การตรวจสอบ - การตรวจสอบภายในและผู้ตรวจสอบบัญชี
ลักษณะและขอบเขตขอบเขตงานของผู้ตรวจสอบขึ้นอยู่กับระบบการตรวจสอบภายในในองค์กร ระบบการตรวจสอบภายในจะกำหนดความน่าเชื่อถือของงานที่ผู้ตรวจสอบสามารถทำได้ ผู้ตรวจสอบภายนอกเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีขั้นสุดท้ายในท้ายที่สุด
ระบบตรวจสอบภายในไม่สามารถคลายความรับผิดชอบตามสัญญาของผู้สอบบัญชีได้ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในบัญชีขั้นสุดท้ายดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้สอบบัญชีที่จะต้องตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดโดยละเอียด ระบบการตรวจสอบภายในที่ดีอาจลดการตรวจสอบรายละเอียดของผู้ตรวจสอบและเขาสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้เพื่อทำงานอื่นที่มีความสำคัญมากกว่าได้
เราจะหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบภายในที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆ -
- การชำระด้วยเงินสด
- ขายเงินสดที่เคาน์เตอร์
- ขายเงินสดโดยพนักงานขาย
- การขายทางไปรษณีย์
- บิลเงินสด
- Purchases
- Sales
- Stores
- สินทรัพย์ถาวร
- Investments
การชำระด้วยเงินสด
พิจารณาประเด็นต่อไปนี้ขณะทำการตรวจสอบภายในสำหรับการชำระด้วยเงินสด -
ไม่รวมการชำระด้วยเงินสดย่อยการชำระเงินทั้งหมดควรทำผ่านเช็ค, Demand Drafts, RTGS (Real Time Gross Settlement), NEFT (National Electronic Fund Transfer) หรือโหมดธนาคารอื่น ๆ ตามเวลาที่มีอยู่
บุคคลที่ทำการชำระเงินไม่ควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับการรับเงินสด
ทุกใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญจ่ายควรประทับตราว่า "ชำระแล้ว" เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อนสำหรับใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญเดียวกัน
การยืนยันยอดคงเหลือจากเจ้าหนี้ควรทำโดยตรง
ควรได้รับเงินสดสำหรับการชำระเงินแต่ละครั้ง
แคชเชียร์ชำระเงินสดย่อยจะรับผิดชอบแทนแคชเชียร์หลัก
ควรเก็บเงินสดย่อยไว้ในระบบ Imprest
ในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินควรขอรับใบเรียกเก็บเงินหรือใบสำคัญที่ถูกต้องจากแคชเชียร์ย่อย
แคชเชียร์ควรตรวจสอบสมุดเงินสดย่อยบ่อยๆ
การกระทบยอดบัญชีธนาคารควรทำในช่วงเวลาปกติ
ใบจ่ายเงินเพื่อฝากเงินสดในธนาคารแคชเชียร์ควรกรอกไม่ใช่คนที่จะฝากเงินสด
ตามบทบัญญัติที่กำหนดไว้ภายใต้มาตรา 40A (3) ของพระราชบัญญัติภาษีเงินได้ พ.ศ. 2504 สำหรับการชำระเงินที่เกิน Rs 20,000 / - มีการระบุว่า“ ในกรณีที่ผู้ประเมินต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ และได้รับเงินเป็นจำนวนเงินที่เกิน Rs. 20,000 / - มิฉะนั้นเช็คขีดคร่อมหรือดร๊าฟท์ธนาคารจะไม่อนุญาตค่าใช้จ่ายดังกล่าวทั้งหมด”
ขายเงินสดที่เคาน์เตอร์
พนักงานขายทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ทำการขายด้วยเงินสดควรแบ่งเขตโดยเฉพาะ
ควรสร้างสำเนาใบเสร็จเงินสดสี่ชุดซึ่งจะส่งมอบให้กับลูกค้าสามชุดโดยลูกค้าจะมอบสำเนาหนึ่งชุดให้กับแคชเชียร์ในขณะชำระเงินและสำเนาหนึ่งชุดให้กับผู้เฝ้าประตูในเวลาที่ส่งมอบสินค้าและออกจากประตู และลูกค้าจะเก็บสำเนาไว้หนึ่งฉบับ
