Cơ cấu tổ chức
Tổ chức là một đơn vị xã hội của các cá nhân được thiết kế và quản lý để đạt được các mục tiêu tập thể. Vì các tổ chức như vậy là các hệ thống mở bị ảnh hưởng nhiều bởi môi trường mà họ hoạt động. Mọi tổ chức đều có cơ cấu quản lý điển hình của riêng mình để xác định và điều chỉnh các mối quan hệ giữa các nhân viên khác nhau, các nhiệm vụ mà họ thực hiện cũng như vai trò, trách nhiệm và quyền hạn được cung cấp để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Một tổ chức có cấu trúc tốt sẽ đạt được sự phối hợp hiệu quả, vì cấu trúc mô tả các kênh giao tiếp chính thức và mô tả cách các hành động riêng biệt của các cá nhân được liên kết với nhau.
Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân công và quản lý các vai trò, quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm, đồng thời mô tả cách thông tin luân chuyển giữa các cấp độ khác nhau của hệ thống phân cấp trong một tổ chức.
Cơ cấu mà một tổ chức thiết kế phụ thuộc rất nhiều vào các mục tiêu và chiến lược mà tổ chức áp dụng để đạt được những mục tiêu đó.
An organizational chartlà sự thể hiện trực quan của cấu trúc thẳng đứng này. Do đó, điều rất quan trọng đối với một tổ chức là phải quan tâm tối đa trong khi tạo ra cơ cấu tổ chức. Cơ cấu phải xác định rõ ràng các mối quan hệ báo cáo và luồng thẩm quyền vì điều này sẽ hỗ trợ giao tiếp tốt - dẫn đến luồng quy trình làm việc hiệu quả và hiệu quả.
Cấu trúc tổ chức chung
Ban quản lý cần nghiêm túc xem xét cách họ muốn cấu trúc tổ chức. Một số yếu tố quan trọng cần được xem xét là:
- Quy mô của tổ chức
- Bản chất của doanh nghiệp
- Các mục tiêu và chiến lược kinh doanh để đạt được chúng
- Môi trường tổ chức
Cơ cấu tổ chức chức năng
Cấu trúc chức năng là mô hình phổ biến nhất được tìm thấy trong hầu hết các tổ chức. Các tổ chức có cấu trúc như vậy được chia thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên các lĩnh vực chức năng chuyên biệt, chẳng hạn như hoạt động, tài chính, tiếp thị, Nhân sự, CNTT, v.v.
Đội ngũ quản lý cao nhất của tổ chức bao gồm một số người đứng đầu chức năng (chẳng hạn như VP Vận hành, VP Bán hàng / Tiếp thị). Thông tin liên lạc thường xảy ra trong từng bộ phận chức năng và được truyền đạt giữa các bộ phận thông qua các trưởng bộ phận.
Cấu trúc này mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn vì các nhân viên được phân nhóm theo chức năng dựa trên chuyên môn và các chức năng được chia sẻ được thực hiện. Nó cho phép tăng cường chuyên môn hóa vì mỗi nhóm chuyên gia có thể hoạt động độc lập.
Mặc dù có những lợi ích trên, có một số vấn đề nảy sinh với cấu trúc này. Khi các khu chức năng khác nhau biến thành hầm chứa, họ chỉ tập trung vào lĩnh vực mình phụ trách và không hỗ trợ các bộ phận chức năng khác. Ngoài ra, chuyên môn được giới hạn trong một lĩnh vực chức năng duy nhất cho phép phạm vi hạn chế để học tập và phát triển.
Cơ cấu tổ chức sản phẩm
Đây là một cấu trúc thường được sử dụng khác, trong đó các tổ chức được sắp xếp theo một loại sản phẩm cụ thể. Mỗi danh mục sản phẩm được coi là một đơn vị riêng biệt và nằm trong cấu trúc báo cáo của một giám đốc điều hành, người giám sát mọi thứ liên quan đến dòng sản phẩm cụ thể đó. Ví dụ, trong một doanh nghiệp bán lẻ, cấu trúc sẽ được phân nhóm theo các dòng sản phẩm.
Tổ chức được cấu trúc theo loại sản phẩm tạo điều kiện tự chủ bằng cách tạo ra các quy trình hoàn toàn tách biệt với các dòng sản phẩm khác trong tổ chức. Nó thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc trong một lĩnh vực sản phẩm cụ thể và cũng thúc đẩy sự đổi mới. Nó cho phép tập trung rõ ràng với trách nhiệm giải trình cho kết quả chương trình.
Như với mọi mô hình khác, mô hình này cũng có một số nhược điểm như yêu cầu kỹ năng mạnh mẽ về sản phẩm cụ thể. Nó có thể dẫn đến trùng lặp chức năng và khả năng mất kiểm soát; mỗi nhóm sản phẩm tự nó trở thành một đơn vị không đồng nhất.
Cơ cấu tổ chức địa lý
Các tổ chức bao gồm một loạt các khu vực địa lý sẽ cấu trúc công ty theo các khu vực địa lý mà họ hoạt động. Điều này thường thấy ở các tổ chức vượt ra ngoài giới hạn thành phố hoặc tiểu bang và có thể có khách hàng trên toàn quốc hoặc trên toàn thế giới.
Nó tập hợp các nhân viên từ các chuyên ngành chức năng khác nhau và cho phép phân chia theo địa lý. Tổ chức đáp ứng nhanh hơn và hiệu quả hơn các nhu cầu của thị trường, và chỉ tập trung nỗ lực vào các mục tiêu của từng đơn vị kinh doanh, làm tăng kết quả.
Mặc dù cấu trúc này làm tăng hiệu quả trong từng đơn vị kinh doanh, nhưng nó làm giảm hiệu quả chung của tổ chức, vì các bộ phận địa lý trùng lặp cả hoạt động và cơ sở hạ tầng. Một thách thức chính khác với mô hình này là nó có xu hướng sử dụng nhiều tài nguyên vì nó được trải rộng và cũng dẫn đến sự trùng lặp của các quy trình và nỗ lực.
Cơ cấu tổ chức ma trận
Cấu trúc ma trận được tổ chức để quản lý nhiều thứ nguyên. Nó cung cấp cho các cấp báo cáo theo cả chiều ngang cũng như chiều dọc và sử dụng các nhóm chức năng chéo để đóng góp vào chuyên môn chức năng. Vì những nhân viên đó có thể thuộc một nhóm chức năng cụ thể nhưng có thể đóng góp cho một nhóm hỗ trợ chương trình khác.
Loại cấu trúc này tập hợp các nhân viên và người quản lý giữa các bộ phận để làm việc nhằm hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức. Nó dẫn đến trao đổi và lưu chuyển thông tin hiệu quả khi các phòng ban làm việc chặt chẽ với nhau và liên lạc với nhau thường xuyên để giải quyết các vấn đề.
Cấu trúc này thúc đẩy động lực giữa các nhân viên và khuyến khích một phong cách quản lý dân chủ, nơi các đầu vào từ các thành viên trong nhóm được tìm kiếm trước khi các nhà quản lý đưa ra quyết định.
Tuy nhiên, cấu trúc ma trận thường làm tăng mức độ phức tạp nội bộ trong các tổ chức. Vì báo cáo không giới hạn cho một người giám sát duy nhất, nên nhân viên có xu hướng bối rối không biết người giám sát trực tiếp của họ là ai và hướng đi của ai. Quyền lực và giao tiếp kép như vậy dẫn đến khoảng cách giao tiếp và chia rẽ giữa các nhân viên và quản lý.