การตรวจสอบ - ธุรกรรมการซื้อขาย

การรับรองหนังสือซื้อ

จุดประสงค์หลักที่อยู่เบื้องหลังการรับรองหนังสือซื้อคือเพื่อยืนยันว่ามีการป้อนบิลการซื้อทุกรายการในสมุดการซื้อและใบแจ้งหนี้ที่ป้อนในสมุดซื้อนั้นขัดกับสินค้าที่ได้รับจริงและมีการชำระเงินสำหรับการซื้อจริงเหล่านั้น

ต่อไปเราจะพูดถึงหน้าที่หลักของผู้ตรวจสอบบัญชีเกี่ยวกับการรับรองการซื้อเครดิต

การควบคุมภายในสำหรับการซื้อ

ผู้ตรวจสอบต้องศึกษาความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในในองค์กร ระบบควบคุมภายในปกติสำหรับการซื้อมีให้ด้านล่าง -

• แผนกที่ต้องใช้วัสดุหรือแผนกจัดเก็บจะส่งใบขอซื้อไปยังแผนกจัดซื้อหลังจากได้รับการลงนามโดยหัวหน้าแผนก คุณภาพและปริมาณของวัสดุที่ต้องการควรระบุไว้อย่างชัดเจนในใบเบิก

• หลังจากได้รับใบขออนุญาตจากร้านค้าหรือแผนกอื่นแล้วแผนกจัดซื้อจะเชิญใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน จากนั้นฝ่ายจัดซื้อจะเลือกใบเสนอราคาที่ดีที่สุดพร้อมสินค้าคุณภาพดีที่สุด

• ใบสั่งซื้อจะออกให้กับผู้จัดหาสินค้าที่พร้อมจะจัดหาสินค้าตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ดีที่สุด สำเนาใบสั่งซื้อหนึ่งชุดจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของสินค้าใบที่สองไปยังแผนกร้านค้าใบที่สามไปยังแผนกบัญชีและใบที่สี่ไปยังแผนกรับสินค้าและหนึ่งสำเนาจะถูกเก็บไว้โดยแผนกจัดซื้อเอง .

• ในการรับสินค้าฝ่ายรับสินค้าจะออกใบสำคัญรับวัสดุ (MRN) หลังจากการตรวจสอบและตรวจสอบปริมาณราคาและคุณภาพของวัสดุของสินค้าตามใบสั่งซื้อ วัสดุพร้อมกับบันทึกการรับวัสดุจะถูกส่งไปยังแผนกร้านค้าโดย MRN แต่ละฉบับจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีและแผนกจัดซื้อ

• หลังจากการตรวจสอบใบแจ้งหนี้การซื้อและ MRN แล้วแผนกบัญชีจะส่งใบเรียกเก็บเงินสำหรับการชำระเงินและการชำระเงินจะดำเนินการโดยแผนกบัญชีตามเงื่อนไขการชำระเงิน

ผู้สอบบัญชีต้องตรวจสอบระบบการควบคุมภายในที่สมบูรณ์ตามที่ระบุไว้ข้างต้น

หน้าที่ของผู้สอบบัญชี

ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบและตรวจสอบดังต่อไปนี้ -

• บันทึกใบสั่งซื้อทั้งหมด

• การตรวจสอบปริมาณราคาและเงื่อนไขการชำระเงินของใบแจ้งหนี้การซื้อพร้อมใบสั่งซื้อ

• การตรวจสอบว่าได้รับสินค้าจริงหรือไม่

• การตรวจสอบเกี่ยวกับการบันทึกรายการซื้ออย่างถูกต้องในสมุดการซื้อ

• การซื้อสินค้าควรมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้นไม่ใช่เพื่อการใช้งานส่วนตัวของหุ้นส่วนกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ของ บริษัท

• ผู้ตรวจสอบบัญชีควรตรวจสอบรายการบัญชีของซัพพลายเออร์

การรับรองหนังสือคืนการซื้อ

มีหลายครั้งที่เนื่องจากคุณภาพของสินค้าที่ซื้อหรือเนื่องจากสินค้าที่สั่งซื้อมากเกินไปหรือเหตุผลอื่นใดสินค้าจะถูกส่งกลับไปยังซัพพลายเออร์ ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้ -

• ควรจัดเตรียมใบเพิ่มหนี้หรือใบส่งคืนการซื้อโดยระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้การซื้อเดิมปริมาณราคาภาษีที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ ซึ่งควรเป็นไปตามใบแจ้งหนี้การซื้อฉบับจริงที่มีการซื้อวัสดุ