จะมีการจัดทำสรุปยอดขายสามรายการโดยพนักงานขายคนที่สองโดยแคชเชียร์และที่สามโดยพนักงานเฝ้าประตูเพื่อนับยอดขายเงินสดในแต่ละวัน
ยอดขายเงินสดทั้งหมดควรฝากเข้าธนาคารเป็นประจำทุกวันโดยไม่หักค่าใช้จ่ายหรือค่าคอมมิชชั่นใด ๆ
เงินสดรับ (ตามเครื่องบันทึกเงินสด) ยอดขายเงินสดและจำนวนเงินที่ฝากเข้าธนาคารควรเหมือนกัน
ขายโดยพนักงานขายที่เดินทาง
ควรออกสมุดใบเสร็จเงินสดคร่าวๆที่มีหมายเลขล่วงหน้าให้กับพนักงานขายทุกคนสำหรับการเรียกเก็บหนี้หรือล่วงหน้าจากลูกค้า
ควรส่งใบเสร็จสุดท้ายให้ลูกค้าโดยตรง
พนักงานขายควรฝากเงินสดทั้งหมดไว้ที่สำนักงานใหญ่ทุกวันโดยไม่มีการหักเงินใด ๆ
ควรมีการกระทบยอดบัญชีกับลูกค้าเป็นประจำ
เพื่อหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงพนักงานขายทุกคนควรเปลี่ยนและโอนไปยังพื้นที่อื่นเป็นประจำ
การขายทางไปรษณีย์
ควรบันทึกการขายทางไปรษณีย์ในทะเบียนแยกต่างหาก
ควรเก็บรักษาทะเบียนแยกต่างหากเพื่อบันทึกเงินสดที่ได้รับจากการขายทางไปรษณีย์
เงินสดที่ได้รับจากการขายทางไปรษณีย์ควรฝากเข้าธนาคารต่างหาก
การตรวจสอบการลงทะเบียนการขายและการชำระเงินอย่างสม่ำเสมอควรกระทำโดยเจ้าหน้าที่ของ บริษัท
บิลเงินสด
แคชเชียร์เกี่ยวข้องกับงานต่อไปนี้เกี่ยวกับการรับเงินสด -
บันทึกการรับเงินสดทันทีที่ได้รับเงินสด
เขาไม่ได้รับอนุญาตให้เก็บเงินสดไว้กับตัว
เขาไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายใด ๆ จากมัน
ใบเสร็จรับเงินควรฝากเข้าธนาคารทุกวัน
แคชเชียร์ไม่ควรได้รับอนุญาตให้ทำรายการหลักในหนังสือ
การซื้อ
บิลใบขอเสนอลงนามรับรองสำเนาถูกต้องโดยหัวหน้าภาควิชาควรจะออกและส่งไปยังแผนกจัดซื้ออย่างชัดเจนกล่าวถึงปริมาณคุณภาพและวันที่ส่งมอบบนสลิปใบขอเสนอ
การสอบถามเกี่ยวกับวัสดุที่ต้องการควรดำเนินการโดยแผนกจัดซื้อจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันของวัสดุ
ใบสั่งซื้อควรออกตามใบเสนอราคาต่ำสุดที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ อาจมีสำเนาใบสั่งซื้อสี่ชุดหนึ่งชุดสำหรับซัพพลายเออร์ชุดที่สองสำหรับแผนกร้านค้าที่สามสำหรับแผนกบัญชีและสำเนาที่สี่ควรเก็บไว้โดยแผนกจัดซื้อ
ควรส่งสินค้าไปจัดเก็บหลังจากการตรวจสอบอย่างถูกต้องในเวลารับสินค้า แผนกร้านค้าจะแจ้งให้แผนกที่เกี่ยวข้องทราบเช่นเดียวกัน
หลังจากตรวจสอบใบแจ้งหนี้การซื้ออย่างถูกต้องแล้วควรส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีและการชำระเงิน
ตามใบสั่งซื้อแผนกบัญชีจะจองใบแจ้งหนี้นั้นไว้ในสมุดบัญชีของเราและหากมีความคลาดเคลื่อนควรออกใบเพิ่มหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ภายใต้การแจ้งเตือนไปยังแผนกจัดซื้อ
ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ตามวันที่ครบกำหนด
ฝ่ายขาย
หลังจากได้รับใบสั่งขายควรส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังแผนกจัดส่งเพื่อดำเนินการต่อไป
แผนกจัดส่งหลังจากได้รับใบสั่งขายจะบรรจุวัสดุตามคำสั่งซื้อ
การจัดเตรียมและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้จะดำเนินการตามใบสั่งขาย
รายการสินค้าจะดำเนินการในการลงทะเบียนด้านนอกสินค้าก่อนส่งให้ลูกค้า
การส่งคืนการขายจะถูกป้อนในทะเบียนขาเข้าของสินค้าและจะมีการออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้าตามนั้น
ร้านค้า
