Mechanizmy kontrolne
Mechanizmy kontrolne odgrywają ważną rolę w każdej organizacji biznesowej, bez których role menedżerów są ograniczone. Kontrola jest potrzebna do osiągnięcia celów w z góry określony sposób, ponieważ zapewnia instrumenty, które wpływają na wyniki i proces decyzyjny organizacji. Kontrola w rzeczywistości dotyczy przepisów stosowanych do działań w organizacji w celu osiągnięcia oczekiwanych rezultatów w ustalaniu polityk, planów i praktyk.
Mechanizmy kontrolne można ustawić zgodnie z funkcjami, atrybutami produktu, atrybutami geograficznymi oraz ogólnymi celami strategicznymi i finansowymi.
Cele kontroli
Istnieją trzy główne cele posiadania mechanizmu kontroli w międzynarodowej firmie. Oni są -
Uzyskanie danych i wskazówek dla najwyższego kierownictwa w celu monitorowania, oceny i dostosowywania ich decyzji i celów operacyjnych.
Aby uzyskać wskazówki, na podstawie których można ustawić wspólne cele, aby uzyskać optymalną koordynację między jednostkami.
Ocena wskaźników wydajności menedżerów na każdym poziomie.
W 1916 roku Henri Fayol zdefiniowane management control w następujący sposób -
„Kontrola przedsięwzięcia polega na sprawdzeniu, czy wszystko przebiega zgodnie z przyjętym planem, wydanymi rozkazami i ustalonymi zasadami. Jego celem jest wskazanie błędów, aby można je było poprawić i zapobiec ich powtórzeniu ”
Rodzaje mechanizmów kontrolnych
Istnieją różne tryby kontroli. Najbardziej wpływowe z nich to:
Kontrole osobiste
Osobiste kontrole są realizowane poprzez osobisty kontakt z podwładnymi. Jest to najczęściej stosowany rodzaj mechanizmu kontrolnego w małych firmach, służący do bezpośredniego nadzoru nad zarządzaniem operacyjnym i pracowniczym. Kontrola osobista służy do konstruowania procesów relacji między menedżerami na różnych szczeblach pracowników w firmach międzynarodowych. Prezesi firm międzynarodowych mogą wykorzystywać zestaw zasad kontroli osobistej, aby wpływać na zachowanie podwładnych.
Kontrola biurokratyczna
Są one związane z wrodzoną biurokracją w międzynarodowej firmie. Ten mechanizm kontroli składa się z pewnego systemu zasad i procedur służących do kierowania działaniami podjednostek i wpływania na nie.
Najczęstszy przykład kontroli biurokratycznej występuje w przypadku capital spending rules które wymagają zgody najwyższego kierownictwa, gdy przekroczy określony limit.
Sterowanie wyjściami
Kontrola wyników służy do wyznaczania celów dla spółek zależnych, aby osiągnąć docelowe wyniki w różnych działach. Kontrola wyników jest ważną częścią międzynarodowego zarządzania biznesem, ponieważ efektywność firmy jest związana z kontrolą biurokratyczną.
Główne kryteria oceny kontroli produkcji obejmują produktywność, rentowność, wzrost, udział w rynku i jakość produktów.
Kontrola kulturowa
Kultura korporacyjna jest kluczem do uzyskania maksymalnej wydajności i rentowności, a zatem kontrola kulturowa jest bardzo ważnym atrybutem pomiaru ogólnej wydajności firmy. Przybiera formę, gdy pracownicy firmy starają się przyjąć normy i wartości głoszone przez firmę.
Pracownicy zwykle kontrolują swoje zachowanie zgodnie z kulturowymi normami kontroli firmy. W związku z tym zmniejsza zależność od bezpośredniego nadzoru, jeśli jest dobrze stosowany. W firmie o silnej kulturze samokontrola rozwija się automatycznie, co z kolei zmniejsza potrzebę stosowania innych rodzajów mechanizmów kontrolnych.
Podejścia do mechanizmów kontrolnych
Istnieje siedem głównych podejść do kontrolowania organizacji biznesowej. Są one omówione poniżej -
Podejście rynkowe
Podejście rynkowe mówi, że zewnętrzne siły rynkowe kształtują mechanizm kontroli i zachowanie kierownictwa w jednostkach organizacyjnych korporacji wielonarodowej. Podejście rynkowe jest stosowane w każdej organizacji o zdecentralizowanej kulturze. W takich organizacjach ceny transferowe są negocjowane w sposób jawny i swobodny. Proces decyzyjny w tym podejściu jest w dużej mierze kierowany i zarządzany przez siły rynkowe.
