Quản lý thay đổi tổ chức
Khi các tổ chức thực hiện sáng kiến để cải thiện hiệu suất, nắm bắt cơ hội hoặc giải quyết các vấn đề quan trọng, họ thường yêu cầu thay đổi - thay đổi quy trình, vai trò công việc, cơ cấu tổ chức, loại hình và sử dụng công nghệ.
Change Management
Đó là kỷ luật hướng dẫn, chuẩn bị và trang bị cho các tổ chức để áp dụng thành công sự thay đổi nhằm thúc đẩy thành công của tổ chức.
Nó cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để hỗ trợ nhân viên chuyển từ trạng thái hiện tại của họ sang trạng thái mong muốn và tiến bộ trong tương lai.
Lập kế hoạch thay đổi tổ chức
Sự thay đổi của tổ chức thường xuyên, nếu không phải luôn luôn, là một dấu hiệu cho thấy các vấn đề tiềm ẩn hoặc các vấn đề với tổ chức. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các thay đổi tự nguyện xảy ra trong các tổ chức hướng tới tương lai chủ động nhận ra các cơ hội hoặc tình huống tiềm năng.
Dù là gì đi nữa, thay đổi là sự thay đổi từ trạng thái thoải mái hiện tại đối với bất kỳ tổ chức nào và cần được lên kế hoạch tốt để không làm mất cân bằng môi trường hiện tại. Các bước chính trong quá trình thực hiện thay đổi tổ chức theo kế hoạch được mô tả trong hình sau.
Các tổ chức cần thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng để hiểu các quy trình và thủ tục hiện có và xác định các khó khăn. Mỗi khu vực vấn đề phải được đánh giá và những thay đổi cần thiết để cải thiện phải được đánh giá.
Bước tiếp theo là xác định trạng thái mong muốn trong tương lai mà ban lãnh đạo mong muốn tổ chức ở đó. Điều này sẽ cần được thông báo cho tất cả những người có liên quan và thiết kế các phương tiện để chuyển đổi suôn sẻ.
Kế hoạch chuyển đổi sau khi hoàn thành phải được thực hiện một cách có trật tự. Các kế hoạch phải được lập và các nguồn lực cần được phân bổ. Trách nhiệm phải được giao cho một người chủ chốt trong tổ chức để phụ trách quá trình thay đổi. Điều cần thiết là lãnh đạo cao nhất phải tham gia vào toàn bộ quá trình để chỉ đạo và điều hành quá trình.
Chống lại những thay đổi
Thay đổi tổ chức đôi khi là không thể tránh khỏi. Đó là một quá trình phức tạp ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Không phải tất cả nhân viên và bộ phận đều hoan nghênh những thay đổi đối với môi trường và quy trình hiện có của họ. Đó là phản ứng bình thường của con người để bảo vệ hiện trạng nếu an ninh hoặc tình trạng bị đe dọa.
Trên thực tế, thay đổi tổ chức có thể tạo ra sự hoài nghi và phản kháng ở nhân viên, khiến việc thực hiện các cải tiến tổ chức đôi khi trở nên khó khăn hoặc không thể. Điều này làm cho vai trò của ban quản lý càng trở nên quan trọng hơn, nhằm nỗ lực hỗ trợ nhân viên trong và ngay cả sau quá trình chuyển đổi.
Quản lý khả năng chống lại sự thay đổi là một thách thức. Một số lý do tại sao thay đổi bị chống lại trong các tổ chức là:
Tác động của thay đổi
Nhân viên chống lại sự thay đổi nếu nó không thuận lợi cho họ. Họ có xu hướng chào đón nhiều hơn những thay đổi có lợi cho họ và trao quyền cho họ. Sự phản kháng cũng xảy ra khi sự thay đổi đến với mọi người mà không đưa ra cảnh báo đầy đủ cho họ và không giúp họ thông qua quá trình hiểu những gì thay đổi sẽ dẫn đến và nó sẽ tác động đến công việc / công việc của họ như thế nào.