ร้านค้าเป็นแผนกที่สำคัญและมีความสำคัญอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมใด ๆ และการควบคุมร้านค้าอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการป้องกันการโจรกรรมการขโมยและการใช้สินค้าคงคลังในทางที่ผิด ประเด็นต่อไปนี้ต้องได้รับการพิจารณาสำหรับการตรวจสอบภายในร้านค้า -
ร้านค้าทุกแห่งจะต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครันเนื่องจากต้องมีการจัดเก็บสินค้าคงคลังให้เป็นระเบียบและตำแหน่งที่ตั้งของร้านที่สะดวกก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกอุตสาหกรรม
ควรออกสำเนา GRN (หมายเหตุการรับสินค้า) สามชุดเมื่อได้รับวัสดุโดยหนึ่งชุดจะถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อพร้อมกับใบแจ้งหนี้ส่วนที่สองสำหรับแผนกบัญชีและที่สามจะถูกเก็บไว้โดยแผนกร้านค้า
ควรจัดเก็บสินค้าในใบเสร็จรับเงินในสถานที่ที่เหมาะสม ควรมีการบัญชีสต็อกสินค้าที่เหมาะสมสำหรับการรับสินค้าและการออกสินค้า
การรับสต็อกทางกายภาพในช่วงเวลาปกติควรดำเนินการและการกระทบยอดสต็อกกับหนังสือควรทำได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด ควรมีการดำเนินการที่เหมาะสมและรวดเร็วในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน
หากมีการออกวัสดุให้กับแผนกอื่น ๆ จำเป็นต้องระบุไว้ใน“ หมายเหตุการโอนวัสดุ” การส่งคืนวัสดุควรอยู่ใน MRN (Material Return Note) และวัสดุที่ออกให้กับลูกค้าควรเป็นไปตามการขาย ใบแจ้งหนี้เท่านั้น
สินทรัพย์ถาวร
การซื้อสินทรัพย์ถาวรอาจเป็นเพียงการเพิ่มสินทรัพย์ถาวรสำหรับโครงการใหม่หรือเพื่อขยายธุรกิจ สินทรัพย์ถาวรมีลักษณะถาวรในการหารายได้เช่นที่ดินอาคารโรงงานและเครื่องจักรเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ติดตั้งคอมพิวเตอร์และยานพาหนะเป็นต้น
ต่อไปนี้เป็นการตรวจสอบที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ถาวร -
การอนุมัติรายจ่ายลงทุนควรกระทำโดยคณะกรรมการอาจตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์นี้หรือโดยผู้มีอำนาจที่เหมาะสม ควรปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันในกรณีที่มีการโอนหรือทิ้งทรัพย์สินใด ๆ
ความแตกต่างระหว่างรายจ่ายฝ่ายทุนและรายรับเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการบันทึกบัญชีที่เหมาะสม
ควรเก็บรักษาทะเบียนสินทรัพย์ถาวรโดยให้คำอธิบายทั้งหมดเกี่ยวกับจำนวนต้นทุนและที่ตั้งของสินทรัพย์ถาวร
การตรวจสอบทางกายภาพของสินทรัพย์ถาวรควรมีเป็นครั้งคราว
การบัญชีและการคิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรควรทำตามมาตรฐานการบัญชี -10 ที่ออกโดย Institute of Chartered Accountants of India
เงินลงทุน
ต้องพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ในขณะที่เกี่ยวข้องกับการลงทุน -
การขายและการซื้อการลงทุนควรกระทำโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
ควรจัดทำทะเบียนการลงทุนโดยละเอียดและตรวจสอบเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์เป็นระยะ ๆ เอกสารกรรมสิทธิ์เหล่านี้ควรอยู่ในความดูแลของ บริษัท อย่างปลอดภัย
ควรตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่ายของนายหน้า
ควรมีการตรวจสอบรายการบัญชีเกี่ยวกับดอกเบี้ยเงินปันผลโบนัสและการชำระคืนทุน
ควรตรวจสอบการลงทุนทางกายภาพ