การตรวจสอบ - การตรวจสอบภายในและผู้ตรวจสอบบัญชี

ลักษณะและขอบเขตขอบเขตงานของผู้ตรวจสอบขึ้นอยู่กับระบบการตรวจสอบภายในในองค์กร ระบบการตรวจสอบภายในจะกำหนดความน่าเชื่อถือของงานที่ผู้ตรวจสอบสามารถทำได้ ผู้ตรวจสอบภายนอกเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีขั้นสุดท้ายในท้ายที่สุด

ระบบตรวจสอบภายในไม่สามารถคลายความรับผิดชอบตามสัญญาของผู้สอบบัญชีได้ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในบัญชีขั้นสุดท้ายดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้สอบบัญชีที่จะต้องตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดโดยละเอียด ระบบการตรวจสอบภายในที่ดีอาจลดการตรวจสอบรายละเอียดของผู้ตรวจสอบและเขาสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้เพื่อทำงานอื่นที่มีความสำคัญมากกว่าได้

เราจะหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบภายในที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆ -

  • การชำระด้วยเงินสด
  • ขายเงินสดที่เคาน์เตอร์
  • ขายเงินสดโดยพนักงานขาย
  • การขายทางไปรษณีย์
  • บิลเงินสด
  • Purchases
  • Sales
  • Stores
  • สินทรัพย์ถาวร
  • Investments

การชำระด้วยเงินสด

พิจารณาประเด็นต่อไปนี้ขณะทำการตรวจสอบภายในสำหรับการชำระด้วยเงินสด -

  • ไม่รวมการชำระด้วยเงินสดย่อยการชำระเงินทั้งหมดควรทำผ่านเช็ค, Demand Drafts, RTGS (Real Time Gross Settlement), NEFT (National Electronic Fund Transfer) หรือโหมดธนาคารอื่น ๆ ตามเวลาที่มีอยู่

  • บุคคลที่ทำการชำระเงินไม่ควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับการรับเงินสด

  • ทุกใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญจ่ายควรประทับตราว่า "ชำระแล้ว" เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อนสำหรับใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญเดียวกัน

  • การยืนยันยอดคงเหลือจากเจ้าหนี้ควรทำโดยตรง

  • ควรได้รับเงินสดสำหรับการชำระเงินแต่ละครั้ง

  • แคชเชียร์ชำระเงินสดย่อยจะรับผิดชอบแทนแคชเชียร์หลัก

  • ควรเก็บเงินสดย่อยไว้ในระบบ Imprest

  • ในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินควรขอรับใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญที่ถูกต้องจากแคชเชียร์ย่อย

  • แคชเชียร์ควรตรวจสอบสมุดเงินสดย่อยบ่อยๆ

  • การกระทบยอดบัญชีธนาคารควรทำในช่วงเวลาปกติ

  • ใบจ่ายเงินเพื่อฝากเงินสดในธนาคารแคชเชียร์ควรกรอกไม่ใช่คนที่จะฝากเงินสด

ตามบทบัญญัติที่กำหนดไว้ภายใต้มาตรา 40A (3) ของพระราชบัญญัติภาษีเงินได้ พ.ศ. 2504 สำหรับการชำระเงินที่เกิน Rs 20,000 / - มีการระบุว่า“ ในกรณีที่ผู้ประเมินต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ และได้รับเงินเป็นจำนวนเงินที่เกิน Rs. 20,000 / - มิฉะนั้นเช็คขีดคร่อมหรือดร๊าฟท์ธนาคารจะไม่อนุญาตค่าใช้จ่ายดังกล่าวทั้งหมด”

ขายเงินสดที่เคาน์เตอร์

  • พนักงานขายทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ทำการขายด้วยเงินสดควรแบ่งเขตโดยเฉพาะ

  • ควรสร้างสำเนาใบเสร็จเงินสดสี่ชุดซึ่งจะส่งมอบให้กับลูกค้าสามชุดโดยลูกค้าจะมอบสำเนาหนึ่งชุดให้กับแคชเชียร์ในขณะชำระเงินและสำเนาหนึ่งชุดให้กับผู้เฝ้าประตูในเวลาที่ส่งมอบสินค้าและออกจากประตู และลูกค้าจะเก็บสำเนาไว้หนึ่งฉบับ

  • จะมีการจัดทำสรุปยอดขายสามรายการโดยพนักงานขายคนที่สองโดยแคชเชียร์และที่สามโดยพนักงานเฝ้าประตูเพื่อนับยอดขายเงินสดในแต่ละวัน