• ควรได้รับใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้องจากซัพพลายเออร์

• ควรเก็บรักษาสมุดคืนสินค้าแยกต่างหาก

• การปรับจำนวนใบกำกับการส่งคืนสินค้าควรทำในขณะที่ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์

การรับรองสินค้าที่ส่งตามเกณฑ์การฝากขาย

พิจารณาประเด็นต่อไปนี้สำหรับการรับรองสินค้าที่ส่งตามเกณฑ์การฝากขาย -

• สินค้าที่ส่งตามหลักการฝากขายโดยหลักการให้ตัวแทนของเขาไม่ใช่การขาย

• การเข้าร่วมการขายควรกระทำเมื่อตัวแทนขายสินค้าจริงเท่านั้น

• ในช่วงเวลาของการประเมินมูลค่าหุ้นของหลักการ (ผู้ฝากขาย) ควรพิจารณาสินค้าที่ยังไม่ขายซึ่งอยู่ในความดูแลของตัวแทน (ผู้รับฝากขาย) ด้วยเช่นกัน

• หนังสือแยกต่างหากสำหรับสินค้าที่ส่งในการฝากขายควรได้รับการดูแลรักษาโดยผู้ตราส่ง

• ในตอนท้ายของปีผู้รับสินค้าจะส่งใบแจ้งยอดสินค้าที่ได้รับระหว่างปีสินค้าที่ขายและสต็อกที่ขายไม่ออกในช่วงปลายปี

• ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบใบแจ้งหนี้ Proforma ทะเบียนสินค้าภายนอก ฯลฯ

การรับรองการขายเครดิต

การขายส่วนใหญ่ทำโดยใช้เกณฑ์เครดิตและมีระบบการควบคุมภายในเหมือนกันดังต่อไปนี้ -

การควบคุมภายในสำหรับการขายเครดิต

• ควรเก็บรักษาทะเบียนใบสั่งขายแยกต่างหากซึ่งแสดงรายละเอียดของสินค้าที่สั่งซื้อชื่อลูกค้าหมายเลขคำสั่งซื้อปริมาณที่สั่งกำหนดเวลาในการจัดส่งราคาวิธีการจัดส่งเงื่อนไขการชำระเงินรายละเอียดภาษีและการประกันภัย ต้องป้อนใบสั่งขายในทะเบียนทันทีที่ได้รับ

• ใบสั่งขายจะส่งไปยังแผนกจัดส่ง

• แผนกจัดส่งจะจัดเตรียมวัสดุที่จะส่งให้กับลูกค้า

• ตามใบสั่งขายและจัดส่ง Challan จะมีการออกใบกำกับการขาย

• ต้องป้อนใบแจ้งหนี้การขายทั้งในทะเบียนภายนอกและในสมุดขายด้วย

• การชำระเงินจะได้รับตามเงื่อนไขการชำระเงิน

หน้าที่ของผู้สอบบัญชี

• ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบระบบการควบคุมภายในที่สมบูรณ์ของการขายตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

• ใบกำกับการขายควรตรวจสอบกับใบสั่งขาย

• การลงทะเบียนการขายจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้การขาย

• ไม่ควรบันทึกการขายสินค้าทุนในบัญชีการขาย

• ควรตรวจสอบการคำนวณใบกำกับการขายในกรณีออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

• การบัญชีภาษีควรอยู่ในบัญชีแยกกันเช่นภาษีสรรพสามิตภาษีบริการภาษีมูลค่าเพิ่มภาษีขายกลางเป็นต้น

• ไม่ควรบันทึกใบแจ้งหนี้การขายในสมุดขาย

• ควรบันทึกเฉพาะยอดขายของปีปัจจุบันสำหรับปีปัจจุบัน

• ใบแจ้งหนี้ที่ถูกยกเลิกควรแยกเก็บไว้เพื่อตรวจสอบผู้ตรวจสอบบัญชี

• ไม่ควรส่งผ่านรายการส่วนลดการค้าแยกต่างหาก ควรปรับปรุงในมูลค่าการขาย

การรับรองผลตอบแทนจากการขาย

อาจมีสาเหตุหลายประการในการส่งคืนสินค้าที่ขายแล้วโดยลูกค้า มีเพียงไม่กี่รายที่จัดหาวัสดุไม่ถูกต้องมีปริมาณเกินหรือต่ำกว่าคุณภาพมาตรฐานเป็นต้นผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้อย่างรอบคอบ -

• ควรเก็บรักษาทะเบียนการส่งคืนการขายแยกต่างหากสำหรับการขายคืน

• ควรออกใบลดหนี้หลังจากได้รับการลงโทษที่เหมาะสมจากเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ

• ควรตรวจสอบทะเบียนสินค้าภายใน

• ควรวิเคราะห์เหตุผลในการคืนสินค้า

• วันที่ส่งคืนสินค้าควรได้รับการตรวจสอบด้วยใบเดบิตหรือใบลดหนี้การลงทะเบียนสินค้าภายใน

• ควรตรวจสอบบันทึกการจัดเก็บ

• บัญชีลูกค้าควรได้รับเครดิตเป็นจำนวนเงินที่ขายคืน

• ในช่วงเวลาของการประเมินมูลค่าหุ้นปิดสินค้าที่ส่งคืนควรตีราคาเป็น "ราคาทุนหรือราคาตลาดแล้วแต่ราคาใดจะต่ำ"

สินค้าที่ขายโดยการขายหรือการคืนสินค้า

บริษัท ช้อปปิ้งออนไลน์ส่วนใหญ่ทำธุรกิจแบบขายหรือคืนสินค้า ลูกค้าจองคำสั่งซื้อออนไลน์ตามใบสั่งซื้อสินค้าจะถูกส่งไปยังลูกค้าผ่านทางผู้จัดส่งหรือขนส่งลูกค้าจะได้รับสินค้าและชำระเงินให้กับผู้จัดส่งหรือเขาอาจส่งคืนสินค้าทันทีหลังจากเปิดพัสดุในกรณีที่ไม่พอใจ . แม้ว่าหลังจากยอมรับการจัดส่งสินค้าและชำระเงินแล้วลูกค้าสามารถส่งคืนสินค้าได้ตามเวลาที่กำหนด (ส่วนใหญ่ 15 วัน) ในกรณีที่เขาไม่พอใจกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์

ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบกระบวนการและเอกสารทั้งหมดอย่างรอบคอบตามข้างต้นและพิจารณาประเด็นต่อไปนี้ -

• ใบแจ้งหนี้การขายสามารถขึ้นได้หลังจากได้รับการยืนยันจากลูกค้าหรือหลังจากหมดเวลาที่กำหนด

• สินค้าที่ส่งขายหรือคืนสินค้าควรถือเป็นการปิดสต๊อกหากไม่ได้รับการอนุมัติการขายหรือเวลาที่กำหนดไว้ไม่หมดอายุ

• สำเนาใบกำกับการขายจะถูกส่งไปยังลูกค้า

สินค้าที่ขายในระบบเช่าซื้อ

พิจารณาประเด็นต่อไปนี้ในขณะที่รับรองการขายเช่าซื้อ -

• สินค้าที่ขายในราคาเช่าซื้อซึ่งเป็นต้นทุน + กำไร

• การชำระเงินเป็นลูกหนี้การผ่อนชำระ

• กำไรจากการขายเช่าซื้อสามารถจองได้ตามจำนวนงวดที่ออกจริงเท่านั้น

• การตั้งสำรองสำหรับกำไรในงบดุลควรทำตามงวดที่ค้างอยู่

• จำนวนเงินสำรองดังกล่าวจะถูกหักออกจากบัญชีลูกหนี้

ส่งต่อขาย

หากมีข้อตกลงระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อสำหรับการขายปริมาณสินค้าเฉพาะในวันใด ๆ ในอนาคตเรียกว่าการขายล่วงหน้า ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบว่าไม่สามารถจองการขายก่อนวันดังกล่าวและไม่มีการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ในกรณีที่มีการส่งมอบบางส่วนอาจมีการจองกำไรบางส่วนจากการขายจริง

การขายผลพลอยได้

ผลพลอยได้จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในขณะที่ทำการผลิตหรือการผลิตผลิตภัณฑ์หลักใด ๆ เรียกว่าผลพลอยได้ ตัวอย่างเช่นเค้กมัสตาร์ดเป็นผลพลอยได้จากน้ำมันมัสตาร์ด การขายอาจได้รับการปฏิบัติแยกกันหากปริมาณการขายผลิตภัณฑ์พลอยได้สูงหรืออาจลดลงจากต้นทุนของผลิตภัณฑ์ ตามลักษณะและปริมาณของผู้ตรวจสอบในอุตสาหกรรมสามารถกำหนดโปรแกรมการตรวจสอบอัจฉริยะได้หลังจากหารือกับผู้บริหาร