Tư lợi trước phúc lợi của tổ chức
Một số nhân viên chống lại những thay đổi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích cá nhân và chương trình làm việc của họ. Họ sợ rằng sự thay đổi sẽ làm trì hoãn hoặc cản trở việc hoàn thành chương trình nghị sự ẩn của họ.
Đặc điểm tính cách
Một số vốn có khả năng chống lại bất kỳ loại thay đổi nào hơn những người khác. Những nhân viên có cách tiếp cận tích cực và lạc quan sẵn sàng chấp nhận những thay đổi hơn những nhân viên có cách tiếp cận tiêu cực.
Tính không chắc chắn
Thay đổi thường mang lại cảm giác không chắc chắn vì kết quả cuối cùng thường không được biết trước. Môi trường sau khi biến đổi có thể thay đổi theo hướng tốt hơn hoặc đôi khi xấu hơn so với trước đó. Sự thiếu rõ ràng này tạo ra sự bất an trong nhân viên vì nó dẫn đến cảm giác mất kiểm soát.
Nỗi sợ thất bại
Những thay đổi trong quy trình làm việc có thể tạo ra sự không chắc chắn về năng lực của họ đối với nhân viên vì họ sợ rằng họ có thể không thích ứng được với các yêu cầu mới. Do đó, những nhân viên tự tin về khả năng và hiệu suất của họ có nhiều khả năng sẽ hoan nghênh sự thay đổi được đề xuất hơn những người có niềm tin thấp hơn.
Sợ mất việc
Một yếu tố quan trọng khác khiến nhân viên chống lại sự thay đổi là lo sợ rằng họ có thể mất việc trong tổ chức một khi sự chuyển đổi bị ảnh hưởng. Điều này thường xảy ra trong các tổ chức thực hiện tái cấu trúc hoặc giảm quy mô như một nguyên nhân chính của sự thay đổi.
Vượt qua kháng cự để thay đổi
Thực hiện thay đổi luôn khó khăn đối với các tổ chức. Nhưng quá trình chuyển đổi có thể diễn ra suôn sẻ nếu ban lãnh đạo vượt qua nó với sự đồng cảm và lòng trắc ẩn sau khi phân tích, lập kế hoạch và chiến lược kỹ lưỡng.
Lãnh đạo cao nhất phải hiểu đầy đủ về cách thức hoạt động của thay đổi để dẫn dắt tổ chức của họ thành công trong tương lai. Việc đưa ra và quản lý sự thay đổi đang nổi lên như hai trong những yếu tố quan trọng nhất của lãnh đạo cho tương lai.
Giải quyết mối quan tâm của nhân viên
Một ban quản lý thực sự quan tâm đến nhân viên của mình sẽ giải quyết và giải quyết các mối quan tâm của nhân viên trước, bằng cách tạo cho họ niềm tin và đảm bảo rằng sự thay đổi sẽ mang lại kết quả tích cực và sau đó tập trung vào lợi ích của tổ chức.
Giao tiếp hiệu quả
Một nhà lãnh đạo giỏi cũng là một người giao tiếp hiệu quả. Với tư cách là một tác nhân thay đổi, nhà lãnh đạo thay vì trao đổi với nhân viên những gì họ có thể đạt được từ sự thay đổi, có thể có tác động lớn hơn bằng cách cho họ biết họ sẽ mất gì nếu họ không chấp nhận thay đổi.
Tạo bầu không khí tin cậy
Các bài tập như xây dựng nhóm, xây dựng lòng tin và giao tiếp cởi mở và trung thực với nhân viên trước khi bắt đầu thay đổi sẽ giúp tạo ra bầu không khí tin cậy. Nếu nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi và đầu vào của họ được tìm kiếm, điều đó sẽ giúp họ chấp nhận những thay đổi được thực hiện mà không sợ hãi.
Liên kết các thay đổi với mối quan tâm của nhân viên
Nhận thức của nhân viên về sự thay đổi có thể trở nên tích cực và đáng hoan nghênh bằng cách gắn nhu cầu thay đổi với các vấn đề khác mà họ quan tâm như vấn đề sức khỏe, an ninh việc làm và bầu không khí làm việc tốt hơn.