  • ยอดขายเงินสดทั้งหมดควรฝากเข้าธนาคารเป็นประจำทุกวันโดยไม่หักค่าใช้จ่ายหรือค่าคอมมิชชั่นใด ๆ

  • เงินสดรับ (ตามเครื่องบันทึกเงินสด) ยอดขายเงินสดและจำนวนเงินที่ฝากเข้าธนาคารควรเหมือนกัน

ขายโดยพนักงานขายที่เดินทาง

  • ควรออกสมุดใบเสร็จเงินสดคร่าวๆที่มีหมายเลขล่วงหน้าให้กับพนักงานขายทุกคนสำหรับการเรียกเก็บหนี้หรือล่วงหน้าจากลูกค้า

  • ควรส่งใบเสร็จสุดท้ายให้ลูกค้าโดยตรง

  • พนักงานขายควรฝากเงินสดทั้งหมดไว้ที่สำนักงานใหญ่ทุกวันโดยไม่มีการหักเงินใด ๆ

  • ควรมีการกระทบยอดบัญชีกับลูกค้าเป็นประจำ

  • เพื่อหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงพนักงานขายทุกคนควรเปลี่ยนและโอนไปยังพื้นที่อื่นเป็นประจำ

การขายทางไปรษณีย์

  • ควรบันทึกการขายทางไปรษณีย์ในทะเบียนแยกต่างหาก

  • ควรเก็บรักษาทะเบียนแยกต่างหากเพื่อบันทึกเงินสดที่ได้รับจากการขายทางไปรษณีย์

  • เงินสดที่ได้รับจากการขายทางไปรษณีย์ควรฝากเข้าธนาคารต่างหาก

  • การตรวจสอบการลงทะเบียนการขายและการชำระเงินอย่างสม่ำเสมอควรกระทำโดยเจ้าหน้าที่ของ บริษัท

บิลเงินสด

แคชเชียร์เกี่ยวข้องกับงานต่อไปนี้เกี่ยวกับการรับเงินสด -

  • บันทึกการรับเงินสดทันทีที่ได้รับเงินสด

  • เขาไม่ได้รับอนุญาตให้เก็บเงินสดไว้กับตัว

  • เขาไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายใด ๆ จากมัน

  • ใบเสร็จรับเงินควรฝากเข้าธนาคารทุกวัน

  • แคชเชียร์ไม่ควรได้รับอนุญาตให้ทำรายการหลักในหนังสือ

การซื้อ

  • บิลใบขอเสนอลงนามรับรองสำเนาถูกต้องโดยหัวหน้าภาควิชาควรจะออกและส่งไปยังแผนกจัดซื้ออย่างชัดเจนกล่าวถึงปริมาณคุณภาพและวันที่ส่งมอบบนสลิปใบขอเสนอ

  • การสอบถามเกี่ยวกับวัสดุที่ต้องการควรดำเนินการโดยแผนกจัดซื้อจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันของวัสดุ

  • ใบสั่งซื้อควรออกตามใบเสนอราคาต่ำสุดที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ อาจมีสำเนาใบสั่งซื้อสี่ชุดหนึ่งชุดสำหรับซัพพลายเออร์ชุดที่สองสำหรับแผนกร้านค้าที่สามสำหรับแผนกบัญชีและสำเนาที่สี่ควรเก็บไว้โดยแผนกจัดซื้อ

  • ควรส่งสินค้าไปจัดเก็บหลังจากการตรวจสอบอย่างถูกต้องในเวลารับสินค้า แผนกร้านค้าจะแจ้งให้แผนกที่เกี่ยวข้องทราบเช่นเดียวกัน

  • หลังจากตรวจสอบใบแจ้งหนี้การซื้ออย่างถูกต้องแล้วควรส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีและการชำระเงิน

  • ตามใบสั่งซื้อแผนกบัญชีจะจองใบแจ้งหนี้นั้นไว้ในสมุดบัญชีของเราและหากมีความคลาดเคลื่อนควรออกใบเพิ่มหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ภายใต้การแจ้งเตือนไปยังแผนกจัดซื้อ

  • ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ตามวันที่ครบกำหนด

ฝ่ายขาย

  • หลังจากได้รับใบสั่งขายควรส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังแผนกจัดส่งเพื่อดำเนินการต่อไป

  • แผนกจัดส่งหลังจากได้รับใบสั่งขายจะบรรจุวัสดุตามคำสั่งซื้อ

  • การจัดเตรียมและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้จะดำเนินการตามใบสั่งขาย

