tiêu cụ thể cho tổ chức và cho từng đơn vị bộ phận. Một nỗ lực lập kế hoạch toàn diện để thành công đòi hỏi các nhà quản lý trong từng bộ phận phải tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Vì vậy, các mục tiêu và mục tiêu định hướng cho quá trình tương lai của tổ chức phải rõ ràng, ngắn gọn và cụ thể.

Ở giai đoạn này, quá trình lập kế hoạch cần bao gồm tổng quan chi tiết về từng mục tiêu, bao gồm lý do lựa chọn mục tiêu và kết quả dự kiến ​​của các dự án liên quan đến mục tiêu. Do đó, các mục tiêu được thiết lập chi phối khuôn khổ cho mọi bộ phận chính, do đó, kiểm soát các mục tiêu của các bộ phận trực thuộc, v.v.

Xác định các giải pháp thay thế

Bước tiếp theo là tìm kiếm và tìm ra các giải pháp thay thế sẽ hướng dẫn việc thực hiện các mục tiêu đã thiết lập. Ở giai đoạn này, các nhà quản lý cần lập kế hoạch làm thế nào để chuyển từ vị trí hiện tại sang vị trí đã quyết định trong tương lai của họ.

Các nhà quản lý có thể tìm thấy nhiều giải pháp thay thế, tuy nhiên, việc loại bỏ những giải pháp ít mong muốn hơn và thu hẹp một số lựa chọn thay thế mong muốn là điều sẽ giúp xác định giải pháp phù hợp nhất. Người quản lý có thể nhờ sự trợ giúp của các kỹ thuật định lượng, nghiên cứu, thử nghiệm và kinh nghiệm để xác định các giải pháp thay thế khác nhau.

Đánh giá và lựa chọn các giải pháp thay thế

Sau khi các phương thức hành động thay thế đã được xác định, mỗi phương án phải được phân tích và đánh giá dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của nó và sự phù hợp của nó để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Trong khi đánh giá các giải pháp thay thế, các nhà quản lý nên xem xét các thực tế như chi phí liên quan, mức độ thâm dụng của nguồn lực, khung thời gian hoàn thành, thời gian mang thai, lợi tức đầu tư, v.v.

Những thách thức chính của đánh giá hiệu quả có thể là sự không chắc chắn về tương lai và rủi ro. Các yếu tố vô hình khác nhau không nằm trong tầm kiểm soát của ban quản lý như thay đổi thị trường, các yếu tố kinh tế - xã hội - chính trị, ... cũng có ảnh hưởng. Ở giai đoạn này, các nhà quản lý có thể sử dụng nghiên cứu hoạt động và các kỹ thuật toán học cũng như tính toán để dự đoán và phân tích các giải pháp thay thế.

Tạo Bài tập và Lịch trình

Vì các kế hoạch được đóng băng và được ưu tiên, các mốc thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ liên quan cần được hoàn thành. Ở giai đoạn này, việc phân bổ nguồn lực và giới hạn quyền hạn và trách nhiệm cũng cần được thiết lập. Người quản lý nên xem xét khả năng của các nhân viên và phân bổ nguồn lực phù hợp nhất cho công việc.

Ngoài ra, các mốc thời gian hoàn thành phải thực tế và công bằng. Bước này trong quá trình lập kế hoạch rất quan trọng vì nó mang lại sự phối hợp trong hoạt động của các bộ phận khác nhau. Thời gian và trình tự hoạt động phải được thông báo cho các bộ phận, người quản lý và nhân viên liên quan để thực hiện kế hoạch.

Lập kế hoạch phái sinh

Các kế hoạch phái sinh là các tiểu phần của kế hoạch hoạt động. Việc phân chia kế hoạch tổng thể thành các kế hoạch phái sinh là cần thiết để thực hiện hiệu quả. Các kế hoạch phái sinh về cơ bản được yêu cầu để hỗ trợ kế hoạch cơ bản hoặc kế hoạch chung và giải thích nhiều chi tiết liên quan đến việc đạt được một kế hoạch chính rộng lớn.

Lập ngân sách

Sau khi hoàn thành và thiết lập các kế hoạch, bước cuối cùng là chuyển chúng thành các tham số có thể định lượng được thông qua lập ngân sách. Ngân sách thường được biểu thị bằng tiền, nhưng cũng được biểu thị bằng số giờ làm việc, đơn vị đã bán hoặc bất kỳ đơn vị đo lường nào khác.

Một doanh nghiệp thường có ngân sách tổng thể đại diện cho tổng thu nhập và chi phí, với lợi nhuận hoặc thặng dư do đó. Mỗi bộ phận của doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể có ngân sách riêng của mình, thường là chi phí và chi tiêu vốn, tạo nên ngân sách chung. Một bài tập lập kế hoạch ngân sách tốt có thể trở thành tiêu chuẩn để đo lường tiến độ và hiệu quả của quá trình lập kế hoạch.