Zarządzanie wydajnością - formularze

Przed zaprojektowaniem formularzy zarządzania wydajnością konieczne jest jasne określenie ich celu. Należy odpowiedzieć na następujące pytania -

W jakim stopniu te dokumenty robocze są przeznaczone do użytku przez menedżerów i ich pracowników?
Jakich informacji potrzebuje dział HR na temat wyników przeglądów wydajności?
W jaki sposób należy zapewnić jakość przeglądów wyników?
Jak można zapewnić pracowników, że nie staną się ofiarami uprzedzonych lub stronniczych raportów?

Formularze zarządzania wydajnością jako dokumenty robocze

Nie ma wątpliwości, że głównym celem każdej formy zarządzania wynikami jest służyć jako dokument roboczy. Powinny być stale używane przez menedżerów i osoby prywatne jako dokumenty referencyjne dotyczące celów i planów podczas przeglądu postępów.

Zapisują umowy dotyczące osiągnięć i działań, które należy podjąć w celu poprawy wyników lub rozwoju kompetencji i umiejętności. Z tego powodu formularze powinny być własnością osoby zarządzającej i osoby fizycznej (obie strony powinny mieć kopię).

Wszelkie informacje, których dział HR potrzebuje w ocenach (do celów wynagrodzeń związanych z wynikami lub planowania kariery) lub wniosków o szkolenie, powinny być zawarte w oddzielnym formularzu do ich wykorzystania.

Pracownika można nadal chronić przed nieuczciwymi ocenami i ocenami, umożliwiając kierownikowi kierownika („dziadkowi”) wgląd i skomentowanie ukończonego raportu. Takie komentarze można by pokazać osobie, która powinna mieć prawo do odwołania się w ramach procedury zażalenia, jeśli nadal jest niezadowolona z raportu.

Informacje dla działu HR

Być może dział HR będzie musiał wiedzieć -

kim są najlepsi - w zakresie rozwoju i planowania kariery;
kim są słabi pracownicy - rozważenie z przełożonym, jakie działania należy podjąć;
oceny wyników dla decyzji płacowych związanych z wynikami;
zalecenia dotyczące szkoleń w celu oceny wszelkich wspólnych potrzeb szkoleniowych i zainicjowania działań szkoleniowych;
o wynikach każdej osoby, która może być rozważona o awans, transfer lub postępowanie dyscyplinarne.

Innym czynnikiem, który pomaga przekonać wiele organizacji do centralnego przechowywania kopii formularzy recenzji, jest to, że decyzja w sprawie niesprawiedliwego zwolnienia może zależeć od jakości prowadzenia dokumentacji, a także uczciwości procesu oceny wyników - mogą być wymagane formularze oceny wyników na dowód.

Może to spowodować problem, jeśli kierownik, który sporządził nijakie, powierzchowne, ale ogólnie korzystne raporty o pracowniku, może później podjąć działania dyscyplinarne z powodu niezdolności do pracy. Sądy pracy nie spoglądają przychylnie na tego typu niespójności. Zawsze konieczne jest, aby dział HR porównał raporty z przeglądu z obrazem namalowanym przez menedżerów, gdy ci ostatni zażądali działań dyscyplinarnych i kwestionowali wszelkie niespójności. Podejście przyjęte przez większość organizacji wymaga, aby przynajmniej kopia formularza przeglądu była przechowywana centralnie wraz z kopią umowy o wykonanie zadań, jeśli zawiera ona zalecenia dotyczące szkoleń i rozwoju.

Zachęcano by jednak kierowników i poszczególne osoby do zachowania własnych kopii jako dokumentów roboczych. Należy pamiętać o przepisach ustawy o ochronie danych, które dają pracownikom prawo wglądu do wszelkich dokumentów lub ewidencji zawierających dane osobowe.

Projektowanie formularzy

Podczas projektowania formularzy zarządzania wydajnością należy dążyć do tego, aby były jak najprostsze i jak najbardziej zwięzłe, a jednocześnie pozostawiały wystarczająco dużo miejsca na komentarze. Jak wszystkie dobre formularze, powinny one być zrozumiałe, ale mogą być uzupełnione wskazówkami. Chociaż dokumentacja powinna być ograniczona do minimum, używane dokumenty powinny być dobrze zaprojektowane i przedstawione. Poniższy rysunek przedstawia typową formę.

Istnieje wiele odmian form zarządzania wynikami stosowanych przez różne organizacje - niektóre są bardziej rozbudowane, na przykład ze specjalnym formularzem „planowania wyników”, a niektóre są prostsze.

Wszystkie typy formularzy mają te same podstawowe tematy i w pewnym sensie zawierają miejsca na -

uzgodnione cele
uzgodnione plany wydajności i rozwoju osobistego
przegląd wyników pod kątem celów
przegląd osiągnięć na tle planu rozwoju

WYDAJNOŚĆ I ROZWÓJ: UMOWA I PODSUMOWANIE PRZEGLĄDU
Nazwa :		Imię (imiona)
Stanowisko		Departament
Nazwisko recenzenta		Stanowisko
UMOWA O WYKONANIE I ROZWÓJ
Cele		Miary wydajności

Kompetencje		Uzgodnione działania

PLAN DZIAŁU WYDAJNOŚCI
Potrzeba rozwoju	Kompetencje	Działanie przez kogo	Uzgodnione działania

PRZEGLĄD ROZWOJU WYDAJNOŚCI
Cele		Miary wydajności

Kompetencje		Uzgodnione działania

Kompetencje		Uzgodnione działania
Komentarze recenzenta: Podpisano: Data:
Komentarze recenzenta: Podpisano: Data:

Zarządzanie wydajnością przez Internet

Oprogramowanie internetowe może ułatwić menedżerom i pracownikom rejestrowanie profili ról i umów dotyczących wydajności, w tym planów i celów dotyczących poprawy wydajności oraz rozwoju osobistego, monitorowanie postępów w realizacji planów, uzyskiwanie dostępu do dokumentów dotyczących wyników online oraz gromadzenie wielu źródeł (ocena 360 stopni ) komentarze.

Wszystkie te dane mogą być wykorzystane jako pomoc w przeglądach wyników i rejestrowaniu dalszych uzgodnień wynikających z przeglądów. Celem jest ograniczenie formalności i uproszczenie procesu.

System oparty na sieci WWW firmy Raytheon jest używany jako podstawa ich schematu rozwoju wydajności. Zawiera „ekran wydajności” oraz „podsumowanie wydajności i rozwoju”, a także narzędzia oceny 360 stopni i szczegóły dotyczące działania systemu kompensacji Raytheon.