  • รายการสินค้าจะดำเนินการในการลงทะเบียนด้านนอกสินค้าก่อนส่งให้ลูกค้า

  • การส่งคืนการขายจะถูกป้อนในทะเบียนขาเข้าของสินค้าและจะมีการออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้าตามนั้น

ร้านค้า

ร้านค้าเป็นแผนกที่สำคัญและมีความสำคัญอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมใด ๆ และการควบคุมร้านค้าอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการป้องกันการโจรกรรมการขโมยและการใช้สินค้าคงคลังในทางที่ผิด ประเด็นต่อไปนี้ต้องได้รับการพิจารณาสำหรับการตรวจสอบภายในร้านค้า -

  • ร้านค้าทุกแห่งจะต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครันเนื่องจากต้องมีการจัดเก็บสินค้าคงคลังให้เป็นระเบียบและตำแหน่งที่ตั้งของร้านที่สะดวกก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกอุตสาหกรรม

  • ควรออกสำเนา GRN (หมายเหตุการรับสินค้า) สามชุดเมื่อได้รับวัสดุโดยหนึ่งชุดจะถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อพร้อมกับใบแจ้งหนี้ส่วนที่สองสำหรับแผนกบัญชีและที่สามจะถูกเก็บไว้โดยแผนกร้านค้า

  • ควรจัดเก็บสินค้าในใบเสร็จรับเงินในสถานที่ที่เหมาะสม ควรมีการบัญชีสต็อกสินค้าที่เหมาะสมสำหรับการรับสินค้าและการออกสินค้า

  • การรับสต็อกทางกายภาพในช่วงเวลาปกติควรดำเนินการและการกระทบยอดสต็อกกับหนังสือควรทำได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด ควรมีการดำเนินการที่เหมาะสมและรวดเร็วในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน

  • หากมีการออกวัสดุให้กับแผนกอื่น ๆ จำเป็นต้องระบุไว้ใน“ หมายเหตุการโอนวัสดุ” การส่งคืนวัสดุควรอยู่ใน MRN (Material Return Note) และวัสดุที่ออกให้กับลูกค้าควรเป็นไปตามการขาย ใบแจ้งหนี้เท่านั้น

สินทรัพย์ถาวร

การซื้อสินทรัพย์ถาวรอาจเป็นเพียงการเพิ่มสินทรัพย์ถาวรสำหรับโครงการใหม่หรือเพื่อขยายธุรกิจ สินทรัพย์ถาวรมีลักษณะถาวรในการหารายได้เช่นที่ดินอาคารโรงงานและเครื่องจักรเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ติดตั้งคอมพิวเตอร์และยานพาหนะเป็นต้น

ต่อไปนี้เป็นการตรวจสอบที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ถาวร -

  • การอนุมัติรายจ่ายลงทุนควรกระทำโดยคณะกรรมการอาจตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์นี้หรือโดยผู้มีอำนาจที่เหมาะสม ควรปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันในกรณีที่มีการโอนหรือทิ้งทรัพย์สินใด ๆ

  • ความแตกต่างระหว่างรายจ่ายฝ่ายทุนและรายรับเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการบันทึกบัญชีที่เหมาะสม

  • ควรเก็บรักษาทะเบียนสินทรัพย์ถาวรโดยให้คำอธิบายทั้งหมดเกี่ยวกับจำนวนต้นทุนและที่ตั้งของสินทรัพย์ถาวร

  • การตรวจสอบทางกายภาพของสินทรัพย์ถาวรควรมีเป็นครั้งคราว

  • การบัญชีและการคิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรควรทำตามมาตรฐานการบัญชี -10 ที่ออกโดย Institute of Chartered Accountants of India

เงินลงทุน

ต้องพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ในขณะที่เกี่ยวข้องกับการลงทุน -

  • การขายและการซื้อการลงทุนควรกระทำโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

  • ควรจัดทำทะเบียนการลงทุนโดยละเอียดและตรวจสอบเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์เป็นระยะ ๆ เอกสารกรรมสิทธิ์เหล่านี้ควรอยู่ในความดูแลของ บริษัท อย่างปลอดภัย

  • ควรตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่ายของนายหน้า

  • ควรมีการตรวจสอบรายการบัญชีเกี่ยวกับดอกเบี้ยเงินปันผลโบนัสและการชำระคืนทุน

  • ควรตรวจสอบการลงทุนทางกายภาพ