การขายเศษเหล็ก

เศษวัสดุถูกผลิตขึ้นในระหว่างการผลิตผลิตภัณฑ์ตามกระบวนการผลิตปกติ เศษเหล็กเป็นสินค้าที่ขายได้และขายให้กับผู้ขายเศษเหล็กที่เกี่ยวข้องกับมัน ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบสภาพการจัดเก็บปริมาณเศษเหล็กที่ผลิตได้จริงใบเสนอราคาจากผู้ขายเศษเหล็กปริมาณที่ขายภาษีที่เกี่ยวข้องและการชำระเงินที่ได้รับ

การลงทะเบียนสมุดรายวัน

นอกจากสมุดเงินสดสมุดซื้อสมุดขายคืนซื้อและสมุดคืนขายแล้วรายการต่อไปนี้จะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวัน -

• การเปิดและปิดรายการ
• ข้อกำหนดต่างๆสำหรับภาษีและหนี้สงสัยจะสูญ
• ประมาณการหนี้สินสำหรับค่าเสื่อมราคา
• ดอกเบี้ยรับและดอกเบี้ยจ่าย
• รายการโอนและรายการปรับปรุง
• การจัดสรรหุ้นการเรียกหุ้นการริบและการออกหุ้นที่ถูกริบใหม่
• การขายและการซื้อทรัพย์สิน
• รายการของตั๋วเงินเจ้าหนี้ตั๋วเงินและความเสียหายของตั๋วเงิน

มีโอกาสมากมายที่จะทำการฉ้อโกงโดยเจ้าหน้าที่ระดับสูงผ่านรายการเหล่านี้ดังนั้นผู้สอบบัญชีควรใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างมากในการตรวจสอบรายการบันทึกประจำวันและควรเรียกเอกสารหลักฐานทุกอย่างตามที่ต้องการในระหว่างการตรวจสอบ

ด้านที่สำคัญอื่น ๆ

ผู้สอบบัญชีควรระมัดระวังในขณะที่ตรวจสอบธุรกรรมการซื้อขาย ประเด็นต่อไปนี้จะต้องได้รับการพิจารณาเหมือนกัน -

หุ้นในการค้า

ความถูกต้องและการตรวจสอบสต็อคในการซื้อขายมีความสำคัญอย่างยิ่งในทุกอุตสาหกรรม การปิดหุ้นของปีจะกลายเป็นการเปิดสต็อกของปีถัดไปดังนั้นการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก การเปิดหุ้น + ซื้อ - ขายควรเท่ากับการปิดหุ้น สมการนี้อาจเป็นจริงหากมีความแตกต่างอันเนื่องมาจากสาเหตุใดก็ตามผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบและยืนยันเหตุผลเบื้องหลัง ประเด็นต่อไปนี้ต้องได้รับการพิจารณาในขณะที่ตรวจสอบและยืนยันหุ้นในการซื้อขาย

• ตัวอย่างให้กับลูกค้าและการสูญเสียสต็อกในระหว่างการดำเนินการการขนถ่ายการขนถ่ายไฟและการรั่วไหล ฯลฯ

• ขายหรือซื้อระหว่างทาง

• ผลตอบแทนจากการขายยังคงไม่รวมอยู่ในสต็อกและผลตอบแทนการซื้อที่รวมอยู่ในสต็อก

• การไม่ปรับเปลี่ยนสินค้าที่ได้รับหรือส่งตามการขายหรือส่งคืน

หุ้นจะมีมูลค่าตามการตรวจสอบทางกายภาพ ณ สิ้นปีและควรกระทบยอดกับยอดคงเหลือในบัญชี ต้องมีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพเพื่อควบคุมสต็อกในการค้า

รายการทุนและรายได้

ผู้ตรวจสอบควรระมัดระวังเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างรายการทุนและรายได้มิฉะนั้นกำไรของข้อกังวลจะถูกประเมินราคาสูงเกินไปหรือต่ำกว่ามูลค่าและผลลัพธ์ทางการเงินจะไม่นำเสนอมุมมองที่เป็นจริงและเป็นธรรมขององค์กร

สินทรัพย์หมุนเวียนและสินทรัพย์สมมติ

การประเมินมูลค่าสินทรัพย์หมุนเวียนมากเกินไปจะแสดงถึงกำไรที่สูงขึ้นและในทางกลับกัน ตัวอย่างเช่นการรวมหนี้เสียในบัญชีลูกหนี้ ทรัพย์สินที่สมมติว่าไม่มีมูลค่าควรถูกตัดออกเช่นสิทธิบัตรหรือเครื่องหมายการค้าที่ไม่มีประโยชน์

ผู้สอบบัญชีควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินทรัพย์หมุนเวียนและสินทรัพย์สมมติควรมีมูลค่าตามความเป็นจริงมิฉะนั้นกำไรจะเกินจริงหรือเกินจริง