Giới thiệu quy hoạch
Mọi tổ chức như một phần của vòng đời của nó liên tục tham gia vào bốn chức năng thiết yếu của quản lý - lập kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát. Điều quan trọng nhất của việc này là lập kế hoạch. Đây là phần quản lý liên quan đến việc tạo ra các thủ tục, quy tắc và hướng dẫn để đạt được một mục tiêu đã nêu. Tất cả các chức năng quản lý khác phải được lập kế hoạch nếu chúng có hiệu quả.
Các nhà quản lý ở tất cả các cấp tham gia vào việc lập kế hoạch vì các mục tiêu và mục tiêu phải được thiết lập cho các hoạt động hàng ngày cũng như các sáng kiến dài hạn rộng hơn.
Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của tất cả các chức năng quản lý, bao gồm việc thiết lập các mục tiêu, đề ra các mục tiêu và xác định các phương pháp đạt được các mục tiêu và mục tiêu này. Do đó, đây là một cách tiếp cận hợp lý để đạt được các mục tiêu đã chọn trước.
Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn các sứ mệnh và mục tiêu và các hành động để đạt được chúng. Một khía cạnh quan trọng của việc lập kế hoạch là ra quyết định - tức là lựa chọn các phương án thay thế phù hợp cho quá trình hành động trong tương lai.
Các tổ chức thường phải lập kế hoạch cho định hướng tương lai tầm xa và ngắn hạn. Bằng cách dự báo và dự đoán thị trường và các xu hướng kinh tế - chính trị - xã hội, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch xác định vị trí mà họ mong muốn công ty trong tương lai.
Lập kế hoạch bao gồm việc xác định các loại và khối lượng khác nhau của các nguồn lực vật chất và các nguồn lực khác cần thu được từ bên ngoài, phân bổ các nguồn lực này một cách hiệu quả giữa các yêu cầu cạnh tranh và sắp xếp để chuyển đổi có hệ thống các nguồn lực này thành các đầu ra hữu ích.
Vì các kế hoạch được thực hiện để đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu, nên mọi kế hoạch đều phải dẫn đến việc đạt được mục đích và mục tiêu của tổ chức. Một doanh nghiệp có tổ chức tồn tại để hoàn thành các mục tiêu của nhóm thông qua hợp tác sẵn sàng và có mục đích.
Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa vị trí hiện tại của tổ chức và mong muốn tồn tại trong tương lai. Trong trường hợp không có kế hoạch, các sự kiện sẽ diễn ra theo cơ hội.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch với tư cách là yếu tố cấu thành chính trong quá trình quản lý được mọi người chấp nhận. Lập kế hoạch không chỉ mang lại sự ổn định và chắc chắn cho hoạt động kinh doanh mà còn mang lại ý thức thống nhất về phương hướng và mục đích để đạt được những mục tiêu đã xác định rõ ràng.
Các lý do cơ bản hỗ trợ việc lập kế hoạch có hệ thống của các nhà quản lý là:
Sense of Direction- Lập kế hoạch cung cấp một sự thống nhất về mục đích. Nó tập hợp tất cả các nguồn lực để đạt được các mục tiêu chung. Nếu không có kế hoạch và mục tiêu, các tổ chức sẽ phản ứng với các sự kiện hàng ngày một cách đặc biệt mà không cần xem xét các khả năng dài hạn.
Resource Paucity- Khủng hoảng nguồn lực là một thách thức lớn đối với các tổ chức ngày nay. Ban quản lý phải đối mặt với nhiệm vụ tối ưu hóa kết quả đầu ra với nguồn nhân lực, vật lực và tài chính hạn chế thông qua lập kế hoạch thông minh; nếu không, lãng phí kém hiệu quả sẽ dẫn đến giá cao hơn và thiếu hụt trầm trọng.
Uncertainty- Sự không chắc chắn là một thách thức lớn ngay cả với những nhà hoạch định thông minh nhất. Các tổ chức liên tục phải đối mặt với sự không chắc chắn về kinh tế vi mô và vĩ mô trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ của mình. Lập kế hoạch giúp nhà quản lý dự đoán những thay đổi đó và đáp ứng những thách thức này.
Bên cạnh những lý do trên, có một số lý do thực tế để xây dựng kế hoạch.
Để tập trung hoạt động của tổ chức vào một tập hợp các mục tiêu được tạo ra một cách có ý thức.
Để cung cấp một hướng dẫn có hệ thống cho các hoạt động trong tương lai.
Để tăng kết quả của tổ chức thông qua hoạt động hiệu quả.
Để khuyến khích tư duy có hệ thống. Lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân quyền hiệu quả, xóa bỏ khoảng cách giao tiếp và do đó nâng cao hiệu quả tổng thể.