Podejście do reguł
Podejście oparte na regułach ma zastosowanie do organizacji zorientowanej na reguły, w której większa część procesu decyzyjnego jest stosowana w celu zdecydowanego narzucenia reguł i procedur organizacyjnych. Wymaga wysoce rozwiniętego planu i systemów budżetowych z rozbudowanym formalnym raportowaniem. Regułowe podejście do kontroli wykorzystuje zarówno kontrolę wejściową, jak i wyjściową w sposób zorganizowany i wyłącznie sformalizowany.
Podejście do kultury korporacyjnej
W organizacjach, które kierują się zasadą kultury korporacyjnej, pracownicy internalizują cele, budując silny zestaw wartości. Ta syndykacja wartości wpływa na mechanizm operacyjny organizacji. Zaobserwowano, że nawet jeśli niektóre organizacje mają surowe normy kontroli zachowania, są one nieformalne i mniej wyraźne. Podejście do kultury korporacyjnej wymaga więcej czasu na wprowadzenie zamierzonych zmian lub dostosowań w organizacji.
Kultura raportowania
Kultura raportowania to potężny mechanizm kontroli. Jest używany podczas alokacji zasobów lub gdy najwyższe kierownictwo chce monitorować wyniki firmy i pracowników. Nagradzanie personelu jest powszechną praktyką w takich podejściach do kontroli. Jednak aby maksymalnie wykorzystać podejście do raportowania, raporty muszą być częste, poprawne i przydatne.
Wizyty w spółkach zależnych
Wizyty w oddziałach to powszechne podejście kontrolne. Wadą jest to, że wszystkie informacje nie mogą być wymieniane podczas wizyt. Pracownicy korporacji zwykle i często odwiedzają spółki zależne, aby naradzać się i spotykać z lokalnym kierownictwem. Wizyty mogą umożliwić odwiedzającym zebranie informacji o firmie, co pozwoli im zaoferować porady i wytyczne.
Ocena wyników zarządzania
Wyniki zarządzania Ocena służy do oceny menedżerów zależnych pod kątem wyników spółki zależnej. Ponieważ jednak uprawnienia decyzyjne różnią się od kierowników operacyjnych, niektórymi aspektami kontroli nie można zarządzać za pomocą tego podejścia. Powolne tempo wzrostu firm oraz ryzykowne otoczenie ekonomiczne i polityczne wymaga takiego podejścia.
Porównanie kosztów i księgowości
Porównanie kosztów i księgowości to podejście finansowe. Wynika to z różnicy wydatków między różnymi jednostkami spółek zależnych. Aby uzyskać pełną wydajność z tego podejścia, konieczne jest rzetelne porównanie osiągów operacyjnych jednostek. Porównania rachunku kosztów wykorzystują zestaw reguł, które mają zastosowanie do zasad obowiązujących w kraju macierzystym, w celu spełnienia lokalnych wymogów sprawozdawczych.
Ograniczenia podejść kontrolnych
Mechanizmy kontrolne nigdy nie mogą być jednolite w każdym kraju. Międzynarodowe firmy muszą stawić czoła poważnym ograniczeniom, na podstawie których modyfikują swoje mechanizmy kontrolne w każdym kraju. Oto lista głównych ograniczeń, które wpływają na organizację w ustalaniu jej mechanizmu kontroli zarządczej -
Distance- Odległości geograficzne i różne formy różnic kulturowych stanowią duże ograniczenie systemów kontroli. W dzisiejszych czasach transmisje mailowe i faksowe zastąpiły komunikację międzyludzką, zmieniając znaczenie odległości między jednostkami i pracownikami organizacji.
Diversity- Ze względu na różnorodność trudno jest zastosować wspólny system kontroli dla wszystkich. Wymaga od menedżerów lokalnego reagowania na potrzeby kraju, w którym działa firma. Mogą istnieć różne atrybuty w postaci siły roboczej, kosztów, waluty, czynników ekonomicznych, standardów biznesowych itp.
Degree of Uncertainty- Dane dotyczące mechanizmu sprawozdawczego mogą być niedokładne i niekompletne, co stwarza poważne wyzwania dla mechanizmów kontrolnych. Ze względu na niepewność mechanizmy kontrolne muszą skupiać się na ustalaniu celów i opracowywaniu planów ich osiągnięcia.